Unidad No.

1
Asientos de Ajuste

Santo Domingo
2017
Manejador de Estados Financieros y Cierre de Libros

ASIENTOS DE AJUSTES
Unidad I

INFOTEP 2
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ASIENTOS DE AJUSTES
Periodos contables y estados financieros

Con el fin de medir la utilidad neta y

preparar los estados financieros, la vida de

una empresa se divide en periodos

contables de igual longitud. Puesto que los

periodos contables son iguales en longitud,

se puede comparar la utilidad del periodo

corriente con la de los periodos anteriores para ver si los resultados operativos están

mejorando o declinando.

El periodo contable significa el periodo de tiempo que cubre un estado de resultados. El

periodo contable normal para el que se preparan estados financieros es de un año. Sin

embargo, la mayoría de las empresas también preparan estados financieros mensuales

y trimestrales para que la gerencia esté permanentemente informada sobre la

rentabilidad de la empresa mes a mes.

Transacciones que afectan más de un periodo contable

Dividir la vida de una empresa en periodos contables relativamente cortos crea la

necesidad de hacer asientos de ajuste al final de cada periodo. Algunas transacciones

afectan los ingresos o gastos de un solo periodo. Los asientos de ajuste no se

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requieren para estos tipos de transacciones. Sin embargo, los asientos de ajuste se

exigen para aquellas transacciones que afectan los ingresos o gastos de más de un

periodo contable. Por ejemplo, suponiendo que una empresa que prepara estados

financieros mensualmente, compra una póliza de seguro a un año por un costo de

$120,000.00. Es claro que todos los $120,000.00 no representan el gasto seguro del

mes corriente. Más bien, corresponde al gasto seguro para 12 meses; en cada mes

cubierto por la póliza se debe reconocer como gasto únicamente 1/12 de este costo, o

sea $10,000.00. La distribución de este costo de $120,000.00 como gasto en 12

periodos contables se logra haciendo un asiento de ajuste al final de cada periodo.

Asientos de Ajuste: Análisis Detallado

El propósito de los asientos de ajuste es registrar ciertos ingresos y gastos que no están

medidos adecuadamente en el curso del registro diario de las transacciones

comerciales. Por tanto, los asientos de ajuste ayudan a lograr las metas de la

contabilidad de causación, o registro del ingreso cuando se devenga y registro de los

gastos cuando los bienes y servicios relacionados se utilizan. Los asientos de ajustes

son necesarios para registrar el gasto depreciación porque los edificios y equipos se

compran en un solo periodo contable pero se utilizan durante muchos periodos. Alguna

parte del costo de estos activos debe distribuirse como gasto en cada periodo de la vida

estimada del activo. Los asientos de ajustes se necesitan cuando las transacciones

afectan los ingresos o gastos de más de un periodo contable.

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Tipos de asientos de ajustes:

Una empresa puede necesitar hacer docenas o

más de asientos de ajustes al final de cada

periodo contable. El número exacto de ajustes

depende de la naturaleza de las actividades

comerciales de la empresa. Sin embargo,

todos los asientos de ajuste se resumen en

cuatro categorías generales.

1. Asientos para distribuir costos registrados. Un costo que beneficiará más

de un periodo contable generalmente se registra debitando una cuenta de activo.

En cada periodo que se beneficie del uso de este activo, se hace un asiento de

ajuste para distribuir una parte del costo de este activo como gasto.

2. Asientos para distribuir ingresos recibidos por anticipado. Una empresa

puede cobrar con anticipación los servicios que va a prestar a los clientes en

futuros periodos contables. En el periodo en el que se prestan los servicios se

hace un asiento de ajuste para registrar la parte del ingreso devengado durante

ese periodo.

3. Asientos para registrar gastos no registrados. Se puede incurrir en un

gasto en el periodo contable corriente aun cuando no se haya recibido ningún

cobro y el pago no ocurra sino en un periodo futuro. Estos gastos no

registrados se asientan mediante un asiento de ajuste al final del periodo

contable.

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4. Asientos para registrar ingresos no registrados. Se pueden ganar

ingresos durante un periodo corriente, que aún no se han facturado a los clientes

o registrado en los libros de contabilidad. Estos ingresos no registrados se

asientan por medio de un asiento de ajuste al final del periodo.

Características de los asientos de ajustes.

