TEAM PROJECT

RESISTANCE IN CHANGING PROCESS

FROM MANUAL WORK TO ERP SYSTEM IN ACC

Table of Contents
I. Introduction about ACC and ERP system.................................................................... 1
1. Overview about ACC Company limited. ................................................................... 1
a. Overview ................................................................................................................ 1
b. Vision and mission of ACC..................................................................................... 1
c. Products portfolio .................................................................................................. 1
d. Key Milestones of ACC ......................................................................................... 1
2. The problem of ACC ................................................................................................. 3
3. Overview about ERP system and the condition of ACC to implement ERP .............. 3
a. What is ERP........................................................................................................... 3
b. Advantage of using ERP ........................................................................................ 3
c. The conditions of ACC to implement ERP............................................................. 6
4. The ERP implement process at ACC......................................................................... 7
II. Solve the problem of resistance toward changing process ............................................ 7
1. The reason of resistance to change............................................................................. 8
a. The impact of Vietnamese culture .................................................................... 8
b. The reasons of change resistance in ACC....................................................... 10
2. The solution to manage the resistance to change .................................................. 11
a. Communication ............................................................................................... 11
b. Learning........................................................................................................... 12
c. Employee Involvement.................................................................................... 13
d. Stress Management ......................................................................................... 14
III. Remain problem and solution ......................................................................... 15
1. People who are indifferent ....................................................................................... 17
a. Intensive communication about the initial success of ERP system ................ 17
b. Help each stress individuals ............................................................................ 18
2. People who are torn ................................................................................................. 19
I. Introduction about ACC and ERP system
1. Overview about ACC Company limited.
a. Overview
Asia Chemical Corporation (ACC) is a leading distributor of high-quality specialty ingredients,
chemicals, commodities and other materials, sourcing from worldwide suppliers and selling to a
wide range of leading enterprises in Vietnam.
The Company specializes in providing products and services to various industries
including Food & Seafood, Dairy & Beverage, Cosmetic, Pharmaceutical, Bakery &
Confectionery, Feed & Veterinary and other industrial applications including Paint, Textile and
Personal Care etc.
b. Vision and mission of ACC
v ACC strives to be Vietnam’s leading corporation providing ingredients and optimal
solutions in
- Foods, Pharmaceuticals, Cosmetics
- Feeds
- Industrial Chemicals
v ACC commits to
- Providing products of agreed quality, flexible, efficient solutions
- Serving professionally and friendly
- Making AC Group the focal point of people of passion, desire for achievement
- Bringing real value-added to our Customers, Suppliers, Staff and Share-holders
- Acting with full social responsibility
c. Products portfolio
The product portfolio ranges from commodity chemicals to specialty ingredients. The products
includes Additives, Dairy Powers, Flavors, Vitamins, Auxiliaries, Acids, Nutritionals, Minerals,...
which are used in many consumer and industrial products.
With more than 1,000 products, ACC have solutions to fit many applications, including Food
& Seafood, Dairy & Beverage, Bakery & Confectionery, Pharmaceutical, Cosmetic, Industrial
Paint, Industrial Textile, Feed & VET and other industrial applications.
d. Key Milestones of ACC
• 2001: CTL (which was the precursor of Asia Chemicals Corporation (ACC)) was founded as
a private company in food industry.
• 2004: It was changed company type from private to limited. CTL was changed to ATL
Co. Ltd.
• 2007: ACC was established on the basis of ATL Co. Ltd. The company decided to transform
into a joint stock company to suit the new development situation. This really marked a new
milestone and created a plenty of opportunities for it to promote internal resources and
strengths to rise up.
• 2011: Mekong Enterprise Fund II (MEF II), managed by Mekong Capital, has invested
US$3.4 million in ACC.

1
 • 2012: ACC was ranked as 373th company of VNR500 (VNR500 - Top 500 Vietnamese
largest private enterprises), 150th FAST500 (Top 500 fastest growing enterprises in
Vietnam).
. Giới thiệu về hệ thống ACC và ERP
1. Tổng quan về Công ty ACC.
a. Tổng quan
Asia Chemical Corporation (ACC) là nhà phân phối hàng đầu các nguyên liệu, hóa chất, hàng
hóa và nguyên liệu chất lượng cao khác, tìm nguồn cung ứng từ các nhà cung cấp trên toàn thế
giới và bán cho nhiều doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam.
Công ty chuyên cung cấp các sản phẩm và dịch vụ cho các ngành công nghiệp khác nhau bao
gồm Thực phẩm & Hải sản, Sữa và Đồ uống, Mỹ phẩm, Dược phẩm, Bánh & Bánh kẹo, Thức ăn
& Thú y và các ứng dụng công nghiệp khác bao gồm Sơn, Dệt may và Chăm sóc Cá nhân, v.v.
b. Tầm nhìn và sứ mệnh của ACC
ACC phấn đấu trở thành tập đoàn hàng đầu Việt Nam cung cấp nguyên liệu và giải pháp tối
ưu trong
- Thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm
- Thức ăn
- Hóa chất công nghiệp
ACC cam kết
- Cung cấp sản phẩm chất lượng, giải pháp linh hoạt, hiệu quả.
- Phục vụ chuyên nghiệp và thân thiện.
- Biến AC Group thành tâm điểm của những người đam mê, khao khát thành tích
- Mang lại giá trị gia tăng thực sự cho Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên và Cổ đông của
chúng tôi
- Hành động với trách nhiệm xã hội đầy đủ
c. Danh mục sản phẩm
Danh mục sản phẩm bao gồm từ hóa chất hàng hóa đến các thành phần đặc biệt. Các sản phẩm
bao gồm Phụ gia, Sức mạnh sữa, Hương vị, Vitamin, Phụ trợ, Axit, Dinh dưỡng, Khoáng chất, ...
được sử dụng trong nhiều sản phẩm tiêu dùng và công nghiệp.
Với hơn 1.000 sản phẩm, ACC có các giải pháp phù hợp với nhiều ứng dụng, bao gồm Thực
phẩm & Hải sản, Sữa & Đồ uống, Bánh & Bánh kẹo, Dược phẩm, Mỹ phẩm, Sơn công nghiệp,
Dệt may Công nghiệp, Thức ăn & VET và các ứng dụng công nghiệp khác.
Cười mở miệng. Các mốc quan trọng của ACC
• 2001: CTL (tiền thân của Tập đoàn Hóa chất Châu Á (ACC)) được thành lập như một công ty
tư nhân trong ngành thực phẩm.
• 2004: Nó đã được thay đổi loại công ty từ tư nhân sang hạn chế. CTL được đổi thành Công ty
TNHH ATL
• 2007: ACC được thành lập trên cơ sở ATL Co. Ltd., công ty quyết định chuyển đổi thành công ty
cổ phần để phù hợp với tình hình phát triển mới. Điều này thực sự đánh dấu một cột mốc mới và
tạo ra rất nhiều cơ hội để nó thúc đẩy các nguồn lực và sức mạnh nội bộ vươn lên.
• 2011: Mekong Enterprise Fund II (MEF II), được quản lý bởi Mekong Capital, đã đầu tư 3,4
triệu đô la Mỹ vào ACC.

