LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

ORIGEN
El archivo se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos.
Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de
control de la población y de la riqueza. El estudio de los archivos y su documentación es
tan antiguo como la organización social de la humanidad. Sus orígenes podrían
remontarse a la aparición de la escritura.
Los sistemas archivísticos de cualquier país tienen su razón de ser en la existencia de
los archivos.

El archivo como tal nace como una necesidad de la vida pública y privada de las
sociedades porque serán la memoria y la garantía de derechos, obligaciones, y, en
definitiva, de las relaciones sociales.

Ya en la antigua Mesopotamia, a mediados del IV milenio a.C. y en el antiguo Egipto, en

unas civilizaciones que se basaban en la agricultura e irrigación, la necesidad de
contabilizar las cosechas, de garantizar la propiedad de las parcelas, de saber cuándo le
correspondía regar a cada uno sus parcelas, etc.; la necesidad de regular la vida social
requería la aparición de un instrumento tan importante como es la escritura. Y la escritura
requería también un soporte, que al principio era la arcilla. Eran una especie de tablillas
de arcilla donde unos escribas llevaban el registro de todo. Son las tablillas de escritura
cuneiforme que casi siempre trataban asuntos económicos. Son los primeros documentos
escritos donde aparecen relaciones sociales.

Con los griegos y los romanos la vida pública se fue haciendo más activa y complicada.
En estas civilizaciones el archivo surge como una institución con vida propia y que tiene
su propia identidad. El archerion griego y el archiviumo tabularium romano fueron
instituciones establecidas por la legislación de la época. También la importancia que se
concedió a los archivos viene dada por la aparición de los archiveros, areópagos en
Grecia y censores en Roma. Los archivos cobran importancia por su doble utilidad:
administrativa y jurídica. Al mismo tiempo, la aparición del derecho como gran aportación
del mundo romano, va a hacer que los documentos establezcan la validez o la prueba en
cualquier tipo de relación humana. La caída del Imperio Romano supuso la decadencia
del documento escrito, pues por el influjo germánico se imponía más el valor oral que el
documento escrito. 
En caso de los Archivos Reales, como se trataban de Cortes Itinerantes, sus fondos
siempre estaban expuestos a una dispersión que no beneficiaba la estabilidad de
un archivo. Concretamente en el Reino Visigodosi sabemos que existe la figura del
tesaurus que era el lugar donde se conservaba la documentación real, los códigos y los
tratados reales.
El documento de archivo va a tener su importancia durante la Edad Media por su sentido
utilitario, por cuanto el documento servía para garantizar privilegios, inmunidades o
derechos. Así van a ir apareciendo las primeras cancillerías reales, los archivos nobiliarios
y los archivos eclesiásticos, en una época en la que el poder estaba atomizado. También
en la Edad Media comienzan a aparecer los primeros archivos municipales. En las
repoblaciones, los reyes y la nobleza establecen privilegios y franquicias en las Cartas
Pueblas y eran documentos que había que guardar. Y así nacen los primeros concejos y
los primeros archivos municipales. Al mismo tiempo, a partir del siglo XII se producen
varios hechos importantes:
 Aparición en Occidente del papel.
 Resurgir de las ciudades.
 Recuperación del derecho romano y de procedimiento administrativo, que es la
base fundamental para una organización archivística mínima. Se recupera el valor del
documento como prueba jurídica.
 En 1180 aparece en España el primer archivo importante, el Archivo Real de la Corona
de Aragón, creado por Alfonso II para guardar los documentos reales y salvaguardar
todos los documentos que emanaban del rey.
Con el Renacimiento surgieron las monarquías autoritarias y con ellas el concepto de
Estado Moderno. La vida administrativa se hace más compleja y empiezan a aparecer
nuevas instituciones y con ellas aparecen los Archivos del Estado. Con el Renacimiento
apareció también un invento trascendental, la imprenta, y con ella el uso de caracteres
móviles para imprimir. Los documentos por ello van a proliferar. La imprenta va a
multiplicar las copias de los documentos.

El siglo XVIII se caracteriza por la tendencia racionalista de la Ilustración, y ese sentido va

marcando la idea de preservar los documentos para la historia.

