Вы находитесь на странице: 1из 19

Деловой речевой этикет в служебных письмах

Вступительное обращение и заключительная форма вежливости


представляют собой общепринятые стандартные формулы.

Вступительное обращение - это способ привлечения внимания адресата,


установления контакта с ним.

При обращении к адресату следует принимать во внимание его служебное


положение, сферу деятельности, характер взаимоотношений между
сторонами, цель письма и пр.

Если письмо направляют в адрес учреждения, организации, предприятия,


компании или адресуют должностному лицу, имя, фамилия и пол которого
не известны, то общепринятыми обращениями являются следующие:

- Уважаемые господа!

- Господа!

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно


обращение:

- Уважаемые коллеги!

- Дорогие коллеги!

Для русского речевого этикета нивелирование полов - характерная


черта, поскольку до 1917 г. женщин на государственной службе
практически не было, а в советский период распространенным
было бесполое обращение “товарищ” (тов. Иванова Н. С.). В
последние годы при адресовании письма должностному лицу
женского пола используется существительное мужского рода
(следователь, генеральный директор заведующий и т. д.).

Если получателем письма является особо важная персона: высокое


должностное лицо (губернатор, мэр), заслуженный деятель науки и
культуры, известный общественный деятель, президент
(председатель) общества, кампании, фирмы и др., то используют
обращения:
- Глубокоуважаемый Алексей Петрович!

- Многоуважаемый Павел Анатольевич!

Возможно обращение с указанием должности и без фамилии:

- Уважаемый господин Министр!

- Уважаемый господин Губернатор!

- Уважаемый господин Депутат!

- Уважаемый господин издатель!

- Уважаемый господин председатель!

При обращении к лицу, имеющему звание, можно


использовать следующий вариант:
- Уважаемый доктор!

- Уважаемый профессор!
Авторам писем следует иметь в виду, что сегодня как никогда важно
личностное обращение, которое вызывает у адресата повышенный интерес к
письму, свидетельствует о внимании и уважении отправителя к деловому
партнеру.

Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту


документа вежливо-официальный характер. Если в обращении указываются
имя и отчество, а фамилия не называется, то оно приобретает несколько
личный характер. Обращение по имени и отчеству допускается в письме-
приглашении, письме-сообщении, письме-благодарности и некоторых
других. Эти различия обусловлены традициями русской речевой культуры:

- Глубокоуважаемый господин Петров!

- Глубокоуважаемая госпожа Петрова!

- Многоуважаемый господин Смирнов!

- Многоуважаемая госпожа Демина!

- Уважаемый господин Горский!

- Уважаемая госпожа Пронина!


- Господин Мартынов.

- Уважаемый Дмитрий Иванович!

- Уважаемая Ксения Петровна!

-Игорь Константинович,...

Заключительная форма вежливости завершает основной текст,


помещается с правой стороны на одной вертикали с датой, расположенной
наверху, и отделяется от текста письма двумя-тремя интервалами. В конце
заключительной формулы вежливости, как правило, ставится запятая, но
допустимо и ее отсутствие. Реквизит “Подпись” (наименование должности
лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка) проставля-
ется ниже заключительной формулы вежливости в соответствии с ГОСТ Р
6.30-97. В письмах, оформленных на должностных бланках (а также в
некоторых письмах частного характера), наименование должности и
расшифровка подписи не ставятся.

В деловой переписке существует несколько вариантов заключительной


формулы вежливости. Если письмо начинается с фразы: Уважаемый
господин..., то оно должно заканчиваться фразой: С уважением,...

В поздравительных и благодарственных письмах, в письмах, имеющих


личный характер, используются следующие языковые формулы:

- Искренне Ваш (а); ...

- Искренне Ваши,...

- С нauлучшuмu пожеланиями, ...

- С наилучшими пожеланиями и приветом, ...

-С сердечным приветом, ...

- С сердечным приветом и пожеланиями, ...

-С благодарностью. Ваш...

-С дружественным приветом,...

- С дружеским приветом, ...

- Наши наилучшие пожелания г-ну (имя).


В реальной ситуации отправитель должен руководствоваться не только
стандартом, но и правилами хорошего тона.

В письмах малознакомым людям или деловым партнера следует


использовать официальные формулировки:

- С уважением,...

- С благодарностью и уважением, ...

- С глубоким уважением, ..

ПИСЬМО-БЛАГОДАРНОСТЬ

Как правило, такие письма имеют персональную адресацию.

