Programa de Gestion Documental

PROGRAMA Código:
Versión: 01
PROGRAMA DE GESTION Fecha: 01/09/2018
DOCUMENTAL
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HOSPITAL UNIVERSITARIO DE
SINCELEJO
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
MACROPROCESO:
GESTION DE SOPORTE Y RECURSOS
SUBPROCESO:
GESTION ADMINISTRATIVA
DOCUMENTO:
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
CÓDIGO:
PR-IC-01
VERSIÓN Nº 01
Elaboro: Revisó: Aprobó:

Nombre: Nombre: Nombre:
Yeison Gonzales Méndez María carolina Ariza INES LOAIZA GUERRA
Comité interno de Archivo
Cargo: Cargo: Cargo:
Contratista. Técnico Subgerente de Servicios Agente interventor
Profesional en Archivo Asistenciales
Fecha: 01/09/2018 Fecha: 13/01/2019 Fecha: /06/2019
CCCCCCCCCCCC
PROGRAMA Código: PR-IC-01
Versión: 01

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1. ASPECTOS GENERALES
1.1 Introducción
La Administración Pública en sus diferentes niveles, nacional, departamental,

distrital, municipal; de las entidades territoriales indígenas y demás entidades
territoriales que se creen por ley; de las divisiones administrativas; las entidades
privadas que cumplen funciones públicas, a las entidades del Estado en las
distintas ramas del poder; y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000
(Ley General de Archivos), están en la obligación de elaborar Programas de
Gestión Documental. Además, el Decreto 2609 de 2012 proferido por el Ministerio
de Cultura, dispuso la obligación a los Ministerios y Superintendencias de
establecer normas en cuanto a formulación, implementación y evaluación del
programa de gestión documental a las entidades privadas bajo su inspección y
vigilancia.
Es responsabilidad de los servidores y empleados públicos, así como los

contratistas que presten servicios a las entidades públicas, aplicar las normas que
en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado, y las respectivas entidades públicas1.
En cumplimiento de lo anterior, La Gerencia del Hospital Universitario de Sincelejo

presenta a la comunidad el programa de gestión documental, con el fin de dar a
conocer los procesos, procedimientos y tareas que se desarrollan en la
administración documental.
El propósito fundamental de este documento, apoyar la toma de decisiones

empresariales y fomentar la cultura archivística, permitiendo aplicar la gestión
documental en todos los procesos administrativos de la institución, logrando
facilitar su importancia y aplicación de los documentos desde el momento de
planear la elaboración de los mismos; hasta su destino final en las diferentes fases
(Gestión, Central e Histórico) permitiendo el acceso a todos los funcionarios de
este documento y a los ciudadanos general.
Los Programas de Gestión Documental, constituyen una herramienta básica en las

instituciones, instaurando pautas definitivas en proyección de la cultura
organizacional; de entrada, ayuda que los funcionarios conozcan los procesos de
elaboración, conservación de los documentos, hasta su destino final. Razón por la
1
Decreto 2609 de 2012
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cual se deben realizar capacitaciones periódicas que permitan la actualización y

mejoramientos de las tareas archivísticas.
En este contexto, el Programa de Gestión Documental PGD contempla acciones

en los siguientes componentes:
PROCESOS
PRODUCCION DE UTILIZACION Y CONSERVACION DISPOSICION FINAL DE

DOCUMENTOS: DE DOCUMENTOS DOCUMENTOS
CREACION ORGANIZACION DIGITALIZACION

RECEPCION CONSULTA SELECCION
DISTRIBUCION CONSERVACION ELIMINACION
TRAMITE PRESERVACION TRANSFERENCIA
PRODUCTOS
Evaluacion de documentos
Elaboracion Formas y Formatos
Gestion de archivos Identificacion y descripcion de
Gestion de Comunicaciones series documentales
Gestion de informacion Gestion de Correos Programa de Conservacion
1.2 Alcance
Este Programa de Gestión Documental aplica a todos los procesos administrativos

del Hospital Universitario de Sincelejo. E.S.E. desde la planeación en la
producción de los documentos hasta su destino final, así como para la
documentación conservada de anteriores administraciones, en cumplimiento de la
ley 594 de 2000 y al Decreto 2609 (Gestión Documental) del 2012.
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Está encaminado al mejoramiento de la atención de los requerimientos

documentales de los usuarios, la organización de los procesos, la racionalización y
simplificación de los trámites, la reducción de copias innecesarias, la conservación
y preservación del patrimonio documental de la entidad.
Además, se aplicará a la información de (planos, documento archivos gestión,

documentos archivo central e histórico y los sistemas de información del Hospital.
1.3 Público al cual está dirigido
El presente documento está dirigido a todo el personal administrativo y técnico en

el desarrollo de sus funciones y obligaciones, a otras entidades en cuanto a los
procesos de reportes e informes, a usuarios externos, comunidades indígenas y
afrodescendientes, entes de control y demás usuarios, que presenten
requerimientos de radicación de comunicaciones oficiales, el manejo de
peticiones, quejas y reclamos, el envío de comunicaciones oficiales, las consultas
en los archivos de gestión, central e histórico.
1.4 Requerimientos para el desarrollo del PGD
1.4.1. Normativos
La normatividad aplicable al PGD y a los procesos de la gestión documental de la
Empresa está compuesta por la normativa general que aplica a las empresas
prestadoras de servicios públicos y la expedida por el AGN, las normas internas y
las normas técnicas tal como se describe a continuación:
Legislación archivística que le aplica a la entidad por su objeto misional:
Art. 8 C.P. Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas
culturales y naturales de la Nación.
Art. 72 P.C. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado.
El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad
nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e
imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se
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encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que

pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica.
Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones. Título V, Gestión de documentos.
Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el título V de la ley 594 de

2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la ley 1437 de 2011 y se dictan otras
disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del
Estado.
Decreto 2578 de 2012. Por el cual se reglamenta el sistema Nacional de

Archivos.
Decreto 1515 de 2013, por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo

concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico
al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes
territoriales.
Acuerdo 002 de 2014. Por medio del cual se establecen los criterios básicos
para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes
de archivo y se dictan otras disposiciones.
Acuerdo AGN 004 de 2013. Por el cual se reglamentan parcialmente los

decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la
elaboración, presentación, evaluación e implementación de las tablas de
retención y valoración documental.
Acuerdo AGN 005 de 2013. Por el cual se establecen los criterios básicos para
la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades
públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras
disposiciones.
Circular Externa AGN 004 de 2010. Estándares mínimos en procesos de

administración de archivos de Gestión y gestión de documentos electrónicos.
Circular externa AGN 005 de 2012. Recomendaciones para llevar a cabo

procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de
la iniciativa.
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Legislación con relación al ciudadano, la protección de datos personales,

libertad y acceso a la información, restricciones de reserva legal y secreto
profesional.
Art. 15 C.P. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar
y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual
modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se
hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades
públicas y privadas.
Art. 20 C.P. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su

pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y
la de fundar medios masivos de comunicación.
Art. 23 C.P. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las
autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta
resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones
privadas para garantizar los derechos fundamentales.
Ley 1581 de 2012. Por la cual se dictan disposiciones generales para la

protección de datos personales.
LEY 1273 DE 2009. Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un
nuevo bien jurídico tutelado - denominado "de la protección de la información y
de los datos"- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las
tecnologías de la información…
Disposiciones que promueven la participación ciudadana por medios

electrónicos que garanticen la transparencia.
Art. 74 P.C. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos
públicos salvo los casos que establezca la ley.
Ley 1712 de 2014. Por medio de la cual se crea la Ley de transparencia y del
derecho al acceso a la información pública nacional.
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Ley 527 de 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de
los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se
establecen las entidades de certificación.
Decreto 019 de 2012. Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y tramites innecesarios existentes en la
administración pública.
Decreto 2364 de 2012. Por medio del cual se reglamenta el artículo 7 de la ley
527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones.
Decreto 2693 de 2012. Por el cual se establecen los lineamientos generales de la

estrategia de Gobierno en línea de la Republica de Colombia, se reglamentan
parcialmente las leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011 y se dictan otras
disposiciones.
Directiva presidencial 004 de 2012. Eficiencia administrativa y lineamientos de la

Política cero papeles en la Administración Pública.
Mecanismos de vigilancia y control establecidos por el estado para conocer

el nivel de gestión y el cumplimiento de las metas y objetivos de la entidad.
Ley 1474 de 2011. Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la
efectividad del control de la gestión pública.
1.4.2 Económicos
Para la ejecución y desarrollo de las actividades se proyecta para el año 2019

recursos disponibles en el presupuesto institucional para la implementación,
puesta en marcha del Programa de Gestión Documental, mantenerlo y mejorarlo
continuamente verificando su eficiencia, eficacia y efectividad. Se espera además
que en el Plan de Compras del 2019 se aumenten los recursos necesarios para el
área de Archivo y Correspondencia
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1.4.3 Administrativos
Para la implementación del PGD se asignará, un responsable del área de

gestión documental, quien estará a cargo del proceso, del personal que realiza
los procesos archivísticos y la gestión de las instalaciones locativas, equipos y
mobiliario.
La ejecución del Programa de Gestión Documental (PGD), demanda del

compromiso de la Gerencia a través del Comité Interno de Archivo del cual es
presidente, y de allí se despliegan las directrices a todas las áreas de la
Empresa donde deben participar los funcionarios como líderes, operadores y/o
usuarios.
También el funcionario encargado de control interno realizará auditorías

internas para realizar seguimiento a la aplicabilidad de los instrumentos
archivísticos. El flujograma para el funcionamiento administrativo que requiere
la Gestión Documental es el siguiente:
Comite
Interno
Archivo Area de Profesional
Gerente Gestion es lideres de
documental areas
Control
Interno
1.4.4 Tecnológicos
El Hospital Universitario, realizará según cronograma en la “fase ejecución del

PGD” descrito más adelante, la adquisición de un sistema para la
administración de la correspondencia y una base de datos para el control de
los inventarios de los archivos y el control de préstamos (SGDEA).
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1.4.5 Gestión del cambio
Con el fin de mitigar el impacto de los cambios que genera la implementación

del PGD se incluyó en el Plan de Capacitación del año 2018 la programación
de un curso certificado por el Sena y otras capacitaciones adicionales para
todos los funcionarios en temas relativos al manejo de los documentos y a la
implementación de las TRD y el PGD. Proceso de formación y capacitación
que se le dará continuidad en las siguientes vigencias según lo descrito en el
cronograma de la “fase de ejecución del PGD”.
2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN

DOCUMENTAL.
Se refieren a orientaciones de carácter administrativo, tecnológico, económico,

corporativo o normativo, que las entidades deben formular para lograr que los
procesos de gestión documental se desarrollen acorde con los principios
establecidos para tal fin.
La Institución al desarrollar los ochos (8) procesos archivísticos en la gestión

documental debe tener coherencia con el cumplimiento de los principios
explicados a continuación y descritos en el Decreto 2609 (Gestión Documental) de
2012, Art 5.
Principios del proceso de gestión documental:
a. Planeación. La creación de los documentos debe estar precedida del análisis

legal, funcional y archivístico que determine la utilidad de estos como
evidencia, con miras a facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis
determinará si debe crearse o no un documento.
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b. Eficiencia. Las entidades deben producir solamente los documentos

necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un
proceso.
c. Economía. Las entidades deben evaluar en todo momento los costos

derivados de la gestión de sus documentos buscando ahorros en los diferentes
procesos de la función archivística.
d. Control y seguimiento. Las entidades deben asegurar el control y

seguimiento de la totalidad de los documentos que produce o recibe en
desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida.
e. Oportunidad. Las entidades deberán implementar mecanismos que

garanticen que los documentos están disponibles cuando se requieran y para
las personas autorizadas para consultarlos y utilizarlos.
f. Transparencia. Los documentos son evidencia de las actuaciones de la

administración y por lo tanto respaldan las actuaciones de los servidores y
empleados públicos.
g. Disponibilidad. Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran

independientemente del medio de creación.
h. Agrupación. Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o

categorías (series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones
secuenciales dentro de un mismo trámite.
i. Vínculo archivístico. Los documentos resultantes de un mismo trámite deben

mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de
clasificación, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y
contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto.
j. Protección del medio ambiente. Las entidades deben evitar la producción de

documentos impresos en papel cuando este medio no sea requerido por razones
legales o de preservación histórica, dada la longevidad del papel como medio de
registro de información.
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k. Autoevaluación. Tanto el sistema de gestión documental como el programa

correspondiente será evaluado regularmente por cada una de las dependencias
de la entidad.
l. Coordinación y acceso. Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en

torno al acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no
duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la
misión de estos.
m. Cultura archivística. Los funcionarios que dirigen las áreas funcionales

colaborarán en la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la
importancia y valor de los archivos de la institución.
n. Modernización. La alta gerencia pública junto con el Archivo Institucional

propiciará el fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de la
aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental al interior de la
entidad, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las
comunicaciones.
o. Interoperabilidad. Las entidades públicas deben garantizar la habilidad de

transferir y utilizar información de manera uniforme y eficiente entre varias
organizaciones y sistemas de información, así como la habilidad de los sistemas
(computadoras. medios de comunicación, redes, software y otros componentes de
tecnología de la información) de interactuar e intercambiar datos de acuerdo con
un método definido, con el fin de obtener los resultados esperados.
p. Orientación al ciudadano. El ejercicio de colaboración entre organizaciones

para intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de
negocio, con el propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos,
empresas y a otras entidades, debe ser una premisa de las entidades del Estado
(Marco de Interoperabilidad para el Gobierno en línea).
q. Neutralidad tecnológica. El Estado garantizará la libre adopción de

tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los
organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan
fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal
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competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental

sostenible.
r. Protección de la información y los datos. Las entidades públicas deben

garantizar la protección de la información y los datos personales en los distintos
procesos de la gestión documental.
Procesos de la gestión documental.

