01 - MANUAL DE FUNCIONES - Version 2 ALFRESCO

MANUAL DE FUNCIONES
Código: MA-GTH-001 Versión: 3 Fecha de Aprobación: 05 Noviembre de 2015 Pág. 1 de 112
CONTROL DE CAMBIOS
Numero de Versión Descripción del cambio Fecha de Aprobación

0 Documento Inicial 04 Marzo 2015
Modificación al perfil de educación de los cargos de:
1 05 Marzo 2015
Asesor de Soporte técnico y Asistente Contable
Modificación del organigrama: 1. Se eliminó el cargo
de director de tecnologías de información, y asistente
de tecnologías de información. 2. Se modificó el
comité de soporte por comité técnico. 3. Se crearon
2 08 Julio 2015
los cargos de coordinación soporte de TI y auxiliar de
TI.
4. Se agregaron nuevas responsabilidades y
funciones generales a todos los cargos.
Modificación al manual de funciones para incluir en
3 todos los cargos: las secciones de Formación y 05 Noviembre 2015
Habilidades; actualización de funciones.
Revisado Por: Gerencia General y Aprobado Por: Gerencia General y

Elaborado Por: Mejoramiento Continuo
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MANUAL DE FUNCIONES
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION ............................................................................................................ 3
TÉRMINOS Y DEFINICIONES ..................................................................................... 4
1. ORGANIGRAMA .................................................................................................... 5
2. DESCRIPCIONES DE CARGO ............................................................................... 6
2.1. JUNTA DIRECTIVA. ........................................................................................... 6
2.2. COMITÉ ADMINISTRATIVO ............................................................................ 6
2.3. COMITÉ TÉCNICO ............................................................................................. 7
2.4. DEPARTAMENTOS. ........................................................................................... 8
3. PERFILES DE CARGO ........................................................................................... 9
Presidente ......................................................................................................................... 9
Revisoría Fiscal .............................................................................................................. 12
Gerencia General y Jurídica ........................................................................................... 16
Dirección financiera y administrativa............................................................................. 20
Dirección Comercial ....................................................................................................... 25
Coordinación soporte de tecnologías de la información. ............................................... 29
Dirección Diseño y Desarrollo ....................................................................................... 33
Análisis de Requerimientos y Test ................................................................................. 37
Programador de Software ............................................................................................... 41
Documentador ................................................................................................................ 45
Coordinación Bogotá ...................................................................................................... 48
Coordinación Barranquilla ............................................................................................. 52
Coordinación Medellín ................................................................................................... 56
Asistencia Contable ........................................................................................................ 60
Asistencia Talento Humano............................................................................................ 63
Asistencia de Cartera ...................................................................................................... 67
Coordinación Soporte Técnico ....................................................................................... 70
Asesoría Contable de Soporte Técnico ........................................................................... 74
Ejecutivo de Cuenta Bucaramanga ................................................................................. 76
Ejecutivo de Cuenta Bogotá ........................................................................................... 79
Ejecutivo de Cuenta Medellín ........................................................................................ 82
Ejecutivo de Cuenta Barranquilla ................................................................................... 85
Asesor de Soporte Técnico ............................................................................................. 88
Auxiliar de Tecnologías de Información. ....................................................................... 93
Secretaria ........................................................................................................................ 96
Servicio al Cliente .......................................................................................................... 99
Mensajero ..................................................................................................................... 102
Practicante .................................................................................................................... 105
Servicios Generales ...................................................................................................... 108
Mayordomo .................................................................................................................. 110

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MANUAL DE FUNCIONES
INTRODUCCION
Uno de los objetivos estratégicos de SISTEMAS COMERCIALES SYSCOM S.A. es el de

desarrollar competencias en el personal que hace parte de la Compañía, por lo que coherentes
con esta directriz, estableció una Estructura Organizacional que se ajusta a las necesidades
actuales y permite el continuo aprendizaje de su talento humano con el fin de crecer
sostenidamente.
El presente MANUAL DE FUNCIONES establece claramente la información de los cargos que

se han definido después de un profundo análisis; la cual es presentada de forma secuencial por
importancia de las funciones que se tienen que desempeñar en él, con el fin de que la persona
que lo va a ejecutar tenga un pleno conocimiento de su trabajo.
Además se describen las características que debe cumplir la persona cuando aspira a ocupar
cierto cargo, se detallan los niveles de autoridad de la compañía y se plasman sus
responsabilidades. El uso de esta herramienta es flexible, por lo que permite que SISTEMAS
COMERCIALES SYSCOM S.A. esté continuamente mejorando y adaptándose a los cambios.

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TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Cargo: Es el conjunto de funciones y tareas realizadas periódicamente que ocupan un lugar

definido dentro del organigrama. Los cargos tienen una o más personas que desempeñan las
actividades concernientes a él.
Descripción de cargos: Es el proceso mediante el cual se definen las actividades del cargo.
Se refiere a las tareas, deberes y responsabilidades del puesto de trabajo. La descripción de un
cargo responde a las siguientes preguntas: qué hace la persona (funciones y tareas), cuándo lo
hace (tiempo de ejecución), cómo lo hace (métodos y equipos de trabajo) y por qué lo hace
(objetivos). Este procedimiento permite definir el perfil del cargo.
Función: Es el conjunto de tareas que la persona realiza de manera repetitiva y sistemática.

Una función también puede ser transitoria; sin embargo, para que un conjunto de tareas se
convierta en funciones deben desempeñarse en forma reiterada.
Manual de Funciones: Recopila la información de un cargo que se obtiene de su análisis y

descripción. Presenta la organización de los datos de una forma secuencial, por importancia de
las funciones que se tienen que desempeñar en él. Presta el servicio de permitir globalizar el
cargo y de que la persona que lo va a ejecutar tenga un pleno conocimiento de su trabajo. Es
una herramienta que debe ser flexible, para que se ajuste fácilmente a los cambios de la
organización.
Perfil del cargo: Determina el propósito y objetivos del cargo, su posición en el organigrama,
sus funciones y responsabilidades.
Responsabilidades: Son las tareas, funciones, equipo de trabajo, materiales y procesos por
los cuales el trabajador debe responder.

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1. ORGANIGRAMA
JUNTA DIRECTIVA
PRESIDENTE
REVISORIA FISCAL
COMITÉ GERENCIA GENERAL MEJORAMIENTO

COMITÉ TECNICO
ADMINISTRATIVO Y JURÍDICA CONTINUO
DIRECCION
DIRECCION DIRECCION DISEÑO
FINANCIERA Y
COMERCIAL Y DESARROLLO
ADMINISTRATIVA
COORDINACIÓN COORDINACIÓN COORDINACIÓN ANALISIS DE

PROGRAMADORES
BOGOTA BARRAQUILLA MEDELLIN DOCUMENTADOR REQUERIMIENTOS
DE SOFTWARE
Y TEST
ASISTENCIA ASISTENCIA ASISTENCIA DE EJECUTIVO DE
CONTABLE TALENTO HUMANO CARTERA CUENTA
BUCARAMANGA
SERVICIO DE
SOPORTE
SECRETARIA
EJECUTIVO DE
CUENTA BOGOTA
MENSAJERO COORDINACIÓN COORDINACIÓN COORDINACIÓN ASESORIA

COORDINACIÓN COORDINACIÓN
SECRETARIA SOPORTE SOPORTE SOPORTE CONTABLE DE
SOPORTE BOGOTA SOPORTE DE TI
EJECUTIVO DE BARRANQUILLA BUCARAMANGA MEDELLIN SOPORTE TECNICO
CUENTA MEDELLIN
PRACTICANTE SERVICIO AL
CLIENTE ASESOR NIVEL 6 ASESOR NIVEL 6 ASESOR NIVEL 6 ASESOR NIVEL 6 AUXILIAR DE TI
EJECUTIVO DE
SERVICIOS
MENSAJERO CUENTA
GENERALES
BARRANQUILLA
ASESOR NIVEL 5 ASESOR NIVEL 5 ASESOR NIVEL 5 ASESOR NIVEL 5
MAYORDOMO

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MANUAL DE FUNCIONES
2. DESCRIPCIONES DE CARGO
2.1. JUNTA DIRECTIVA.
 Ejecutar y reglamentar las políticas trazadas por la asamblea de accionistas

 Designar al representante legal de la sociedad e indicarle su remuneración.
 Reglamentar las limitaciones a las facultades del Representante Legal y ordenar la
expedición de copias de acta en donde ellas estén contenidas.
 Convocar a la asamblea general de accionistas a reuniones ordinarias o extraordinarias
a través del presidente de la junta directiva
 Elegir el presidente y secretario de la junta directiva.
 Rendir a la asamblea general de accionistas a través del representante legal y de la
junta un informe sobre la gestión social en el año inmediatamente anterior y todos los
demás informes que la asamblea demande
 Ordenar las acciones que deban entablarse contra el representante legal y demás
funcionarios de la sociedad.
 Aprobar el reglamento de colocación de acciones
 Servir de órgano consultor de la representación legal
 Crear los cargos de administración que estime convenientes y establecerles su
remuneración
 Aprobar el establecimiento de agencias o sucursales, dentro o fuera del país.
 Ejercer todas las demás funciones y atribuciones de carácter administrativo que no
estén asignadas a la Representación Legal.
 Cuidar el estricto cumplimiento de todas las disposiciones consignadas en los
estatutos, en la ley y de las que ella misma dicte para el buen funcionamiento de la
empresa.
 Constituir los apoderados judiciales y extrajudiciales que juzgue necesarios para la
adecuada representación de la sociedad, delegándole las facultades que estime
conveniente, de aquellas que el mismo goza
 Delegar en el representante legal las funciones o facultades, cuya delegación no este
prohibida por la ley
 Las demás funciones no atribuidas legal o estatutariamente a otro órgano social.
 Revisar y tomar las acciones requeridas frente a los informes de revisoría fiscal.
 Velar por el cumplimiento de lo aprobado en la asamblea anual o extraordinaria.
SISTEMAS COMERCIALES SYSCOM S.A. ha definido dos Comités conformados por socios
de la Junta Directiva, quienes tendrán las siguientes responsabilidades:
2.2. COMITÉ ADMINISTRATIVO
Es el encargado de controlar todas las actividades administrativas y financieras de la

compañía. A través de una planificación que direcciona los demás áreas de trabajo.
Sus funciones son las siguientes:

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 Planear, dirigir, coordinar y controlar las políticas financieras de la compañía en el corto

y mediano plazo teniendo en cuenta las variables administrativas, financieras,
contables y económicas de la Compañía, con el fin de garantizar el nivel adecuado de
inversión del negocio y maximizar el valor de accionistas.
 Planear, dirigir, coordinar y controlar los procesos de gestión humana de la
organización, propendiendo por el bienestar social y calidad de vida de los empleados,
a fin de mantener, retener y atraer el mejor talento humano que asegure la generación
de los resultados establecidos por la organización en el direccionamiento estratégico.
 Dirigir, coordinar y controlar las políticas y procesos administrativos de soporte de la
compañía, con el fin de garantizar el nivel óptimo de los recursos requeridos para el
correcto funcionamiento del negocio.
 Velar por que se lleven regularmente la contabilidad de la sociedad y las actas de las
reuniones de la asamblea, de la junta de socios y de la junta directiva, y porque se
conserven debidamente la correspondencia de la sociedad y los comprobantes de las
cuentas, impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines
 Elaboración del presupuesto de ventas anual.
 Realizar las reestructuraciones necesarias a las funciones y los perfiles de cargos que
sean requeridos por compañía
 Tomar las decisiones de elegir las personas que ocuparan nuevos cargos en la
compañía, luego de recibir el informe del proceso de selección de personal
2.3. COMITÉ TÉCNICO
Es el encargado de controlar todas las actividades de diseño y desarrollo, soporte y tecnologías

de la información, las cuales corresponden a los procesos misionales de la compañía.
Sus funciones son las siguientes:
 Establecer metodologías, sistemas de análisis, procedimientos de supervisión de

decisiones e instrumentos de control para los procesos de diseño y desarrollo de
software y el de soporte.
 Asesorar el proceso de Diseño y Desarrollo de Software
 Asesorar el proceso de Servicios de Soporte
 Co-evaluar las actividades de diseño y desarrollo de software y la de soporte
 Participar en la elaboración, seguimiento y verificación de los planes de mejoramiento
continuo que sean implementados en los procesos de diseño y desarrollo de software y
de soporte
 Realizar las reestructuraciones necesarias a las funciones y los perfiles de cargos que
sean requeridos por compañía
 Tomar las decisiones de elegir las personas que ocuparan nuevos cargos en la
compañía, luego de recibir el informe del proceso de selección de personal
 Verificar, evaluar y aprobar la creación, análisis y diseño los Sistemas Informáticos
requeridos en la compañía.
Sus responsabilidades son las siguientes:

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 Intervenir y emitir su opinión con respecto a los asuntos tratados en las sesiones.
 Formular y proponer el desarrollo de proyectos
 Revisar y aprobar las actividades relacionadas con los procesos de diseño y desarrollo
de software y de soporte
 Firmar las actas de las sesiones.
2.4. DEPARTAMENTOS.
SISTEMAS COMERCIALES SYSCOM S.A. define los siguientes departamentos:
 Departamento Financiero y Administrativo

 Departamento Comercial
 Departamento de Diseño y Desarrollo
 Departamento de Tecnologías de Información y soporte técnico
 Departamento Jurídico

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3. PERFILES DE CARGO
Presidente
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo: PRESIDENTE
Departamento: N.A
Cargo jefe Inmediato: Junta Directiva
Objetivo del cargo: Vigilar permanentemente que los actos administrativos, al tiempo de su
celebración y ejecución, se ajusten al objeto social de la empresa.
Criterios De Desempeño: Obtener un resultado en la evaluación de desempeño mayor al 80%
PERFIL DEL CARGO
Funciones
Ejecutar y reglamentar las políticas trazadas por la asamblea de accionistas
Designar al representante legal de la sociedad e indicarle su remuneración.

Reglamentar las limitaciones a las facultades del Representante Legal y ordenar la expedición de
copias de acta en donde ellas estén contenidas.
Convocar a la asamblea general de accionistas a reuniones ordinarias o extraordinarias a través del
presidente de la junta directiva
Elegir el presidente y secretario de la junta directiva.
Rendir a la asamblea general de accionistas a través del representante legal y de la junta un informe
sobre la gestión social en el año inmediatamente anterior y todos los demás informes que la
asamblea demande
Ordenar las acciones que deban entablarse contra el representante legal y demás funcionarios de la
sociedad.
Aprobar el reglamento de colocación de acciones
Servir de órgano consultor de la representación legal
Crear los cargos de administración que estime convenientes y establecerles su remuneración
Aprobar el establecimiento de agencias o sucursales, dentro o fuera del país.

Ejercer todas las demás funciones y atribuciones de carácter administrativo que no estén asignadas
a la Representación Legal.
Cuidar el estricto cumplimiento de todas las disposiciones consignadas en los estatutos, en la ley y
de las que ella misma dicte para el buen funcionamiento de la empresa.
Constituir los apoderados judiciales y extrajudiciales que juzgue necesarios para la adecuada
representación de la sociedad, delegándole las facultades que estime conveniente, de aquellas que
el mismo goza
Delegar en el representante legal las funciones o facultades, cuya delegación no este prohibida por
la ley
Las demás funciones no atribuidas legal o estatutariamente a otro órgano social.
Revisar y tomar las acciones requeridas frente a los informes de revisoría fiscal.

