A padronização de procedimentos visando a eficiência, excelência e celeridade
assumiu papel importantíssimo nos dias atuais. A adoção da metodologia e dos procedimentos inerentes à gestão de projetos a diversos setores e atividades do mercado demonstra a importância de tais ferramentas. O processo de licenciamento ambiental possuí características interessantes a serem analisadas, como por exemplo a legalidade, o rito e finalidade. A legalidade diz respeito à previsão legal do licenciamento, ou seja, de tanto a licença ambiental quanto seu processo de concessão serem elementos previstos na lei, em sentido amplo. O rito refere-se ao procedimento de atividades sequenciais a serem observadas para o devido processo de concessão, ou não, da licença. São ações subsequentes, com muitas delas sofrendo dependência entre si. A finalidade deve ser entendida como o objetivo do licenciamento, que não poderia ser outro a não ser a obtenção da licença ambiental. Por essas e inúmeras outras peculiaridades pode-se dizer que o licenciamento ambiental amolda-se perfeitamente a um projeto , podendo ser considerado como tal, sendo perfeitamente cabível a aplicação a si das melhores práticas de gerenciamento de projetos. A publicação Guide to the Project Management Body of Knowledge (ou guia para o conjunto de conhecimentos de gerenciamento de projetos), conhecida como PMBOK, é amplamente utilizada em todo o mundo. Acredita-se que o efetivo gerenciamento de um licenciamento ambiental nos moldes do gerenciamento um projeto, levando-se em consideração as normas, os métodos, os processos e as práticas consideradas adequadas pelo Guia PMBOK, vem se destacando no mercado e através dos excelentes resultados que podem ser obtidos pelos solicitantes da licença. No campo da gestão de projetos, segundo o Guia PMBOK, temos alguns conceitos interessantes que podem ser aplicados ao licenciamento ambiental:
Gerenciamento de projetos: O GP é um ramo da Ciência da Administração
que trata da iniciação, planejamento, execução, controle e fechamento de projetos. O GP envolve a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto com intuito de atender seus objetivos. Sua aplicação ao longo de todo o trabalho permite avaliação do desempenho, aprendizado contínuo. O gerente de projetos é a pessoa responsável pela realização dos objetivos do projeto.
Projeto: Para o PMBOK, projeto é um esforço temporário para criar um serviço
ou produto ou resultado exclusivo. Para tal necessita de objetivos claros, parâmetros de medição (o que não se pode medir, não se pode melhorar), datas de início e término que atendam os requisitos das partes interessadas (stakeholders). De acordo com a norma ISO 10006 (Diretrizes para Qualidade de Gerenciamento de Projetos), projeto é um processo único, consistindo de um grupo de atividades coordenadas e controladas com data para início e término, que é a chave para se determinar se realmente estamos em um projeto. Diferença entre projeto e processo: Muitos processos nas organizações têm um pouco de procedimentos contínuos e repetitivos, e um pouco de projeto. Por isto muitos confundem os processos com projetos, processos na maioria das vezes são realizados muitas vezes, de acordo com a necessidade ou fluxo que lhe foi definido, porém é comum criarmos um projeto para realizar um processo de maneira mais eficaz, abrangente e seguro. Entretanto como lembrado acima processo não tem início e fim em de criação e fechamento, apenas início de suas tarefas e finalização, para reiniciar novamente quando preciso. Isto se parece com alguns projetos que encontramos hoje no mercado, que com certeza ultrapassarão tempo e orçamento, pois são projetos sendo tratados como processos.
Stakeholders: Stakeholders refere-se ás partes interessadas do projeto, que
podem ser pessoas, grupos ou mesmo outras empresas, cujos interesses podem ser afetados diretamente de forma positiva ou negativa com a execução e conclusão do projeto. Eles com certeza exercem influência sobre o projeto e seus resultados. A equipe de gerenciamento deve identificar os stakeholders, determinar suas necessidades e gerenciar isto, o resultado final seria um projeto bem-sucedido.