2
• 2012: ACC được xếp hạng là công ty thứ 373 của VNR500 (VNR500 - Top 500 doanh nghiệp tư
nhân lớn nhất Việt Nam), FAST500 thứ 150 (Top 500 doanh nghiệp phát triển nhanh nhất Việt
Nam).
2. The problem of ACC
After 15 years since establishment, ACC still remained paper manual work with little support
of technology. This method of working was not only time-consuming, risk of error in data input
but also hard for employees to control their work, to coordinate with other department and hard
for management to get the overview picture because of limited management tools and report. In
the context of technology development and the increasing scale of ACC, It is necessary to
transform from manual work to electronic work via the support of software and computer.
The company considered a lot of software to implement, in which ERP is an outstanding
software which fits ACC’s requirement. The company carried out a lot of research and analysis to
assess the possibility of implementing ERP, which are briefed as the following.
2. Vấn đề của ACC
Sau 15 năm kể từ khi thành lập, ACC vẫn duy trì công việc thủ công bằng giấy với rất ít sự hỗ trợ
của công nghệ. Phương pháp làm việc này không chỉ tốn thời gian, có nguy cơ lỗi nhập dữ liệu
mà còn khó cho nhân viên kiểm soát công việc của họ, phối hợp với bộ phận khác và quản lý khó
có được bức tranh tổng quan vì công cụ quản lý và báo cáo hạn chế. Trong bối cảnh phát triển
công nghệ và quy mô ngày càng tăng của ACC, cần phải chuyển đổi từ công việc thủ công sang
công việc điện tử thông qua sự hỗ trợ của phần mềm và máy tính.
Công ty đã cân nhắc rất nhiều phần mềm để triển khai, trong đó ERP là một phần mềm nổi bật
phù hợp với yêu cầu của ACC ACC. Công ty đã thực hiện rất nhiều nghiên cứu và phân tích để
đánh giá khả năng triển khai ERP, được tóm tắt như sau.
3. Overview about ERP system and the condition of ACC to implement ERP
a. What is ERP
ERP is short for enterprise resource planning. Enterprise resource planning (ERP) is business
process management software that allows an organization to use a system
of integrated applications to manage the business and automate many back office functions
related to technology, services and human resources. ERP software integrates all facets of an
operation, including product planning, development, manufacturing, sales and marketing in a
single database, application and user interface.
ERP software is considered an enterprise application as it is designed to be used by larger
businesses and often requires dedicated teams to customize and analyze the data and to handle
upgrades and deployment. In contrast, Small business ERP applications are lightweight business
management software solutions, often customized to be suitable for the company
b. Advantage of using ERP
- Process is automatic and complete
• All professions are defined clearly, Complete visibility into all the important processes,
across various departments of an organization (especially for senior management
personnel)
• Manage input data well, each divisions responsible all their input data, whenever
errors happened, it is easy to find out and fix these

3
 • Reduce time of input data and comparing between divisions, when the data supply for
many divisions, it is easy to has only one data between divisions
• Easy to train new comers ,system is clear, it’s not depend on manual action so we can
have a detail training programs for new comers, especially when employee quit
suddenly
• Easy to improve or add more actions, system follows international standard, until now,
ACC does not use full function in this system, in the future, ACC could improve and
add more customize for more missions.
1. Tổng quan về hệ thống ERP và điều kiện của ACC để triển khai ERP
a. ERP là gì
ERP là viết tắt của kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp. Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
(ERP) là phần mềm quản lý quy trình kinh doanh cho phép tổ chức sử dụng hệ thống các ứng
dụng tích hợp để quản lý doanh nghiệp và tự động hóa nhiều chức năng văn phòng hỗ trợ liên
quan đến công nghệ, dịch vụ và nguồn nhân lực. Phần mềm ERP tích hợp tất cả các khía
cạnh của một hoạt động, bao gồm lập kế hoạch sản phẩm, phát triển, sản xuất, bán hàng và
tiếp thị trong một cơ sở dữ liệu, ứng dụng và giao diện người dùng.
Phần mềm ERP được coi là một ứng dụng doanh nghiệp vì nó được thiết kế để được sử dụng
bởi các doanh nghiệp lớn hơn và thường yêu cầu các nhóm chuyên dụng để tùy chỉnh và phân
tích dữ liệu cũng như xử lý các nâng cấp và triển khai. Ngược lại, các ứng dụng ERP dành
cho doanh nghiệp nhỏ là các giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp nhẹ, thường được tùy
chỉnh để phù hợp với công ty
b. Lợi thế của việc sử dụng ERP
- Quá trình tự động và hoàn thành
• Tất cả các ngành nghề được xác định rõ ràng, Hoàn thành khả năng hiển thị trong tất cả
các quy trình quan trọng, trên các phòng ban khác nhau của một tổ chức (đặc biệt là cho
nhân viên quản lý cấp cao)
• Quản lý dữ liệu đầu vào tốt, mỗi bộ phận chịu trách nhiệm tất cả dữ liệu đầu vào của họ,
bất cứ khi nào xảy ra lỗi, thật dễ dàng để tìm ra và sửa những lỗi này.
• Giảm thời gian của dữ liệu đầu vào và so sánh giữa các bộ phận, khi việc cung cấp dữ liệu
cho nhiều bộ phận, thật dễ dàng chỉ có một dữ liệu giữa các bộ phận
• Dễ dàng đào tạo người mới, hệ thống rõ ràng, nó không phụ thuộc vào hành động thủ công
nên chúng tôi có thể có một chương trình đào tạo chi tiết cho người mới, đặc biệt là khi nhân
viên nghỉ việc đột ngột
• Dễ dàng cải thiện hoặc thêm nhiều hành động, hệ thống tuân theo tiêu chuẩn quốc tế, cho
đến hiện tại, ACC không sử dụng chức năng đầy đủ trong hệ thống này, trong tương lai, ACC
có thể cải thiện và thêm nhiều tùy chỉnh cho nhiều nhiệm vụ hơn.
- Increase the controllability
• System (ERP) provides exactly all company’s activities: Turn – over, expenditures,
stock…., easily to access the data.
• The data reliability, it’s not depending on reporter. In the past, ACC have spent a lot of
time to recheck the data. High accuracy always require excellent employees with high
salary, but now, ACC could reduce these expenditures.
• Always have the data of branches automatically and update every hours.

