EL BENCHMARKING

Qué es el Benchmarking
En todo negocio hace falta aprender de la experiencia de los demás, de
aquellos negocios que sean similares al propio. Es por ello que el
significado del Benchmarking es de tanta importancia en la actualidad,
puesto que no se puede llegar a un punto óptimo de eficiencia si primero no
se analiza a la competencia.
Entendemos entonces el Benchmarking como un proceso continuo en el
que se toma por referencia a los productos o servicios de las empresas que
son líderes en el sector en el que se desarrolla. Su propósito de compararlos
con tu propia empresa y realizar las mejoras que se crean necesarias.

Sin embargo, es un error tomar este proceso como uno de copia hacia la
competencia. Se trata más bien en aprender qué es lo que están haciendo
los demás para liderar un sector, y qué es lo que puedes hacer tú para
mejorar esto.

De esta forma, será posible diseñar estrategias, métodos y técnicas para

mejorarlas y adaptarlas a nuestra empresa. Logrando así, un alto nivel de
competitividad.

Definición de Benchmarking

El Benchmarking es un proceso empleado para recopilar información y 

nuevas ideas para el desarrollo de tu empresa. La idea principal, es la de
conseguir información de utilidad para mejorar la misma a partir de los
ejemplos de los competidores más fuertes del mercado. También es una
fuente de referencia para las empresas, donde comparar algunas de sus
áreas con las de otras compañías similares.

Según David T. Kearns, Director General de Xerox Corporation, que indica

que:

«El benchmarking es un proceso sistemático y continuo para evaluar los

productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones
reconocidas como las mejores prácticas, de aquellos competidores más
duros».

Es así como se procede a tomar como referencia a las mejores marcas y

sacar lo mejor de sus métodos o estrategias. Para comprenderlo mejor,
supongamos que la atención al cliente de una determinada empresa líder es
lo que la ha posicionado en lo más alto de su sector. Es esta área en la que
se debería enfocar y analizar para adaptar sus características positivas en
general.

Pero esto nunca se hará copiando directamente las estrategias, sino más
bien adaptándolas a las circunstancias y las características propias para que
funcionen en tu empresa.
Y es que el Benchmarking también puede ser percibido como un proceso
de medición continuo y sistemático encargado de medir con frecuencia
los procesos empresariales de una empresa con respecto a los procesos de
los líderes. Por lo que, la ganancia principal será la de obtener información
de gran utilidad para mejorar la eficacia en general.
La práctica del Benchmarking nació en Estados Unidos desde los años
sesenta debido a organizaciones y estaban relacionadas con la calidad, al
igual que con la influencia del premio de calidad Malcolm Baldridge. No
obstante, no es hasta los ochenta con la compañía Xerox cuando el
concepto propio del Benchmarking comenzó a surgir y a
popularizarse.

Aunque su utilización se ha dado tradicionalmente en las organizaciones

empresariales, en el presente se ha extendido a diversos ámbitos. Como son
los casos de su empleo en administraciones públicas (benchmarking
público) y agencias gubernamentales.

Objetivos del Benchmarking

En la actualidad, el mundo de los negocios es sumamente competitivo,
debido en gran medida a la evolución de la economía digital. Las empresas
necesitan compararse con las mejores del mercado para resaltar. Es así
como el Benchmarking tiene varios objetivos claros y concisos a
desarrollar durante su ejecución:

 Mejorar el nivel de calidad: Uno de los principales objetivos que

presenta el Benchmarking es el de mejorar el valor creado sobre un
producto, basándose en sus precios y los costes que son necesarios
para su fabricación y venta. De nada sirve una comparación si el
resultado no repercutirá en un aumento tangible de la calidad.
 Aumentar el nivel de producción: Estudiando la eficiencia de
empresas líderes se conocerá cómo estas son capaces de mantener un
nivel de producción eficiente. Y es así como se necesitará el
replicarlo a escala propia.
 Conocer más a fondo los procesos de la empresa: Empezar con el
Benchmarking es un recorrido de exploración a otras marcas, pero
también interno a la empresa, puesto que ésta debe conocerse a
fondo para su aplicación. Y es también en medio del proceso de
 comparación que se internalizará realmente el valor de la empresa.
Se comienza a ser consciente de las debilidades, fortalezas,
oportunidades y amenazas de la empresa.
 Comprender mejor el sector: Es una forma para alcanzar a
comprender a fondo el modo en el que se está desarrollando el sector
en ese momento. ¿Qué está ocurriendo? ¿Qué se está vendiendo?
¿Qué es lo que está funcionando?

