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SISTEMA DE COSTO POR PROCESOS PARA LAS ÁREAS GASTRONÓMICAS EN

LAS PLAYAS DE COVEÑAS SUCRE

Carlos Mario Calderón Ortega –

Aniana Patricia Fuenmayor – 52.968.795

Orlando Giraldo – 1.098.628.562

Karina Paola Martínez Cañizares – 1.098.614.223

Raúl de Jesús Paternina – 92545862

Tutor (a): FLOR MANUELA ARIZA

Gestión de los Costos del Proyecto 104002_14

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONÓMICAS Y DE

NEGOCIOS

ESCIALIZACION EN GESTIÓN DE PROYECTOS

Marzo 2020
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Tabla de contenido

INTRODUCCIÓN......................................................................................................................4

JUSTIFICACIÓN.......................................................................................................................5

OBJETIVOS...............................................................................................................................6

Objetivo General:....................................................................................................................6

Objetivos Específicos:.............................................................................................................6

1. TITULO DELPROYECTO: SISTEMA DE COSTO POR PROCESOS PARA LAS

ÁREAS GASTRONÓMICAS EN LAS PLAYAS DE COVEÑAS SUCRE.................................7

2. ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO............................................................7

3.1 Línea base del alcance.................................................................................................12

LINEA BASE PARA EL CONTROL DEL ALCANCE.....................................................12

3.2 EDT (Estructura de desglose del trabajo)....................................................................13

3.3 Herramientas del sistema de costos 16

3.4 Juicio de expertos 16

3.5 Plan de gestión del cronograma de actividades 16

3.6 PLAN DE GESTIÓN DE LOS RIESGOS..................................................................16

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4. FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA.......................................................19

MISIÓN................................................................................................................................19

VISIÓN.................................................................................................................................19

VALORES............................................................................................................................19

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL...................................................................................20

Descripción general de los procesos y las áreas funcionales:...............................................20

5. ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN (POLÍTICAS,

PROCEDIMIENTOS, INFORMACIÓN HISTÓRICA, LECCIONES APRENDIDAS, ENTRE

OTROS)24

6. PLAN PARA LA GESTIÓN DE LOS COSTOS.................................................................26

Desarrollo del presupuesto....................................................................................................31

PROCESOS DE GESTIÓN DE COSTOS...........................................................................32

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INTRODUCCIÓN

El turismo es una de las actividades que mayor crecimiento ha alcanzado en los últimos años.

Nuestro país no es excepción de este crecimiento, logrando un incremento notorio en los años

2018, 2019 y 2020.

Las playas de Coveñas Sucre los turistas del interior del país y del extranjero visitan con

frecuencia nuestras lindas playas, para gozar del mar, sol, arena y degustar una comida exquisita

de pescado y las riquezas del mar.

Esta gran cantidad de turísticos a las playas de Coveñas Sucre nos llevan a preparar ofertas

cada vez más atractivas y a su vez competitivas en el área del golfo de Morrosquillo donde el

turismo es la fuerza de trabajo de los habitantes de este sector.

Estos aspectos requieren que los empresarios turísticos ofrezcan productos atractivos para los

turistas que nos brinda la naturaleza en Coveñas Sucre.

Coveñas Sucre al estar situado geográficamente en el Golfo de Morrosquillo y contar con los

atractivos de la naturaleza para cautivar a cualquier turista, y en el mismo se cambian elementos

de la flora, la fauna, la belleza de los paisajes a lo largo de las playas, constituye de por sí una

invitación para los turistas; por lo tanto, se requiere diseñar un sistema de costo en las áreas de

gastronomía que se ofrece en restaurantes, hoteles cabañas y kioscos de la playa

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JUSTIFICACIÓN

Las diferentes áreas gastronómicas de las playas de Coveñas Sucre no cuentan con un sistema

de costo que permita gestionar y controlar los gastos que se incurren en las mismas, asimismo

necesitan de una información más detallada y suficiente para tomar decisiones oportunas para

mejorar los servicios que se brindan al turista y al cliente.

Proponemos un sistema de costo que se adecúe a las características de las playas de Coveñas

Sucre, para obtener informaciones que permitan mejorar el proceso de toma de decisiones en las

áreas gastronómicas y satisfacción del cliente.

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OBJETIVOS

Objetivo General:

Diseñar un sistema de costo que permita obtener información para el proceso de toma de

decisiones en las áreas gastronómicas de las playas de Coveñas Sucre.

Objetivos Específicos:

Conocer las características del sistema de costo actual de las áreas gastronómicas de las

playas de Coveñas Sucre.

Obtener informaciones que permitan mejorar el proceso de toma de decisiones en las

áreas gastronómicas y satisfacción del cliente

Elaborar una propuesta de un nuevo sistema de costo para las áreas gastronómicas de las

playas de Coveñas Sucre.

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1. TITULO DELPROYECTO: SISTEMA DE COSTO POR PROCESOS PARA LAS

ÁREAS GASTRONÓMICAS EN LAS PLAYAS DE COVEÑAS SUCRE

2. ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

SISTEMA DE COSTO POR PROCESOS PARA LAS ÁREAS

PROYECTO
GASTRONÓMICAS EN LAS PLAYAS DE COVEÑAS SUCRE.