4
 • Managers could handle their businesses in everywhere, and could make decisions in time.
- Reduce the stock
• Centralize data, have all information about the stock
• Importing plan is optimal.
• Reduce the day of stock.
• Importing process could control strictly, the process will do by step by step. Firstly,
Sales will plan their forecast for next 3 months, and make Purchase Request (PR) send
to Procurement division, the Planer will check PR with the forecast and will approve the PR,
maximum 2 day, and PR will become Purchase Order and send to Vendor. Sale will check
the flow work and the time each division take action on the process.
• Control the commodities which has long days in stock. The system has a lamp alert to
the Sales who control the commodities and Sales must have the plan to clear their
commodities in the nearest weekly meeting.
- Increase the Turn - over
• Delivery in time, exactly following the contract, especially for the contract which
require deliver in many time, because ERP could control all the data about: delivered,
remain, stock in warehouse.
• Having all information online, so sales could do sales order faster, for example:
inventory data, lot number of commodities…
- Increase the prestige of company
• For suppliers: receive products and pay in time, the timeline automatic record on
system, so Import division could check and answer immediately for any question
relative to imported process.
• For customers: delivery in time, system allows setting time to deliver in the future
(ACC allows for next 7 days), all documents send fully in time when Sales make Sales
Order form.
• For share holder: Centralize, unify, explicit data. For main holders, they could have
the right to access system report.
- Tăng khả năng kiểm soát
• Hệ thống (ERP) cung cấp chính xác tất cả các hoạt động của công ty: Chuyển khoản, chi
tiêu, chứng khoán, dễ dàng truy cập dữ liệu.
• Độ tin cậy của dữ liệu, nó không phụ thuộc vào phóng viên. Trước đây, ACC đã dành rất
nhiều thời gian để kiểm tra lại dữ liệu. Độ chính xác cao luôn đòi hỏi nhân viên xuất sắc với
mức lương cao, nhưng bây giờ, ACC có thể giảm các chi tiêu này.
• Luôn có dữ liệu của các chi nhánh tự động và cập nhật mỗi giờ.
• Các nhà quản lý có thể xử lý các doanh nghiệp của họ ở mọi nơi và có thể đưa ra quyết định
kịp thời.
- Giảm cổ phiếu
• Tập trung dữ liệu, có tất cả thông tin về chứng khoán
• Kế hoạch nhập khẩu là tối ưu.
• Giảm ngày tồn kho.

5
• Quá trình nhập có thể kiểm soát chặt chẽ, quy trình sẽ thực hiện từng bước. Đầu tiên, Sales
sẽ lên kế hoạch dự báo trong 3 tháng tới và gửi Yêu cầu mua hàng (PR) đến bộ phận Mua
sắm, Planer sẽ kiểm tra PR với dự báo và sẽ phê duyệt PR, tối đa 2 ngày và PR sẽ trở thành
Đơn đặt hàng và gửi để Nhà cung cấp. Bán sẽ kiểm tra công việc dòng chảy và thời gian mỗi
bộ phận thực hiện hành động trên quy trình.
• Kiểm soát hàng hóa có ngày tồn kho. Hệ thống có đèn cảnh báo cho Người bán hàng kiểm
soát hàng hóa và Bán hàng phải có kế hoạch xóa hàng hóa của họ trong cuộc họp hàng tuần
gần nhất.
- Tăng lượt - qua
• Giao hàng kịp thời, chính xác theo hợp đồng, đặc biệt là hợp đồng yêu cầu giao hàng trong
nhiều thời gian, bởi vì ERP có thể kiểm soát tất cả dữ liệu về: giao, còn lại, tồn kho trong
kho.
• Có tất cả thông tin trực tuyến, vì vậy doanh số có thể thực hiện đơn hàng nhanh hơn, ví dụ:
dữ liệu tồn kho, số lượng hàng hóa nhiều
- Tăng uy tín của công ty
• Đối với nhà cung cấp: nhận sản phẩm và thanh toán kịp thời, bản ghi dòng thời gian tự
động trên hệ thống, do đó bộ phận Nhập khẩu có thể kiểm tra và trả lời ngay lập tức cho bất
kỳ câu hỏi nào liên quan đến quy trình nhập khẩu.
• Đối với khách hàng: giao hàng kịp thời, hệ thống cho phép thiết lập thời gian giao hàng
trong tương lai (ACC cho phép 7 ngày tiếp theo), tất cả các tài liệu gửi đầy đủ kịp thời khi
Bán hàng thực hiện mẫu Đơn đặt hàng.
• Đối với người giữ cổ phần: Tập trung, thống nhất, dữ liệu rõ ràng. Đối với chủ sở hữu
chính, họ có thể có quyền truy cập báo cáo hệ thống.
c. The conditions of ACC to implement ERP
- ACC’s strengths when apply ERP
• ACC’s employees are high ability and match with requirement from ERP system.
• The member of BOM understand necessary of enhance management system and value
of ERP in improve system.
• The rule system was built match with business of company and which is modern.
• Customer’s network are stability and ready connect
• ACC has strong financial support to cover the expensive cost for implementing ERP
system in long-term
- ACC’s weakness when apply ERP
• ACC’s employees are not stability
• The average age of employees at ACC is 35- relatively old and not familiar with
computer system and technology
• Business field is the field of high-speed volatile, highly competitive
• System technology of enterprises had invested not enough.
- The Opportunities of ACC to apply ERP
• The development of technology has helped the company easy access to the ERP system.
• Easily connect with system of customers and suppliers.
- The Threat of ACC to apply ERP
6
 • ERP requires a long investment process, with huge costs.
• Transparency in Business.
• The security of the system.
After having done many research about the trend of market, the strengths and weakness of
the company, the opportunities and threat of external environment the company decide to
implement ERP system to solve the problem.
c. Các điều kiện của ACC để triển khai ERP
- Điểm mạnh của ACC ACC khi áp dụng ERP
• Nhân viên ACC ACC có khả năng cao và phù hợp với yêu cầu từ hệ thống ERP.
• Thành viên của BOM hiểu cần thiết về việc nâng cao hệ thống quản lý và giá trị của ERP
trong việc cải thiện hệ thống.
• Hệ thống quy tắc được xây dựng phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty và hiện đại.
• Mạng của khách hàng là sự ổn định và sẵn sàng kết nối
• ACC có hỗ trợ tài chính mạnh mẽ để trang trải chi phí đắt đỏ để triển khai hệ thống ERP
trong dài hạn
- Điểm yếu của ACC ACC khi áp dụng ERP
• Nhân viên ACC ACC không ổn định
• Độ tuổi trung bình của nhân viên tại ACC là 35- tương đối già và không quen thuộc với hệ
thống và công nghệ máy tính
• Lĩnh vực kinh doanh là lĩnh vực biến động tốc độ cao, cạnh tranh cao
• Hệ thống công nghệ của các doanh nghiệp đã đầu tư không đủ.
- Cơ hội của ACC để áp dụng ERP
• Sự phát triển của công nghệ đã giúp công ty dễ dàng truy cập vào hệ thống ERP.
• Dễ dàng kết nối với hệ thống của khách hàng và nhà cung cấp.
- Mối đe dọa của ACC để áp dụng ERP
• ERP đòi hỏi một quá trình đầu tư dài, với chi phí rất lớn.
• Minh bạch trong kinh doanh.
• Bảo mật của hệ thống.
Sau khi thực hiện nhiều nghiên cứu về xu hướng thị trường, điểm mạnh và điểm yếu của công
ty, cơ hội và mối đe dọa của môi trường bên ngoài, công ty quyết định triển khai hệ thống
ERP để giải quyết vấn đề.
4. The ERP implement process at ACC

II. Solve the problem of resistance toward changing process

7
 One of the main problems that ACC encounter is the resistance of employees toward this
changing, The Company has taken a lot of research to find the reasons of resistance and solution
to solve the problem and get positive result.
1. The reason of resistance to change
a. The impact of Vietnamese culture
80