Слова благодарности уместны как в начале, так и в конце письма. Письмо с


выражением благодарности может быть различным по содержанию,
например: письмо-просьба, письмо-подтверждение, письмо-приглашение,
письмо-ответ на приглашение, сопроводительное письмо, письмо-запрос и т.
д. При выборе той или иной формулировки для выражения благодарности
следует принимать во внимание характер деловых и личностных отношений
между отправителем и получателем письма.

В начале письма можно засвидетельствовать свое уважение, почтительное


отношение к адресату, признание его заслуг, положительную оценку ума
делового партнера и т. п. или выразить благодарность за полученную
корреспонденцию:

 Приносим благодарность Ваше


 Выражаем за согласие...
 Принося Ваше участие...
 Выражая Ваш ответ,
сообщаем...
Ваше письмо,
извещаем...
-Очень любезно с Вашей стороны ...

- Я высоко ценю Вашу доброту...

- Признавая и по достоинству оценивая Ваш вклад в...

- Мы были счастливы, получив...


- Это письмо - выражение глубокой благодарности (признательности) ...

- Подтверждаем с благодарностью получение Вашего заказа на...

- Большое спасибо за факс от...

- Благодарим за каталог, который мы получили...

- Благодарим Вас за Ваше письмо от...

- Примите, пожалуйста, мою искреннюю (глубокую) благодарность за...

-Хочу выразить мою глубокую благодарность за...

-Я (искренне) благодарен за Ваш...

- Позвольте выразить признательность за участие в...

- Позвольте Вас поблагодарить за...

- Разрешите выразить Вам благодарность (признательности)

- Мы признательны Вам за то, что...

- Выражаем благодарность от имени...

- Благодарю Вас за участие...

В конце письма также можно еще раз употребить слова благодарности,


выразить надежду на получение скорого ответа, на продолжение
сотрудничества, на возможные перспективы деловых отношений и т. д.:

- С благодарностью за Ваш интерес к этому делу, остаюсь, ...

- Заранее благодарю Вас за содействие, остаюсь, Ваш...

- Я буду (мы будем) очень благодарен (благодарны) за скорый (срочный)


ответ.

- Мы были бы очень признательны (благодарны), если бы Вы ответили при


первой возможности.

- Большое спасибо за Ваше (доброе) содействие.

- Ваше содействие в этом деле будет по достоинству оценено.


- С сердечным приветом и благодарностью за Ваше ее действие (терпение)
в этом деле.

- Ждем Вашего любезного ответа.

С наилучшими пожеланиями и уверенностью в развитии взаимовыгодного


сотрудничества...

ПИСЬМО-ПОЗДРАВЛЕНИЕ

Письмо-поздравление является доказательством доброго


расположения отправителя к адресату

Поздравления и пожелания чаще всего являются основным


аспектом письма, открытки, телеграммы, но могу представлять
собой и часть многоаспектного письма. В таком случае слова
поздравления и пожелания располагаются как правило, после
обращения и приветствия.

Для писем, которые пишутся и отправляются задолго до


знаменательной даты, возможно размещение поздравления в конце
письма.

В официальных поздравительных письмах наиболее


употребительными являются формулы:

разрешите поздравить Вас;

позвольте поздравить Вас;

примите мои (наши) поздравления.


 Разрешите (сердечно) с национальным праздником.
 Позвольте поздравить с годовщиной со дня провоз-
 Имеем честь Вас глашения независимости Вашей
республики.
- Примите наши с новым назначением.
поздравления с Новым годом и приближающимся
Рождеством.
с Вашим юбилеем.
- Приветствуем Вас по случаю национального праздника.
по случаю Вашего юбилея.
в связи с открытием международной конференции.
- По случаю избрания Вас на пост … разрешите (позвольте)
поздравить….

- По поводу успешной защиты Вашей примите мои (наши)


диссертации поздравления…

- Разрешите пожелать Вам больших успехов, здоровья,


- Позвольте благополучия, счастья…
Вам успеха в осуществлении
Ваших планов

-Примите наши новых успехов.


(искренние. теплые, больших достижений.
сердечные и т. д.) здоровья, исполнения надежд (желаний)
пожелания

ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ

Письмо-приглашение может быть адресовано как конкретному лицу или


нескольким лицам, так и учреждениям. Приглашение конкретному лицу
следует ее составлять с учетом статуса адресата, характера взаимоотношений
между сторонами, а также степени официальности проводимого
мероприятия.

Наиболее распространенными в деловой переписке являются выражения со


словами: разрешите пригласить; позвольте пригласить.

