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CURSO
Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 2
Elaborar, organizar e controlar

documentos da organização
AULA 2
Métodos e técnicas
de arquivamento
e protocolo
CURSO DE QUALIFICAÇÃO PROFISSIONAL - Eixo Gestão e Negócios
Assistente Administrativo
Elaborar, organizar e controlar

documentos da organização
AULA 2
Métodos e técnicas
de arquivamento
e protocolo
CRÉDITOS
Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial – Senac/SC

Departamento Regional em Santa Catarina
FECOMÉRCIO
Presidente
Bruno Breithaupt
Diretor Regional
Rudney Raulino
Diretoria de Educação Profissional

Ivan Luiz Ecco
Diretoria do Centro de Educação Profissional – Senac EAD

Anderson Redinha Malgueiro
Conteudista
Rafael Rodrigues de Souza
Coordenação Técnica
Setor de Educação a Distância
Coordenação Editorial e Desenvolvimento

Equipe do Setor de Produção – Senac EAD
SUMÁRIO
AULA 2 - MÉTODOS E TÉCNICAS DE ARQUIVAMENTO E PROTOCOLO ..................... 05

CONTEXTUALIZANDO ........................................................................................ 05
1 ARQUIVO ............................................................................................................ 06
1.1 TIPOS DE ARQUIVO .................................................................................... 08
1.2 TABELA DE TEMPORALIDADE .................................................................. 08
2 MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO ................................................................... 10
2.1 MÉTODO ALFABÉTICO ............................................................................... 10
2.2 MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES ................................................................ 16
2.3 MÉTODO IDEOGRÁFICO ............................................................................ 17
2.4 MÉTODO GEOGRÁFICO ............................................................................. 17
3 CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS ........................................................... 18
4 ARQUIVOS ELETRÔNICOS X ARQUIVOS FÍSICOS .................................... 21
5 PROTOCOLO ..................................................................................................... 23
5.1 PROTOCOLO DE RECEBIMENTO ............................................................. 23
5.2 CLASSIFICAÇÃO E REGISTRO .................................................................. 24
5.3 EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO ...................................................................... 24
CONSIDERAÇÕES ................................................................................................ 25
REFERÊNCIAS ........................................................................................................... 26
UNIDADE CURRICULAR 2: Elaborar, organizar e controlar documentos da organização
AULA 2
MÉTODOS E TÉCNICAS DE ARQUIVAMENTO E PROTOCOLO
CONTEXTUALIZANDO
Na aula anterior, estudamos o quanto é importante dominar a escrita para comunicar-se
de forma eficiente no ambiente profissional. Esse domínio também se mostra
essencial para uma de suas tarefas como assistente administrativo – elaborar e
atualizar documentos administrativos e comerciais. Para isso, as normas da língua
padrão são essenciais, assim como os procedimentos adotados pela organização.
Nesta aula, daremos continuidade aos estudos da Unidade Curricular Elaborar,

organizar e controlar documentos da organização, agora com foco na organização
e no controle do fluxo de documentos, sejam eles físicos ou digitais. Primeiramente,
é importante saber que, com o desenvolvimento e a evolução da escrita – e também
das relações sociais e profissionais – foi possível compreender, de forma mais
concreta, quão valiosa é a informação e, consequentemente, o valor que os
documentos possuem.
A partir dessa constatação é que se iniciou o trabalho de agrupar documentos,

sistematizando os mais diversos segmentos cotidianos da economia, política,
sociedade e também das empresas. Foi nesse contexto que surgiram os arquivos,
que possuem a responsabilidade de conservar os documentos, fazendo com que
a legalidade dos patrimônios das instituições possa ser assegurada.
A gestão de documentos é assegurada pela Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991,

que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados:
Considera-se gestão de documentos o conjunto de proce-

dimentos e operações técnicas referentes à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente
e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento
para guarda permanente.
Dado o fato de que uma de suas atribuições será organizar documentos físicos e
digitais de acordo com as técnicas de arquivamento e protocolo, e também controlar
o fluxo de documentos físicos e digitais, nesta Aula 2 estudaremos os métodos e as
técnicas de arquivo e protocolo, priorizando também alguns valores e atitudes que
são indispensáveis nessa aprendizagem, como, por exemplo, a responsabilidade e o
sigilo no tratamento de informações, sejam elas da organização, dos colaboradores
ou de fornecedores e clientes.
05 06
1 ARQUIVO
Arquivo é um conjunto de documentos recebidos, expedidos e/ou coletados pela
organização, guardados de forma segura, ordenada, de modo a permitir e facilitar
as consultas que se fizerem necessárias. Além disso, também pode ser considerado
arquivo o local físico da guarda desses documentos. A organização e gestão de
arquivos visam atingir os seguintes objetivos:
• Tornar possível a produção, o gerenciamento, o controle

e a manutenção dos documentos, de maneira que torne o
processo eficiente e econômico.
• Tornar viável a recuperação de dados e, consequentemente,
de informações relevantes, através de um sistema tecnológico
moderno e que ofereça facilidade aos usuários no momento
de localizar os arquivos com rapidez e precisão.
Ao lidar com arquivos e documentos, é preciso ter como lema a organização do

