ORGANIGRAMAS

Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u

organización que refleja, en forma esquemática representadas en papel, la posición de las
áreas que la integran, su respectiva relación, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad,
canales formales de comunicación y de asesoría.

Toda estructura organizacional, incluso una deficiente, se puede representar en forma

gráfica puesto que un diagrama simplemente señala las relaciones entre los departamentos a
lo largo de las líneas principales de autoridad.

Finalidad del organigrama

En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforma la estructura de una

organización, sus relaciones, las características de la dependencia o entidad y sus funciones
básicas, entre otras.

La finalidad de los organigramas son las siguientes:

• Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de información.

• Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos que
integran una dependencia o entidad.
• Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la
organización.
• Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones,
múltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de
supervisión y control.
• Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos
niveles jerárquicos.
• Refleja los diversos tipos de trabajo que se realizan en la empresa debidamente
asignados por área de responsabilidad o función.
• Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:
a) Los cargos existentes en la compañía.
b) Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.
c) Como la autoridad se le asigna a los mismos.

Funciones

• Para la ciencia de la administración: Sirve de asistencia y orientación de todas las

unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus
características gráficas y actualizaciones.

• Para el área de organización y sistema: Sirve para reflejar la estructura así como velar
por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y medianas,
generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la
compañía a través de los manuales de organización.
• Para el área de administración de personal: El analista de personal requiere de este
instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de
administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la
implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal.

La función principal del organigrama es descubrir y eliminar defectos o fallas de

organización, comunicar la estructura organizativa y reflejar los cambios organizativos.

Ventajas

Las principales ventajas que proporciona el uso de organigramas son las siguientes:

1. Obliga a sus autores a aclarar sus ideas.

2. Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la
compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción.
3. Muestra quién depende de quién.
4. Indica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus
puntos fuertes y débiles.
5. Sirve como historia de los cambios, instrumento de enseñanza y medio de información al
público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.
6. Se utiliza como guía para planear una expansión, al estudiar los cambios que se
propongan en la reorganización, al hacer planes a corto y largo plazo, y al formular el plan
ideal.

Desventajas

Los organigramas presentan importantes limitaciones:

1. Sólo muestra las relaciones de autoridad formales pero omite un conjunto de relaciones
informales.
2. Se señalan las principales relaciones de línea o formales más no indica cuánta autoridad
existe en cualquier punto de la estructura.
3. Muchos organigramas muestran las estructuras en forma ideal y no necesariamente
muestran la realidad. Los administradores olvidan que las organizaciones son dinámicas y
que las gráficas deben rediseñarse.
Organigrama clásico

El más común de todos los Organigramas y el que presenta características más importantes
de la estructura organizacional. El Organigrama Clásico facilita la codificación de los
órganos o las actividades de la organización.

Organigrama vertical

Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y
desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada en donde las líneas de
autoridad y de comunicación deben ser claras. Son los de uso más generalizado en la
administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo, en este
Organigrama cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior,
ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad;
de cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas a los puestos que dependen de él y así
sucesivamente.
Este Organigrama es muy usado, por lo mismo, fácilmente comprendido, aparte indica en
forma objetiva las jerarquías del personal; considerando esto como las ventajas de este
organigrama. Ya al mirar la desventaja; se produce el llamado “efecto de triangulación”
porque, después de dos niveles, es muy difícil indicar los puestos inferiores, para lo que se
requeriría hacerse Organigramas muy alargados.

Organigrama horizontal

Representa los mismos elementos del Organigrama anterior y en la misma forma, solo que
comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles
sucesivamente hacia la derecha.

Circular

En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el

centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel
distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, o
sea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual
jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por
las líneas que unen las figuras.
Organigrama mixto

En este tipo de Organigramas se puede mezclar tres tipos de Organigramas (Vertical,

Horizontal, Circular) en uno solo, cada empresa, cada organización utiliza este tipo de
Organigramas debido a su alto volumen y complejidad de puestos que tienen bajo su
administración y con ello buscan la optimización del espacio en el que se encuentran
trabajando, tome en cuenta que la mayoría de los documentos con los cuales se labora son
de tipo tamaño carta por lo que se hace imprescindible el utilizar este tipo de herramienta
para poder reconocer los diversos puestos que utiliza la organización.

Organigramas escalares

Organigrama Escalar: Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los nombres de
las unidades de la estructura, sino líneas encima de los cuales se colocan los nombres.
Cuando una línea sale en sentido vertical de una línea horizontal, muestra la autoridad de
esta ultima.
 ORGANIGRAMA DE UNA EMPRESA

Organigrama lineal

A continuación se describe brevemente las funciones de la gerencia general así como

también de cada gerente de área y sus respectivos departamentos contemplado en el
organigrama:
Gerente General: Liderar la gestión estratégica, dirigiendo y coordinando a las distintas
áreas para asegurar la rentabilidad, competitividad, continuidad y sustentabilidad de la
empresa, cumpliendo con los lineamientos estratégicos y las normativas y reglamentos
vigentes.

