Sistema contable

Un sistema contable contiene toda la información de la empresa tanto los datos

propiamente contables como financieros. Gracias a ello, es posible entender la situación
económica de una sociedad de manera rápida y eficaz. Mediante este tipo de sistemas se
prevé crear unas normas o pautas para controlar todas las operaciones de la empresa, y
a su vez clasificar todas aquellas operaciones contables y financieras del día a día. Así
pues, como idea principal debéis saber qué se utiliza para llevar las cuentas de una
organización.

Contabilidad y sistemas contables

Mediante la contabilidad, las empresas poseen una herramienta que les permite tener un
registro y control exhaustivo de las operaciones que realizan diariamente. La principal
característica de la contabilidad, pero, reside en que permite trasladar esos movimientos
diarios en dinero, de manera que tan solo mirando las notas contables podemos conocer
como entra y sale el dinero de la sociedad, y por donde estamos teniendo pérdidas. A su
vez, un sistema de información contable está formado por aquellos métodos y
procedimientos que van a seguirse para llevar el control de las actividades que acabamos
de describir, para que posteriormente los superiores jerárquicos puedan usar la
información en su toma de decisiones. Dentro de los sistemas contables encontramos dos
grandes grupos de información:

Contabilidad financiera externa: se trata de la información que estará al abasto tanto de

las personas que forman la empresa, como de personas del exterior. Estas personas son
desde accionistas, hasta proveedores que están interesados en la solvencia de a quién
van a vender.

Contabilidad de costos: aquí hacemos referencia a la relación entre los costes y los
beneficios que tiene la empresa mediante las diferentes operaciones que realiza.
Hablamos del volumen de producción y de la eficiencia en generar beneficios mediante el
uso de los distintos recursos. A priori, puede parecer que estamos ante la misma situación
que cuando hablamos de la contabilidad financiera externa, pero la principal diferencia
reside en que con la contabilidad de costos pretendemos que la información de la
situación económica de la empresa sea utilizada por los diversos departamentos y así
maximizar beneficios y reducir costes.

Estructura de un sistema contable

Normalmente todo sistema contable sigue unas pautas de información que permiten que
cualquier persona de la empresa pueda entender la información que en ellos se contiene,
si bien quizá no es posible que todas las personas que van a tenerlo en sus manos vayan
a entender todos los conceptos contables, pero la idea es que si se puedan ver de
manera clara y concisa cual es la situación financiera de la misma. Así pues, por lo
general, en un sistema contable encontramos los siguientes elementos:

Actividad financiera: consiste en llevar un registro de la actividad diaria de la empresa.

Como recordaréis hemos dicho que la contabilidad consiste en convertir la actividad diaria
en dinero para poder entender cuál es su situación, debiéndose registrar en los libros de
contabilidad.
Orden de la información: es muy importante establecer un orden de la información que va
llegando a la empresa. Pensado que si no se establece un orden coherente será
imposible clasificar todos los movimientos contables. Es por eso, que existe la figura del
libro diario, donde cada día se apuntan las entradas de dinero, mercancías, de primeras
materias, etc. para después ordenarlo todo en el libro mayor para conocer a final de año
cual ha sido el balance de la empresa. Además es fundamental crear un sistema de
numeración de las facturas, ya sea para conocer por ejemplo si están o no sujetas a IVA,
o si son clientes de dudoso cobro o anticipos a cuenta de productos que vamos a tener
que pagar más tarde. Se trate de la operación que se trate, los sistemas contables las
ordenan y le asignan un valor monetario. Existe, además, un resumen de toda la
información para que sea sencillo comprenderla para las personas que posteriormente
deberán trabajar con ella.

Características principales del sistema contable

Además de la estructura que hemos venido comentado los sistemas de contabilidad

deben tener una serie de características básicas para que estén bien formulados:

Comprensibles. Los sistemas contables deben ser comprensibles, como hemos ido
reiterando, no solo debes ser comprensible para contables expertos sino para cualquier
persona de la empresa que necesite apoyarse en él para cualquier proyecto que quiera
emprender.

Útiles. Interrelacionado con el punto anterior, nos encontramos con la necesidad de que
estos sistemas sean útiles. Como ya sabréis ahora, es fundamental que mediante los
mismos conozcamos de forma rápida y eficaz la situación de la empresa.

Fiables. Es fundamental que los datos con los que se elaboran los sistemas contables
sean fiables y contengan información veraz, para que los responsables de la toma de
decisiones de las empresas puedan basarlas en los mismos sin miedo a estar trabajando
con información falsa.

Ventajas y desventajas de los sistemas contables

Para acabar con el post de hoy es importante hacer una breve referencia a las ventajas y
a los inconvenientes que puede tener para las sociedades la llevanza de la contabilidad
de manera exhaustiva mediante los sistemas que venimos explicando.

Ventajas

Para las empresas, es muy importante ya que gestionan sus ingresos y gastos. Además
de tener ordenada la actividad diaria de la empresa y controlanda cualquier tipo de
anomalía que pueda producirse de manera eficaz e inmediata.

Al tener controladas las pérdidas y ganancias mediante los asientos contables, se

gestionan mejor los recursos, se hacen inversiones más inteligentes y se coloca a la
empresa en una buena posición en el mercado.

Desventajas El inconveniente fundamental, si es que puede llamarse como tal, es la gran

cantidad de orden, tiempo y rigurosidad que debe tener la empresa a la hora de crear el
sistema para que la información contenida en el mismo sea fiable como hemos indicado
anteriormente.