La gestión documental en las diferentes entidades públicas en sus diferentes
niveles, debe comprender como mínimo los siguientes procesos que se muestran
en el gráfico:
PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL
Preservacion Planeacion
Dsposicion de
Produccion
documentos
Transferen Gestion y
cias Tramite
Organiza
cion
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2.1. PLANEACIÓN
Conjunto de actividades encaminadas a la planeacion, generacion y valoracion de

los documentos de la entidad en cumplimineto con el contexto administrativo,
legal, funcional y tecnico. Comprende la creacion y diseño de formas, formularios y
documentos, analisis de procesos, procesos , analisis diplomatico y su registro en
el sistema de gestion documental.
Administracion Documental
Teniendo en cuenta que en el Hospital Universitario de Sincelejo, se encuentran
en fase de diseño los instrumentos archivisticos: Programa de Gestion
documental, Inventarios documentales, Cuadro de clasificacion de Clasificacion
Documental y Tablas de Retencion Documental Los cuales entraran en
funcionalizadad una vez sean aprobados. Estos harán parte integral de los
procesos administrativos de la empresa y seran alineados al manual de Funciones
actualmente aprobado.
Las tranferencias documentales se realizarán utilizando el Formato Unico de

Inventario Docuemntal - FUID. Este proceso se describirá mas adelante.
Directrices para la creacion y diseño de documentos

La creacion de los nuevos formatos se realizará teniendo en cuenta las directrices
vigentes de ICONTEC y del Archivo General de la Nacion y se revisaran las
propuestas de diseño que presenten las diferentes areas dentro del comité interno
de archivo donde seran aprobados.
Sistema de Gestion de documentos Electronicos de Archivo - SGDEA.

La entidad asignará recursos en su presuspuesto para la adquisicion de un
SGDEA, Acorde A Los Plazos Fijados En El Cronograma Del Presetne
Documento. Este permitirá la digitalizacion, consulta y distribución de los
documentos de los archivos de Gestion y Central.
Para ello tendran en cuenta los instrumentos archivisticos aprobados internamente

por la empresa y la normatividad vigente que norma a la entidad y a la gestion de
documentos electronicos.
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Mecanismos de autenticacion
La firma digital de la entidad sera de uso privado y exclusivo del gerente.
2.2. PRODUCCIÓN
Son las actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de

producción ingreso, formato y estructura, finalidad. Área competente para el
trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados 2.
Por su parte con el propósito de orientar las actividades a desarrollar en cada uno
de los procesos de la gestion documental, a continuacion se hace una descripcion
mediante una tabla que incluye los aspectos o criterios del proceso, las
actividades a desarrollar y el tipo de requisitos definido como:
Administrativo A Legal L Funcional F Tecnologico T

Necesidades cuya Necesidades recogidas Necesidades que Necesidades en cuya
solución implica explicitamente en tienen los usuarios solucion interviene un
actuaciones normativa y legislacion. en la gestion diaria importante
organizacionales propias de los documentos. componente
de la entidad. tecnologico.
Aspecto / Tipo de
criterio Actividades a desarrollar requisito
A L F T
Se definirá la estructura, el formato de preservacion, el ♣ ♣ ♣
soporte, el medio, las tecnicas de impresión, el tipo de
Estructura de
tintas, calidad del papel y demas condiciones que se
los
requieran para elaborar los documentos.
documentos
Se describirán las instrucciones para el diligenciamiento de ♣
formas, formatos y formularios de la entidad.
Forma de Se determinarán los mecanismos de control de versiones y ♣ ♣
produccion o aprobacion de documentos para facilitar el trabajo
ingreso colaborativo y el mantenimiento de la trazabilidad desde su
creacion hasta su aprobacion y firma.
Areas Se garantizará el control unificado del registro y radicación ♣ ♣
competentes de los documentos tramitados por la entidad
para el independientemente de los medios y canales disponibles y
trámite de acuerdo con los tipos de informacion definidos.
2
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, Manual Implementación de un programa de Gestión Documental.
PGD.
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Se señalarán las directrices encaminadas a lograr la ♣ ♣

simplificacion de trámites de la entidad y facilitar su
automatizacion.
Normas para el recibo y tramite de correspondencia
Responsabilidad y limitación de Funciones
El recibo y trámite de la correspondencia externa estará a cargo de la Técnico

Administrativo de la Unidad de Correspondencia asignada para tal fin. Por tal
motivo ningún funcionario de otras dependencias podrá recibir, atender o entregar
directamente documentos que no hayan sido previamente radicados.
La radicación se realizará en forma manual, utilizando un sello que contiene el

consecutivo de radicación, fecha, numero de folios y la firma del responsable de
radicación. Adicionalmente se diligenciará un formato digital (Excel) que permite
registrar información y luego la consulta por varios criterios de búsqueda. La
consulta sobre el trámite dado a la correspondencia radicada se podrá realizar con
la Técnico Administrativo de la Unidad de Correspondencia quien será la única
que tendrá acceso a esta información.
Envío de Correspondencia Externa
El despacho de la correspondencia oficial hacia sus destinatarios será realizado

exclusivamente por la unidad de correspondencia directamente y se seguirá
archivando en la carpeta de comunicaciones oficiales enviadas teniendo en cuenta
el orden del consecutivo del radicado.
Dado el caso en que la correspondencia sea enviada a través de medios

electrónicos (fax, email) el área remisoria imprimirá un original y una copia, para
ser entregados en la unidad de correspondencia, donde le serán asignados
códigos de radicación, y se realizara el respectivo envió del original. Luego de
esto, se imprimirá el soporte del envió y se devolverá éste junto con la copia al
funcionario remitente.
El documento original reposara en la carpeta de correspondencia oficial enviada
de ventanilla única.
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Firmas autorizadas
Solo podrán firmar correspondencia externa el Gerente General, Subgerentes,

Jefes de Oficinas Asesoras y todos aquellos que en desarrollo de disposiciones
legales tengan obligación de certificar o remitir información de carácter oficial (Ver
circular de Gerencia N° 004 de 2017).
Correspondencia Personal
Es la que viene dirigida a los diferentes empleados del Hospital, pero no tiene
carácter oficial y es de interés particular. La unidad de correspondencia no se hará
responsable de recibir o tramitar este tipo de documentos, los empleados deben
abstenerse de dar como dirección para su correspondencia particular la de la
organización, en caso de que llegue un documento el destinatario deberá
acercarse a recogerlo.
Procedimiento e instructivo alineados con el proceso de Producción:

P- GDO-001. Procedimiento recibo, radicación y tramite de comunicaciones
oficiales.
I-GDO-001. Instructivo formas y formatos Administrativos.
2.3. GESTIÓN Y TRÁMITE

Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la
distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la
disponibilidad, recuperación y acceso para la consulta de los documentos, el control
y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los
asuntos3.
Aspecto / Tipo de
A L F T
Registro de Se Implementarán los mecanismos para la entrega de los
los documento a los respectivos usuarios internos y externos, ♣ ♣ ♣
documentos previamente caracterizados
3
PGD.
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Distribucion Se realizará la entrega de los documentos a las instancias ♣ ♣

internas y externas destinatarias siguiendo el
procedimiento dispuesto para tal fin.
Acceso y Se estableceran las tablas de control de acceso y los
consulta formatos de préstamo de los documentos, asi como los ♣ ♣ ♣
mecanismos de consulta disponibles para los usuarios.
Se Implementará el mapa de procesos, flujos ♣ ♣
documentales y la descripcion de las funciones de las
unidades administrativas de la entidad, indicando los
Control y periodos de vigencia que tienen los funcionarios para dar
seguimiento respuesta.
Se implementaran controles para asegurar que los tramites ♣ ♣
que surten los documentos, se cumplan hasta la resolucion
de los asuntos de manera oportuna.
Consulta de documentos. La consulta de documentos en los archivos de gestión,

por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse
permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el
interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser
autorizadas por el Profesional de la respectiva oficina o el funcionario en quien se
haya delegado esa facultad y sólo se permitirá cuando la información no tenga
carácter de reservado conforme a la Constitución o a las Leyes. En la
correspondiente oficina se llevará el registro de préstamo y de forma opcional una
estadística de consulta4.
Préstamo de documentos para trámites internos. En el evento que se requiera

trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia
productora deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo,
identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de
quien retira el expediente y término perentorio para su devolución. Vencido el plazo,
el Responsable de la dependencia productora deberá hacer exigible su devolución
inmediata5.
Se recomienda que el préstamo de documentos para trámites internos sea

consignado en una libreta o cuaderno cosido, llamado “libro de préstamos internos”
con las casillas que requieran la información anteriormente mencionada (fecha del
préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y
4
Acuerdo 042-2002. Art 5.
5
Acuerdo 042-2002. Art 6.
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cargo de quien retira el expediente y término perentorio para su devolución) Esto

con la finalidad de llevar el control, orden, dar continuidad en el tiempo y evitar
pérdidas de los mismos.
El Hospital elaborará los procedimientos e instructivos que sean necesarios para

aplicar esta fase.
2.4. ORGANIZACIÓN
Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de
gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y
describirlo adecuadamente6.
Aspecto / Tipo de
A L F T
Se identificará y asignará cada uno de los documentos de
la entidad en su respectivo expediente acorde con los CCD
y las TRD, manteniendo en todo momento su vinculo con
Clasificacion ♣
el tramite y el proceso que le dio origen.
Para los expedientes electronicos se establecerá las
relaciones a traves de metadatos (Requisito SGDEA)
Se ubicará cada uno de los documentos que componen un
expediente, respetando el orden en que se produjeron y ♣
realizando la fliacion respectiva
Se especificarán los parametros que permitan desarrollar
actividades de ordenacion documental, garantizando la
♣
Ordenacion adecuada disposicion y control de los documentos en cada
una de las fases de archivo.
Se determinaran los sistemas de ordenacion para asegurar
la secuencia numerica, alfabetica o alfanumerica en cada
♣
agrupacion documental, acorde con las necesidades y
requerimientos de la entidad.
El Hospital se encuentra en la fase de elaboración del cuadro de clasificación

documental y las Tablas de Retención Documental para la aplicación de esta fase,
una vez que estos sean aprobados por el comité interno de archivo y convalidados
6
PGD.
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por el consejo departamental de archivo realizará la implementación de las

mismas. También documentará los procedimientos e instructivos que sean
necesarios en esta fase. Lo anterior quedará establecido entre las actividades de
corto y mediano plazo del presente documento.
2.5. TRANSFERENCIA
Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos
durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validacion del formato de
generacion, la migracion, refreshing, emulacion o conversion, los metadatos
tecnicos de formato, los metadatos de preservacion y metadatos descriptivos 7.
Aspecto / Tipo de
A L F T
Se aplicarán las directrices y los procediemientos
Preparacion
señalados por el AGN para la realización de las
para la ♣
tranferencias primarias y secundarias, de conformidad con
transferencia
los tiempos establecidos en las TRD.
Se verificará la aplicación de los procesos de clasificacion
y ordenacion de los expedientes , asi como las condiciones
adecuadas de empaque, embalaje para el traslado y
♣
Validacion de entrega formal de las transferencias documentales
la mediante el inventario firmado por las personas que
tranferencia intervienen en el proceso.
Diligencie los inventarios de las transferencias en el
formato unico de Inventario Documental- FUID, conforme a ♣ ♣
los criterios establecidos en el Acuerdo AGN 042 de 2002.
Cada una de las áreas del Hospital debe preparar y transferir los documentos aI
Archivo Central, teniendo en cuenta los tiempos de retención estipulados en la
TRD para cada serie o subserie y de acuerdo con la programación e indicaciones
establecidas por el área de gestión documental, toda transferencia documental
debe ingresar al Archivo Central mediante la entrega física de la documentación
en el formato de inventario único documental – FUID, establecido por el Archivo
General de la Nación.
7
PGD.
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Para realizar esta actividad tenga en cuenta:
- Selección natural: retire aquellos documentos que no son esenciales en el

expediente: Impresos o publicaciones periódicas, duplicados y documentos
de apoyo.
- Ordenación documental: los documentos se van colocando uno tras otro

en el orden en que se van generando o recibiendo (Principio de Orden
Original y Cronológico), de tal manera que el último documento recibido sea
el último que contenga la carpeta.
- Tenga en cuenta que en cada carpeta debe incorporarse un volumen

adecuado de folios, máximo 200.
- Ordene los expedientes por años y secuencialmente siguiendo el código y

la cronología en forma ascendente.
- Cuando tenga en orden las carpetas, enumérelas de (1) hasta (n) según la
cantidad que valla a transferir.
- Registre los datos completos en el formulario único de inventario

documental, teniendo en cuenta que, si un expediente está conformado por
varias carpetas, en la columna, “numero de orden” consignara únicamente
el número que corresponda consecutivamente y en la columna notas,
indicara cuantas carpetas conforman el expediente.
- Imprima en original y copia el formato único de inventario documental, y

remita con memorando al encargado de archivo central junto con la
documentación relacionada.
- Realice su transferencia en la fecha programada en el cronograma de

transferencias.
- Recuerde que todo ingreso de documentos al Archivo Central se hará oficial

mediante la entrega física de la documentación y su registro en el formato
único de inventario documental FUID.
Versión: 01

