3 5 Tramites

AUTODIAGNÓSTICO DE G
POLÍTICA DE TRÁMI
INSTRUCCIONES DE DILIGENC
AUTODIAGNÓSTICO
PLAN DE ACCIÓN
AGNÓSTICO DE GESTIÓN
LÍTICA DE TRÁMITES
CIONES DE DILIGENCIAMIENTO
AUTODIAGNÓSTICO
PLAN DE ACCIÓN
AUTODIAGNÓSTICO DE GEST
INSTRUCCIONES DE D
Este archivo hace parte de un conjunto de herramientas de Autodiagnóstico que permitirán a cada entidad desa
Modelo Integrado de Gestión y Planeación, con el propósito de que la entidad logre contar con una línea b
institucional. Este puede ser utilizado en el momento en que lo considere pertinente, sin implicar esto reporte
A continuación, se explica en detalle como se debe diligenciar.
Autodiagnóstico:
Está compuesto por las siguientes columnas:
- Componentes: son los grandes temas que enmarcan la política objeto de medición.
- Calificación: puntaje automático obtenido como resultado de la autocalificación que haga en el ava
- Categoría: corresponde a las acciones que la entidad debe contemplar para el avance de la respe
- Calificación: puntaje automatico obtenido como resultado de la autocalificación que haga en el ava
- Actividades de Gestión: son las actividades puntuales que la entidad debe estar implementando p
- Puntaje: es la casilla donde la entidad se autocalificará de acuerdo con las actividades descritas, en
- Observaciones: en este espacio, podrá hacer las anotaciones o comentarios que considere pertin
Las ÚNICAS celdas que debe diligenciar son la del nombre de la Entidad y la columna de Puntaje (resaltada en
Para la calificación, se estableció una escala de 5 niveles así:
Puntaje Nivel Color

0 - 20 1
21 - 40 2
41 - 60 3
61- 80 4
81- 100 5
Cuando se ingresa un puntaje, esa columna automáticamente mostrará el color que corresponde según la esca
automáticamente. Recuerde sólo ingresar puntajes de 0 a 100
Los resultados finales solo reflejarán el resultado de los puntajes diligenciados. Si alguna casilla se deja en blan
Si usted considera que alguna de las actividades no aplica para su Entidad por sus características particulares,
se efectúan negociaciones colectivas por no haber sindicatos, en el ítem "Negociación Colectiva" usted no debe
ES MUY IMPORTANTE que los puntajes ingresados sean lo más objetivos posible, y que exista un soporte para
fundamental ser objetivos en los puntajes ingresados.
Cuando finalice de calificar las actividades de gestión, podrá ver de manera gráfica los principales resultados, ha
Gráficas:
En esta hoja se podrán visualizar de una manera más clara y sencilla los resultados obtenidos. Estas se genera
En la primera gráfica, se muestra el puntaje total obtenido por la entidad, comparado con cada uno de los nivele
para alcanzar el maximo puntaje.
En la segunda gráfica se presentan las calificaciones obtenidas por cada uno de los componentes que integran
Y por último, se muestra la calificación por categorías. Dado que el número de categorías es muy grande, se div
En conjunto, estos resultados le permitirán identificar cuales son las categorías y componentes que presentan u
realizar el plan de implementación.
Plan de Acción:
Esta hoja contiene un cuadro que le permitirá establecer una planeación y una ruta de acción, con base en las a
Para ello, el cuadro está dividido en 2 secciones:
1. Documentación y guías de referencia (color gris): contiene toda la información y documentos de consulta que
- Guías normas y técnicas

- Buenas prácticas e innovación
- Normatividad
- Otros
2. Planeación y Ruta de acción (color naranja): la idea es generar un plan de acción con base en el diagnóstico
- Diseñar alternativas de mejora