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Velar por el cumplimiento de lo aprobado en la asamblea anual o extraordinaria.
Responsabilidades
Aplicar mejora continua a las actividades de su proceso
Velar por el buen uso de los equipos de trabajo asignados a su cargo
Cumplir con las actividades planeadas en el Programa de seguridad y salud en el trabajo

Respetar todas las leyes vigentes sobre propiedad intelectual, seguridad de la información,
seguridad y salud en el trabajo, las políticas internas de la compañía y el reglamento interno de
trabajo; en todo lo relacionado con la administración y el uso del software SYSCOM con sus
versiones vigentes, hardware, información y documentación relacionada con estos elementos que
tiene a su disposición.
Guardar estricta reserva de todo lo que llegue a su conocimiento por razón de su oficio.
Portar correctamente el carnet de identificación y ARL suministrados por la compañía

Notificar por escrito cuando tenga conocimiento a la alta dirección de cualquier incumplimiento o
infracción efectuado por un empleado frente a las políticas internas establecidas por la compañía
Respetar los acuerdos de confidencialidad aprobados por la compañía y sus clientes.
Propiciar un ambiente de trabajo cortés a través de un comportamiento amable con sus compañeros
y superiores
Acudir al comité de convivencia laboral de la compañía cuando se presenten novedades que
puedan afectar el clima laboral de la compañía
Cumplir con las políticas de seguridad de la información.
Notificar al comité de seguridad de la información acerca de las violaciones de las políticas de
seguridad de la información.
Mantener actualizados los certificados de estudios de cursos, carreras de pregrado y posgrado
Notificar cuando tenga conocimiento de cualquier incumplimiento o infracción efectuado por un
empleado frente a las políticas internas establecidas por la compañía
Autoridad: Tiene autoridad
Educación: Profesional en áreas Administrativas y gerenciales / Ingeniero de Sistemas
Formación: Alta Gerencia y manejo de personal
Experiencia: 3 a 5 años de experiencia en cargos de dirección
Habilidades: Capacidad crítica – Análisis y resolución de problemas – Toma de decisiones –
Escucha activa – Computación – Análisis numérico – Monitoreo – Trabajo en equipo – Atención al
cliente – Planificación y organización – Liderazgo – Tolerancia al estrés – Creatividad –
Comunicación verbal y no verbal persuasiva – Comunicación escrita – Control – Iniciativa –
Adaptabilidad – Flexibilidad – Niveles de trabajo – Sensibilidad organizacional - Sociabilidad
Niveles
Bajo Medio Alto
Manejo de sistemas X
Trato interpersonal X
Trabajo en equipo X
Resolución de problemas X

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Responsabilidad por información: Tiene información confidencial, ya que influye en el

funcionamiento de la empresa, como proyecciones, propuestas, metodología, proyectos y demás
documentos confidenciales, Tiene acceso a todas las bases de datos de la organización.
Responsabilidad por materiales equipos y valores: Tiene a cargo un equipo portátil, materiales
asignados a la oficina
Esfuerzo Físico: No es necesario el esfuerzo muscular
Condiciones de Trabajo: No presenta condiciones de peligro
Riesgos: Mecánico, Carga física, Ergonómico, Psicosocial
Factores de Riesgo: Síndrome del túnel carpiano, síndrome visual del computador, efectos del aire
acondicionado, enfermedades causadas por la ergonomía
Relaciones: Ubicación dentro del Organigrama
JUNTA DIRECTIVA
PRESIDENTE
REVISORIA FISCAL

COMITÉ TECNICO
DIRECCION
FINANCIERA Y
ADMINISTRATIVA

PROGRAMADORES
DE SOFTWARE
Y TEST
BUCARAMANGA
SERVICIO DE
SOPORTE
SECRETARIA
EJECUTIVO DE
CUENTA BOGOTA

CUENTA MEDELLIN
EJECUTIVO DE
SERVICIOS
MENSAJERO CUENTA
GENERALES
BARRANQUILLA
MAYORDOMO

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Revisoría Fiscal

Nombre del cargo: REVISORIA FISCAL
Departamento: N.A
Objetivo del cargo: Vigilar permanentemente que los actos administrativos, al tiempo de su
celebración y ejecución, se ajusten al objeto social de la empresa y a las normas legales.
PERFIL DEL CARGO
Funciones
Atender cualquier requerimiento hecho por los entes de control y vigilancia como son: Alcaldía,
Cámara de Comercio, DIAN
Verificar que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta de la sociedad se ajusten a las
prescripciones de los estatutos, a las decisiones de la asamblea general y de la junta directiva
Informar por escrito de forma oportuna, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de
la sociedad y en el desarrollo de sus negocios a los organismos de control (asamblea, junta directiva
o al gerente), según sea el caso
Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección y vigilancia de las
compañías, y rendirles los informes a que haya lugar o le sean solicitados
Velar por que se lleven regularmente la contabilidad de la sociedad y agencias
Revisar las actas de las reuniones de asamblea general de socios y la junta directiva, que se
conserven debidamente junto con sus anexos en los libros
Velar por que se lleven regularmente la contabilidad de la sociedad y las actas de las reuniones de
la asamblea, de la junta de socios y de la junta directiva, y porque se conserven debidamente la
correspondencia de la sociedad y los comprobantes de las cuentas, impartiendo las instrucciones
necesarias para tales fines
Inspeccionar en la oficina principal y agencias constantemente los bienes de la sociedad y procurar
que se tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que
ella tenga custodia a cualquier otro titulo
Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios
para establecer un control permanente sobre los valores sociales
Autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su dictamen o informe correspondiente
Convocar a la asamblea o a la junta de socios a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue
necesario
Cumplir las demás atribuciones que le señalen las leyes o los estatutos y las que, siendo
compatibles con las anteriores, le encomiende la asamblea o junta de socios
Realizar las labores administrativas que se derivan de su función
Cumplir con todos los procedimientos, políticas e indicadores del Sistema de seguridad de la
información, Sistema de gestión de la calidad y Sistema de salud y seguridad en el trabajo,
pertenecientes al cargo
Asistir a las capacitaciones y eventos relacionados con el buen desempeño de sus labores y
ambiente laboral programadas por recursos humanos y la alta gerencia
seguridad y salud en el trabajo y las políticas internas de la empresa, en todo lo relacionado con la

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administración y el uso de software SYSCOM y versiones vigentes, hardware, información y

documentación relacionada con estos elementos que tiene a su disposición o llegare a tener y que
declara conocer
Elaboración y presentación de las declaraciones tributarias que le corresponden a la sociedad;
teniendo en cuenta que están bajo su responsabilidad
Revisión del presupuesto de la compañía
Elaboración y presentación de los estados financieros los primeros 15 días de cada mes
Dar cumplimiento a los estatutos de la sociedad cerciorándose que las operaciones que se celebren
y encuentren conformes a las decisiones tomadas por los organismos de control (asambleas de
socios, la junta directiva)
Cumplir con las demás labores afines asignadas a su cargo
Responsabilidades
Mantener actualizado ante la DIAN el RUT, la firma digital

El revisor fiscal responderá de los perjuicios que ocasione a la sociedad, a sus asociados o a
terceros, por negligencia o dolo en el cumplimiento de sus funciones.
Entregar mensualmente al área contable copia del pago de sus parafiscales
Responsabilidad Penal Del Revisor Fiscal Que Autoriza Balances o Rinde Informes Inexactos: El
revisor fiscal que, a sabiendas, autorice balances con inexactitudes graves, o rinda a la asamblea o
a la junta de socios informes con tales inexactitudes, incurrirá en las sanciones previstas en el
Código Penal para la falsedad en documentos privados, más la interdicción temporal o definitiva
para ejercer el cargo de revisor fiscal.
Tiene la obligación de tomar las medidas y diseñar los mecanismos que le permitan identificar
irregularidades de la organización, por lo que en primer lugar el revisor es responsable de advertir
tales anomalías, y en consecuencia será responsable si no implementa los mecanismos adecuados
de control y vigilancia encaminados a detectar hechos y situaciones irregulares.
La responsabilidad del revisor fiscal llega hasta el momento en que descubra y reporte las
irregularidades a los organismos competentes, de modo que si la sociedad, a pesar de que el
revisor fiscal le ha reportado la existencia de las irregularidades siguen incurriendo en las mismas, el
revisor fiscal no debe tener responsabilidad ninguna porque sus funciones no van más allá de
identificar fallas y sugerir correctivos, mas no el de tomar decisiones, así que una vez identificada y
reportada la irregularidad, la responsabilidad de seguir incurriendo en la misma irregularidad
corresponderá exclusivamente a la sociedad y a quienes hayan tomado tales decisiones.
Como el revisor fiscal no tiene facultad para tomar decisiones y así cambiar las situaciones
irregulares, lo que DEBE hacer es reportar, informar esas irregularidades acompañadas de posibles
correctivos. Si las irregularidades no son informadas a quien corresponda, el revisor fiscal seguirá
siendo responsable por las irregularidades presentadas y las consecuencias en que estas puedan
derivar.
Si el revisor fiscal quiere exonerarse de las responsabilidades por los actos irregulares por él
detectados, además de informarlos, debe conservar la prueba de que ha reportado y que ha hecho
todo lo posible para que la empresa tome los correctivos necesarios.
En el caso de irregularidades presentadas en tiempos en los que el revisor fiscal no trabajaba para
la sociedad, es obligación del revisor hacer un diagnóstico de la empresa para identificar las
consecuencias de esas irregularidades, además de identificar si se siguen o no presentando.
La responsabilidad de las irregularidades presentadas en tiempos anteriores, naturalmente no lo son
del nuevo revisor fiscal, sino del que lo era en el momento de la ocurrencia de los hechos
irregulares, circunstancia que no exonera de la obligación al nuevo revisor fiscal de hacer una
evaluación de la situación actual de la sociedad.

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MANUAL DE FUNCIONES
Verificar los inventarios de activos fijos de la compañía
Asegurar que el software que utiliza la compañía es licenciado y cumple con el 100% su legalidad


Notificar por escrito cuando tenga conocimiento a su jefe inmediato de cualquier incumplimiento o
y superiores
Notificar por escrito a su jefe inmediato cuando tenga conocimiento de cualquier incumplimiento o
Autoridad: No tiene autoridad
Educación: Profesional Contable
Formación: Actualización en normas tributarias y contables
Experiencia: 3 a 5 Años de experiencia en cargos similares
Escucha activa – Computación – Análisis numérico – Monitoreo – Trabajo en equipo – Tolerancia al
estrés – Creatividad – Comunicación verbal y no verbal persuasiva – Comunicación escrita – Control
– Iniciativa – Adaptabilidad – Flexibilidad – Niveles de trabajo
Niveles
Bajo Medio Alto
Trabajo en equipo X
documentos confidenciales, Tiene acceso a todas las bases de datos de la organización.

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JUNTA DIRECTIVA
PRESIDENTE
REVISORIA FISCAL

COMITÉ TECNICO
DIRECCION
FINANCIERA Y
ADMINISTRATIVA

PROGRAMADORES
DE SOFTWARE
Y TEST
BUCARAMANGA
SERVICIO DE
SOPORTE
SECRETARIA
EJECUTIVO DE
CUENTA BOGOTA

CUENTA MEDELLIN
EJECUTIVO DE
SERVICIOS
MENSAJERO CUENTA
GENERALES
BARRANQUILLA
MAYORDOMO

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Gerencia General y Jurídica

Nombre del cargo: GERENCIA GENERAL Y JURIDICA
Departamento: Jurídico
Objetivo del cargo: Planear, orientar, asesorar y representar a la organización en los aspectos
jurídico-legales relacionados con el desarrollo del objeto social de la compañía, con el fin de
minimizar los riesgos y las acciones legales que vayan en detrimento del patrimonio de los
accionistas.
PERFIL DEL CARGO
Funciones
Representar a la sociedad judicial o extrajudicialmente, ante los asociados, ante terceros y ante toda
clase de autoridades judiciales y administrativas, funcionarios, personas jurídicas o naturales
Ejecutar los acuerdos y resoluciones de la asamblea general de accionista y de la junta directiva
Someterse al reglamento que expida la junta directiva respecto de sus limitaciones a las facultades
como representante legal de la sociedad
Ejecutar los actos y celebrar los contratos que tiendan a llenar los fines de la sociedad y el objeto
social, en ejercicio de esta facultad podrá: enajenar, adquirir, mudar, transigir, comprometer,
conciliar, desistir, novar, recibir e interponer acciones y recursos de cualquier género de todos los
negocios o asuntos de cualquier índole que tengan pendiente la sociedad; dar o recibir dinero en
mutuo, hacer depósitos bancarios, firmar toda clase de títulos valores y negociar esta clase de
instrumentos, firmarlos, aceptarlos, protestarlos, endosarlos, pagarlos, descargarlos, tenerlos o
cancelarlos; comparecer en juicios en que se discute el dominio de los bienes sociales de cualquier
clase; formar nuevas sociedades o entrar a formar parte de otras ya existentes
Preparar el informe de gestión con todos los anexos exigidos por la ley, que debe presentarse a la
asamblea general de accionistas en las reuniones ordinarias, para que sea revisado y evaluado por
la junta directiva de la sociedad
Presentar a la junta directiva o a la asamblea general de accionistas en forma anual o cuando
aquella se lo solicite, un informe del desarrollo del objeto social acompañado de anexos financieros
y comerciales
Presentar en asocio con la junta directiva los informes y documentos de que trata el código de
comercio
Designar, promover y remover el personal de la sociedad siempre y cuando ello no dependa de otro
órgano social y señalar el género de sus labores, remuneraciones, etc., y hacer los despidos del
caso
Convocar a la junta directiva y a la asamblea general de accionistas sus reuniones de cualquier
carácter
Delegar determinadas funciones propias de su cargo dentro de los limites señalados
Cuidar la recaudación e inversión de los fondos de la empresa

Velar porque todos los empleados de la sociedad cumplan estrictamente sus deberes y poner en
conocimiento de la junta de socios o junta directiva las irregularidades o faltas graves que ocurran
sobre este particular
Todas las demás funciones no atribuidas a la junta directiva u otro órgano social que tengan relación
con la dirección de la empresa social, y todas las demás que le delegue la ley, la asamblea general

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
de accionistas y la junta directiva
Cumplir y hacer cumplir el reglamento de trabajo
Asistir y representar a la alta dirección en los comités de convivencia laboral y copass
Elaborar los informes mensuales de calidad para la alta dirección

Realizar seguimiento a los procesos disciplinarios y de acoso laboral ejecutados dentro de la
compañía
Velar por que el personal de la Organización cumpla oportunamente con los deberes a su cargo y
vigilar continuamente el funcionamiento de la Empresa.
Administrar y controlar la aplicación en políticas, reglamentos y metas en materia laboral de la
empresa
Elaborar contratos y tramitar la documentación necesaria para el ingreso de personal a la empresa
Realizar labores de investigación, recopilar documentos y prepara informes idóneos que sirvan de
base para la emisión de conceptos jurídicos sobre la procedencia de acciones administrativas que
permitan disminuir y/o evitar riesgos de acciones legales en contra de la compañía.
Controlar la aplicación de las normas legales en materia laboral de la empresa
Elaborar la correspondencia y/o notificaciones requeridas para clientes morosos

Revisar y aprobar los contratos individuales de trabajo para nuevos trabajadores, o cuando es
requerido, Otro si por cambio de funciones o de cargos de personal de la compañía
ambiente laboral programadas por recursos humanos y la alta gerencia.
Responsabilidades


y superiores

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infracción efectuado por un empleado frente a las políticas de seguridad de la información
establecidas por la compañía
Autoridad: Tiene Autoridad
Educación: Profesional en áreas Administrativas y gerenciales, Abogado
Formación: Actualización normativa
Experiencia: 3 a 5 años de experiencia en cargos de dirección
Escucha activa – Computación – Análisis numérico – Monitoreo – Trabajo en equipo – Atención al
Adaptabilidad – Flexibilidad – Niveles de trabajo – Sensibilidad organizacional - Sociabilidad
Niveles
Bajo Medio Alto
Trabajo en equipo X
Responsabilidad por información: Tiene acceso a todas las bases de datos de la organización,
Tiene información confidencial, ya que influye en el funcionamiento de la empresa, como
proyecciones, propuestas, metodología, proyectos y demás documentos confidenciales
Riesgos: Mecánico, Carga física, Ergonómico, Psicosocial, Publico - transito

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JUNTA DIRECTIVA
PRESIDENTE
REVISORIA FISCAL

COMITÉ TECNICO
DIRECCION
FINANCIERA Y
ADMINISTRATIVA

PROGRAMADORES
DE SOFTWARE
Y TEST
BUCARAMANGA
SERVICIO DE
SOPORTE
SECRETARIA
EJECUTIVO DE
CUENTA BOGOTA

CUENTA MEDELLIN
EJECUTIVO DE
SERVICIOS
MENSAJERO CUENTA
GENERALES
BARRANQUILLA
MAYORDOMO

Jurídica Jurídica
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Dirección financiera y administrativa.