PATROCINADOR Alcaldía de Coveñas Sucre

DIA MES AÑO
Equipo: RAUL 21 02 2020
PREPARADO POR: PATERNINA ALVAREZ
DIA MES AÑO
REVISADO POR: ANIANA FUENMAYOR 24 02 2020
DIA MES AÑO
APROBADO POR: ORLANDO GIRALDO 28 02 2020
BREVE DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO
Las diferentes comidas o áreas gastronómicas de las playas de Coveñas Sucre no cuentan con un sistema
de costo que permita gestionar y controlar los gastos que se incurren en las mismas, asimismo necesitan
de una información más detallada y suficiente para tomar decisiones oportunas para mejorar los servicios
que se brindan al turista y al cliente.
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA PROPÓSITO DEL PROYECTO
ORGANIZACIÓN
Proponemos un sistema de costo que se adecúe
Diseñar un sistema de costo que permita obtener a las características de las playas de Coveñas
información para el proceso de toma de decisiones en Sucre, para obtener informaciones que
las áreas gastronómicas de las playas de Coveñas permitan mejorar el proceso de toma de
Sucre. decisiones en las áreas gastronómicas y
satisfacción del cliente

OBJETIVOS DEL PROYECTO

Conocer las características del sistema de costo actual de las áreas gastronómicas de las playas
de Coveñas Sucre.

Obtener informaciones que permitan mejorar el proceso de toma de decisiones en las áreas
gastronómicas y satisfacción del cliente

Elaborar una propuesta de un nuevo sistema de costo para las áreas gastronómicas de las playas
de Coveñas Sucre
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FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO DEL PROYECTO

El turismo es una de las actividades que mayor crecimiento ha alcanzado en los últimos años. Nuestro
país no es excepción de este crecimiento, logrando un incremento notorio en los años 2018, 2019 y 2020.
Las playas de Coveñas Sucre los turistas del interior del país y del extranjero visitan con frecuencia
nuestras lindas playas, para gozar del mar, sol, arena y degustar una comida exquisita de pescado y las
riquezas del mar.
Esta gran cantidad de turísticos a las playas de Coveñas Sucre nos llevan a preparar ofertas cada vez más
atractivas y a su vez competitivas en el área del golfo de Morrosquillo donde el turismo es la fuerza de
trabajo de los habitantes de este sector.

REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL

Estos aspectos requieren que los empresarios turísticos ofrezcan productos atractivos para los turistas que
nos brinda la naturaleza en Coveñas Sucre.
Coveñas Sucre al estar situado geográficamente en el Golfo de Morrosquillo y contar con los atractivos
de la naturaleza para cautivar a cualquier turista, y en el mismo se cambian elementos de la flora, la
fauna, la belleza de los paisajes a lo largo de las playas, constituye de por sí una invitación para los
turistas; por lo tanto, se requiere diseñar un sistema de costo en las áreas de gastronomía que se ofrece en
restaurantes, hoteles cabañas y kioscos de la playa
EXTENSIÓN Y ALCANCE DEL PROYECTO

FASES DEL PROYECTO PRINCIPALES ENTREGABLES

 Proceso de iniciación
 Proceso de planificación
Fase I Gestión del proyecto
 Plan de gestión de cronograma,
costos, RRHH, comunicaciones,
adquisiciones, calidad, riesgos
 Diseño de investigación
 Caracterización de las playas
Fase II – Diseño
 Análisis de mercadeo
 Análisis de competencia
 Análisis del sistema actual de costos
 Creación de nuevo sistema de costos
Fase III- Implementación
 Elaboración de propuesta de nuevo
sistema de costos
Fase IV – Cierre  Socialización de propuesta de sistema
de costos
 Aplicación de costos
 Documentación y cirre del proyecto
INTERESADOS CLAVES
INTERESADOS INTERNOS INTERESADOS EXTERNOS
1. Alcaldía del municipio de Coveñas 1. Gobernación de Sucre
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2. Hoteleros de Coveñas 2. Oficina Turística del Departamento de Sucre

3. Administradores de restaurantes de Coveñas 3. Autoridades Costeras
4.Administradorers de condominios 4. Ministerio del Transporte y Turismo
5.Administradores de kioscos playeros 5.Ministerio del medio ambiente
6. Administradores de comidas rápidas de mar 6. Turistas nacionales
7. Vendedores de misceláneas 7. Turistas internacionales
RIESGOS
Política de precios de algunos productos – Precios inflexibles
Riesgo de control interno – no contar con un aparato de control interno en cada área de gestión
Riesgo de insolvencia y pérdida de credibilidad crediticia – Insuficiente política de cobros y
pagos. Incumplimiento de contratos con terceros
Insuficiente calidad en los servicios – Falta de profesionalidad en los servicios
Temporada baja del turismo – Disminución de arribo de turista
Insuficiente gestión de venta en las instalaciones turísticas – Poca promoción de algunos
productos dentro de las instalaciones de los hoteles y/o restaurantes
Insuficiencia de la planificación de la capacidad – Inadecuado nivel de recursos internos y
externos que permita atender y satisfacer las necesidades de los hoteles y/o restaurantes – No
medir la capacidad.
Suministros inadecuados – falta de relación de proveedores, de coordinación y control de cadena
de suministros.
Malas condiciones de trabajo – lugares de trabajo sin climatización, pocos utensilios de trabajo,
locales pequeños
HITOS PRINCIPALES DEL PROYECTO
Coveñas es una ciudad turística en pleno Golfo de Morrosquillo, bien al noroccidente de Colombia. Al
igual que muchos otros lugares, la historia de este municipio está rodeada de historias e hitos, y no más
fue hasta el año 1960, donde se viene desarrollando la vocación turística de ese paraíso.
Enseguida te voy a contar algunas de las cosas para hacer en Coveñas:
¿Qué se puede hacer en Coveñas y alrededores? ¡Puro realismo mágico!
Desde buceo hasta paseos en canoa, en Coveñas tendrás la oportunidad de realizar diferentes actividades
en donde los paisajes y la calidad interacción con los nativos lograrán que ames este destino.
PASEO EN CANOA POR CIÉNAGA LA CAIMANERA
La mayor parte de las personas que hacen este recorrido les parece excelente. Es una vuelta de por lo
menos dos a tres horas. Tienes a disposición guías nativos que te aportan información interesante sobre
el escenario natural.
Si te gustan las ostras o quieres probarlas por primera vez, en este sitio será el momento perfecto para
que lo hagas. Los habitantes han desarrollado un turismo sostenible que tú como visitante debes ayudar a
mantener.
VISITA POR EL ARCHIPIÉLAGO DE SAN BERNARDO
Paisaje, playa y pura cultura nativa son algunas de las apreciaciones de quienes han visitado ese
espectacular escenario en Coveñas. Aguas cristalinas y tranquilas podrás disfrutar mientras algunos dicen
que no tiene nada que envidiarle ese sitio a San Andrés.