• Gerente Administrativo:

1. Supervisar las actividades realizadas por las demás dependencias de la empresa en pro
del cumplimiento de los objetivos organizacionales
2. Planear, ejecutar y dirigir la gestión administrativa y operativa de la empresa para el
manejo de las relaciones con los clientes
3. Desarrollar estrategias para el cumplimiento de las metas y proyecciones de la
organización
4. Analizar todos los aspectos financieros para la toma de decisiones.
5. Controlar administrativa y disciplinariamente a todo el personal.
6. Evaluar el rendimiento de todos los procesos de la empresa y del personal involucrado en
cada uno de ellos.
Departamento de almacén: El Departamento de almacén se encarga de garantizar el
abasto suficiente de los artículos y productos recurrentes, así como el adecuado manejo y
custodia de las existencias de materia prima, artículos semi-terminados y artículos
terminados, refacciones, materiales, entre otros. Verificando la exactitud del registro de los
bienes, y la integración de los datos que forman el catálogo de productos que manejan los
diferentes almacenes, así como la información que conforma el detalle de sus inventarios.

Departamento de Compras: El objetivo básico de la función de compras es asegurar la

continuidad del suministro de materias primas, repuestos y reducir el costo final de los
productos terminados. En otras palabras el objetivo es no sólo obtener las materias primas
al precio más bajo, sino que reducir el costo final del producto, o sea, comprar de forma
inteligente y alineada con la estrategia, todos los materiales necesarios para la producción o
la operación diaria de la empresa u organización.

Departamento de personal: Sus funciones son:

1. Reclutamiento y selección. Atraer a las personas indicadas para hacer crecer la empresa,
que es más que llenar rápidamente un puesto específico. Planificar con anticipación las
necesidades de recursos humanos da tiempo para analizar el puesto y los requisitos a
cumplir por quien va a cubrirlo. Permite también ver a varios candidatos y ponerlos a
prueba a través de un proceso de selección ordenado.
2. Inducción. Para que los empleados que se incorporen a la empresa se sientan bienvenidos
y puedan rendir en sus puestos, es necesario un acompañamiento durante los primeros días.
Transmitir la cultura de la empresa, presentar al resto del equipo, repasar lo que se espera
del nuevo empleado y satisfacer sus dudas, es una tarea clave.
3. Capacitación. Las personas que son parte de la organización pueden requerir formación
adicional para desempeñar mejor sus funciones. Con el paso del tiempo, además, es
necesario ofrecerles espacios que los mantengan motivados y actualizados. Cámaras
empresariales, sindicatos, centros o docentes particulares suelen ofrecer cursos aplicables a
los negocios, sobre temas diversos como idiomas, herramientas informáticas, técnicas de
venta o redes sociales. Puede armarse también una capacitación a medida, teniendo en
cuenta las necesidades particulares de la empresa.
4. Remuneraciones. Más que la definición de sueldos y su liquidación según los convenios
y normas correspondientes, esta función debería contemplar que las compensaciones se
mantengan equitativas, reflejen resultados y ayuden a mantener la motivación.
5. Motivación y clima laboral. Desarrollar el sentido de pertenencia, el liderazgo, la
iniciativa y el compromiso de los empleados con la empresa es una misión que no debe
dejarse librada al azar. Un buen clima de trabajo ayuda a mejorar la productividad, reducir
el ausentismo, retener al personal, reducir los conflictos y aumentar la satisfacción de todos.
Beneficios, comunicación, coaching, eventos y proyectos en equipo pueden impulsar el
clima de crecimiento que la empresa necesita.

Departamento de Seguridad: La finalidad del departamento de seguridad será garantizar

la protección de las personas, los bienes, valores, negocios de la empresa y el normal
funcionamiento de los servicios.
Departamento de sistemas: La principal función de un Departamento de Sistemas es crear
y ofrecer sistemas de información que permitan dar solución a las necesidades informáticas
y de toma de decisiones de la institución

• Gerente Financiero: La gestión financiera está íntimamente relacionada con la toma

de decisiones relativas al tamaño y composición de los activos, al nivel y estructura de la
financiación y a la política de dividendos enfocándose en dos factores primordiales como la
maximización del beneficio y la maximización de la riqueza, para lograr estos objetivos una
de las herramientas más utilizadas para que la gestión financiera sea realmente eficaz es la
planificación financiera, el objetivo final de esta planificación es un "plan financiero" en el
que se detalla y describe la táctica financiera de la empresa, además se hacen previsiones al
futuro basados en los diferentes estados contables y financieros de la misma.