Escopo: É tudo aquilo que faz parte do produto de entrega do projeto. O
escopo deve ser bem detalhado, especificado e documentado para evitar mal- entendidos. Caso não seja bem especificado o escopo, futuramente pode haver atritos entre o prestador de serviço e o cliente. O ideal é que o escopo seja minuciosamente detalhado. Por exemplo: Quando há a contratação dos serviços de construção de uma casa, está no escopo sua pintura? Uma série de processos, envolvendo atividades que vão do planejamento estratégico à obtenção da licença ambiental, caracteriza o licenciamento ambiental, o qual envolve aspectos técnicos, jurídicos, administrativos, sociais e econômicos dos empreendimentos a serem licenciados. Entre outros, alguns dos principais documentos técnicos inerentes ao processo de licenciamento ambiental em suas várias fases (licenças prévia, de instalação e de operação) são os estudos ambientais (EIA/RIMA, PCA, etc.), formulários administrativos, termos de referência, autorizações, anuências e outorgas. De todo esse esforço conduzido pela área de meio ambiente, via de regra estruturada nas grandes empresas, e que movimenta vários atores (área operacional, jurídica, consultoria ambiental, entre outros), objetiva-se a obtenção da licença ambiental, um documento com prazo de validade definido, no qual o órgão ambiental estabelece regras, condições, restrições e medidas de controle e compensação ambiental a serem atendidas pelo empreendedor, que assume, não só com as autoridades como também com a comunidade, o compromisso de operar segundo padrões ambientais sustentáveis. Os processos de licenciamento ambiental tornam-se cada vez mais complexos e, dado o porte de muitas empresas, a elaboração de um estruturado e robusto projeto para a obtenção da licença é mais que indicado, na verdade, é essencial. Além da responsabilidade social corporativa, para que as empresas implantem seus projetos nos custos e prazos previstos, elas enfrentam o enorme desafio de se relacionarem com comunidades e poderes públicos locais. O licenciamento ambiental, assim, corresponde a um momento importante onde o empreendedor busca, além desta licença administrativa concedida pelo órgão público, a licença social para operar, ou seja, busca conquistar a confiança e atingir a aceitação e o apoio da sociedade às suas iniciativas. Por ser um período em que a empresa se coloca aberta, e com maior intensidade, à avaliação de seu desempenho ambiental pelas partes interessadas, o processo de licenciamento deve ser gerenciado adequadamente, de modo a incorporar todas as variáveis possíveis, visando atingir, com sucesso, os objetivos definidos. A obtenção da licença ambiental deve estar em consonância não só com as orientações e exigências do órgão ambiental, como também com os anseios e expectativas da comunidade envolvida. Para se atingir o objetivo dentro do planejamento estabelecido, entende-se, que o processo de obtenção de uma licença ambiental possa ser tratado como um Projeto, e assim gerenciado, em consonância ao conceito do Guia PMBOK. Entende-se, pois, que o licenciamento ambiental consiste em um esforço temporário visando um resultado específico: a obtenção da licença ambiental. Além disso, possui prazo de início e término estabelecidos, planejamento de custo e de recursos, identificação de riscos, responsáveis, etc. Não há uma rotina que ciclicamente se repita. Cada processo de licenciamento é único e acontece apenas uma vez. Desta maneira, gerenciar a obtenção de uma licença ambiental, adotando as práticas indicadas no Guia PMBOK, possibilita a integração das atividades inerentes ao licenciamento, acarretando em uma visão abrangente e estruturada de todo o processo, o que potencializa o sucesso do projeto, entendendo tal sucesso como o atendimento ao planejado que, o que significa a realização do escopo desejado, ou seja, a obtenção da licença ambiental, com um nível de qualidade previamente acertado, dentro do prazo previsto e obedecendo o orçamento estabelecido. Dentre os principais pontos positivos, a gestão por projetos (GOMES 2008, LAGE, 2011):
• Permite o gerenciamento integral do licenciamento ambiental,
controlando a alocação de recursos, verbas e despesas. • Resulta em um ambiente organizacional favorável que, aliado à aplicação eficiente da metodologia de projetos, reflete maior qualidade nos resultados e satisfação das partes interessadas. • Identifica os eventuais desvios quanto a custos e prazos previstos, qualidade dos estudos, disponibilização de recursos, acompanhamento dos processos, para, consequentemente, otimizar sua produtividade; • Repercute positivamente no inter-relacionamento das partes interessadas, tanto interna, como externa à organização, com reflexos em sua imagem e credibilidade.
