IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

ADRIANA CORONADO AGUDELO

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SOACHA 13 DE ABRIL DE 2020
 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Se origina al comienzo de la historia de la humanidad para ejercer un control de

riquezas y poder en las civilizaciones, en el cual utilizaban los templos y palacios
antiguos para depositar los archivos, la antigua Grecia y el pueblo romano
son clave en la historia de la evolución de la archivística, debido han archivado
importantes documentos como leyes, decretos o actas judiciales. En ese
momento, los archivos cobran una doble utilidad administrativa y jurídica, las
administraciones los conservan como fuente de información para su gobierno, la
autenticidad y el valor legal de los documentos estaban garantizados por
diferentes procedimientos administrativos como podemos observar, tenían un
sistema muy fiable y completo para la preservación de los documentos.

En la actualidad los archivos son importantes en la sociedad porque custodian y

preservan nuestra memoria, difunden nuestro patrimonio y son garantía de
protección de datos y propiedad intelectual impulsando la investigación que apoya
la transparencia y localización de la información.

Un archivo es la memoria colectiva de la empresa y por tanto es de

importancia para la supervivencia y su buen funcionamiento, permitiendo
almacenar los documentos que son evidencias necesarias para la toma de
decisiones, el cual debe estar estructurado ya que son fieles testimonios de las
actividades administrativas, culturales, sociales y económicas de la empresa, que
nos garantizan una gestión eficaz, responsable y transparente protegiendo la
información y conservado la en diferentes formatos como físicos y electrónicos el
cual deben estar salvaguardados según las políticas y normas legales en archivos.
Cualidades del archivo

En el proceso archivístico se logra determinar el manejo de la información, el

registro de los documentos y las normas que se deberán seguir al interior de la
empresa para garantizar el éxito. De este modo, se puede decir que las cualidades
propias de los archivos es juntar de manera sistemática documentos que por su
usabilidad, tipología e importancia para la empresa comparten características que
permiten ser reunidas en un mismo punto de control tratando los documentos de
tal manera que garanticen su integridad y su acceso seguro para conservar
correctamente la información, manteniendo un orden lógico.

Dentro del concepto de almacenamiento y custodia, se encuentra archivo de

gestión, archivo central, archivo histórico. Sin embargo, existen otras categorías
que se pueden adecuar según las necesidades, sin ser directamente archivos de
orden elemental en la categorización de almacenamiento como los anteriormente
mencionados, los cuales pueden ser archivos de derecho público, archivo de
derecho privado, archivo de oficina y archivo de uso intermedio, hay que tener en
cuenta que los anteriores se organizan teniendo como fundamento las
características de los archivos activos, semiactivos e inactivos.