ambiente de trabalho, pois é isso que lhe permitirá aplicar métodos de arquivamento
e saber o material que precisa para a organização.
Um arquivo pode ser armazenado física ou

eletronicamente. Para arquivar documentos
fisicamente, há sistemas específicos com
gavetas especiais, adaptadas para arquivarem
as fichas. Essas fichas são colocadas na
posição vertical, uma atrás da outra, numa
ordem preestabelecida, constando, em cada
uma delas, as informações desejadas. Se o
arquivamento for relativo ao setor de Recursos Humanos, por exemplo, os dados
podem ser o nome do funcionário, departamento ou setor ao qual pertence, e outros
dados de interesse da organização.
Para arquivar documentos, também é possível utilizar, além das fichas, as pastas
e a microfilmagem.
06 06
Pastas
As pastas servem para classificar, guardar, proteger e reunir a documentação no

arquivo. Nelas, há uma dobra chamada lombo.
Analise os exemplos de pastas e sua descrição nas Figuras 1, 2 e 3.

Figura 1 - Pasta com lombo normal Figura 2 - Pasta com lombo sanfonado Figura 3 - Pasta com projeção
As pastas de lombo normal As pastas de lombo sanfonado As pastas de projeção

possuem uma única dobra, possuem várias dobras paralelas, possuem uma saliência na
o que limita sua capacidade formando uma espécie de sanfona, parte superior, destinada à
de guardar documentos. o que possibilita acomodar maior identificação dos documentos
volume de documentos. que serão arquivados.
Microfilmagem
Outra forma de arquivamento de documentos é por meio da microfilmagem.

A microfilmagem é a reprodução de qualquer imagem ou documento que requeira
grandes espaços, mas que, por meio desse processo, poderá ser guardado em
espaços reduzidos. A técnica de microfilmagem é comumente usada quando os
documentos devem ser conservados por um período mínimo de sete anos.
A utilização da microfilmagem requer, fundamentalmente, o uso de máquina de

microfilmagem e de um leitor de microfichas.
`` Máquina de microfilmagem: Realiza o processo de fotografar os documentos
originais gerando uma microficha.
`` Leitor de microfichas: Equipamento que amplia a imagem e exibe em uma tela.
Além dos tipos de pastas para o arquivamento físico, também há o arquivamento

eletrônico, cada vez mais utilizado nas organizações por possibilitarem maior
rapidez na localização dos documentos, ajudarem em problemas como sumiço e
deterioração dos papéis e reduzirem os custos, já que a microfilmagem, por exemplo,
não é um processo barato.
A organização na qual você trabalhar ou venha a trabalhar também poderá usar, para
arquivar seus documentos, as planilhas eletrônicas. As planilhas eletrônicas são
muito utilizadas, em razão de que o aplicativo que gera essas planilhas possibilita
a criação de banco de dados para consultas, alterações, inserções e exclusões.
Estudaremos mais sobre como utilizar planilhas e outros softwares informatizados
ainda nesta Unidade Curricular.
Além das planilhas eletrônicas, também há programas informatizados, munidos

de banco de dados, que são ótimas opções para o armazenamento de informações.
07 06
1.1 TIPOS DE ARQUIVO

Além de saber como organizar um arquivo, também é fundamental que o Assistente
Administrativo conheça os tipos de arquivo, que são classificados de acordo
com o tempo de arquivamento e a frequência de consulta. Assim, um documento
pouco consultado pode pertencer ao arquivo intermediário, enquanto um muito
utilizado deve figurar no arquivo ativo. O Quadro 1 apresenta os tipos de arquivos
e suas definições.
Quadro 1 - Tipos de arquivos
Arquivo Descrição
Setor responsável pela ordenação, classificação, guarda e conservação de

Arquivo ativo
documentos semiativos da organização, por um determinado período de tempo.
(ou central)
Na empresa, seria aquele arquivo de fácil acesso que objetiva imediata localização.
Localizado em cada setor, esse tipo de arquivo recebe a documentação

Arquivo intermediário
recém‑produzida (emitida ou recebida). Essa documentação é conservada neste
(ou setorial)
arquivo para eventuais consultas.
Contém documentos esporadicamente consultados. Nesse caso, são utilizadas

Arquivo permanente caixas de papelão nas prateleiras. Geralmente localizada em local seguro,
(ou inativo) acomodam arquivos com documentação antiga que devem ser arquivados
permanentemente, como, por exemplo, uma portaria ou legislação.
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
Você sabia que, antigamente, chamavam o arquivo inativo de “arquivo morto”?
Também vale considerar que, dependendo do “tempo de vida” de cada documento,

ele poderá ser transferido de setor. Essa remoção é referente ao tempo de permanência
da documentação em arquivo, obedecendo aos prazos legais, fiscais e administrativos.
Assim, um documento do arquivo ativo ou intermediário poderá passar para o arquivo
inativo ou, se não possuir mais utilidade e já tiver expirado seu “prazo de validade”,
poderá ser excluído. É com base nesses prazos que a Tabela de Temporalidade é
confeccionada. Estudaremos sobre a Tabela de Temporalidade a seguir.
1.2 TABELA DE TEMPORALIDADE

