MEMORANDOS EN PAPEL SERAN HISTORIA

FORO

PRESENTADO POR:
KAROL DAYANA MOLINA BURGOS
FICHA: 1904941

INSTRUCTOR:
JOSE ANIVAL GUACALES GUACALES

CENTRO DE FORMACION
SENA: SEDE PARA LA AGROINDUSTRIA Y EXPLOTACION DE HIDROCARBUROS DE LA
ALTILLANURA
TEC. ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
14 AGOSTO 2019
PUERTO GAITAN-META
Memorandos en papel serán historia

Las entidades públicas colombianas se preparan para cumplir la política de Cero Papel, por
orden presidencial.

Para este 2013 todas las entidades públicas del país deberán implementar partes esenciales de la
política de Cero Papel.

A partir de abril, las comunicaciones y memorando internos en papel tendrán que haber
quedado en el pasado, pues a partir de esa fecha estas comunicaciones solo se podrán hacer única
y exclusivamente en soportes electrónicos, como el correo, intranet o demás sistemas parecidos.

La medida, establecida en la Directiva Presidencial 04 de 2012, hace parte de la Política de

Eficiencia Administrativa y Cero Papel en la Administración Pública, con la que el Gobierno
busca incrementar la eficiencia del sector público, ahorrar recursos e impactar favorablemente el
medio ambiente reduciendo los procesos de impresión en las organizaciones.

El reto propuesto va más allá de la digitalización de documentos, la no impresión o incentivar el uso de

correos electrónicos para las comunicaciones: implica un cambio de mentalidad y procesos dentro de
las empresas, propósito que muchas de las organizaciones y entidades colombianas están resolviendo a
través de la gestión documental.

“La implementación de un proceso de gestión documental en una organización le permite encontrar

información 80% más rápido, ahorrar en gastos administrativos hasta en un 50%, optimizar los
tiempos de respuesta de días a minutos, reducir el uso de papel y energía a la mitad y eliminar
casi que completamente el riesgo de pérdida de datos”, explica Robisson Ruiz, gerente general de
Delcop Colombia, empresa que tiene la representación de Xerox en Colombia.

Pero ¿cómo pueden las entidades y organizaciones colombianas dar pasos más efectivos y hacer
realidad una política como la de Cero Papel?

Según Robisson Ruiz, cuando las compañías asumen el reto pueden sentirse abrumadas por el
cumplimiento de la política. Para evitarlo, deben enfocarse en que el cambio de los procesos de manejo
de la información traerá múltiples beneficios.

Agrega que la experiencia muestra que lo esencial es entender que el proceso necesita de asesoría pues
cada empresa tiene requerimientos diferentes.

“Existen expertos dedicados a la gestión documental que son los adecuados para hacer alianza con las
compañías. Lo importante en este punto es encontrar aliados que tengan productos de última
tecnología, una sólida representación en el país y altos estándares de servicio al cliente”.

Aunque la política de cero papel no es totalmente desconocido para los empresarios y entidades
públicas colombianas, sí se trata de una tendencia que ha tomado un nuevo y definitivo aire
debido a la directriz presidencial y a los beneficios que ofrece.
RESPUESTAS:

1. ¿Desde qué fecha exacta ya no se deben imprimir los memorandos?

Desde la medida que estableció la directiva presidencial en 04 de 2013

2. ¿En que soporte se deben elaborar los memorandos?

Estas comunicaciones solo se podrán hacer única y exclusivamente en soportes electrónicos como el
correo, internet o demás sistemas parecidos.

3. ¿Exactamente cuál es la directiva presidencial y que busca hacer?

Hace parte de la Política de Eficiencia Administrativa y Cero Papel en la Administración Pública.

Busca incrementar la eficiencia del sector público, ahorrar recursos e impactar favorablemente el
medio ambiente reduciendo los procesos de impresión en las organizaciones.

4. ¿según Robinson Ruiz, que es lo que permite la implementación de un proceso de gestión

documental?

permite encontrar información 80% más rápido, ahorrar en gastos administrativos hasta en un 50%,
optimizar los tiempos de respuesta de días a minutos, reducir el uso de papel y energía a la mitad y
eliminar casi que completamente el riesgo de pérdida de datos”, explica Robisson Ruiz.

5. ¿Cree usted que si se está aplicando con esta medida en las empresas?

Si, en algunas empresas o entidades ya lo han implementado, ya que estamos en la era digital y de las
tecnologías, ahora todo es más fácil y rápido. Esta medida además que nos ayuda a cuidar el medio
ambiente, nos ahorra tiempo y todo llega en cuestión de segundos.