DISEÑO CONTABLE BASICO

PARTE I

INTRODUCCION

Definimos la contabilidad como la “Actividad que se realiza en toda

Empresa con el fin de REGISTRAR, CLASIFICAR Y RESUMIR las transacciones
realizadas, así como ANALIZAR e INTERPRETAR los resultados obtenidos.
Hasta aquí, ya han sido explicados las técnicas y procedimientos de como
alcanzar los objetivos de Registrar y Clasificar las operaciones que una empresa
realiza. También se han estudiado, de igual modo, las técnicas y procedimientos
utilizados para el registro y clasificación de las transacciones. Se dijo que los
registros de las transacciones se hacen en los Libros Diarios y que tales asientos
son hechos utilizando la técnica del asiento del diario, basada en la Teoría del
Cargo y Abono o Partida Doble.
En cuanto al objetivo de Clasificar las operaciones registradas, se explicó
también las técnicas y procedimientos para hacer los pases del Libro Diario al
Mayor. A ese procedimiento es a lo que se conoce como Clasificar las
operaciones.
Cuando se habló del Balance de Comprobación o Balance de Saldos, se
estaba realmente refiriendo al resultado de esa acción de Clasificar las
transacciones en las diferentes cuentas ya que, los saldos que allí se mencionan,
son los que quedan en esas cuentas después de hacer los pases diario al mayor.
Definimos el Balance de Comprobación (o Balance de Saldos) como:
Una relación de TODAS las cuentas que aparecen en el mayor, donde se
menciona el saldo que cada una de ellas tiene a una fecha determinada.
Es decir, interviene todas las cuentas sin importar si son activo, pasivo,
nominales, orden, valuación, etc. La única condición es la de que aparezcan en
el mayor y que tenga saldo de cero.
No obstante, podría afirmarse con propiedad que el objetivo último y más
importante de la contabilidad es el de poder “analizar e interpretar” los
resultados. Ello es lo que permitirá a los directivos de la empresa diagnosticar y en
consecuencia tomar decisiones.
 Pues bien, el análisis es muy difícil hacerlo si se tiene que partir del
balance de comprobación o de Saldos. El hecho de que allí aparezcan todas las
cuentas sin ningún orden, hacen esa tarea muy compleja.
Para alcanzar ese objetivo, es indispensable cubrir previamente la etapa de
resumir.
El proceso de resumir consistirá en una serie de pasos a dar, el primero de
los cuales será el de clasificar las cuentas del balance de comprobación, en los
dos más importantes grupos:
a) CUENTAS NOMINALES.
b) CUENTAS REALES.
Con estos dos grupos de cuentas serán elaborados los estados financieros
que son, en definitiva, los resúmenes sobre los cuales se hacen los análisis e
interpretación de los hechos ocurridos en la empresa.
Para alcanzar este objetivo, se sugiere al alumno repasar con detenimiento
todo lo relacionado con las cuentas nominales y reales. He aquí algunos detalles
que las caracterizan.
CUENTAS NOMINALES: Pertenecen a este grupo todas aquellas cuentas que
nos indiquen que la empresa gastó algo o que ganó algo.
a) Si el nombre de la cuenta indica que la empresa gastó o perdió algo: La
cuenta será NOMINAL DE EGRESOS y su saldo es DEUDOR.
b) Si el nombre de la cuenta indica que la empresa ganó algo: La cuenta será
NOMINAL DE INGRESOS y su saldo es ACREEDOR.
CUENTAS REALES: Se clasificaran es este grupo, todas aquellas cuentas
cuyo nombre nos indique que la empresa es PROPIETARIA de BIENES o
DERECHOS o que ha contraído alguna OBLIGACION.
Las cuentas reales cuyos nombres señalen que la empresa es propietaria
de bienes o derechos, se les conoce como cuentas de ACTIVO y siempre tiene
saldo DEUDOR, mientras que las que indican que la empresa contrajo alguna
obligación, se las denomina:
a) Cuentas de PASIVO: Cuando la obligación fue contraída por personas que
no son dueñas de la empresa (terceras personas) o que siéndolos, están
actuando como un simple acreedor.
b) Cuentas de PATRIMONIO: Cuando la obligación fue contraída con los
propietarios de la empresa.
 Para determinar con seguridad si una cuenta es Real, se sugiere dar los
siguientes pasos:
1) Si el nombre de la cuenta significa que la empresa es PROPIETARIA de
algo:
a) La cuenta será REAL de ACTIVO y su saldo de DEUDOR.
2) Si el nombre de la cuenta indica que la empresa DEBE algo:
a) La cuenta será REAL de PASIVO, si la deuda se contrajo con personas
que no son las dueñas de la empresa y su saldo es siempre
ACREEDOR.
b) La cuenta será REAL de PATRIMONIO si la deuda se tiene con los
dueños de la empresa y esa cuenta también tendrá siempre saldo
ACREEDOR.
Tal sería el caso de una obligación contraída con un socio, cuando éste,
actuando como un proveedor cualquiera, le vende mercancía a crédito.
Resumiendo:
TECNICA PARA DETERMINAR SI UNA CUENTA ES REAL O NOMINAL

