Brilliant Project Management

Ensayo 2 Capitulo 4

Gerencia de Proyectos
Universidad ECCI Bogotá

UNIVERSIDAD ECCI
POSGRADOS – Ciclo del Posgrado
Gerencia de Proyectos
Bogotá D.C Noviembre, 2019

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 Brilliant Project Management
Ensayo 2 Capitulo 4

Yohana Alexandra Ramírez Ramirez

Código 84509

Gerencia de Proyectos

Dr. William Andrés Nieto León

Docente.

UNIVERSIDAD ECCI
POSGRADOS – Ciclo del Posgrado
Gerencia de Proyectos

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Bogotá D.C Septiembre, 2019

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 Tabla de Contenido

Entregando calidad..................................................................................................................4
Referencias............................................................................................................................18

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 Entregando calidad

En la excelencia de proyectos en las organizaciones de acuerdo a lo que expresa Paola L. Díaz

en la Serie de gerencia para el desarrollo –pm4dev la calidad es el proceso que asegura que

todas las actividades necesarias para diseñar, planificar e implementar un proyecto tengan

efectividad y eficacia con respecto al objetivo y misión de la organización.

La gerencia de la calidad es un proceso continuo que empieza y termina con el proyecto,

desde que inicia hasta los últimos pasos en la fase de cierre. Se enfoca en la satisfacción de

los interesados en el proyecto mediante mejora continua a los procesos y asegurándose que

alcanzará las necesidades y expectativas. La calidad radica en el producto o servicio, persigue

alcanzar los objetivos y los beneficiarios para que puedan ser usados como se planifico

inicialmente.

Esta característica puede ser medida mediante el conteo de fallas y defectos después de que se

usa el producto o servicio. La alta calidad corresponde a un proceso óptimo y se refleja en el

alcance, cronograma y presupuesto.

La gerencia de la calidad es la habilidad de anticipar situaciones y preparar acciones que

ayudarán a obtener los resultados esperados. La meta es la eliminación de defectos a través de

la generación de planes de acción que aseguren que el equipo del proyecto tenga el mismo

horizonte.

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La organización requiere la entrega oportuna de la información necesaria para la toma de

decisiones, o conformidad con los estándares internacionales o locales de calidad reconocida

que definen las áreas técnicas del proyecto.

Características de Calidad

Las características de calidad se relacionan con las medidas y métodos de un producto o

servicio. Algunas características de calidad son:

• Funcionalidad es el grado, por el cual un equipo o herramienta ejecuta su función prevista.

• Ejecución, es la forma en que un producto o servicio se ejecuta o utiliza según su uso.

• Confiabilidad, es la capacidad de un servicio o producto para funcionar bajo condiciones

normales sin fallas.

• Importancia, es la característica de como un producto o servicio alcanza las necesidades

reales de los beneficiarios, debe ser aplicable, y apropiado para su uso o aplicación.

• Puntualidad, como el producto o servicio es entregado a tiempo es una característica

importante para la excelencia de la organización.

• Conveniencia, define el uso, su apropiada y correcta función.

• Completa, la calidad de que el servicio es completo. Jornadas de entrenamiento tienen que

ser cumplidas e incluyen todos los materiales para construir una habilidad o conocimiento

para la organización.

• Consistencia, los servicios son entregados según el proceso estandarizado para cada

beneficiario.

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Plan de Calidad

Involucra una lista de tareas que serán realizadas durante la fase de implementación del

proyecto, describe los estándares que deben ser seguidos para cumplir los requisitos

establecidos, las condiciones de los servicios y bienes para satisfacer las necesidades de los

interesados. El procedimiento para asegurar que los estándares de calidad y los pasos para

monitorear, controlar la calidad y el proceso de aprobación para hacer cambios pertinentes

que se ajusten a las necesidades de la organización.

Aseguramiento de la calidad

Es la actividad de tener evidencias para promover la confianza entre los interesados en el

proyecto y que las actividades de calidad se están ejecutando positivamente y las actividades

planificadas están realizándose para establecer la confianza en un producto o servicio.