DOCUMENTAL
Pág. 20 de 48
2.6. Disposición de documentos

Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su
conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo
establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoracion
documental8.
Aspecto / Tipo de
A L F T
Se aplicará la decision esultante de la disposicion final,
Directrices estacida en las TRD, TVD, apoyandose en procedimietnos
♣ ♣ ♣ ♣
Generales documentados para normalizar y formalizar estas
actividades.
Conservacion Se determinará la metodologia, los estandares, las
total, tecnicas, los criterios y el plan de trabajo para la aplicación
♣ ♣ ♣ ♣
selección y de la conservacion total, la selección y la digitalizacion
digitalizacion
Se definirá un procedimiento que garantice la destruccion
segura y adecuada de los documentos fisicos y ♣ ♣ ♣ ♣
electronicos.
Se formalizará la eliminacion de los documentos mediante
actas aprobadas por el comité Interno de Archivo. ♣ ♣ ♣ ♣
Eliminacion Se tendrán de manera disponibles las actas de eliminacion

y el inventario correspondiente para dejar la trazabilidad ♣ ♣ ♣ ♣
de las actividades realizadas.
Se garantizará la publicacion de los inventarios de los
documentos eliminados en el sitio web de la entidad en
cumplimiento del Articulo 25 del decreto 2578 de 2012 y el
articulo 15 del acuerdo AGN 004 de 2013.
El Hospital Universitario de Sincelejo, realizará selección de documentos en

cualquier etapa del archivo y para ello tiene establecidos los siguientes pasos,
con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de
acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las
tablas de valoración documental.
8
PGD.
Versión: 01

DOCUMENTAL
Pág. 21 de 48
- La conservación total: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor

permanente, cultural, Histórico e investigativo, es decir, los que por su contenido
informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la
empresa, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.
- Selección documental: Actividad para escoger una muestra de documentos de

carácter representativo, para su conservación permanente, aplicación de método
de muestreo.
Criterios para la selección:

 La selección puede aplicarse a documentos que ya perdieron vigencia.
 La selección debe aplicarse a series documentales voluminosas y cuyo
contenido informativo se repite o se encuentra registrado en otras series.
 La selección aplica a series documentales cuyo valor informativo no amerita
su conservación total.
 Cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente debe
seleccionarse a través de muestreo tomando ejemplares al azar.
- Microfilmación/Digitalización, técnicas de reproducción de documentos,

incluye determinación de metodología, plan de trabajo, control de calidad
durante todo el proceso.
- Eliminación de documentos: Actividad aplicada para aquellos documentos que han

perdido sus valores primarios y secundarios, aplicación de lo estipulado en el
Art. 15 del Acuerdo 004 de 2013 levantamiento de acta y determinación del
procedimiento de eliminación como se cita a continuación:
ARTÍCULO 15. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS.

La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos deberá
estar basada en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración
documental, y deberá ser aprobada por el correspondiente Comité Institucional de
Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo según el caso.
Se podrá elevar consulta al Archivo General de la Nación cuando no existan

normas legales que regulen los plazos de retención de ciertos documentos: a su
vez este podrá solicitar concepto al organismo cabeza de sector al que
corresponda la documentación objeto de consulta.
Versión: 01

DOCUMENTAL
Pág. 22 de 48
Adicionalmente se deberá cumplir con el siguiente procedimiento:
1) Previamente y por un periodo de treinta (30) días se deberá publicar en la

página web de la respectiva entidad, el inventario de los documentos que
han cumplido su tiempo de retención y que en consecuencia pueden ser
eliminados, de forma que los ciudadanos puedan enviar sus observaciones
sobre este proceso a los Consejos Departamentales y Distritales de
Archivos o al Archivo General de la Nación.
2) Las observaciones deberán ser revisadas por el respectivo Consejo

Departamental y Distrital de Archivos o el Archivo General de la Nación,
para lo cual contarán con sesenta (60) días, instancia que con base en el
fundamento presentado por el o los peticionarios, podrá solicitar a la
entidad suspender el proceso de eliminación y ampliar el plazo de retención
de los documentos. Todo lo anterior se hará público en los sitios web de la
entidad.
3) La aprobación de la eliminación de documentos de archivo, tanto en

soporte físico como electrónico, deberá constar en un Acta de Eliminación
de Documentos, la cual suscribirán el Presidente y Secretario Técnico del
Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de
Archivo según el caso, de la respectiva entidad.
4) Las actas de eliminación y el inventario de los documentos que han sido

eliminados, se conservarán permanentemente y la entidad deberá
mantenerlos publicados en su página web para su consulta.
5) El Archivo General de la Nación será la última instancia en cuanto a las

solicitudes de suspensión de los procesos de eliminación, de acuerdo con
la naturaleza de los documentos y su valor legal, testimonial, informativo,
cultural, histórico o científico, cuando a su juicio se pueda afectar el
patrimonio documental del país.
6) La eliminación de documentos se debe llevar a cabo por series y subseries

documentales y no por tipos documentales. Por ningún motivo se pueden
eliminar documentos individuales de un expediente o una serie, excepto
que se trate de copias idénticas, o duplicados 9.
9
Acuerdo 004 – 2013. Articulo 15
Versión: 01

DOCUMENTAL
Pág. 23 de 48
2.7. Preservación a largo plazo

Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su
gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente
de su medio y forma de registro o almacenamiento 10.
Aspecto / Tipo de
A L F T
Se diseñara e implementará el Plan de conservacion
Sistema Documental para los documentos analogos, considerando
integrado de los programas, procesos y procedimientos relacionados ♣ ♣ ♣ ♣
Conservacion con la conservacion preventiva, consevacion documental y
restauracion documental.
La fase de preservación a largo plazo requiere los siguientes programas:
 Planeación del sistema integrado de conservación.

- Diseñar programa de preservación de archivos documentales.
- Diseñar programa de preservación de archivos digitales.
- Crear plan de Inspección y mantenimiento de instalaciones.
- Establecer Periodos y estándares de Control de condiciones ambientales
- Planes de contingencia (copias de seguridad, protección en incendios,
robos, inundaciones, catástrofes naturales, atentados, guerras)
 Educación.
- Capacitaciones al personal involucrado.
- Diseñar campaña sensibilización y toma de conciencia.
 Mantenimiento.
- Limpieza de depósitos
- Control de plagas
- Almacenamiento, re almacenamiento y empaste
- Realizar primeros auxilios y reparaciones menores
 Evaluación y control.
10
. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, Manual Implementación de un programa de Gestión Documental.
PGD.
Versión: 01

DOCUMENTAL
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- Evaluar programa de preservación de archivos documentales.

- Evaluar programa de preservación de archivos digitales.
- Evaluar plan de Inspección y mantenimiento de instalaciones.
- Aplicar plan de contingencia (copias de seguridad, protección en incendios,
robos, inundaciones, catástrofes naturales, atentados, guerras)
 Planes de mejoramiento, acciones correctivas y preventivas.

