Procedimiento

CAL-P-004

Sistema de Gestión de Castro Tcherassi S.A. – Mapeco S.A.

CONTROL DE DOCUMENTOS

Versión 9

DOCUMENTO CONTROLADO POR EL SISTEMA DE GESTIÓN

Nombre María del Rosario De la Cruz Mengual

Elaboró: Cargo Coordinadora de Administración de Procesos

Fecha 2011-10-10

Nombre Luis Fernando Martínez Jure

Revisó: Cargo Coordinador SSOA

Fecha 2011-10-10

Nombre María del Rosario De la Cruz Mengual

Aprobó:
Cargo Representante de la Dirección SGC

Fecha: 2011-10-10
 Sistema de Gestión de Castro Tcherassi S.A. – Mapeco S.A.
Procedimiento CAL-P-004 Control de Documentos, Versión 9

Estado del Documento Válido.

Propósito Definir y documentar las disposiciones establecidas por la organización

relacionadas con el numeral 4.2.3 de la norma NTC-ISO-9001 y el numeral 2.1
de la Guía RUC del Consejo Colombiano de Seguridad: “ Debe establecerse un
procedimiento documentado que defina los controles necesarios para:
a) Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación ante de su emisión.
b) Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente.
c) Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente de los
documentos
d) Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se
encuentran disponibles en los puntos.
e) Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables.
f) Asegurarse de que los documentos de origen externos, que son necesario spara la
planificación y la operación del sistema de gestión de la calidad, se identifican y que
se controla su distribución, y
g) Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una
identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón”

Alcance Este procedimiento se aplica en las actividades del Sistema de Gestión de

Calidad y Sistema de Gestión en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente
SSOA de Castro Tcherassi S.A. y/o Mapeco S.A., en los documentos y datos de
origen interno y en los externos.

Consultas Sugeridas - Instructivo de Aspectos Formales para la Elaboración y Presentación de

Documentos
- Instructivo de Identificación y Evaluación del Cumplimiento de los
Requisitos Legales SSOA y de Otra Índole
- Instructivo de Actividades de Inicio de Obra

Definiciones Documento del Sistema de Gestión

Texto escrito o cualquier otro tipo de ilustración del Sistema de Gestión de la
Calidad y/o del Sistema de Gestión SSOA de Castro Tcherassi S.A. – Mapeco
S.A. Esta definición comprende el Manual de Calidad, Manual SSOA, los
procedimientos, instructivos y formatos y los planes y programas de calidad y
de SSOA, entre otros.

Documento Externo
Texto escrito o cualquier otro tipo de ilustración generado por fuentes externas
a Castro Tcherassi S.A. – Mapeco S.A. que se requieren para la implementación
de un proceso del Sistema de Gestión. Esta definición comprende la legislación
y normatividad aplicable, documentos contractuales, etc.

Oficio
Comunicaciones formales que sirven para la toma de decisiones en la
prestación del servicio de construcción referentes a una obra. En esta
categoría, por lo tanto, se incluyen las cartas de origen interno o externo que
estén relacionadas con los procesos del Sistema de Gestión de Castro Tcherassi
S.A. – Mapeco S.A. Los oficios pueden ser generados por la entidad
contratante, por los usuarios de las obras, por el representante del cliente en el
desarrollo del proyecto, o por Castro Tcherassi S.A – Mapeco S.A.

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Procedimiento CAL-P-004 Control de Documentos, Versión 9

Listado Maestro de Documentos

Tabla que presenta las características de origen y estado de los documentos
controlados del Sistema de Gestión de Castro Tcherassi S.A – Mapeco S.A.

Listado de Documentos del Proyecto

Listado de documentos específicos del proyecto donde se controla su vigencia y
distribución. En esta tabla se controlan los documentos contractuales y otros
documentos internos o externos aplicables exclusivamente al proyecto.

Responsables Coordinador de Administración de Procesos

Equipo Gerencial
Responsables de área
Coordinador de Proyectos
Coordinador de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente
Directores de Obra

Registros por Producir - Listado de Documentos del Proyecto

- Listado Maestro de Documentos
- Listado de Control de Modificaciones a Documentos

Procedimientos Específicos

CAL-P-004.1 Inicio del Procedimiento

Cuando se detecta la necesidad de elaborar un documento interno, el equipo gerencial, los
responsables de áreas o los directores de obra lo informan a la Coordinación de Administración de
Procesos o al Coordinador SSOA según corresponda, de manera que ésta le preste el apoyo
requerido. En caso que se requiera la actualización de alguno, debe solicitarse a la Coordinación
de Administración de Procesos el envío del documento en un archivo que permita su modificación.