Son diferentes islas que puedes visitar donde se destacan la Isla del Rosario e Isla Múcura. Los
 10

recorridos con nativos tienen un costo desde los 20 dólares, pero es un tema que puede cambiar de un día
para otro.
RECORRIDO POR EL PARQUE MUSEO DE INFANTERÍA MARINA
De las cosas que hacer en Coveñas también hay un espacio para conocer la historia que rodea esa
localidad. Es un recorrido de por lo menos una hora.
Historia de la Armada y de Colombia hace parte de las historias magnificas que en dicho recorrido son
expresadas. Es un plan que se puede hacer en familia y ten la seguridad que quedarás con mucha
satisfacción al hacerlo.

PASEO POR FANTÁSTICA PLAYA LA COQUERITA

Lo maravilloso de las playas de Coveñas es que aún no han sido sumergidas en el turismo tradicional
invasivo y contaminante, por lo que encontrarás playas como La Coquerita. Se recomienda probar el
pescado que preparan los nativos en ese sitio.
La gente es amable y si te quieres llevar una hamaca o un toldillo, aprovecha la oportunidad pues ahí los
encuentras con la mejor calidad y estilo “made in Coveñas”. Cuentas con actividades náuticas para
explorar.
No tengas miedo a explorar y cotizar lugares, pues hay variedad en precios y confort.
En las playas de Coveñas no se abusa de la figura del vendedor ambulante, siendo en realidad pocos
quienes se dedican a eso.
PRESUPUESTO DEL PROYECTO
Inversión: logística, transportes, alimentación, hospedajes, sistemas, copias y demás
GERENTE ASIGNADO AL PROYECTO: Raúl De Jesús Paternina Álvarez
EQUIPO DE TRABAJO: Carlos Mario Calderón Ortega – Aniana Patricia Fuenmayor –
Orlando Giraldo – Karina Paola Martínez Cañizares

AUTORIZACIÓN ACTA RAUL DE JESUS PATERNINA ALVAREZ

PATROCINADOR: Alcaldía de Coveñas Sucre, Gobernación de Sucre

AUTORIDAD ASIGNADA: Alcalde de Coveñas Sucre, Gobernador de Sucre
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3. PLAN PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO.

Áreas de Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos

Conocimiento
Grupo de Grupo de Grupo de Grupo de Grupo de
Procesos de Procesos de Procesos Procesos de Procesos de
Planificación de Ejecución Monitoreo y Cierre
Inicio Control
1º Gestión de la Desarrollar el Desarrollar el Dirigir y Monitorear y Cerrar el
Integración del Acta de Plan para la Gestionar el Controlar el Proyecto o
Constitución Dirección del Trabajo Trabajo del Fase
Proyecto del Proyecto Proyecto del Proyecto Proyecto
2º Gestión del Planificar la Definir el Crear la Controlar el Cerrar el
Alcance del Gestión del Alcance WBS/EDT Alcance Proyecto o
Alcance Fase
Proyecto Recopilar
Requisitos
3º Gestión del Planificar la Definir las Secuenciar las Estimar la Controlar el
Gestión del Actividades Actividades Duración de las Cronograma
Tiempo del Actividades
Cronograma
Proyecto Desarrollar el
Cronograma
4º Gestión de los Planificar la Estimar los Determinar el Ejecutar el Controlar los
Costos del Proyecto Gestión de los Costos Presupuesto Presupuesto Costos
Costos
5º Gestión de la Planificar la Implementar el Realizar el Ejecutar el Controlar el
Calidad del Gestión de la Aseguramient Aseguramient Aseguramient Aseguramiento
Calidad o de la Calidad o de la Calidad o de la Calidad de la Calidad
Proyecto
6º Gestión de los Planificar la Adquirir el Desarrollar el Dirigir el Controlar el
Recursos Humanos Gestión de Equipo del Equipo del Equipo del Equipo del
Recursos Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto
del Proyecto Humanos
7º Gestión de las Planificar la Gestionar las Gestionar las Gestionar las Controlar las
Gestión de las Comunicaciones Comunicaciones Comunicaciones Comunicaciones
Comunicaciones del Comunicaciones
Proyecto
8º Gestión de los Planificar la Identificar los Realizar el Realizar el Realizar el
Riesgos del Proyecto Gestión de Riesgos Análisis Análisis Análisis
los Riesgos Cualitativo de Cuantitativo Cuantitativo
Riesgos de Riesgos de Riesgos
9º Gestión de las Planificar la Efectuar las Controlar las Controlar las Cerrar las
Adquisiciones
Adquisiciones del Gestión de las Adquisiciones Adquisiciones Adquisiciones
Adquisiciones
Proyecto
10º Gestión de os Identificar a Planificar la Gestionar la Planificar la Controlar la
Participación de
Interesados del los interesados Gestión de
los
Gestión de los planificación
del proyecto los Interesados interesados la Gestión de
Proyecto Interesados los interesados
 12