- Definir las mejoras a implementar, incluyendo el plazo y los responsables de la implementación
- Evaluar la eficacia de las acciones implementadas y volver a diligenciar el autodiagnóstico
Aunque el cuadro puede ser diligenciado en su totalidad, se recomienda iniciar y darle prioridad a aquellas activ
STICO DE GESTIÓN POLÍTICA DE TRÁMITES
NSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO
permitirán a cada entidad desarrollar un ejercicio de valoración del estado de cada una de las dimensiones en las cuales se e
d logre contar con una línea base respecto a los aspectos que debe fortalecer, los cuales deben ser incluídos en su pl
inente, sin implicar esto reporte alguno a Función Pública, a otras instancias del Gobierno o a organismos de Control.
jeto de medición.
tocalificación que haga en el avance de la política.
mplar para el avance de la respectiva política.
tocalificación que haga en el avance de la política.
dad debe estar implementando para considerar el avance en la implementación de la política.
con las actividades descritas, en una escala de 0 a 100
omentarios que considere pertinentes
lumna de Puntaje (resaltada en azúl). La de observaciones de manera opcional si lo considera necesario.
que corresponde según la escala anterior. Así mismo, la calificación de las categorías, de los componentes y la calificación to
Si alguna casilla se deja en blanco, no contará para los resultados
sus características particulares, no diligencie puntaje, y en la columna Observaciones escriba "No aplica". Por ejemplo, si en s
iación Colectiva" usted no deberá ingresar ningún puntaje y deberá escribir en la columna Observaciones "No aplica"
ble, y que exista un soporte para cada uno de ellos. El propósito principal es identificar oportunidades de mejora, para lo cual e
ica los principales resultados, haciendo click en el botón GRÁFICAS, o regresar al menú principal.
dos obtenidos. Estas se generarán automáticamente una vez sea diligenciado el autodiagnóstico.
rado con cada uno de los niveles de calificación. De esta manera podrá visualizar en que nivel se encuentra actualmente y cua
los componentes que integran la política. Igualmente se comparan con los 5 niveles establecidos.
ategorías es muy grande, se dividieron en varias gráficas.
y componentes que presentan un mayor rezago, o cuya implementación está más retrasada, y así poder centrar su prioridad a
uta de acción, con base en las actividades de gestión que fueron evaluadas.
n y documentos de consulta que pueden ser útiles y deben ser de conocimiento
ción con base en el diagnóstico realizado. Los elementos mínimos que se proponen para ello, son:
sables de la implementación
nciar el autodiagnóstico
darle prioridad a aquellas actividades que obtuvieron menores puntajes y que se encuentran en color rojo, naranja y amarillo.
INICIO
nes en las cuales se estructura el
er incluídos en su planeación
os de Control.
ntes y la calificación total se generan

". Por ejemplo, si en su entidad no
s "No aplica"
mejora, para lo cual es
ntra actualmente y cuantos le faltan
centrar su prioridad al momento de

ojo, naranja y amarillo.
AUTODIAGNÓSTICO DE
ENTIDAD
COMPONENTES CALIFICACIÓN CATEGORÍA CALIFICACIÓN
Construir el inventario de
trámites y otros
75.0
procedimientos
administrativos
Portafolio de oferta
institucional
(trámites y otros
procedimientos 80.1
administrativos)
identificado y
difundido
Registrar y actualizar
trámites y otros
85.3
procedimientos
administrativos en el SUIT
trámites y otros
85.3
procedimientos
Difundir información de
oferta institucional de 85.0
trámites y otros
Priorización
participativa de Identificar trámites de alto
81.6 81.6
Trámites a impacto y priorizar
racionalizar
Formular la estrategia de
racionalización de 84.0
trámites
Implementar acciones de
racionalización 84.7
normativas
Estrategia de
racionalización de
84.4
trámites formulada
e implementada
racionalización 84.0
administrativas
racionalización que
incorporen el uso de
84.7
tecnologías de la
información y las
comunicaciones
Cuantificar el impacto de
las acciones de
racionalización para 85.2
divulgarlos a la
Resultados de la ciudadanía
racionalización
84.9
cuantificados y
difundidos
Resultados de la ciudadanía
racionalización
84.9
cuantificados y
difundidos
Realizar campañas de
apropiación de las
84.0
mejoras internas y
externas
NÓSTICO DE GESTIÓN TRÁMITES
CALIFICACIÓN TOTAL
82.5
PUNTAJE
ACTIVIDADES DE GESTIÓN
(0 - 100)
Revisar información sobre misión, funciones, procesos misionales, y sobre

los productos que resultan de la ejecución de los procesos y que están 78
dirigidos a los ciudadanos o grupos de valor de la entidad.
Identificar las dependencias responsables de la entrega de dichos

productos, la normativa asociada, los requisitos que se solicitan a los
usuarios para acceder, los puntos de atención en donde se prestan al
67
usuario y los horarios de atención.
Revisar si los productos identificados corresponden a trámites (verificar

cumplimiento de las siguientes carácterísticas): inician por la solicitud del
usuario, tienen soporte normativo, el solicitante ejerce un derecho o
68
cumple con una obligación y son oponibles o demandables por el usuario.
Revisar si los productos identificados corresponden a procedimientos

administrativos (verificar el cumplimiento de las siguientes carácterísticas):
están asociados a un trámite, su realización no es obigatoria para el
73
usuario.
Revise la información que está cargada en el SUIT para identificar si los

trámites y otros procedimientos que se encuentran registrados siguen 89
siendo vigentes para la entidad
Revisar si la totalidad de los tramites y otros procedimientos