La Revolución Francesa en 1879 supuso un cambio de los archivos al sustituirse el

sentido de la propiedad particular de los archivos por el sentido de la propiedad nacional.
Los documentos ya no son del rey si no de la nación, por ello se establece el carácter
de archivos públicos.

En el siglo XIX, se empiezan a depositar en los archivos soportes distintos del papel,
como la fotografía o la microforma. Se empiezan a conceder los archivos como fuente de
poder, sustanciados sobre los conceptos de los derechos del Estado sobre los
documentos públicos, la estructuración de sus fondos y la concepción del archivo como
territorio infranqueable.

En el siglo XX, se crean archivos intermedios, que conservan documentos que ya no

tienen valor administrativo pero que todavía no se sabe si se van a conservar o no. Su
primera mitad se caracteriza por la consolidación de los avances experimentados.
La archivística se debate entre lo decimonónico y la modernidad.

Desde la antigüedad hasta nuestros días el hombre ha necesitado guardar registros de

datos que considera importante según la actividad a la que se dedique. Y la forma
de archivar también ha evolucionado con el pasar de los siglos. Desde tablillas de arcilla y
papiros hasta grandes servidores con una gran cantidad de archivos digitales.

CARACTERISTICAS Y CLASIFICACION
Es una forma lógica y no arbitraria que permita una localización rápida de los
mismo en cualquier momento. Atendiendo a las características o criterios
existentes en la empresa a la hora de poder clasificar, se establecerá distintas
formas.
Ordenación de Documentos por Asunto o Tema
Agrupación de documentos adecuados de acuerdo al tema que trata en cada pieza de
correspondencia, características:
El título de correspondencia se denomina por la materia tratada en el documento.
Este documento es útil cuando existe la necesidad de relacionarse el expediente con
algunas actividades en particular
Documentos de Apoyo
Los documentos de Apoyo Informativo son aquellos documentos que sirven de ayuda a la
gestión administrativa.
Ordenación geográfica
El sistema de ordenación o clasificación geográfico se utiliza cuando se quieren
clasificar los documentos de la empresa de acuerdo a la zona geográfica o
localidades a las que pertenecen.
Las divisiones que se hacen para clasificar los documentos mediante este sistema
pueden ser varias, dependerá del orden que la empresa quiera establecer como
prioritario.
Ordenación Numérica
Consiste en la ordenación de documentos de acuerdo con números de código. El número
de código puede ser una parte del documento en sí mismo (=directo), o puede asignarse
al documento por la persona responsable del archivo (=indirecto o codificado).
(documentos contables, documentos de correspondencia). El orden numérico es cerrado
y no permite interpolaciones ni pérdidas.
Ordenación Cronológica
Se ordena de acuerdo a la fecha en que la documentación ha sido tramitada.
Principio de secuencia útil que consiste en la ordenación de conceptos conforme a su
ocurrencia dentro de un período temporal. Es una forma de organización similar a la que
ofrece el principio de orden evolutivo, particularmente aplicable en disciplinas como
historia.
Ordenación alfabética
Consiste en la utilización de las letras del alfabeto. (expedientes personales, expedientes
académicos de estudiantes o de materias). Orden abierto. Es ideal para archivos de
gestión pequeños, en donde se sabe que su crecimiento no será muy grande.

CUALIDADES
Cualidades de Archivo
Simples: Identifica el contenido de la i información de manera sencilla.
Funcionales: Permiten la operación de a archivar y consultar los documentos de
manera eficiente.
Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para
evitar equivocaciones.
Técnicos: Se deben registrar las situaciones en la toma de decisión del
responsable, para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.
Cualidades del archivista
Orden: método que se utiliza para organizar documentos, permitiendo ejercer un
control y ubicación de los mismos.
Responsabilidad: Es una tarea de dedicación y actualización.
Prontitud: Cuando se soliciten los archivos se deben encontrar inmediatamente.
Cordialidad: El funcionario responsable del Archivo debe generar buena
disposición
Sigilo Profesional: Grado de confidencialidad que se maneja.
Concentración: La ejecución de las actividades de archivo se deben realizar
minuciosamente para evitar errores.
Económicos: Se obtiene información sobre perfiles de la empresa.