SI EL NOMBRE DE LA LA CUENTA ES: EL SIGNO

CUENTA INDICA QUE: DEL
SALDO ES:
a) Se GASTO algo: Nominal de EGRESOS DEUDOR
b) Se GANO algo: Nominal de INGRESOS ACREEDOR
c) Se TIENE algo: Real de ACTIVO DEUDOR
d) Se DEBE algo:
1) A terceras Real de PASIVO ACREEDOR
personas:
2) A los dueños: Real de PATRIMONIO ACREEDOR

Definiciones:
a. Periodo Contable: Es el periodo para el cual se hacen los Estados
Financieros.
b. Tiempo: La mayoría de las empresas determinan sus resultados por lo
menos una vez al año. Algunas veces utilizan como periodo contable el año
calendario que se inicia el 1ero de Enero al 31 de Diciembre. A este periodo
se le conoce como Año Fiscal. Pero estos periodos pueden variar de
acuerdo a lo establecido en los estatutos de la Empresa, su naturaleza o
tipo de Actividad.
c. Medida: En contabilidad de usan medidas monetarias.
 ESTADOS FINACIEROS

El sistema de información Financiera se proyecta para suministrar los

informes que nos permitan la toma de decisiones.
Estas informaciones tan necesarias las podemos obtener analizando los
siguientes modelos o Estados Financieros.
1. Estado de Ganancias y Pérdidas o Estado de Resultados.
2. Balance General o Estado de Situación Financiera

1.- Estado de Ganancias y Pérdidas o

Estado de Resultados.
Es un estado financiero en el que se muestran los ingresos y egresos así
como el Resultado (Ganancia o Pérdida) de las operaciones que realizo una
empresa durante un periodo determinado.
Presenta el total de ingresos, costos y de los gastos ocurridos en un
periodo. La combinación de estos en el Estado de Resultado muestra la utilidad (o
perdida) neta, la cual representará el aumento (o disminución) de los recursos
netos de la empresa.
Muestra el éxito o fracaso de una entidad, en su esfuerzo por lograr un
balance favorable entre sus ingresos y gastos durante un periodo.
El Estado de Resultados se elabora utilizando las cuentas Nominales.

PARTES QUE COMPONEN UN ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS.

La información que contiene este estado financiero puede ser dividida en
dos partes:
a) Información general o encabezamiento.
b) Información Financiera.

A) INFORMACIÓN GENERAL O ENCABEZAMIENTO:

Como el titulo señala, esta sección contiene información general sobre el
estado financiero que se presenta. Esta Información está compuesta por:
a) Identificación de la empresa: Esta debe estar formada por la
identificación legal de la empresa.
b) Identificación del estado financiero. Consistirá en escribir con claridad
el nombre del estado financiero que se está presentando: ESTADO DE
RESULTADO.
c) Periodo: Es indispensable indicar a que periodo se refiere la
información que se presenta en este estado financiero.

B) INFORMACIÓN FINANCIERA.
Esta es la sección donde se muestra la información que señala los hechos
ocurridos en la Empresa relacionados con Ingresos, Costos y Gastos.
Las cuentas que dan esa información van a ser presentadas en el estado
de Resultados (ganancias y pérdidas) formando cinco grupos.

1) Ingresos Normales o Principales: Serán en este grupo, todas aquellas

cuentas que tienen alguna relación directa o indirecta con el control de
los ingresos normales o principales que la empresa haya obtenido.
Se entenderá por “Ingresos normales y principales”, todos aquellos que
provengan de transacciones para las cuales fue constituida la empresa.
Por ejemplo: Una empresa que haya sido fundada con el objeto de
dedicarse a la compra-venta de mercancía, su ingreso normal será el
producido por las ventas de esa mercancía.
Sin embargo, existe una cuenta denominada devoluciones en ventas,
que representa la parte de aquella mercancía vendida que los clientes
devolvieron y que, por lo tanto, hay que restárselas a la venta.
Una vez restada, la diferencia representará los Ingresos Netos por las
ventas realizadas.

