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Postes 4018IP/4019
Manuel d’utilisation
How
En choisissant un téléphone de la gamme 4018IP/4019, vous faites confiance à France Télécom : nous vous en remercions.
Votre poste vous apporte tous les avantages de sa nouvelle ergonomie, pour une communication plus performante.
Décrocher. Touche d’appel.
c ef
2ab
jkl
3d
6
mno
Clavier numérique. Vue partielle de l’afficheur.
5
Signifie que la fonction est soumise à programmation. Si nécessaire, consulter votre installateur.
Pour remonter d'un niveau (appui court) ou revenir à la page d'accueil (appui long); en cours de
communication, permet d'accéder aux différentes pages et de revenir aux écrans de
téléphonie.
De petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles.
3
Sommaire
Toc
5
Découvrir votre téléphone Navigation
Telephone
Navigateur Haut-Bas : permet de naviguer dans la page d'accueil, dans les menus ou dans une zone
Qui suis-je de texte lors de la saisie de caractères.
Combiné téléphonique
La page d’accueil se compose de :
• Informations sur l’état du poste (poste verrouillé, renvoi, ...),
Verrou
• Date et heure,
Clavier alphanumérique • Fonctions de programmation et de configuration du poste.
Réglages
Liste de bis Rappeler l'un des 10 derniers numéros, ¤Fréq vocale Émettre en fréquences vocales,
4018IP
D’autres fonctions sont accessibles suivant la configuration du système.
OK Touche OK : permet de valider les différents choix et options proposés en cours de programmation ou de configuration.
Touches audios Touche Retour/Sortie : pour remonter d'un niveau (appui court) ou revenir à la page d'accueil (appui long). Cette touche permet
également de corriger la saisie d’un caractère.
Touche Raccrocher : pour terminer un appel.
Touche Mains libres/Haut-parleur (4018IP) : pour prendre une ligne ou répondre à un appel sans décrocher.
• Allumée fixe en mode mains libres ou en mode casque (appui court).
• Clignotement en mode haut-parleur (appui long).
Touches de fonction et touches programmables
Touche Interphonie/Secret (4018IP).
• En conversation : appuyer sur cette touche pour que votre correspondant ne vous entende plus. Touche Information : permet d’obtenir des informations sur les touches pré-programmées, d’accéder à la programmation ou à la
• Poste au repos : appuyer sur cette touche pour répondre automatiquement aux appels sans avoir à configuration du poste.
décrocher. Touche Répertoire : touche répertoires pour accéder à votre répertoire personnel (appui court) ou à l'appel par le nom (appui long
ou double appui).
Pour augmenter ou diminuer le volume du haut-parleur, du combiné ou de la sonnerie Touches de fonctions préprogrammées et touche programmable
Le voyant est allumé lorsque la fonction associée à la touche est activée.
Le bloc de 6 touches est composé de :
Touches de fonction deux touches de ligne,
Touche Messagerie pour accéder aux différents services de messagerie : une touche 'renvoi immédiat ou annulation du renvoi',
le clignotement de cette touche signale la présence d'un nouveau message vocal ou d'un nouveau message texte. une touche 'conférence',
Touche 'Bis': une touche 'transfert',
• pour rappeler le dernier numéro émis (appui court). une touche d’appel direct à programmer.
• rappeler l'un des 10 derniers numéros (appui long).
6
1 Téléphoner
Other
En cours de communication :
2a
bc
3d
ef
2a
bc
3d
ef
2a
bc
3d
ef
vous êtes en appui court
o o o
mn mn mn
5
jkl 6 5
jkl 6 5
jkl 6 communication
conv.
1.4
Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) -
Écoute amplifiée
touche d’appel vous êtes en
programmée communication
un appui court sur la touche haut-parleur permet de passer en mode main-libre (voyant
allumé fixe).
décrocher mains libres appuyer sur la touche 1.5 Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l’entreprise)
(4018IP de ligne dont la diode
uniquement) associée est allumée
appui court
7
1 Téléphoner
1.6 Appeler par le répertoire personnel 1.8 Rappeler
ef
OK
bc
2a 3d
o
mn
jkl 6
5
sélectionner le n° parmi lancer l’appel
touche programmée entrer votre mot même touche pour arrêter les 10 derniers émis
'filtrage de passe l’écoute et désactiver le
messagerie vocale' filtrage
1.9 Faire une demande de rappel sur poste occupé
• A la réception d’un appel :
8
1 Téléphoner
1.10 Recevoir un appel interne en interphonie (4018IP uniquement) 1.12 Vous isoler de votre correspondant (secret)
Vous pouvez répondre sans avoir à décrocher. Lorsqu’un correspondant interne appelle, vous êtes alors directement connecté Vous entendez votre correspondant mais il ne vous entendra plus :
en mode mains libres. L’afficheur indique l’identité de l’appelant.