70

60

50
Axis Title

40

30

20

10

0
Power Individualism Massculinity Uncertainty Pragmatism Indulgence
distance Avoidance
Vietnamese culture through the lens of the 6-D Model (Hofstede, 2010)

According to Hofstede with the 6-D Model, Vietnam national culture has six different
dimensions which are power distance (70); individualism (20); masculinity (40); uncertainly
avoidance (30); pragmatism (57); indulgence (35).
The highest score is power distance score (70), it means that people accept that everybody
has a place in his/her group, power is usually centralized, subordinates expect to be told what
to do. Employees highly adapt with a hierarchical organization. They may be restricted to
speak their mind or to be empowered to implement new idea then it reduced their innovation
in organization.
The pragmatism score is quiet high in Vietnam national culture. It shows that Vietnamese
people are high adaptability to the changing external environment. They always are
encouraged innovation and modern approaches to prepare for the future and perseverance in
fulfilling the identified targets. It makes the culture less stable and it accelerates innovations
in organization.
The dimension masculinity score is 40, the result reflects what motivates people. In
Vietnam, people success in quality of life (feminine). Vietnamese people focus on working to
live. They prefer to improve the working environment; make the culture is more people-
oriented: value fairness, supportiveness, and respect for individual rights. Employees always
create an atmosphere where work is fun and employees do not feel required to choose
between work and other aspects of their lives.
The fourth dimension is indulgence, its score is 35, and the result notifies that employees
may coordinate and devote to the mission and vision of organization. This culture may make
teamwork more easily between people in company. Although the negative impact is may be

8
restrict innovation in employees. People have to put work performance before individual self
and attempted to find compromised solutions for the common issues.
With a score of 30 in uncertainly avoidance, Vietnam people tend to stay away uncertain
problems. They feel more comfort in certain situations and avoid changing. If something is
not clear or need more practices than normal, they will try to resist or ignore it. It brings high
change resistance of people when it comes to transformation, organizational restructure.
Last but not least, the dimension individualism score is 20, Vietnam people is collectivistic
society. People always work together and follow another members in their group. It is hard
for them to responsibility individual. People’s self – image is show in term of “we” rather
than “I”. The employees have to be encouraged to show their ability, their voice in
organization.
Conclusion, there are some main characteristic in Vietnam national culture. In fact that the
most effect in ACC company is “Uncertainly avoidance”. It shows that employees in
company have high change resistance when the company applies changing issue.
Theo Hofstede với Mô hình 6 chiều, văn hóa dân tộc Việt Nam có sáu chiều khác nhau là
khoảng cách quyền lực (70); chủ nghĩa cá nhân (20); nam tính (40); tránh chắc chắn (30); chủ
nghĩa thực dụng (57); niềm đam mê (35).
Điểm số cao nhất là điểm số khoảng cách quyền lực (70), điều đó có nghĩa là mọi người chấp
nhận rằng mọi người đều có một vị trí trong nhóm của mình, quyền lực thường tập trung, cấp
dưới mong muốn được nói phải làm gì. Nhân viên thích ứng cao với một tổ chức phân cấp.
Họ có thể bị hạn chế nói lên suy nghĩ của mình hoặc được trao quyền để thực hiện ý tưởng
mới sau đó nó làm giảm sự đổi mới của họ trong tổ chức.
Điểm số thực dụng là yên tĩnh cao trong văn hóa dân tộc Việt Nam. Điều đó cho thấy người
Việt Nam có khả năng thích ứng cao với môi trường bên ngoài đang thay đổi. Họ luôn được
khuyến khích đổi mới và phương pháp hiện đại để chuẩn bị cho tương lai và sự kiên trì trong
việc hoàn thành các mục tiêu đã xác định. Nó làm cho văn hóa kém ổn định hơn và nó tăng
tốc đổi mới trong tổ chức.
Điểm nam tính kích thước là 40, kết quả phản ánh những gì thúc đẩy con người. Ở Việt Nam,
người ta thành công về chất lượng cuộc sống (nữ tính). Người Việt Nam tập trung vào làm
việc để sống. Họ thích cải thiện môi trường làm việc; làm cho văn hóa được định hướng
nhiều người hơn: giá trị công bằng, hỗ trợ và tôn trọng quyền cá nhân. Nhân viên luôn tạo ra
một bầu không khí nơi công việc là niềm vui và nhân viên không cảm thấy cần phải lựa chọn
giữa công việc và các khía cạnh khác trong cuộc sống của họ.
Chiều thứ tư là sự nuông chiều, điểm số của nó là 35, và kết quả cho thấy rằng nhân viên có
thể phối hợp và cống hiến cho sứ mệnh và tầm nhìn của tổ chức. Văn hóa này có thể làm cho
làm việc nhóm dễ dàng hơn giữa những người trong công ty. Mặc dù tác động tiêu cực có thể
hạn chế sự đổi mới trong nhân viên. Mọi người phải đặt hiệu suất làm việc trước bản thân cá
nhân và cố gắng tìm giải pháp thỏa hiệp cho các vấn đề chung.
Với số điểm 30 trong sự tránh né không chắc chắn, người dân Việt Nam có xu hướng tránh xa
những vấn đề không chắc chắn. Họ cảm thấy thoải mái hơn trong những tình huống nhất định
và tránh thay đổi. Nếu một cái gì đó không rõ ràng hoặc cần thực hành nhiều hơn bình
thường, họ sẽ cố gắng chống lại hoặc bỏ qua nó. Nó mang lại sức đề kháng thay đổi cao của
mọi người khi chuyển đổi, tái cấu trúc tổ chức.

