15 Questions About Remote Work, Answered 23/03/20, 8:02 a. m.

LIDERAR A UN EQUIPO

15 preguntas sobre el trabajo remoto,

respondidas
por Tsedal Neeley
16/03/2020

Jorg Greuel/Getty Images

Hemos hecho nuestra cobertura del coronavirus gratuito para todos los lectores.

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Se espera que la pandemia del coronavirus cambie fundamentalmente la forma en

que muchas organizaciones operan en el futuro previsible. Como gobiernos y
empresas de todo el mundo dicen a aquellos con síntomas que se pongan en
cuarentena y a todos los demás que practiquen el distanciamiento social, el trabajo
remoto es nuestra nueva realidad. ¿Cómo hacen los líderes corporativos, gerentes y
trabajadores individuales este cambio repentino? Tsedal Neeley, profesor de
Harvard Business School, ha pasado dos décadas ayudando a las empresas a
aprender cómo gestionar equipos dispersos. En esta edición de preguntas y
respuestas, extraída de una videollamada reciente de suscriptores de HBR en la que
los oyentes pudieron hacer preguntas, ofrece orientación sobre cómo trabajar
productivamente en casa, gestionar reuniones virtuales y dirigir equipos a través
de esta época de crisis.

¿Están las organizaciones preparadas para esta transición repentina?

La escala y el alcance de lo que estamos viendo, con organizaciones de 5.000 o

10.000 empleados que piden a la gente que trabaje desde casa muy rápidamente,
no tiene precedentes. Por lo tanto, no, las organizaciones no están configuradas
para esto.

¿Qué es lo primero que los líderes y gerentes individuales pueden hacer para
ayudar a sus empleados a prepararse?

Consiga la infraestructura correcta. ¿La gente tiene la tecnología necesaria o acceso

a ella? ¿Quién tiene un portátil? ¿Podrán los que tienen computadoras portátiles
marcar fácilmente en sus organizaciones? ¿Tendrán el software que necesitan para
poder trabajar, tener llamadas de conferencia, etc.? ¿Qué pasa con los empleados

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que no tienen portátiles o dispositivos móviles? ¿Cómo se asegura de que tienen

acceso a los recursos que necesitan para trabajar? Los gerentes directos tienen que
asegurarse muy rápidamente de que cada empleado tenga acceso completo, por lo
que nadie se siente dejado atrás.

¿Qué deberían hacer las personas que no están acostumbradas al trabajo

remoto para prepararse psicológicamente para ello?

Desarrollar rituales y tener una manera disciplinada de gestionar el día. Programe

una hora de inicio y una hora de finalización. Ten un ritmo. Toma una ducha,
vístete, incluso si no es lo que normalmente usas para trabajar, entonces comienza
las actividades del día. Si estás acostumbrado a moverte físicamente, asegúrate de
incorporarlo en tu día. Si usted es un extrovertido y acostumbrado a un montón de
contacto y colaboración con otros, asegúrese de que todavía sucede. Pregúntate a ti
mismo:¿Cómo me protegeré de sentirme solo o aislado y mantenerme saludable,
productiva y vibrante? Crea eso por ti mismo.

Recuerde que en realidad puede disfrutar trabajando desde casa. Puedes tocar la
música que te guste. Puedes pensar con flexibilidad acerca de tu tiempo. Puede ser
divertido. En cuanto a los gerentes, necesitan comprobar cómo están las personas.
Asegúrese no sólo de que están configurados, sino también de que tienen un ritmo
a su día y contacto con los demás. Pregunte: «¿Qué puedo hacer para asegurarme
de que esta repentina y rápida transición esté funcionando para usted?»

¿Cómo deberían ocurrir esos registros? ¿Como grupo? ¿En uno contra uno?
¿A través de llamadas telefónicas? ¿O videollamadas?