Características de todos los asientos de ajustes:

Primero, todo asiento de ajuste involucra el reconocimiento de un ingreso o un

gasto. Los ingresos y los gastos representan cambios en el patrimonio. Sin embargo,

el patrimonio no puede cambiar por sí mismo; también debe haber un cambio

correspondiente en los activos o en los pasivos. Por tanto, todo asiento de ajuste

afecta tanto una cuenta del estado de resultado (ingresos o gastos) y una

cuenta del balance general (activo, pasivo o patrimonio).

Segundo, los asientos de ajuste se basan en los conceptos de la contabilidad de

causación, y no en las facturas mensuales o en las transacciones de final de

mes. Nadie nos envía una factura diciendo, “El gasto depreciación de su edificio suma

$5,000.00 este mes”. Más aun, se debe ser consciente de la necesidad de hacer un

estimativo y registrar el gasto depreciación si se quiere medir la utilidad neta en forma

adecuada para un periodo determinado. Al hacer los asientos de ajuste se necesita

mayor conocimiento de los conceptos de contabilidad de causación que de registro de

transacciones comerciales rutinarias. En muchas empresas, los asientos de ajuste son

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hechos por el contralor de la empresa o un contador profesional más que por personal

regular de contabilidad.

1. Distribución de los costos registrados

Cuando una empresa incurre en un gasto que beneficia más de un periodo contable,

el valor generalmente se debita a una cuenta de activo. Al final de cada periodo que se

beneficia con este gasto, se hace un asiento de ajuste para transferir una parte

adecuada del costo de la cuenta de activo a una cuenta de gasto. Este asiento refleja

el hecho de que parte del activo se ha utilizado –o sea, se ha convertido en gasto-

durante el periodo contable actual.

Un asiento de ajuste para distribuir un costo registrado comprende un debito a una

cuenta de gasto y un crédito a una cuenta de activos (o una contra cuenta de activo).

Ejemplos de estos ajustes incluyen los asientos para registrar el gasto depreciación y

para distribuir los costos de gastos pagados por anticipado.

Gastos pagados por anticipado. A menudo se efectúan pagos por anticipado sobre

rubros tales como seguro, arrendamiento y suministros de oficina. Si el pago

anticipado (prepagado) beneficia más del periodo contable actual, el costo representa

un activo en lugar de un gasto. El costo de este activo se distribuirá como gasto en los

periodos contables en los cuales los servicios o suministros se utilicen. En resumen, los

gastos pagados por anticipado son activos, estos se convierten en gastos únicamente

cuando se utilizan los bienes o servicios.

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Ejemplos:

El 1 de septiembre, la empresa ABC pagó $100,000.00 en una póliza contra incendio

por un año para el edificio. Este gasto se debitó a una cuenta de activo mediante el

siguiente asiento de diario:

EMPRESA ABC
DIARIO GENERAL
FECHA CUENTAS Y DETALLE REF DEBITO CREDITO

Septiembre/12 1 Seguro pagado por anticipado 31 $ 100,000.00

Efectivo 11 $ 100,000.00
Pago de una poliza de seguro contra
incendio a un año.

Como este desembolso de $100,000.00 protegerá la empresa contra pérdidas por

incendios durante un periodo de un año, el gasto seguro aplicable a cada operación

mensual corresponde a 1/12 del gasto anual, o sea $8,333.33 Para que los registros

contables de septiembre muestren el gasto seguro por $8,333.33 se necesita el

siguiente asiento de ajuste el 30 de septiembre:

EMPRESA ABC
DIARIO GENERAL
FECHA CUENTAS Y DETALLE REF DEBITO CREDITO

Septiembre/12 30 Gasto seguros 101 $ 8,333.33

Seguro pagado por anticipado 31 $ 8,333.33
Para registrar el gasto del seguro en
el mes de septiembre.

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2. Registros de pagos anticipados directamente en cuentas de gasto.

Depreciación. El registro del gasto depreciación al final de un periodo contable

proporciona otro ejemplo de un asiento de ajuste que distribuye un costo registrado.

Ejemplo:

La empresa ABC compro un edificio por $36, 000,000.00 y se estima que tiene una vida

útil de 20 años (240 meses). Al utilizar el método de depreciación de línea recta, la

parte del costo original que expira cada mes es de 1/240 de $36, 000,000.00, o sea

$150,000.00. Ver siguiente capítulo.