Para saber o tempo de “vida útil” de cada documento, é necessário conhecer a
Tabela de Temporalidade, a qual é um instrumento que serve de consulta para
destinar os documentos adequadamente. Em outras palavras, essa tabela traz
orientações sobre como registrar, esquematicamente, o ciclo de vida documental
de uma organização, bem como dos respectivos estágios de arquivamento.
Elaborada após a análise da documentação, a Tabela de Temporalidade determina

o prazo de manutenção dos documentos no arquivo corrente, sua transferência ao
arquivo intermediário, além dos critérios para microfilmagem/digitalização, eliminação
ou recolhimento ao arquivo permanente.
08 06
Com base nas orientações do Conselho Nacional

Conselho Nacional de Arquivos é um
de Arquivos (CONARQ), documentos como as órgão colegiado, vinculado ao Arquivo
correspondências deverão ser guardadas por Nacional do Ministério da Justiça e
um prazo de quatro anos, incluindo-se ofícios, que funciona como um órgão central
de um Sistema Nacional de Arquivos,
cartas, requerimentos, moções ou votos e exercendo orientação de arquivo.
abaixo-assinados.
Circulares, avisos, comunicados, memorandos e comunicações têm o prazo de

guarda de dois anos.
Muitas organizações definem sua própria Tabela de Temporalidade determinando o

prazo de permanência de um documento no arquivo e o seu destino após esse prazo.
Além do que vimos até aqui, também é necessário escolher a forma como os
documentos devem ser arquivados (por ordem alfabética ou numérica, por exemplo).
Para isso, você deve adotar um dos métodos de arquivamento, que estudaremos
a seguir.
09 06
2 MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Para arquivar documentos, o Assistente Administrativo deve conhecer os métodos
de arquivamento, adaptando-se a um deles com base nas características dos
documentos e identificando o aspecto pelo qual o documento é mais frequentemente
consultado (se a busca é feita pela data de elaboração do documento, por exemplo).
Os métodos mais usados de arquivamento são:
`` Método alfabético;
`` Método numérico;
`` Método ideográfico;
`` Método geográfico.
Vamos ao estudo de cada método de arquivamento.
2.1 MÉTODO ALFABÉTICO

Consiste em agrupar os documentos em rigorosa ordem alfabética, por nome ou
por assunto. Considera-se palavra por palavra, letra por letra, até o final do nome.
Em relação à organização desses dados, pode ser feita considerando-se a primeira

letra do primeiro nome (sem inversão do nome) ou a primeira letra do último sobrenome
(nesse caso, haverá inversão do nome).
Os nomes ordenados sem inversão, ou seja, de acordo com a primeira letra, serão
organizados conforme apresenta o Quadro 2.
Quadro 2 - Ordem dos nomes sem inversão
Nomes Iniciais Ordenação
Marcelo M Ana Maria (A)
Lucas L Daniele (D)
Ana Maria A Lucas (L)
Daniele D Marcelo (M)
Também é possível inverter a ordem dos nomes, considerando, na ordem alfabética,

o último sobrenome. Assim, o último sobrenome passa a ser o primeiro, seguido de
vírgula e dos demais componentes do nome na ordem direta, conforme apresenta
o Quadro 3.
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Quadro 3 - Ordem dos nomes com inversão
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3 ª unidade Ordenação
João Oliviski Oliviski, João Mendes, Pedro Paulo
João Oliveira Oliveira, João Oliveira, João
Pedro Paulo Mendes Mendes, Pedro Paulo Oliviski, João
Regras para Arquivamento Alfabético de Nomes de Pessoas
Considerando que há muitos nomes compostos por vocábulos como “de, da, das,
do, dos, e” ou nomes cuja composição contém um hífen, por exemplo, existem
algumas regras especiais para o método de arquivamento alfabético. Vamos ao
estudo dessas regras.
1ª regra
As partículas com inicial minúscula que aparecem entre os nomes e/ou sobrenomes
não devem ser levadas em conta na ordenação alfabética. É o caso de “e”, “de”,
“da”, “das”, “do”, “dos”. O Quadro 4 apresenta a ordem de nomes que contêm
vocábulos como “de”, “e” ou “dos”.
Quadro 4 - Ordem de nomes que contêm vocábulos como “de”, “e” ou “dos”
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
Maria de Souza Souza, Maria de Santos, Débora dos
Rafael de Andrade e Silva Silva, Rafael de Andrade e Silva, Rafael de Andrade e
Débora dos Santos Santos, Débora dos Souza, Maria de
2ª regra
As partículas que contêm inicial maiúscula, quando aparecerem antes do último

sobrenome, acompanham-no para a frente na inversão, conforme apresenta o
Quadro 5.
Quadro 5 - Ordem de nomes que contêm partículas com inicial maiúscula
Carla Van Portal Van Portal, Carla D´Andrade, Cármen
Cármen D´Andrade D’Andrade, Cármen La Fonte, Rui Carlos
Rui Carlos La Fonte La Fonte, Rui Carlos Van Portal, Carla

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3ª regra
Quando um sobrenome é formado por um substantivo