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Primero, deberías tener una conversación grupal sobre el nuevo estado de cosas.
Digan: «Oigan, amigos, es un mundo diferente. No sabemos cuánto tiempo va a
durar esto. Pero quiero asegurarme de que todos sientan que tienen lo que
necesitan». Esto debe ser seguido por un lanzamiento de equipo para poner en
marcha esta nueva forma de trabajar. Averiguar: ¿Con qué frecuencia debemos
comunicarnos? Debe ser vídeo, teléfono, o Slack/Jive/Yammer. Si no estás usando
uno de esos sistemas de redes sociales, ¿deberías? ¿Cuál es la mejor manera de
trabajar juntos? Tienes que ayudar a la gente a entender cómo hacer un trabajo
remoto y darles la confianza de que funcionará.

Una vez que esas cosas estén resueltas, reúnase con su grupo al menos una vez a la
semana. En un entorno remoto, la frecuencia de contacto no puede disminuir. Si
estás acostumbrado a tener reuniones, sigue haciéndolo. De hecho, el contacto
probablemente debería subir para todo el equipo y sus miembros. Los empleados
más nuevos, los que trabajan en proyectos críticos y las personas que necesitan más
contacto requerirán más de uno a uno. Recuerde, también, que usted puede hacer
cosas divertidas virtualmente: happy hour, coffee breaks, almuerzo juntos. Todas
estas cosas pueden ayudar a mantener las conexiones que tenía en la oficina. Hay
una amplia investigación que muestra que los equipos virtuales pueden ser
completamente iguales a los coubicados en términos de confianza y colaboración.
Sólo requiere disciplina.

¿Cómo afecta trabajar desde casa? salud psicológica? ¿Qué pueden hacer los
empleadores para asegurarse de que la gente se mantiene enfocada,
comprometida y feliz?

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La gente pierde el enfriador de agua no planificado o conversaciones capuchino con

colegas en el trabajo remoto. Estas son partes importantes e importantes de la
jornada laboral que tienen un impacto directo en el rendimiento. ¿Cómo los
creamos virtualmente? Para algunos grupos e individuos, será mensajería
instantánea constante. Para otros, serán conversaciones telefónicas en vivo o
videoconferencias. Algunas personas pueden querer usar WhatsApp, WeChat o
Viber. Un gerente puede alentar esos tipos de puntos de contacto para la salud
psicológica. La gente no va a ser capaz de entender estas cosas orgánicamente.
Tienes que entrenarlos. Un consejo más: Ejercicio. Es crítico para el bienestar
mental.

¿Cuáles son las tres principales cosas que los líderes pueden hacer para crear
una buena cultura remota?

Hay más de 10.000 libros en inglés en Amazon sobre virtualidad y cómo conducir
de forma remota o a distancia. ¿Por qué es eso? Debido a que esto es muy difícil de
hacer, y los gerentes tienen que trabajar activamente en él. Número uno, asegúrese
de que los miembros del equipo sientan constantemente que saben lo que está
pasando. Necesitas comunicar lo que está sucediendo a nivel organizacional
porque, cuando están en casa, sienten que han sido extraídos de la nave nodriza. Se
preguntan qué sucede en la empresa, con los clientes y con objetivos comunes. La
comunicación en torno a ellos es extremadamente importante. Así que estás
enviando más correos electrónicos, compartiendo más.

Durante este período, la gente también comenzará a ponerse nerviosa por los
objetivos de ingresos y otros resultados. Tendrás que asegurarte de que sientan que
van a estar bien. Otra cosa es asegurarse de que ningún miembro sienta que tiene

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menos acceso a usted que otros. En casa, la imaginación de la gente comienza a

enloquecer. Así que tienes que estar disponible para todos por igual. Finalmente,
cuando dirija sus reuniones de grupo, apunta a la inclusión y equilibra el tiempo de
emisión, para que todos se sientan vistos y escuchados.

¿Cómo afectarán estos cambios a la productividad?

