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Sistema de información en las PYMES

Introducción

El objetivo de este ensayo es analizar la importancia del sistema de información en las

PYMES, resaltando cuán importante es, teniendo en cuenta que los sistemas de información

son y seguirán siendo el pilar en las empresas en este caso las pequeñas y medianas. Un

sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de

apoyar las actividades de una empresa o negocio. El recurso humano que interactúan con el

Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema. Este

realiza cuatro actividades básicas entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de

información que estaremos hablando posteriormente. Daremos conceptos y ejemplos que

nos ayuden a defender nuestro punto de vista, en este caso que los sistemas de información

son indispensables para las PYMES.

CLARIFICACION

Concepto de Sistema de información

Es importante tener en cuenta un concepto específico y relacionado con la

investigación, ¿Qué es un Sistema de Información?; “Un sistema de información se puede

definir desde el punto de vista técnico como un conjunto de componentes interrelacionados

que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la

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toma de decisiones y el control en una organización. Además, los sistemas de información

también pueden ayudar a los gerentes y trabajadores a analizar problemas, visualizar

asuntos complejos y crear nuevos productos”. (Lardent, 2001, p.12).

Según Mariano Goodrich es aquel plan por el cual se establecen los objetivos básicos de

una organización, definiendo a su vez, cuál es la visión y misión de la PYME. “Durante

muchos años el Planeamiento Estratégico que las organizaciones debían desarrollar para

alcanzar sus objetivos, se mantuvo divorciado del desarrollo de sistemas de información”.

(Lardent, 2001). Hasta ese momento los sistemas de información se encontraban dispersos

en las áreas contable y operativa de la estructura organizativa y no habían tenido éxito en la

evaluación de los requerimientos totales de la información de la gerencia. En consecuencia,

ni bien se tuvo conciencia del rol que la información como tal comenzaba a cumplir en el

proceso de toma de decisiones, la situación comenzó a revertirse: se comprendió que la

información era un recurso fundamental para el manejo de las organizaciones; un

planeamiento adecuado resultaba vital para asegurar que el papel jugado por los sistemas de

información sea congruente con los objetivos de toda organización. La función de los

sistemas de información comenzaba a ser un medio importante para ayudar a la alta

gerencia en la formulación de planes a largo plazo, y en concordancia con ellos, a mediano

y corto plazo.

“El plan de sistemas (resultado del planeamiento estratégico de sistemas de información)

debe abarcar el ámbito total de la organización y realimentar, con apoyo de tecnología de la

información, a la estrategia empresarial”. (Lardent, 2001, p.144).

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Un plan maestro de sistemas de información crea las condiciones para aplicar una

metodología de desarrollo de sistemas, que desemboca en la implementación (puesta en

operación) del producto informático elaborado.

La información puede ser definida como: “un dato o conjunto de datos, adecuados para

la comunicación, interpretación y procesamiento por medios humanos o automáticos,

relacionados con un hecho concreto, que, al ser evaluados por un individuo, reducen su

grado de incertidumbre. La información no es un elemento estático, es un flujo en constante

movimiento dentro de la organización”. (González de Kaufman, 2004, p.230)

Un breve ejemplo que contrasta la información y los datos. Las cajas de los

supermercados registran millones de piezas de datos, como los códigos de barras que

describen el producto. Dichos datos se pueden totalizar y analizar para dar una información

significativa como el total de botellas de detergente para trastes vendidas en una tienda

particular, qué marca de detergente para trastes se vendieron más rápidamente en esa tienda

o área de ventas, o la cantidad total de esa marca de detergente para trastes vendida en esa

tienda o región. Según Lardent hay tres actividades en un sistema de información que

producen la información que esas organizaciones necesitan para tomar decisiones, controlar

operaciones, analizar problemas y crear nuevos productos o servicios. Estas actividades

son: entrada, procesamiento y salida.

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Entrada de datos: La entrada recolecta datos en bruto tanto de la organización como de

su entorno externo. Es decir, que mediante la captación de datos sea de origen interno o

externo, tales como: comprobantes, certificados, resoluciones, notificaciones, documentos,

revistas, programas, memos, gráficos, archivos tradicionales, digitales, y miles de datos

más, la organización desarrolla la primera actividad de un Sistema de información.

Procesamiento de datos: Luego el procesamiento convierte esta entrada de datos en

salida de información. Vale decir que esta actividad comprende trabajos de recolección de

datos, clasificación, registración y cálculos. Es la conversión, manipulación y análisis de las

entradas brutas, para darles una forma que tenga más sentido para los humanos.

Salida de la información: Una vez procesada y obtenida la información, la misma se

transfiere a las personas que la usarán o a las actividades para las que se utilizará. Los

sistemas de información también requieren retroalimentación, que es la salida que se

devuelve al personal correspondiente de la organización para ayudarle a evaluar o corregir

la etapa de entrada. Por lo cual es necesario que dicha información cumpla con requisitos

tales como confiabilidad, aproximación a la realidad, integridad, esencialidad,

verificabilidad, claridad, sistematicidad, etc. Y que las mismas puedan otorgarse en tiempo

oportuno, y sobre la base de un beneficio mayor que el costo. (Lardent, 2001, p.160).

Se conoce como PYMES al conjunto de pequeñas y medianas empresas que, de acuerdo

a su volumen de ventas, capital social, cantidad de trabajadores, y su nivel de producción o

activos presentan características propias de este tipo de entidades Económicas. Por lo

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general en nuestro país las pequeñas y medianas empresas que se han formado realizan

diferentes tipos de actividades económicas. Las Fortalezas de las PYMES, representan el

95% de las unidades productivas, generan el 60% del empleo, participan del 50% de la

producción, capacidad de generación de empleo, amplia capacidad de adaptación y

flexibilidad frente a los cambios.