Substantivo é palavra que dá nome
e um adjetivo, ambos formam uma única unidade
aos seres.
de arquivamento e não podem ser separados.
Adjetivo é palavra que dá qualidade
Na inversão, os dois vão para frente, conforme ou indica o estado dos seres.
apresenta o Quadro 6.
Quadro 6 - Ordem de nomes cujo sobrenome é composto por substantivo e adjetivo
Leonel Fontes Claras Fontes Claras, Leonel Casa Grande, Miguel
Miguel Casa Grande Casa Grande, Miguel Fontes Claras, Leonel
Pedro Paulo Fontes Claras Fontes Claras, Pedro Paulo Fontes Claras, Pedro Paulo
4ª regra
Sobrenomes ligados por hífen pertencem a uma única unidade de arquivamento

e não devem ser separados. Trata-se de um único sobrenome. Veja exemplos no
Quadro 7.
Quadro 7 - Ordem de nomes cujo sobrenome é composto por hífen
Pedro Luis Silva-Lima Silva-Lima, Pedro Luis Moreira-Peixoto, Gabriela
Gabriela Moreira-Peixoto Moreira-Peixoto, Gabriela Silva-Lima, Pedro Luis
5ª regra
Quando um nome completo (nome + sobrenome) vier acompanhado de um título

(sargento ou padre, por exemplo), o processo de inversão e ordenação ocorre
normalmente, ficando o título por último, entre parênteses, conforme apresenta o
Quadro 8.
Quadro 8 - Ordem de nomes que vêm acompanhados de um título
Padre Carlos Morais Morais, Carlos (Padre) Dutra, João Paulo (Tenente)
Tenente João Paulo Dutra Dutra, João Paulo (Tenente) Morais, Carlos (Padre)
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6ª regra
Quando um nome incompleto (sem sobrenome, por exemplo) vier acompanhado de

um título, cada palavra é uma unidade de arquivamento. Veja exemplos no Quadro 9.
Quadro 9 - Ordem de nomes incompletos e acompanhados de um título
Cardeal Albano Cardeal Albano Cardeal Albano
Padre Mário Padre Mário Padre Mário
7ª regra
Palavras que indicam grau de parentesco (Filho, Neto, etc.) pertencem à mesma
unidade de arquivamento do último sobrenome, devendo acompanhá-lo na inversão,
conforme apresenta o Quadro 10.
Quadro 10 - Ordem de nomes que contêm palavras que indicam grau de parentesco
Leandro Dias Neto Dias Neto, Leandro Dantas Sobrinho, Roberto
Roberto Dantas Sobrinho Dantas Sobrinho, Roberto Dias Neto, Leandro
Ana Carla Ferreira Filha Ferreira Filha, Ana Carla Ferreira Filha, Ana Carla
8ª regra
Quando aparecem as palavras “Santo”, “San”, “Saint” e equivalentes, elas não se

separam do sobrenome. Conheça exemplos no Quadro 11.
Quadro 11 - Ordem de nomes que contêm as palavras “Santo”, “San”, “Saint”
Gustavo Saint German Saint German, Gustavo Saint German, Gustavo
Edite São Marcos São Marcos, Edite São Marcos, Edite
13 06
9ª regra
Nomes orientais, a exemplo de japoneses, chineses e árabes, pouco conhecidos

entre nós, são arquivados na forma direta, sem inversão. Conheça exemplos no
Quadro 12.
Quadro 12 - Ordem de nomes orientais, pouco conhecidos entre nós
Nome Ordenação
Teng Sião Ping Rachid Rached
Rachid Rached Teng Sião Ping
Além da forma de organizar os arquivos em ordem alfabética levando em consideração

o nome das pessoas, também há regras para o método alfabético referente ao nome
de organizações, empresas, entidades, sociedades, associações e repartições.
A regra geral, nesse caso, é que esses nomes sejam classificados da forma como
são escritos, ou seja, não sofrem inversão, conforme apresenta o Quadro 13.
Quadro 13 - Ordem de nomes de organizações
Empresa Ordenação
Panificadora Pão e Vinho Casas Albuquerque
Casas Albuquerque Panificadora Pão e Vinho
Regras para Arquivamento Alfabético de Nomes de Empresas
Assim como no caso do nome de pessoas, também há regras especiais para

organizar o nome de empresas. Vamos ao estudo dessas regras.
1ª regra
Os artigos (o, a, os, as, um, uns, uma, umas) que aparecem na frente do nome
das empresas não devem ser levados em conta na ordenação. Eles ficam entre
parênteses, e a classificação será feita de acordo com a primeira letra da primeira
palavra principal, conforme apresenta o Quadro 14.
Quadro 14 - Ordem de empresas que possuem artigos em seu nome
Nome Ordenação
Um Sonho de Perfume (O) Perfumista
O Perfumista (Um) Sonho de Perfume
14 06
2ª Regra
Para empresas que possuem filiais, leva-se em conta a localização geográfica.

Analise exemplos no Quadro 15.
Quadro 15 - Ordem de empresas que possuem filiais
Nome Ordenação
Supermercado Mig – Centro Supermercado Mig – Centro
Supermercado Mig – Vila Ivete Supermercado Mig – Rio Negro
Supermercado Mig – Rio Negro Supermercado Mig – Vila Ivete
3ª regra
Os pequenos vocábulos ou conectivos que aparecem no meio dos nomes (de, do,

da, por exemplo) não devem ser levados em conta na ordenação alfabética, conforme
Quadro 16 - Ordem de empresas que possuem pequenos vocábulos no nome
Nome Ordenação
Banco do Estado do Paraná Banco do Estado do Pará
Banco do Estado de Santa Catarina Banco do Estado do Paraná
Banco do Estado de Sergipe Banco do Estado de Santa Catarina
Banco do Estado do Pará Banco do Estado de Sergipe
4ª regra
Quando o primeiro nome de uma organização ou empresa for um numeral arábico

ou romano, deve ser escrito normalmente, mas a ordenação será conforme a sua
escrita por extenso, conforme apresenta o Quadro 17.
Quadro 17 - Ordem de empresas cujo primeiro nome é um numeral
Nome Ordenação
12 Loterias (doze loterias) 10 lanches amigos
2 irmãos automóveis (dois irmãos automóveis) 2 irmãos automóveis
10 lanches amigos (dez lanches amigos) 12 loterias
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5ª regra
As siglas ou abreviaturas que indicam o tipo da organização devem ser levadas em

consideração, conforme a sua escrita por extenso, na hora de ordenar o arquivo.
Analise exemplos no Quadro 18.
Quadro 18 - Ordem de empresas cujo primeiro nome é uma sigla ou abreviatura
Nome Ordenação
Com. De Pneus São Carlos (Comércio) Com. De Pneus São Carlos
Cia. Brasileira de Madeiras (Companhia) Cia. Brasileira de Madeiras
Agora que você estudou o método alfabético de arquivamento, estudará o método

numérico simples de organizar o arquivo.
2.2 MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES

No método numérico simples, é atribuído um número para cada registro, seja ele de
uma pessoa física ou jurídica. Nesse caso, você deve obedecer à ordem de entrada
ou de registro, sem preocupar-se com a ordem alfabética. Porém, recomenda-se
que haja um índice alfabético remissivo para facilitar a localização dos documentos.
Analise exemplos no Quadro 19 e no Quadro 20.
Quadro 19 - Índice alfabético remissivo
Nome Localização no arquivo
Dums, Rafael 019
Lima, Estevão de 002
Sorenato, Daniela 041
Quadro 20 - Ordem de registro
Número e nome Ordenação
041 Daniela Sorenato 002 Estevão de Lima
019 Rafael Dums 019 Rafael Dums
002 Estevão de Lima 041 Daniela Sorenato
16 06
2.3 MÉTODO IDEOGRÁFICO

O método ideográfico é utilizado para arquivar uma informação por assunto.
Se, por exemplo, for necessário arquivar os documentos separando-os pelo tema
funcionários admitidos ou funcionários transferidos, esse método deve ser
utilizado. A ordenação dos assuntos poderá seguir a modalidade alfabética ou
numérica, apresentadas anteriormente.
2.4 MÉTODO GEOGRÁFICO

O método geográfico leva em conta o local de origem do documento. A ordenação
dos documentos é feita pelo método alfabético, sendo que o nome do país é o
primeiro que deve ser levado em conta. Caso o país de origem seja o mesmo,
considera-se o estado; depois a cidade; o bairro e assim por diante, conforme
Quadro 21 - Ordenação de documentos pelo método geográfico
Nome Em ordem (estado, cidade, bairro).
Empresa Contabilidade XYZ Panificadora Feliz

Rua Anchieta, 234 Rua Vicente, 345
Centro Água Verde
Curitiba - PR Fortaleza - CE
Panificadora Feliz Empresa Contabilidade XYZ

Rua Vicente, 345 Rua Anchieta, 234
Centro Centro
Fortaleza - CE Curitiba - PR
Escola de Idiomas WY Escola de Idiomas Claro

Rua Marechal Floriano, 356 Rua Tenente Ary Rauen, 23
Bairro Água Verde Centro
Joinville - SC Florianópolis - SC
Escola de Idiomas Claro Escola de Idiomas WY

Rua Tenente Ary Rauen, 23 Rua Marechal Floriano, 356
Centro Centro
Florianópolis - SC Joinville - SC
Após o estudo sobre a organização de arquivos, procedimento que o Assistente

Administrativo deve conhecer, estudaremos a classificação de documentos.
17 06
3 CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
Agora que você já conhece a importância do arquivamento e quais etapas percorrem
sua rotina, estudaremos de que forma os documentos podem ser classificados.
Os documentos podem ser classificados de nove formas:
1) Quanto à entidade produtora
Quanto à entidade produtora, os documentos são classificados em públicos

e privados.
`` Públicos: os documentos públicos podem ser emitidos de duas formas,

seja através de uma autoridade pública ou através de uma procuração de
autoridade pública.
`` Privados: os documentos particulares são, de uma forma geral, emitidos

por uma pessoa física, ou por uma autoridade pública que não esteja no
exercício de suas funções públicas ou competências.
2) Quanto ao gênero
O Quadro 22 apresenta como os documentos podem ser organizados quanto

ao gênero.
Quadro 22 - Classificação dos documentos quanto ao gênero
Tipo Descrição Exemplos
Contratos, editais,
Textuais Documentos datilografados, impressos ou manuscritos.
atas, dentre outros.
Documentos expressos através de imagens em

Filmográficos Filmes, dentre outros.
movimento (sem som).
Documentos que misturam imagens em movimento e