CAL-P-004.2 Elaboración o Actualización de un Documento Interno

El equipo gerencial, los responsables de área, los Directores de Proyecto o quienes éstos designen,
elaboran un borrador del documento o del cambio requerido, acorde con las disposiciones
establecidas en el presente procedimiento.
El manual de calidad y el manual SSOA son elaborados por la Coordinación de Administración de
Procesos o la Coordinación SSOA según sea el caso, con el apoyo de las personas involucradas. Los
procedimientos e instructivos son elaborados por parte de cada una de las áreas que operan
directamente los procesos del sistema de gestión con el apoyo de la Coordinación de
Administración de Procesos o el Coordinador SSOA.
La Coordinación de Administración de Procesos verifica que el borrador elaborado atienda los
lineamientos establecidos para cada tipo de documento en el instructivo Aspectos Formales para la
Elaboración y Presentación de Documentos.
Las modificaciones realizadas y el origen de las mismas deben ser comunicadas a la Coordinación
de Administración de Procesos, de manera que se actualice la base de datos de control de
modificaciones de documentos del sistema de gestión Listado de Control de Modificaciones a
Documentos.
Anualmente la Coordinación de Administración de Procesos en conjunto con la Coordinación SSOA
debe llevar a cabo la revisión de toda la documentación del sistema de gestión para determinar la

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necesidad de actualización. Si se considera que la documentación no requiere cambios, se

ratificarán las versiones actuales.
Los planes de calidad son elaborados por el Director de Obra incluyendo la documentación
requerida en el Instructivo de Actividades de Inicio de Obra.

CAL-P-004.3 Revisión y Aprobación de Documentos Internos

Todos los documentos internos deben ser revisados y aprobados antes de su emisión definitiva. La
Coordinación de Administración de Procesos o la Coordinación SSOA según sea el caso, establecen
las actividades requeridas para la revisión y aprobación de los documentos.
Las revisiones de los documentos son realizadas por los responsables de áreas o quienes éstos
designen y/o la Coordinación de Administración de Procesos o Coordinación SISO, según la
disciplina del documento; y las aprobaciones, por el responsable del área en donde se utilizará el
documento.
Las revisiones y aprobaciones de los planes de calidad son realizadas por el Coordinador
Multiproyectos y el Director de Construcciones respectivamente. En casos de procesos licitatorios,
estas actividades son llevadas a cabo por el equipo de Licitaciones.
Los documentos internos del sistema de gestión, deben llevar en la carátula de los mismos un
cuadro con los nombres y cargos de los responsables de su elaboración, revisión y aprobación.
Debido a que la Coordinación de Administración de Procesos conserva y distribuye la información
en medio digital, no se registran las firmas relacionadas con las actividades citadas, sino solamente
las fechas en las cuales se llevaron a cabo.
Todos los documentos internos del sistema de gestión, deben ser remitidos a la Coordinación de
Administración de Procesos para controlar su estado de revisión y emisión a través del Listado
Maestro de Documentos.

CAL-P-004.4 Identificación de los cambios de estado en los documentos

Los diferentes estados del documento (válido, obsoleto, en revisión, etc.) son registrados, por la
Coordinación de Administración de Procesos en el Listado Maestro de Documentos, en donde se
incluyen una vez es generada la solicitud de elaboración o modificación del documento, haciendo
las aclaraciones necesarias en la columna de observaciones.
En primera instancia los documentos inician en una versión inicial denominada versión 1, la cual
cambia en orden ascendente según el número de modificaciones que presente el documento. Los
planes de calidad incluidos en las licitaciones son versión 0.

CAL-P-004.5 Control de Modificaciones.

La Coordinación de Administración de Procesos registra las modificaciones de los documentos
internos centrales en el Listado de Control de Modificaciones a Documentos y conserva las
versiones obsoletas en medio magnético en la carpeta Control de Modificaciones, siempre que lo
considere necesario. Los cambios realizados a los documentos son comunicados por la
Coordinación de Administración de Procesos al personal pertinente.
Las versiones obsoletas sólo se conservan en el archivo digital de Administración de Procesos y
podrán ser solicitadas para consulta por el resto del personal. En los casos que áreas diferentes a
Administración de Procesos requieran conservar versiones obsoletas de algún documento, éstos
deben ser identificados claramente con la leyenda de Obsoleto.

CAL-P-004.6 Disposición de documentos actualizados en los puntos de uso.