El aseguramiento de la calidad no solo se realiza para los productos y servicios para el

proyecto sino también procesos y procedimientos utilizados para dirigir el mismo, lo que

incluye herramientas, técnicas y metodologías para manejar el alcance, cronograma,

presupuesto y calidad. Es un enfoque para obtener estándares de calidad tiene que planificarse

desde las etapas iniciales del proyecto, con medidas puntuales para cada etapa.

Auditorias de Calidad

Son revisiones estructuradas de las actividades de la gerencia de calidad que ayudan a

identificar las lecciones aprendidas que sirven para mejorar ejecución de las actividades del

proyecto. Son realizadas por el personal del proyecto o consultores en áreas específicas.

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Los cuatro pasos del aseguramiento de la calidad son:

• Planificar: Establecer los objetivos y procesos para entregar los resultados deseados.

• Hacer: Implementar el proceso

• Verificar: Monitorear y evaluar el proceso evaluando los resultados y los objetivos.

• Actuar: Aplicar planes de acción para corregir las oportunidades de mejora.

Control de calidad

Es el proceso que monitorea los resultados de proyectos para determinar si están con los

estándares e identifica las oportunidades de mejora y para su mejora se generan planes de

acción con responsables y fechas de ejecución. El control es el monitoreo de los resultados

del proyecto para determinar si alcanzan los estándares de calidad y las expectativas de los

interesados en el proyecto.

Los elementos del control de calidad son:

• Aceptación: ocurre después de evaluar el producto o servicio si cumple con los

requerimientos y los procedimientos establecidos.

• Reproceso: es la acción tomada para hacer que el producto o servicio rechazado tenga

conformidad con los requerimientos, especificaciones de calidad.

• Ajustes: corregir los pasos necesarios para prevenir problemas de calidad mayores o

defectos basados con base en mediciones de control de calidad.

Existen algunas herramientas que pueden ser utilizadas para controlar la calidad en un

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proyecto, estas son el diagrama Causa y Efecto, graficas de Pareto y gráficos de control.

Mejoras de la calidad

Es la aplicación de métodos y herramientas entre los niveles de calidad actuales y los

esperados mediante el manejo de las debilidades y fortalezas de la organizacion para mejorar

o rediseñar los procesos del proyecto.

Los cuatro pasos en la mejora de la calidad:

• Identificar lo que se quiere mejorar el proyecto, utilizando los datos encontrados en el

proceso de control de calidad, identifica las áreas de la organización que necesitan tener

mejoras.

• Analizar el problema, el equipo investiga las causas del problema y sus consecuencias para

el proyecto.

• Desarrollar soluciones que puedan mejorar el problema, lluvia de ideas del equipo que

incidan el presupuesto y cronograma del proyecto.

• Evaluar e implementar las soluciones. El equipo puede decidir evaluar la solución para

verificar si es capaz de solucionar el problema, una vez que confirma que la solución es una

alternativa viable, entonces se procede a implementar la solución.

Costo de la Calidad

La baja calidad

Es el desperdicio, errores, o fallas que ocurren al tratar de satisfacer los requerimientos del

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proyecto. Los costos de la baja calidad pueden ser clasificados en tres categorías, costos de

prevención, de valoración y de fallas:

• Costos de Prevención: Estos son costos planificados de una organización.

• Costos de Valoración: Estos incluyen los costos de revisión, verificación o evaluación de

un producto o servicio durante el proceso de entrega.

• Costos de Fallas: Un proyecto incurre en estos costos porque el producto o servicio no

alcanzó los requerimientos y tiene que ser mejorado o reemplazado, o el servicio tiene que ser

repetido.

Modelos de Madurez

El modelo incluye un método para establecer los niveles de madurez del proyecto para

determinar las mejoras requeridas para aumentar la capacidad del proyecto. El nivel adecuado

de madurez que organización debe tener es determinado durante una evaluación por un

equipo profesional de consultoría de gerencia de proyectos.

La madurez de la calidad del proyecto usualmente consiste de niveles:

• Nivel 1. Nivel informal, no existen procesos definidos para las prácticas o estándares de

calidad. La organización puede estar en las etapas iniciales de consideración de cómo los

proyectos deben definir la calidad, pero la mayoría de esfuerzos son informales.