EMPRESA ABC
DIARIO GENERAL
FECHA CUENTAS Y DETALLE REF DEBITO CREDITO

Septiembre/12 30 Gasto Depreciación: Edficio 102 $ 150,000.00

Depreciación Acumulada: Edificio
22D $ 150,000.00
Para registrar la derpreaciación
para el mes de septiembre.

3. Distribución del ingreso recibido por anticipado.

En algunos casos, los clientes pueden pagar por adelantado los servicios a prestar en

futuros periodos contables. Por ejemplo, un equipo de pelota recibe buena parte de

sus ingresos por adelantado a través de la venta de los boletos de entrada. Los clubes

deportivos cobrar por adelantado la venta de los contratos de afiliación, de los

INFOTEP 9
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miembros, a largo plazo. Las aerolíneas venden muchos de sus boletos

anticipadamente a la fecha del vuelo.

Para fines contables las cantidades cobradas por adelantado no representan un

ingreso, puesto que estas cantidades no se han devengado todavía. Las cuentas

cobradas por adelantado se registran debitando la cuenta Efectivo y acreditando una

cuenta de ingresos no devengados. Los ingresos recibidos por anticipado también

se pueden denominar ingresos diferidos.

Cuando una empresa recibe dinero por adelantado de sus clientes, tiene la obligación

de prestar los servicios en el futuro. Por tanto, el salde de una cuenta de ingreso

recibido por anticipado se considera un pasivo; aparece en la sección de pasivos

del balance general no en el estado de Resultados. Los ingresos recibidos por

anticipado difieren de los pasivos puesto que generalmente se eliminan prestando un

servicio, y no a través de un pago de efectivo. En otras palabras, se pagaran con

trabajo pero no se pagaran con efectivo. Claro está que si la empresa es incapaz de

prestar el servicio debe descargar este pasivo devolviendo el dinero de los clientes.

4. Registros de cobros por adelantado directamente en las cuentas de

ingresos.

Ya se ha estudiado que los valores recaudados de los clientes por adelantado

representan pasivos y no ingresos. Sin embargo, ciertas empresas siguen una política

contable de acreditar estos cobros por adelantado directamente a una cuenta de

ingresos. Este tratamiento se basa en la expectativa de que el ingreso se devengará

INFOTEP 10
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antes del final del periodo contable actual. Si el ingreso no se devenga al final del este

periodo, se necesita un asiento de ajuste. Este asiento de ajuste comprenderá un dé

debito a la cuenta de ingresos y un crédito a la cuenta ingresos no ganados por la parte

de los pagos adelantados que no se hayan ganado.

Ya se ha hablado de los asientos de ajuste distribuyen los costos registrados. tales

asientos reconocen gastos que surgen de transacciones pasadas. Sin embargo, el

asiento de ajuste distribuye un costo que ya ha sido asentado en los registros

contables.

Ahora se describirá otro tipo de asiento de ajuste que también reconoce los gastos

incurridos durante un periodo contable corriente. Este tipo de asiento de ajuste

reconoce los gastos que se pagarán en transacciones futuras; es decir, no se ha

registrado ningún costo en los libros de contabilidad. Los salarios de los empleados y

los intereses sobre dineros prestados son ejemplos comunes de gastos que se

acumulan día a día pero que generalmente no se registran hasta que no se paguen. Se

dice que estos gastos se causan a través del tiempo, es decir, crecen o se que

acumulan. Al final del periodo contable se debe hacer un asiento de ajuste para

registrar cualquier gasto que se haya causado pero no se haya registrado todavía.

Como estos se pagaran en fecha futura, el asiento de ajuste comprende un débito a

una cuenta de gasto y un crédito a una cuenta de pasivo.

Ejemplo. El 1 de noviembre la Empresa ABC, obtuvo un préstamo de $3,000,000.00

de un banco. Los bancos exigen que cada prestatario firme un pagaré, es decir, una

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promesa formal y escrita de devolver la cantidad prestada más los intereses en una

fecha futura acordada.

El asiento de diario para registrar el préstamo es el siguiente:

EMPRESA ABC
DIARIO GENERAL
FECHA CUENTAS Y DETALLE REF DEBITO CREDITO

Noviembre/12 1 Efectivo 11 $ 3,000,000.00

Documentos por pagar 42 $ 3,000,000.00
Prestamo a tres meses del banco con
intereses del 12% anual.

Tres meses después, la Empresa ABC, debe pagarle al banco $3, 090,000.00, que

representa la devolución del documento por pagar más los intereses de $90,000

($3,000,000 x 0.12 x 3/12). Los $90,000 corresponden al gasto total de intereses por

los tres meses. Aunque no se hará ningún pago durante los tres meses, una tercera

parte del gasto intereses ($30,000) se causa mensualmente.

Se hace el asiento de ajuste en noviembre 30 para cargar las operaciones de noviembre

con el gasto intereses del mes y también para registrar el valor del interés que se le

debe al banco al final de noviembre.

INFOTEP 12
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EMPRESA ABC
DIARIO GENERAL
FECHA CUENTAS Y DETALLE REF DEBITO CREDITO

Noviembre/12 30 Gastos Intereses 103 $ 30,000.00

Intereses por pagar 43 $ 30,000.00

Para registrar el gasto intereses

causado durante noviembre sobre el
documento por pagar
($3,000,000x 12% x 1/12)

Asientos de ajustes para el gasto depreciación

Algunos bienes utilizados se compran con anterioridad y se utilizan gradualmente

durante un periodo de años. Por ejemplo, los edificios, terrenos y muebles y equipos de
oficina, se utilizan durante un periodo de años. Cada año una parte de la vida útil de
estos activos expira y una parte de su costo total se debe reconocer como gasto de
depreciación. El termino depreciación significa la distribución sistemática del
costo de un activo a gasto durante los periodos contables que componer su vida útil.

Existen varios métodos alternativos para calcular la depreciación, pero durante este
curso usaremos el Método de Línea Recta.

Método de Línea Recta

Este es el método más simple y más usado para calcular la depreciación de activos.
Bajo este método de línea recta, una parte igual del costo del activo es distribuido en
cada periodo de uso; consecuentemente, este método es el más apropiado cuando se
usa un activo uniformemente año tras año.

El cálculo del cargo por depreciación del periodo se hace restando el valor de
salvamento o residual del costo del activo y dividiendo el remanente del costo
depreciable por los años de vida útil estimada. Por ejemplo, si un camión de entrega

INFOTEP 13
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tiene un costo de $500,000, un valor residual de $150,000, y una vida útil estimada de
4 años, el cálculo anual del gasto depreciación será así:

El siguiente cuadro resume la acumulación de la depreciación a lo largo de la vida útil

del activo. El valor a ser depreciado ese de $350,000 (costo de $500,000 menos el valor
residual de $150,000).

Cuadro de depreciación: Método de línea recta

GASTO DEPRECIACION VALOR EN
AÑO CALCULO DEPRECIACION ACUMULADA LIBROS
$ 500,000.00
Primero (1/4 x $350,000) $ 87,500.00 $ 87,500.00 $ 412,500.00
Segundo (1/4 x $350,000) $ 87,500.00 $ 175,000.00 $ 325,000.00
Tercero (1/4 x $350,000) $ 87,500.00 $ 262,500.00 $ 237,500.00
Cuartro (1/4 x $350,000) $ 87,500.00 $ 350,000.00 $ 150,000.00
$ 350,000.00

El asiento contable para registrar la depreciación del primer año sería:

EMPRESA ABC
DIARIO GENERAL
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Noviembre/12 30 Gastos de Depreciación 105 $ 87,500.00

Depreciación acumulada transporte 24 $ 87,500.00
Para registrar la depreciación del
primer año.

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BALANCE DE PRUEBA AJUSTADO

Después de asentar en el diario y mayorizar todos los necesarios asientos de ajuste, se

prepara un balance de prueba ajustado para comprobar que el mayor sigue cuadrado.

También proporciona una relación completa de los saldos de las cuentas que se van a

utilizar en la preparación de los estados financieros.

Soluciones Y, S.R.L
Balance de prueba ajustado
Septiembre 30/2012

DEBE HABER
Efectivo $ 15,490.00
Cuentas por Cobrar $ 17,890.00
Terreno $ 130,000.00
Edificio $ 36,000.00
Depreciación acumulada: edificio $ 150.00
Equipo de oficina $ 5,400.00
Depreciación acumulada: equipo de oficina $ 45.00
Cuentas por pagar $ 23,814.00
Capital, Jaime Mejía $ 180,000.00
Retiros, Jaime Mejía $ 1,800.00
Ventas $ 10,640.00
Gastos publicidad $ 630.00
Gastos salarios $ 7,100.00
Gastos teléfono $ 144.00
Gastos depreciación: edificio $ 150.00
Gastos depreciación: equipo de oficina $ 45.00
$ 214,649.00 $ 214,649.00

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