9
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, điểm số chủ nghĩa cá nhân là 20, người Việt
Nam là xã hội tập thể. Mọi người luôn làm việc cùng nhau và theo dõi các thành viên khác
trong nhóm của họ. Thật khó cho họ để chịu trách nhiệm cá nhân. Hình ảnh bản thân của
người dân được thể hiện dưới dạng của chúng tôi, chứ không phải là hình chữ I. Các nhân
viên phải được khuyến khích thể hiện khả năng, tiếng nói của họ trong tổ chức.
Kết luận, có một số đặc điểm chính trong văn hóa dân tộc Việt Nam. Trong thực tế, hiệu quả
nhất trong công ty ACC là không tránh khỏi chắc chắn. Nó cho thấy rằng nhân viên trong
công ty có sức đề kháng thay đổi cao khi công ty áp dụng vấn đề thay đổi.
b. The reasons of change resistance in ACC
The change from manual work to electronic work via ERP system raises a lot of resistant
among employees. They are not only worried about the possibility of the good results brought
by the change but also about their power and status, the requirement of breaking their old
habit and their abilities to adapt.
The BOD of ACC took some research to identify the reasons of employee’s resistance to
solve the problem. The main reasons are the following:
• Direct costs: The employees are afraid that the benefit that the ERP system brings to them
may not exceed the cost of implementing. Some people who do the manual work that can
be mostly replaced by electronic work are worried about their position, the lay-off or cut
down of their benefit. They was also afraid of their incentive would be cut off for
budgeting the ERP project.
• Fear of the unknown: Employees resist change because they think that they cannot adjust
to the new work requirements, especially the average age of ACC’s Employees is 35 years
old, and so the elder employees were afraid of their abilities to use technology (online
management system) in their daily work.
• Breaking routines. The Vietnamese people are somehow conservative, so, Employees
resist initiatives that force them out of their comfort zones and require them to invest time and
energy in learning new role patterns, they think the changes is too complicated or time wasting.
• The norms: The Vietnamese people are usually sociable, they seem to follow the norm
rather than having their own perspective, the employees of ACC are the same. When the
ERP system was introduced, there was an aggressive resistance in the whole company.
b. Những lý do của sự thay đổi kháng trong ACC
Sự thay đổi từ công việc thủ công sang công việc điện tử thông qua hệ thống ERP làm tăng
rất nhiều sức đề kháng trong nhân viên. Họ không chỉ lo lắng về khả năng mang lại kết
quả tốt do thay đổi mà còn về sức mạnh và địa vị của họ, yêu cầu phá vỡ thói quen cũ và
khả năng thích ứng của họ.
HĐQT của ACC đã thực hiện một số nghiên cứu để xác định lý do kháng cự của nhân viên để
giải quyết vấn đề. Những lý do chính là:
• Chi phí trực tiếp: Nhân viên sợ rằng lợi ích mà hệ thống ERP mang lại cho họ có thể không
vượt quá chi phí triển khai. Một số người làm công việc thủ công có thể được thay thế chủ
yếu bằng công việc điện tử lo lắng về vị trí của họ, sa thải hoặc cắt giảm lợi ích của họ. Họ
cũng sợ động cơ của họ sẽ bị cắt vì ngân sách cho dự án ERP.
• Sợ điều chưa biết: Nhân viên chống lại sự thay đổi vì họ nghĩ rằng họ không thể điều chỉnh
theo yêu cầu công việc mới, đặc biệt là độ tuổi trung bình của Nhân viên ACC là 35 tuổi,

10
 và vì vậy, các nhân viên lớn tuổi sợ khả năng sử dụng công nghệ của họ (quản lý trực
tuyến hệ thống) trong công việc hàng ngày của họ.
• Phá vỡ thói quen. Người Việt Nam bằng cách nào đó bảo thủ, vì vậy, Nhân viên chống lại
các sáng kiến buộc họ ra khỏi vùng thoải mái của họ và yêu cầu họ đầu tư thời gian và
năng lượng để học các mô hình vai trò mới, họ nghĩ rằng những thay đổi này quá phức tạp
hoặc lãng phí thời gian.
• Các chuẩn mực: Người Việt Nam thường hòa đồng, họ dường như tuân theo quy tắc hơn là
có quan điểm riêng, nhân viên của ACC cũng vậy. Khi hệ thống ERP được giới thiệu, đã
có một sự kháng cự mạnh mẽ trong toàn công ty
2. The solution to manage the resistance to change
The company has implemented a wide range of solution to reduce the resistance, in which,
communication and training are the driving forces
a. Communication
Communication is the highest priority and first strategy of ACC. It is the top strategy for
engaging employees in the change process.
Clearly communication about the reason to change urgently and show the confidence of
the management about the positive outcome of the change.
Firstly ACC’s BOD did clearly communicate about the reason to change, they pointed out
the flaws of the traditional manual work which is not effective, time-consuming, and risk of
errors in the input process. They also indicated how ERP system can solve the problems of
traditional manual method; they focus on some outstanding strengths of ERP system such as
the reduction of time to input data and compare between departments, easy to improve or
custom more actions, increase the revenue, reduce the stock and increase the productivity of
the employees.
Secondly, along with telling employees about the driving forces for change, they also
outlined the opportunities and threats of the change. They show their confidence about the
positive result of the change, because the company has strong financial support for the project
and also have fundamental background to success (the skills of the employees and the
management, the experienced supplier and consultant…). They not only communicated about
the opportunities but also the threats, They frankly indicated what are their limitations and the
adverse condition to the change, however they pointed out their planned solution, what their
plan to face with those problem and spread the positive attitude to their employees.
ACC use a wide range of methods to communicate. Firstly they held a grand opening
meeting that required the attendance of all employees and management to introduce to the
change of ERP system, clearly stated out their mission and vision. Secondly the management
of each department also set up weekly meeting to discuss with employees about the project.
Thirdly, the above mentioned communications were published in their internal website and
the company’s Handbook for employees can access to get information about the project.
The communication that ACC carried out reduced fear of the unknown. Thanks for the
clear communication of their vision of the future, employees could understand their own role
in that future. This effort also began the process of adjusting team norms to be more
consistent with the new reality.
2. Giải pháp quản lý sự kháng cự thay đổi

11
 Công ty đã thực hiện một loạt các giải pháp để giảm sức đề kháng, trong đó, truyền thông
và đào tạo là động lực
a. Giao tiếp
Truyền thông là ưu tiên cao nhất và là chiến lược đầu tiên của ACC. Đó là chiến lược
hàng đầu để thu hút nhân viên vào quá trình thay đổi.
Truyền thông rõ ràng về lý do để thay đổi khẩn cấp và cho thấy sự tự tin của ban quản lý
về kết quả tích cực của thay đổi.
Đầu tiên, ACC ACC đã thông báo rõ ràng về lý do cần thay đổi, họ chỉ ra những sai sót
của công việc thủ công truyền thống không hiệu quả, tốn thời gian và rủi ro sai sót trong quá
trình nhập liệu. Họ cũng chỉ ra làm thế nào hệ thống ERP có thể giải quyết các vấn đề của
phương pháp thủ công truyền thống; họ tập trung vào một số điểm mạnh nổi bật của hệ thống
ERP như giảm thời gian nhập dữ liệu và so sánh giữa các bộ phận, dễ dàng cải thiện hoặc
tùy chỉnh nhiều hành động hơn, tăng doanh thu, giảm cổ phiếu và tăng năng suất của nhân
viên.
Thứ hai, cùng với việc nói với nhân viên về động lực thay đổi, họ cũng vạch ra những cơ
hội và mối đe dọa của sự thay đổi. Họ thể hiện sự tự tin về kết quả tích cực của sự thay đổi,
bởi vì công ty đã hỗ trợ tài chính mạnh mẽ cho dự án và cũng có nền tảng cơ bản để thành
công (kỹ năng của nhân viên và quản lý, nhà cung cấp và tư vấn có kinh nghiệm. Họ không
chỉ truyền đạt về các cơ hội mà còn về các mối đe dọa, Họ thẳng thắn chỉ ra những hạn chế
của họ và điều kiện bất lợi đối với sự thay đổi, tuy nhiên họ chỉ ra giải pháp có kế hoạch của
họ, kế hoạch của họ đối mặt với vấn đề đó và lan truyền thái độ tích cực đến họ nhân viên.
ACC sử dụng một loạt các phương pháp để giao tiếp. Đầu tiên, họ đã tổ chức một cuộc
họp khai mạc đòi hỏi sự tham dự của tất cả nhân viên và ban quản lý để giới thiệu về sự thay
đổi của hệ thống ERP, nêu rõ sứ mệnh và tầm nhìn của họ. Thứ hai, ban quản lý của mỗi bộ
phận cũng thiết lập cuộc họp hàng tuần để thảo luận với nhân viên về dự án. Thứ ba, các
thông tin liên lạc được đề cập ở trên đã được xuất bản trên trang web nội bộ của họ và Sổ tay
công ty cho nhân viên có thể truy cập để lấy thông tin về dự án.
Các giao tiếp mà ACC thực hiện giảm nỗi sợ về những điều chưa biết. Cảm ơn sự truyền
đạt rõ ràng về tầm nhìn của họ về tương lai, nhân viên có thể hiểu được vai trò của chính họ
trong tương lai đó. Nỗ lực này cũng bắt đầu quá trình điều chỉnh định mức nhóm để phù hợp
hơn với thực tế mới.
b. Learning
Learning is an important process in most change initiatives because employees require new
knowledge and skills to fit the organization are evolving requirements, they help employees
break routines by teaching them new role patterns. Training also helps them obtain new
knowledge and skills to deal with change and raise confidence of them and reduce the afraid
of unknown.
Roughly more than 50% employees of the company is more than 35 years old, hence it is
somehow difficult for them to adapt with technological reform, moreover, they was familiar
with the manual work from the beginning of the company, so their computer skills seem to be
weak. Thus the training and coaching are very essential for them to catch up with the new
method of work via computer.
Firstly, ACC trained for the key-users, and then these key-users trained for the end-users.
The key-users are volunteer to be trained, they usually the proactive and innovative