• Pour activer - poste au repos :
conv. La touche s'allume
Lorsque votre correspondant raccroche, le mode interphonie est toujours activé. La touche s'éteint
En cours de communication, vous devez parfois émettre des codes en fréquences vocales, par exemple dans le cadre d’un serveur
vocal, d’un standard automatique ou d’un répondeur consulté à distance.
9
2 En cours de communication
Other
bc ef
2a 3d
conv. ×Fréq vocale mn
o conv. appel
jkl 6
5
vous êtes en désactiver ’FV’ nº du second vous êtes en nom ou n° de l'appelant le voyant
communication correspondant communication pendant 3 secondes lumineux clignote
le premier
correspondant le premier correspondant est mis
est mis en attente en attente
touche d’appel
• Autres méthodes pour appeler un second correspondant : dont l’icone
clignote
Rappeler l'un des 10 derniers numéros (appui long). • Pour retrouver votre premier correspondant et mettre fin à la conversation en cours :
Annuaire
OK Appeler votre correspondant par son nom. vous êtes en touche associée à
communication l'icone 'appel en
Touche d’appel programmée.
attente'
le voyant
En cas de fausse manœuvre, raccrochez : votre poste sonne et vous retrouvez votre lumineux
premier correspondant.
clignote
10
2 En cours de communication
Si à l’issue de la conférence, vous voulez laisser vos deux correspondants en liaison :
2.4 Transférer un appel
conv.
Vous pouvez mettre un correspondant externe en attente afin de le reprendre à partir d’un autre poste :
vous êtes en touche programmée
communication 'conférence'
Annuler la conférence et rester avec votre second correspondant (votre premier correspondant est mis en attente) : conv. Parquer com. OK
vous êtes en
communication
• Pour retrouver votre correspondant parqué :
touche programmée
'conférence' ef
bc
2a 3d
Raccrocher avec tous vos correspondants : jkl
mn
o
5 6
Si la communication mise en parcage n’est pas reprise dans un temps donné (1mn 30
par défaut), elle est aiguillée vers l’opératrice.
11
2 En cours de communication
* Saisir le nom de votre correspondant (6 caractères maximum) :
2.8 Entrer en tiers dans une communication interne
2a
bc
3d
ef Saisir du texte : les touches du clavier numérique
jkl
mn
o comportent des lettres que vous pouvez afficher
5 6
par appuis successifs.
Le poste de votre correspondant est occupé. Si ce poste n’est pas “protégé”, vous pouvez, si vous y êtes autorisé, intervenir dans
la conversation en cours :
OK affichage du numéro OK
12
3 L’Esprit d’Entreprise
Other
Pour percevoir les bips correspondant aux appels destinés à un autre poste :
bc ef
2a 3d
o
mn
jkl 6
5
3.2 Répondre à la sonnerie générale Par programmation du système, certains postes peuvent être protégés contre
l’interception.
En l’absence de l’opératrice, les appels externes qui lui sont destinés peuvent aboutir à une sonnerie générale. Pour répondre :
conv.
3.4 Répondre momentanément à la place de l’opératrice
vous êtes en touche programmée
communication 'interception sonnerie générale' A chaque communication externe destinée au standard, votre poste sonnera et vous pourrez répondre à l’appel :
Vous entendez un poste sonner dans un autre bureau où personne ne peut répondre. Si vous y êtes autorisé, vous pouvez touche même touche
répondre à partir de votre poste. programmée pour annuler
• Si le poste qui sonne appartient au même groupe d’interception que vous : “Aide
opératrice”
• A chaque appel pour le standard :
13
3 L’Esprit d’Entreprise
3.5 Groupement de postes 3.7 Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif
• Appel de postes d’un groupement : Vous pouvez répondre au “bip” sonore en utilisant n’importe quel poste de l’entreprise.