Audiovisuais som, geralmente estão presentes em produções para a DVD, Blu-ray, dentre outros.
televisão ou o cinema.
Documentos cartográficos são expressos através de

Croquis, mapas, fotografias,
Cartográficos escala cartográfica, podendo possuir diferentes formatos
plantas, dentre outros.
e dimensões.
Slides, gravuras, desenhos,

Iconográficos Documentos expressos através de imagens estáticas.
dentre outros.
Documentos que antes eram apresentados através de

Micrográficos Slides, dentre outros.
papéis e são convertidos em microfilmes.
Documentos eletrônicos ou digitais que possuem Disco óptico, HD,

Informáticos
intervenção de computadores através de seus softwares. dentre outros.
Documentos que transmitem informações através de

Sonoros CD, DVD, MP3, dentre outros.
som, trabalhando como um registro fonográfico.
18 06
3) Quanto à espécie
O Quadro 23 apresenta como os documentos podem ser organizados quanto

à espécie.
Quadro 23 - Classificação dos documentos quanto à espécie
Tipo Descrição Exemplos
São atos que possuem a finalidade de deliberar Ordens de serviço,

Atos normativos a respeito de matérias específicas, sendo regulamentos, decretos,
expedidos por autoridades administrativas. dentre outros.
São atos que visam fornecer opinião, esclarecer Despachos, laudos,

Atos enunciativos
assuntos e fundamentar soluções. relatórios, dentre outros.
São atos realizados por meio de registros sobre

Atos de assentamento Termos, atas, dentre outros.
ocorrências e fatos.
Certidões, atestados,
Atos comprobatórios São atos que comprovam decisões.
dentre outros.
São os atos representados através de pactos Convênios, contratos,

Atos de ajuste
ou acordos. dentre outros.
São atos que possuem o objetivo de executar Circulares, memorandos,

Atos de correspondência
atos normativos. dentre outros.
4) Quanto à tipologia documental
O tipo documental se refere à atividade-fim que fez com que o documento passasse
a existir. Analise, no Quadro 24, alguns exemplos.
Quadro 24 - Exemplos de tipologia documental
Espécie Tipologia
Edital Edital de licitação / edital de concurso
Contrato Contrato de compra e venda / contrato de locação
Citação Carta precatória / carta rogatória
Alvará Alvará de construção / alvará de soltura
Petição Petição de recurso / petição de embargos
Relatório Relatório de preços / relatório de compras
Processo Processo de execução fiscal / processo de desocupação
Certidão Certidão nascimento / certidão de casamento
19 06
5) Quanto ao valor
O Quadro 25 apresenta como os documentos podem ser organizados quanto ao valor.
Quadro 25 - Classificação dos documentos quanto ao valor
Tipo Descrição
Corresponde ao valor do documento para a atividade administrativa do órgão que o criou,

Administrativo
agindo de forma a provar os seus atos.
Possui o objetivo de comprovar operações fiscais ou financeiras junto aos órgãos de

Fiscal
fiscalização do governo.
Informativo Defende que todas as informações provenientes de um documento possuem importância.
Legal Apresenta valor requerido para fins de efeitos jurídicos ou comprovação perante juízo.
Tipo de documento que não pode ser dispensado, seja por seu valor probatório, histórico
Permanente
ou testemunhal.
Possui valor assumido pela razão da origem do documento, assim como sua importância e
Primário
utilização para fins legais, fiscais e administrativos.
Probatório Utilizado como prova.
Secundário Difere da finalidade que gerou o documento.
6) Quanto à natureza do assunto
Quanto à natureza do assunto, os documentos são classificados em ostensivos ou

ordinários e sigilosos.
`` Ostensivos ou ordinários: documentos que podem ser consultados por

qualquer indivíduo, sendo que sua liberação não possui o poder de causar
danos à entidade.
`` Sigilosos: documentos de acesso restrito, devendo ser tomadas medidas
de segurança para sua custódia e manuseio.
7) Quanto ao formato
Quanto ao formato, os documentos são definidos através da configuração física

em que se encontram, podendo estar disponíveis em mídia eletrônica, mapa, livro,
folder, peças tridimensionais, dentre outros exemplos.
8) Quanto à forma
A classificação quanto à forma se refere ao processo de preparação e transmissão

de documentos. Exemplos: rascunho, esboço, croqui, layout, minuta, dentre outros.
9) Quanto à técnica de registro
A classificação quanto à técnica de registro faz referência à técnica empregada para

registrar informações, como escrita, gravação, impressão, dentre outros exemplos.
20 06
4 ARQUIVOS ELETRÔNICOS X ARQUIVOS FÍSICOS

Se antigamente a definição de arquivo era restrita a um compartimento com pilhas
de documentos em forma física (como é o caso do papel), é possível verificar como
esse conceito mudou com o avanço da tecnologia. Hoje já se faz muito presente a
versão digital dos arquivos, sendo esses armazenados, na maioria das vezes, em
Hard Discs (HDs). Os HDs possuem formatos internos, quando localizados dentro
de um computador; ou externos, quando não estão fixos em um computador e,
nesse caso, auxiliam em razão da mobilidade.
Vejamos agora algumas dicas de organização para documentos digitais.
1ª) Pasta de arquivos: O primeiro passo para uma boa organização de

arquivos digitais é a criação de uma pasta central, que servirá como base
da organização geral. É muito comum que as pessoas a nomeiem com o
próprio nome ou iniciais. Exemplo: Fernanda Souza ou F.S. A vantagem
da utilização de iniciais é a simplicidade gerada através de nomes curtos
e fácil identificação.
2ª) Pastas e subpastas: Após a criação da pasta principal, você pode criar
subpastas para cada tema específico que faça parte do seu trabalho ou
dia a dia. Exemplo: Finanças, Relatórios, Orçamentos, dentre outros temas.
3ª) Limite de subpastas: Uma importante questão a ser considerada

é tentar limitar a quantidade de subpastas criadas, pois, em casos de
número excessivo, a localização de cada uma delas pode ser dificultada.
As subpastas devem ajudar o usuário a criar categorias que facilitem o
manuseio, e seu excesso pode acabar confundindo o usuário. Portanto,
objetividade nesse momento é fundamental.
4ª) Simplicidade e eficiência: É muito importante basear a sua organização

em funcionalidade, eficiência e praticidade, em todos os três casos,
de maneira simplificada. É fundamental que você consiga estruturar o
conteúdo em sua mente, o que pode se tornar inviável em caso de uma
organização muito complexa.
5ª) Back-up: Um novo back-up é sempre bem-vindo. Assim como os docu-

mentos físicos, os arquivos digitais também podem sofrer ameaças
externas, desde a perda do dispositivo em si, como um vírus que pode
contaminar os arquivos, até uma queda de energia que pode danificar
o aparelho utilizado e fazer com que as informações fundamentais
sejam perdidas. Pensando nisso, é sempre importante realizar back-ups
contínuos das mídias salvas em seus equipamentos, e, se possível,
realizar também em diferentes mídias, aumentando assim sua segurança.
É recomendada, também, a realização de cópias de segurança semanais.
21 06
6ª) Organização dos e-mails: E-mails também podem ser considerados um

formato de arquivo digital. É sempre importante estar atento ao excesso de
informação que chega à sua caixa de entrada. Uma organização semanal
para gerenciamento do excesso de recebimentos é recomendada. A maior
parte das contas de e-mail disponíveis no mercado permite criação de
pastas para gerenciamento de diferentes assuntos, o que pode facilitar
bastante a organização do usuário.
Em relação aos arquivos físicos, existem duas importantes dicas a respeito da

segurança dos documentos armazenados:
`` Digitalização: a primeira dica é a digitalização dos arquivos, permitindo

ao usuário possuir duas distintas versões do mesmo documento, a física
e a digital, aumentando, assim, o nível de segurança das informações que
devem ser preservadas.
`` Cuidados de manutenção: a segunda dica é permitir que os arquivos

físicos sejam abertos e arejados pelo menos uma vez a cada três meses,
evitando, dessa forma, a sua deterioração.
22 06
5 PROTOCOLO
Toda organização precisa de procedimentos que indiquem a produção sem
improvisos, especialmente quanto à administração dos documentos que circulam
diariamente. A logística da documentação trata-se da correta tramitação dos
documentos, desde o recebimento até a expedição. Essa logística depende, muitas
vezes, da organização do Assistente Administrativo.
Para executar essas tarefas, em grande parte das organizações existe o setor
de Protocolo, que realiza atividades de recebimento, classificação e registro,
e movimentação, que envolve a expedição e a distribuição. Vamos ao estudo de
cada uma dessas atividades.
5.1 PROTOCOLO DE RECEBIMENTO

Entende-se por protocolo o conjunto de operações que visam ao controle dos
documentos que tramitam na organização.
Além disso, em se tratando da entrada de documentos, há um documento que recebe

esse nome e que formaliza essa entrada. Esse documento pode referir-se tanto aos
documentos produzidos internamente quanto aos encaminhados à organização
por outras empresas. Essa é uma maneira de assegurar a imediata localização e
recuperação dos documentos, garantindo, assim, o acesso a essas informações.
A Figura 1 apresenta um modelo de protocolo de recebimento.
Figura 1 - Modelo de protocolo de recebimento
PROTOCOLO DE RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS
Data do Recebimento: _____/_____/_____
Documentos Recebidos:
Nome do responsável pela entrega:
Contato (e-mail e telefone):
Recebido por:
23 06
5.2 CLASSIFICAÇÃO E REGISTRO

Uma vez recebidos os documentos, há necessidade de identificação e classificação,
de acordo com o método de arquivamento adotado pela empresa e, também,
levando em consideração os códigos existentes na Tabela de Temporalidade vistos
anteriormente.
Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, devem ser

abertos para que essa etapa seja realizada eficazmente. Esporadicamente, a empresa
pode receber documentação sigilosa. Diante disso, o sigilo das informações deve
ser rigoroso, e esse tipo de documento terá acesso restrito.
Ao realizar o registro das informações (documentos) recebidos, é possível criar um

sistema de controle com atribuição de número para acompanhamento.
5.3 EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO
Expedição e distribuição são atividades que consistem em enviar um documento.
Importante
Chama-se distribuição quando é interna, e expedição quando
direcionada a outra organização.
Documentos internos geralmente não são envelopados, apenas identifica-se o setor