Nombre del cargo: DIRECCION FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
Departamento: Financiero y Administrativo
Cargo jefe Inmediato: Comité Administrativo - Gerencia General y Jurídica
Objetivo del cargo: Coordinar, gestionar y controlar los procesos administrativos, financieros y
contables de la compañía, teniendo en cuenta la normatividad vigente, con el fin de garantizar la
presentación de los estados financieros, la gestión del recaudo de cartera de manera oportuna y
presentación y pago de obligaciones tributarias y fiscales.
PERFIL DEL CARGO
Funciones
Liderar y velar con el cumplimiento de misión, principios y valores corporativos
Revisar y pagar siempre y cuando se encuentren correctamente, las liquidaciones finales de
prestaciones sociales, mesada pensional y reliquidaciones pertinentes
Elaborar anualmente la proyección presupuestal, de igual forma verificar su cumplimiento.
Responder por el inventario asignado y velar por el buen uso y mantenimiento del mismo
Manejar con discreción y confidencialidad la información, que por su clase y naturaleza exigen
providencia y cuidado en su divulgación
Aplicar la documentación del SGI (Procedimientos, instructivos, planes, manuales, entre otros)
Elaborar el informe de ventas mensuales

Definir las responsabilidades y perfil de competencia de los cargos subordinados y comunicarlos al
personal a cargo
Apoyar la elaboración y revisión de los impuestos: IVA, Retención, ICA y CREE.
Recepcionar y diligenciar las fichas de registro de proveedores y acuerdos de seguridad y
confidencialidad que emitan los clientes, para que sean aprobados por gestión jurídica
Elaborar las devoluciones y/o anulación de facturas de venta.
Revisar que la facturación mensual esté realizada correctamente.
Parametrizar del software usado en el área contable a los usuarios del sistema.
Auditoria de la caja general diariamente a nivel nacional.
Verificar el cuadre de cartera, inventarios y cuentas por pagar.
Crear y verificar que se cumplan las claves en el software
Elaborar la provisión de cartera anual que va a ser registrada posteriormente en el sistema.
Garantizar el suministro de insumos para la correcta operación de la compañía.

Participar activamente en sensibilizaciones, capacitaciones y/o entrenamientos programados por la
empresa

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Generar acciones correctivas, acciones preventivas y acciones de mejora
Apoyar los procesos de selección del personal
Promover el mejoramiento continuo de la organización
Dirigir y controlar los procesos de nómina de la empresa
Facilitar la ejecución de auditorías internas del SGI

Recibir y estudiar las solicitudes de personal que le sean comunicadas por los directores de los
diferentes departamentos y dar aprobación a los procesos de selección y contratación de personal
necesarios para la organización
Realizar las reestructuraciones necesarias a las funciones y los perfiles de cargos que sean
requeridos por compañía, y comunicar los cambios realizados formalmente a la asistencia de
Talento Humano
Aplicar y calificar las pruebas de conocimientos y habilidades requeridas a los candidatos que se
encuentren en proceso de selección, y que aplican a los cargos bajo su dirección
Realizar las entrevistas requeridas para selección de personal, convocado a cargos bajo su
dirección
Tomar las decisiones de elegir las personas que ocuparan nuevos cargos en la compañía, luego de
recibir el informe del proceso de selección de personal
Realizar el proceso de inducción de conocimientos requerida para el nuevo cargo a los nuevos
trabajadores, bajo su dirección
Manejar el sistema contable SYSCOM Total y otros sistemas de información que utilice la
organización con el fin de gestionar el área administrativa y financiera
Verificar y revisar que los clientes de la compañía, se encuentren cumpliendo los requerimientos
legales como cámara de comercio y Rut, etc., y no se encuentren reportados en las listas
anticorrupción.
Realizar el presupuesto de gastos anual y verificar su estricto cumplimiento
Revisar, analizar y producir todos los informes contables mensuales

Revisar que la información se encuentre digitada y el mes este cerrado, en los siguientes diez días
de cada mes
Sera la única responsable de abrir un periodo contable ya entregado, o finalizado
Informarle al comité administrativo cualquier anomalía o idea que se tenga antes de su ejecución.
Verificar y controlar el horario de ingreso de los empleados a cada sede
Verificar y controlar por que se lleve regularmente la contabilidad de la sociedad y agencias

Comunicar a la gerencia o al comité administrativo cualquier anomalía relacionada con el personal
de la compañía, inadecuados manejos de dinero, cambios críticos en los estados financieros o
cualquier irregularidad que genere un decremento o multa a la compañía
Verificar que las directrices dadas, se cumplan a cabalidad
Realizar semanalmente el arqueo de cajas menores de cada agencia y oficina principal de los
dineros transferidos o ingresados a las mismas
Responder por las faltas o incumplimientos del personal que tiene a cargo

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MANUAL DE FUNCIONES
Llevar los indicadores de gestión correspondientes a su proceso de manera oportuna.
Presentar informes mensuales de gestión correspondientes a su proceso a la Alta Dirección.

ambiente laboral programadas por el director de su departamento, recursos humanos y la alta
gerencia
Verificar, evaluar y hacer respetar los acuerdos de confidencialidad aprobados por la compañía y
los empleados de su departamento.
Responsabilidades
Apoyar las actividades claves necesarias para la toma de decisiones de la revisoría fiscal y la junta
directiva


Notificar cuando tenga conocimiento a su jefe inmediato de cualquier incumplimiento o infracción
efectuado por un empleado frente a las políticas internas establecidas por la compañía
y superiores
Custodiar las cajas menores de cada agencia y oficina principal de los dineros transferidos o
ingresados a las mismas
Notificar por escrito a la gerencia general y jurídica la violación de las políticas de seguridad de la
información y conductas contrarias o anomalías que se presenten en su departamento.
Notificar por escrito a gerencia general y jurídica cuando tenga conocimiento de cualquier
incumplimiento o infracción efectuado por un empleado frente a las políticas internas establecidas
por la compañía
Educación: Profesional en áreas administrativas y/o contables
Formación: Conocimientos y actualización en normas tributarias y contables
Experiencia: de 2 a 3 años de experiencia en cargos similares

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES

Escucha activa – Computación – Análisis numérico – Análisis de sistemas – Monitoreo – Trabajo en
equipo – Atención al cliente – Planificación y organización – Liderazgo – Tolerancia al estrés –
Creatividad – Comunicación verbal y no verbal persuasiva – Comunicación escrita – Control –
Iniciativa – Adaptabilidad – Flexibilidad – Niveles de trabajo – Sensibilidad organizacional –
Sociabilidad
Niveles
Bajo Medio Alto

Trabajo en equipo X
documentos confidenciales, Tiene acceso a todas las bases de datos de la organización
Responsabilidad por materiales equipos y valores: Tiene a cargo un computador, materiales

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MANUAL DE FUNCIONES
JUNTA DIRECTIVA
PRESIDENTE
REVISORIA FISCAL

COMITÉ TECNICO
DIRECCION
FINANCIERA Y
ADMINISTRATIVA

PROGRAMADORES
DE SOFTWARE
Y TEST
BUCARAMANGA
SERVICIO DE
SOPORTE
SECRETARIA
EJECUTIVO DE
CUENTA BOGOTA

CUENTA MEDELLIN
EJECUTIVO DE
SERVICIOS
MENSAJERO CUENTA
GENERALES
BARRANQUILLA
MAYORDOMO

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Dirección Comercial

Nombre del cargo: DIRECCION COMERCIAL
Departamento: Comercial
Cargo jefe Inmediato: Gerencia General y Jurídica – Comité Administrativo
Objetivo del cargo: Definir, dirigir, desarrollar las estrategias comerciales dirigidas en las diferentes
agencias del país, con el fin de incrementar la participación de las ventas de acuerdo con las metas
comerciales establecidas en el direccionamiento estratégico de la compañía.
Cumplimiento de metas del más del 80% (comercial)
PERFIL DEL CARGO
Funciones
Presentar a la alta dirección las políticas de precios y condiciones comerciales, mediante su
experiencia del mercado para definir los efectos de los precios y cualidades del producto sobre el
resultado de las ventas. No define la política por sí mismo, faceta que pertenece a la gerencia y la
dirección financiera de la empresa
Presentar a la alta dirección nuevos indicadores de su departamento, medición de los mismos con
una determinada frecuencia y establecimiento de medidas correctoras.
Presentar a la alta gerencia las política de retribución e incentivos del personal de ventas, para su
respectiva aprobación
Entrenamiento en técnicas de venta para el personal del departamento comercial
Programar capacitaciones de actualización sobre nuevas versiones para los clientes

Diligenciar y reportar a Mejoramiento Continuo las oportunidades de mejoramiento expresadas por
el cliente
Elaboración y valoración de los objetivos comerciales
Elaboración de los requerimientos de recursos como pautas publicitarias, obsequios, y atención a
clientes para el área comercial.
Realización de visitas de acompañamiento con los vendedores o coaching.
Mantenimiento de una relación continuada con los clientes para conocer sus necesidades o
problemas.
Verificar que los clientes no se encuentren en las listas de lavados de activos, lista Clinton, etc.
Asesoramiento y dirección de los vendedores.

Actualizar de forma periódica la información de los clientes antiguos y nuevos (representante legal,
dirección, teléfonos, personas en cargadas de cada área anexa), para que el departamento de
contabilidad pueda ingresarla correctamente en el software syscom
Rendir Informes mensuales al comité de calidad y a la alta gerencia en razón al cumplimiento de
metas de cada agencia
dirección
Recepcionar, diligenciar y solicitar la expedición de nuevas licencias de uso para clientes antiguos y
nuevos de la compañía

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Coordinar con el departamento de soporte técnico el proceso de capacitación e inducción de

conocimientos requeridos sobre el software syscom y versiones vigentes para los nuevos
trabajadores
Evaluar de forma periódica los conocimientos y el cumplimiento en metas establecidas por la alta
gerencia para el personal bajo su dirección
Revisar y dar un buen uso a los recursos asignados a su departamento.
Velar por el cumplimiento mensual del presupuesto asignado.

Informar al departamento de recursos humanos las novedades de nómina sobre los reportes
relacionados con aprobación de comisiones, ausencias y viáticos sobre el personal a su cargo
gerencia
los empleados de su departamento
Responsabilidades
Asegurarse de que el software instalado a los clientes sea autorizado por la compañía

Controlar y verificar los datos del cliente al momento de la expedición de nuevas licencias de uso del
software syscom y versiones vigentes
Llevar un registro actualizado de las licencias de uso de software syscom

y superiores

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES

por la compañía
Educación: Profesional en áreas administrativas y/o afines.
Formación: Conocimientos en sistemas, Conocimientos contables y marketing. Conocimientos en
cierre de negocios – Conocimientos en el área en la cual se cierran negocios para la compañía –
Criterio de decisión en cierre de negocios – Conocimientos en el software sobre el cual se cierra el
negocio – Conocimiento de la competencia de la compañía
Experiencia: 2 a 3 Años en cargos similares
Escucha activa – Computación – Análisis numérico – Análisis de sistemas – Monitoreo –
Programación – Ventas y marketing – Trabajo en equipo – Atención al cliente – Planificación y
organización – Liderazgo – Tolerancia al estrés – Creatividad – Comunicación verbal y no verbal
persuasiva – Comunicación escrita – Control – Iniciativa – Adaptabilidad – Flexibilidad – Niveles de
trabajo – Sensibilidad organizacional - Sociabilidad
Niveles
Bajo Medio Alto
Trabajo en equipo X
Responsabilidad por información: Posee acceso de forma importante a las bases de datos e
informes de la organización
asignados a la oficina, video beam.
Condiciones de Trabajo: Se contempla un riesgo medio por desplazamientos a visitas a clientes
Riesgos: Mecánico, Carga física, Ergonómico, Psicosocial, Público - transito

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MANUAL DE FUNCIONES
JUNTA DIRECTIVA
PRESIDENTE
REVISORIA FISCAL

COMITÉ TECNICO
DIRECCION
FINANCIERA Y
ADMINISTRATIVA

PROGRAMADORES
DE SOFTWARE
Y TEST
BUCARAMANGA
SERVICIO DE
SOPORTE
SECRETARIA
EJECUTIVO DE
CUENTA BOGOTA

CUENTA MEDELLIN
EJECUTIVO DE
SERVICIOS
MENSAJERO CUENTA
GENERALES
BARRANQUILLA
MAYORDOMO

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Coordinación soporte de tecnologías de la información.

Nombre del cargo: COORDINACIÓN SOPORTE DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
Departamento: Tecnologías de la Información y Soporte Técnico
Cargo jefe Inmediato: Gerencia General y Jurídica
Objetivo del cargo: Dirigir y planificar la estrategia de tecnologías de informaron de Sistemas
Comerciales Syscom alienada a los objetivos del negocio y teniendo en cuenta los requerimientos
de sistemas de información, comunicaciones, redes e infraestructura tecnológica.
Satisfacción del cliente en el servicio (soporte)
PERFIL DEL CARGO
Funciones
Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades y recursos del área de TIC.
Coordinar las actividades que en materia de informática se realizan en las diferentes áreas de la
empresa.
Definir criterios y garantizar el cumplimiento de la disponibilidad, integridad y confidencialidad de la
información que administra la compañía
Asegurar el buen funcionamiento de los sistemas informáticos internos, que sirvan a los procesos de
la organización.
Administrar los sistemas de telecomunicaciones, así como la red local de información
Administrar eficientemente los sistemas de información internos
Realizar mensualmente las copias de seguridad de los equipos de la alta gerencia y comité técnico
Elaborar el registro de entradas y salidas físicas de equipos portátiles de la compañía.

Gestionar y verificar la administración del software corporativo, licencias y antivirus instalados en los
equipos de la compañía, incluyendo estadísticas.
Crear y controlar las claves de usuarios de correos corporativos, team viewer, usuarios de acceso al
servidor local y circuito cerrado de televisión
Realizar las copias de respaldo a la información determinada por el comité administrativo y técnico.
Realizar semanalmente conforme a las fechas establecidas por el departamento administrativo las
copias de seguridad o backup del área administrativa (contabilidad, área de contabilidad y a los
servidores de desarrollo)
Coordinar las capacitaciones del personal asignado a su departamento, a través de cursos con
proveedores o centros especializados
Crear, controlar y dar de baja los accesos de usuarios del directorio activo y correos corporativos de
la organización.
Controlar los accesos de usuarios del directorio activo y correos corporativos de la organización.
Realizar la gestión de acceso de usuarios al directorio activo de la organización.


Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Presentar mensualmente a la alta gerencia indicadores sobre manejo y funcionamiento de internet,

líneas telefónicas, y celulares
Velar por el cumplimiento de las políticas de comunicación de la compañía
dirección
Velar por que al personal de la compañía se le asigne unas buenas herramientas tecnológicas de
acuerdo al cargo asignado para el cumplimiento de sus funciones, y verificar su correcto uso.
Disponer de planes estratégicos para el buen funcionamiento de las TIC en la compañía,
presentando presupuestos a la alta gerencia, para su aprobación y ejecución.
Gestionar la capacidad de la arquitectura de TI, con el fin de informar las posibles necesidades
futuras para que sean incorporadas o tenidas en cuenta en el presupuesto de la organización.
Proporcionar un sistema de ayuda online para uso de los usuarios finales.
Presentar informes mensuales de gestión correspondientes a su proceso al comité de calidad

ambiente laboral programadas por recursos humanos y la alta gerencia
Responsabilidades
Establecer normas, estándares, políticas y metodologías en lo relacionado a la tecnología de la
información, comunicaciones e infraestructura; tales como redes, sistemas operativos, equipos,
bases de datos, desarrollo de sistemas y comunicaciones informáticas.
Administrar los recursos y sistemas informáticos y de telefonía.
Velar por el cumplimiento de la ejecución de las copias de seguridad o backups asignados a su
cargo

Portar correctamente la dotación, carnet de identificación y ARL suministrados por la compañía

infracción efectuado por un empleado frente a las políticas internas y seguridad de la información

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES

y superiores
Acudir al comité de convivencia de la compañía cuando se presenten novedades que puedan
afectar el clima laboral de la compañía
Verificar la aplicación de las políticas de seguridad de la información.
Verificar la resolución o respuesta a los incidentes de seguridad de la información.
Mantener contacto con grupos de interés especial relacionados con seguridad de la información.