 Разрешите (нам) пригласить Вас на встречу...


 Позвольте (нам) (Ваших предста- на презентацию...
вителей) принять участие в...
 Приглашаем (Вас) на...
 Имеем честь пригласить посетить...
Вас
 Примите наше
приглашение
 Просим принять участие в
...
Нейтральные по стилю выражения подчеркивают заинтересованность приглашающей
стороны. Такие выражения носят еще характер обсуждения, то есть одностороннего
приглашения без согласия второй стороны. В том случае, когда и вторая сторона согласна,
высылается уже официальное приглашение.
-(Мы) будем (весьма) благодарны (Вам), Если Вы сможете посетить
признательны Если бы Вы смогли посетить
-(Мы) были бы обязаны
(весьма)
-Мы хотели бы пригласить Вас
-Нам хотелось бы принять Вас
-Мы рады были бы встретиться с Вашими представителями
-Мы готовы были бы
-Мы согласны были бы
-Мы могли бы
- Мы были бы рады видеть Вас на...

- Мы будем весьма признательны Вам за участие в ...

-Мы были бы благодарны Вам, если бы Вы смогли принять наше приглашение


на...

 Не согласитесь Вы посетить наше предприятие?


ли встретиться с нашими представителями?
 Не можете ли принять участие в открытии выставки?
 Не хотите ли принять участие в презентации результатов
 Не согласились разработки?
бы
 Не могли бы
 Не хотели бы

В том случае, когда инициатором приглашения выступы вторая сторона (Мы


хотели бы принять участие в Вашем совещании), в ответном письме-
приглашении уместны выражения:

- Мы с (большой) радостью примем (встретим) Ваших представителей


(Вашу делегацию).

- Мы рады пригласить Вас...

- Мы согласны принять Вашу делегацию ...

- Мы можем принять Ваших представителей.

- Мы не возражаем против Вашего участия в совещании.

- Со своей стороны мы (с радостью) готовы принять (пригласить,


встретить) Ваших представителей.
Если первая сторона особо заинтересована в согласии, то после собственно
пригласительных фраз употребляются выражения:

- Мы надеемся, что Вы примете наше приглашение.

- Нам хотелось бы надеяться на Ваше согласие.

- Мы выражаем надежду, что Вы примите наше приглашение


(предложение).

ПИСЬМО-ИЗВИНЕНИЕ

Общепринятыми формулами выражения сожаления являются следующие:

-К сожалению,...

- К нашему большому сожалению, ...

- К моему великому сожалению, ...

- С сожалением...

- Мы очень сожалеем ...

- Нам чрезвычайно жаль ...

- Я очень сожалею, что...

- Я с сожалением узнал из Вашего письма, что ...

- Сожалею ...
Выразить сожаление по поводу несостоявшейся сделки, просроченной
оплаты, задержки в доставке заказанного товара и т. д. бывает недостаточно
для того, чтобы между обеими сторонами сохранились добрые отношения и
возможность дальнейшего успешного сотрудничества, поэтому правилами
делового этикета рекомендуется принести свои извинения за причиненные
неудобства. Извинения в письмах могут сопровождать просьбы (Извините,
что обращаюсь к Вам с просьбой), отказы (Извините, но, к сожалению, Вашу
просьбу мы выполнить не можем) и т. п.

Типичными и наиболее употребительными формулами извинения являются


следующие:
 Приношу свои (наши) извинения за...
 Примите, пожалуйста, мои (искренние) извине- за то, что...
ния
 Хочу принести свои самые искренние извинения
 Приносим извинения
 Прошу извинить
 Просим извинить
 Мы приносим свои извинения
 Я приношу Вам извинения от имени (название
организации, органа управления, должностного
лица)
 Я должен извиниться перед Вами
 Разрешите принести (свои глубокие) извинения за ...
 Позвольте
СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО

Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату


каких-либо материальных ценностей; документе не имеющих
адресующей части; документов, требующие дополнительного
разъяснения. Сопроводительные письма необходимы и в тех
случаях, когда отправляемые документы включают несколько
листов. В сопроводительных письмах указывается наименование
сопровождаемого документа и цель его направления, срок
исполнения, объясняется причина задержки и т.д.
- В ответ на Ваше письмо от ... направляем (Вам)...
(на Ваш запрос, на Вашу просьбу) высылаем
- Ссылаясь на Ваше (наше) письмо от ... (на Ваш посылаем
запрос, на нашу договоренность, на наш препровождаем
телефонный разговор), ...
- Согласно Вашей просьбе
- Согласно нашей договоренности
- В соответствии с дополнительным протоколом на
... год (с нашей договоренностью, с Вашей
просьбой)
- На основании дополнительного протокола на...
год (Вашей просьбы, нашей договоренности)
- В связи с Вашей просьбой (нашей
договоренностью)
- В подтверждение нашей договоренности (нашего
телефонного разговора)
 Направляем (Вам) в приложении ...
 Посылаем с этим письмом ...
 Высылаем отдельным пакетом...
 Препровождаем заказной бандеролью ...
 Возвращаем сегодняшней почтой ...
почтовой посылкой...
отдельной почтовой посылкой ...
- С удовольствием направляем (Вам)...
посылаем высылаем
препровождаем
- Мы рады направить (Вам)...
- В приложении послать
- При этом выслать
- В связи с этим препроводить
- Одновременно направляем
посылаем
высылаем
препровождаем
направляются
посылаются
высылаются
препровождаются

- (Мы) прилагаем ...

- Направляем заявку на ...

- Высылаем (Вам) наложенным платежом ...

- Предоставляю на утверждение ...

- Направляем (Вам) на рассмотрение ...

- Согласно прилагаемому списку ...

- Отправляем Вам вместе с этим письмом образцы ...

 В ответ на Ваше письмо от направляем Вам...


Ваш запрос высылаем
посылаем
Вашу просьбу
препровождаем
 Ссылаясь на Ваш запрос
нашу договоренность
наш телефонный разговор
 Согласно Вашей просьбе
нашей договоренности
 В соответсвии с дополнительным
протоколом
нашей договоренностью
Вашей просьбой
 В связи с Вашей просьбой
нашей договоренностью
 В нашей договоренности
подтверждение нашего телефонного
разговора

Информационное письмо
Информационные письма – это группа писем, различных по жанру: письмо-
сообщение, письмо-извещение, письмо-напоминание, письмо-
подтверждение, рекламное письмо и др. Для связи частей информационного
письма используется стереотипные формулы-присоединения, формулы-
противопоставления, формулы-обобщения.

Формула-присоединение:

 Во-первых...
 Прежде всего ...
 Во-вторых...
 Затем...
 В заключение...
 В соответсвии с ...
 В силу этого ...
 Как указывалось...
 Дополнительно сообщаем ...

 В дополнение информируем ...

 Одновременно с этим

 Переходя к следующему вопросу

 Кроме того,

 Также

 При этом

 В связи с ...
 Следует (к тому же) добавить...

 Необходимо (кроме того) дополнить...

 (Мы) хотим (также)

 Хотели бы (еще)

 Нам хотелось бы

 (Мы) должны

Формула-противопоставление:

 Однако (мы) вынуждены отметить...

 Но (нам) приходится сказать...

 Тем не менее (мы) должны

 Несмотря на это

Формула-обобщение, итог:

 Исходя из вышеизложенного следует ...

 На основании вышесказанного (мы) хотим...

 Таким образом, (нам) хотелось бы...

 Итак, (нам) необходимо...

 Подводя итоги,

 В заключение

 Заключая все сказанное мы считаем...

 Суммируя все вышеизложенное

 Учитывая

Письмо-извещение
Обычно такое письмо является ответом на запрос. Ключевые слова:
сообщаем, извещаем, ставим Вас в известность, доворим до Вашего
сведения и др.
 Извещаем (Вас) о том, что...

 Уведомляем

 Информируем

 Нам приятно сообщить (Вам) , что

 Имеем честь сообщить

 С радостью сообщаем

 С сожалением сообщаем

 Сообщаем

 Ставим Вас в известность

 Считаем необходимым поставить Вас в


известность

 Сообщаем к Вашему сведению

 Доводим до Вашего сведения,

 Примите, пожалуйста, к сведению,

 Разрешите сообщить Вам...

 Позвольте уведомить Вас...

 Мы должны поставить Вас в известность...

 Мы вынуждены довести до Вашего сведения...

 Мы можем

 Мы хотели бы

 Мы хотим

 Нам хотелось бы

При ссылках:

 Ссылаясь на телефонный разговор сообщаем, что…

 Ссылаясь на Ваш запрос извещаем,

 В ответ на Ваше письмо уведомляем,

 Согласно Вашей просьбе информируем,

 В дополнение к нашему письму ставим Вас в известность,


ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ:

Композиция письма, как правило, двухчастная: в первой части напоминается


о задолженности, об истечении сроков, о невыполнении и т.п.; во второй
части следует предупреждение о мерах, которые будут приняты с случае
невыполнения взятых на себя другой стороной обязательств.
Стандартные выражения письма-напоминания:

 Позвольте Вам напомнить...