Certains postes peuvent faire partie d’un groupement, vous pouvez les joindre en composant le numéro du groupement.
bc ef
votre récepteur portatif 2a 3d
ef
2a
bc
3d sonne jkl 6
mn
o
o
5
mn
jkl 6
5
touche programmée nº de votre
n° du groupement à appeler 'réponse à la groupement
• Sortir temporairement de votre groupement de poste/Réintégrer votre groupement : recherche de
personne'
3.6
Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif
(bip) vous êtes connecté sur le haut-parleur du poste de votre
correspondant (s’il possède la fonction mains libres)
Le poste de votre correspondant ne répond pas et vous savez qu’il dispose d’un récepteur portatif :
EnvoyerTxt OK o
répond pas personne' 5
jkl 6
mn
nº du poste
affichage de la recherche en cours destinataire
• Message prédéfini :
bc ef
2a 3d
OK Alleràmsg OK mn
o OK
jkl 6
5
Votre correspondant peut répondre à partir de n’importe quel poste de l’entreprise.
sélectionner le entrer le n° du valider
message à message à votre choix
envoyer (01 à 27) envoyer (01 à 27)
14
3 L’Esprit d’Entreprise
*Créer un message personnel temporaire :
Langue OK OK 2a
bc
3d
ef Saisir du texte : les touches du clavier numérique
jkl
mn
o comportent des lettres que vous pouvez afficher
5 6
par appuis successifs.
changer la langue du message envoyer le
message
Positionner le curseur dans le champ de saisie.
• Message personnel :
15
3 L’Esprit d’Entreprise
3.10 Envoyer une copie d’un message vocal 3.11 Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion
bc
3d
ef affichage du nombre de bc ef
2a 2a 3d
Voix OK mn
o nouveaux et d’anciens Voix OK mn
o Envoyer msg OK
jkl 6 jkl
5 messages 5 6
bc ef
2a 3d
Consulter OK Envoi copie OK mn
o OK Ajouter OK
jkl 6
5
ef
Enregistrer OK enregistrement
bc
2a
jkl
3d
mn
o # Enregistrer OK
5 6
démarrer l’enregistrement du enregistrement en
nº du poste envoyer le enregistrer un commentaire* message cours
destinataire message
Stop OK Ecouter OK
Ajouter OK Envoyer msg OK
Ce message, ne nécessitant pas de réponse, est diffusé sur les haut-parleurs des postes de votre groupe de diffusion :
# Ecouter OK
bc ef
fin de réécouter le commentaire 2a 3d parlez, vous disposez de 20
o
jkl
mn
6 secondes
l’enregistrement 5
nº du groupe
de diffusion
Enregistrer OK OK OK
réenregistrer un commentaire envoyer le message Seuls les postes au repos et équipés de haut-parleurs entendent le message.
16
4 Rester en contact
Other
Lors de l’activation d’un renvoi, vous pouvez choisir le type d’appels que vous souhaitez renvoyer : externes, internes, tous, ...
Renvoi OK Immédiat OK l’acceptation du renvoi
s’affiche
bc ef
Ecouter OK Effacer OK
2a 3d
Renvoi OK Immédiat OK mn
o
jkl 6
5
écouter le message effacer le message
sélectionner la fonction nº du
'Renvoi' destinataire
Appeler OK Envoi copie OK
l’acceptation du renvoi
OK s’affiche rappeler l’auteur du envoyer une copie de
message message
sélectionner le n°
de votre choix
Vous pouvez continuer à passer vos appels. Seul le poste destinataire peut vous
joindre.
17
4 Rester en contact
4.5 Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de
Activer/désactiver l’assistant personnel 4.7
personne
Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans l’entreprise :
sélectionner la fonction
'Renvoi'
ON/OFF OK Activer OK Désactiver OK #
l’acceptation du renvoi
s’affiche
4.6 L’assistant personnel : un seul numéro pour vous joindre touche programmée
'renvoi sur la recherche
de personne'
Réglages OK Assistant OK Menu OK 4.8 Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste
choisir le type de renvoi Vous souhaitez que vos appels vous suivent :
vous devez activer la fonction à partir du poste destinataire du renvoi.