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Procedimiento CAL-P-004 Control de Documentos, Versión 9

La documentación del sistema de gestión tales como: manual de calidad, manual SSOA, perfiles de
cargos, procedimientos, instructivos y formatos, entre otros, se encuentra disponible en la página
web de la organización, para consulta y descarga por parte de los usuarios de la misma. El
Coordinador de Administración de Procesos debe indicar al personal la forma de ingresar a esta
página, y debe asegurarse de que la documentación publicada se encuentre actualizada,
informando a los usuarios sobre los cambios realizados (actualización, eliminación o creación de
documentos).
En cualquier momento, los usuarios de los documentos pueden verificar que las versiones que
utilizan sean las vigentes; a través de la consulta en la página web.
Los responsables del control documental en cada proceso, deben actualizar la documentación de
acuerdo con las modificaciones efectuadas, eliminando o identificando adecuadamente los
obsoletos.
Los documentos del plan de calidad son controlados directamente en las obras.

CAL-P-004.7 Introducción al Sistema de Gestión de un Documento Externo

Los responsables de procesos, con base en las necesidades de planificación y operación de sus
actividades, identifican los documentos externos aplicables a su proceso y se aseguran de la
disponibilidad de consulta de los mismos.
En caso de que este tipo de documentos sea susceptible de cambios, el responsable del proceso
respectivo controla su vigencia a través de consultas a la entidad emisora del mismo, de manera
que se verifique el estado de revisión actual de los documentos.
Si se requiere, el responsable del proceso se encarga de la distribución de copias magnéticas o
físicas, respetando en cada caso los derechos de autor que amparen la reproducción del
documento externo.
La documentación asociada a los requisitos legales SSOA y de otra índole, se realizará según lo
establecido en el procedimiento de Identificación y Evaluación del Cumplimiento de los Requisitos
Legales SSOA y de Otra Índole. La documentación legal registrada en la matriz asociada, puede
ser consultada directamente de internet.

CAL-P-004.8 Documentación Externa en las Obras – Documentación específica del proyecto

Los documentos aplicables exclusivamente al proyecto se controlan a través de su ingreso al
formato Listado de Documentos del Proyecto.
Los documentos contractuales iniciales correspondientes al proceso licitatorio son remitidos a la
Coordinación de Planeación y Control, quien se encarga de la legalización del contrato y sus
modificaciones, y el control de los documentos asociados a estas actividades. La Coordinación de
Planeación y Control remite los documentos contractuales, tales como pliegos, propuesta, contrato,
planos, especificaciones, etc., al Director de Obra, y controla su vigencia y distribución a través del
Listado de Documentos del Proyecto.
La Dirección de Obra, con el apoyo del Ingeniero Auxiliar o quien haga sus veces, crea su Listado
de Documentos del Proyecto con base en la información remitida por el Coordinador de Planeación
y Control, y controla mediante este listado, la distribución de copias a las dependencias que
considere pertinente.
El Director de Obra debe determinar cuáles funciones requieren contar con una copia controlada de
los documentos del proyecto, y previo a su distribución debe revisar:
- La adecuación del documento. En caso de que se detecten problemas al respecto, se notifican
al remitente del documento mediante oficio y éste se distribuye una vez haya sido corregido.

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- La vigencia del documento. En caso de planos y documentos similares que puedan ser
actualizados en el transcurso del proyecto, se debe asegurar que esté claramente identificada la
versión del mismo. Si existen deficiencias en el control de la versión por parte del emisor del
documento, se debe registrar la fecha de recibo del documento en el mismo, la cual debe
coincidir con la del listado de documentos.
En caso de modificaciones, eliminaciones o recibo de nueva documentación en el transcurso del
proyecto, se actualiza el Listado de Documentos del Proyecto , se reemplazan las copias a lugar, se
destruyen o identifican los obsoletos o se distribuyen las copias controladas a lugar, según el caso.
En cuanto a la normatividad aplicable, se consulta la información emitida por la entidad respectiva
donde se establezca el estado de revisión actual de ésta.
La documentación interna del proyecto tal como: flujo de caja, programaciones, procedimientos de
construcción, plan de inspección y ensayo, panorama de riesgos, entre otros, también debe ser
incluida en el Listado de Documentos del Proyecto.

CAL-P-004.9 Comunicación Externa con el Cliente o su Representante y Socios de Proyectos

En los proyectos, el contacto directo con el personal externo de las obras, es el Director de Obra o
quien éste designe, de manera que se centralice la información de entrada y salida y se mantenga
el control de los documentos respectivos.
A su vez el Director de Obra se debe asegurar de que se remitan a la Coordinación de Planeación y
Control de Proyectos, copias en medio digital o físico, de las comunicaciones enviadas y recibidas
intercambiadas con el cliente, interventoría, representantes de Uniones Temporales, Consorcios u
otro tipo de asociaciones, al igual que las actas de comités, actas de inicio, actas de cambio y/o
modificaciones de oferta firmadas por el cliente.

Fin de procedimiento