administrativos identificados en el inventario se encuentran registrados en 87
el SUIT
Si los trámites y otros procedimientos identificados en el inventario no

están registrados y su norma de creación es posterior al año 2005,
presente a Función Pública la solicitud de aprobación del trámite con la
82
Manifestación de Impacto Regulatorio
Registrar los trámites y otros procedimientos administrativos en el Sistema
Único de Información de Trámites (SUIT)
86
Actualizar los trámites en el SUIT en armonía con lo dispuesto en el

artículo 40 del Decreto - Ley 019 de 2012
86
Difundir información sobre la oferta institucional de trámites y otros

procedimientos en lenguaje claro y de forma permanente a los usuarios de 85
los trámites teniendo en cuenta la caracterización
Analizar los trámites con mayor frecuencia de solicitud o volumenes de

atención
68
Analizar los trámites con mayor tiempo de respuesta por parte de la

entidad
73
Identificar trámites que facilitan la implementación del Acuerdo de Paz 89
Identificar trámites que están relacionados con las metas de los Planes de
Desarrollo (nacionales o territoriales)
87
Identificar los trámites que estarán incluidos dentro de los Centros

Integrados de Servicio al Ciudadano
82
Identificar los trámites que hacen parte de la Ruta de la Excelencia o Mapa

de ruta que adelanta el Ministerio de Tecnologías de la Información y las 86
Comunicaciones - DNP y Función Pública
Identificar los trámites que están relacionados con los indicadores de

Doing Business
86
Identificar los trámites con mayor cantidad de quejas, reclamos y

denuncias de los ciudadanos
68
Identificar los trámites que requieren mayor atención en razón a su

complejidad, costos y afectación de la competitividad, de conformidad con 73
las encuestas aplicadas sobre percepción del servicio a los ciudadanos
Analizar e identificar los trámites de la entidad que fueron objeto de

observación por parte de las auditorías externas
89
Identificar los trámites de mayor tarifa para los usuarios 87
Consultar a la ciudadanía sobre cuáles son los trámites más engorrosos,

complejos, costosos, que afectan la competitividad, etc.
82
Identificar los trámites que generan mayores costos internos en su

ejecución para la entidad
86
Con base en el análisis de todas las variables anteriores priorice el
conjunto de trámites a racionalizar en la vigencia
86
Formular la estrategia de racionalización de trámites cumpliendo con los

parámetros establecidos por la política de racionalización de trámites
82
Registrar en el Sistema Único de Información de Trámites - SUIT la

estrategia de racionalización de trámites
86
Ajustar actos administrativos reglamentarios de trámites 86
Poner a consulta de la ciudadanía los actos administrativos que modifican

los trámites, siguiendo losl ineamientos del Decreto 270 de 2017
82
Expedir los actos administrativos que modifican trámites 86
Implementar mejoras en los procesos que soportan la entrega de

productos y/o servicios, teniendo en cuenta los recursos con los que
cuenta la entidada y los resultados de la conuslta ciudadana, los
86
asociados a los trámites y otros procedimientos administrativos
Ampliar cobertura y accesibilidad de los canales de servicio para la

prestación de los trámites
82
Implementar mejoras tecnológicas en la prestación del trámite 86
Garantizar accesibilidad y usabilidad de los trámites en línea 86
Implementar herramientas o mecanismos para compartir información entre

sistemas de información o entre entidades
82
Diligenciar datos de operación de los trámites y otros procedimientos en el

SUIT
86
Implementar mecanismos que permitan cuantificar los beneficios de la

racionalización hacia los usuarios, en términos de reducciones de costos, 86
tiempos, requisitos, interacciones con la entidad y desplazamientos
Medir y evaluar la disminución de tramitadores y/o terceros que se

benefician de los usuarios del trámite.
82
Medir y evaluar la disminución de las actuaciones de corrupción que se

puedan estar presentando.
86
Realizar campañas de difusión sobre los beneficios que obtienen los
usuarios con las mejoras realizadas al(os) trámite(s)
86
Realizar campañas de difusión y estrategias que busquen la apropiación

de las mejoras de los trámites en los servidores públicos de la entidad 82
responsables de su implementación
Realizar campañas de difusión y apropiación de las mejoras de los