- Análisis de resultados a evaluaciones
- Realización de primeros auxilios
- Restauración
- Reentrenamiento del personal
- Revisión de la totalidad del proceso
2.8. Valoración
Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los
documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y
secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes
fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación
temporal o definitiva).
Aspecto / Tipo de
A L F T
Se evaluaran las caracteristicas de la diplomatica
Directrices documental y las condiciones tecnicas de produccion de
♣ ♣ ♣ ♣
Generales los documentos fisicos y electronicos para decidir su
conservacion total.
Se analizaran los documentos que informan sobre el
desarrollo estructura, procedimientos y politicas de la ♣ ♣
entidad para determinar criterios de valoracion.
Se analizara la frecuencia de uso y consulta de los
documentos y el impacto que pueda generar en la
investigacion sobre la historia y genealogia insttucional ♣ ♣ ♣ ♣
como base para determinar los valores secundarios de los
documentos
Versión: 01

DOCUMENTAL
Pág. 25 de 48
La valoración de los documentos se tendrá en cuenta en la elaboración de las

TRD y TVD con el fin de definir los valores primarios y secundarios de los
documentos y establecer los tiempos de retención en el ciclo vital de los mismos.
3. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD
La implementación y seguimiento del PGD se establecerá a corto, mediano y largo

plazo, y estará a cargo del área de Gestión Documental y coordinado por Control
interno, tal como está establecido por el AGN. “Se refiere a las fases necesarias
para ponerlo en marcha y se constituye en el prerrequisito para que las entidades
puedan convertirlo en una actividad permanente de la administración”11
La implementación del Programa de Gestión Documental (PGD), de desarrolla en

las fases de Elaboración, Ejecución, Seguimiento y mejora.
11
. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, Manual Implementación de un programa de Gestión Documental.
PGD.
PROGRAMA Código:
Versión: 01
DOCUMENTAL
Pág. 26 de 48
3.1. Fase de Elaboración y Ejecución

Se plantea el siguiente Plan de trabajo con las metas a corto, mediano y largo plazo.
Corto plazo: Julio a diciembre 2018

Recursos
Actividades Objetivos Metas Responsable Evidencia
disponibles
Capacitar a todos los Profesional
Capacitación norma 100% de Computador, Actas de
funcionarios del Hospital Universitario
vigente de Gestión los Talento humano capacitación con
Universitario acerca de la norma de
Documental empleados de la entidad. firmas y fotos.
vigente de Gestión Documental Estadística
Establecer Profesional
Mantener activo el comité
cronograma de Universitario
interno de Archivo de la 100% Talento Humano Actas de reuniones
Reuniones del Comité de
Institución
Interno de Archivo Estadística
Asignación de las
Asignar con funciones de
funciones de Archivo y Líder de Oficio con
archivo y correspondencia a un
correspondencia a un 100% Talento Humano Talento asignación de
funcionario de planta de la
funcionario de la Humano funciones
entidad.
empresa.
Elaborar el Plan Institucional de
Archivos, Programa de Gestión
No se cuenta con
Documental y Tablas de Contrato, CDP y
recurso
Elaboración del Retención Documental acorde a funcionario Documentos
100% disponible en la
PINAR, PGD y TRD las necesidades del Hospital contratado. Finales de PINAR;
entidad, por ello
Universitario de Sincelejo E.S.E. PGD y TRD.
se contrata.
y la normatividad vigente del
AGN.
Aprobación del PGD y Aprobar ante el comité interno Comité Acta de Comité y
100% Talento Humano
TRD de Archivo el PINAR, PGD y Interno de Actos
Versión: 01

DOCUMENTAL
Pág. 27 de 48
TRD Archivo administrativos

Socialización del Actas de
Socializar del Programa de Asesor
Programa de gestión 100% Talento Humano capacitación con
gestión Documental contratado.
Documental firmas y fotos.
Socialización de las Actas de
Socializar de las Tablas de Asesor
Tablas de Retención 100% Talento Humano capacitación con
Retención Documental contratado.
Documental firmas y fotos.
Socializar del Diagnóstico Asesor
Diagnóstico Integral 100% Talento Humano capacitación con
Integral de Archivos contratado.
de Archivos firmas y fotos.
Utilización de las
formas y formatos
establecidos en los Utilizar las formas y formatos Cartas,
Talento Humano,
procesos de establecidos en los procesos memorandos,
Computador
producción; Gestión y de producción; Gestión y Comité circulares, actas de
Escáner,
trámite, Organización, trámite, Organización, 50% interno de reunión o
carpetas,
Transferencia, Transferencia, Disposición de archivo capacitación,
ganchos
Disposición de documentos, Preservación a planillas FUID,
legajadores.
documentos, largo plazo y Valoración fotos.
Preservación a largo
plazo y Valoración
Gerente,
Talento Humano,
Funcionario a
Organizar el Archivo de Gestión Computador
Organización del cargo de Carpetas
en cada área, teniendo en Escáner,
Archivo de Gestión en 100% Gestión Organizadas y
cuenta lo establecido en el carpetas,
cada área. documental y foliadas
PGD y TRD. ganchos
Jefes de
legajadores.
área.
Versión: 01

DOCUMENTAL
Pág. 28 de 48
Mediano plazo: Enero a diciembre 2019

Recursos
disponibles
Capacitar a todos los funcionarios
Capacitación norma Computador, Profesional Actas de
del Hospital Universitario acerca de 100% de los
vigente de Gestión Talento humano de Universitario capacitación con
la norma vigente de Gestión empleados
Documental la entidad. de Estadística firmas y fotos.
Documental
Documentar y Utilizar Documentar y Utilizar las formas y
las formas y formatos formatos establecidos en los
establecidos en los procesos de producción; Gestión y
Cartas,
procesos de trámite, Organización, Talento Humano,
memorandos,
producción; Gestión y Transferencia, Disposición de Computador
Comité interno circulares, actas de
trámite, Organización, documentos, Preservación a largo 100% Escáner, carpetas,
de archivo reunión o
Transferencia, plazo y Valoración ganchos
capacitación,
Disposición de legajadores.
planillas FUID, fotos.
documentos,
Preservación a largo
plazo y Valoración
Elaborar Tablas de Valoración
No se cuenta con
Elaboración del Tablas Documental acorde a las Contrato, CDP y
recurso disponible Funcionario
de Valoración necesidades del Hospital 100% Documentos Finales
en la entidad, por contratado.
Documental - TVD Universitario de Sincelejo E.S.E. y de TVD.
ello se contrata.
la normatividad vigente del AGN.
Funcionario a
Talento Humano,
cargo de
Organizar de Fondos acumulados Computador Fotos, Carpetas y
Organización del Fondos Gestión
en cada área, teniendo en cuenta 100% Escáner, carpetas, estantería
acumulados por áreas. documental y
lo establecido en el PGD y TVD. ganchos organizada
Auxiliares del
legajadores.
SENA
Socializar del Diagnóstico Integral Asesor
Diagnóstico Integral de 100% Talento Humano capacitación con
de Archivos contratado.
Archivos firmas y fotos.
Convocar Convocar periódicamente el comité 100% Talento Humano Asistente de Actas de reunión.
Versión: 01

DOCUMENTAL
Pág. 29 de 48
periódicamente el comité interno de Archivo Gerencia.

interno de Archivo
Largo plazo: Año 2020 a 2016.