3.1 Línea base del alcance

LINEA BASE PARA EL CONTROL DEL ALCANCE

La línea base de un proyecto se define como la última versión del cronograma que ha sido

aprobada formalmente por el director del proyecto, o el comité de dirección del proyecto, y que

define los objetivos de este con relación a los plazos, haciendo uso de la herramienta Project

libre se relaciona la línea del alcance del proyecto Sistema de costo por procesos para las áreas

gastronómicas en las playas de coveñas sucre.

Duración
Nombre Inicio Final
(días)

Fase 1. Gestión del proyecto 82 8/03/20 29/05/20

Proceso de planificación 20 8/03/20 28/03/20
Proceso de ejecución 21 4/04/20 25/04/20
Plan de gestión de cronograma, costos, RRHH, 21 4/04/20 25/04/20
comunicaciones, adquisiciones, calidad, riesgos
Fase 2. Diseño 27 8/03/20 4/04/20
Diseño de investigación 6 8/03/20 14/03/20
Caracterización de las playas 6 15/03/20 21/03/20
Análisis de mercadeo 6 21/03/20 27/03/20
Análisis de competencia 6 29/03/20 4/04/20
Fase 3. Implementación 20 11/04/20 1/05/20
Análisis del sistema actual de costos 6 11/04/20 17/04/20
Creación de un nuevo sistema de costos 7 17/04/20 24/04/20

Elaboación de propuesta de nuevo sistema de costos 7 24/04/20 1/05/20

Fase 4. Cierre 21 2/05/20 23/05/20

Socialización de propuesta de sistema de costos 6 2/05/20 8/05/20
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Aplicación de costos 21 2/05/20 23/05/20

Documentación de cierre del proyecto 6 23/05/20 29/05/20

3.2 EDT (Estructura de desglose del trabajo)

Según La Guía del PMBOK®, “la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) es una

descomposición jerárquica, orientada al producto entregable del trabajo que será ejecutado por el

equipo del proyecto, para lograr los objetivos del proyecto y crear los productos entregables

requeridos”

PROYECTO: SISTEMA DE COSTO POR PROCESOS PARA LAS ÁREAS

GASTRONÓMICAS EN LAS PLAYAS DE COVEÑAS SUCRE

Fase I Gestión del proyecto

 Proceso de iniciación
 Proceso de planificación
 Plan de gestión de cronograma, costos, RRHH, comunicaciones, adquisiciones,
calidad, riesgos
Fase II - Diseño
 Diseño de investigación
 Caracterización de las playas
 Análisis de mercadeo
 Análisis de competencia
Fase III – Implementación
 Análisis del sistema actual de costos
 Creación de nuevo sistema de costos
 Elaboración de propuesta de nuevo sistema de costos Competencia

Fase IV- Cierre

 Socialización de propuesta de sistema de costos
 Aplicación de costos
 Documentación y cierre del proyecto
3.3 Herramientas del sistema de costos
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Estructura de Desglose del Trabajo

3.4 Juicio de expertos

Tratar temas áreas de gastronómicas de las playas de Coveñas Sucre, con expertos los
expertos e interesados del proyecto, para obtener mejores resultados del proyecto.
Los ingresos económicos por la actividad turística benefician a propios y foráneos,
quienes tienen sus negocios que van desde el que cuida los carros hasta el que tiene
hoteles, cabañas, condominios etc., para pasar el día o quedarse en las paradisiacas playas
de Coveñas Sucre
Metodología empleada: Acción, observación y participación
Personal de la empresa y sus diferentes roles: Líder del proyecto: Raúl Paternina Álvarez
Resultados: El objetivo es discutir las implicaciones que surgen de la puesta en práctica de
una validación basada en el juicio de expertos, proporcionando ejemplos de su
implementación en investigaciones cualitativas en el ámbito de las explotaciones de las
Playas de Coveñas Sucre. Se trata de dos experiencias de investigación desarrolladas en el
contexto académico que, dadas sus características particulares, utilizan instrumentos de
recogida de información distintos que han de ser validados de modo pertinente. Tras la
evaluación de los jueces, se concluye que, pese a que los mismos aportan nuevas
 15

perspectivas e interpretaciones útiles para la reformulación del instrumento de recogida de

información, el carácter cualitativo de las investigaciones les otorga, en algunos casos, un
alto grado de subjetividad a sus respuestas y conceptos.