trámites para los usuarios
86
86
L
OBSERVACIONES
INICIO
GRÁFICAS
RESULTADOS PO
1. Calificación total:
100
80 82
POLÍTICA D
60
40
20
0
POLÍTICA DE TRÁ
2. Calificación por componentes:
100
80 80.1 81.6
60
40
20
0
Portafolio de oferta Priorización participativ
institucional (trámites y otros Trámites a racionalizar
40
20
0
Portafolio de oferta Priorización participativ
institucional (trámites y otros Trámites a racionalizar
procedimientos
administrativos) ident...
3. Calificación por categorías:
Categorías del Co
Portafolio de oferta institucional (trámites y otros proced
100
80
75.0
60
40
20
0
Construir el inventario de trámites y Registrar y act
otros procedimientos administrativos procedimientos
SUIT
Categorías del C
Priorización participativa de
100
80 8
60
40
20
0
Identificar trámites de alto
40
20
0
Identificar trámites de alto
Categorías del Co
Estrategia de racionalización de trám
100
84.0 84.7
80
60
Formular la estrategia de Implementar acciones
racionalización de trámites racionalización norma
Categorías del Co
Resultados de la racionalización
100
85.2
80
60
Cuantificar el impacto de las acciones de
racionalización para divulgarlos a la ciudadanía
60
Cuantificar el impacto de las acciones de
racionalización para divulgarlos a la ciudadanía
RESULTADOS POLÍTICA DE TRÁMITES
Niveles Calificación
82
100 82
POLÍTICA DE TRÁMITES
84.4 84.9
Variable 81.6
Rangos Puntaje actual
Portafolio de 100 80.1
Priorización p 100 81.6
Estrategia de 100 84.4
Resultados de 100 84.9
Priorización participativa de Estrategia de racionalización Resultados de la

y otros Trámites a racionalizar de trámites formulada e racionalización cuantificados
Priorización participativa de Estrategia de racionalización Resultados de la
y otros Trámites a racionalizar de trámites formulada e racionalización cuantificados
implementada y difundidos
..
Categorías del Componente 1:

cional (trámites y otros procedimientos administrativos) identificado y difundido
Categorías Niveles Calificación

Construir el 100 85.3 75.0 85.0
Registrar y a 100 85.3
5.0
Difundir infor 100 85.0
de trámites y Registrar y actualizar trámites y otros Difundir información de oferta

administrativos procedimientos administrativos en el institucional de trámites y otros
SUIT
Categorías del Componente 2

Priorización participativa de Trámites a racionalizar
Acciones Niveles Calificación

Identificar tr 100 81.6
81.6
Identificar trámites de alto impacto y priorizar

Identificar trámites de alto impacto y priorizar

egia de racionalización de trámites formulada e implementada

Formular la e 100 84.0
Implementar a 100 84.7
Implementar a 100 84.0
Implementar a 100 85
84.7 84.0 84.7
a de Implementar acciones de Implementar acciones de Implementar acciones de

ámites racionalización normativas racionalización racionalización que
administrativas incorporen el uso de
tecnologías de la información
y las ...
esultados de la racionalización cuantificados y difundidos

Cuantificar e 100 85.2
Realizar camp 100 84.0
85.2
84.0
cto de las acciones de Realizar campañas de apropiación de las mejoras

a divulgarlos a la ciudadanía internas y externas
cto de las acciones de Realizar campañas de apropiación de las mejoras
a divulgarlos a la ciudadanía internas y externas
INICIO
COMPONENTES CATEGORÍAS
Construir el inventario de
trámites y otros
procedimientos
administrativos
institucional
(trámites y otros
procedimientos
administrativos)
identificado y
difundido
institucional
(trámites y otros
procedimientos
administrativos)
identificado y
difundido
trámites y otros
procedimientos
Difundir información de
oferta institucional de
trámites y otros
Priorización
participativa de Identificar trámites de alto
Trámites a impacto y priorizar
racionalizar
Formular la estrategia de
racionalización de
trámites
racionalización
normativas
Estrategia de
racionalización de
trámites formulada e
implementada
racionalización
administrativas
racionalización
administrativas
Cuantificar el impacto de
las acciones de
racionalización para
divulgarlos a la
ciudadanía
Resultados de la
racionalización
cuantificados y
difundidos
Realizar campañas de
apropiación de las
mejoras internas y
externas
PLAN DE ACC
ACTIVIDADES DE GESTIÓN PUNTAJE
Revisar información sobre misión, funciones, procesos

misionales, y sobre los productos que resultan de la
ejecución de los procesos y que están dirigidos a los
ciudadanos o grupos de valor de la entidad.
78
Identificar las dependencias responsables de la entrega de

dichos productos, la normativa asociada, los requisitos que
se solicitan a los usuarios para acceder, los puntos de
atención en donde se prestan al usuario y los horarios de
atención. 67
Revisar si los productos identificados corresponden a

trámites (verificar cumplimiento de las siguientes
carácterísticas): inician por la solicitud del usuario, tienen
soporte normativo, el solicitante ejerce un derecho o
cumple con una obligación y son oponibles o demandables
por el usuario. 68
Revisar si los productos identificados corresponden a