Productividad no tiene que bajar en absoluto. Se puede mantener, incluso mejorar,

porque los desplazamientos y las distracciones de oficina se han ido. Por supuesto,
usted podría ser en casa con su pareja o hijos, y esas cuestiones tendrán que
resolverse. Otro problema podría ser su capacidad para resolver problemas
rápidamente cuando no puede reunirse en persona, en tiempo real. Eso podría
crear retrasos. Pero aparte de eso, no veo que la productividad baje. Hay pruebas
sólidas que muestran que no debería cambiar.

Si el distanciamiento social las políticas se mantienen durante un tiempo,

¿cómo se mide la productividad de sus empleados y, finalmente, se revisan
sobre ese trabajo?

Le diré esto a todos los gerentes de ahí afuera: tienes que confiar en tus empleados.
Esta es una época y una época en la que debemos seguir el consejo de Ernest
Hemingway: «La mejor manera de saber si puedes confiar en alguien es confiar en
él». No puedes ver lo que la gente está haciendo. Pero equiparlos de la manera
correcta, dales las tareas, verifíquelas como siempre has hecho, y espero que
produzcan de la manera que quieras. No puede supervisar el proceso, por lo que su
revisión tendrá que basarse en resultados. Pero no hay razón para creer que, en
este nuevo entorno, la gente no hará el trabajo que se les ha asignado. El trabajo

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remoto ha existido durante mucho tiempo. Y hoy tenemos todas las tecnologías que
necesitamos no solo para trabajar, sino también para colaborar. Contamos con
herramientas de redes sociales para toda la empresa que nos permiten almacenar y
capturar datos, tener conversaciones de uno a varios, compartir mejores prácticas y
aprender.

Hablemos de reuniones virtuales. ¿Cuáles son algunas de las mejores

prácticas, más allá del consejo general para aclarar su propósito, distribuir
una agenda, preparar a la gente para ser llamada, etc.?

Primero, tienes que tener algunas reglas básicas explícitas. Digan: «Amigos, cuando
tenemos estas reuniones, lo hacemos de una manera agradable, apagamos los
teléfonos, no verificamos correos electrónicos o multitarea». Recomiendo
encarecidamente la videoconferencia si tiene la capacidad de hacerlo. Cuando la
gente es capaz de verse, realmente hace una diferencia. Y luego confías en la gente
para seguir las reglas básicas.

Número dos, porque ya no tienes conversaciones con los enfriadores de agua, y la

gente podría estar aprendiendo a trabajar desde casa, pasa los primeros seis a siete
minutos de una reunión registrándose. No vaya directamente a los temas de su
agenda. En su lugar, vayan y pregunten a todos, «¿Cómo están ustedes?» Comience
con quien sea la persona más nueva o más baja de estatus o la que normalmente
habla menos. Deberías compartir también, para que estés modelando el
comportamiento. Después de eso, introduce las cosas clave de las que quieres
hablar y vuelve a modelar lo que quieres ver, ya sea conectando, haciendo
preguntas o incluso usando tu tecnología preferida, como Zoom o Skype
Empresarial.

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Lo último es que tienes que hacer un seguimiento de estas reuniones virtuales con
comunicación redundante para asegurarse de que la gente te ha escuchado y que
están de acuerdo con el resultado. Digamos que tienes una videoconferencia sobre
un tema. Puedes seguirlo con un correo electrónico o un mensaje de Slack. Usted
debe tener múltiples puntos de contacto a través de varios medios para continuar el
rastro de la conversación.

¿Y cómo se facilitan conversaciones muy complejas o emocionalmente

cargadas cuando las personas no están cara a cara?