 Напоминая о сроках...
 Напоминаем, что...
 Напоминая о ..., просим ...
 Вторично ставим Вас в известность...
 Вторично посылаем сведения (заявку, извещение) и
напоминаем, что...
 Несмотря на неоднократные напоминания,...
 Еще раз прошу (просим)...
 Считаем необходимым еще раз обратить Ваше внимание...
 По истечении.. срока наше предложение теряет силу...
 В противном случае (мы) будем вынуждены обратиться в ...
 В противном случае мы будем вынуждены подать на Вас иск.

Письмо-подтверждение
Своевременное подтверждение получения корреспонденции исключает
необходимость в письме-напоминании и позволяет адресату снять вопрос с
контроля.

 Мы получили...
 Подтверждаем получение...
 С благодарностью подтверждаем....
 Ваше письмо от... нами получено.
 Благодарим Вас за Ваше письмо от...
 В подтверждение нашего телефонного
разговора...
 Посылаем Вам наше подтверждение...
 В подтверждение своего согласия с...
Письмо-просьба
Модели выражений при ссылках

 Ссылаясь на наше письмо от ..., просим (Вас)...


 Ссылаясь на Ваш запрос от ..., прошу (Вас)
 Ссылаясь на нашу договоренность...,
 В ответ на Ваше письмо от...,
 В соответсвии с нашей договоренностью ...,
 В соответсвии с протоколом...,
 На основании нашего телефонного разговора...,
 На основании вышеизложенного....,

Модели выражений, объясняющих мотивы

 В связи с проведение совместных работ...


 В порядке оказания техническо йпомощи...
 В связи с тяжелым положением...
 В целях (ознакомления, созданиия,...)...
 Для проведения...
 В связи с возникшей необходимостью...
 В связи с уточнением пунктов плана ...
 В связи с требованием...
 Ввиду срочности ...
Изложение просьбы может начинаться следующими выражениями:

 Обращаемся к Вам с просьбой прислать...


 Просим (Вас) выслать...
 Мы просил бы Вас направить...
 Не откажите нам в любезности сообщить...
 Не могли бы Вы подтвердить...
 Убедительно просим оказать содействие...
 Настоятельно просим оказать помощь...
 Прошу (Вас) оказать поддержку...
 Коллектив (название организации) рассмотреть
просит возможность....
 Завод (название) просит уведомить нас...
информировать...

Сослагательное наклонение подчеркивает не категоричность


просьбы:
 Я был бы весьма если бы Вы
прислать мне
благодарен, могли (нам)...
 Мы были бы Вам подтвердить…
очень известить…
признательны, добавить…
обеспечить…
 Мы хотели бы получить…
 Желательно было бы ознакомиться…
 Нам хотелось бы выяснить…
 Нам было бы желательно уточнить…
 Мы будем признательны (Вам), пришлете…
(весьма) благодарны если (бы) вышлите…
 Мы были обязаны Вы направите…
(бы) весьма сообщите…
подтвердите…
Письмо-запрос

 В с протоколом… просим… сообщить…


соответсви с контрактом… обращаемся выслать…
и с нашей к Вам с прислать…
договоренностью… просьбой…
с нашим
телефонным
разговором…
 На протокола…
основании нашей
договоренности…
нашего
телефонного
разговора…
 Согласно спецификации…
нашей
договоренности…
нашему
телефонному
разговору…
 Ссылаясь на наши
переговоры…
на нашу
договрённость…
на Ваше письмо…
Письмо-предложение
В начале письма обычно используются следующие формулировки:

 В ответ на Ваш запрос…


 В подтверждение нашего телефонного разговора…
 Ссылаясь на переговоры…
 Подтверждая получение Вашего запроса…

В конце письма может содержаться просьба рассмотреть


предложение, подтвердить получение письма, указываются сроки
ожидаемого ответа, выражается надежда на заинтересованность и
т.п.

 Просим рассмотреть наше предложение.


 Просим прислать ответ как можно скорее.
 Просим ответить нам в течение десяти дней со
дня получения нашего письма.
 Просим сообщить, заинтересованы ли Вы …
 Мы выражаем надежду, что наше предложение
подходит Вам.