procedimientos administrativos (verificar el cumplimiento
de las siguientes carácterísticas): están asociados a un
trámite, su realización no es obigatoria para el usuario.
73
Revise la información que está cargada en el SUIT para
identificar si los trámites y otros procedimientos que se
encuentran registrados siguen siendo vigentes para la 89
entidad
Revisar si la totalidad de los tramites y otros

procedimientos administrativos identificados en el
inventario se encuentran registrados en el SUIT
87
Si los trámites y otros procedimientos identificados en el

inventario no están registrados y su norma de creación es
posterior al año 2005, presente a Función Pública la
solicitud de aprobación del trámite con la Manifestación de 82
Impacto Regulatorio
Registrar los trámites y otros procedimientos

administrativos en el Sistema Único de Información de
Trámites (SUIT)
86
Actualizar los trámites en el SUIT en armonía con lo

dispuesto en el artículo 40 del Decreto - Ley 019 de 2012
86
Difundir información sobre la oferta institucional de trámites

y otros procedimientos en lenguaje claro y de forma
permanente a los usuarios de los trámites teniendo en 85
cuenta la caracterización
Analizar los trámites con mayor frecuencia de solicitud o

volumenes de atención
68
Analizar los trámites con mayor tiempo de respuesta por

parte de la entidad
73
Identificar trámites que facilitan la implementación del
Acuerdo de Paz
89
Identificar trámites que están relacionados con las metas

de los Planes de Desarrollo (nacionales o territoriales)
87
Identificar los trámites que estarán incluidos dentro de los

Centros Integrados de Servicio al Ciudadano
82
Identificar los trámites que hacen parte de la Ruta de la

Excelencia o Mapa de ruta que adelanta el Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - 86
DNP y Función Pública
Identificar los trámites que están relacionados con los

indicadores de Doing Business
86
Identificar los trámites con mayor cantidad de quejas,

reclamos y denuncias de los ciudadanos
68
Identificar los trámites que requieren mayor atención en

razón a su complejidad, costos y afectación de la
competitividad, de conformidad con las encuestas 73
aplicadas sobre percepción del servicio a los ciudadanos
Analizar e identificar los trámites de la entidad que fueron

objeto de observación por parte de las auditorías externas
89
Identificar los trámites de mayor tarifa para los usuarios
87
Consultar a la ciudadanía sobre cuáles son los trámites
más engorrosos, complejos, costosos, que afectan la
competitividad, etc.
82
Identificar los trámites que generan mayores costos

internos en su ejecución para la entidad
86
Con base en el análisis de todas las variables anteriores

priorice el conjunto de trámites a racionalizar en la vigencia
86
Formular la estrategia de racionalización de trámites

cumpliendo con los parámetros establecidos por la política
de racionalización de trámites
82
Registrar en el Sistema Único de Información de Trámites -

SUIT la estrategia de racionalización de trámites
86
Ajustar actos administrativos reglamentarios de trámites
86
Poner a consulta de la ciudadanía los actos administrativos

que modifican los trámites, siguiendo losl ineamientos del
Decreto 270 de 2017 82
Expedir los actos administrativos que modifican trámites

86
Implementar mejoras en los procesos que soportan la

entrega de productos y/o servicios, teniendo en cuenta los
recursos con los que cuenta la entidada y los resultados de
la conuslta ciudadana, los asociados a los trámites y otros 86
procedimientos administrativos
Ampliar cobertura y accesibilidad de los canales de

servicio para la prestación de los trámites
82
Implementar mejoras tecnológicas en la prestación del
trámite
86
Garantizar accesibilidad y usabilidad de los trámites en

línea
86
Implementar herramientas o mecanismos para compartir

información entre sistemas de información o entre
entidades 82
Diligenciar datos de operación de los trámites y otros

procedimientos en el SUIT 86
Implementar mecanismos que permitan cuantificar los

beneficios de la racionalización hacia los usuarios, en
términos de reducciones de costos, tiempos, requisitos, 86
interacciones con la entidad y desplazamientos
Medir y evaluar la disminución de tramitadores y/o terceros

que se benefician de los usuarios del trámite.
82
Medir y evaluar la disminución de las actuaciones de

corrupción que se puedan estar presentando.
86
Realizar campañas de difusión sobre los beneficios que

obtienen los usuarios con las mejoras realizadas al(os)
trámite(s) 86
Realizar campañas de difusión y estrategias que busquen

la apropiación de las mejoras de los trámites en los
servidores públicos de la entidad responsables de su
implementación
82
Realizar campañas de difusión y apropiación de las

mejoras de los trámites para los usuarios
86
PLAN DE ACCIÓN POLÍTICA DE TRÁMITES
GUÍAS Y NORMAS TÉCNICAS NORMATIVIDAD
Guía metodológica para la racionalización de Decreto - ley 19 de 2012.