Recursos
disponibles
Definición los metadatos

Definir los metadatos requeridos
requeridos para los Talento Humano, Profesional de
para los documentos electrónicos y 100% Prueba piloto
documentos electrónicos Computador. Sistemas
análogos a utilizar
y análogos a utilizar
Capacitar a todos los funcionarios

Capacitación norma Computador, Profesional Actas de
del Hospital Universitario acerca de 100% de los
vigente de Gestión Talento humano de Universitario capacitación con
la norma vigente de Gestión empleados
Documental la entidad. de Estadística firmas y fotos.
Documental
Funcionario a
Talento Humano,
cargo de
Organizar de Fondos acumulados Computador Fotos, Carpetas y
Organización del Fondos Gestión
en cada área, teniendo en cuenta 100% Escáner, carpetas, estantería
acumulados por áreas. documental y
lo establecido en el PGD y TVD. ganchos organizada
Auxiliares del
legajadores.
SENA
Adquisición de un Compra de un software para la 100% Rubro presupuestal Gerente Factura de compra
software para administración del SGDEA.
establecer el SGDEA,
para archivo y
correspondencia
Construcción del Archivo Rubro presupuestal Gerente. Edificación
Central e histórico con Construir del Archivo Central e Planeación construida.
todas las histórico con todas las 100%
especificaciones especificaciones técnicas.
técnicas.
PROGRAMA Código:
Versión: 01
DOCUMENTAL
Pág. 30 de 48
3.2. Fase de Seguimiento y mejora
En la medida en que los documentos soportan como evidencia las actividades y

operaciones de la Organización, se debe garantizar el funcionamiento del Sistema
de Gestión Documental y el compromiso de la Entidad con el mantenimiento; el
seguimiento y mejoramiento, por este motivo la evaluación debe estar integrada en
los procesos de auditoría institucional que realiza Control Interno.
De otra parte, el funcionario a cargo de Gestión Documental debe elaborar reportes

periódicos, y a partir de los hallazgos, formular las propuestas de mantenimiento y
mejoramiento del proceso, que deben ser presentados a través del Comité de
Interno de Archivo, para su aprobación.
La Oficina de Control Interno de Gestión debe desarrollar el Programa de Auditoría

que verifique el cumplimiento de los requisitos adoptados por la Entidad.
Estructura del Seguimiento y Mejoramiento del proceso.
Unidades de gestion
Comite Interno de
Documental y
Archivo.
sistemas.
Adopcion de
Asesoramiento,
acciones de
seguimiento y
mejoramiento
mejoras.
Oficina de Control Interno .

Auditorias
Versión: 01

DOCUMENTAL
Pág. 31 de 48
4. PROGRAMAS ESPECÍFICOS
a. Programa de normalización de formas y formularios electrónicos
Teniendo en cuenta las directrices nacionales de ahorro de papel, ley

antitrámites y automatización de los procesos, el Hospital Universitario de
Sincelejo formula el programa de normalización de formas y formularios
1 Justificación
electrónicos con el objeto de estandarizar y automatizar estas
herramientas de trabajo y ser más organizados y eficientes en los
procesos administrativos y operativos de la entidad
Estandarizar y automatizar las formas y formularios de la Hospital

2 Objetivos
Universitario de Sincelejo.
Establecer las formas y formularios que se utilizaran en los diferentes
3 Alcance
procesos de la empresa, indicado las instrucciones del diligenciamiento.
1. Identificar que formas y formularios se vienen utilizando de manera
formal e informal
2. Definir que formas y formularios requieren ajustes en su diseño.
4 Metodología
3. Definir que formas y formularios se pasaran de físico a electrónico.
4. Diseñar nuevas formas y formularios con sus respectivas instrucciones
5. Establecer el seguimiento del uso adecuado de formas y formularios.
Humanos:
Logísticos:
5 Recursos
Financieros:
Técnicos:
Responsabl
6 Técnico administrativo de archivo y Comité Interno de Archivo
es
Versión: 01

DOCUMENTAL
Pág. 32 de 48
b. Programa de documentos vitales o esenciales

Teniendo en cuenta la normatividad vigente y teniendo en cuenta, que
existe un alto riesgo de que genere la pérdida parcial o total de la
información, el Hospital Universitario de Sincelejo formula el programa de
1 Justificación
documentos vitales con el objeto de garantizar la conservación y
preservación de la información producida.
Proteger los documentos vitales o misionales del Hospital Universitario de

2 Objetivos
Sincelejo.
Está enfocado a las Historias Laborales, Contratos, Actos administrativos,
3 Alcance
nómina del Hospital Universitario de Sincelejo.
1. Identificar los documentos misionales
2. establecer si los documentos vitales se encuentran organizados
3. Formular estrategias de conservación y preservación a largo plazo
4 Metodología
4. Establecer la ubicación física de los documentos dentro del Archivo
Central.
5.
Humanos:
Logísticos:
5 Recursos
Financieros:
Técnicos:
Responsable
6 Técnico administrativo de archivo y Comité Interno de Archivo
s
c. Programa de gestión de documentos electrónicos

Teniendo en cuenta los antecedentes y teniendo en cuenta, que existe un
alto riesgo de deterioro medio ambiental y hacinamiento en los depósitos
de archivo que genere la pérdida parcial o total de la información, el
1 Justificación
Hospital Universitario de Sincelejo formula el programa de gestión de
documentos electrónicos con el objeto de garantizar la conservación y
preservación de la información producida.
Garantizar la disponibilidad de la información en soporte electrónico de la
2 Objetivos
empresa.
El programa de gestión de documentos electrónicos aplica desde la
3 Alcance
planeación hasta la valoración documental de la empresa.
Versión: 01

DOCUMENTAL
Pág. 33 de 48
1. Identificar los documentos misionales

2. establecer si los documentos vitales se encuentran organizados
3. Definir como se intervendrán los documentos misionales.
4 Metodología
4. Establecer la ubicación física de los documentos dentro del Archivo
Central.
5.
Humanos:
Logísticos:
5 Recursos
Financieros:
Técnicos:
Responsable
6 Técnico administrativo de archivo, Sistemas y Comité Interno de Archivo
s
d. Programa de intervención de Fondos Acumulados

Teniendo en cuenta los antecedentes y que existe un gran volumen de
fondos acumulados con alto riesgo de deterioro medio ambiental y
hacinamiento en los depósitos de archivo que genere la pérdida parcial
1 Justificación
o total de la información, el Hospital Universitario de Sincelejo formula el
programa de intervención de fondos acumulados con el objeto de
garantizar la conservación y preservación de la información producida.
Proteger los documentos vitales o misionales del Hospital Universitario
2 Objetivos
de Sincelejo.
Está enfocado a todos los fondos acumulados de las diferentes oficinas
3 Alcance
del Hospital Universitario de Sincelejo.
1. Identificar los Fondos Acumulados del Hospital
2. Establecer un cronograma de intervención de cada fondo.
3. Definir como se intervendrán los documentos (metodología AGN).
4 Metodología
4. Hacer levantamiento de Inventario de cada Fondo Acumulado.
5. Organizar los Fondos acumulados en las cajas establecidas por
AGN.
Humanos:
Logísticos:
5 Recursos
Financieros:
Técnicos:
6 Responsables Técnico administrativo de archivo y Comité Interno de Archivo