También cuenta con unas debilidades como la Insuficiente y/o inadecuada tecnología y

maquinaria para la fabricación de productos, Insuficiente capacitación del talento humano,

Insuficiencia de financiamiento, Insuficiente cantidad productiva e Inadecuación de la

maquinaria y procedimientos propios a las normativas de calidad exigidas en otros países.

RAZONES

Es importante señalar como las corrientes tradicionales  en las pequeñas empresas han

ido evolucionando hacia un enfoque competitivo al referirse a la implementación de

sistemas informáticos, donde las pequeñas empresas manifestaban ser conservadoras en

adoptar sistemas de información y su concentración estaba dirigido hacia procesos

transaccionales y operativos más que estratégicos, presentaban altos limitantes de

presupuesto para la inversión en tecnología y reestructuración de procesos, además que no

existía diversidad de productos y servicios en el mercado que cubriera las necesidades de

las pequeñas empresas (Harney, 2005,p.115).

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Considerando estas corrientes de cambio, hoy, las empresas pequeñas tienen

oportunidades que grandes corporaciones en optar por sistemas de información como

solución competitiva para la optimización de sus procesos y manejo de información, donde

si bien implementada, la inversión en tecnología genera resultados inmediatos.

Adicionalmente, el número de empresas que proveen de productos y servicios de

soluciones informáticas ha ido aumentado su portafolio de servicios, proporcionando a las

empresas pequeñas a tener más opciones de donde elegir el sistema de información que más

se acople a sus necesidades a un costo más conveniente.

Un ejemplo conciso lo podemos evidenciar en el nivel ejecutivo. Un sistema de

información debe permitir al nivel ejecutivo automatizar la labor de obtener los datos más

importantes de una organización, resumirlos y presentarlos de la forma más comprensible

posible, con el fin de dar seguimiento a los factores claves del éxito. La falta o incorrecta

información obtenida, logra decisiones desacertadas en todos los niveles de la organización,

incurriendo en resultados positivos inexistentes o negativos.

OBJECIONES

Tomando los resultados de una investigación de fracaso empresarial de las PYMES en

el año 2009-2013 la situación de fracaso empresarial de la pequeña y mediana empresa

(pyme) en Colombia. Para alcanzar este fin, se tomaron los resultados financieros de todas

las empresas que están obligadas a reportar ante la Superintendencia de Sociedades de

Colombia para los años 2009 a 2013. Se construyeron los estados financieros comparativos

desde 2009 a 2013, tanto para las empresas fracasadas como para las sanas, a partir de la

información financiera de las 96 compañías que constituyen la muestra, y se calcularon los

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principales indicadores financieros con el objetivo de analizar cada componente y

determinar su comportamiento y su riesgo potencial. Para iniciar, se examinó el

componente de activos y se identificó que la partida más representativa fue deudores con

una participación promedio del 34.28% para las empresas fracasadas y del 29.76% para las

empresas sanas, seguido por las cuentas de inventarios (el 20.37 y el 12.98%) y propiedad

planta y equipo (el 16.88 y el 12.98%) Asimismo, por cada peso de obligación vigente de

corto plazo, las empresas sanas contaban con 1.90 pesos para respaldarlos en 2009 y 1.62

en 2013, mientras que las empresas fracasadas contaban con 1.16 en 2009 y tan solo 0.99

pesos en 2013 , lo que hace evidente las menores solvencia y capacidad de pago de estas

últimas;

sin contar que la prueba acido arrojo una dependencia directa de estas empresas de sus

inventarios, al no poder atender las obligaciones corrientes.

Observando el ejemplo anterior se concluye el fracaso empresarial de las PYMES

evidenciando que estas fracasaron por la cantidad de usuarios deudores. Haciendo resaltar

que no fue el sistema de información la que la llevo al fracaso, más bien fue lo contrario.

Los sistemas de información ayudaron a recolectar la información de los usuarios deudores,

para identificar el problema de la empresa. Con lo anterior podemos seguir dando veracidad

a nuestras tesis que los sistemas de información son un pilar para las PYMES.
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CONCLUSION

………………..

FOWLER NEWTON, “Contabilidad Computarizada” (Buenos Aires, Macci, 1998), 560

páginas. Bibl.
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FCE UNCuyo.

GAVILANES, José Omar, “Niveles jerárquicos de la empresa u organización” (Buenos

Aires, 2012), 30

páginas.

GORODISCH, Mariano, “Tecnología para mejorar el negocio, en revista PyMEs”

(Buenos Aires,

Septiembre 2005, nro. 18) 54 páginas.

GORODISCH, Mariano, “Tecnología al servicio de las empresas, en revista PyMEs”

(Buenos Aires,

Septiembre 2004, nro. 30) 51 páginas.

FOWLER NEWTON, “Contabilidad Computarizada” (Buenos Aires, Macci, 1998), 560

páginas. Bibl.

FCE UNCuyo.

GAVILANES, José Omar, “Niveles jerárquicos de la empresa u organización” (Buenos

Aires, 2012), 30

páginas.

GORODISCH, Mariano, “Tecnología para mejorar el negocio, en revista PyMEs”

(Buenos Aires,
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Septiembre 2005, nro. 18) 54 páginas.

GORODISCH, Mariano, “Tecnología al servicio de las empresas, en revista PyMEs”

(Buenos Aires,

Septiembre 2004, nro. 30) 51 páginas.

GORODISCH Mariano, “La Informática al Servicio de las PyMEs, en revista PyMEs”

(Buenos Aires,

septiembre 2008, Nro. 54) 50 páginas.

GORODISCH Mariano, “Tecnología: ¿Cómo elegir lo mejor?, en revista PyMEs”

(Buenos Aires, octubre

2007, Nro. 43) 60 páginas.