3.5 Plan de gestión del cronograma de actividades

3.6 PLAN DE GESTIÓN DE LOS RIESGOS

PROPUESTA DE UN SISTEMA DE COSTO POR

PROCESOS PARA LAS ÁREAS
NOMBRE DEL PROYECTO: GASTRONÓMICAS EN LAS PLAYAS DE
COVEÑAS SUCRE
PREPARADO POR: GERENCIA DE PROYECTO
 16

FECHA: 27 de febrero de 2020

Descripción de la metodología de gestión del riesgo a ser usada:
Alcances:
 Llegar a comprender que el riesgo es una oportunidad, en vez de una amenaza que se
debe evitar.
 Aprovechar la ventaja competitiva, centrando la atención de la dirección en los
principales factores de éxito.
 Mejorar el conocimiento de las operaciones comerciales que tiene la dirección.
 Ampliar el valor para el accionista al reducir las repercusiones negativas del riesgo de
empeoramiento y aprovechar al máximo el potencial de mejora.
 Ofrecer a la alta dirección una imagen más clara de los riesgos que se están asumiendo,
así como de los que se están evitando.

Métodos de identificación de riesgos:

Es necesario utilizar herramientas que permitan detectar los riesgos de pérdidas a los que se
enfrenta el sector hotelero, así como aquellos riesgos potenciales que afectan la estabilidad,
eficiencia y eficaciaTormenta de ideas: se generan ideas acerca de los riegos del proyecto,
entre el equipo del proyecto.
 Entrevistas: realizadas a participantes experimentados en la materia.
 Cuestionarios: encuestas realizadas a profesionales experimentados en la materia.
 Técnica Delphi: es una forma de llegar a un consenso de experto mediante varios
procesos de realización de cuestionarios.
 Bases de datos, historial de siniestro propio y ajeno.
 Revisiones de documentación del proyecto.
 Análisis de Debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades
 Análisis de grupos de hipótesis y escenarios del proyecto, explorando la validez de los
mismos.
Fuente de Datos:

• La identificación de todos los riesgos fue por parte de todos los integrantes del proyecto según
experiencia y juicio de especialistas.
• Aplicación de encuestas, datos de sugerencias

Roles y Responsabilidades:

• Gerente de proyecto: Responsable de identificación y seguimiento de riesgos, propone acciones

para afrontar los riesgos identificados.
• Grupo directivo del proyecto: Aprobar acciones propuestas para mitigar los riesgos, aprobar el
presupuesto para riesgos de gestión.
• Equipo interdisciplinario de trabajo: Responsable de aseguramiento de riesgos e identificación de
 17

los mismos.
Riesgo 1:
Política de precios de algunos productos – Precios inflexibles
Efectos:
Disminución o perdida de utilidades
Riesgo 2:
Riesgo de control interno – no contar con un aparato de control interno en cada área de gestión
Efectos:
Registros contables alterados
Desvió de recursos
Riesgo 3:
Riesgo de insolvencia y pérdida de credibilidad crediticia – Insuficiente política de cobros y
pagos. Incumplimiento de contratos con terceros
Efectos:
Afecta la disponibilidad financiera y los aportes.
Riesgo 4:
Insuficiente calidad en los servicios – Falta de profesionalidad en los servicios
Efectos:
Disminución de utilidades.
Riesgo 5:
Temporada baja del turismo – Disminución de arribo de turista
Efectos:
Disminución de los ingresos del sector hotelero.
Riesgo 6:
Insuficiente gestión de venta en las instalaciones turísticas – Poca promoción de algunos
productos dentro de las instalaciones de los hoteles y/o restaurantes
Efectos:
Descomercialización de los productos
Riesgo 7:
Insuficiencia de la planificación de la capacidad – Inadecuado nivel de recursos internos y
externos que permita atender y satisfacer las necesidades de los hoteles y/o restaurantes – No
medir la capacidad.
Efectos:
Cuellos de botella – exceso de capacidad
Riego 8:
Suministros inadecuados – falta de relación de proveedores, de coordinación y control de
cadena de suministros.
Efectos:
Niveles de stok de inventarios inadecuados – perdidas de utilices
Riesgo 9:
Malas condiciones de trabajo – lugares de trabajo sin climatización, pocos utensilios de
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trabajo, locales pequeños

Efectos:
Descontento del trabajador, continuas quejas, desmotivación.

4. FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA

MISIÓN

Brindar un servicio de alta calidad, innovador, acogedor, en alojamiento, comidas y

esparcimiento, para satisfacer de las necesidades de todos los turistas locales y extranjeros,

satisfaciendo las necesidades, en pro de una mejora continua.

VISIÓN

Ser un proyecto piloto en el sector hotelero y turístico de la región, ofreciendo servicios

de calidad y competencia, para implementar en los sitios con atractivos turísticos a nivel

nacional, caracterizándonos por las buenas prácticas para la atención de los clientes.
 19

VALORES

Los valores para los hoteles tienen que ser un factor importante para la integridad

operativa de estos; por lo que deberán establecer para mejorar la atención al cliente y ganar su

confianza, a continuación, se mencionan algunos:

Calidad y productividad: La venta de los servicios se realiza con altos niveles de calidad y

productividad para obtener la satisfacción de los turistas de forma consistente.

Honestidad: calidad de nuestras actuaciones, basadas en el principio de la más alta sinceridad

ante la gestión de nuestros servicios ofrecidos, actuando siempre con la verdad frente a nosotros

mismos, los visitantes y el entorno en general.

Responsabilidad: forma vital en que asumimos y ejercemos todas nuestras funciones de manera

que podamos ofrecer una respuesta seria y responsable a las necesidades de nuestros huéspedes

en la sociedad.