Es por todo ello que el benchmarking es un proceso que es necesario para

que las empresas realicen mejoras y cambios en sus estructuras. También lo
es porque tratar sobre éste es hacerlo sobre la innovación de ideas.
Es un proceso continuo que nunca debe ser olvidado en la organización, y
que servirá para más tarde reasignar recursos o eliminar o mejorar
actividades que no generan valor. Es así como dentro de éste influyen la
globalización y el uso de las nuevas tecnologías de la información y
comunicación (TIC).

En pocas palabras el Benchmarking es la consecuencia de una

administración que tiene como objetivo la mejora de la calidad. También es
una herramienta para la mejora de procesos dentro de la legalidad
establecida.

Tipos de Benchmarking
Son varios los tipos de Benchmarking existentes, pero el objetivo en común
de estos sigue siendo el mismo: Ayudar a los managers a que miren fuera
de sus departamentos y organizaciones. Que en su lugar enfoquen su
atención hacia la competencia o hacia los sectores en las que
hay compañías que son ejemplos de las mejores prácticas.
Los tipos de benchmarking que hay son competitivo, interno, funcional y
digital.
Benchmarking competitivo

El Benchmarking competitivo es el empleado cuando existe una

competencia agresiva. Y se da al comparar algunos aspectos con los líderes
del mercado o los competidores más directos. Éste clase de proceso es el
más complicado de colocar en práctica a causa de la limitada información
que las empresas brindan sobre sus procesos.

Debido a que estas empresas se consideran tu competencia directa, lo más

probable es que no estén interesados en colaborar. Entonces ¿si no
colaboran no se puede llevar a cabo éste proceso? En realidad no, pero será
necesario el empleo de más recursos en la recopilación de datos, por lo que
será mucho más costoso en general.
Benchmarking interno

El Benchmarkeing interno es aquel que se da en empresas de gran tamaño y

que están formadas por numerosos departamentos o divisiones. Por lo que
es muy común comparar los niveles que son alcanzados en el interior de la
organización. Es decir, se dan dentro de la misma empresa.

Para realizar este tipo de Benchmarkeing se necesita identificar un

departamento o área que sea ejemplo a seguir por los buenos resultados que
han generado. Gracias a que se desarrolla en el interior de las empresas, es
de los más fáciles de realizar. Además es el que menos recursos necesita
para realizarse.

Benchmarking funcional

El Benchmarking funcional es el que se centra en la comparación con

empresas que no pertenecen a tu misma industria. Lo cual representa una
ventaja porque se puede obtener la información necesaria al no ser un
competidor directo de la empresa.

Es un Benchmarkeing muy funcional y productivo, porque no se trata con

organizaciones que son competidoras directas. Así que no existirán o se
presentaran problemas con la confidencialidad, al entregar la información
necesaria para el estudio.

Benchmarking digital

Un Benchmarking digital es un estudio que se basa en los canales digitales.

Ejemplos de las acciones que se realizan en éste es la comparación de los
sitios web, apps y redes sociales propias con los de la competencia. Así
como monitorear las implementaciones e innovaciones de estos.

Asimismo es de gran vitalidad el conocer la navegación natural que realiza

el cliente, además de medir la cohesión de sus medios digitales. Es uno de
los Benchmarking más actuales y empleados, debido al amplio alcance de
los medios digitales en todos los sectores productivos.

Es así como este Benchmarking posee múltiples aplicaciones en el entorno

digital. Es por eso que existen herramientas que te permitirán comparar con
facilidad tu posicionamiento con el de páginas que sean similares. Otros
datos obtenidos son los de la duración de visitas, el tráfico de búsquedas,
etc.
Etapas del Benchmarking

El proceso de Benchmarking en una empresa necesita seguir ciertas etapas

para alcanzar el éxito. Siendo estas las de:

1. Planificación

En esta etapa es necesario planificar la investigación que se llevará a cabo.

Para ello es indispensable contestar tres preguntas que son las de:

 ¿Qué quiero medir?: Una investigación necesita tener una razón de

ser, por lo que debe guardar relación con un área de la empresa que
se desee mejorar.
 ¿A quién voy a medir?: Hay que decidir qué tipo de benchmarking
será el seguido (competitivo, interno o funcional). Después, se
decidirá si se comparará un departamento propio con una empresa
dentro o fuera del sector.
 ¿Cómo vamos hacerlo?: Aquí se procede a crear un equipo de
trabajo, y es éste el que será el responsable de la organización y de la
dirección.

