INTRODUCCIÓN

El efectivo es un bien y un recurso de la empresa, de inmediata disponibilidad, de allí,

que las actividades económicas de cualquier negocio impliquen una entrada y salida regular
de efectivo y equivalentes de efectivo para que la empresa pueda invertir, comprar de
activos, mercancías, materia prima, pago de nómina, pago de pasivos, etc.
Es por eso, que toda empresa debe mantener una disponibilidad de efectivo suficiente
para cubrir sus necesidades mínimas, además de disponer de la capacidad suficiente para
tender eventuales necesidades adicionales de efectivo.
La Caja General en el sistema contable de una empresa porque determina la cantidad
de dinero disponible que tiene el negocio en un momento dado. Con la información que
proporciona esta cuenta, la empresa puede demostrar su estado de flujo de efectivo a los
prestamistas y así garantizar que está enfrentando efectivamente el reto competitivo.
Cabe resaltar, que el flujo de efectivo se enfoca en el dinero que gasta la empresa en
las actividades de inversión, operación y financiamiento. Es por eso, que muchas
compañías cuando manejan una gran cantidad de débito y crédito en efectivo; la Caja
General es sustituida a una cuenta de efectivo separada en el libro mayor de la compañía.
En este sentido, el objetivo fundamental que origina el manejo de la Caja es para
tener un buen uso y control del efectivo disponible de la empresa; ya que representa el
efectivo de inmediata disponibilidad para cubrir operaciones de una empresa.
El presente informe resalta definiciones importantes que debe conocer el estudiante
de contabilidad acerca de la Caja General: concepto, control interno y arqueo de caja; que
constituye un excelente indicador para determinar la liquidez de una empresa.
 CAJA GENERAL (ARQUEO DE CAJA)

¿Qué es la Caja General?

Caja General, Caja Mayor o simplemente Caja, es un libro auxiliar en el que se
almacenan todas las transacciones de recibos y pagos en efectivo de la empresa. Incluye
billetes, monedas, cheques, recibos de vales o caja. Se debita por ventas de contado, pago
de cartera, pagos por préstamos efectuados a los socios o a los trabajadores, por préstamos
realizados por los socios o terceros. Se acredita por compras de contado, pago en efectivo a
proveedores, pagos a terceros, por préstamos a los socios o empleados.
La caja general se divide en dos segmentos:
a) El diario de desembolso de efectivo, donde se registran todos los pagos en efectivo
como gastos operativos y cuentas por pagar.
b) El diario de cobros en efectivo, donde se registran todos los ingresos de efectivo, como
ventas en efectivo y cuentas por cobrar.
La información de la caja general se registra periódicamente en el libro mayor de
forma obligatoria; con la finalidad de mostrar la liquidez de la empresa, su disponibilidad
de efectivo en el tiempo certificado con los debidos comprobantes que justifican el ingreso
o egreso. Para llevar el eficaz manejo de la Caja General, se compara rutinariamente los
asientos con los registros del banco a través de una conciliación bancaria, para garantizar
que la información en el libro sea correcta. Si no es correcta, se hace una entrada de ajuste
para poner la caja general en conformidad con la información del banco.

¿Cómo es el control interno de la Caja General?