Sentido de pertenencia y lealtad: fomentamos el sentido de pertenencia y lealtad en nuestro

personal con el propósito de darle cumplimiento a los compromisos establecidos en nuestra

misión y visión empresarial.

Orden y limpieza: cultivamos en nosotros una cultura de imagen, ofreciendo cada cosa en su

lugar y limpieza en las instalaciones, lo que nos hace alcanzar altos niveles de estándares de

calidad en el servicio a nuestros turistas.

Comunicación efectiva: modernizamos nuestros sistemas de comunicación para permitir la

fluidez de la información en todas las direcciones y en toda la estructura organizativa.

 20

Trabajo en equipo: Fomentamos y desarrollamos una filosofía de trabajo en equipo que permite

la participación e integración de todo el personal en el cumplimiento de los objetivos de la

empresa.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Descripción general de los procesos y las áreas funcionales:

Es necesario conocer la estructura de los restaurantes, hoteles cabañas y kioscos de la

playa con los que cuentan las playas de Coveñas – Sucre, ya que nos permitirá observar donde se

ubica la base de datos para el reconocimiento y registro de estos. Por esta razón se realizó la

clasificación de las actividades en cuatro funciones o centros de costos, así:

ADMINISTRACIÓN Y
COMERCIALIZACIÓN

HABITACIONES

RECEPCIÓN MANTENIMIENTO

Descripción de las áreas:

Se debe indagar en las tareas habituales de cada uno de los miembros del personal de los

diferentes lugares que ofrece la zona. Por medio de este se llega a conocer el funcionamiento de
 21

la estructura como un todo. Posibilita detectar qué tareas producen documentos y cuáles son los

que nos ayudan a identificar costos. A continuación, se describen las áreas:

Administración general: se encarga de la gestión de los hoteles y todo lo relacionado con el

personal (contratos, cronograma de trabajos, liquidación de sueldos, etc.). Trata con el banco, el

estudio contable y realiza las operaciones de publicidad y venta. Tareas:

 Organiza, dirige y controla el personal a su cargo de manera diaria.

 Realiza la compra de comestibles, vajilla, materiales y productos de limpieza de forma

periódica.

 Supervisa, y controla las compras delegadas y existencias de forma semanal, o los casos que

sea necesario.

 Se encarga del control y organización del trabajo de servicio de pisos, áreas públicas e internas

 Hace la recolección de información sobre la situación de ocupación, revisión para la jornada,

características de los clientes y peticiones puntuales de forma diaria.

 Confecciona el Diagrama laboral de turnos

 Lleva todo lo referente a impresos, controles, archivos, tanto del material, actividades y

personal.

Comercialización: está a cargo de los diferentes administradores y comprende la tarea de:

 Publicidad y promociones en buscadores hoteleros on line.

 Las gestiones de relación pública con la asociación hotelera.

 Gestiones con agencias de turismo, transporte y locales comerciales para el reconocimiento

mutuo de sus negocios.

 22

 Envío de encuestas de satisfacción a clientes por mail al finalizar la estadía.

Recepción: es el departamento compuesto por tres empleados uno por cada turno mañana, tarde

y noche, que están encargados de coordinar los servicios de hospedaje y tiene como finalidad

proporcionar a los clientes de los hoteles, desde su arribo las condiciones necesarias para su

estadía. Realiza tareas como:

 Atención telefónica.

 Cobro de servicios

 Control de caja diaria.

 Control de huéspedes: cotejar la planilla de ocupación con las fichas de hospedaje (datos

personales de huéspedes) y pasar cada ficha al libro de policía, que es un documento obligatorio

de control externo.

 Reservas: Acuerda las reservas que se fijen por vía de buscadores, página web o

telefónicamente. Completar las fichas de hospedaje de las habitaciones y el cuadrante de

ocupación a medida que se van reservando.

Habitaciones: esta área es llevada a cabo por el personal de recepción junto con el personal de

mantenimiento. Está comprendido por las tareas de control de habitaciones y su ocupación. La

coordinación de la limpieza, acondicionamiento y mantenimiento de las habitaciones y zonas

comunes.

Mantenimiento: Comprende Limpieza y servicios externos:

 Realiza la limpieza y arreglo de habitaciones, ascensor, escaleras y lugares comunes.

 23

 Controla los insumos de limpieza y equipamiento y comunica al administrador de los

desabastecimientos o las anomalías de los mismos.

 Reposición y trasporte de ropa entre habitación y office cada vez que sea necesario.

 Realiza la atención directa al cliente y desayunos.

 Informa anomalías u objetos olvidados a sus responsables.

5. ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN (POLÍTICAS,

PROCEDIMIENTOS, INFORMACIÓN HISTÓRICA, LECCIONES APRENDIDAS,

ENTRE OTROS)

En la organización en la que va a desarrollarse el proyecto, los activos de los procesos de la

organización son los:

Planes, políticas, procedimientos, bases de datos de conocimiento, lecciones aprendidas

Información histórica en los que puede apoyarse el PM para llevar a cabo la gestión del mismo.

Se agrupan, a su vez, en 2 tipos de activos:

Procesos y Procedimientos:

En las fases de iniciación y planificación:

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Directrices para adaptar los procesos del proyecto, normas internas, políticas (seguridad, salud,

etc.), ciclos de vida, procedimientos de calidad, plantillas de documentos.