Solo puede plantear uno o dos de estos temas porque no tiene el tiempo ni la
oportunidad de trabajar después de la reunión. No puedes simplemente caminar a
las oficinas de la gente para hacer un seguimiento. Por lo tanto, sé muy atento
sobre lo que traes y cuándo y cómo lo haces. Pero aún puedes tener estas
conversaciones. Permitir que la gente no esté de acuerdo con el fin de afinar el
pensamiento del equipo es algo muy positivo. A veces, en entornos virtuales, la
gente no siente psicológicamente seguro, por lo que podrían no hablar cuando
deberían. Por lo tanto, es posible que quiera generar o modelar un poco de
desacuerdo, siempre sobre el trabajo, las tareas o los procesos, por supuesto, nunca
nada personal.

A la luz de varias guarderías y cierres escolares, ¿cómo se discute niños y

cuidado de niños?

Los líderes deben estar preparados para esa conversación y ayudar a la gente a
reflexionar sobre esos temas. El desenfoque de los límites entre el trabajo y el hogar
ha llegado repentinamente sobre nosotros, por lo que los gerentes tienen que

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desarrollar las habilidades y políticas para apoyar a sus equipos. Esto podría
implicar ser más flexible en cuanto a las horas de trabajo de los empleados. No
tienes que almorzar a las 12 de la tarde. Podrías pasear a tu perro a las 2pm. Las
cosas son mucho más fluidas, y los gerentes solo tienen que confiar en que los
empleados harán todo lo posible para hacer su trabajo.

Hemos hablado de comunicación interna, pero ¿qué consejo tiene para las
personas en funciones orientadas al cliente?

Hemos estado viendo llamadas de ventas virtuales y contrataciones de clientes.

Haces exactamente las mismas cosas. Aquí, es aún más importante usar medios
visuales. Toma lo que estés haciendo cara a cara y sigue haciéndolo. Tal vez no
puedas beber y cenar. Pero puedes hacer mucho. Sé creativo.

¿Qué haces en una organización donde tienes una mezcla de trabajadores de

cuello blanco y azul? ¿O para aquellos colegas que no están equipados
adecuadamente?

Las organizaciones tienen que encontrar una manera de apoyar a esos trabajadores:
algún tipo de acción colectiva para ayudarlos porque de lo contrario estás aislando
completamente a las personas que son de importancia crítica para tu operación. Yo
crearía un grupo de trabajo, y encontraría soluciones para mantenerlos conectados
y garantizar que aún se sientan valorados. E incluirlos en la planificación.

Si siente que, a pesar de sus mejores esfuerzos, un empleado está luchando,

no centrado, solo, ¿qué puede hacer?

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Cuando veas los signos, como menos correos electrónicos o más inhibición en las
conversaciones grupales, habla con ellos. Aumentar el contacto y animar a otros a,
también. Entiende dónde están. Y consígueles lo que necesitan. Las organizaciones
también deben asegurarse de contar con servicios de asistencia a los empleados en
este momento. Cuando de repente estás quitando las rutinas regulares de la gente y
la conexión con los demás, y es abierta, algunos lucharán y necesitarán ayuda
adicional. Añadiría que cada CEO de cada organización necesita ser mucho más
visible en este momento, a través de videoconferencias o grabaciones grabadas,
para dar confianza a la gente, calmarla y ser sanadores o que dan esperanzas en
jefe.

¿Ves esta crisis cambiando la forma en que todos los equipos y

organizaciones operan en el futuro?

Creo que va a ampliar sus repertorios. Organizaciones, equipos y personas

experimentarán más con el trabajo virtual. Muchos de ellos siempre han querido
probarlo como forma de ampliar su alcance o mano de obra. No es que la gente
vaya a adoptar permanentemente este nuevo formato de trabajo, sino que esta
experiencia ampliará la capacidad de todos. Si hay un pequeño aspecto positivo en
este lío en el que nos encontramos, es que estamos desarrollando ciertas
habilidades que podrían ser útiles en el futuro. Esa es mi más profunda esperanza.

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Tsedal Neeley is the Naylor Fitzhugh Professor of Business Administration in the

Organizational Behavior Unit at Harvard Business School and the founder of the
consulting firm Global Matters. She is the author of The Language of Global Success.
Twitter: @tsedal

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