Considerando-se as devidas especificidades, é possível aplicar tais processos,
desde a fase inicial do licenciamento (elaboração do termo de abertura e identificação das partes interessadas), passando pelo planejamento, execução, monitoramento e controle, até o encerramento com a obtenção da licença ambiental. No início formal do processo de licenciamento ambiental, normalmente por solicitação da área operacional, utilizando-se, por exemplo, um formulário específico com os requisitos iniciais, e/ou pela elaboração de um termo de abertura, deve-se registrar as principais informações que nortearão aquele projeto, bem como sobre a equipe e os colaboradores internos que participarão mais ativamente. O processo de identificação e documentação de todas as pessoas e grupos que estarão ativamente envolvidos durante a execução do licenciamento, ou seja, as partes interessadas, é fundamental para que suas necessidades e expectativas sejam conhecidas e devidamente trabalhadas. O grupo de processos de planejamento consiste nos processos realizados para estabelecer o escopo total do esforço, definir os objetivos e desenvolver o curso de ação necessário para alcançar os objetivos. Com relação ao escopo do licenciamento ambiental, sua gestão deve assegurar que se inclua todo o trabalho necessário para que a licença ambiental seja obtida com sucesso. Assim, as entregas que ocorrerão até a obtenção da licença devem estar claras (p. ex. estudos ambientais, autorizações e outorgas, etc.), através de uma detalhada definição do escopo e conhecimento das necessidades das partes interessadas. O processo de subdivisão das entregas e do trabalho, através da elaboração de uma estrutura analítica auxiliará o gerenciamento. A verificação e o controle do escopo evitarão alguns problemas, que normalmente, ocorrem ao longo do processo de licenciamento ambiental e que pode implicar em retrabalhos e afetar o cronograma e custos planejados. Os processos indicados no Guia PMBOK para o gerenciamento do tempo podem ser aplicados ao projeto licenciamento ambiental e permitir o término do projeto dentro do prazo programado, através do sequenciamento das atividades definidas, estimativa de recursos, durações das atividades e desenvolvimento e controle do cronograma. Do mesmo modo, os custos envolvidos no processo de licenciamento podem ser adequadamente estimados e controlados. Várias ferramentas e técnicas suportam as informações geradas. A comunicação com as partes interessadas, incluindo patrocinadores, colaboradores internos, consultores, órgãos ambientais, comunidade, entre outros, deve ser efetiva e permanente. Sua gestão se dá utilizando-se processos que preveem a determinação das necessidades de informação dos stakeholders, sua disponibilização e gestão das expectativas das partes interessadas. Esses processos são essenciais, pois podem evitar eventuais conflitos e “ruídos” ao longo do licenciamento, minimizando a possibilidade de insucesso do projeto. O gerenciamento dos recursos humanos inclui os processos que organizam as pessoas com responsabilidades no projeto, que mobiliza, desenvolve, motiva e gerencia a equipe. A gestão da qualidade é fundamental para garantir que as atividades desenvolvidas ao longo do licenciamento ambiental sejam realizadas dentro dos requisitos estipulados, critérios e métricas acordadas. Como exemplo, tem-se a elaboração dos estudos ambientais, etapa importante e crítica na determinação da obtenção da licença, ou seja, do sucesso do projeto. Em relação aos riscos inerentes ao ciclo de vida do licenciamento ambiental, o PMBOK apresenta vários processos, ferramentas e técnicas que possibilitam o gerenciamento de modo a aumentar a probabilidade dos eventos positivos e minimizar a probabilidade do impacto dos eventos negativos, acarretando na tomada de ações preventivas e eficazes. Quanto à gestão das aquisições, principalmente no que diz respeito a serviços, sua adequada gestão está diretamente relacionada ao entendimento correto do escopo, prazos e métricas definidas nos contratos. Além das ferramentas e técnicas indicadas pelo PMBOK, é recomendável que o gestor do licenciamento ambiental estabeleça um Acordo de Nível de Serviço (SLA – Service Level Agreement), não só com o prestador de serviço, como também com a área de compras da organização, procedimento esse que permitirá às partes clareza para o cumprimento das atividades necessárias ao êxito do projeto licenciamento ambiental. A seguir, são apresentadas algumas importantes considerações práticas. Gestão de Escopo: Durante o processo de licenciamento ambiental, um grande número de estudos ambientais é desenvolvido pelo empreendedor visando atender às condicionantes ambientais impostas pelo órgão licenciador. Condicionantes ambientais são condições estabelecidas pelo órgão ambiental a partir da avaliação do Estudo de Impacto Ambiental (EIA) elaborado pelo empreendedor. São solicitadas quando o órgão ambiental quer monitorar algum impacto