• Nivel 2. Nivel definido, la organización ha definido algunos estándares básicos de calidad y

políticas de calidad del proyecto que están siendo adoptadas.

• Nivel 3. Nivel repetible, el proceso de calidad está bien documentado y es un estándar

organizacional. Todos los proyectos están usándolo y produciendo resultados consistentes.

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• Nivel 4. Nivel controlado, todos los proyectos se les requiere usar procesos estándares de

planificación de la calidad. La organización tiene una unidad o roles que coordinan los

estándares de calidad y aseguramiento, y las auditorias de calidad se realizan frecuentemente.

• Nivel 5. Nivel optimizado, el proceso de calidad incluye lineamientos para la

retroalimentación de las mejoras al proceso. Se utilizan medidas como criterios claves para

las decisiones de calidad.

La meta es mejorar en base a las lecciones aprendidas y a las nuevas perspectivas provistas

por el proyecto. Para implementar mejoras continuas, es necesario tener una cultura de

reflexión que permita al equipo del proyecto aprender de las oportunidades de mejora.

El Director de Proyecto transforma las expectativas del cliente en requisitos: un aspecto

crítico es el convertir necesidades en requerimientos a través de la gestión del alcance en el

Proyecto. La satisfacción del cliente del Proyecto exige conformidad con los requisitos. El

Proyecto debe producir el producto, servicio o resultado deseado y exigido por el cliente.

La responsabilidad final de la calidad del proyecto es de:

A. El Cliente

B. El departamento de control de calidad

C. El Gerente del Proyecto

D. La alta gerencia

E. Todos los involucrados en el proyecto

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Nuestro principal cliente es el personal. En la medida en que sepamos motivar a nuestro

personal, dirigiéndolo para que tengan una motivación intrínseca en el trabajo, lograremos la

mejora de la calidad. No es posible que un proyecto sea exitoso, sin que haya éxito personal.

Calidad gerencial

Puede hablarse de una gerencia y/o supervisión de alta calidad cuando a partir del ejercicio

administrativo y/o supervisor. Tiene un alcance más amplio e incluye el hecho de que el

directivo sea capaz de ser efectivo en su gestión para obtener resultados.

El Director de Proyecto debe:

 Recomendar mejoras en los procesos y políticas de calidad

 Establecer métricas para medir la calidad

 Revisar la calidad antes de finalizar el entregable

 Evaluar el impacto en la calidad cada vez que cambia el alcance, tiempo, costo,

riesgos y recursos.

 Destinar tiempo para realizar mejoras de calidad

 Asegurar que se utilice el control integrado de cambios

En la actualidad existen herramientas que permiten conocer la calidad de gestión que está

alcanzando una persona en circunstancias concretas y en un momento específico. No nos

referimos a los resultados alcanzados por esa persona (variable cuantitativa o Evaluación del

desempeño), sino a cómo está consiguiendo esos resultados (variable cualitativa o calidad de

su gestión).
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El análisis para lograrlo debe basarse sobre las tres dimensiones esenciales que configuran a

un equipo de dirección de rendimiento:

A. Nivel alcanzado en competencias directivas (visión de negocio, dirección de equipos, etc.)

B. Nivel de compromiso con el proyecto y la empresa.

C. Nivel de sinergia que se alcanza en ese equipo de dirección.

Todo ello nos permite: analizar, diagnosticar y calificar el nivel de calidad directiva con el

que cuenta dicha empresa.

Y en ello resulta importante tener presente varias dimensiones:

Los resultados medibles deben ser logrados al interior de la organización, en términos de:

Satisfacción laboral, disciplina, integración del equipo, desarrollo del equipo de trabajo,

atención integral a las personas, imagen e identidad grupal y organizacional, gestión del

conocimiento, gestión de la calidad, rentabilidad, eficiencia, responsabilidad social

corporativa, entre otros.

Los resultados medibles deben ser logrados en el entorno externo de la organización, en

términos de:

Cuota o participación de mercado, fidelización de clientes, captación de nuevos clientes,

índice de retorno de clientes, satisfacción de clientes, responsabilidad social corporativa,

imagen ante los públicos externos, competitividad, sostenibilidad, entre otros.