Departamento de contabilidad: Se encarga de instrumentar y operar las políticas, normas,

sistemas y procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y seguridad en la
captación y registro de las operaciones financieras, presupuestales y de consecución de
metas de la entidad, a efecto de suministrar información que ayude a la toma de decisiones,
a promover la eficiencia y eficacia del control de gestión, a la evaluación de las actividades
y facilite la fiscalización de sus operaciones, cuidando que dicha contabilización se realice
con documentos comprobatorios y justificativos originales, y vigilando la debida
observancia de las leyes, normas y reglamentos aplicables.

Departamento de créditos y cobranza: Para poner en funcionamiento las operaciones de

créditos y cobros en la empresa, se requiere implementar un sistema operativo de métodos
y procedimientos dentro de la estructura orgánica de la empresa. Este funcionamiento
deberá tener el interés mayoritario de quienes dirigen la organización y sobre todo, del
responsable de la gestión de Créditos y Cobros ya que la administración del crédito y del
cobro se ha elevado a la categoría de un profesional con sus responsabilidades y ética
propia, dando una imagen de modernización e importancia dentro de la empresa.

• Gerente técnico: Un gerente técnico eficaz es alguien que también está técnicamente
bien informado. Cuando es necesario, conoce y puede realizar todos los niveles de tareas
tales como la solución de problemas gerenciales y técnicos. Un gerente técnico proporciona
dirección técnica para el desarrollo, diseño e integración de sistemas. Revisa el trabajo
realizado y sigue el proyecto a través de las pruebas y fases de implementación. Puede
proporcionar capacitación técnica a su equipo y podrá continuar el entrenamiento según sea
necesario. También asegura que existan procedimientos técnicos, documentaciones y
políticas estándar puestas en marcha, que revisa de manera regular.

Departamento de diseño: Las funciones son:

Participación en la identificación de los consumidores. En la mayoría de las empresas, la

responsabilidad de la identificación de las necesidades y la creación de nuevos productos
depende de marketing o del departamento técnico. Los departamentos de producción están
más preocupados por cómo y con qué coste se producirán los objetos, que por los objetos
en sí mismos. Hace falta contar con la participación activa del diseño, sobre todo por
anticipar las necesidades futuras, puesto que están más inmersos en las relaciones de los
objetos con los usuarios actuales y potenciales.

Gestionar los recursos de diseño. Esta actividad ha de ampliarse mediante la formación

continua de los equipos de diseñadores. La adaptación constante a las nuevas tecnologías de
diseño es una de las funciones principales del gestor para la potenciación de sus recursos.
La formación de los diseñadores, la utilización de las herramientas CAD, la difusión de las
teorías recientes del diseño, la aparición de nuevos materiales, la información sobre los
cambios de hábitos de los consumidores y las técnicas de marketing y posicionamiento, las
mejoras de la comunicación por internet.

La gestión del proceso de diseño. El proceso de diseño varía de empresa a empresa y

depende también del tipo de producto, pero hay tres puntos que se deben tener en cuenta: es
un proceso multidisciplinario, que ha de estar presente en la cultura de la empresa, se debe
dotar de una estrategia planificada y se ha de ejecutar de manera eficiente. La competencia,
los cambios de hábitos de los consumidores, los cambios culturales y demográficos, las
innovaciones tecnológicas y las invenciones, el propio ciclo de vida de los productos... son
los factores que mueven a la mayoría de las empresas a introducir cambios en sus
productos. Este hecho hace necesario definir dentro la organización la estrategia a seguir
para el desarrollo de productos, estrategia que obviamente afectará al diseño.

Departamento de mantenimiento: El Departamento de Mantenimiento se encarga de

proporcionar oportuna y eficientemente, los servicios que requiera el Centro en materia de
mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones, así como la contratación de la
obra pública necesaria para el fortalecimiento y desarrollo de las instalaciones físicas de los
inmuebles.

Departamento de producción: La función del departamento(s) de producción en una

empresa es tomar los insumos y convertirlos en salidas para uso del cliente. Las entradas
pueden ser objetos físicos concretos, basados en datos o en servicio. Las salidas pueden
estar destinados al uso privado o para uso comercial. El objetivo de la producción y de las
operaciones es crear un producto final en la forma más económica y eficiente.

• Gerente de comercialización: Para realizar una comercialización buena y formal, en el

ámbito empresarial el sistema gerencial es indispensable, ya que es el encargado de realizar
ciertas tareas que garanticen una comercialización justa, legal y equitativa en ambas partes.