trámites
Guía de usuario Sistema Único de Información de

Trámites SUIT 3 -Conceptos básicos
(http://www.suit.gov.co/documents/10179/466473/
Conceptos+B%C3%A1sicos/da270d91-b793-
4e79-9cdd-730af27a2cd0)
Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública

trámites
Ley 962 de 2005 (Artículo 8)
Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública
Decreto 124 de 2016 (Plan
Anticorrupción)

trámites
4e79-9cdd-730af27a2cd0)

trámites
4e79-9cdd-730af27a2cd0)
Guía metodológica para la racionalización de Decreto - ley 19 de 2012. (Artículo 40)
trámites
Guía de usuario Sistema Único de Información de Decreto - ley 19 de 2012. (Artículo 40)
Trámites SUIT 3
(http://www.suit.gov.co/documents/10179/11887/7 Ley 962 de 2005 (Artículo 6)
+GU%C3%8DA+SUIT+2015+VII+-+Racionalizaci
%C3%B3n++v2.pdf/892de701-6208-4580-9cc2-
1536cf2f0b67)
Decreto - ley 19 de 2012. (Articulo 39)
Trámites SUIT 3
(http://www.suit.gov.co/documents/10179/11887/7 Ley 962 de 2005 (Artículo 6)
%C3%B3n++v2.pdf/892de701-6208-4580-9cc2- Ley 1712 de 2014 (Art. 11, numeral b)
1536cf2f0b67)
Trámites SUIT 3 - Inventarios
(http://www.suit.gov.co/documents/10179/466473/ Ley 962 de 2005
Gu%C3%ADa+ventarios/1bf8920f-eaa9-49e3-
9200-c8b4eb9efc56)
Guía de usuario Sistema Único de Información de Decreto - ley 19 de 2012. (Articulo 38 y

Trámites SUIT 3 - Formato Integrado 40)
Gu%C3%ADa-Formato+Integrado-FI/2150b5b9- Ley 962 de 2005
58b8-45af-b6fa-7588746ac609)
Guía de lenguaje claro para servidores públicos de Ley 1712- ley
de 2014
Guía metodológica para la racionalización de Decreto 19 de(Art.
2012.11,(Articulo
numeral38)
b)
Colombia, DNP y PNSC
trámites
http://www.portaltributariodecolombia.com/wp-
Ley 962 de 2005
content/uploads/2015/07/portaltributariodecolombi
a_guia-de-lenguaje-claro-para-servidores-
Trámites SUIT 3 - racionalización
publicos.pdf
(http://www.suit.gov.co/documents/10179/11887/7
%C3%B3n++v2.pdf/892de701-6208-4580-9cc2-
1536cf2f0b67)
Guía metodológica para la racionalización de Decreto - ley 19 de 2012. (Artículo 38)

trámites
Ley 962 de 2005
%C3%B3n++v2.pdf/892de701-6208-4580-9cc2-
1536cf2f0b67)
trámites
Ley 962 de 2005
Guía metodológica para la racionalización de
%C3%B3n++v2.pdf/892de701-6208-4580-9cc2- Decreto - ley 19 de 2012.
trámites
1536cf2f0b67)
Ley 962 de 2005
trámites
1536cf2f0b67)
Decreto 124 de 2016
Trámites SUIT 3 - racionalización Ley 962 de 2005
%C3%B3n++v2.pdf/892de701-6208-4580-9cc2-
1536cf2f0b67)
trámites
Decreto 124 de 2016
trámites
%C3%B3n++v2.pdf/892de701-6208-4580-9cc2-
1536cf2f0b67) Decreto 124 de 2016
%C3%B3n++v2.pdf/892de701-6208-4580-9cc2-
trámites
1536cf2f0b67)
Decreto 124 de 2016
%C3%B3n++v2.pdf/892de701-6208-4580-9cc2-
Guía metodológica para la racionalización de Decreto - ley 19 de 2012. (Articulo 6)
1536cf2f0b67)
trámites
Decreto 124 de 2016
+GU%C3%8DA+SUIT+2015+VII+-+Racionalizaci Decreto - ley 19 de 2012.
trámites
%C3%B3n++v2.pdf/892de701-6208-4580-9cc2-
1536cf2f0b67) Ley 1474 de 2011 (Art. 86)
trámites
+GU%C3%8DA+SUIT+2015+VII+-+Racionalizaci Decreto 124 de 2016
%C3%B3n++v2.pdf/892de701-6208-4580-9cc2-
1536cf2f0b67)
%C3%B3n++v2.pdf/892de701-6208-4580-9cc2-
1536cf2f0b67)
Guía metodológica para la racionalización de Decreto - ley 19 de 2012. (artículo 6)
trámites
Ley 1757 de 2015
%C3%B3n++v2.pdf/892de701-6208-4580-9cc2- Decreto - ley 19 de 2012. (Articulo 5)
trámites
1536cf2f0b67)
Decreto 124 de 2016
trámites
1536cf2f0b67)
Decreto 124 de 2016
Guía metodológica para la racionalización de Ley 962 -de
Decreto ley2005
19 de 2012. (artículo 38)
trámites
+GU%C3%8DA+SUIT+2015+VII+-+Racionalizaci Ley 962 de 2005
%C3%B3n++v2.pdf/892de701-6208-4580-9cc2-
1536cf2f0b67) Ley 1474 de 2011 (Art. 73)
Trámites SUIT 3 - Gestión de
racionalización(http://www.suit.gov.co/documents/1 Ley 962 de 2005 (artículo 1)
0179/11887/7+GU%C3%8DA+SUIT+2015+VII+-
+Racionalizaci%C3%B3n++v2.pdf/892de701-
6208-4580-9cc2-1536cf2f0b67)
Decreto - ley 19 de 2012.
Decreto 1081 de 2015 (art ARTÍCULO

