Kriterijumi za vrednovanje registraturskog materijala na osnovu sadržaja dokumenata

Postoji 10 vrsta dokumenata u registraturskom materijalu:

1. dokumenta o istorijatu tvorca građe
Istorija tvorca građe mora biti i u arhivskoj knjizi i u listi kategorija. To su dokumenta o
postanku ustanove, dokumenta o promenama naziva i dokumenta o gašenju ustanove. Sva ova
dokumenta se trajno čuvaju i sigurno postaju arhivska građa.
2. dokumenta o osnovnoj delatnosti tvorca građe
Sva ova dokumenta se čuvaju trajno. Npr. na Filološkom fakultetu postoje dve osnovne
delatnosti: obrazovna i naučna. Sva građa se čuva na fakultetu 30 godina, a onda se šalje u arhiv.
3. dokumenta o pratećim delatnostima tvorca građe
Trajno se čuvaju ona dokumenta iz pratećih delatnosti koja su u bliskoj vezi sa osnovnom
delatnošću. Npr. na Filološkom fakultetu postoji Centar za učenje srpskog kao stranog jezika, i ta
dokumenta će se čuvati.
4. zbirna (akumulativna) dokumenta
Ova dokumenta daju jedan akumulativni pregled delatnosti jedne ustanove. Tu spadaju
izveštaji, zapisnici, tabele, grafikoni... Princip je da se zapisnici čuvaju trajno, a ostala dokumenta
(tabele, grafikoni, itd.) se čuvaju na godišnjem nivou. Ova dokumenta su najraznorodnija i
najvažnija za funkcionisanje ustanove.
5. dokumenta sa trenutnim sadržajem
To su na primer trebovanja.
6. dokumenta sa delimičnim sadržajem
To su najčešće nacrti izveštaja i koncepti. Ne čuvaju se trajno ako postoje originali. Čuvaju
se ako imaju podatke koji se ne nalaze na originalu.
7. dokumenta sa ponovljenim sadržajem
To su najčešće kopije. Ne čuvaju se trajno, a čuvaju se samo ako su overene i u nedostatku
originala.
8. dokumenta sa sintetizovanim sadržajem
To su dokumenta koja su fokusirana na određen problem. Takva su na primer dokumenta
koja nastaju kao vizije za neko određeno vreme, o nekim budućim projektima. Čuvaju se trajno jer
mogu biti značajna za nauku.
9. dokumenta o istaknutim ličnostima
To su dokumenta koja su sačinile istaknute ličnosti te institucije: direktori, vlasnici firmi,
dekani. To su dosijei, pisma, prepiska. Ne misli se na privatnu prepisku, već npr. ako je dekan u
svoje ime poslao neko pismo ministarstvu (privatno pismo, a opet vezano za njegov položaj).
Čuvaju se i ocene istaknute ličnosti o radu zaposlenih.
10. rukopisne beleške
To su beleške koje se nađu u ustanovi, a nisu zavedene. To su npr. rukopisne beleške koje
je napisao direktor i njih bi trebalo čuvati u arhivu, ako su blisko vezane sa poslom koji obavlja
osoba koja ih je napisala. Ostala dokumenta se ne čuvaju. Beleške se nekada mogu naći i na
marginama nekih knjiga, pa se onda te publikacije čuvaju samo zbog tih beleški.

Lista kategorija

Listom kategorija se konačno ustanovljuje šta ima svojstvo arhivske građe, koji su rokovi čuvanja i
šta treba izlučiti.
Lista kategorija daje:
I istorijat tvorca građe
II strukturu popisa liste
III obrazloženje liste

II Struktura popisa liste:

1. preambula – tu stoji zakonski osnov
2. naziv donosioca liste – listu kategorija pravi institucija. Donosilac liste je ponekad tvorac građe, a
ponekad imalac registraturskog materijala. Npr. na nekim fakultetima svaka katedra pravi svoju
listu kategorija, a tvorac je fakultet.

1
 3. struktura organizacione šeme - tvorac građe je dužan da da što detaljniju šemu organizacije
ustanove, pregled osnovnih i pratećih delatnosti.
4. naziv tvorca građe
5. redni broj kategorije
6. sadržaj kategorije
7. rok čuvanja
8. napomena – kada je arhiv dao saglasnost da se usvoji lista kategorija

Lista kategorija se večno čuva u arhivu, a građa odlazi u arhiv posle 30 godina.

III Obrazloženje liste

Obrazloženje treba da bude što detaljnije, u njemu se daje metodologija i kriterijumi kojima se čovek
rukovodio prilikom formiranja liste kategorija.

Kada se sve to završi, vrši se izlučivanje svega onoga gde stoji da nema trajan rok čuvanja. Sastavlja
se komisija od tri člana koja ponovo pročešljaju one delove liste kategorija gde stoji da nešto nema trajan
rok čuvanja, i tek kada komisija da odobrenje može se izvršiti izlučivanje građe.
Kada se izluči bezvredni materijal, formira se dokumentacija, popiše se svaki uništeni dokument i taj
popis se čuva i zapisuje u delovodni protokol.
Sledeći korak je preuzimanje arhivske građe. Tek posle izlučivanja govori se o arhivskoj građi. Iako
građa dolazi u arhiv tek posle 30 godina, ona se za sve to vreme čuva u instituciji kao arhivska građa. Arhiv
ima nadelžnost nad tom građom, pravo uvida u nju, i ako se građa ne čuva u adekvatnim uslovima, posle
opomene se uzima i prenosi u arhiv i pre isteka tih 30 godina. Dok se građa čuva u instituciji, dostupna je
javnosti, kao i kasnije kada dospe u arhiv.