Por lo general la gerencia tiene tres tareas básicas:

1.- Establecer un plan o una estrategia de carácter general para la empresa

2.- Dirigir la ejecución de este plan.
3.- Evaluar, analizar y controlar el plan en su funcionamiento real-

Por razones de sencillez, estas tareas se pueden sintetizar como la planificación, la

ejecución y el control. Cada una de estas tareas es indispensable para poder manejar una
comercialización estable y provechosa para ambas partes que intervengan en un sistema
comercial.
Departamento de marketing: En términos generales, el marketing (también
conocido como mercadotecnia o mercadeo) es el conjunto de actividades que le permiten a
una empresa encontrar un mercado al cual dirigirse y atenderlo de la mejor manera posible.
Algunos ejemplos de estas actividades son la búsqueda de oportunidades de negocios, el
análisis de los consumidores, el análisis de la competencia, la promoción de productos y la
distribución de productos.
Así, cuando se están buscando oportunidades de negocios, analizando a los consumidores y
a la competencia, promocionando y distribuyendo productos, se puede afirmar que se está
“aplicando el marketing”.

Departamento de publicidad: Un departamento de publicidad se ocupa de dirigir las

campañas, coordinar todas las acciones precisas para llevarlas a cabo, controlar los
presupuestos y gestionar administrativamente el área. En este departamento se llevan a
cabo las tareas necesarias para:
1. Ejecutar los objetivos y programas de publicidad que la organización planifica
periódicamente a fin de apoyar los objetivos de comunicación y marketing.
2. Determinar el presupuesto y poner en marcha el plan de control de gastos que
derivan de los programas previstos.
3. Investigar todos los factores críticos para el plan de publicidad: consumidores reales
y potenciales, opinión y usos del producto o servicio, competencia, tendencias sociales,
económicas, culturales, etc.
4. Desarrollar el procedimiento de selección de las empresas de publicidad con las que
se va trabajar.
5. Valorar los resultados de las campañas a fin de poder determinar en alguna medida
el nivel de eficacia de las acciones realizadas, así como la eficiencia y calidad de las
empresas contratadas.
6. Controlar los gastos de explotación del departamento derivados de su existencia y
de la ejecución de su actividad.

Departamento de ventas: Es el encargado de persuadir a un mercado de la existencia de

un producto, valiéndose de su fuerza de ventas o de intermediarios, aplicando las técnicas y
políticas de ventas acordes con el producto que se desea vender.
Organigrama lineal con asesorías (staff)

El tipo de organización línea-staff es el resultado de la combinación de los tipos de

organización lineal y funcional, buscando incrementar las ventajas de esos dos tipos de
organización y reducir sus desventajas. En la organización línea-staff, existen
características del tipo lineal y del tipo funcional, reunidas para proporcionar un tipo
organizacional más completo y complejo. En la organización línea-staff coexisten órganos
de línea (órganos de ejecución) y de asesoría (órganos de apoyo y de consultoría)
manteniendo relaciones entre sí. Los órganos de líneas se caracterizan por la autoridad
lineal y por el principio escalar, mientras los órganos de staff prestan asesoría y servicios
especializados.

Las cuatro principales funciones del staff son:

Servicios. Es decir, actividades especializadas, como contabilidad, compras, personal,

investigación y desarrollo, procesamiento de datos, propaganda, etc., realizadas y
ejecutadas por el staff.
Consultoría y asesoría. Es decir, actividades especializadas como asistencia jurídica,
métodos y procesos, consultoría laboral, etc., que son proveídas por el staff, como
orientación y recomendación.
Monitorear. Significa seguimiento y evaluación de una determinada actividad o proceso
sin intervenir en él o influenciarlo. El staff generalmente se encarga del levantamiento de
datos, elaboración de reportes e investigaciones, seguimiento de procesos, etcétera.
Planeación y control. Casi siempre las actividades de planeación y control están delegadas
a los órganos de staff. Así, la planeación y el control financiero o presupuestario, la
planeación y control de producción, la planeación y control de mantenimiento de máquinas
y equipos, el control de calidad, etc., son actividades que desarrolla el staff.
Ventajas de la organización línea staff

Asegura asesoría especializada e innovadora manteniendo el principio de autoridad única.

Los órganos de staff proporcionan servicios especializados, factor importante en una era de
especialización y competición. Como los especialistas de staff no pueden intervenir en la
autoridad de los órganos a los cuales prestan servicio y asesoran, la estructura línea-staff
tiene la ventaja de ofrecer un área de asesoría y prestación de servicios, con predominio de
la estructura lineal y conservando el principio de autoridad única. Actividad conjunta y
coordinada de los órganos de línea y órganos de staff. Los órganos de línea se
responsabilizan por la ejecución de las actividades básicas de la organización (como
producir y vender), mientras que los órganos de staff se responsabilizan por la ejecución de
servicios especializados (como financiar, comprar, administrar recursos humanos, planear,
controlar, etc.).