12
employees of the company. They were the first one who realized that they have to change to
raise their productivity and eager to create the reform. So, with good attitude for learning,
they could obtain new knowledge and skills more easily and faster. They are also the one who
can deeply understand the vision, the mission, the possibility of success, the strengths and
weakness, the opportunity and challenge of the new project without resistance. These
employees then trained for other ones in the whole company. Peer to peer learning is
significantly effective in ACC because ACC has the sharing culture, the employees are open
to each other, they are close to each other, hence the end-users can get the knowledge and
skills faster via their colleague, when they encounter a problem, they seem not hesitant to ask
for solution and for help. Furthermore, the key-users and the end-users have been the co-
worker in several years, so they can understand each other and know how to work with each
other, thus the end-users could custom their method of training to fit with the requirement of
the end-users.
The method of peer to peer learning is also a strategy of ACC, which is to create a positive
norm. The key-users are the ones who are happy with the ERP system, in the process of
training for their colleague; they can spread their positive attitude toward the reform to their
colleague. It is also a method of communication between the management and the employees.
Management communicated with key-users about the ERP project, then the key-users will
communicate with other employees of ACC.
Along with peer to peer training, Lac Viet Computing Corporation- the supplier of ERP
system continue to train and offer technical support for ACC. They customize their training to
be suitable with the employees of ACC.
c. Employee Involvement
Employees who participate in decisions about the change tend to feel they have more
personal responsibility for its successful implementation, rather than being disinterested
agents of someone else’s decisions. This sense of ownership also minimizes the problems of
saving face and fear of the unknown. Furthermore, the complexity of today’s work
environment demands that more people provide ideas regarding the best direction of the
change effort. Employee involvement is such an important component of organizational
change that special initiatives have been developed to allow participation in large groups.
ACC forms task force (key-users) to comment and contribute new idea to the ERP project.
In the process of training in the construction phase, they will help the Lac Viet computing
corps to customize the ERP system to fit with the company requirements and condition. The
key-users coordinated with the management and Lac Viet to create the custom ERP system
for ACC. They are the ones who deeply understand the detail business and know how the
technical process should be design to efficiently support their work. If the construction of
ERP is compared to the construction of a building, the key-users are like the designer and Lac
Viet is the mason.
In the go-live phase, when key-users train for end-users, the end-users could raise the
comment and opinion to make the ERP system more completed.
ACC also create the involvement of employees by continuous improvement meetings,
periodic discussions with the supervisor, anonymous box for opinion… The company also
offer reward for innovative idea and valuable opinion for employees, the employees who have
outstanding performance and significant contribution are also received material rewards.

13
 These ideas make it possible to involve people and reassure them deal with their own fears.
These people feel listened to and accompanied
d. Stress Management
Organizational change is a stressful experience for many people because it threatens self-
esteem and creates uncertainty about the future.
Communication, learning, and employee involvement can reduce some of the stressors.
However, companies also need to introduce stress management practices to help employees cope
with the changes. In particular, stress management minimizes resistance by removing some of the
direct costs and fear of the unknown of the change process. Stress also saps energy, so
minimizing stress potentially increases employee motivation to support the change process.
ACC manage the stress of employees by organizing coffee hours weekly for employees to
discuss their worries about the change, asking the team to send you the difficulties encountered
and listen to comments from the team and take them into account as far as possible.
b. Học tập
Học tập là một quá trình quan trọng trong hầu hết các sáng kiến thay đổi bởi vì nhân viên
đòi hỏi kiến thức và kỹ năng mới để phù hợp với tổ chức đang phát triển các yêu cầu, họ giúp
nhân viên phá vỡ các thói quen bằng cách dạy cho họ các kiểu vai trò mới. Đào tạo cũng giúp
họ có được kiến thức và kỹ năng mới để đối phó với sự thay đổi và nâng cao sự tự tin của họ
và giảm bớt nỗi sợ không biết.
Hơn 50% nhân viên của công ty đã hơn 35 tuổi, do đó, rất khó để họ thích nghi với cải
cách công nghệ, hơn nữa, họ đã quen với công việc thủ công từ khi bắt đầu công ty, vì vậy kỹ
năng máy tính của họ dường như trở nên yếu đuối. Do đó, việc đào tạo và huấn luyện là rất
cần thiết để họ bắt kịp với phương pháp làm việc mới thông qua máy tính.
Đầu tiên, ACC được đào tạo cho người dùng khóa và sau đó những người dùng khóa này
được đào tạo cho người dùng cuối. Những người dùng chính là tình nguyện được đào tạo, họ
thường là những nhân viên chủ động và sáng tạo của công ty. Họ là những người đầu tiên
nhận ra rằng họ phải thay đổi để nâng cao năng suất và mong muốn tạo ra cải cách. Vì vậy,
với thái độ tốt cho việc học, họ có thể có được kiến thức và kỹ năng mới dễ dàng hơn và
nhanh hơn. Họ cũng là người có thể hiểu sâu sắc tầm nhìn, sứ mệnh, khả năng thành công,
điểm mạnh và điểm yếu, cơ hội và thách thức của dự án mới mà không gặp phải sự kháng cự.
Những nhân viên này sau đó được đào tạo cho những người khác trong toàn công ty. Học
ngang hàng có hiệu quả đáng kể trong ACC vì ACC có văn hóa chia sẻ, nhân viên cởi mở với
nhau, họ gần gũi với nhau, do đó người dùng cuối có thể có được kiến thức và kỹ năng nhanh
hơn thông qua đồng nghiệp của họ, khi họ gặp phải một vấn đề, họ dường như không ngần
ngại yêu cầu giải pháp và giúp đỡ. Hơn nữa, người dùng khóa và người dùng cuối đã là đồng
nghiệp trong nhiều năm, vì vậy họ có thể hiểu nhau và biết cách làm việc với nhau, do đó
người dùng cuối có thể tùy chỉnh phương pháp đào tạo của họ để phù hợp với yêu cầu của
người dùng cuối.
Phương pháp học ngang hàng cũng là một chiến lược của ACC, đó là tạo ra một chuẩn
mực tích cực. Người dùng chính là những người hài lòng với hệ thống ERP, trong quá trình
đào tạo cho đồng nghiệp của họ; họ có thể truyền bá thái độ tích cực của họ đối với cải cách
cho đồng nghiệp của họ. Đó cũng là một phương thức giao tiếp giữa quản lý và nhân viên.
Quản lý đã liên lạc với những người dùng chính về dự án ERP, sau đó những người dùng
chính sẽ liên lạc với các nhân viên khác của ACC.