2. Datos

El éxito o el fracaso del Benchmarking depende de la recopilación de datos,

siendo este paso esencial para determinar el nivel del mismo. Es así como
se pueden obtener datos de diferentes fuentes para poder constrastarlos.
Pudiéndose así recopilar datos de fuentes como internas, asociaciones
profesionales o investigaciones que sean propias.

3. Análisis

Cuando ya se haya recopilado la información pertinente, se procede a

analizar los elementos que son los responsables de causar diferencias entre
la compañía y las empresas que están siendo estudiadas. Con ello, será
posible identificar las oportunidades de mejora.

Y cuando haya sido identificada la magnitud de las diferencias, es

momento de proponer las mejores necesarias. Pero siempre recordando que
las más indicadas, son aquellas que están más adaptadas al tamaño e
infraestructura de la empresa.
4. Acción

En este paso es necesario implementar a la empresa las mejoras propuestas.

Es así como se procede a adaptar a la empresa a la mejora de aspectos
seleccionados. Pero siempre teniendo en cuenta, que más que un simple
proceso de cambio, es uno de mejora, uno que sea capaz de añadir alguna
ventaja para el bienestar del cliente.

5. Seguimiento y mejora

La etapa del seguimiento y mejora, es la última y es en la que se realiza un

informe de recopilando la información más destacada del proceso. Este
paso lo que hace es servir de ayuda en proyectos posteriores. Porque lo
ideal sería que este proceso se convirtiese en uno recurrente con el
propósito de adoptar una mejora continua en todo momento.

Ejemplos famosos de Benchmarking

Son muchos los casos de Benchmarking en los últimos años que han
ocurrido, siendo algunos de estos relacionados con grandes compañías, que
se valieron de este proceso para mejorar su calidad de servicio y no perder
su posición. Algunos de los más conocidos son:

El caso de Starbucks

Debido a la propuesta de las empresas de fast food como McDonalds, de

vender café, hizo que el gigante Starbucks, realizase un proceso de
Benchmarking. Entonces ¿qué seleccionaron para detener esta situación en
donde otras compañías estaban llevándose a su clientela?

Fue el tiempo de preparación de sus cafés, uno de los aspectos más

importantes de su modelo de negocio. Puesto que sus clientes necesitan
de rapidez en la preparación de sus bebidas. Es así como tomaron como
ejemplo, una de las empresas líder en este aspecto como lo es el fabricante
automovilístico japonés Toyota. Una empresa que puede presumir sobre la
optimización del tiempo de fabricación de sus productos.
Se determinó que el 30% del tiempo empleado en la preparación de estos
cafés se pierde cuando los empleados se agachan o andan de aquí a allá
escogiendo los ingredientes. Es así, como después del análisis,
implementaron un plan de acción cuya base era la de optimizar los
procesos de preparación de las bebidas.
Es así como se procedió a un rediseño del espacio de trabajo, y una
nueva disposición de los utensilios, además de las máquinas empleadas
en la preparación de los productos. Si bien estos aspectos pudiesen sonar
tan simples, realmente establecieron una mejora del casi 20% del tiempo de
elaboración de sus productos.
El caso de Xerox Corporation
Uno de los casos más representativos es uno de los primeros de la historia,
el de Xerox Corporation. Esta fue la primera empresa que empleo el
Benchmarking como tal. Este paso fue dado debido a que a inicios de los
años ochenta, empresas como Canon, Ricoh o Minolta interrumpieron en el
mercado norteamericano de las fotocopias y la gestión de la impresión.
Todo ello ofreciendo precios más económicos al público que los dados por
Xerox.
Entonces la misión de la empresa fue determinar cómo sus rivales eran
capaces de vender máquinas por el precio de coste de Xerox. Todo esto
sin tener afectar la calidad.
Allí estaba el gran inconveniente, entonces para solventar esto. Xerox
procedió a analizar los métodos, procesos y materiales de su afiliada
japonesa Fuji – Xerox. Este estudio señaló que existía un importante
retraso en todas las áreas analizadas.
Más específicamente, Xerox tenía nueve veces más proveedores por lo
que rechazaba diez veces más máquinas en la línea de producción.
Algo que repercutía al ocupar el doble del tiempo en colocar los productos
en el mercado. Por igual, el estudio demostró que la productividad
necesitaba de crecer un 18% por año durante cinco años, si su meta era de
alcanzar a sus competidores.

Con este estudio de benchmarking pudo actuar con rapidez al marcar

objetivos nuevos, y realizar un seguimiento más adecuado a las demandas
que el mercado estaba imponiendo. Algo que fue de suma utilidad para la
empresa porque la misma se centró en mejorar las prácticas de su empresa,
para después mejorar las prácticas de otras organizaciones que se podían
incorporar en su proceso de trabajo.