En las fases de ejecución y control:

Procedimientos de control de cambios y control financiero, procedimientos de priorización de

control de riesgos, criterios estandarizados para la realización del trabajo

En la fase de cierre:

Criterios de cierre de proyecto, lecciones aprendidas

Base corporativa de conocimiento:

Bases de conocimiento de la configuración, bases de datos financieras, bases de

conocimiento de lecciones aprendidas, bases de datos sobre la gestión de problemas e

incidencias, bases de datos de proyectos anteriores: líneas base de tiempos, de coste, etc. Los

factores ambientales de la organización, son todos aquellos "elementos” existentes en la

organización que van a afectar (positiva o negativamente) en el proyecto y que deben ser tenidos

en cuenta por el PM en la gestión del mismo, pero que no puede influir sobre ellos.

Los más representativos son:

Cultura y organigrama de la organización, normas (de industria, gubernamentales, etc.),

infraestructuras, recursos, etc, tolerancia al riesgo de la organización.

 25

6. PLAN PARA LA GESTIÓN DE LOS COSTOS

Para el Proyecto, se desarrollará un presupuesto aproximado de los recursos económicos

requeridos para la consecución de los objetivos iniciales y tendrá como inicio la base de Costos,

la cual debe ser aprobada previamente por la interventoría y la supervisión del proyecto, teniendo

en cuenta los análisis de precios unitarios de cada una de las actividades. Para el presente

proyecto, se presenta un presupuesto que tiene en cuenta los rendimientos de las distintas áreas

gastronómicas, los insumos de los materiales y las herramientas requeridas para tal fin.

Dentro del Plan de Costos y de acuerdo a los lineamientos establecidos por el PMBOK 6ed, se

tienen en cuenta como entradas el Acta de Constitución del Proyecto, así como el Plan para la

Dirección del Proyecto, donde es desarrollado el cronograma de ejecución de las diferentes

 26

actividades del Proyecto. Las Herramientas y Técnicas desarrolladas en el Plan de Costos, van

encaminadas al Juicio de Expertos de acuerdo a proyectos previos.

El personal que revisará el presupuesto presentado, deberá tener conocimientos en Gerencia de

proyectos y con gran trayectoria en el proceso de análisis de precios unitarios y de presupuestos.

El presupuesto se realizará en mediante la utilidad ofimática de Excel.

Los materiales, proveedores y herramientas requeridas, serán presupuestadas a nivel general, sin

embargo, al momento de la ejecución del proyecto, la Interventoría y Supervisión del proyectó

determinarán dichos proveedores teniendo en cuenta factores de calidad, económicos y de

cumplimiento de entregas.

El presupuesto se presentará de acuerdo a los entregables establecidos en la Estructura de

Desglose de Trabajo (EDT). El análisis y cálculo del costo total del proyecto, se realiza mediante

la estimación paramétrica de acuerdo a proyectos previos y análisis de precios unitarios

analizando los elementos, herramientas, equipo y personal requeridos para cada una de las

actividades a desarrollar.

PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS

FECHA RESPONSABLE RAZÓN VERSIÓN
17/03/2020 Gerente del Proyecto Gestión Costos PGC-V001-2020
NOMBRE DEL PROYECTO SISTEMA DE COSTO POR PROCESOS PARA LAS

ÁREAS GASTRONÓMICAS EN LAS PLAYAS DE

COVEÑAS SUCRE
FECHA DE CREACIÓN 17-03-2020
PREPARADO POR: Karina Paola Martínez Cañizares
APROBADO POR: Alcaldía municipal de Coveñas y El Ministerio de

Comercio, Industria y Turismo de Colombia

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1. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

Las diferentes comidas o áreas gastronómicas de las playas de Coveñas Sucre no cuentan con

un sistema de costo que permita gestionar y controlar los gastos que se incurren en las mismas,

asimismo necesitan de una información más detallada y suficiente para tomar decisiones

oportunas para mejorar los servicios que se brindan al turista y al cliente.

2. CONDICIONES DE ESTIMACIÓN DE LOS COSTOS

Para el análisis de los costos, se tendrá en cuenta los entregables establecidos previamente en

la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT).

El análisis de los precios unitarios se debe desarrollar teniendo en cuenta los elementos,

equipos, herramientas y rendimiento de ejecución por parte del personal para cada actividad.
El análisis para el desempeño durante la Ejecución de la Gestión de los costos, se debe realizar

mediante la Variación del Costo que tiene en cuenta el Valor Ganado o el que es completado

de acuerdo al presupuesto y el Costo Actual que está en función de los recursos utilizados así:

𝐶𝑉 (𝑐𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑣𝑎𝑟𝑖𝑎𝑏𝑙𝑒) = 𝐸𝑉 (𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝐺𝑎𝑛𝑎𝑑𝑜) − 𝐴𝐶 (𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝐴𝑐𝑡𝑢𝑎𝑙)

3. ESPECIFICACIONES DEL PRESUPUESTO

El presupuesto total del Proyecto es el que corresponde a la sumatoria de los costos directos y

los costos indirectos que se generen.

El costo Directo del proyecto es el que corresponde a la sumatoria total de todos los costos de

cada una de las actividades establecidas en la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT)

teniendo en cuenta las especificaciones relacionadas en el Diccionario de las EDT.

El Presupuesto Final, debe incluir los valores del AIU establecidos así: Administración: cinco

por ciento (5%); Imprevistos: cinco por ciento (5%) y Utilidad del cinco por ciento (5%) para
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un total del veinticinco 25%.