14
 Cùng với đào tạo ngang hàng, Tập đoàn Điện toán Lạc Việt - nhà cung cấp hệ thống ERP
tiếp tục đào tạo và cung cấp hỗ trợ kỹ thuật cho ACC. Họ tùy chỉnh đào tạo của họ để phù
hợp với các nhân viên của ACC.
III. Remain problem and solution
At first, the employees were opposed to the new ERP project, they seem to be resistant and
not coordinate. After 4 months getting acquitted with the project, they are familiar with the
ERP systems. The productivity is improved significantly. Most of them are satisfied and
happy with the new method of working. They admit that the ERP system technically support
them to speed up their work and reduce unnecessary manual work, they can have more time
to focus on their main task to get better performance and can have spare time to analyze and
brainstorm to get innovation and valuable idea to improve their work to get value added for
the company.

However, there are still some issues after implementing ERP, based on some comments from
staffs. ACC has applied actions focus on 2 stage awareness building and transformation,
therefore ACC must solve these issues by actions on Consolidation stage of the project
III. Vẫn còn vấn đề và giải pháp
Lúc đầu, các nhân viên đã phản đối dự án ERP mới, họ dường như chống lại và không phối
hợp. Sau 4 tháng làm quen với dự án, họ đã quen với các hệ thống ERP. Năng suất được cải
thiện đáng kể. Hầu hết họ đều hài lòng và hài lòng với phương pháp làm việc mới. Họ thừa
nhận rằng hệ thống ERP hỗ trợ kỹ thuật cho họ để tăng tốc công việc và giảm bớt công việc
thủ công không cần thiết, họ có thể có nhiều thời gian hơn để tập trung vào nhiệm vụ chính
của mình để có hiệu suất tốt hơn và có thể có thời gian rảnh rỗi để phân tích và động não để
có được sự đổi mới và ý tưởng có giá trị để cải thiện công việc của họ để có được giá trị gia
tăng cho công ty.

Tuy nhiên, vẫn còn một số vấn đề sau khi triển khai ERP, dựa trên một số ý kiến từ nhân viên.
ACC đã áp dụng các hành động tập trung vào xây dựng và chuyển đổi nhận thức 2 giai đoạn,
do đó ACC phải giải quyết các vấn đề này bằng các hành động trên giai đoạn Hợp nhất của
dự án.

Ý kiến tiêu cực tăng tự phát từ một số nhân viên của một số bộ phận, do đó, công ty nên làm
một bước tổng thể để giải quyết những vấn đề này.

Negative comments rose spontaneously from some staffs of some departments, therefore,
company should do an overall step to solve these issues.

Firstly, ACC should do survey about staffs’ thinking after implementing ERP in
order to analyzing the interests of staffs to find out in which group of staff who have issues
with ERP and draw specific solutions for each group:

15
- This survey should be anonymous responders but need to be divided into groups: people
who directly joined and implemented the ERP project; people who only use the
implemented ERP but not joined the project; people who don’t use the ERP.
- The Survey all the staffs of company
- The Survey also collects the individual ideas to solve the issues which he/she raises
- Moreover, the survey should be designed in order to classify each staff belongs to which
type among 4 following types of people when changes happening in organization:
o Type 1 – Allies: who support the project
o Type 2 – Torn: who favour certain aspects of the project, but against others
o Type 3 – Indifferent: who hold back, and don’t want to commit or act any
particular way
o Type 4 – Opponents: who reject project and will try to resist the change
- Đầu tiên, ACC nên khảo sát về đội ngũ nhân viên Suy nghĩ sau khi triển khai ERP để
phân tích lợi ích của nhân viên để tìm ra nhóm nhân viên nào có vấn đề với ERP và rút ra
giải pháp cụ thể cho từng nhóm:
- - Khảo sát này phải là người trả lời ẩn danh nhưng cần được chia thành các nhóm:
những người trực tiếp tham gia và thực hiện dự án ERP; những người chỉ sử dụng ERP
đã triển khai nhưng không tham gia dự án; những người không sử dụng ERP.
- - Khảo sát tất cả các nhân viên của công ty
- - Khảo sát cũng thu thập các ý tưởng cá nhân để giải quyết các vấn đề mà anh ấy / cô ấy
nêu ra
- - Hơn nữa, khảo sát nên được thiết kế để phân loại từng nhân viên thuộc loại nào trong số
4 loại người sau đây khi có những thay đổi xảy ra trong tổ chức:
- o Loại 1 - Đồng minh: người hỗ trợ dự án
- o Loại 2 - Torn: người ủng hộ các khía cạnh nhất định của dự án, nhưng chống lại những
người khác
- o Loại 3 - Không quan tâm: người giữ lại và không muốn cam kết hoặc hành động theo
bất kỳ cách cụ thể nào
- o Loại 4 - Đối thủ: những người từ chối dự án và sẽ cố gắng chống lại sự thay đổi.

Secondly, ACC will take solutions for each type of staffs.

With Allies staffs, ACC don’t need pay much effort because they are people support the
project. Moreover, after the survey, ACC sees that there isn’t staff who absolutely Opponents

16
type who trying to resist change of ERP. But the most staffs that raised negative comments
are torn type and Indifferent type.
ACC should carry following solutions for each group:
Thứ hai, ACC sẽ có giải pháp cho từng loại nhân viên.
Với đội ngũ nhân viên của Allies, ACC don lồng cần nhiều nỗ lực vì họ là những người hỗ trợ
dự án. Hơn nữa, sau cuộc khảo sát, ACC thấy rằng có một đội ngũ nhân viên hoàn toàn đối
lập, những người cố gắng chống lại sự thay đổi của ERP. Nhưng hầu hết các nhân viên đưa
ra ý kiến tiêu cực là loại rách và loại không quan tâm.
ACC nên thực hiện các giải pháp sau cho mỗi nhóm:
1. People who are indifferent
Based on the survey, the most reasons which make people feel not really want to change are:
• They aren’t sure about actual financial result of ERP.
• They are still stress because of hard to adapt to new tools, procedures although they
were trained.
a. Intensive communication about the initial success of ERP system
Therefore, ACC should focus on intensive communication about the initial success of
ERP system after 6 month or 1 year apply ERP which is enough time for new system show its
effectiveness in a medium scale like ACC.
In fact, based on ACC’s report, after 4 months of go-live phase, the company has gained
actually financial success.
1. Những người thờ ơ
Dựa trên khảo sát, hầu hết các lý do khiến mọi người cảm thấy không thực sự muốn thay
đổi là:
• Họ không chắc chắn về kết quả tài chính thực tế của ERP.
• Họ vẫn căng thẳng vì khó thích nghi với các công cụ, quy trình mới mặc dù họ đã được
đào tạo.
a. Truyền thông chuyên sâu về sự thành công ban đầu của hệ thống ERP
Do đó, ACC nên tập trung vào truyền thông chuyên sâu về thành công ban đầu của hệ
thống ERP sau 6 tháng hoặc 1 năm áp dụng ERP, đủ thời gian để hệ thống mới thể hiện hiệu
quả của nó ở quy mô trung bình như ACC.
Trên thực tế, dựa trên báo cáo của ACC ACC, sau 4 tháng thực hiện, công ty đã đạt được
thành công thực sự về tài chính.

- Improve the inventory turnover ratio

One of the main missions of the ERP project is to minimize the balance of inventory and
reduce the inventory turnover ratio. After 4 months of implementation, ERP system has
helped the company achieve this goal. The balance of inventory was reducing to minimize the
risk of obsolescence and save working capital for re-investment in other key business areas
and maintain smooth cash flow.
- Cải thiện tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho
Một trong những nhiệm vụ chính của dự án ERP là giảm thiểu sự cân bằng của hàng tồn
kho và giảm tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho. Sau 4 tháng triển khai, hệ thống ERP đã giúp công
ty đạt được mục tiêu này. Cán cân hàng tồn kho đã giảm để giảm thiểu rủi ro lỗi thời và tiết

17
kiệm vốn lưu động để tái đầu tư vào các lĩnh vực kinh doanh quan trọng khác và duy trì dòng
tiền trơn tru.

The following table shows the improvement of the inventory turnover ratio.
Change
2015 2016 +/- %
Jul 93.56 72.83 -20.73 -22%
Aug 90.42 70.33 -20.09 -22%
Sep 118.05 86.63 -31.42 -27%
Oct 123.71 71.77 -51.94 -42%

- Reduce the receivable turnover

The ERP system provide the tools and methods for ACC to well manage the account
receivable, the system assist the company to reduce the balance of receivable, minimize the
receivable turnover and track the receivable in detail. After 4 months of implementation, ERP
system has helped the company achieve this goal.
The following table shows the improvement of the receivable turnover ratio.
- Giảm doanh thu phải thu
Hệ thống ERP cung cấp các công cụ và phương pháp để ACC quản lý tốt tài khoản phải
thu, hệ thống hỗ trợ công ty giảm số dư khoản phải thu, giảm thiểu doanh thu phải thu và theo
dõi chi tiết khoản phải thu. Sau 4 tháng triển khai, hệ thống ERP đã giúp công ty đạt được
mục tiêu này.
Bảng dưới đây cho thấy sự cải thiện của tỷ lệ doanh thu phải thu.

Change
2015 2016 +/- %
Jul 35.8 31.4 -4.4 -12%
Aug 35.3 32.1 -3.2 -9%
Sep 37.7 34.8 -2.9 -8%
Oct 47.7 37.1 -10.6 -22%

- Improve the controllability

The process of input data is more accurate and time-saving, and electronic report are well
prepared by ERP system and always available for management to obtain and make decision.
Furthermore, it saves time in making comparison and consolidation between different
departments because the data are updated hourly.
b. Help each stress individuals
With people who are still stress because of hard to adapt to new tools, procedures
although they were trained, ACC should point out root reasons of each individual by
following steps:
• Communicating and listening form key-user in order to understand particular staffs
(who feel hard to adapt to new ERP) in each team/department.

18
 • Hold periodic meetings between teams to share experience of using ERP and find out
remain weaknesses of systems and solutions
- Cải thiện khả năng kiểm soát
Quá trình dữ liệu đầu vào chính xác hơn và tiết kiệm thời gian hơn, và báo cáo điện tử được
chuẩn bị tốt bởi hệ thống ERP và luôn có sẵn để ban quản lý có được và đưa ra quyết định.
Hơn nữa, nó tiết kiệm thời gian trong việc so sánh và hợp nhất giữa các bộ phận khác nhau vì
dữ liệu được cập nhật hàng giờ.
b. Giúp đỡ từng cá nhân căng thẳng
Với những người vẫn còn căng thẳng vì khó thích nghi với các công cụ mới, quy trình mặc dù
họ đã được đào tạo, ACC nên chỉ ra lý do gốc của mỗi cá nhân bằng cách làm theo các bước
sau:
• Giao tiếp và lắng nghe người dùng khóa để hiểu được các nhân viên cụ thể (những người
cảm thấy khó thích nghi với ERP mới) trong mỗi nhóm / bộ phận.
• Tổ chức các cuộc họp định kỳ giữa các nhóm để chia sẻ kinh nghiệm sử dụng ERP và tìm ra
những điểm yếu của hệ thống và giải pháp
2. People who are torn
With this type, people usually are who join directly the project but they didn’t feel satisfy
or ambiguous with what they get after finish the project. Therefore, ACC should immediately
build and carry out specific reward policy for such staffs after evaluating success of project:

• ACC could hold Reward events to celebrate successful implement: encourage and
motivate staffs continuously dedicate to company by public reward their efforts.
• ACC could establish and clearly communicate about an optimistic career path for key-
members in the ERP project: staffs believe on their sustainable development with
company development as well as pay more effort to innovate the company activities.
In conclusion, ACC has implemented the ERP a little bit successfully, however, ACC
need to focus on next actions in consolidation stage in order to ensure maintain current
success as well as overcome the above remain issues immediately.
2. Người bị rách
Với loại này, mọi người thường là những người tham gia trực tiếp vào dự án nhưng họ không
cảm thấy hài lòng hoặc mơ hồ với những gì họ nhận được sau khi hoàn thành dự án. Do đó,
ACC cần ngay lập tức xây dựng và thực hiện chính sách khen thưởng cụ thể cho các nhân
viên đó sau khi đánh giá thành công của dự án:

• ACC có thể tổ chức các sự kiện Phần thưởng để kỷ niệm việc thực hiện thành công: khuyến
khích và thúc đẩy nhân viên liên tục cống hiến cho công ty bằng cách khen thưởng công
chúng.
• ACC có thể thiết lập và truyền đạt rõ ràng về con đường sự nghiệp lạc quan cho các thành
viên chủ chốt trong dự án ERP: nhân viên tin tưởng vào sự phát triển bền vững của họ với sự
phát triển của công ty cũng như nỗ lực nhiều hơn để đổi mới các hoạt động của công ty.

19
Tóm lại, ACC đã triển khai ERP một chút thành công, tuy nhiên, ACC cần tập trung vào các
hành động tiếp theo trong giai đoạn hợp nhất để đảm bảo duy trì thành công hiện tại cũng
như khắc phục các vấn đề nêu trên ngay lập tức.

20