N° Interne OK N° externe OK
bc ef
2a 3d
Renvoi OK Suivez-moi OK mn
o
jkl 6
5
saisir le nº d’un collègue ou saisir un numéro externe
de votre assistante ou sélectionner la fonction nº de votre poste
autre 'Renvoi'
touche
programmée
'renvoi sélectif'
18
4 Rester en contact
4.10 Renvoyer les appels de votre groupement 4.13 Ne pas être dérangé
Vous pouvez renvoyer tous les appels destinés à votre groupement vers un destinataire interne : Vous pouvez rendre votre poste momentanément inaccessible à tout appel.
bc ef
2a 3d l’acceptation du renvoi
o l’acceptation du renvoi s’affiche Renvoi OK Pas déranger OK
5
jkl 6
mn
s’affiche
Vous pouvez laisser sur votre poste un message qui sera envoyé sur l’écran-afficheur du poste qui vous appelle.
appuyer sur la sélectionner la fonction
touche de 'Renvoi'
fonction 'renvoi Renvoi OK Texte OK
d'appel'
sélectionner la fonction
4.12
Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication 'Renvoi'
(renvoi sur occupation) • Message prédéfini :
Vos correspondants pourront ainsi joindre un autre poste lorsque vous êtes déjà en ligne. ef
bc
2a 3d
OK Alleràmsg OK mn
o OK
jkl 6
5
bc ef
2a 3d
Renvoi OK Si occupé OK mn
o sélectionner le entrer le n° du valider
jkl 6
5
message à message à votre choix
sélectionner la fonction nº destinataire envoyer envoyer (01 à
'Renvoi' du renvoi (01 à 27) 27)
Alleràmsg OK
19
4 Rester en contact
*Créer un message personnel temporaire :
4.15 Consulter les messages écrits laissés en votre absence
2a
bc
3d
ef Saisir du texte : les touches du clavier numérique
jkl
mn
o comportent des lettres que vous pouvez afficher
5 6
par appuis successifs.
Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages.
affichage du nom de
l’émetteur, de la date, de
c ef l’heure et du rang du
#
ab
2 3d
mn
o Saisir un chiffre (touches 0 à 9). message
jkl 6
5
Quitter la consultation.
20
4 Rester en contact
4.16 Notification des messages
Un message est déposé dans votre boîte vocale mais vous n'êtes pas à votre bureau. Vous pouvez configurer votre poste de façon
à recevoir une notification de message sur un autre poste.
Réglages OK Notification OK
bc ef
2a 3d
Numéro OK mn
o OK
jkl 6
5
bc ef
2a 3d
Horaires OK mn
o OK
jkl 6
5
21
5 Gérer vos coûts
• En fin de communication, vous êtes rappelé et vous pouvez :
Other
5.1
Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes 1. Lire les informations relatives à la communication (coût, durée, nombre de
clients taxes...).
Vous pouvez imputer le coût de vos communications externes sur des numéros de comptes associés à vos clients. OK OK nom de l’usager interne et coût de
la communication
bc ef bc ef
2a 3d 2a 3d
o o
5
jkl 6
mn
5
jkl 6
mn
2. Imprimer un ticket de taxation. 3. Terminer la consultation.
5.2
Connaître le coût d’une communication externe établie pour un usager
interne depuis votre poste
conv.
votre correspondant est
mis en attente
touche programmée
'Rappel de
taxation'
bc ef
2a 3d
mn
o Transfert OK
jkl 6
5
22
6 Votre poste s’ajuste à vos besoins
Other
6.3 Modifier votre mot de passe
6.1 Initialiser votre messagerie vocale Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller votre téléphone.
bc ef bc ef
2a 3d 2a 3d suivre les instructions
mn
o
mn
o OK du guide vocal
jkl 6 jkl 6
5 5
Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller
votre téléphone.
ancien code nouveau code l’afficheur vous demande de
(4 chiffres) (4 chiffres) confirmer le nouveau code
6.2 Personnaliser votre accueil vocal Tant que votre messagerie vocale n’a pas été initialisée, le mot de passe est 1515.
Vous pouvez remplacer l’annonce d’accueil par défaut par une annonce personnelle :
enregistrement
Volume OK OK
23
6 Votre poste s’ajuste à vos besoins
T Activer / désactiver le mode réunion (sonnerie progressive) :
6.6 Choisir la langue
Langue OK OK
Bips OK Activer Désactiver OK
pour activer pour désactiver valider votre choix sélectionner la valider votre choix
langue de votre
T Régler le volume de la sonnerie pendant la présentation d'un appel : choix
bc
3d
ef Saisir du texte : les touches du clavier numérique
2a
Réglages OK Mon poste OK Contraste OK jkl
mn
o comportent des lettres que vous pouvez afficher
5 6
par appuis successifs.