significativo do empreendimento ou mitigar ou evitar algum impacto que não tenha sido indicado no EIA. As condicionantes ambientais são compostas por um escopo específico e um prazo definido. A falta de uma correta gestão de escopo pode levar à geração de diversos problemas durante o licenciamento ambiental, uma vez que, sem um adequado gerenciamento dos requisitos solicitados, corre-se o risco de gerar estudos e adotar medidas que não estejam alinhados às expectativas do órgão licenciador. Isto poderá ocasionar um desgaste do processo, gerando diversos retrabalhos, impactando diretamente os custos e prazos planejados. A aplicação de técnicas e ferramentas, como coletar adequadamente os requisitos solicitados nas condicionantes ambientais, criar uma estrutura analítica com os projetos e programas que serão desenvolvidos durante o processo de licenciamento (detalhando adequadamente cada pacote de trabalho), além de verificar e controlar, permanentemente, o alinhamento das atividades relacionadas com o escopo solicitado, são considerados de suma importância. Gestão de Prazo: Considerado um dos maiores gargalos encontrados pelas empresas no processo de licenciamento ambiental, o cumprimento dos prazos estabelecidos pelo órgão ambiental deve ser visto com especial atenção. O não atendimento do prazo de uma condicionante pode ocasionar em multas, penalidades ou, em certos casos, até mesmo no indeferimento de uma licença ambiental. Uma vez que os empreendimentos de grande porte, em função de seu impacto, geram um grande número de condicionantes ambientais, é normal que a maioria dessas condicionantes sejam atendidas através da contratação de serviços especializados. Estabelecer um sequenciamento de atividades segundo a prioridade de condicionantes a serem atendidas e sua inter-relação com os temas abordados, além da adoção de métodos de estimativa de prazos de elaboração (e em alguns casos de execução) dos projetos e programas é crucial para o correto planejamento das atividades. A partir desse ponto, a empresa poderá monitorar e controlar o atendimento dos prazos, especialmente em relação às empresas contratadas, registrando suas respectivas evidências de atendimento, por meio de aprovação de minutas, entregas de estudos e relatórios, protocolos, encaminhamentos de ofícios, formalização de convênios, contratações e aquisições ou qualquer outro documento hábil.
Gestão de Comunicação: Estabelecer uma comunicação efetiva e permanente
entre a empresa e o grande número de stakeholders que participam desse processo, visando padronizar, selecionar as informações, assim como melhorar a divulgação às partes interessadas, também deve ser realizado através de métodos específicos. O processo de gerenciar as expectativas das partes interessadas é uma das atividades mais importantes nos projetos e, por esse motivo, o corpo gerencial da empresa, além de possuir as habilidades necessárias para negociar com cada parte, deve estabelecer procedimentos para levantar e registrar os problemas, assim como para indicar ações e estratégias que conduzam à solução de possíveis conflitos.
O estreitamento da relação entre a empresa com os diversos stakeholders e,
em especial com o órgão licenciador (em função de seu alto impacto no processo), torna-se necessário ao longo de todo o processo. Para isto, deve-se buscar, sempre que necessário, agendar reuniões para o nivelamento de informações, visando ratificar entendimentos entre as partes.
Gestão de Recursos: Conforme comentado anteriormente, um processo de
licenciamento ambiental de grande porte demandará, naturalmente, um número muito grande de informações ao empreendedor. A elaboração de relatórios, estudos e esclarecimento de informações complementares serão realizados ora por funcionários das empresas ora pela contratação de serviços terceirizados. A estimativa dos recursos necessários (internos ou externos) para a elaboração dessas atividades, ao ser realizada por meio de técnicas de gerenciamento de projetos como opinião especializada e análise de alternativas, deverão garantir uma maior confiança à equipe do projeto. A mobilização dessa equipe deve ser negociada em função de competências, atitudes, assim como de seus interesses pessoais. É de suma importância, após as definições da equipe, a criação de um organograma do projeto, visando representar as responsabilidades, restrições, limites e atribuições de cada parte, divulgando às partes interessadas e, dessa forma, nivelando devidamente as informações. A utilização de ferramentas e técnicas para a construção e equipes coesas e motivadas é um dos pontos mais importantes na Gestão de Recursos e deve ser monitorada durante o processo. Outro ponto que merece destaque refere-se à realização de treinamentos de motivação, de capacitação e de melhoria nas habilidades interpessoais, a fim de integrar as diversas atividades multidisciplinares e multifuncionais, inerentes a qualquer processo de licenciamento ambiental.