Versión: 01

DOCUMENTAL
Pág. 34 de 48
e. Plan institucional de capacitación

Teniendo en cuenta la obligatoriedad de brindar capacitación a todos los
funcionarios en temas de gestión documental y que existe la necesidad
de organizar los archivos de gestión aplicando técnicas y procedimientos
1 Justificación establecidos por el AGN y el Hospital Universitario de Sincelejo, se
formula el Plan institucional de capacitación que garanticen la
organización, acceso a la información pública y conservación de la
información producida.
Capacitar a todos los funcionarios del Hospital Universitario de Sincelejo
2 Objetivos
en temas de Gestión documental.
3 Alcance Aplica a todos los funcionarios de las áreas administrativas y asistencial
1. Identificar los temas de capacitación

2. Aprovechar convenios con el SENA para programar cursos.
3. Enviar funcionarios del área de Archivo a Capacitarse con el AGN
4 Metodología
4. Incluir en el cronograma de capacitaciones de Talento Humano, temas
archivísticos.
Humanos:
Logísticos:
5 Recursos
Financieros:
Técnicos:
Responsabl
6 Técnico administrativo de archivo y Líder de Talento Humano
es
f. Programa de auditoría y control

Según lo establecido por el AGN en el decreto 2609 de 2012 por el cual
se reglamenta la gestión documental se establece que las entidades
1 Justificación
establecerán actividades de auditoria con el fin de verificar y hacer
seguimiento a los procesos del Programa de Gestión Documental.
Verificar y hacer seguimiento a los procesos del Programa de Gestión

2 Objetivos
Documental
3 Alcance Aplica a todas las áreas administrativas y asistenciales

Versión: 01

DOCUMENTAL
Pág. 35 de 48
1. Elaborar el Plan anual de Auditorias

2. Notificar la auditoria
3. Analizar los hallazgos y elaborar el informe de la auditoria.
4 Metodología
4. Elaborar Plan de mejoramiento
5. Hacer seguimiento al plan de mejoramiento y demás aspectos
identificados en la auditoria.
Humanos:
Logísticos:
5 Recursos
Financieros:
Técnicos:
Responsabl
6 Profesional de Control Interno
es
5. ARMONIZACIÓN CON LOS PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA

ENTIDAD
En la actualidad el Hospital Universitario de Sincelejo ha iniciado su proceso de

implementación del sistema de gestión: Modelo Integrado de Planeación y
Gestión- MIPEG, reglamentado por el decreto 1499 de 2017, cuyo objetivo
principal es consolidar, en un solo lugar, todos los elementos que se requieren
para que una organización pública funcione de manera eficiente y transparente,
integrando los anteriores sistemas de Gestión de Calidad y de Desarrollo
Administrativo, con el Sistema de Control Interno.
El Hospital inició la etapa de autodiagnóstico de cada uno de los componentes del

modelo, dentro de los cuales se encuentra el de gestión documental, arrojando un
resultado general de 36,9%, lo cual indica que el Hospital se encuentra en un nivel
2 de implementación de la Ley General de Archivos y de todos los aspectos que
abarca la Gestión documental. La herramienta también muestra la siguiente
grafica de calificación por categorías:
Sistema de Gestión MIPEG. Autodiagnóstico Gestión Documental.

Calificación por categorías
Versión: 01

DOCUMENTAL
Pág. 36 de 48
Fuente: Función publica. Herramienta de Autodiagnóstico Gestión Documental
A partir de estos resultados se estableció un plan de acción que se encuentra

alineado con el presente Programa de Gestión Documental.
6.. CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS:
TIEMPO DE DISPOSICIÒN FINAL

RETENCIÒN
RECICLAR
DESTRUIR
BACKUPS
ESCANEA
ELIMINAR
NOMBRE CODIGO TIPO ARCHIVO
ARCHIVO
DE
CENTRAL
GESTIÒN
R
N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A

Versión: 01

DOCUMENTAL
Pág. 37 de 48
7. HISTORIAL DE CAMBIOS:
N° VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA
01 Creación del Documento. 01/09/18
Anexos:
Diagnóstico Integral de Archivos.
Mapa de procesos

Programa de Gestion Documental

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PROGRAMA Código:

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Elaboro: Revisó: Aprobó:

PROGRAMA DE GESTION Fecha: 01/09/2018

La Administración Pública en sus diferentes niveles, nacional, departamental,

Es responsabilidad de los servidores y empleados públicos, así como los

En cumplimiento de lo anterior, La Gerencia del Hospital Universitario de Sincelejo

El propósito fundamental de este documento, apoyar la toma de decisiones

Los Programas de Gestión Documental, constituyen una herramienta básica en las

PROGRAMA DE GESTION Fecha: 01/09/2018

cual se deben realizar capacitaciones periódicas que permitan la actualización y

En este contexto, el Programa de Gestión Documental PGD contempla acciones

PRODUCCION DE UTILIZACION Y CONSERVACION DISPOSICION FINAL DE

CREACION ORGANIZACION DIGITALIZACION

Este Programa de Gestión Documental aplica a todos los procesos administrativos

PROGRAMA DE GESTION Fecha: 01/09/2018

Está encaminado al mejoramiento de la atención de los requerimientos

Además, se aplicará a la información de (planos, documento archivos gestión,

1.3 Público al cual está dirigido

El presente documento está dirigido a todo el personal administrativo y técnico en

1.4 Requerimientos para el desarrollo del PGD

Legislación archivística que le aplica a la entidad por su objeto misional:

PROGRAMA DE GESTION Fecha: 01/09/2018

encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que

Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el título V de la ley 594 de

Decreto 2578 de 2012. Por el cual se reglamenta el sistema Nacional de

Decreto 1515 de 2013, por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo

Acuerdo AGN 004 de 2013. Por el cual se reglamentan parcialmente los

Circular Externa AGN 004 de 2010. Estándares mínimos en procesos de

Circular externa AGN 005 de 2012. Recomendaciones para llevar a cabo

PROGRAMA DE GESTION Fecha: 01/09/2018

Legislación con relación al ciudadano, la protección de datos personales,

Art. 20 C.P. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su

Ley 1581 de 2012. Por la cual se dictan disposiciones generales para la

Disposiciones que promueven la participación ciudadana por medios

PROGRAMA DE GESTION Fecha: 01/09/2018

Decreto 2693 de 2012. Por el cual se establecen los lineamientos generales de la

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1.4.5 Gestión del cambio

Con el fin de mitigar el impacto de los cambios que genera la implementación

2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN

Se refieren a orientaciones de carácter administrativo, tecnológico, económico,

La Institución al desarrollar los ochos (8) procesos archivísticos en la gestión

Principios del proceso de gestión documental:

a. Planeación. La creación de los documentos debe estar precedida del análisis

PROGRAMA DE GESTION Fecha: 01/09/2018

b. Eficiencia. Las entidades deben producir solamente los documentos

c. Economía. Las entidades deben evaluar en todo momento los costos

d. Control y seguimiento. Las entidades deben asegurar el control y

e. Oportunidad. Las entidades deberán implementar mecanismos que

f. Transparencia. Los documentos son evidencia de las actuaciones de la

g. Disponibilidad. Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran

h. Agrupación. Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o

i. Vínculo archivístico. Los documentos resultantes de un mismo trámite deben

j. Protección del medio ambiente. Las entidades deben evitar la producción de