Verifica la gestión de capacidad de la arquitectura de TI, con el fin de incluir posibles necesidades
futuras en la planeación de TI.
Educación: Técnico / Tecnólogo en áreas de sistemas y/o hardware
Formación: Conocimientos en redes – Conocimientos en estructura de hardware – Conocimientos
en licenciamiento
Experiencia: 6 meses a 1 año en cargos similares

Escucha activa – Computación – Análisis de sistemas – Monitoreo – Programación – Trabajo en
equipo – Atención al cliente – Planificación y organización – Liderazgo – Tolerancia al estrés –
Creatividad – Comunicación verbal y no verbal persuasiva – Comunicación escrita – Control –
Iniciativa – Adaptabilidad – Flexibilidad – Niveles de trabajo – Sensibilidad organizacional –
Sociabilidad
Niveles
Bajo Medio Alto
Trabajo en equipo X
asignados a la oficina e inventario anexo a su cargo
Esfuerzo Físico: Es necesario un esfuerzo medio muscular
Riesgos: Mecánico, Carga física, Ergonómico, Psicosocial, Eléctrico

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MANUAL DE FUNCIONES
JUNTA DIRECTIVA
PRESIDENTE
REVISORIA FISCAL

COMITÉ TECNICO
DIRECCION
FINANCIERA Y
ADMINISTRATIVA

PROGRAMADORES
DE SOFTWARE
Y TEST
BUCARAMANGA
SERVICIO DE
SOPORTE
SECRETARIA
EJECUTIVO DE
CUENTA BOGOTA

CUENTA MEDELLIN
EJECUTIVO DE
SERVICIOS
MENSAJERO CUENTA
GENERALES
BARRANQUILLA
MAYORDOMO

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Dirección Diseño y Desarrollo

Nombre del cargo: DIRECCION DISEÑO Y DESARROLLO
Departamento: Diseño y Desarrollo
Objetivo del cargo: Asegurar que se cumplen todas las fases del ciclo de vida de desarrollo de
software, en los sistemas de información que hacen parte del Core del negocio.
Criterios De Desempeño: Obtener un resultado en la evaluación de desempeño mayor al 80%.
PERFIL DEL CARGO
Funciones
Coordinar al personal a cargo asignando tareas claras y específicas y verificar el cumplimiento de
las metas establecidas.
Capacitar al personal a su cargo para un mejor desempeño en sus funciones
Solicitar las capacitaciones requeridas para el personal asignado a su cargo
Planificación del desarrollo de un Proyecto Informático.

Es el único responsable por la ejecución, coordinación y puesta en marcha del desarrollo, diseño,
documentación y pruebas del software requerido
Aprobar el documento de arquitectura de los nuevos proyectos y asignarlo al funcionario
correspondiente
Diseñar y realizar seguimiento a los cronogramas establecidos de acuerdo con los indicadores de
gestión asignados para el cumplimiento de labores asignadas a su departamento.
Por la naturaleza de su departamento todos los temas que allí se traten serán confidenciales en un
100%, por lo tanto debe velar por que esta información no trascienda de su departamento y la alta
gerencia.
Diseñar los sistemas de información con base en los requerimientos.
Programar con el coordinador de soporte técnico las actualizaciones a los sistemas de información
existentes en los equipos de trabajo de los funcionarios de la compañía.
Planificar los recursos necesarios para el desarrollo de los sistemas de información.
Coordinar el Desarrollo de Reuniones con temas que afectan a los Sistemas Informáticos.
Verificar y aprobar el diseño del flujo lógico de cada programa ajustándolo a las especificaciones y a
los estándares definidos en la organización.
Establecer condiciones de los programas asignados en el lenguaje indicado.
Verificar y revisar el buen uso de los activos en su departamento.
Colaborar en la documentación de los manuales de: sistema, usuario y operación.
Auditar el correcto funcionamiento de las aplicaciones desarrolladas.
Asistir en la capacitación y/o entrenamiento del personal de su departamento.

Ceñirse a las instrucciones del SGI para dar cumplimiento a la seguridad de información y políticas
institucional de la compañía

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Verificar, evaluar y aprobar la creación, análisis y diseño los Sistemas Informáticos requeridos en la
compañía
Informar al departamento de Recursos Humanos las novedades de nómina sobre los reportes de
ausencia, retardos y viáticos sobre el personal a cargo
Supervisar, evaluar y solicitar el recurso humano requerido para dar cumplimiento a los proyectos
del departamento para la prestación del servicio de Diseño, Desarrollo, control, revisión y puesta en
marcha del proyecto.
Evaluar los requerimientos de usuarios en materia de actualización y/o desarrollo de sistemas
informáticos.
Ejecutar y coordinar las actividades de diseño y arquitectura de sistemas
Presentar informes mensuales de gestión correspondientes a su proceso al comité de calidad

Coordinar y asistir a reuniones con superiores y subalternos con el fin de coordinar actividades,
mejorar métodos y procedimientos de trabajo; analiza y resuelve problemas que se presentan en el
desarrollo de las labores; evalúa programas; actualiza conocimientos, define situaciones
susceptibles de cambios y soluciones
Coordinar las capacitaciones y visitas para la ejecución de actividades de desarrollo e
implementación de sistemas informáticos.
dirección
Entregar los indicadores SIG a la alta gerencia
Verificar las copias de seguridad de la información de su departamento mínimo dos veces en la
semana para evitar pérdidas de información y en caso de alguna anomalía corregirla de inmediato
con TIC.

ambiente laboral programadas por recursos humanos y la alta gerencia.
Responsabilidades
Evaluar al personal de su Departamento en el desempeño de sus funciones


Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES

los funcionarios de su departamento.
y superiores
Verificar y cumplir las políticas de seguridad de acceso a la información del repositorio asignado
para uso del personal
Vigilar la expedición de licencias de uso para clientes antiguos y nuevos

por la compañía
Educación: Profesional en sistemas y/o programación
Formación: Conocimientos en scrum – Conocimientos en diseño y arquitectura de software –
Conocimientos en herramientas ofimáticas – Conocimientos en ciclo de vida del software
Experiencia: 1 año en cargos similares
Computación – Análisis de sistemas – Monitoreo – Trabajo en equipo – Planificación y organización
– Liderazgo – Tolerancia al estrés – Control – Niveles de trabajo - Sociabilidad
Niveles
Bajo Medio Alto
Trabajo en equipo X
Riesgos: Mecánico, Carga física, Ergonómico. Psicosocial
Factores de Riesgos: Síndrome del túnel carpiano, síndrome visual del computador, efectos del
aire acondicionado, enfermedades causadas por la ergonomía

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
JUNTA DIRECTIVA
PRESIDENTE
REVISORIA FISCAL

COMITÉ TECNICO
DIRECCION
FINANCIERA Y
ADMINISTRATIVA

PROGRAMADORES
DE SOFTWARE
Y TEST
BUCARAMANGA
SERVICIO DE
SOPORTE
SECRETARIA
EJECUTIVO DE
CUENTA BOGOTA

CUENTA MEDELLIN
EJECUTIVO DE
SERVICIOS
MENSAJERO CUENTA
GENERALES
BARRANQUILLA
MAYORDOMO

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Análisis de Requerimientos y Test

Nombre del cargo: ANALISIS DE REQUERIMIENTOS Y TEST
Cargo jefe Inmediato: Dirección Diseño y Desarrollo
Objetivo del cargo: Gestionar las diferentes solicitudes de licencias para los clientes y realizar el
análisis oportuno y eficaz de los requerimientos solicitados por el cliente al software Syscom y
versiones vigentes.
PERFIL DEL CARGO
Funciones
gerencia.
Cumplir con el cronograma de actividades asignado por su Director
Ceñirse a las instrucciones del SGC para dar cumplimiento a la seguridad de información y política
institucional de la compañía
Verificar y analizar los Sistemas Informáticos requeridos en el software SYSCOM.
Evaluar los requerimientos de los usuarios en materia de actualización y/o desarrollo de sistemas
informáticos
Coordinar y asistir a reuniones con superiores y subalternos con el fin de coordinar actividades,
mejorar métodos y procedimientos de trabajo; analiza y resuelve problemas que se presentan en el
desarrollo de las labores; evalúa programas; actualiza conocimientos, define situaciones
susceptibles de cambios y soluciones
Cumplir con los indicadores SIG asignados por su director y la alta gerencia
Analizar y evaluar el flujo y la estructura de la información recolectada y presentada por el cliente
debidamente recepcionada por el personal del área de soporte técnico y comercial de la compañía
Definir y elaborar todos los requerimientos funcionales y no funcionales del software a desarrollar
Establecer las características de la interfaz y los alcances del proyecto a realizar
Análisis de los Nuevos Sistemas Informáticos y de los Cambios en los existentes

Analizar y verificar las soluciones informáticas relacionadas con los cambios en los sistemas
existentes o con los Nuevos Sistemas.
Concreción de los Objetivos de cualquier Sistema Informático.
Analizar y evaluar el desarrollo de nuevos proyectos informáticos y los ya existentes

Analizar las condiciones sobre las cuales se va a ejecutar el posible funcionamiento del proyecto a
ejecutar
Estudio de los Riesgos de los Sistemas Informáticos y su impacto.
Creación de los test de pruebas para verificar que los Sistemas Informáticos cumplen los Requisitos
y Especificaciones de Análisis y Diseño.

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Realizar estudio de Métodos, Técnicas y Herramientas de Análisis y Diseño.
Ejecutar las pruebas al software en desarrollo
Crear y controlar la creación de los usuarios en el CCP
Analizar y garantizar el correcto funcionamiento de las aplicaciones desarrolladas

Generar las licencias de los aplicativos solicitadas por la Dirección comercial y asegurar la entrega
de los soportes requeridos para su expedición
Estudio de la evolución de las nuevas tecnologías, sobre todo de aquellas que pueden aportar
mejoras importantes en los sistemas utilizados en la empresa.
gerencia.
Elaborar el documento de arquitectura de los nuevos proyectos

Responsabilidades


y superiores
Verificar y cumplir las políticas de seguridad de acceso a la información del repositorio asignado
para uso del personal
Vigilar la expedición de licencias de uso para clientes antiguos y nuevos
Cumplir con todas las políticas de Seguridad de la Información.

Presentar informes que dentro de la naturaleza de sus funciones solicite su jefe inmediato y demás
autoridades de la organización.

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Aplicar mejora continua a las actividades de su proceso.

Abstenerse de usar algún tipo de software, componente, librería o cualquier tipo de código de
terceros, salvo autorización expresa dada por el Director de Diseño y Desarrollo
No puede utilizar códigos fuentes que pertenezcan a la producción de la compañía en provecho
propio

Autoridad: No tiene Autoridad
Educación: Profesional en sistemas y/o programación
Formación: Conocimientos en UML – Conocimientos en ciclo de vida del software
Habilidades: Análisis y resolución de problemas – Toma de decisiones – Escucha activa –
Computación – Análisis numérico – Análisis de sistemas – Trabajo en equipo – Atención al cliente –
Tolerancia al estrés – Creatividad – Comunicación verbal y no verbal persuasiva – Comunicación
escrita – Sociabilidad
Niveles
Bajo Medio Alto
Trabajo en equipo X
Esfuerzo Físico: No es necesario esfuerzo muscular

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
JUNTA DIRECTIVA
PRESIDENTE
REVISORIA FISCAL

COMITÉ TECNICO
DIRECCION
FINANCIERA Y
ADMINISTRATIVA

PROGRAMADORES
DE SOFTWARE
Y TEST
BUCARAMANGA
SERVICIO DE
SOPORTE
SECRETARIA
EJECUTIVO DE
CUENTA BOGOTA

CUENTA MEDELLIN
EJECUTIVO DE
SERVICIOS
MENSAJERO CUENTA
GENERALES
BARRANQUILLA
MAYORDOMO

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Programador de Software

Nombre del cargo: PROGRAMADOR DE SOFTWARE
Cargo jefe Inmediato: Dirección Diseño y Desarrollo
Objetivo del cargo: Desarrollar de forma oportuna y eficaz las diferentes solicitudes de
programación requeridas al software de la compañía, ya sean solicitadas por los clientes o por la
propia compañía.
PERFIL DEL CARGO
Funciones
Codificar y programar en el lenguaje especificado en el documento de arquitectura por la Analista de
requerimientos
Programar bajo las reglas y sugerencias del SIG de seguridad de la compañía.
Acatar y cumplir con el cronograma de ejecución del proyecto asignado a su cargo

Solicitar las explicaciones, aclaraciones necesarias y comunicar lo que no se entienda para resolver
sus dudas de manera oportuna
gerencia
Dar buen uso de los activos asignados para su actividad
Explicar y colaborar en la documentación de los manuales de: sistema, usuario y operación.
Realizar las pruebas para garantizar el correcto funcionamiento de las aplicaciones desarrolladas.
Cumplir con las actividades de las funciones que le sean asignadas por el Director de diseño y
desarrollo en la ejecución de otro tipo de aplicaciones
Documentar el código que se genere o se modifique de acuerdo a las instrucciones establecidas en
el manual de documentación publicado en el sistema de gestión documental de Alfresco
Manifestar a su superior las necesidades encontradas para llevar a cabo el desarrollo de la
aplicación.
Registrar en el plan de trabajo las actividades llevadas a cabo para elaborar el reporte, listado o
formato correspondiente.
Realizar modificaciones al software teniendo en cuenta los requerimientos funcionales, no
funcionales e instrucciones dadas por el analista de requerimientos.
Llevar a cabo el desarrollo de sus actividades bajo el software instalado en su computador.
gerencia

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Funciones Programador 1
Crear, diseñar y socializar al analista los reportes, listados y formatos de acuerdo a los
requerimientos suministrados por el analista.
Elaborar los reportes usando las versiones del software Crystal Reports disponibles en la compañía
Notificar al su jefe inmediato sobre cualquier tipo de software adicional para generar los reportes
necesarios.
Desarrollar las funciones, librerías y componentes requeridos para garantizar la interacción con el
cliente (FRONT-END), usando los lenguajes de programación JavaScript, Ajax, HTML5 y CSS3.
Cargar los cambios hechos al software cada día, haciendo una descripción clara y especifica de los
cambios o el cambio que hizo.
Desarrollar las funciones, librerías y componentes requeridos para garantizar la funcionalidad de la

aplicación desde el servidor (BACK-END), usando como lenguaje C#.
Cargar los cambios hechos al software cada día, haciendo una descripción clara y especifica de los
cambios o el cambio que hizo.
Desarrollar aplicaciones bajo el lenguaje visual basic 6.0
Socializar con el analista la nueva versión de la aplicación desarrollada.
Responsabilidades
Cumplir con todas las políticas de Seguridad de la Información.

Presentar informes que dentro de la naturaleza de sus funciones solicite su jefe inmediato y demás
autoridades de la organización.
Aplicar mejora continua a las actividades de su proceso.
Abstenerse de usar algún tipo de software, componente, librería o cualquier tipo de código de
terceros, salvo autorización expresa dada por el Director de Diseño y Desarrollo
No puede utilizar códigos fuentes que pertenezcan a la producción de la compañía en provecho
propio



Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
y superiores

Educación: Estudiante, Técnico, Tecnólogo y/o Profesional en áreas de sistemas y/o programación
Formación: Conocimientos en visual.net c# mvc – Conocimientos en HTML - Conocimientos en
css3 - Conocimientos en Javascript - Conocimientos en Crystal reports- Conocimientos en
diagramas UML- Conocimientos en herramientas ofimáticas- Conocimientos en SQL Server –
Conocimientos en ciclo de vida de software
Habilidades: Análisis y resolución de problemas – Computación – Análisis numérico – Análisis de
sistemas – Programación – Trabajo en equipo – Tolerancia al estrés – Creatividad – Adaptabilidad –
Flexibilidad –Sociabilidad
Niveles
Bajo Medio Alto
Trabajo en equipo X
X
Resolución de problemas

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
JUNTA DIRECTIVA
PRESIDENTE
REVISORIA FISCAL

COMITÉ TECNICO
DIRECCION
FINANCIERA Y
ADMINISTRATIVA

PROGRAMADORES
DE SOFTWARE
Y TEST
BUCARAMANGA
SERVICIO DE
SOPORTE
SECRETARIA
EJECUTIVO DE
CUENTA BOGOTA

CUENTA MEDELLIN
EJECUTIVO DE
SERVICIOS
MENSAJERO CUENTA
GENERALES
BARRANQUILLA
MAYORDOMO

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Documentador

Nombre del cargo: DOCUMENTADOR
Cargo jefe Inmediato: Director de Diseño y Desarrollo
Objetivo del cargo: Garantizar la consistencia y coherencia entre la información generada durante
cada etapa del ciclo de vida del software.
Cantidad de entregables Recopilados y Actualizados / Cantidad total de entregables
PERFIL DEL CARGO
Funciones
Definir la estructura de carpetas y archivos en el repositorio de información.
Proponer estándares para la documentación del proyecto.

Verificación de la documentación, tanto de los cambios en los sistemas existentes, como la de los
nuevos sistemas para garantizar que está completa y al día.
Estructurar los documentos que se generen en el seno del proyecto.
Coordinar las capacitaciones y visitas para la ejecución de actividades de desarrollo e
implementación de sistemas informáticos.
Almacenar las ideas expuestas en las reuniones que se lleven a cabo en el seno del proyecto.
Proporcionar documentos que faciliten el correcto entendimiento del sistema por parte de los
usuarios finales.
Crear un repositorio central en donde repose la información de cada etapa del ciclo de vida.
Garantizar la seguridad de la información almacenada en el repositorio.
Cumplir con el correcto funcionamiento de las aplicaciones desarrolladas.
Establecer estándares que rijan el proceso de documentación.
Obtener plantillas para la estructuración de la documentación.

Programar capacitaciones con los líderes y asesores de soporte técnico sobre actualizaciones y el
desarrollo de nuevas aplicaciones.
Archivar las ideas expuestas y acuerdos tomados en las reuniones del proyecto.
Asistir al equipo en la elaboración de documentos siempre y cuando sea solicitado por el Director de
Diseño y Desarrollo.
gerencia.
pertenecientes al cargo.
Responsabilidades

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Gestionar la documentación residente en el repositorio del departamento de diseño y desarrollo.
Velar por el cumplimiento de los estándares de documentación vigentes en su momento.
Informar a la persona encargada sobre el avance en el desarrollo de las actividades programadas.


y superiores

infracción efectuado por un empleado internas establecidas por la compañía
Educación: Profesional en áreas de sistemas y/o programación
Formación: Conocimientos en diagramas UML – Manejo de herramientas ofimáticas –
Conocimientos del estándar IEEE830 – Conocimientos en ciclo de vida del software
Habilidades: Escucha activa – Computación – Análisis de sistemas – Trabajo en equipo –
Planificación y organización – Tolerancia al estrés – Comunicación verbal y no verbal persuasiva –
Comunicación escrita – Iniciativa – Sociabilidad
Niveles
Bajo Medio Alto
Trabajo en equipo X
X
Resolución de problemas
Responsabilidad por información: Posee acceso de forma importante a todos los documentos
generados en cada proceso del ciclo de vida del software.

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES

JUNTA DIRECTIVA
PRESIDENTE
REVISORIA FISCAL

COMITÉ TECNICO
DIRECCION
FINANCIERA Y
ADMINISTRATIVA

PROGRAMADORES
DE SOFTWARE
Y TEST
BUCARAMANGA
SERVICIO DE
SOPORTE
SECRETARIA
EJECUTIVO DE
CUENTA BOGOTA

CUENTA MEDELLIN
EJECUTIVO DE
SERVICIOS
MENSAJERO CUENTA
GENERALES
BARRANQUILLA
MAYORDOMO

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Coordinación Bogotá

Nombre del cargo: COORDINACION BOGOTÁ
Cargo jefe Inmediato: Dirección Financiera y administrativa
Objetivo del cargo: Coordinar y gestionar idóneamente todos los recursos a cargo en la agencia y
realizar seguimiento a la ejecución adecuada de todos los procesos de la compañía en la agencia.
PERFIL DEL CARGO
Funciones
Administrar óptimamente los recursos humanos, materiales y financieros a cargo.

Proponer medidas administrativas para el mejor funcionamiento de los recursos existentes y la sede
administrativa.
Entregar los memorandos, llamados de atención o circulares a los empleados y de igual forma
recepcionar los descargos de los memorandos y llamados de atención
Controlar y verificar el cumplimiento de las labores del personal a cargo en su agencia conforme a
los lineamientos establecidos por la compañía
Realizar la recopilación de documentos (facturas, recibos de caja, etc.) para integrar a la
contabilidad los ingresos y egresos de su agencia.
Supervisar que las instalaciones estén en las mejores condiciones, detectando las fallas a tiempo y
notificarlas al jefe inmediato.
Presentar los informes periódicos y extraordinarios que le sean solicitados por la gerencia general y
comité de calidad.
Analizar y solicitar al Director Financiero y Administrativo la aprobación de las compras directas
conforme al procedimiento establecido para el funcionamiento continuo y óptimo de la agencia a su
cargo
Controlar, verificar y registrar los depósitos realizados en efectivo o en cheques por concepto de
ingresos de ventas o servicios generados en la agencia.
Realizar el control diario del horario de ingreso y salida del personal de su agencia.
Elaborar consignaciones bancarias
Controlar y revisar el manejo de los viáticos entregados por el empleador a sus trabajadores.
Verificar los reembolsos por concepto de viáticos con sus anexos entregados al empleador (facturas
o documento equivalente)
Verificar el diligenciamiento diario del registro de llamadas y su cumplimiento.
Coordinar y verificar los pagos administrativos requeridos (administración, servicios públicos,
impuestos y otros) generados por su agencia.
Asistir a reuniones en las que es necesaria la presencia de la compañía y elaborar las respectivas
actas.
Enviar a la Asistencia Contable los soportes de gastos generados en su agencia por medio de
correo electrónico para ser causados diariamente y en forma física los días quince y treinta de cada
mes
Controlar y verificar con los Coordinadores de cada departamento que las planillas por concepto de
transportes reportados por empleados de la agencia se encuentren de acuerdo a las rutas de visitas

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
programadas diariamente
Realizar y reportar el registro diario de caja menor en forma física y magnética para ser enviado a la
Dirección Administrativa y Financiera para su revisión y control
Realizar y reportar diariamente la relación de pagos y de cuentas por pagar a la Dirección
Administrativa y Financiera.
Recepcionar y coordinar las rutas de radicación de las facturas y documentos oportunamente para
ser enviadas a la oficina principal quincenalmente
Reportar novedades de nómina los días 20 al 25 de cada mes.
Informar y registrar la ausencia de los empleados de su agencia diariamente
Presentar novedades de requerimientos de solicitud de nuevo personal de su agencia.

Apoyar los procesos de selección y contratación del personal nuevo en la agencia, aplicando las
pruebas de conocimientos, entrevistas, visitas domiciliarias y remitir a exámenes médicos a los
candidatos
gerencia
Responsabilidades

gerencia

Custodiar de forma correcta el dinero transferido a la caja menor de su agencia

y superiores

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES

Educación: Estudiante, Técnico, Tecnólogo y/o Profesional en áreas contables o administrativas
Formación: Conocimientos en Seguridad y Salud en el trabajo – Manejo de personal
Experiencia: De 1 a 3 años de experiencia en áreas similares
Computación – Monitoreo – Trabajo en equipo – Atención al cliente – Planificación y organización –
Liderazgo – Tolerancia al estrés – Creatividad – Comunicación verbal y no verbal persuasiva –
Comunicación escrita – Control – Iniciativa – Adaptabilidad – Flexibilidad – Niveles de trabajo –
Sensibilidad organizacional – Sociabilidad
Niveles
Bajo Medio Alto
Trabajo en equipo X
funcionamiento de la empresa, como proyecciones, propuestas, metodología, presupuestos y
demás documentos confidenciales de la sede

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MANUAL DE FUNCIONES
JUNTA DIRECTIVA
PRESIDENTE
REVISORIA FISCAL

COMITÉ TECNICO
DIRECCION
FINANCIERA Y
ADMINISTRATIVA

PROGRAMADORES
DE SOFTWARE
Y TEST
BUCARAMANGA
SERVICIO DE
SOPORTE
SECRETARIA
EJECUTIVO DE
CUENTA BOGOTA

CUENTA MEDELLIN
EJECUTIVO DE
SERVICIOS
MENSAJERO CUENTA
GENERALES
BARRANQUILLA
MAYORDOMO

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Coordinación Barranquilla

Nombre del cargo: COORDINACION BARRANQUILLA
PERFIL DEL CARGO
Funciones

administrativa.
comité de calidad.
cargo
actas.
mes

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Cumplir con las demás labores afines asignadas a su cargo y de Coordinación de Soporte Técnico
candidatos
gerencia
Responsabilidades

gerencia

Respetar los acuerdos de confidencialidad aprobados por el la compañía y sus clientes.
y superiores

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES

Niveles
Bajo Medio Alto
Trabajo en equipo X
Riesgos: Mecánico. Carga física, Ergonómico, Psicosocial

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
JUNTA DIRECTIVA
PRESIDENTE
REVISORIA FISCAL

COMITÉ TECNICO
DIRECCION
FINANCIERA Y
ADMINISTRATIVA

PROGRAMADORES
DE SOFTWARE
Y TEST
BUCARAMANGA
SERVICIO DE
SOPORTE
SECRETARIA
EJECUTIVO DE
CUENTA BOGOTA

CUENTA MEDELLIN
EJECUTIVO DE
SERVICIOS
MENSAJERO CUENTA
GENERALES
BARRANQUILLA
MAYORDOMO

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Coordinación Medellín

Nombre del cargo: COORDINACION MEDELLÍN
PERFIL DEL CARGO
Funciones

administrativa.
comité de calidad.
cargo
actas.
mes

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Cumplir con las demás labores afines asignadas a su cargo y de Coordinación de Soporte Técnico
candidatos
gerencia
Responsabilidades

gerencia

y superiores

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES

Niveles
Bajo Medio Alto
Trabajo en equipo X

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
JUNTA DIRECTIVA
PRESIDENTE
REVISORIA FISCAL

COMITÉ TECNICO
DIRECCION
FINANCIERA Y
ADMINISTRATIVA

PROGRAMADORES
DE SOFTWARE
Y TEST
BUCARAMANGA
SERVICIO DE
SOPORTE
SECRETARIA
EJECUTIVO DE
CUENTA BOGOTA

CUENTA MEDELLIN
EJECUTIVO DE
SERVICIOS
MENSAJERO CUENTA
GENERALES
BARRANQUILLA
MAYORDOMO

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Asistencia Contable

Nombre del cargo: ASISTENCIA CONTABLE
Objetivo del cargo: Realizar los procesos de actualización contable de la compañía de acuerdo con
los soportes y comprobantes de ingresos y egresos, con el fin de soportar la información para la
elaboración de los estados financieros.
CRITERIOS DE DESEMPEÑO: Obtener un resultado en la evaluación de desempeño mayor al 80%
PERFIL DEL CARGO
Funciones
Elaborar la facturación mensual a nivel nacional con el fin de generar los soportes de ventas de la
compañía.
Elaborar comprobante contable de ingresos y egresos a nivel de la oficina principal y sus agencias.
Supervisar el cumplimiento de la radicación de facturas enviadas quincenalmente por cada agencia
Elaborar conciliaciones bancarias.
Elaborar conciliaciones de las Caja General por agencia mensualmente
Realizar el informe mensual de las facturas pendientes por radicar o faltantes mensualmente
Mantener actualizada la contabilidad con sus respectivos soportes de los socios de la compañía y
emitir la facturación que corresponda por concepto de venta de licencias del software Syscom
Programar el pago de viáticos de los empleados de la compañía
Facturar y verificar el pago de los viáticos por parte del cliente

Realizar el archivo de la facturación enviada mensualmente y verificar que cumpla con todos los
requisitos de aceptación de la misma por el cliente
Elaborar las entradas a inventarios al sistema de la compañía.
Generar y contabilizar las depreciaciones de activos fijos mensualmente.
Generar y contabilizar las amortizaciones de los diferidos.

Realizar la conciliación bancaria mensualmente de los productos financieros como tarjetas de
crédito, créditos, etc. de la compañía.
Realizar mensualmente las causaciones de gastos por pagar de la oficina principal y sus agencias.
Revisar los soportes y pedir los que aún no hayan sido enviados cuando sea necesario, para un
correcto archivo y contabilización de los documentos.
Crear los clientes y proveedores nuevos que sean necesarios para el proceso contable.
Mantener actualizada la información de los clientes y proveedores en el sistema contable

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Emitir los certificados de ingreso y retenciones de empleados y proveedores

Transcribir la relación de caja menor llevada en Excel de la oficina principal y todas las agencias a
los cuadernos de caja menor
Velar por el cumplimiento de las normas legales y contables en cada registro efectuado en el
sistema contable
Resolver inquietudes asociadas al proceso contable que se presenten al interior de la compañía.

gerencia
Responsabilidades

gerencia

y superiores
Educación: Estudiante, Técnico y/o Tecnólogo en áreas o carreras contables

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Formación: Conocimientos en normas contables

Experiencia: 6 meses a un año en cargos similares
Habilidades: Capacidad crítica – Computación – Análisis de sistemas – Trabajo en equipo –
Iniciativa – Adaptabilidad
Niveles
Bajo Medio Alto
Trabajo en equipo X
Responsabilidad por información: Posee acceso de forma importante y estratégica de la
compañía.
JUNTA DIRECTIVA
PRESIDENTE
REVISORIA FISCAL

COMITÉ TECNICO
DIRECCION
FINANCIERA Y
ADMINISTRATIVA

PROGRAMADORES
DE SOFTWARE
Y TEST
BUCARAMANGA
SERVICIO DE
SOPORTE
SECRETARIA
EJECUTIVO DE
CUENTA BOGOTA

CUENTA MEDELLIN
EJECUTIVO DE
SERVICIOS
MENSAJERO CUENTA
GENERALES
BARRANQUILLA
MAYORDOMO

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Asistencia Talento Humano

Nombre del cargo: ASISTENCIA TALENTO HUMANO
Objetivo del cargo: Apoyar las actividades correspondientes al área de talento humano, con el fin
de soportar los procesos de selección, capacitación, compensación y desarrollo organizacional de
los empleados de la compañía.
PERFIL DEL CARGO
Funciones
Garantizar el espacio de trabajo para el correcto desempeño de las funciones de todos los
empleados de la compañía.
Realizar las actividades de ingreso y registro de las novedades de administración de personal de la
compañía de acuerdo con la normatividad y procedimientos existentes, con el fin de garantizar la
información para la liquidación de las nóminas de cada período.
Realizar los respectivos reportes de novedades y en la página ASOPAGOS mensualmente
Recibir y mantener actualizado los documentos de los empleados para su posterior clasificación y
archivo.
Garantizar la formación y capacitación del personal de la compañía.
Programar y actualizar el plan anual de formación, de capacitaciones de los empleados de la
compañía
Coordinar y controlar los procesos de liquidación de la nómina de la compañía de acuerdo con la
normatividad y procedimientos existentes, con el fin de garantizar el pago y la correcta aplicación
den descuentos de los empleados.
Registrar, suministrar y controlar la información pertinente a la dotación de personal de la compañía
Realizar la respectiva entrega de dotación a los empleados de la compañía

Colaborar con la elaboración de memorandos, llamados de atención, aumentos de salarios y
sanciones del personal
Recepcionar los descargos de la oficina principal entregados por el personal de la compañía
Tramitar el pago parcial de cesantías a nivel nacional.
Participar en el comité de convivencia laboral.
Atender y asesorar a los empleados sobre temas laborales y demás relacionados con las funciones.
Registrar en el sistema las novedades de personal mensualmente.

Generar, revisar y pagar el archivo plano mensualmente de los aportes de parafiscales de los
empleados de la compañía
Programar la realización de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro del personal de la
compañía

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Coordinar las actividades encaminadas al análisis, actualización y archivos de las hojas de vida para
el proceso de certificación de la norma NTC ISO 9000 versión 2008
Identificar necesidades de capacitación y/o entrenamiento del personal
Diligenciar y actualizar los registros de responsabilidad, autoridad y perfil de competencia de los
cargos de la organización
Elaborar estrategias para controlar la asistencia del personal y velar por el cumplimiento de las
normas vigentes
Liderar la evaluación del desempeño anual del personal de la compañía
Comunicar al personal involucrado el cambio o modificaciones a sus funciones, cuando se realiza
restructuraciones a los perfiles de cargos
Realizar y coordinar los procesos de convocatorias internas y externas para ocupar nuevos cargos,
a medida que surjan en la organización
Apoyar la realización de los contratos individuales de trabajo para nuevos empleados, o cuando sea
requerido, por cambio de funciones o de cargos de personal de la compañía
Realizar las convocatorias de personal, la recopilación y selección de hojas de vida de candidatos
que aplican a las vacantes de acuerdo a los perfiles de cargos de la compañía
Realizar la verificación de los documentos presentados por los candidatos en sus hojas de vida, y
realizar la consulta de antecedentes disciplinarios, certificando su estado y vigencia
Mantener y actualizar la base de datos de hojas de vida y pruebas de candidatos convocados de
Talento Humano
Garantizar la correcta entrega del puesto de trabajo al nuevo trabajador, tramitando el formato de
elementos básicos para le ejecución del cargo
Garantizar que el nuevo trabajador presente todos los documentos necesarios para su contratación
y tramitar las afiliaciones al sistema de seguridad social del nuevo trabajador
Organizar y mantener la documentación del nuevo trabajador en la carpeta personal de Hoja de vida
y mantenerla en archivo actualizado
Realizar y garantizar el proceso de inducción de conocimientos requerida para el nuevo cargo a los
nuevos trabajadores
Recepcionar y dar trámite a las solicitudes de autorización de horas extras de los empleados
enviadas por los coordinadores de cada agencia
Realizar las visitas domiciliarias a los nuevos empleados de la compañía
Elaborar y controlar el formato de ausentismo laboral y sus indicadores
Programar las actividades a ejecutar por el copa sst
Recepcionar los casos de acoso laboral
Garantizar el cumplimiento del reglamento interno de trabajo establecido en la compañía.

gerencia
Responsabilidades

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES


y superiores
Educación: Estudiante, Técnico, Tecnólogo y/o Profesional en áreas administrativas
Formación: Conocimientos en Seguridad y salud en el trabajo – Normatividad laboral
Escucha activa – Computación – Análisis de sistemas – Monitoreo – Trabajo en equipo –
Planificación y organización – Liderazgo – Tolerancia al estrés – Creatividad – Comunicación verbal
y no verbal persuasiva – Comunicación escrita – Control – Iniciativa – Adaptabilidad – Flexibilidad –
Niveles de trabajo – Sensibilidad organizacional - Sociabilidad
Niveles
Bajo Medio Alto
Trabajo en equipo X
Responsabilidad por información: Tiene acceso información de procesos administrativos

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES

acondicionado, enfermedades causadas por la ergonomía, además de riesgos implícitos del trabajo
de campo
JUNTA DIRECTIVA
PRESIDENTE
REVISORIA FISCAL

COMITÉ TECNICO
DIRECCION
FINANCIERA Y
ADMINISTRATIVA

PROGRAMADORES
DE SOFTWARE
Y TEST
BUCARAMANGA
SERVICIO DE
SOPORTE
SECRETARIA
EJECUTIVO DE
CUENTA BOGOTA

CUENTA MEDELLIN
EJECUTIVO DE
SERVICIOS
MENSAJERO CUENTA
GENERALES
BARRANQUILLA
MAYORDOMO

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Asistencia de Cartera

Nombre del cargo: ASISTENCIA DE CARTERA
Objetivo del cargo: Realizar el proceso de cobro y recaudo de cartera de forma oportuna, con el fin
de facilitar la información actualizada del estado de deuda real de los clientes.
PERFIL DEL CARGO
Funciones
Enviar a cada coordinador de agencia y al director de ventas semanalmente el reporte de cartera
por el sistema
Gestionar el cobro diario a los clientes en las fechas establecidas, dando prioridad a la cartera de
mayor vencimiento
Elaborar informe mensual a la dirección administrativa de los clientes con mayor mora en el pago
Solicitar al área jurídica las notificaciones requeridas para clientes morosos.

Asegurar el cumplimiento de los periodos de pago establecidos con el cliente definidos al momento
de expedir la factura de venta o mantenimiento mensual
Atender y asignar al coordinador de soporte técnico las solicitudes de los clientes ya sea personal o
telefónicamente sobre la información que requieran
Atender y direccionar al departamento jurídico las quejas, reclamos o peticiones efectuadas por los
clientes al momento de la gestión de cobro
Verificar la radicación de la facturación a nivel nacional.
Coordinar e informar las rutas de cobro diarias a las Coordinaciones de agencia para su recaudo
Llevar el registro y control semanal de cheques posfechados entregados por los clientes a la
compañía, con el fin de tener fechas exactas para hacer valido su pago
Elaborar de forma diaria recibos de caja por los recaudos efectuados conforme a los reportes
bancarios y de las cajas menores de cada ciudad.
gerencia
Cumplir con el procedimiento de Cobro de cartera implementado por la compañía
Responsabilidades

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES

y superiores

Educación: Estudiante, Técnico, Tecnólogo en áreas administrativas y/o contables
Formación: Servicio al cliente
Habilidades: Escucha activa – Computación – Análisis de sistemas – Trabajo en equipo – Atención
al cliente – Tolerancia al estrés – Comunicación verbal y no verbal persuasiva – Comunicación
escrita – Iniciativa – Adaptabilidad – Flexibilidad
Niveles
Bajo Medio Alto
Trabajo en equipo X
Responsabilidad por información: Tiene acceso información de procesos administrativos y de los
clientes
Riesgos: Mecánico, Carga física. Ergonómico, Psicosocial
de campo

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
JUNTA DIRECTIVA
PRESIDENTE
REVISORIA FISCAL

COMITÉ TECNICO
DIRECCION
FINANCIERA Y
ADMINISTRATIVA

PROGRAMADORES
DE SOFTWARE
Y TEST
BUCARAMANGA
SERVICIO DE
SOPORTE
SECRETARIA
EJECUTIVO DE
CUENTA BOGOTA

CUENTA MEDELLIN
EJECUTIVO DE
SERVICIOS
MENSAJERO CUENTA
GENERALES
BARRANQUILLA
MAYORDOMO

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Coordinación Soporte Técnico

Nombre del cargo: COORDINACION SOPORTE TECNICO
Objetivo del cargo: Planear, coordinar y ejecutar los requerimientos presentados en el
departamento de soporte técnico y TIC
PERFIL DEL CARGO
Funciones
Recibir por parte del departamento de diseño y desarrollo los proyectos o versiones para la
instalación y capacitación ante los clientes.
Gestionar los correos de quejas e inquietudes de los clientes y asesores de soporte técnico
Solicitar las facturas de servicios y soporte técnico

Capacitarse permanentemente para dar un excelente soporte técnico sobre los productos de la
compañía
Dar oportuna información y soporte de una manera eficaz y sincera a los clientes de la compañía
Realizar la planeación y cronogramas de las visitas de instalación del software en las empresas
Realizar la planeación y cronograma de las visitas de capacitación en las empresas
Realizar la planeación y cronograma de las visitas de soporte técnico en las empresas

Saber decir no de una manera cortés y con fundamentos a los clientes en los casos que sea
requerido
Verificar el soporte telefónico, presencial y a través de Team Viewer, cumpliendo con las normas de
seguridad, control y estadístico de la compañía
Entregar los indicadores SIG al comité de calidad
gerencia
Elaborar y mantener actualizado el informe de seguimiento a clientes y cumplimiento de vistas
programadas
Entregar las estadísticas mensuales de cumplimiento de programación de actividades de los
empleados a su cargo a la alta gerencia
Realizar un estudio detallado a cada cliente mensual para verificar el cumplimiento de los
cronogramas, pendientes y visitas realizadas
Coordinar la capacitación a los usuarios en el uso del software instalado al cliente
Coordinar el servicio de soporte técnico a las empresas y funcionarios de la compañía

Verificar el cumplimiento de las visitas planeadas para la instalación, capacitación y el soporte
técnico a las empresas
Verificar el cumplimiento de los acuerdos de confidencialidad empleado- cliente

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Coordinar y verificar la ejecución de las pruebas necesarias al software cuando un cliente reporta
una anomalía
Coordinar con el líder del proceso de diseño y desarrollo en cuanto al desarrollo de las pruebas
para el software modificado con base en los requerimientos funcionales y no funcionales
Presentar informes mensuales de gestión correspondientes a su proceso al comité de calidad y alta

gerencia
 Revisar correos de quejas, inquietudes de los clientes.
 Solicitar facturas de servicio de empresas que no pagan mensualidad.
 Hacer seguimiento al soporte de los asesores.
 Velar por las inquietudes de los asesores.
 Realizar el seguimiento de visitas y su cumplimiento de los empleados antes los clientes
Revisar y verificar las planillas de buses urbanos entregados por los asesores de soporte técnico
gerencia.
Realizar y reportar ante departamento de recursos humanos el control de ingreso y salidas de los
empleados dentro de las instalaciones de la empresa y donde los clientes
Analizar y reportar anomalías en los formatos de transportes de los empleados al momento de

efectuar las visitas a los clientes
Responsabilidades
Cumplir con todas las políticas de Seguridad de la Información
Gestionar los indicadores de su proceso


Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES

y superiores
Cumplir a cabalidad con el itinerario de visitas programadas a clientes de la compañía y reportar
oportunamente al jefe inmediato las novedades que surjan en el curso de su ejecución

Educación: Estudiante, Técnico, Tecnólogo o Profesional en sistemas y/o programación
Formación: Conocimientos en desarrollo de logística – conocimientos servicio al cliente
Experiencia: 1 a 2 años en cargos similares
Escucha activa – Computación – Monitoreo – Ventas y marketing – Trabajo en equipo – Atención al
Adaptabilidad – Flexibilidad – Niveles de trabajo – Sensibilidad organizacional – Sociabilidad
Niveles
Bajo Medio Alto
Trabajo en equipo X
Riesgos: Mecánico, Carga física, Ergonómico, Psicosocial, Publico – Transito

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
JUNTA DIRECTIVA
PRESIDENTE
REVISORIA FISCAL

COMITÉ TECNICO
DIRECCION
FINANCIERA Y
ADMINISTRATIVA

PROGRAMADORES
DE SOFTWARE
Y TEST
BUCARAMANGA
SERVICIO DE
SOPORTE
SECRETARIA
EJECUTIVO DE
CUENTA BOGOTA

CUENTA MEDELLIN
EJECUTIVO DE
SERVICIOS
MENSAJERO CUENTA
GENERALES
BARRANQUILLA
MAYORDOMO

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Asesoría Contable de Soporte Técnico

Nombre del cargo: ASESORIA CONTABLE DE SOPORTE TECNICO
Departamento: Tecnologías de la Información y Soporte técnico
Objetivo del cargo: Brindar asesoría al Departamento de Soporte Técnico respecto a temas
contables
PERFIL DEL CARGO
Funciones
Asesorar todos los requerimientos contables que se presenten frente a los requerimientos de los
clientes y la compañía
Responsabilidades


y superiores

Autoridad: No tiene autoridad
Educación: Profesional en áreas Contables
Formación: Conocimientos y actualización en normas tributarias y contables
Experiencia: 1 a 2 años en cargos similares

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES

Escucha activa – Computación – Monitoreo – Ventas y marketing – Trabajo en equipo – Atención al
Adaptabilidad – Flexibilidad – Niveles de trabajo – Sensibilidad organizacional – Sociabilidad
Niveles
Bajo Medio Alto
Trabajo en equipo X
JUNTA DIRECTIVA
PRESIDENTE
REVISORIA FISCAL

COMITÉ TECNICO
DIRECCION
FINANCIERA Y
ADMINISTRATIVA

PROGRAMADORES
DE SOFTWARE
Y TEST
BUCARAMANGA
SERVICIO DE
SOPORTE
SECRETARIA
EJECUTIVO DE
CUENTA BOGOTA

CUENTA MEDELLIN
EJECUTIVO DE
SERVICIOS
MENSAJERO CUENTA
GENERALES
BARRANQUILLA
MAYORDOMO

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Ejecutivo de Cuenta Bucaramanga

Nombre del cargo: EJECUTIVO DE CUENTA BUCARAMANGA
Cargo jefe Inmediato: Dirección Comercial
Objetivo del cargo: Asesorar, prospectar y vender los productos y servicios de la compañía, con el
fin de garantizar el cumplimiento del presupuesto de ventas asignadas en el período.
PERFIL DEL CARGO
Funciones
Realizar sondeos de mercado, investigar el área asignada para detectar nuevos clientes potenciales
Programar las visitas a los clientes (activos e inactivos) de acuerdo a la zona establecida por el
Director Comercial
Conocer acertadamente los productos y servicios de la organización
Cerrar las operaciones de venta a los precios y condiciones determinados por la empresa
Controlar y hacer el seguimiento postventa en cuanto a la satisfacción del cliente
frente al producto vendido por la compañía
Mantener a los clientes informados sobre novedades, precios y condiciones, posibles demoras de
entrega y cualquier otro tipo de cambio significativo para el proceso de ventas dentro de la
compañía.
Elaborar las minutas de los contratos de compraventa y mantenimiento mensual publicadas en
Alfresco, para ser aprobados por Gestión Jurídica
Diligenciar los formatos y procedimientos para reportar las ventas realizadas mensualmente.
Diligenciar el formato de reportes de novedades enviados a Gestión Jurídica para la elaboración de
nuevos contratos, otro si y/o modificaciones a las minutas publicadas en Alfresco efectuados a los
clientes
Apoyar el proceso de Gestión Jurídica
Llevar el reporte mensual de los contratos elaborados de nuevos y antiguos clientes junto con sus
anexos de forma magnética
Verificar y entregar a Gestión Jurídica los documentos legales del cliente (Cámara de comercio,
RUT, fotocopia cedula de representante legal)
Diligenciar y mantener actualizadas las propuestas comerciales presentadas a los clientes
Entregar al Director Comercial los informes periódicos sobre las actividades desarrolladas en el mes
Realizar permanentemente tareas de relaciones públicas y manejo de invitaciones a eventos

Elaborar y entregar semanalmente el cronograma de las actividades y visitas a realizar de forma
diaria al Director Comercial
Elaborar el informe mensual sobre reclamos y novedades de los clientes al Director Comercial
Actuar como instructor de otros vendedores cuando la empresa se lo solicite

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
gerencia.
Responsabilidades


y superiores

Autoridad: No Tiene autoridad
Educación: Técnico, Tecnólogo en áreas comerciales, sistemas y/o programación

Formación: Conocimientos en el software sobre el cual se cierra el negocio – Conocimiento de la
competencia de la compañía
Experiencia: Seis meses a un año en cargos similares
Escucha activa – Computación – Trabajo en equipo – Atención al cliente – Planificación y
organización – Tolerancia al estrés – Creatividad – Comunicación verbal y no verbal persuasiva –
Comunicación escrita – Iniciativa – Adaptabilidad – Flexibilidad – Sociabilidad
Niveles
Bajo Medio Alto

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Trabajo en equipo X
Responsabilidad por información: Tiene acceso a información importante referente a los clientes
Riesgos: Mecánico – Carga física – Ergonómico – Psicosocial – Publico, transito
JUNTA DIRECTIVA
PRESIDENTE
REVISORIA FISCAL