# 2a
jkl
3d
mn
o Saisir un chiffre (touches 0 à 9).
5 6
bc ef
2a 3d
mn
o OK
jkl 6
5
Vous pouvez définir l’heure d’un rappel temporaire (une fois dans les 24 heures) ou d’un rappel permanent (tous les jours à la
même heure).
• Programmation d’un rappel de rendez-vous temporaire : Qui suis-je OK
bc
3d
ef double appui
2a
Rendez-vous OK mn
o OK
jkl 6
5
composer l’heure valider l'heure 6.11 Diffuser une musique d’ambiance sur votre haut-parleur
du rendez-vous de rendez-vous
• Programmation d’un rappel de rendez-vous permanent : Vous pouvez bénéficier de la diffusion d’une musique d’ambiance sur le haut-parleur de votre poste (selon configuration) :
bc ef
2a 3d
Rendez-vous OK Choix OK mn
o OK OK poste au repos, vous entendez la
jkl
5 6 musique
OK
La diffusion de musique s’arrête dès que vous êtes en communication et reprend dès
que vous avez raccroché.
Si vous êtes en ligne, l’afficheur clignote et une tonalité est émise. Après un troisième
rappel sans réponse, une demande temporaire est annulée mais une demande
permanente reste en mémoire.
Si votre poste est renvoyé sur un autre poste, le rappel de rendez-vous ne suit pas le
renvoi. 6.12 Verrouiller / Déverrouiller votre poste
• Pour annuler votre demande de rappel de rendez-vous temporaire :
bc ef
Rendez-vous OK OK OK
25
6 Votre poste s’ajuste à vos besoins
6.13 Activer/désactiver le mode 'casque forcé'
Le mode 'casque forcé' est à activer dès lors qu'un casque est installé à la place du combiné;.
Activer Désactiver OK
26
Déclaration de conformité
howtoc
Indépendamment de la garantie légale dont il bénéficie, cet appareil est garanti un an, pièces Déclaration de conformité
et main-d’œuvre, à compter de la date figurant sur votre facture.
La présentation de la facture sera exigée lorsque la garantie sera invoquée. Toutefois, cette Nous, France Télécom, déclarons que le poste 4018IP ou 4019 est présumé conforme
garantie ne s’applique pas : en cas d’utilisation non conforme aux instructions figurant dans aux exigences essentielles de la Directive 1999/5/CE du Parlement Européen et du Conseil.
ce manuel utilisateur, de défauts ou détériorations provoqués par l'usure naturelle, de Toute modification non autorisée des produits annule cette déclaration de conformité.
détériorations provenant d’une cause extérieure à l’appareil (ex : choc, chute, exposition Au titre de cette directive parue au journal Officiel de la Communauté Européenne
à une source d'humidité, etc.), d’une installation non conforme ou de modifications ou de du 07 Avril 1999, ces équipements peuvent être utilisés dans l'ensemble des pays de la
réparations réalisées par des personnes non agréées par le fabricant ou le revendeur. communauté Européenne, en Suisse et en Norvège.
Attention, ne mettez jamais votre poste téléphonique en contact avec l'eau. Toutefois,
pour nettoyer votre poste, vous pouvez utiliser un chiffon doux légèrement humidifié.
N'utilisez jamais de solvants (trichloréthylène, acétone, etc.) qui risquent d'endommager
les surfaces plastiques de votre poste. Ne jamais vaporiser de produits nettoyants.
L'écouteur du combiné peut attirer des objets métalliques pouvant être dangereux pour
l'oreille. Puissance consommée en veille = 3,5 W.
Les libellés ne sont pas contractuels et peuvent être soumis à des modifications. Certaines
fonctions de votre poste dépendent de la configuration du système et de l’activation d’une
clé logicielle.
France Télécom
6, place d’Alleray - 75505 Paris Cedex 15
S.A. au capital de 9 869 333 704 €- 380 129 866 - RCS Paris
MU19002ZEAA-O400ed01-1105
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