INFORME AA4

Redacte un microtexto en el cual exponga la importancia de cada uno de los

elementos que conforman la mejora de la información documentada. Asegúrese
de utilizar las palabras clave:
 Evaluación de la documentación
 Corrección
 Control de cambios
 Versión
 Fecha de emisión
 Divulgación
 Distribución

 EVALUACION DE LA DOCUMENTACION
Es la verificación que se realiza para validar que los documentos del Sistema
cumplen a cabalidad con todos los requisitos.
Una vez detectada que esta documentación no es conforme o con cumple con los
requisitos de la norma NTC ISO 9001 y/o de SGC es necesario solucionar este
hallazgo y adecuar la información documentada.
Esta evaluación es importante pues determina la validez y actualización de la
documentación del SGC.
 CORRECCION
Implica modificar y/o actualizar el documento de tal forma que satisfaga las
exigencias de las partes interesadas.
Una corrección no asegura que la documentación sea adecuada y conforme de
manera permanente.
 CONTROL DE CAMBIOS
Se incluye en “Historial de Cambios” y se registran al final del documento.
Se registran cuáles han sido los cambios realizados frente a la versión anterior.
Este aspecto permite que se mantenga la documentación vigente, aunque no
garantice que sea real este aspecto.
 VERSION
Permite determinar la cantidad de versiones del documento.
En algunas organizaciones este punto va ligado a la fecha de emisión, la cual
valida que es la final.
Su control definitivo está incluido en la lista Maestra de Documentos y Registros
que permite identificar las versiones vigentes de los documentos. Esta versión y la
fecha de emisión son importantes pues permiten que la organización tenga en uso
los documentos vigentes y marcados los obsoletos.
 FECHA DE EMISION
Siguiendo con el punto anterior, se requiere modificar la fecha de emisión de los
documentos, los cuales incluye día, mes y año en el cual se va a incluir la nueva
versión del documento Sistema de Gestión de Calidad.
 DIVULGACION
Toda mejora documental debe ser divulgada y distribuida a los procesos, cargos y
partes interesadas”.
Busca dar a conocer los cambios realizados en la documentación y evita de esta
manera que los miembros de la empresa hagan el uso de versiones anteriores u
obsoletas, las cuales no se encuentran adecuadas a las necesidades del SGC.
 DISTRIBUCION
Este punto es de vital importancia pues a través de este, se da a conocer el
documento final vigente para que el personal que lo requiera disponga de la
versión vigente y actualizada del mismo.