Los resultados medibles deben ser logrados en el propio desarrollo personal y profesional del

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directivo, en términos de:

Capacitación para el puesto actual, desarrollo orientado a futuros puestos, nivel de motivación

por la tarea, calidad de las relaciones humanas, enfoque y priorización de lo importante,

capacidad de solución de problemas y toma de decisiones, realización personal, entre otros.

La gestión de la calidad del Proyecto requiere considerar: las características del producto

final + la calidad de los procesos productivos a realizar + la de los procesos de dirección del

Proyecto.

Con los Proyectos buscamos la satisfacción del cliente: lo más importante aquí es entender

que los requisitos del alcance del Proyecto deben ser revisados desde el punto de vista de la

satisfacción del cliente del Proyecto.

El éxito requiere la participación de todos los miembros del equipo de Proyecto, pero se debe

proporcionar todos los recursos necesarios para lograr dicho éxito es responsabilidad de la

dirección. Radica en cumplir la calidad en el plazo, no superando el presupuesto y

consiguiendo el alcance en la forma consensuada con el cliente.

Fases de la Gestión de la calidad del proyecto

1. Planificación de la calidad

Se hace en la primera fase del proyecto. En él han de establecerse las normas, variables y

factores que regirán los procesos, tareas, actividades y proyectos de la organización. Permite

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establecer los plazos y procedimientos de los controles de calidad del proyecto para que se

ajuste a las exigencias y a los objetivos previstos.

2. Garantía de calidad

Se trata de hacer una supervisión para comprobar que el plan se ajusta al propósito que nos

habíamos planteado, y para ello hay que controlar que todas las tareas y actividades cumplan

con los requisitos marcados.

3. Control de calidad

Se lleva a cabo por parte del propio equipo que trabaja en esa fase, proceso, tarea o actividad.

4. Mejora continua

Es conveniente involucrar a todas las partes interesadas en los controles de calidad para poder

rectificar y efectuar desviaciones con respecto a la planificación inicial, si la satisfacción con

el progreso es baja.

Factores clave en la gestión de proyectos

Existen una serie de factores que van a influir de manera decisiva en su éxito. Estos factores

son

 Las personas:

Son el factor más importante y el recurso más valioso en la gestión de cualquier proyecto.

Tanto a nivel interno como a nivel externo, las personas son el eje central. Un buen líder debe

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de tener siempre presente la calidad de él y su equipo de trabajo son la clave para la

excelencia operacional.

 Los objetivos:

Todo proyecto debe tener definidos unos objetivos, que muchos autores han denominado

como M.A.R.T.E. medibles, alcanzables, realistas, temporalizados y específicos. La

consecución de todos ellos tiene como eje central la calidad.

 La metodología:

Debe tener como pilar fundamental la gestión de la calidad. Ésta nos conducirá una mejora

continua en nuestros procesos. La metodología escogida es importante adaptarla las

necesidades de la organización.

 El presupuesto:

Es el documento guía de nuestro proyecto. Es importante elaborar presupuestos realistas y

detallados, pero a la vez claros y concisos. Es una herramienta de gestión para hacer

seguimiento de los objetivos a lo largo del tiempo y establecer prioridades. Es algo

imprescindible en la vida de cualquier proyecto. La rentabilidad ésta determinará la viabilidad

del proyecto.

 El tiempo:

En la gestión de proyectos es un aspecto crítico, el tiempo se traduce en dinero. Respecto a

los plazos debemos ser estrictos y cumplirlos.

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 Referencias

Begnedji Gladys g. Planificar-la-gestión-de-la-calidad. Project manager. pmp.

Portny, S. E. (2017). Project Management for Dummies (7 ed.). New Jersey: John Wiley
and Sons, Inc.
Pinto, J. K. (2013). Gerencia de Proyectos, como logran una ventaja competitiva.
Bogotá: Pearson.
Diaz Paola. Project Management For Development Organizations. www.pm4dev.com

Estrada.pro. Gerencia y supervisión su efectividad y calidad en las organizaciones

uv-mdap.com. Programa desarrollado para la gestión de la calidad del proyecto

Itmplatform.com. Gestionar la calidad del proyecto el ejemplo de una aseguradora

Uacm123.weebly.com. Gestión en la calidad de proyecto.html

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