Tipos de sistemas contables

Sistema de facturación

Los sistemas de facturación completan las tareas básicas del día a día de las empresas,
incluyendo la emisión de cheques y la información a los clientes sobre sus pagos
vencidos. Son importantes para preservar el control sobre la exactitud de las cifras
contables y hacer que el servicio parezca más profesional y creíble para el destinatario
final. Por parte de la empresa, las herramientas de facturación ayudan a documentar la
actividad financiera y a prepararla para su autorización y validación.

Sistemas de gestión de nóminas

Si busca mantener el control sobre sus cuentas por pagar y cuentas por cobrar, debe
buscar sistemas de administración de nómina que lo manejen todo. Estas herramientas
fueron desarrolladas para realizar una serie de tareas diferentes, incluyendo el cálculo de
los salarios de los empleados, recortar las deducciones, depositar el salario directamente
en las cuentas bancarias de los miembros del personal, producir formularios de impuestos
y nóminas y más. A largo plazo, protegerán sus transacciones financieras, reducirán los
gastos y le ayudarán a preparar informes detallados.

Sistemas de planificación de los recursos institucionales

Esta es una de las categorías de software de contabilidad más importantes que combina
todos los sistemas utilizados para la planificación de productos, la compra de materiales,
la gestión y el control de inventario, la distribución, la contabilidad, el marketing, las
finanzas y los recursos humanos. Las últimas soluciones ERP también ofrecen módulos
para CRM e inteligencia de negocio, para que la empresa pueda aprender de sus propias
prácticas y preparar mejores estrategias en el futuro.

Sistemas de gestión de tiempo y gastos

Estas aplicaciones fueron diseñadas para ayudar a agilizar los ciclos de facturación y
aprobar los gastos sobre la marcha, y por lo general son lo suficientemente configurables
para que cualquier empresa las ajuste a su ritmo de operación. La razón fundamental es
ayudar a cobrar los pagos más rápidamente y detectar prácticas lentas e ineficaces que
antes no eran visibles. Su mayor ventaja es poder producir informes gráficos detallados
sobre cómo se están utilizando el tiempo y los recursos en cada empresa.

¿Qué hace el software de contabilidad?

¿Qué hace el software de contabilidad? Aquí están algunas de las características del

software de contabilidad:

Contabilidad – Es el componente principal de cada sistema en esta categoría, y el que

usted debe buscar primero al elegir una solución confiable. Lo que tenemos en mente por
«contabilidad» es el libro mayor general, los activos fijos, las cuentas por pagar y por
cobrar y la conciliación bancaria. Estos son, por supuesto, los básicos y los más
importantes, mientras que los sistemas avanzados tienen mucho más que ofrecer a sus
usuarios.

Facturación – Existen sistemas de contabilidad dedicados exclusivamente a la

facturación, pero la mayoría de ellos todavía tratan operaciones similares como un módulo
integral de cualquier operación financiera. De este modo, permiten a los clientes
automatizar los cobros mundanos, ajustar las operaciones a nuevos y efectivos métodos
de pago y estándares de la industria, y preparar facturas precisas y a tiempo para sus
clientes.

Presupuestos y Pronósticos – Este es también un módulo común en la mayoría de los

sistemas de contabilidad, que calcula e interpreta el desempeño financiero para el año en
curso y ayuda a estimar el presupuesto del próximo. Con él, las empresas pueden
preparar sus estimaciones y establecer objetivos de ventas viables y optimistas.

Gestión de activos fijos – Tanto como herramienta independiente o como módulo

inclusivo, la gestión de activos fijos ayuda a gestionar los datos financieros de forma
mucho más precisa. El módulo combina características tales como historial de auditoría,
registros de costos, cálculo de depreciación, asignación de recursos y muchas más.

Administración de Nómina – Con una serie de características de nómina, usted podrá

calcular y procesar los pagos de los empleados, preparar e imprimir sus cheques sin
demoras, y responder a todos los compromisos legales y fiscales activos sin errores.
Habrá sistemas dedicados exclusivamente a la gestión de la nómina de sueldos,
utilizados por las empresas y los funcionarios de alto nivel para recordarles sus
obligaciones financieras.

Contabilidad de proyectos – El software de contabilidad de proyectos suele estar

empaquetado en sistemas separados que representan la versión contable del software de
la industria vertical. Son muy bien recibidos por los operadores de construcción y los
desarrolladores de software, donde tanto los costes como las normas aplicables difieren
de un proyecto a otro. La capacidad principal de este software es estimar y manejar los
gastos generales y los costos relacionados con la mano de obra, los materiales y los
equipos, en línea con todas las demás características que se encuentran frecuentemente
en los sistemas de contabilidad.

Contabilidad de fondos – Estas características se encuentran en el software de

contabilidad diseñado para agencias gubernamentales y organizaciones sin fines de lucro,
e incluyen el seguimiento de los gastos de las donaciones, la administración de las
subvenciones, los reglamentos de la GASB (Junta de Normas de Contabilidad del
Gobierno) y un conjunto especial de informes financieros.

Gestión de inventarios – La gestión de inventarios es un conjunto de herramientas

específicas desarrolladas para el control de existencias, y donde encontrará todas las
herramientas necesarias para dar a su negocio una línea de productos de mayor vida útil.
Esto significa que usted será capaz de controlar la disponibilidad y el movimiento de sus
productos, y evitar todo tipo de problemas de entrega, tales como exceso de stock o falta
de existencias.