2.1.2.1.11)
Decreto 270 de 2017

trámites Ley 962 de 2005
ARTÍCULO 2.1.2.1.11.

trámites Ley 962 de 2005
Ley 1474 de 2011 (Art. 73)
Decreto 270 de 2017
Decreto 124 de 2016
Decreto 1166 de 2016
Norma Técnica Accesibilidad al Medio Físico NTC Decreto - ley 19 de 2012.

6047 Ley 962 de 2005
Ley 1474 de 2011 (Art. 73)
Decreto 124 de 2016
Ley 1474 de 2011 (Art. 73)Decreto 1166
de 2016
Norma Técnica Accesibilidad Páginas Web NTC Decreto - ley 19 de 2012.

5854 Decreto 124 de 2016

Decreto 124 de 2016
Trámites SUIT 3 - Datos de operación
Gu%C3%ADa-Racionalizaci%C3%B3n/97648a69-
Guía para la construcción de indicadores de
b122-4f23-bed0-fc98e203ee76) Decreto - ley 19 de 2012.
gestión
http://www.funcionpublica.gov.co/documents/4185
37/506911/1595.pdf/6c897f03-9b26-4e10-85a7-
789c9e54f5a3

Decreto 124 de 2016
Ley 962 de 2005
Guía de Lenguaje Claro - DNP / 2015 Decreto - ley 19 de 2012. (artículo 5)

(https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Programa
%20Nacional%20del%20Servicio%20al
%20Ciudadano/GUIA%20DEL%20LENGUAJE
%20CLARO.pdf)
Guía
Guíasmetodológica para la racionalización
para la implementación de la Ley dede Decreto - ley 19 de 2012. (artículo 38)
trámites
Transparencia
(http://www.secretariatransparencia.gov.co/Pagina
Guía de Lenguaje Claro - DNP / 2015
s/guia-implementacion-ley-transparencia.aspx)
%20CLARO.pdf)
Guía de Lenguaje Claro - DNP / 2015 Decreto - ley 19 de 2012. (Artículo 38)
%20CLARO.pdf)
Guías para la implementación de la Ley de

Transparencia
(http://www.secretariatransparencia.gov.co/Pagina
s/guia-implementacion-ley-transparencia.aspx)
INICIO
A DE TRÁMITES
DISEÑE ALTERNATIVAS DE
OTROS
MEJORA
Protocolo para la identificación de riesgos
corrupción asociados a la prestación de
trámites y servicios
http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/pr
otocolo_corrupcion

otocolo_corrupcion
Ruta de la Excelencia
http://www.rutadelaexcelencia.gov.co/634/
w3-channel.html
Doing Business Colombia

http://www.doingbusiness.org/data/explore
economies/colombia

otocolo_corrupcion

otocolo_corrupcion

otocolo_corrupcion
Estrategias para la construcción del Plan
Anticorrupción y de atención al Ciudadano.
Versión 2.
(http://www.funcionpublica.gov.co/documen
ts/418537/616038/Estrategias+para+la+ant
icorrupci%C3%B3n+del+Plan+Anticorrupci
%C3%B3n+y+de+atenci
%C3%B3n+al+ciudadano.pdf/7ea56bcc-
82b1-49eb-b71a-8215964d32cc)
Cómo planear el componente de

racionalización de trámites
http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/ra
cionalizacion2017
Niveles de madurez de la participación

ciudadana: consulta
http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/niv
eles_participacion
Estrategias para la construcción del Plan