COMITÉ TECNICO
DIRECCION
FINANCIERA Y
ADMINISTRATIVA

PROGRAMADORES
DE SOFTWARE
Y TEST
BUCARAMANGA
SERVICIO DE
SOPORTE
SECRETARIA
EJECUTIVO DE
CUENTA BOGOTA

CUENTA MEDELLIN
EJECUTIVO DE
SERVICIOS
MENSAJERO CUENTA
GENERALES
BARRANQUILLA
MAYORDOMO

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Ejecutivo de Cuenta Bogotá

Nombre del cargo: EJECUTIVO DE CUENTA BOGOTA
PERFIL DEL CARGO
Funciones
Director Comercial
compañía.
clientes


Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
gerencia.
Responsabilidades


y superiores


Niveles
Bajo Medio Alto

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Trabajo en equipo X
JUNTA DIRECTIVA
PRESIDENTE
REVISORIA FISCAL

COMITÉ TECNICO
DIRECCION
FINANCIERA Y
ADMINISTRATIVA

PROGRAMADORES
DE SOFTWARE
Y TEST
BUCARAMANGA
SERVICIO DE
SOPORTE
SECRETARIA
EJECUTIVO DE
CUENTA BOGOTA

CUENTA MEDELLIN
EJECUTIVO DE
SERVICIOS
MENSAJERO CUENTA
GENERALES
BARRANQUILLA
MAYORDOMO

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Ejecutivo de Cuenta Medellín

Nombre del cargo: EJECUTIVO DE CUENTA MEDELLIN
PERFIL DEL CARGO
Funciones
Director Comercial
compañía.
clientes


Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
gerencia.
Responsabilidades


y superiores


Niveles
Bajo Medio Alto

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Trabajo en equipo X
JUNTA DIRECTIVA
PRESIDENTE
REVISORIA FISCAL

COMITÉ TECNICO
DIRECCION
FINANCIERA Y
ADMINISTRATIVA

PROGRAMADORES
DE SOFTWARE
Y TEST
BUCARAMANGA
SERVICIO DE
SOPORTE
SECRETARIA
EJECUTIVO DE
CUENTA BOGOTA

CUENTA MEDELLIN
EJECUTIVO DE
SERVICIOS
MENSAJERO CUENTA
GENERALES
BARRANQUILLA
MAYORDOMO

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Ejecutivo de Cuenta Barranquilla

Nombre del cargo: EJECUTIVO DE CUENTA BARRANQUILLA
PERFIL DEL CARGO
Funciones
Director Comercial
frente al producto vendido por la c ompañía
compañía.
clientes


Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
gerencia.
Responsabilidades


y superiores


Niveles
Bajo Medio Alto

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Trabajo en equipo X
JUNTA DIRECTIVA
PRESIDENTE
REVISORIA FISCAL

COMITÉ TECNICO
DIRECCION
FINANCIERA Y
ADMINISTRATIVA

PROGRAMADORES
DE SOFTWARE
Y TEST
BUCARAMANGA
SERVICIO DE
SOPORTE
SECRETARIA
EJECUTIVO DE
CUENTA BOGOTA

CUENTA MEDELLIN
EJECUTIVO DE
SERVICIOS
MENSAJERO CUENTA
GENERALES
BARRANQUILLA
MAYORDOMO

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Asesor de Soporte Técnico

Nombre del cargo: ASESOR DE SOPORTE TECNICO
Departamento: Tecnologías de la Información y Soporte técnico
Cargo jefe Inmediato: Coordinación Soporte Técnico
Objetivo del cargo: Brindar soporte técnico a los diferentes sistemas de información
comercializados por la organización.
PERFIL DEL CARGO
Funciones Generales
Brindar soporte técnico a las empresas y/o clientes a nivel nacional acerca del software SYSCOM.
Hacer la instalación, implementación y actualización del software de SYSCOM a los clientes con
autorización previa del empleador.
Brindar orientación al cliente respecto del adecuado manejo de la aplicación para su óptimo
funcionamiento.
Ofrecer soporte y atención presencial, telefónica y por acceso remoto a los clientes.
Atender oportunamente y solucionar los problemas que se presentan en el software ante el cliente.
Resolver problemas y aclarar dudas de los clientes relacionados al funcionamiento de los
programas.
Alimentar el programa de servicio al cliente CCP
Verificación y comunicación al cliente de la operación de sistemas de resguardo de información
Viajar a otras ciudades para visitar los clientes que requieren asesoría.
Entregar informes de visitas a clientes al jefe inmediato.
Realizar la respectiva legalización de viáticos.

gerencia.
Presentar el informe quincenal de los procesos de implementación, mantenimiento mensual de los
clientes y actividades pendientes por desarrollar
Conocer la reglamentación del área de soporte
Revisar el correo electrónico asignado para su labor
Tomar las capacitaciones de los diferentes aplicativos
Realizar visitas de mensualidad.
Configuración de formatos dentro de los aplicativos de Syscom.

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MANUAL DE FUNCIONES
Capacitarse permanentemente para dar un excelente soporte técnico sobre los productos de la
compañía.
Solución de errores de complejidad altos, (Errores de base de datos).
Funciones Nivel 6
 Capacitarse permanentemente para dar un excelente soporte técnico sobre los productos de
la compañía.
 Dar oportuna información y soporte de una manera eficaz y sincera a los clientes de la
compañía.
 Cumplir con la planeación y cronogramas de las visitas de instalación del software en las
empresas.
 Saber decir no de una manera cortes y con fundamentos a los clientes en los casos que sea
requerido.
 Dar soporte telefónico, presencial y a través de Team Viewer, cumpliendo con las normas
de seguridad, control y estadístico de la compañía.
 Por la naturaleza de su departamento todos los temas que allí se traten serán confidenciales
en un 100%, por lo tanto debe velar por que esta información no trascienda de su
departamento y la alta gerencia.
 Apoyar las capacitaciones en las empresas.
 Ejecutar las pruebas necesarias al software cuando un cliente reporta una anomalía.
 Cumplir con todos los procedimientos, políticas e indicadores del Sistema de seguridad de la
información, Sistema de gestión de la calidad y Sistema de seguridad y salud en el trabajo,
pertenecientes al cargo.
 Reportar al Coordinador de Soporte Técnico las peticiones, quejas, inquietudes y reclamos

de los clientes.
 En caso de ausencia del coordinador de soporte solicitar facturas de servicio de empresas

que no pagan mensualidad.
 Hacer seguimiento al soporte de los asesores asignados.
 Guiar y resolver las inquietudes de los asesores de Soporte Técnico.
 Dar asistencia telefónica de llamadas básicas (Ruta para generar algún informe o hacer un
documento y revisiones de inconvenientes, solución de errores básicos de Syscom y arreglo
de formatos de impresión).
 Acompañar a los asesores de Soporte Técnico de menor nivel cuando se encuentren

inconvenientes frente a un cliente y no puedan ser resueltos por su complejidad.
 Configuración de formatos dentro de los aplicativos de Syscom.

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 Resolver y arreglar errores de complejidad alta, (Errores de base de datos siempre y

cuando se encuentre autorización expresa del representante legal del cliente).
 Tomar soportes que los asesores de menor nivel no pueden resolver para dar solución
 Revisar la ejecución de labores de los Asesores de Soporte Técnico y reportar el

incumplimiento de las actividades diarias al coordinador de soporte técnico programadas a
los asesores
 Hacer el seguimiento de los cronogramas de empresas en implementación y reportar al

coordinador los incumplimientos de los mismos
 Verificar que los formatos del proceso de implementación se encuentren totalmente

diligenciados y firmados por el personal del cliente y el asesor de soporte que presta el
servicio
 Realizar el diagnostico de nuevos clientes para elaborar el cronograma de actividades para

la implementación del software
Responsabilidades


y superiores
En caso de ser contratado como estudiante de pregrado debe finalizar sus estudios para obtener el
titulo afín
Cumplir a cabalidad con el itinerario de visitas programadas a clientes de la compañía y reportar
oportunamente al jefe inmediato las novedades que surjan en el curso de su ejecución

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Educación: Estudiante, Técnico, Tecnólogo y/o profesional en carreras de análisis, desarrollo y

sistemas de información y/o Contables
Formación: Conocimientos contables

Habilidades: Capacidad crítica – Análisis y resolución de problemas – Escucha activa –
Computación – Análisis de sistemas – Programación – Trabajo en equipo – Atención al cliente –
escrita – Control – Iniciativa – Adaptabilidad – Flexibilidad – Niveles de trabajo – Sensibilidad
organizacional - Sociabilidad
Niveles
Bajo Medio Alto
Trabajo en equipo X
Responsabilidad por información: Tiene acceso a información de procesos requeridos
Riesgos: Mecánico, Carga física, Ergonómico, Psicosocial, Publico - Transito
de campo

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JUNTA DIRECTIVA
PRESIDENTE
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COMITÉ TECNICO
DIRECCION
FINANCIERA Y
ADMINISTRATIVA

PROGRAMADORES
DE SOFTWARE
Y TEST
BUCARAMANGA
SERVICIO DE
SOPORTE
SECRETARIA
EJECUTIVO DE
CUENTA BOGOTA

CUENTA MEDELLIN
EJECUTIVO DE
SERVICIOS
MENSAJERO CUENTA
GENERALES
BARRANQUILLA
MAYORDOMO

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Auxiliar de Tecnologías de Información.

Nombre del cargo: AUXILIAR TECNOLOGIAS DE INFORMACION
Cargo jefe Inmediato: Coordinación Soporte de Tecnologías de la Información
Objetivo del cargo: Servir de enlace entre los usuarios de las diferentes áreas de la compañía y el
área de tecnologías de información.
PERFIL DEL CARGO
Funciones
Asegurar que los sistemas de información que están en producción en la organización satisfacen las
necesidades de los diferentes usuarios en las diferentes áreas de la compañía.
Documentar los cambios en arquitectura de TI:
 Red de cableado estructurado
 Red de telecomunicaciones
 Equipos activos y pasivos de red
 Circuito cerrado de televisión
 Control de acceso físico a las instalaciones
 Control de acceso lógico a los sistemas de información en producción
Mantener actualizados los parches de los sistemas operativos de servidor y de los sistemas
operativos clientes.
Controlar la administración del software corporativo, licencias y antivirus instalados en los equipos
de la compañía
Dar soporte técnico a la arquitectura de hardware y software en producción dentro de la compañía.
Elaborar el registro de entradas y salidas físicas de equipos portátiles de la compañía.

Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo a la arquitectura de hardware y software en
producción de la compañía.
Capacitar a los usuarios de la compañía en el uso del pc, cuando sea necesario.

Ejecutar la gestión de capacidad de la arquitectura de TI, con el fin de informar las posibles
necesidades futuras para que sean incorporadas o tenidas en cuenta en el presupuesto de la
organización.
gerencia.
Responsabilidades
Verificar la aplicación de las políticas de seguridad de la información.

Notificar al coordinador de soporte de tecnologías de la información acerca de las violaciones de las
políticas de seguridad de la información.
Gestionar los incidentes de seguridad de la información.

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Mantener la hoja de vida del hardware y software de la organización.
Mantener contacto con grupos de interés especial relacionados con seguridad de la información.

Notificar al coordinador de soporte de tecnologías de la información y comité de seguridad de la
información acerca de las violaciones de las políticas de seguridad de la información.
Autoridad: No Tiene Autoridad

Educación: Técnico, Tecnólogo o estudiante de carreras de hardware o sistemas.
Formación: Conocimientos en redes – Conocimientos en estructura de hardware – Conocimientos
en licenciamiento
Experiencia: 6 meses en cargos similares
Habilidades: Capacidad crítica – Análisis y resolución de problemas – Escucha activa –
Computación – Análisis de sistemas – Programación – Trabajo en equipo – Atención al cliente –
escrita – Control – Iniciativa – Adaptabilidad – Flexibilidad – Niveles de trabajo – Sensibilidad
organizacional - Sociabilidad
Niveles
Bajo Medio Alto
Trabajo en equipo X
Esfuerzo Físico: Es necesario un esfuerzo medio muscular
Riesgos: Mecánico, Carga física, Ergonómico, Psicosocial, Eléctrico

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FINANCIERA Y
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DE SOFTWARE
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SERVICIO DE
SOPORTE
SECRETARIA
EJECUTIVO DE
CUENTA BOGOTA

CUENTA MEDELLIN
EJECUTIVO DE
SERVICIOS
MENSAJERO CUENTA
GENERALES
BARRANQUILLA
MAYORDOMO

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Secretaria

Nombre del cargo: SECRETARIA
Cargo jefe Inmediato: Dirección Financiera y administrativa / Coordinación Bogotá
Objetivo del cargo: Brindar soporte operativo en los procesos desarrollados por el departamento
administrativo y financiero, con el fin de asistir en las actividades secretariales.
PERFIL DEL CARGO
Funciones
Organizar y archivar los documentos generados y recibidos por la compañía haciendo uso de las
técnicas y reglamentaciones establecidas, con el objeto de facilitar la obtención de información de
manera oportuna
Radicar correctamente la documentación recibida por la compañía.
Atención de las solicitudes del cliente las cuales van a ser redirigidas al área de soporte técnico.
Planear y controlar la agenda la gerencia general, el comité administrativo y del mensajero.
Controlar y reportar los movimientos diarios de la caja general en la ciudad de Bucaramanga.
Elaborar el informe de cuentas por pagar diariamente de la ciudad de Bucaramanga.
Verificar y archivar la correcta radicación de la facturación mensual.
Aplicar la documentación del S.G.C. (procedimientos, instructivos, planes, manuales, entre otros)
Generar acciones correctivas, acciones preventivas y acciones de mejora
Archivar la comunicación interna, externa, actas, etc.
Elaborar las cartas para entidades, terceros o clientes cuando se requiera
Llevar la agenda diaria de visitas y citas de la alta gerencia
Transmitir llamadas al personal de la oficina
Tramitar documentos a otras oficinas

Cumplir con el procedimiento de Pagos y Coordinación física de recaudo de cartera establecido por
la compañía
Participar activamente en sensibilizaciones, capacitaciones y/o entrenamientos programados por la
empresa
Promover el mejoramiento continuo en la organización

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gerencia
Responsabilidades


y superiores

Notificar a su jefe inmediato acerca de las violaciones de las políticas de seguridad de la
información.
Educación: CAP Sena/ Estudiante, Técnico o Tecnólogo en secretariado y/o Carreras
Administrativas
Habilidades: Computación – Trabajo en equipo – Comunicación escrita – Control – Iniciativa –
Adaptabilidad
Niveles
Bajo Medio Alto
Trabajo en equipo X
Responsabilidad por información: Tiene acceso información de procesos administrativos y
financieros

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de campo
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PRESIDENTE
REVISORIA FISCAL

COMITÉ TECNICO
DIRECCION
FINANCIERA Y
ADMINISTRATIVA

PROGRAMADORES
DE SOFTWARE
Y TEST
BUCARAMANGA
SERVICIO DE
SOPORTE
SECRETARIA
EJECUTIVO DE
CUENTA BOGOTA

CUENTA MEDELLIN
EJECUTIVO DE
SERVICIOS
MENSAJERO CUENTA
GENERALES
BARRANQUILLA
MAYORDOMO

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Servicio al Cliente

Nombre del cargo: SERVICIO AL CLIENTE
Cargo jefe Inmediato: Coordinación Bogotá
Objetivo del cargo: Brindar apoyo al cliente en procesos de adquisición, venta y post venta del
producto y servicio de la compañía, con el fin de garantizar atención oportuna en la prestación del
servicio al igual que en la resolución de peticiones, quejas y reclamos.
PERFIL DEL CARGO
Funciones
Atender cortésmente el teléfono, gestando una buena imagen de la Organización

Llevar control a las llamadas no atendidas y dar oportunamente el mensaje al departamento
respectivo
Recibir y enviar fax y correspondencia
Recepcionar y redirigir las peticiones, quejas y reclamos al departamento de Gestión Jurídica

Elaborar el informe semanal de las llamadas atendidas y asignadas a cada departamento de la
compañía
Registrar en el CCP el ingreso de las llamadas de los clientes
gerencia
Responsabilidades



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y superiores

Educación: Técnico/Tecnólogo en comercio y/o servicio al cliente y/o áreas administrativas
Habilidades: Análisis y resolución de problemas – Escucha activa – Computación – Trabajo en
equipo – Atención al cliente – Tolerancia al estrés – Comunicación verbal y no verbal persuasiva –
Iniciativa – Adaptabilidad
Niveles
Bajo Medio Alto
Trabajo en equipo X