4. CONTROL DE CAMBIOS DEL COSTO DEL PROYECTO

Se deben realizar controles del Costo del Proyecto mínimo una vez a la semana, efectuando

informes por escrito cada quince (15) días, estipulando los cambios o modificaciones (Si es el

caso) en el presupuesto General del proyecto.

Las modificaciones al Plan de Costos, se realizarán por escrito y deberán ser aprobadas por

parte del Gerente del proyecto, la Interventoría y la Supervisión del Proyecto.

Para que se acepten los cambios en el la Gestión del Costo, se deberán tener en cuenta las

siguientes Razones:

 Cambios o fallas no percibidas en los pedidos realizados por los clientes, lo cual determine el

cambio en los servicios.

 disminución del turismo por factores climáticos o aquellos que son ajenos al personal

vinculado al proyecto que impidan el correcto desarrollo del cronograma de ejecución y

generen demoras en las fechas de entrega.

 Incremento en el valor de los servicios como consecuencia de alguna contingencia nacional

o local.
 29

5. AUTORIZACIÓN DE CAMBIOS EN LA GESTIÓN DEL COSTO.

Los encargados de autorizar la modificación de cualquier ítem ya sea nuevo o existente en la

Gestión del Costo, serán la Interventoría y la Supervisión del proyecto y se notificará su

aprobación o negación por escrito.

Para la modificación en la Gestión del Costo, se tendrá en cuenta que se deben modificar los

documentos contractuales si hubo modificaciones en Alcance y/o Tiempo y/o Costo.

6. UNIDADES DE MEDIDA
TIPOS DE RECURSOS UNIDADES DE MEDIDAS
Recurso humano $/hora
Investigación $/hora
Equipos $/hora
Materiales $/hora
Fuente. Elaboración propia

Desarrollo del presupuesto

CUENTAS DE CONTROL ENTREGABLES PRESUPUESTO RESPONSABLE

Project Chárter,
análisis de los Gerente del
INICIO involucrados $ 5.459.464 proyecto
Planes de gestión,
WBS, Matriz RACI, Gerente del
PLANIFICACIÓN Matriz riesgos $ 1.081.800 proyecto
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Gestión del gerente

del proyecto y
aseguramiento de Gerente del
EJECUCIÓN calidad. $ 4.195.800 proyecto
Registro de
controles de calidad,
SEGUIMIENTO Y de cambios y Gerente del
CONTROL monitoreo. $ 17.968.100 proyecto
Lecciones
aprendidas y Acta Gerente del
CIERRE de cierre $ 240.000 proyecto

ANALIZAR ESTADO DE Documento Gerente del

EMPRESA diagnóstico $ 109.600 proyecto
ESTRUCTURA DE Gerente del
MERCADO Plan de negocio $ 355.746 proyecto
ESTRUCTURA Gerente del
FINANCIERA Plan de negocio $ 317.757 proyecto
ESTRUCTURA Gerente del
OPERACIÓN Plan de negocio $ 158.750 proyecto
ESTRUCTURA Gerente del
LEGAL Plan de negocio $ 778.000 proyecto
COSTO TOTAL $ 30.665.017  
Fuente. Elaboración propia

PROCESOS DE GESTIÓN DE COSTOS

FORMATOS DE GESTIÓN DESCRIPCIÓN: QUE, QUIEN, COMO, CUANDO,

DE COSTOS DONDE, CON QUE

Estimación de los costos Se realizan en el inicio, se recalculará en la etapa de

planeación. Responsable gerente de proyecto, se tiene en

cuenta el costo de inicio, insumos, contratación y entrega

final del proyecto.

Determinar el presupuesto El gerente de proyecto es el responsable del presupuesto de
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los entregables, de los planes de contingencia y riesgos de

estos.
Control de Costos Se ejecutará un control de costos con la técnica de valor

ganado, teniendo en cuenta (alcance, tiempo, costo y

calidad) la cuádruple restricción, y se tendrá control con la

línea base del mismo.

Fuente. Elaboración propia

CONCLUSIONES

Las Playas de Coveñas, es un destino que cuentan con playas hermosas, de aguas

tranquilas. Pero también se puede visitar las islas que se encuentran cerca; hay 10 islas costeras,

con playas únicas, que comprenden el archipiélago de San Bernardo, éstas son las mejores para

visitar.

La Isla Múcura es una de las más visitadas del archipiélago de San Bernardo, es una isla

mágica pequeña con diferentes playas de arena blanca, toda la isla se puede recorrer a pie y en el

centro pueden encontrar 5 hoteles con diferentes opciones de alojamiento.

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La Isla Tintipán es una isla que se encuentra a 10 minutos de Isla Múcura, por eso pueden

conseguir lanchas que los pasen de una a otra. Es la isla más grande del archipiélago, se

encuentra rodeada de gran variedad arrecifes coralinos y manglares, ideal para hacer snorkel o

careteo. También cuenta con su propio centro urbano y hoteles en la zona costera.

Las diferentes comidas o áreas gastronómicas de las playas de Coveñas Sucre no cuentan con

un sistema de costo que permita gestionar y controlar los gastos que se incurren en las mismas,

asimismo necesitan de una información más detallada y suficiente para tomar decisiones

oportunas para mejorar los servicios que se brindan al turista y al cliente. Proponemos un sistema

de costo que se adecúe a las características de las playas de Coveñas Sucre, para obtener

informaciones que permitan mejorar el proceso de toma de decisiones en las áreas gastronómicas

y satisfacción del cliente.

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