Anticorrupción y de atención al Ciudadano.
Versión 2.
(http://www.funcionpublica.gov.co/documen
ts/418537/616038/Estrategias+para+la+ant
icorrupci%C3%B3n+del+Plan+Anticorrupci
%C3%B3n+y+de+atenci
%C3%B3n+al+ciudadano.pdf/7ea56bcc-
82b1-49eb-b71a-8215964d32cc)
Manual de Gobierno en línea
Marco de Referencia de Arquitectura

Empresarial de MinTIC
http://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/
w3-propertyvalue-8114.html
Marco de Referencia de Arquitectura

Empresarial de MinTIC
http://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/
w3-propertyvalue-8114.html

de corrupción asociados a la prestación de
otocolo_corrupcion

de corrupción asociados a la prestación de
otocolo_corrupcion
MEJORAS A IMPLEMENTAR
EVALUACIÓN DE LA EFICACIA DE
(INCLUIR PLAZO DE LA
LAS ACCIONES IMPLEMENTADAS
IMPLEMENTACIÓN)

3 5 Tramites

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AUTODIAGNÓSTICO DE G

A continuación, se explica en detalle como se debe diligenciar.

Está compuesto por las siguientes columnas:

Para la calificación, se estableció una escala de 5 niveles así:

Puntaje Nivel Color

Para ello, el cuadro está dividido en 2 secciones:

- Guías normas y técnicas

- Diseñar alternativas de mejora

lumna de Puntaje (resaltada en azúl). La de observaciones de manera opcional si lo considera necesario.

ategorías es muy grande, se dividieron en varias gráficas.

n y documentos de consulta que pueden ser útiles y deben ser de conocimiento

ntes y la calificación total se generan

mejora, para lo cual es

ntra actualmente y cuantos le faltan

centrar su prioridad al momento de

COMPONENTES CALIFICACIÓN CATEGORÍA CALIFICACIÓN

Revisar información sobre misión, funciones, procesos misionales, y sobre

Identificar las dependencias responsables de la entrega de dichos

Revisar si los productos identificados corresponden a trámites (verificar

Revisar si los productos identificados corresponden a procedimientos

Revise la información que está cargada en el SUIT para identificar si los

Revisar si la totalidad de los tramites y otros procedimientos

Si los trámites y otros procedimientos identificados en el inventario no

Actualizar los trámites en el SUIT en armonía con lo dispuesto en el

Difundir información sobre la oferta institucional de trámites y otros

Analizar los trámites con mayor frecuencia de solicitud o volumenes de

Analizar los trámites con mayor tiempo de respuesta por parte de la

Identificar trámites que facilitan la implementación del Acuerdo de Paz 89

Identificar los trámites que estarán incluidos dentro de los Centros

Identificar los trámites que hacen parte de la Ruta de la Excelencia o Mapa

Identificar los trámites que están relacionados con los indicadores de

Identificar los trámites con mayor cantidad de quejas, reclamos y

Identificar los trámites que requieren mayor atención en razón a su

Analizar e identificar los trámites de la entidad que fueron objeto de

Identificar los trámites de mayor tarifa para los usuarios 87

Consultar a la ciudadanía sobre cuáles son los trámites más engorrosos,

Identificar los trámites que generan mayores costos internos en su

Formular la estrategia de racionalización de trámites cumpliendo con los

Registrar en el Sistema Único de Información de Trámites - SUIT la

Ajustar actos administrativos reglamentarios de trámites 86

Poner a consulta de la ciudadanía los actos administrativos que modifican

Expedir los actos administrativos que modifican trámites 86

Implementar mejoras en los procesos que soportan la entrega de

Ampliar cobertura y accesibilidad de los canales de servicio para la

Implementar mejoras tecnológicas en la prestación del trámite 86

Garantizar accesibilidad y usabilidad de los trámites en línea 86

Implementar herramientas o mecanismos para compartir información entre

Diligenciar datos de operación de los trámites y otros procedimientos en el

Implementar mecanismos que permitan cuantificar los beneficios de la

Medir y evaluar la disminución de tramitadores y/o terceros que se

Medir y evaluar la disminución de las actuaciones de corrupción que se

Realizar campañas de difusión y estrategias que busquen la apropiación

Realizar campañas de difusión y apropiación de las mejoras de los

2. Calificación por componentes:

3. Calificación por categorías:

Priorización participativa de Estrategia de racionalización Resultados de la

Categorías del Componente 1:

Categorías Niveles Calificación

de trámites y Registrar y actualizar trámites y otros Difundir información de oferta

Categorías del Componente 2

Acciones Niveles Calificación

Identificar trámites de alto impacto y priorizar

Categorías del Componente 3: