La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas que buscan la correcta administración de la

información de una empresa. Esto por medio de la revisió n, aná lisis y almacenamiento de la documentació n electró nica y
física, a fin de ayudarle a la empresa a optimizar sus procesos y a ahorrar tiempo, espacio y costos importantes.
En sí, la gestió n documental por medio de la aplicació n de metodologías especializadas, mejoran los procesos de
administración de los documentos y la información, manteniendo de manera ó ptima y objetiva su orden y jerarquizació n,
todo a fin de mejorar los procesos, programas y sistemas. Por lo tanto, se puede decir que:
El centro de la gestión documental es encontrar, archivar, crear y disponer de
los documentos en forma estandarizada y delimitada.

Aportes de la Gestión Documental a los procesos de la empresa:

La optimización de archivos desde su origen hasta la disposición final garantiza su correcta conservación, por lo que la
aplicació n de estrategias de gestió n ayuda a llevar a cabo la custodia de archivos, la eliminació n técnica y el almacenamiento y
recuperació n de los mismos.
En sí, la gestió n documental permite:

 Revisió n de informació n.
 Ahorro y eficiencia.
 Categorizació n de archivos.
 Eliminació n de archivos que han perdido vigencia.
 Almacenamiento ordenado.
 Custodia de documentos.
De este modo, permite a la empresa administrar de manera eficaz todo lo relacionado a su archivo, brindando ayuda de
manera considerable a la ejecución y revisión de todo lo que es calificado como importante para la empresa.

Así pues:

 Mejora la gestió n de la informació n.

 Automatiza los procesos.
 Reduce costos, tiempo y espacio.

¿Cómo se lleva a cabo?

Los equipos y el personal especializado llevan a cabo una revisió n constante y detallada de los documentos por medio de
sistemas basados en normas que permiten el orden jerá rquico. Este orden puede ser ascendente o descendente, lo que le
permite al usuario reconocer, definir y buscar la informació n necesaria dentro de la estructura pilar. Hay que tener en cuenta
que esto coadyuva a la consolidació n de la eficacia y la eficiencia.

Lo anterior se hace por medio de la aplicació n de administradores de archivos. Estos son softwares que administran y proveen
informació n de vitalidad al usuario casi que de inmediato. Su interfaz es un puente entre las bases de datos y quienes desean
buscar, crear o editar informació n.

El administrador de archivos permite:

• Gestionar archivos.
• Manipular bases de datos.
• Revisar estructuras de documentació n.
• Acceder rá pidamente a documentos.
Hay que tener presente que los procesos que se llevan a cabo dependen de la cantidad de archivos que están a disposició n y
del valor que representa para la empresa.
De esta manera se logra la clasificació n estandarizada.

Es de esta manera que la gestió n documental no solo les aporta orden a los archivos, también proveen de informació n
detallada de su prioridad y de su aporte para la empresa. Por lo tanto, podemos decir lo que los pasos centrales de la gestió n
documental se resumen en:

 Revisió n.
 Aná lisis.
 Categorizació n.
 Aplicació n de estrategias.
 Establecimiento de matrices.
Para que esto se ejecute de la manera correcta, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

Revisión de la utilidad de los documentos:

Por medio de este paso se establece una priorizació n de manejo y destino documental, con el fin de que no se acumule
informació n que a la larga termine siendo obsoleta o que pierda usabilidad.

Digitalización de los documentos importantes:

Actualizar los formatos de los documentos ayuda en varios aspectos: liberació n de espacio, trato adecuado de la informació n y
una gestió n eficiente, aumento de la productividad de la empresa y lo má s importante, la conservació n de los documentos a
través del tiempo.

Centralización del contenido:

La adquisició n de repositorios adecuados para los documentos físicos contribuye a la unificació n del proceso de gestió n y
coadyuva a la revisió n confiable de los documentos. Es decir, el usuario puede regular el tratamiento de la informació n,
teniendo así, un control absoluto de los movimientos que se lleven a cabo.

Clasificación de los documentos:

Como ya se ha mencionado, el orden y la jerarquía de los documentos es el centro de la gestió n. De este modo, se logra mejorar
los tiempos de destino documental, lo que lleva a que se ahorre tiempo en temas de bú squeda, administració n y manejo.
Ademá s, otra de las funciones que permite este punto, es el entendimiento y reconocimiento de la estructura organizacional y
de los procesos que se ejecutan en la empresa.

Reconocimiento y organización en pro del desarrollo empresarial.

Uso de metadatos:
Determina la optimizació n de la gestió n documental, ya que su funcionabilidad se centra en la descripció n de los documentos,
su contexto y su uso. Se puede resumir en: la administració n má s allá de la informació n, lo que permite la estandarizació n de
los archivos.

Qué beneficios representa para la empresa?

.Reducción de costos:
La gestió n documental reduce un 43% los costos documentales, gracias a la correcta categorizació n de los archivos y a la
automatizació n de las tareas manuales.

2.Aumento de la eficacia:
La automatizació n de los procesos lleva a una fá cil administració n, migració n y conversió n de las bases de datos. Ahorrando
tiempo en la bú squeda o recuperació n de los documentos. No solo ofrece un acceso total a la informació n, también permite
una ó ptima regulació n.

3.Aumento de la productividad:
Una buena conservació n de los documentos ayuda a centralizar, estandarizar y a compartir la informació n de manera rá pida y
detallada. Esto contribuye a que las consultas que se generen alcancen niveles ó ptimos de ahorro.

4.Uso eficiente de los recursos:

Con la aplicació n de un sistema de gestió n documental se reduce en un 50% los costos de copiado, uso del papel, fotocopias e
impresiones y demá s elementos relacionados a dicho procesos.
El aprender a administrar los documentos, a ubicarlos y preservarlos maximiza la viabilidad econó mica de la empresa y
minimiza el impacto ambiental de la empresa.

5.Liberar espacio:
La administració n inteligente lleva a alcanzar está ndares de eficiencia. Uno de ellos es la optimizació n de los equipos y su
capacidad. Esto se traduce a menor espacio utilizado para archivar documentos, ya que no todo debe almacenarse y no todo se
almacena igual.
6.Fácil ubicación:
Por medio de los administradores de archivos, se logra categorizar correctamente los documentos de manera jerá rquica.
Dicha estructura ayuda a la bú squeda eficaz y pronta de la informació n.

 7.Administración de archivos:
La administració n adecuada permite a los usuarios crear, archivar o modificar los archivos existentes, así como revisar las
propiedades de los mismos.

8.Inmediatez:
Las automatizaciones de los procesos ayudan al usuario a enviar y a compartir informació n o archivos rá pidamente. Ademá s,
con el uso de metadatos y software de administració n se puede contribuir a un mejor acceso en línea que intensifica la
consolidació n del trabajo colaborativo.

9.Seguridad en la información:
La organizació n de la informació n contribuye a su control y a su monitoreo constante en cuanto a las modificaciones o
creaciones de los archivos.

10.Preservación a través del tiempo:

La digitalizació n de los documentos ayuda a que estos se encuentren en mejores condiciones y que pueden sobrellevar el paso
del tiempo, pero esto no es exclusivo de los documentos electró nicos, también se lleva a cabo con los archivos físicos, ya que
su correcto manejo y uso ayudan a que su conservació n sea ó ptima.