Gestão da Qualidade: A identificação dos requisitos expostos nas
condicionantes ambientais é, sem dúvidas, um dos fatores determinantes para o bom andamento das atividades relativas ao processo de licenciamento ambiental. Entretanto, salvo as condicionantes ambientais que solicitam o atendimento específico de legislação ambiental vigente ou normas da ABNT, a demonstração do correto atendimento das condicionantes ambientais muitas vezes é ambígua e geralmente leva a diversos tipos de interpretações. Isto ocorre porque, na maioria dos casos, não há uma definição clara das métricas a serem atendidas. Para que isto não ocorra, mais uma vez é interessante ressaltar a importância de se realizar reuniões, com o objetivo de mapear as expectativas do órgão ambiental, fazendo com que essas métricas de atendimento sejam claramente especificadas. O monitoramento e controle do desenvolvimento das diversas etapas dos estudos ambientais, particularmente em relação aos trabalhos realizados por empresas terceirizadas, poderá ainda minimizar os riscos e garantir que cada estudo contratado esteja alinhado com os requisitos solicitados na condicionante ambiental, evitando retrabalhos. Outro aspecto importante a ser destacado na Gestão da Qualidade refere-se às auditorias externas. Hoje em dia, a grande maioria das grandes empresas já possui sistemas de qualidade implantados, que realizam análises independentes em relação às políticas, processos e procedimentos da organização do projeto, o que, naturalmente, amadurece a cultura da empresa, aprimorando permanentemente sua estrutura.
Gestão de Riscos: Em relação aos riscos do projeto (ameaças e
oportunidades), o aprofundamento na identificação desses eventos potenciais irá preparar a Gerência de Licenciamento Ambiental a responder prontamente e com a devida assertividade as diversas situações não planejadas que poderão ocorrer ao longo do processo de licenciamento. Para que isso ocorra, o monitoramento dos riscos, visando acompanhar e antever os problemas, assim como a definição de alternativas e contingências, devem ser parte inerente do processo. O grande número de serviços terceirizados, as diferentes expectativas das partes interessadas, o ambiente político local, os projetos internos concomitantes e o mercado internacional são apenas alguns fatores que poderão afetar diretamente os riscos relacionados ao processo de licenciamento ambiental e, portanto, devem ser avaliados qualitativamente e quantitativamente, assim como hierarquizados, para uma efetiva resposta a suas ocorrências.
Gestão de Aquisições: A Gestão de Aquisições é um processo que está
diretamente relacionado à compra ou aquisição de produtos ou serviços. Conforme apresentado anteriormente, em processos de licenciamento ambiental de grande porte, diversas empresas terceirizadas são contratadas, a fim de cumprir as especificidades de cada condicionante ambiental. Desta forma, é de suma importância estabelecer processos de planejamento, monitoramento e controle referentes às atividades de aquisição. Nesse sentido, uma correta identificação do escopo, prazo e métricas a serem atendidas deve ser explicitada nos contratos, visando fazer com que, caso ocorra a necessidade da elaboração e/ou revisão de uma determinada atividade, o entendimento entre as partes sobre a necessidade ou não da realização de um aditivo contratual seja claro. As técnicas e ferramentas de Gestão de Aquisições podem reduzir a renegociação de serviços contratados. A inserção de cláusulas que resguardem as partes de diversas ocorrências potenciais, inicialmente não previstas, que poderão ocorrer ao longo do processo, também é necessária. Por último, vale ressaltar um problema comum que ocorre ao final de qualquer processo de licenciamento ambiental, que se refere à contratação de empreiteiros para as obras iniciais. Uma vez que o início imediato destas obras está vinculado à expectativa de emissão da licença ambiental, que pode atrasar ou até mesmo ser embargada até o último momento, é necessário ser cauteloso quanto aos aspectos referentes à contratação e mobilização pois, caso contrário, poderá gerar prejuízos à empresa e aos empreiteiros que mobilizarem suas equipes e equipamentos. Ao longo do projeto, culminando com seu encerramento, poderão ser documentadas as lições aprendidas, que subsidiarão o planejamento estratégico para os licenciamentos futuros da organização.