El control interno de la Caja General, debe hacerse tomando en cuenta lo siguiente:
1. Separación o segregación de funciones.
Las funciones del cajero deben ser claramente definidas y evitar que intervenga en
operaciones de autorización de pagos ni de registros contables. No debe tener acceso a:
* Facturación de entrega de mercancía.
* Registrar en los libros auxiliares ni en el mayor de cuentas o efectos por cobrar.
* Elaboración y envío de estados de cuentas a clientes.
 * Control de cobro de cuentas por cobrar atrasadas.
* Cuadre de auxiliares de cuentas por cobrar con el mayor.
* Autorización para conceder descuentos, rebajas o bonificaciones.
* Autorización para dar de baja a clientes por considerar incobrables las cuentas que
deben a la empresa.
2. Depósitos diarios.
No debe permitirse hacer pagos con el efectivo que haya ingresado a caja. Todos los
ingresos de caja deben ser depositados intactos en el banco a diario. Una vez hecho el
respectivo depósito bancario, la planilla debe ser entregada directamente a contabilidad
para el registro contable respectivo.
3. Endoso de cheques recibidos.
A todos los cheques recibidos de terceros se les debe estampar inmediatamente en su
reverso un sello que indique “endosado únicamente para ser depositado en la cuenta No
xxxx del Banco xxxx”; esto es para evitar que sea cobrado por personas distintas a la
empresa.
4. Ingresos por cobranzas.
El control empieza desde el momento en que se entrega a los cobradores los
documentos para el cobro (facturas, letras de cambio). Se elabora una lista por duplicado:
Al cobrador se le entrega el original junto con los documentos a cobrar, la copia, firmada
por el cobrador como recibida, queda en el departamento de cobranzas. Diariamente el
cobrador elaborara un informe de cobranza por cuadruplicado que junto con el efectivo
cobrado entregara al cajero, quien lo firmara y devolverá al cobrador el original y una
copia, que entregara a cobranzas junto con los documentos no cobrados.
Cobranzas envía a contabilidad el duplicado y el original es archivado en ese
departamento para su control. El cajero, al final del día, elabora la planilla de depósito
bancario que hará, a más tardar, el día siguiente. Hecho el depósito envía el comprobante a
contabilidad.
5. Ingresos recibidos por correo.
El control empieza al abrir el sobre de correo. Por lo general se reciben pagos en
cheques que deberán ser inmediatamente endosados. Se elabora un informe por
cuadruplicado de los valores recibidos que luego se entregara al cajero, quien firma el
original y duplicado del informe y devuelve al encargado de correspondencia. El cajero
envía el original a contabilidad para su registro. Al final del día hace el depósito bancario y
enviara el comprobante a contabilidad.
6. Ingresos por ventas al detalle.
Al realizar la venta de contado el vendedor elaborara la factura por triplicado y se la
entregara al cliente, quien pasara por caja a cancelar. El cajero coloca el sello de cancelado
en los tres ejemplares de las facturas y devuelve original y duplicado al cliente, quedándose
con el triplicado. El cliente pasa a retirar la mercancía comprada, entregando el duplicado
para tales fines y se queda con el original. El vendedor envía a contabilidad la copia de la
factura que había quedado en poder a los fines del registro contable respectivo y el cajero
hará el depósito bancario al final del día y enviará a contabilidad el comprobante
respectivo.

Aspectos Generales de los Arqueos

Antes de entrar en materia respecto a los aspectos generales de los arqueos de caja, se
da a conocer una breve definición de qué es arqueo en contabilidad:
Consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso
determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y
por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente
en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles
internos se están llevando adecuadamente.
Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos
asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero. Es
frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la
cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una
cuenta denominada “Diferencias de Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se
abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del
ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la “Pérdidas y
Ganancias”.
 A continuación, los aspectos generales del arqueo:
A. Valores que están sujetos a los arqueos. Compuesto por el saldo de la cuenta según
comprobantes contabilizados más comprobantes de entradas de caja no contabilizadas
menos comprobantes de salida de caja no contabilizadas (gastos, depósitos, vales, entre
otros). Es decir, el saldo contable de Caja del día anterior más comprobantes de
ingresos de caja y menos comprobantes de egresos de caja.
En cada caso los valores sujetos a arqueo son el saldo de dicho rubro más y menos
comprobantes de ingresos y egresos de ese tipo de fondos. Dado la aplicación de la ley
de bancarización obligatoria y la obligación de aceptar de débito como medio de pago,
actualmente habría que considerar la existencia de comprobantes de pagos con débito
bancario o tarjetas de crédito el cual obra como si fuera un ingreso de dinero y un
depósito bancario (agregándola en la parte de comprobantes de egresos de caja hacia los
rubros de “Banco cuenta corriente” o “Banco caja de ahorros” y “Tarjetas de crédito a
cobrar”.
En ambos casos en una segunda fase habría que considerar la existencia de gastos y
comisiones de intermediación e impuestos).
B. Arqueo del Fondo de la Caja Chica.

C.ARQUEO DE LA CAJA GENERAL

D.SIMULTANEIDAD EN LOS ARQUEOS
E.PRESENCIA DEL CUSTODIO EN EL ARQUEO
F.EVIDENCIA DEL ARQUEO REALIZADO