2) Costo de Ventas: Se entiende por Costo de Ventas, “lo que la

empresa tuvo o tendrá que pagar para comprar o fabricar, la
mercancía que ha vendido.
Es decir, para poder vender mercancía, antes hay que comprarla o
fabricarla. Por lo tanto, al ingreso obtenido por las ventas netas, se le
 debe restar el costo que la empresa tuvo que pagar para comprar la
mercancía que vendió.

Para determinar este Costo de Ventas:

a) Inventario Inicial de Mercancías: Es la mercancía que al comenzar
el año, la empresa tenía en su almacén.
b) Compras Brutas: Es cuando en el transcurso del año, se compra
nueva mercancía y que entra a almacén.
c) Devoluciones en Compras: Es la mercancía que se compró y fue
devuelta a los proveedores, la cual debe ser restada de las compras
brutas.
d) Compras Netas: Es el resultado de restar (b-c) las compras brutas
menos devoluciones en compras.
e) Mercancía disponible: Se trata de la mercancía que ha dispuesto la
empresa para la venta, durante el periodo al que se refiere el Estado
de Resultado (Ganancias y Pérdidas). Es algo así como el costo de
la mercancía que la empresa tendría en su almacén al finalizar el
periodo contable, si no hubiese vendido nada.
Es el resultado de sumar el inventario inicial más las compras netas.
f) Inventario final de mercancías: Viene siendo el costo de la
mercancía que aún permanece en el almacén al finalizar el periodo.
g) Costo de Ventas: Si a la mercancía disponible, se le resta la
mercancía que aun esta en almacén como inventario final, la cifra
resultante viene siendo el costo de aquella parte de mercancía
disponible que ha sido vendida; es decir, el costo de ventas. En otras
palabras, es el costo que la empresa ha tenido que pagar para
comprar la mercancía que vendió en el periodo.
h) Utilidad bruta en ventas: Viene dada por la diferencia entre los
ingresos por ventas Netas menos el costo de Ventas. El
resultado es la primera Utilidad que se determina y se le conoce
como Utilidad Bruta en Ventas. A ésta, aún hay que deducirle
otros gastos adicionales para determinar la utilidad o perdida neta
definitiva.

3) Gastos de Operación: Forman parte de este grupo, todas aquellas

cuentas que controlan gastos normales y necesarios en los que la
empresa debe incurrir para realizar sus actividades. Estos gastos se
clasifican en dos grupos:
 a) Gastos de Ventas: Está conformada por todos aquellos gastos
ocasionados por la actividad concreta de Vender. Por Ejemplo:
Comisiones de vendedores, publicidad, gastos de equipo de reparto,
entre otros.
b) Gastos de Administración: En esta cuenta se controlan aquellos
otros gastos normales de la empresa que, no siendo ocasionados
directamente por la acción de Vender, son necesarias para la sana
conducción de la empresa. Ejemplo de ellos serían: el sueldo del
contador, gastos de luz, teléfono, entre otros.

La suma de ambas cuentas nos da el total de Gastos de

Operación, que serán restados a la Utilidad Bruta en Ventas para
Obtener la Utilidad neta en operaciones.

4) Otros Ingresos y Egresos: Con frecuencia además de los ingresos y

egresos normales que hasta ahora han sido mencionados, las empresas
obtienen algunos Ingresos extraordinarios y también se les ocasionan
egresos diferentes a los que normalmente deben tener para realizar sus
operaciones. Estos ingresos y egresos especiales son mostrados en
una sección denominada Otros Ingresos y Egresos, los cuales son
presentados en dos grupos:

a) Otros Ingresos: Está conformado por ingresos secundarios tales

como alquileres, descuentos financieros, intereses ganados, entre
otros.
b) Otros Egresos: Por el contario, este grupo está conformado por
egresos tales como, gastos de intereses, pérdida de venta de
activos fijos, entre otros.

Estableciendo la diferencia entre el total de otros Ingresos y el total

de otros egresos, nos dará la Utilidad o Pérdida en otros ingresos
y egresos.
Cuando resulte Utilidad, se le sumará a la utilidad neta en
operaciones para determinar la Utilidad definitiva denominada
Utilidad neta antes del ISLR.
Por supuesto, cuando los costos y gastos resulten ser superiores a
los ingresos, el resultado será Pérdida.
Cuando resulte Utilidad, se le sumará a la utilidad neta en
operaciones para determinar la Utilidad definitiva denominada
Utilidad neta antes del ISLR.
Por supuesto, cuando los costos y gastos resulten ser superiores a
los ingresos, el resultado será Pérdida.