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SERVICIO DE
SOPORTE
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EJECUTIVO DE
CUENTA BOGOTA

CUENTA MEDELLIN
EJECUTIVO DE
SERVICIOS
MENSAJERO CUENTA
GENERALES
BARRANQUILLA
MAYORDOMO

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Mensajero

Nombre del cargo: MENSAJERO
Cargo jefe Inmediato: Secretaria / Coordinación Bogotá
Objetivo del cargo: Recoger y entregar la información, documentos y encomiendas de la
compañía, con el objeto de garantizar la distribución segura y oportuna de los encargos.
PERFIL DEL CARGO
Funciones
Ejecutar los procesos administrativos del departamento correspondiente aplicando las normas y
procedimientos definidos
Realizar transacciones Bancarias (consignaciones)
Radicación de facturas
Recoger los pagos generados por los clientes de la compañía

Radicación de comunicados y documentos
Pago de servicios públicos, impuestos y demás trámites relacionados con mensajería
Realizar las compras solicitadas por su jefe inmediato

Recibir y organizar los documentos entregados por la secretaria y comunicar cuando la diligencia no
es efectuada por razones ajenas a su voluntad
Comunicar oportunamente los motivos por los cuales no se logra el cumplimiento de una labor
asignada
Presentar la legalización de la planilla de transportes semanalmente
Rendir verbalmente a su jefe inmediato un informe diario sobre el cumplimiento de las labores
asignadas
gerencia
Responsabilidades
Custodiar de forma correcta los cheques que se le entreguen ya sea por los clientes o la compañía

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MANUAL DE FUNCIONES

y superiores

Educación: Básica primaria/ Bachiller
Formación: N.A.
Experiencia: No es requerida
Habilidades: Trabajo en equipo – Planificación y organización – Iniciativa – Adaptabilidad
Niveles
Bajo Medio Alto
Trabajo en equipo X
Responsabilidad por información: Tiene poco acceso a información de la organización
Responsabilidad por materiales equipos y valores: Tiene a cargo equipo de comunicación
Esfuerzo Físico: Es necesario el esfuerzo medio muscular
Condiciones de Trabajo: Se contempla un riesgo medio por desplazamientos a realizar funciones
fuera de las instalaciones de la organización
Riesgos: Mecánico, Carga física, Ergonómico, Psicosocial, Publico – Transito

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SERVICIO DE
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EJECUTIVO DE
CUENTA BOGOTA

CUENTA MEDELLIN
EJECUTIVO DE
SERVICIOS
MENSAJERO CUENTA
GENERALES
BARRANQUILLA
MAYORDOMO

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MANUAL DE FUNCIONES
Practicante

Nombre del cargo: PRACTICANTE
Objetivo del cargo: Cumplir con las funciones delegadas para apoyar los procesos de la compañía
y la eficaz ejecución de los mismos.
PERFIL DEL CARGO
Funciones
Ejecutar los procesos del departamento correspondiente aplicando las normas y procedimientos
definidos
Atención y asesoría al cliente cuando sea requerido
Apoyo a las diferentes áreas en los procesos que sean afines a su carrera
gerencia
Responsabilidades


y superiores

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MANUAL DE FUNCIONES

Educación: Estudiante Sena o universitario en periodo de pasantías o prácticas profesionales
Formación: N.A.
Experiencia: No es requerida
Habilidades: Computación – Trabajo en equipo – Iniciativa – Adaptabilidad
Niveles
Bajo Medio Alto
Trabajo en equipo X
Responsabilidad por información: Tiene acceso información de procesos administrativos
de campo

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DE SOFTWARE
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SERVICIO DE
SOPORTE
SECRETARIA
EJECUTIVO DE
CUENTA BOGOTA

CUENTA MEDELLIN
EJECUTIVO DE
SERVICIOS
MENSAJERO CUENTA
GENERALES
BARRANQUILLA
MAYORDOMO

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MANUAL DE FUNCIONES
Servicios Generales

Nombre del cargo: SERVICIOS GENERALES
Cargo jefe Inmediato: Directora Financiera y Administrativa
Objetivo del cargo: Realizar las labores de aseo, limpieza y cafetería, para brindar comodidad a los
empleados en los sitios de trabajo del área a la cual están prestando los servicios.
PERFIL DEL CARGO
Funciones
Mantener en orden las oficinas, baños y zonas comunes de la compañía
Brindar atención a las personas que lleguen a las instalaciones en cuanto al servicio de bebidas
Llevar un control adecuado de los elementos de aseo entregados para el cumplimiento de sus
labores
Realizar la solicitud de útiles de aseo para su suministro con anterioridad a que se agoten o cuando
llegaren a faltar al departamento administrativo y financiero
Responsabilidades

trabajo
No prestar directa o indirectamente servicios laborales a otros empleadores, ni a trabajar por cuenta
propia en el mismo oficio
y superiores
Portar correctamente la dotación, implementos de seguridad, carnet de identificación y ARL
suministrados por la compañía
Formación: N.A
Habilidades: Honestidad, confiabilidad, lealtad, buenos modales y costumbres, discreción, respeto,
cordialidad, servicial, puntualidad, creatividad, habilidades sociales, diplomacia y tacto
Niveles
Bajo Medio Alto

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MANUAL DE FUNCIONES
Trabajo en equipo X
Responsabilidad por materiales equipos y valores: No tiene a cargo equipos
Esfuerzo Físico: Es necesario el esfuerzo alto muscular
Condiciones de Trabajo: Se contempla un riesgo alto por actividades de esfuerzo físico
Riesgos: Mecánico, Carga física, Ergonómico, Psicosocial, Publico – Transito, Químico
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ADMINISTRATIVA

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DE SOFTWARE
Y TEST
BUCARAMANGA
SERVICIO DE
SOPORTE
SECRETARIA
EJECUTIVO DE
CUENTA BOGOTA

CUENTA MEDELLIN
EJECUTIVO DE
SERVICIOS
MENSAJERO CUENTA
GENERALES
BARRANQUILLA
MAYORDOMO

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MANUAL DE FUNCIONES
Mayordomo

Nombre del cargo: MAYORDOMO
Cargo jefe Inmediato: Directora Financiera y Administrativa
Objetivo del cargo: Realizar las actividades operativas y productivas que requiera la finca para su
adecuado funcionamiento y el cumplimiento de los objetivos de la misma.
PERFIL DEL CARGO
Funciones
Control del mantenimiento y pintura de los muebles e inmueble de la finca y de las instalaciones en
general, las reparaciones que fueran necesarias.
Control de seguridad de la finca, supervisando la entrada de cualquier persona extraña dando aviso
de las visitas que se reciban e identificándolas, para informarlas a la dirección financiera y
administrativa
Cuidar y mantener en perfecto estado de conservación las maquinas, útiles y otros bienes de la
finca.
Cuidar y dar buen uso de las herramientas que como elementos de trabajo se le confían y se le
suministran por parte de la compañía
Cuidar de forma permanente y juiciosa de los diferentes animales, debiéndoles proporcionar su

alimento, agua y efectuar los cambios de potreros y sus arreglos.
Realizar el registro de los diferentes productos agrícolas que se den en la finca.
Efectuar el cuidado general de la finca para lo cual, además de comprometerse en su cuidado para
su normal y total conservación, deberá guadañar y fumigar, al igual respecto de la vigilancia que
demanda en cuidado de los cultivos (deshojar, decepar, apuntalar, podar, fumigar)
Realizar el cuidado de las plantas ornamentales y la huerta en general
Recoger, recolectar y alistar los diferentes productos agrícolas que en las visitas que el empleador
efectuare y decida traer
Cumplir debidamente las órdenes, instrucciones y directrices que le imparta la compañía a través de
la persona designada
Supervisar todas las tareas del hogar y mantenimiento, ya sean de carácter preventivo o correctivo
Control de aseo cuidadoso total de la finca, cuidado de los jardines, aseo y mantención de los
servicios higiénicos y de los baños de la finca, de las llaves, conductos de agua, de gas, de
iluminación y energía eléctrica
Mantener un registro del ingreso y salida de ganado

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Garantizar con su gestión la seguridad y bienestar de las personas que ingresan a la finca de la
compañía
Supervisar las tareas diarias que se le asignen a los jornales
Comunicar oportunamente a la compañía las actividades pendientes a ejecutar
Realizar la limpieza general exterior e interior de la finca, pasillos de hormigones y tareas de esa
misma naturaleza
Controlar y solicitar los alimentos para los animales
Realizar el mantenimiento en general; tales como limpieza de filtros de aparatos, paisajismo, entre
otras
Reparar artefactos menores que no requieren el llamado de un profesional
Encargarse del inventario y suministro de la finca
Responsabilidades
Al observar cualquier anomalía que constate de cualquier especie y que entrañe cualquier peligro,
deberá dar cuenta inmediata a la compañía
Cumplir íntegramente la jornada de trabajo
No laborar por cuenta propia o a otro empleador en el mismo oficio, mientras esté vigente el contrato
de trabajo.
En caso de inasistencia al trabajo por enfermedad, deberá justificarla con la incapacidad médica
dentro del plazo establecido, desde que deja de asistir.
Avisar con suficiente antelación la salida que necesariamente deberá efectuar de la finca, o por
imponderables que pudiesen surgir
Portar correctamente la dotación, implementos de seguridad, carnet de identificación y ARL
suministrados por la compañía
Formación: Conocimiento en áreas agrícolas
Experiencia: Experiencia de dos años en administración de fincas
Habilidades: Honestidad, confiabilidad, lealtad, buenos modales y costumbres, discreción, respeto,
cordialidad, servicial, puntualidad, creatividad, habilidades sociales, diplomacia y tacto
Niveles
Bajo Medio Alto
Trabajo en equipo X

Jurídica Jurídica
MANUAL DE FUNCIONES
Responsabilidad por materiales equipos y valores: Tiene a cargo equipo de comunicación

Esfuerzo Físico: Es necesario el esfuerzo alto muscular
Condiciones de Trabajo: Se contempla un riesgo alto por actividades de esfuerzo físico
Riesgos: Mecánico, Carga física, Ergonómico, Psicosocial, Biológico
JUNTA DIRECTIVA
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REVISORIA FISCAL

COMITÉ TECNICO
DIRECCION
FINANCIERA Y
ADMINISTRATIVA

PROGRAMADORES
DE SOFTWARE
Y TEST
BUCARAMANGA
SERVICIO DE
SOPORTE
SECRETARIA
EJECUTIVO DE
CUENTA BOGOTA

CUENTA MEDELLIN
EJECUTIVO DE
SERVICIOS
MENSAJERO CUENTA
GENERALES
BARRANQUILLA
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Jurídica Jurídica

01 - MANUAL DE FUNCIONES - Version 2 ALFRESCO

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MANUAL DE FUNCIONES

Código: MA-GTH-001 Versión: 3 Fecha de Aprobación: 05 Noviembre de 2015 Pág. 1 de 112

Numero de Versión Descripción del cambio Fecha de Aprobación

Revisado Por: Gerencia General y Aprobado Por: Gerencia General y

Código: MA-GTH-001 Versión: 3 Fecha de Aprobación: 05 Noviembre de 2015 Pág. 2 de 112

Revisado Por: Gerencia General y Aprobado Por: Gerencia General y

Código: MA-GTH-001 Versión: 3 Fecha de Aprobación: 05 Noviembre de 2015 Pág. 3 de 112

Uno de los objetivos estratégicos de SISTEMAS COMERCIALES SYSCOM S.A. es el de

El presente MANUAL DE FUNCIONES establece claramente la información de los cargos que

Revisado Por: Gerencia General y Aprobado Por: Gerencia General y

Código: MA-GTH-001 Versión: 3 Fecha de Aprobación: 05 Noviembre de 2015 Pág. 4 de 112

Cargo: Es el conjunto de funciones y tareas realizadas periódicamente que ocupan un lugar

Función: Es el conjunto de tareas que la persona realiza de manera repetitiva y sistemática.

Manual de Funciones: Recopila la información de un cargo que se obtiene de su análisis y

Revisado Por: Gerencia General y Aprobado Por: Gerencia General y

Código: MA-GTH-001 Versión: 3 Fecha de Aprobación: 05 Noviembre de 2015 Pág. 5 de 112

COMITÉ GERENCIA GENERAL MEJORAMIENTO

COORDINACIÓN COORDINACIÓN COORDINACIÓN ANALISIS DE

MENSAJERO COORDINACIÓN COORDINACIÓN COORDINACIÓN ASESORIA

ASESOR NIVEL 3 ASESOR NIVEL 3 ASESOR NIVEL 3 ASESOR NIVEL 3

ASESOR NIVEL 2 ASESOR NIVEL 2 ASESOR NIVEL 2 ASESOR NIVEL 2

ASESOR NIVEL 1 ASESOR NIVEL 1 ASESOR NIVEL 1 ASESOR NIVEL 1

ASESOR NIVEL 0 ASESOR NIVEL 0 ASESOR NIVEL 0 ASESOR NIVEL 0

Revisado Por: Gerencia General y Aprobado Por: Gerencia General y

Código: MA-GTH-001 Versión: 3 Fecha de Aprobación: 05 Noviembre de 2015 Pág. 6 de 112

2.1. JUNTA DIRECTIVA.

 Ejecutar y reglamentar las políticas trazadas por la asamblea de accionistas

2.2. COMITÉ ADMINISTRATIVO

Es el encargado de controlar todas las actividades administrativas y financieras de la

Sus funciones son las siguientes:

Revisado Por: Gerencia General y Aprobado Por: Gerencia General y

Código: MA-GTH-001 Versión: 3 Fecha de Aprobación: 05 Noviembre de 2015 Pág. 7 de 112

 Planear, dirigir, coordinar y controlar las políticas financieras de la compañía en el corto

2.3. COMITÉ TÉCNICO

Es el encargado de controlar todas las actividades de diseño y desarrollo, soporte y tecnologías

Sus funciones son las siguientes:

 Establecer metodologías, sistemas de análisis, procedimientos de supervisión de

Sus responsabilidades son las siguientes:

Revisado Por: Gerencia General y Aprobado Por: Gerencia General y

Código: MA-GTH-001 Versión: 3 Fecha de Aprobación: 05 Noviembre de 2015 Pág. 8 de 112

SISTEMAS COMERCIALES SYSCOM S.A. define los siguientes departamentos:

 Departamento Financiero y Administrativo

Revisado Por: Gerencia General y Aprobado Por: Gerencia General y

Código: MA-GTH-001 Versión: 3 Fecha de Aprobación: 05 Noviembre de 2015 Pág. 9 de 112

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

PERFIL DEL CARGO

Ejecutar y reglamentar las políticas trazadas por la asamblea de accionistas

Designar al representante legal de la sociedad e indicarle su remuneración.

Servir de órgano consultor de la representación legal

Crear los cargos de administración que estime convenientes y establecerles su remuneración

Aprobar el establecimiento de agencias o sucursales, dentro o fuera del país.

Revisado Por: Gerencia General y Aprobado Por: Gerencia General y

Código: MA-GTH-001 Versión: 3 Fecha de Aprobación: 05 Noviembre de 2015 Pág. 10 de 112

Velar por el cumplimiento de lo aprobado en la asamblea anual o extraordinaria.

Aplicar mejora continua a las actividades de su proceso

Velar por el buen uso de los equipos de trabajo asignados a su cargo

Cumplir con las actividades planeadas en el Programa de seguridad y salud en el trabajo

Portar correctamente el carnet de identificación y ARL suministrados por la compañía

Revisado Por: Gerencia General y Aprobado Por: Gerencia General y

Código: MA-GTH-001 Versión: 3 Fecha de Aprobación: 05 Noviembre de 2015 Pág. 11 de 112

Responsabilidad por información: Tiene información confidencial, ya que influye en el

COMITÉ GERENCIA GENERAL MEJORAMIENTO

COORDINACIÓN COORDINACIÓN COORDINACIÓN ANALISIS DE

MENSAJERO COORDINACIÓN COORDINACIÓN COORDINACIÓN ASESORIA