GTD

– creating an „external brain“ to get relaxed control => „mind like water“
– manage „actions“ instead of „stuff“
– „when do i need to see what, in what form to get it off my mind?“
– checklists, brainstorming (Kreativität) und natural planning model als thinking-tools

Capture

– collect placeholders for all the things that (i consider) incomplete in my world.“ => open
loops
– Alles kommt in meine „in-box“, zBsp Papierkram, Ideen, Mails, Nachrichten, Links, digital
und pyhsisch…
– Nach Möglichkeit die Quellen hierfür reduzieren/zusammenführen

Clarify

– Processing „in“ to Zero!

1) Top item first
2) One at a time
3) never put anything back „in“
– Frage: Is it actionalble? Yes or no
– No: Trash, someday/maybe/calendar, store as reference material
– Yes: Whats the next action!?
- next physical, visible activity
takes less than 2 minutes? => do it
takes longer; Delegieren oder für sich organisieren (next actions/ projects, etc...-lists)

Organize

– own customized system will evolve by time and experience (driving Question is: What does
it mean to me?)
– Möglichkeit auch Items selbst als Reminder zu verwenden (anstatt einen placeholder zu
setzen)
– „the 7 Buckets“:
actionable
1) Next Actions (several! lists sorted by context)
2) Calendar ( alle actions die zu einer spezifischen Zeit erledigt werden)
3) Waiting For
4) Projects List(s) (ggf. nach Bereichen sortiert)
5) Project Support Material

non-actionable
6) Reference Material (general reference material/ large categories/ contacts/
7) Someday/ Maybe
Reflecting/ Reviewing

– daily check & weekly review

– system cannot be static, has to be kept:
clear (Capture, Clarify, Organize)
current (aktuell und relevant halten, auch Vergangenheit und Zukunft 'screenen')
creative (bewusst in die Zukunft imaginieren)
– review/reflection from „the 6 horizons“:
1) Actions
2) Projects
(1-2 müssen laufen, damit man auf den
3) Areas of Focus and Accountabilitys
4) Goals (1-2 years)
5) Vision (long-term)
6) Purpose and Principles

Engaging

– Intuition über nächste Handlung vertrauen

– 4 Kriterien zur Auswahl:
Context
Time
Energy
Priority

natural planning model

1) Purpose (as clear as possible)

2) Principles/Values („it works as long as...“)
3) Vision/ Outcome!
4) Brainstorming (Quantität ohne Bewertung)
5) Organizing (components, sequences, priorities)
6) Next Actions

=> für mehr Klarheit „bottom-up“. Für mehr Action „top-down“