ou departamento a que se destinam. Algumas organizações indicam envelopar
alguns documentos internos para proteção na guarda. Nesse caso, verifique os
procedimentos adotados no local em que trabalhar.
Os documentos externos são envelopados e normalmente seguem, juntamente com

recibo, para identificação do setor ou departamento a que se destinam. Caso sejam
sigilosos, deverão ser classificados com o termo “confidencial” em envelope lacrado,
juntamente com o nome do destinatário que deverá recebê-lo. Nesse caso, é também
necessário que o Assistente Administrativo verifique o procedimento adotado pela
organização em que trabalha.
24 06
CONSIDERAÇÕES
Nesta aula, estudamos os diferentes tipos de documentos existentes e quais são as
suas funções mediante os métodos de arquivamento. Estudamos, também, como
organizar documentos e os critérios existentes para essa organização.
Considerando o volume de informações que as empresas possuem, localizá-las

de maneira ágil e precisa é fundamental. Dessa forma, é importante a utilização
de critérios preestabelecidos no momento de organizar arquivos que poderão ser
utilizados no futuro, fazendo com que a rotina do trabalho diário se torne mais ágil.
Na Aula 3, estudaremos mais os documentos organizacionais, trazendo exemplos

dos documentos mais utilizados, a fim de ambientar você ao cotidiano de um
Assistente Administrativo.
Agora você está convidado a participar

da Aula 3 desta Unidade Curricular.
25 06
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29 06

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CURSO

Elaborar, organizar e controlar

Elaborar, organizar e controlar

Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial – Senac/SC

Diretoria de Educação Profissional

Diretoria do Centro de Educação Profissional – Senac EAD

Coordenação Editorial e Desenvolvimento

AULA 2 - MÉTODOS E TÉCNICAS DE ARQUIVAMENTO E PROTOCOLO ..................... 05

Nesta aula, daremos continuidade aos estudos da Unidade Curricular Elaborar,

A partir dessa constatação é que se iniciou o trabalho de agrupar documentos,

A gestão de documentos é assegurada pela Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991,

Considera-se gestão de documentos o conjunto de proce-

• Tornar possível a produção, o gerenciamento, o controle

Ao lidar com arquivos e documentos, é preciso ter como lema a organização do

Um arquivo pode ser armazenado física ou

As pastas servem para classificar, guardar, proteger e reunir a documentação no

Analise os exemplos de pastas e sua descrição nas Figuras 1, 2 e 3.

As pastas de lombo normal As pastas de lombo sanfonado As pastas de projeção

Outra forma de arquivamento de documentos é por meio da microfilmagem.

A utilização da microfilmagem requer, fundamentalmente, o uso de máquina de

Além dos tipos de pastas para o arquivamento físico, também há o arquivamento

Além das planilhas eletrônicas, também há programas informatizados, munidos

1.1 TIPOS DE ARQUIVO

Quadro 1 - Tipos de arquivos

Setor responsável pela ordenação, classificação, guarda e conservação de

Localizado em cada setor, esse tipo de arquivo recebe a documentação

Contém documentos esporadicamente consultados. Nesse caso, são utilizadas

Fonte: Elaborado pelo autor (2016).

Você sabia que, antigamente, chamavam o arquivo inativo de “arquivo morto”?

Também vale considerar que, dependendo do “tempo de vida” de cada documento,

1.2 TABELA DE TEMPORALIDADE

Elaborada após a análise da documentação, a Tabela de Temporalidade determina

Com base nas orientações do Conselho Nacional

Circulares, avisos, comunicados, memorandos e comunicações têm o prazo de

Muitas organizações definem sua própria Tabela de Temporalidade determinando o

Os métodos mais usados de arquivamento são:

Vamos ao estudo de cada método de arquivamento.

2.1 MÉTODO ALFABÉTICO

Em relação à organização desses dados, pode ser feita considerando-se a primeira

Quadro 2 - Ordem dos nomes sem inversão

Nomes Iniciais Ordenação

Marcelo M Ana Maria (A)

Lucas L Daniele (D)

Ana Maria A Lucas (L)

Daniele D Marcelo (M)

Fonte: Elaborado pelo autor (2016).

Também é possível inverter a ordem dos nomes, considerando, na ordem alfabética,

Quadro 3 - Ordem dos nomes com inversão

Nome 1ª unidade 2ª unidade 3 ª unidade Ordenação

João Oliviski Oliviski, João Mendes, Pedro Paulo

João Oliveira Oliveira, João Oliveira, João

Pedro Paulo Mendes Mendes, Pedro Paulo Oliviski, João

Fonte: Elaborado pelo autor (2016).

Regras para Arquivamento Alfabético de Nomes de Pessoas

Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação

Maria de Souza Souza, Maria de Santos, Débora dos

Rafael de Andrade e Silva Silva, Rafael de Andrade e Silva, Rafael de Andrade e

Débora dos Santos Santos, Débora dos Souza, Maria de

Fonte: Elaborado pelo autor (2016).

As partículas que contêm inicial maiúscula, quando aparecerem antes do último

Quadro 5 - Ordem de nomes que contêm partículas com inicial maiúscula

Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação

Carla Van Portal Van Portal, Carla D´Andrade, Cármen