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Manuel d'utilisation

Postes 4018IP/4019
Manuel d’utilisation
How

Introduction Comment utiliser ce guide

En choisissant un téléphone de la gamme 4018IP/4019, vous faites confiance à France Télécom : nous vous en remercions.
Votre poste vous apporte tous les avantages de sa nouvelle ergonomie, pour une communication plus performante.
Décrocher. Touche d’appel.

Raccrocher. 2 Touche spécifique du clavier numérique.

c ef
2ab
jkl
3d
6
mno
Clavier numérique. Vue partielle de l’afficheur.
5

Signifie que la fonction est soumise à programmation. Si nécessaire, consulter votre installateur.

Réglage “moins”. Touche fixe.

Réglage “plus”. Touche MENU.

Écoute amplifiée, Touche d'accès à la messagerie.


mains libres.

Déplacer la touche de navigation vers le haut ou le bas.

Pour remonter d'un niveau (appui court) ou revenir à la page d'accueil (appui long); en cours de
communication, permet d'accéder aux différentes pages et de revenir aux écrans de
téléphonie.
De petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles.

3
Sommaire
Toc

Découvrir votre téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 6


4. Rester en contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17
1. Téléphoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7 4.1 Choix des appels à renvoyer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17
1.1 Etablir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7 4.2 Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17
1.2 Recevoir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7 4.3 Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17
1.3 Téléphoner en mode "Mains libres" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7 4.4 A votre retour, consulter votre messagerie vocale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17
1.4 Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) . . . . . . . . . . . . p. 7 4.5 Activer/désactiver l’assistant personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18
1.5 Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l’entreprise) . . . . . . . . . . . . . . p. 7 4.6 L’assistant personnel : un seul numéro pour vous joindre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18
1.6 Appeler par le répertoire personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 8 4.7 Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne . . . . . . . . . p. 18
1.7 Filtrage d’appel via la messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 8 4.8 Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18
1.8 Rappeler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 8 4.9 Effectuer un renvoi sélectif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18
1.9 Faire une demande de rappel sur poste occupé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 8 4.10 Renvoyer les appels de votre groupement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 19
1.10 Recevoir un appel interne en interphonie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 9 4.11 Annuler tous les renvois . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 19
1.11 Émettre en fréquences vocales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 9 4.12 Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (renvoi sur occupation) . . . . p. 19
1.12 Vous isoler de votre correspondant (secret) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 9 4.13 Ne pas être dérangé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 19
4.14 Laisser un message d’absence à vos appelants internes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 19
2. En cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 10
4.15 Consulter les messages écrits laissés en votre absence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 20
2.1 Appeler un second correspondant en cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 10
4.16 Notification des messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 21
2.2 Recevoir un second appel en cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 10
2.3 Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 10 5. Gérer vos coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22
2.4 Transférer un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 11 5.1 Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22
2.5 Converser simultanément avec 2 correspondants (conférence) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 11 5.2 Connaître le coût d’une communication externe établie pour un usager interne
2.6 Mettre votre correspondant en attente (garde) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 11 depuis votre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22
2.7 Mettre un correspondant externe en attente (parcage) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 11 6. Votre poste s’ajuste à vos besoins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23
2.8 Entrer en tiers dans une communication interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 12
6.1 Initialiser votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23
2.9 Mémoriser un numéro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 12
6.2 Personnaliser votre accueil vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23
2.10 Régler le niveau sonore . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 12
6.3 Modifier votre mot de passe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23
3. L’Esprit d’Entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13 6.4 Configurer votre sonnerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23
3.1 Recevoir la sonnerie des appels supervisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13 6.5 Régler le contraste de votre écran. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 24
3.2 Répondre à la sonnerie générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13 6.6 Choisir la langue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 24
3.3 Intercepter un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13 6.7 Appeler par le répertoire personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 24
3.4 Répondre momentanément à la place de l’opératrice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13 6.8 Programmer les touches d’appel direct . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 24
3.5 Groupement de postes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 14 6.9 Programmer un rappel de rendez-vous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 25
3.6 Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) . . . . . . . . . . . . . . . . p. 14 6.10 Connaître le numéro de votre téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 25
3.7 Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 14 6.11 Diffuser une musique d’ambiance sur votre haut-parleur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 25
3.8 Appeler un correspondant sur son haut-parleur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 14 6.12 Verrouiller / Déverrouiller votre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 25
3.9 Envoyer un message écrit à un correspondant interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 14 6.13 Activer/désactiver le mode "casque forcé" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 26
3.10 Envoyer une copie d’un message vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 16
Déclaration de conformité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 27
3.11 Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 16
3.12 Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 16

5
Découvrir votre téléphone „ Navigation

Telephone

Navigateur Haut-Bas : permet de naviguer dans la page d'accueil, dans les menus ou dans une zone
Qui suis-je de texte lors de la saisie de caractères.
Combiné téléphonique
La page d’accueil se compose de :
• Informations sur l’état du poste (poste verrouillé, renvoi, ...),
Verrou
• Date et heure,
Clavier alphanumérique • Fonctions de programmation et de configuration du poste.
Réglages

Fonctions accessibles (poste au repos) : Fonctions accessibles en cours de communication :


Mettre votre correspondant en attente
Qui suis-je Connaître le numéro de votre téléphone, Attente (garde),

Liste de bis Rappeler l'un des 10 derniers numéros, ¤Fréq vocale Émettre en fréquences vocales,

Enregistrer le numéro dans le répertoire


Verrou Verrouiller / Déverrouiller votre poste, Vers repert personnel,

Appeler un deuxième correspondant par son


Rendez-vous Programmer un rappel de rendez-vous, Annuaire nom.

Renvoyer vos appels. (renvoi immédiat, ren-


Renvoi voi sur messagerie vocale, renvoi sur bip),

Configurer le poste (assistant personnel, affi-


Réglages chage, sonnerie, messagerie vocale, ...),

Annuaire Appeler votre correspondant par son nom.

4018IP
D’autres fonctions sont accessibles suivant la configuration du système.

OK Touche OK : permet de valider les différents choix et options proposés en cours de programmation ou de configuration.

„ Touches audios Touche Retour/Sortie : pour remonter d'un niveau (appui court) ou revenir à la page d'accueil (appui long). Cette touche permet
également de corriger la saisie d’un caractère.
Touche Raccrocher : pour terminer un appel.

Touche Mains libres/Haut-parleur (4018IP) : pour prendre une ligne ou répondre à un appel sans décrocher.
• Allumée fixe en mode mains libres ou en mode casque (appui court).
• Clignotement en mode haut-parleur (appui long).
„ Touches de fonction et touches programmables
Touche Interphonie/Secret (4018IP).
• En conversation : appuyer sur cette touche pour que votre correspondant ne vous entende plus. Touche Information : permet d’obtenir des informations sur les touches pré-programmées, d’accéder à la programmation ou à la
• Poste au repos : appuyer sur cette touche pour répondre automatiquement aux appels sans avoir à configuration du poste.
décrocher. Touche Répertoire : touche répertoires pour accéder à votre répertoire personnel (appui court) ou à l'appel par le nom (appui long
ou double appui).
Pour augmenter ou diminuer le volume du haut-parleur, du combiné ou de la sonnerie Touches de fonctions préprogrammées et touche programmable
Le voyant est allumé lorsque la fonction associée à la touche est activée.
Le bloc de 6 touches est composé de :
„ Touches de fonction „ deux touches de ligne,
Touche Messagerie pour accéder aux différents services de messagerie : „ une touche 'renvoi immédiat ou annulation du renvoi',
le clignotement de cette touche signale la présence d'un nouveau message vocal ou d'un nouveau message texte. „ une touche 'conférence',
Touche 'Bis': „ une touche 'transfert',
• pour rappeler le dernier numéro émis (appui court). „ une touche d’appel direct à programmer.
• rappeler l'un des 10 derniers numéros (appui long).

6
1 Téléphoner
Other

„ En cours de communication :

1.1 Etablir un appel


conv.

2a
bc
3d
ef
2a
bc
3d
ef
2a
bc
3d
ef
vous êtes en appui court
o o o
mn mn mn
5
jkl 6 5
jkl 6 5
jkl 6 communication

numéroter décrocher nº de votre mains libres nº de votre


directement correspondant (4018IP correspondant En cours de conversation, vous pouvez décrocher votre combiné sans interrompre
l’appel.
uniquement)

conv.
1.4
Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) -
Écoute amplifiée
touche d’appel vous êtes en
programmée communication

conv. la touche Haut-Parleur clignote


Pour un appel à l’extérieur, composer le numéro d'accès à l'extérieur avant le numéro
de votre correspondant. 0 est le code par défaut pour accéder au réseau téléphonique
public.
vous êtes en activer le haut-parleur
communication (appui long)

Pour le standard, composer le '9' (par défaut).


La touche s'éteint

régler le volume désactiver le haut-


1.2 Recevoir un appel (9 niveaux) parleur (appui long)

un appui court sur la touche haut-parleur permet de passer en mode main-libre (voyant
allumé fixe).

décrocher mains libres appuyer sur la touche 1.5 Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l’entreprise)
(4018IP de ligne dont la diode
uniquement) associée est allumée

1.3 Téléphoner en mode 'Mains libres' (4018IP uniquement) OK

„ poste au repos : appui long premières sélectionner le nom


ou double lettres du nom dans la liste proposée
appui de votre
correspondant
vous êtes en position
mains libres La saisie du nom de votre correspondant se fait en mode prédictif. Dans ce mode, saisir chaque lettre du nom par un seul appui
sur la touche du clavier contenant cette lettre.

appui court

7
1 Téléphoner
1.6 Appeler par le répertoire personnel 1.8 Rappeler

„ Rappeler le dernier numéro composé (bis):


c ef
ab
2 3d
mn
o OK
jkl 6
5

rappel du dernier numéro


appui court appuyer sélectionner le lancer l’appel
directement sur la correspondant à
touche appeler touche 'Bis' (appui court)
programmée (0 à 9)
„ Rappeler l'un des 10 derniers numéros:

1.7 Filtrage d’appel via la messagerie vocale (4018IP uniquement)


Liste de bis OK
Ce service permet de filtrer les appels arrivant sur votre messagerie vocale. Lorsque la personne dépose son message vous pouvez
entrer en communication avec elle. touche 'Bis' (appui long)
• Activer le filtrage :

ef
OK
bc
2a 3d
o
mn
jkl 6
5
sélectionner le n° parmi lancer l’appel
touche programmée entrer votre mot même touche pour arrêter les 10 derniers émis
'filtrage de passe l’écoute et désactiver le
messagerie vocale' filtrage
1.9 Faire une demande de rappel sur poste occupé
• A la réception d’un appel :

vous entendez la personne


appel déposer son message
votre correspondant est ¤Rappeler OK
occupé
nom ou nº de
l’appelant

pour prendre l'appel pour arrêter


l’écoute seulement

8
1 Téléphoner
1.10 Recevoir un appel interne en interphonie (4018IP uniquement) 1.12 Vous isoler de votre correspondant (secret)

Vous pouvez répondre sans avoir à décrocher. Lorsqu’un correspondant interne appelle, vous êtes alors directement connecté Vous entendez votre correspondant mais il ne vous entendra plus :
en mode mains libres. L’afficheur indique l’identité de l’appelant.
• Pour activer - poste au repos :
conv. La touche s'allume

la diode associée s’allume


vous êtes en désactiver le micro
communication

Lorsque votre correspondant raccroche, le mode interphonie est toujours activé. La touche s'éteint

• Pour désactiver - poste au repos : reprendre la


conversation

La diode associée s'éteint

1.11 Émettre en fréquences vocales

En cours de communication, vous devez parfois émettre des codes en fréquences vocales, par exemple dans le cadre d’un serveur
vocal, d’un standard automatique ou d’un répondeur consulté à distance.

conv. ¤Fréq vocale OK

vous êtes en activer 'FV'


communication

La fonction est activée par défaut.

9
2 En cours de communication
Other

2.2 Recevoir un second appel en cours de communication


2.1 Appeler un second correspondant en cours de communication
• Un second correspondant cherche à vous joindre :

bc ef
2a 3d
conv. ×Fréq vocale mn
o conv. appel
jkl 6
5

vous êtes en désactiver ’FV’ nº du second vous êtes en nom ou n° de l'appelant le voyant
communication correspondant communication pendant 3 secondes lumineux clignote

„ Répondre à l’appel affiché :

le premier
correspondant le premier correspondant est mis
est mis en attente en attente

touche d’appel
• Autres méthodes pour appeler un second correspondant : dont l’icone
clignote
Rappeler l'un des 10 derniers numéros (appui long). • Pour retrouver votre premier correspondant et mettre fin à la conversation en cours :

Appeler par votre répertoire personnel (Nº Individuel)


(appui long ou double appui sur la touche répertoire) conv.

Annuaire
OK Appeler votre correspondant par son nom. vous êtes en touche associée à
communication l'icone 'appel en
Touche d’appel programmée.
attente'

• Pour annuler votre second appel et retrouver le premier :


2.3 Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient)
conv.
En communication, un deuxième correspondant est en attente.
Pour le reprendre :
vous êtes en touche de ligne
communication dont le voyant
clignote votre premier correspondant est
mis en attente

le voyant
En cas de fausse manœuvre, raccrochez : votre poste sonne et vous retrouvez votre lumineux
premier correspondant.
clignote

10
2 En cours de communication
„ Si à l’issue de la conférence, vous voulez laisser vos deux correspondants en liaison :
2.4 Transférer un appel

• Vous voulez transférer votre correspondant sur un autre poste :

annuler la conférence touche programmée


bc ef

conv. 2a 3d le premier correspondant est mis 'transfert'


o
jkl 6
mn en attente
5

vous êtes en n° du 2ème 2.6


communication poste
Mettre votre correspondant en attente (garde)
• Si le destinataire du transfert répond :
• Mise en garde exclusive :
vous êtes en conversation avec un correspondant. Vous voulez le mettre en attente et le reprendre ultérieurement sur le même
poste.

touche programmée conv. Attente OK


votre correspondant est mis en
attente
'transfert'
Vous pouvez aussi transférer votre appel immédiatement, sans attendre la réponse de votre correspondant.
vous êtes en
communication
Le transfert entre deux correspondants externes n’est généralement pas autorisé • Reprendre le correspondant en garde :
(dépend du pays concerné et de la programmation du système).

conv.

2.5 Converser simultanément avec 2 correspondants (conférence) touche de ligne dont


le voyant clignote
„ En communication avec un correspondant, un deuxième est en attente :

2.7 Mettre un correspondant externe en attente (parcage)


conv.

Vous pouvez mettre un correspondant externe en attente afin de le reprendre à partir d’un autre poste :
vous êtes en touche programmée
communication 'conférence'
„ Annuler la conférence et rester avec votre second correspondant (votre premier correspondant est mis en attente) : conv. Parquer com. OK

vous êtes en
communication
• Pour retrouver votre correspondant parqué :
touche programmée
'conférence' ef
bc
2a 3d
„ Raccrocher avec tous vos correspondants : jkl
mn
o

5 6

touche programmée nº du poste à


'interception d'appel de poste' l’origine du parcage

Si la communication mise en parcage n’est pas reprise dans un temps donné (1mn 30
par défaut), elle est aiguillée vers l’opératrice.

11
2 En cours de communication
* Saisir le nom de votre correspondant (6 caractères maximum) :
2.8 Entrer en tiers dans une communication interne
2a
bc
3d
ef Saisir du texte : les touches du clavier numérique
jkl
mn
o comportent des lettres que vous pouvez afficher
5 6
par appuis successifs.
Le poste de votre correspondant est occupé. Si ce poste n’est pas “protégé”, vous pouvez, si vous y êtes autorisé, intervenir dans
la conversation en cours :

Positionner le curseur dans le champ de saisie.

touche programmée Effacer le dernier caractère tapé.


'Entrée en tiers'
• Se protéger contre l’entrée en tiers : ef
bc
# 2a
jkl
3d
mn
o Saisir un chiffre (touches 0 à 9).
5 6
bc ef
2a 3d
o
mn
jkl 6
5

touche programmée entrer le numéro 2.10 Régler le niveau sonore


'protection d'une
communication' En communication, pour régler le niveau sonore du haut-parleur ou du combiné:

La protection disparaît lorsque vous raccrochez.


conv.

vous êtes en régler le niveau sonore


2.9 Mémoriser un numéro communication

En cours de communication, pour enregistrer le numéro sur une touche d'appel :

conv. Vers repert OK OK

vous êtes en sélectionner la


communication touche à
programmer (0 à 9)

OK affichage du numéro OK

saisir le nom de valider valider


votre
correspondant*

12
3 L’Esprit d’Entreprise
Other

3.1 Recevoir la sonnerie des appels supervisés


• Si le poste n’appartient pas au même groupement que vous :

Pour percevoir les bips correspondant aux appels destinés à un autre poste :

bc ef
2a 3d
o
mn
jkl 6
5

touche programmée même touche pour touche programmée nº du poste qui


“Sonnerie d’appel annuler 'interception sonne
supervisé” d'appel de poste'

3.2 Répondre à la sonnerie générale Par programmation du système, certains postes peuvent être protégés contre
l’interception.

En l’absence de l’opératrice, les appels externes qui lui sont destinés peuvent aboutir à une sonnerie générale. Pour répondre :

conv.
3.4 Répondre momentanément à la place de l’opératrice
vous êtes en touche programmée
communication 'interception sonnerie générale' A chaque communication externe destinée au standard, votre poste sonnera et vous pourrez répondre à l’appel :

3.3 votre poste sonnera en même


Intercepter un appel temps que le standard

Vous entendez un poste sonner dans un autre bureau où personne ne peut répondre. Si vous y êtes autorisé, vous pouvez touche même touche
répondre à partir de votre poste. programmée pour annuler
• Si le poste qui sonne appartient au même groupe d’interception que vous : “Aide
opératrice”
• A chaque appel pour le standard :

un appel pour le standard sonne sur


touche programmée votre poste
'interception d'appel
de groupe' touche programmée
“Aide opératrice”

13
3 L’Esprit d’Entreprise
3.5 Groupement de postes 3.7 Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif

• Appel de postes d’un groupement : Vous pouvez répondre au “bip” sonore en utilisant n’importe quel poste de l’entreprise.
Certains postes peuvent faire partie d’un groupement, vous pouvez les joindre en composant le numéro du groupement.

bc ef
votre récepteur portatif 2a 3d
ef
2a
bc
3d sonne jkl 6
mn
o

o
5
mn
jkl 6
5
touche programmée nº de votre
n° du groupement à appeler 'réponse à la groupement
• Sortir temporairement de votre groupement de poste/Réintégrer votre groupement : recherche de
personne'

3.8 Appeler un correspondant sur son haut-parleur


touche
programmée Votre correspondant interne ne répond pas. Vous pouvez, si vous y êtes autorisé, “décrocher” son poste à distance :
'sortie de
groupement'
libre Répons Forcé OK
L’appartenance d’un poste à un groupement n’a aucune incidence sur la gestion de ses
appels directs. Vous pouvez toujours joindre un poste précis du groupement par son
propre numéro. votre
correspondant ne
répond pas

3.6
Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif
(bip) vous êtes connecté sur le haut-parleur du poste de votre
correspondant (s’il possède la fonction mains libres)

Le poste de votre correspondant ne répond pas et vous savez qu’il dispose d’un récepteur portatif :

3.9 Envoyer un message écrit à un correspondant interne


libre

votre touche programmée


correspondant ne 'recherche de 2a
bc
3d
ef

EnvoyerTxt OK o
répond pas personne' 5
jkl 6
mn

nº du poste
affichage de la recherche en cours destinataire
• Message prédéfini :

bc ef
2a 3d
OK Alleràmsg OK mn
o OK
jkl 6
5
Votre correspondant peut répondre à partir de n’importe quel poste de l’entreprise.
sélectionner le entrer le n° du valider
message à message à votre choix
envoyer (01 à 27) envoyer (01 à 27)

14
3 L’Esprit d’Entreprise
*Créer un message personnel temporaire :

Langue OK OK 2a
bc
3d
ef Saisir du texte : les touches du clavier numérique
jkl
mn
o comportent des lettres que vous pouvez afficher
5 6
par appuis successifs.
changer la langue du message envoyer le
message
Positionner le curseur dans le champ de saisie.
• Message personnel :

NouveauMsg OK Effacer le dernier caractère tapé.

créer un message envoyer le


bc ef
personnel temporaire* message # 2a
jkl
3d
mn
o Saisir un chiffre (touches 0 à 9).
5 6

• Les 27 messages sont les suivants :


1 RAPPELEZ 15 REUNION LE xx xx xx (*)
2 RAPPELEZ DEMAIN 16 REUNION LE xx xx xx A xx H xx (*)
3 RAPPELEZ A xx : xx (*) 17 ABSENT UN INSTANT
4 RAPPELEZ LE xx xx xx (*) 18 ABSENT POUR LA JOURNEE
5 RAPPELEZ LE STANDARD 19 ABSENT, RETOUR A xx : xx (*)
6 APPELEZ SECRETAIRE 20 ABSENT, RETOUR LE xx xx xx A xx : xx (*)
7 JE RAPPELLERAI A xx H xx (*) 21 EN CONGES, DE RETOUR LE xx xx xx (*)
8 JOIGNEZ PAR BIP 22 RENDEZ-VOUS EXTERIEUR
9 PASSEZ PRENDRE VOS TELECOPIES 23 A L’EXTERIEUR, RETOUR LE xx xx xx (*)
10 PASSEZ PRENDRE VOTRE COURRIER 24 JE SUIS EN SALLE Nº xxxx (*)
11 VEUILLEZ ANNULER VOTRE RENVOI 25 EN REUNION - NE PAS DERANGER
12 VISITEURS EN ATTENTE 26 EN PAUSE DEJEUNER
13 VOUS ETES ATTENDU A L’ACCUEIL 27 MALADE
14 REUNION A xx : xx (*) (*) Messages à compléter via le clavier numérique

15
3 L’Esprit d’Entreprise
3.10 Envoyer une copie d’un message vocal 3.11 Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion

bc
3d
ef affichage du nombre de bc ef
2a 2a 3d
Voix OK mn
o nouveaux et d’anciens Voix OK mn
o Envoyer msg OK
jkl 6 jkl
5 messages 5 6

mot de passe mot de passe

bc ef
2a 3d
Consulter OK Envoi copie OK mn
o OK Ajouter OK
jkl 6
5

choisir le message nº du poste autres destinataires si nécessaire


à copier par appuis destinataire
successifs

ef
Enregistrer OK enregistrement
bc
2a
jkl
3d
mn
o # Enregistrer OK
5 6
démarrer l’enregistrement du enregistrement en
nº du poste envoyer le enregistrer un commentaire* message cours
destinataire message

Stop OK Ecouter OK
Ajouter OK Envoyer msg OK

fin de réécouter le message


ajouter un destinataire envoyer le message l’enregistrement

• * Pour enregistrer un commentaire :


Enregistrer OK OK

Enregistrer OK enregistrement réenregistrer un message valider

démarrer l’enregistrement du enregistrement en


3.12 Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe de postes
commentaire cours

Ce message, ne nécessitant pas de réponse, est diffusé sur les haut-parleurs des postes de votre groupe de diffusion :
# Ecouter OK

bc ef
fin de réécouter le commentaire 2a 3d parlez, vous disposez de 20
o
jkl
mn
6 secondes
l’enregistrement 5

nº du groupe
de diffusion
Enregistrer OK OK OK

réenregistrer un commentaire envoyer le message Seuls les postes au repos et équipés de haut-parleurs entendent le message.

16
4 Rester en contact
Other

4.3 Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale


4.1 Choix des appels à renvoyer

Lors de l’activation d’un renvoi, vous pouvez choisir le type d’appels que vous souhaitez renvoyer : externes, internes, tous, ...
Renvoi OK Immédiat OK l’acceptation du renvoi
s’affiche

Renvoi OK Ext/Int OK le type d’appel renvoyé


s’affiche sélectionner la fonction
'Renvoi'
sélectionner la fonction selectionner le type d'appel
'Renvoi' Ext/Int
4.4 A votre retour, consulter votre messagerie vocale
si le type d'appel renvoyé ne Tout appel
convient pas Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages.

tous les appels ef


bc
Voix OK 2a 3d affichage du nombre de nouveaux et
jkl 6
mn
o
d’anciens messages
5
le nouveau type d’appel
Internes Externes OK renvoyé s’affiche mot de passe

appels internes ou externes valider


affichage du nom de l’émetteur, de la date,
Consulter OK
de l’heure et du rang du message
4.2 Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat) sélectionner le
message de votre
Ce numéro peut être celui d’un domicile, d’un portable, d’un téléphone de voiture, de votre messagerie vocale ou bien celui d’un choix
poste interne (opératrice, etc.).

bc ef
Ecouter OK Effacer OK
2a 3d
Renvoi OK Immédiat OK mn
o
jkl 6
5
écouter le message effacer le message
sélectionner la fonction nº du
'Renvoi' destinataire
Appeler OK Envoi copie OK

l’acceptation du renvoi
OK s’affiche rappeler l’auteur du envoyer une copie de
message message
sélectionner le n°
de votre choix

Vous pouvez continuer à passer vos appels. Seul le poste destinataire peut vous
joindre.

17
4 Rester en contact
4.5 Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de
Activer/désactiver l’assistant personnel 4.7
personne

Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans l’entreprise :

Réglages OK Assistant OK Affichage de l’état de


l’assistant personnel
Renvoi OK Sur bip OK

sélectionner la fonction
'Renvoi'
ON/OFF OK Activer OK Désactiver OK #

l’acceptation du renvoi
s’affiche

4.6 L’assistant personnel : un seul numéro pour vous joindre touche programmée
'renvoi sur la recherche
de personne'

Réglages OK Assistant OK Menu OK 4.8 Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste
choisir le type de renvoi Vous souhaitez que vos appels vous suivent :
vous devez activer la fonction à partir du poste destinataire du renvoi.

N° Interne OK N° externe OK
bc ef
2a 3d
Renvoi OK Suivez-moi OK mn
o
jkl 6
5
saisir le nº d’un collègue ou saisir un numéro externe
de votre assistante ou sélectionner la fonction nº de votre poste
autre 'Renvoi'

N° mobile OK Opérateur OK l’acceptation du renvoi


s’affiche

saisir le n° de votre activer / désactiver le


téléphone Mobile 4076 ou transfert vers le standard
de votre DECT
4.9 Effectuer un renvoi sélectif

Vous pouvez renvoyer sélectivement vos appels en fonction de l’identité de l’appelant :

l’acceptation du renvoi s’affiche

touche
programmée
'renvoi sélectif'

18
4 Rester en contact
4.10 Renvoyer les appels de votre groupement 4.13 Ne pas être dérangé

Vous pouvez renvoyer tous les appels destinés à votre groupement vers un destinataire interne : Vous pouvez rendre votre poste momentanément inaccessible à tout appel.

bc ef
2a 3d l’acceptation du renvoi
o l’acceptation du renvoi s’affiche Renvoi OK Pas déranger OK
5
jkl 6
mn
s’affiche

touche programmée nº du destinataire sélectionner la fonction


'Renvoi des appels du renvoi 'Renvoi'
de groupement'
Le message 'Ne pas déranger' s'affiche sur le poste des correspondants qui cherchent à
vous joindre.
4.11 Annuler tous les renvois

4.14 Laisser un message d’absence à vos appelants internes


Renvoi OK Annul renvoi OK

Vous pouvez laisser sur votre poste un message qui sera envoyé sur l’écran-afficheur du poste qui vous appelle.
appuyer sur la sélectionner la fonction
touche de 'Renvoi'
fonction 'renvoi Renvoi OK Texte OK
d'appel'
sélectionner la fonction
4.12
Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication 'Renvoi'
(renvoi sur occupation) • Message prédéfini :

Vos correspondants pourront ainsi joindre un autre poste lorsque vous êtes déjà en ligne. ef
bc
2a 3d
OK Alleràmsg OK mn
o OK
jkl 6
5
bc ef
2a 3d
Renvoi OK Si occupé OK mn
o sélectionner le entrer le n° du valider
jkl 6
5
message à message à votre choix
sélectionner la fonction nº destinataire envoyer envoyer (01 à
'Renvoi' du renvoi (01 à 27) 27)

l’acceptation du renvoi s’affiche Langue OK OK

changer la langue du message envoyer le


message
• Message personnel:

Alleràmsg OK

créer un message envoyer le


personnel temporaire* message

19
4 Rester en contact
*Créer un message personnel temporaire :
4.15 Consulter les messages écrits laissés en votre absence
2a
bc
3d
ef Saisir du texte : les touches du clavier numérique
jkl
mn
o comportent des lettres que vous pouvez afficher
5 6
par appuis successifs.
Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages.

Positionner le curseur dans le champ de saisie. nombre de LireTexte OK


messages reçus

Effacer le dernier caractère tapé.

affichage du nom de
l’émetteur, de la date, de
c ef l’heure et du rang du
#
ab
2 3d
mn
o Saisir un chiffre (touches 0 à 9). message
jkl 6
5

• Les 27 messages sont les suivants : Pendant l’affichage des informations :


1 RAPPELEZ 15 REUNION LE xx xx xx (*)
2 RAPPELEZ DEMAIN 16 REUNION LE xx xx xx A xx H xx (*) Rappeler l’émetteur du message (le message s’efface
OK automatiquement après l’appel).
3 RAPPELEZ A xx : xx (*) 17 ABSENT UN INSTANT
4 RAPPELEZ LE xx xx xx (*) 18 ABSENT POUR LA JOURNEE
5 RAPPELEZ LE STANDARD 19 ABSENT, RETOUR A xx : xx (*)
6 APPELEZ SECRETAIRE 20 ABSENT, RETOUR LE xx xx xx A xx : xx (*) Message suivant.
7 JE RAPPELLERAI A xx H xx (*) 21 EN CONGES, DE RETOUR LE xx xx xx (*)
8 JOIGNEZ PAR BIP 22 RENDEZ-VOUS EXTERIEUR
9 PASSEZ PRENDRE VOS TELECOPIES 23 A L’EXTERIEUR, RETOUR LE xx xx xx (*)
Message précédent.
10 PASSEZ PRENDRE VOTRE COURRIER 24 JE SUIS EN SALLE Nº xxxx (*)
11 VEUILLEZ ANNULER VOTRE RENVOI 25 EN REUNION - NE PAS DERANGER
12 VISITEURS EN ATTENTE 26 EN PAUSE DEJEUNER
Pendant la consultation d’un message, l’appui sur la touche 'i' permet d’accéder aux fonctionnalités suivantes ( ):
13 VOUS ETES ATTENDU A L’ACCUEIL 27 MALADE
14 REUNION A xx : xx (*) (*) Messages à compléter via le clavier numérique
Effacer Effacer le message.

Appeler Rappeler l’auteur du message.

EnvoyerTxt Envoyer un message écrit à un correspondant interne.

Vers repert Enregistrer le numéro de l'émetteur dans votre répertoire.

Quitter la consultation.

20
4 Rester en contact
4.16 Notification des messages

Un message est déposé dans votre boîte vocale mais vous n'êtes pas à votre bureau. Vous pouvez configurer votre poste de façon
à recevoir une notification de message sur un autre poste.

Réglages OK Notification OK

• Activer/désactiver la notification des messages :

ON/OFF OK Activer Désactiver OK

• Saisir le numéro du poste sur lequel recevoir la notification :

bc ef
2a 3d
Numéro OK mn
o OK
jkl 6
5

entrer le numéro valider


• Modifier la plage horaire :
il est possible de modifier la plage horaire pendant laquelle la notification est active.

bc ef
2a 3d
Horaires OK mn
o OK
jkl 6
5

modifier les valider


horaires

21
5 Gérer vos coûts
• En fin de communication, vous êtes rappelé et vous pouvez :
Other

5.1
Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes 1. Lire les informations relatives à la communication (coût, durée, nombre de
clients taxes...).

Vous pouvez imputer le coût de vos communications externes sur des numéros de comptes associés à vos clients. OK OK nom de l’usager interne et coût de
la communication

bc ef bc ef
2a 3d 2a 3d
o o

5
jkl 6
mn
5
jkl 6
mn
2. Imprimer un ticket de taxation. 3. Terminer la consultation.

touche programmée entrer le numéro mot de passe de ce entrer le numéro


Imprimer OK OK OK
'nouveau code du destinataire poste interne du correspondant
affaire'
• Pour ajouter ou modifier un code affaire en cours de communication :

touche programmée “Code affaire actuel”

5.2
Connaître le coût d’une communication externe établie pour un usager
interne depuis votre poste

conv.
votre correspondant est
mis en attente

touche programmée
'Rappel de
taxation'

bc ef
2a 3d
mn
o Transfert OK
jkl 6
5

nº externe transfert de l’appel à votre


demandé correspondant en attente

22
6 Votre poste s’ajuste à vos besoins
Other
6.3 Modifier votre mot de passe

6.1 Initialiser votre messagerie vocale Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller votre téléphone.

Réglages OK Mes Options OK Mot de passe OK


Le voyant lumineux Entrer votre mot de passe puis
clignote enregistrer votre nom selon les
instructions du guide vocal

bc ef bc ef
2a 3d 2a 3d suivre les instructions
mn
o
mn
o OK du guide vocal
jkl 6 jkl 6
5 5
Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller
votre téléphone.
ancien code nouveau code l’afficheur vous demande de
(4 chiffres) (4 chiffres) confirmer le nouveau code

6.2 Personnaliser votre accueil vocal Tant que votre messagerie vocale n’a pas été initialisée, le mot de passe est 1515.

Vous pouvez remplacer l’annonce d’accueil par défaut par une annonce personnelle :

6.4 Configurer votre sonnerie


Réglages OK Boîte vocale OK Message pers OK

Réglages OK Mon poste OK Sonnerie OK

enregistrement

enregistrement en T Choisir la mélodie :


cours
Pendant la consultation d’un message, l’appui sur la touche 'i' permet d’accéder aux fonctionnalités suivantes ( ):
Mélodie OK OK

Stop Pour arrêter l’enregistrement.


sélectionner la mélodie valider votre choix
de votre choix
Pause Pour interrompre momentanément l'enregistrement. (16 mélodies)
T Régler le volume de la sonnerie :
Enregistrer Pour enregistrer à nouveau le message.

Volume OK OK

sélectionner le volume de valider votre choix


votre choix
(12 niveaux)

23
6 Votre poste s’ajuste à vos besoins
T Activer / désactiver le mode réunion (sonnerie progressive) :
6.6 Choisir la langue

Progressive OK Activer Désactiver OK

Réglages OK Mes Options OK


pour activer pour désactiver valider votre choix

T Activer/désactiver le mode sonnerie discrète :

Langue OK OK
Bips OK Activer Désactiver OK

pour activer pour désactiver valider votre choix sélectionner la valider votre choix
langue de votre
T Régler le volume de la sonnerie pendant la présentation d'un appel : choix

6.7 Programmer votre répertorie personnel


appel

votre poste sonne régler le volume de la sonnerie


bc ef bc ef
2a 3d 2a 3d
OK mn
o OK mn
o OK
jkl 6 jkl 6
5 5
6.5 Régler le contraste de votre écran
appui court saisir le nom* saisir le numéro
* Saisir le nom :

bc
3d
ef Saisir du texte : les touches du clavier numérique
2a
Réglages OK Mon poste OK Contraste OK jkl
mn
o comportent des lettres que vous pouvez afficher
5 6
par appuis successifs.

Positionner le curseur dans le champ de saisie.

Effacer le dernier caractère tapé.


régler le contraste de votre
écran
bc ef

# 2a
jkl
3d
mn
o Saisir un chiffre (touches 0 à 9).
5 6

6.8 Programmer les touches d’appel direct

bc ef
2a 3d
mn
o OK
jkl 6
5

une touche d’appel saisir le numéro


direct à programmer
24
6 Votre poste s’ajuste à vos besoins
6.9 Programmer un rappel de rendez-vous 6.10 Connaître le numéro de votre téléphone

Vous pouvez définir l’heure d’un rappel temporaire (une fois dans les 24 heures) ou d’un rappel permanent (tous les jours à la
même heure).
• Programmation d’un rappel de rendez-vous temporaire : Qui suis-je OK

bc
3d
ef double appui
2a
Rendez-vous OK mn
o OK
jkl 6
5

composer l’heure valider l'heure 6.11 Diffuser une musique d’ambiance sur votre haut-parleur
du rendez-vous de rendez-vous
• Programmation d’un rappel de rendez-vous permanent : Vous pouvez bénéficier de la diffusion d’une musique d’ambiance sur le haut-parleur de votre poste (selon configuration) :

bc ef
2a 3d
Rendez-vous OK Choix OK mn
o OK OK poste au repos, vous entendez la
jkl
5 6 musique

composer l’heure valider l'heure (appui long)


du rendez-vous de rendez-vous
• A l’heure programmée votre poste sonne :
même touche pour annuler
(Appui long)

OK

La diffusion de musique s’arrête dès que vous êtes en communication et reprend dès
que vous avez raccroché.
Si vous êtes en ligne, l’afficheur clignote et une tonalité est émise. Après un troisième
rappel sans réponse, une demande temporaire est annulée mais une demande
permanente reste en mémoire.
Si votre poste est renvoyé sur un autre poste, le rappel de rendez-vous ne suit pas le
renvoi. 6.12 Verrouiller / Déverrouiller votre poste
• Pour annuler votre demande de rappel de rendez-vous temporaire :

bc ef

Verrou OK 2a 3d votre poste est


Rendez-vous OK OK jkl 6
mn
o
verrouillé/déverrouillé
5

se positionner en fin effacer l’heure du entrer votre mot de passe


de ligne rendez-vous
• Pour annuler votre demande de rappel de rendez-vous permanent :

Rendez-vous OK OK OK

se positionner effacer l’heure


en fin de ligne du rendez-vous

25
6 Votre poste s’ajuste à vos besoins
6.13 Activer/désactiver le mode 'casque forcé'

Le mode 'casque forcé' est à activer dès lors qu'un casque est installé à la place du combiné;.

Réglages OK Mon poste OK Casque forcé OK

Activer Désactiver OK

activer/désactiver le mode 'casque forcé'

26
Déclaration de conformité
howtoc

Indépendamment de la garantie légale dont il bénéficie, cet appareil est garanti un an, pièces Déclaration de conformité
et main-d’œuvre, à compter de la date figurant sur votre facture.
La présentation de la facture sera exigée lorsque la garantie sera invoquée. Toutefois, cette Nous, France Télécom, déclarons que le poste 4018IP ou 4019 est présumé conforme
garantie ne s’applique pas : en cas d’utilisation non conforme aux instructions figurant dans aux exigences essentielles de la Directive 1999/5/CE du Parlement Européen et du Conseil.
ce manuel utilisateur, de défauts ou détériorations provoqués par l'usure naturelle, de Toute modification non autorisée des produits annule cette déclaration de conformité.
détériorations provenant d’une cause extérieure à l’appareil (ex : choc, chute, exposition Au titre de cette directive parue au journal Officiel de la Communauté Européenne
à une source d'humidité, etc.), d’une installation non conforme ou de modifications ou de du 07 Avril 1999, ces équipements peuvent être utilisés dans l'ensemble des pays de la
réparations réalisées par des personnes non agréées par le fabricant ou le revendeur. communauté Européenne, en Suisse et en Norvège.

Attention, ne mettez jamais votre poste téléphonique en contact avec l'eau. Toutefois,
pour nettoyer votre poste, vous pouvez utiliser un chiffon doux légèrement humidifié.
N'utilisez jamais de solvants (trichloréthylène, acétone, etc.) qui risquent d'endommager
les surfaces plastiques de votre poste. Ne jamais vaporiser de produits nettoyants.
L'écouteur du combiné peut attirer des objets métalliques pouvant être dangereux pour
l'oreille. Puissance consommée en veille = 3,5 W.

Les libellés ne sont pas contractuels et peuvent être soumis à des modifications. Certaines
fonctions de votre poste dépendent de la configuration du système et de l’activation d’une
clé logicielle.

Pour contacter votre service après-vente, composez le

France Télécom
6, place d’Alleray - 75505 Paris Cedex 15
S.A. au capital de 9 869 333 704 €- 380 129 866 - RCS Paris

MU19002ZEAA-O400ed01-1105
27