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“ACACIA”
NOMBRE DE PROYECTO:
ASESORAMIENTO DE PROCESOS DE SERVICIOS Y REDUCCION DE TIEMPO
DE MANTENIMIENTO
1
Contenido
1. AGRADECIMIENTO..............................................................................................................................3
2. INTRODUCCIÓN..................................................................................................................................3
3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.....................................................................................................4
4. OBJETIVOS..........................................................................................................................................5
4.1. OBJETIVO GENERAL...................................................................................................................5
4.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS............................................................................................................5
5. Alcances y limitaciones.......................................................................................................................5
Alcances..................................................................................................................................................5
5.1. Geográfico..................................................................................................................................5
5.2. Temporal....................................................................................................................................5
5.3. Económico.................................................................................................................................5
5.4. Limites........................................................................................................................................5
6. MARCO TEORICO................................................................................................................................6
6.1. DESCRIPCIÓN DEL TALLER..........................................................................................................6
6.2. HISTORIA....................................................................................................................................8
6.3. UBICACIÓN.................................................................................................................................9
6.4. DIAGRAMA DE PROCESO SERVICIO...........................................................................................9
6.5. CAPACITACIÓN AL PERSONAL TECNICO EN EL PROCESO DE SERVICIO...................................10
6.6. Flujograma de servicio automotriz Acacia...............................................................................11
6.7. ORGANIGRAMA.......................................................................................................................15
6.8. SERVICIOS................................................................................................................................16
7. MARCO PRACTICO............................................................................................................................17
7.1. TIEMPOS DE ENTREGA.............................................................................................................18
7.2. DESVIACION ESTANDAR...........................................................................................................20
7.3. LIMITES DE MEDIA...................................................................................................................21
7.4. FORMATO: TIEMPO DE ENTREGA DE COTIZACIONES.............................................................22
7.5. Directorio clientes....................................................................................................................23
7.6. Formato control tiempo de entrega cotización.......................................................................23
8. ANÁLISIS DE RESULTADOS................................................................................................................24
9. CONCLUSIONES............................................................................................................................25
10. RECOMENDACIONES....................................................................................................................26
11. BIBLIOGRAFIA...............................................................................................................................26
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1. AGRADECIMIENTO
2. INTRODUCCIÓN
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De acuerdo a lo anterior no cabe duda que si una empresa quiere progresar y mejorar
continuamente es necesario un control y seguimiento de cada proceso tanto externo como
interno.
De esto, se plantea el objetivo principal del trabajo de grado, en donde se busca asesorar
cada uno de los procesos que intervienen en la prestación del servicio, con el fin de
controlar las actividades principales que hacen parte del proceso de servicio y mejorar el
taller.
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4. OBJETIVOS
4.1. OBJETIVO GENERAL
5. Alcances y limitaciones
Alcances
5.1. Geográ fico
La implementación del proyecto se realiza en el taller automotriz ACACIA
ubicado en la ciudad de La Paz zona Sopocachi
5.2. Temporal
El tiempo que tomara realizar esta implementación será de 31 días
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6. MARCO TEORICO
El mercado objetivo son vehículos con motor a gasolina, los cuales se clasifican
en livianos, medianos o pesados dependiendo de la capacidad de carga que
tengan.
Imagen 2: OFICINA
6
Imagen 3: ZONA DE TRABAJO
7
Imagen 4:ZONA ALMACEN DE HERRAMIENTAS
6.2. HISTORIA
6.3. UBICACIÓ N
La Paz,Sopocachi –calle menesdez y Pelayo N# 2678
6.4. DIAGRAMA DE PROCESO SERVICIO
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Fuente: National Truck Service S.A.
Tener claro el proceso interno del taller es indispensable para mejorar el flujo del
desarrollo de las funciones de cada persona que influye en dicho proceso.
Además, se pueden analizar posibles fallas de comunicación y realizar acciones
de mejora.
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Por ello, se diseñó el siguiente flujograma y se realizó una capacitación con las
personas involucradas para que conocieran el proceso en su totalidad, el flujo que
éste tiene y sus funciones respectivas. Dicha capacitación logró despejar múltiples
dudas y corregir errores que se estaban cometiendo por falta de conocimiento, se
ha mejorado la comunicación interna y se han minizado las esperas
se les explicaba cuáles eran los pasos a seguir desde que ingresaban sus vehículos
al taller hasta que éstos se encontraban operativos; ésto con el fin de minimizar
los tiempos de autorizacion de cotizaciones y por ende minimizar los tiempos de
entrega.
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6.6. Flujograma de servicio automotriz Acacia
FUENTE: PROPIA
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FUENTE: PROPIA
12
FUENTE: PROPIA
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Organigrama taller automotriz Acacia
GERENTE GENERAL
COMPRAS SUPERVISOR
.
TECNICO 1
TECNICO 2
FUENTE:
TECNICOPROPIA
3
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6.7. ORGANIGRAMA
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6.8. SERVICIOS
MECANICA RAPIDA
• Cambio de aceites y filtros
MECANICA GENERAL
• Reparación de Motor
• Reparación de Transmisión
• Reparación de Diferencial
COLISION
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7. MARCO PRACTICO
LISTA DE VEHICULOS
TOYOTA 70%
NISSAN 20%
MAZDA 10%
La marca mas representativa del mes de agosto es TOYOTA, con un porcentaje del 70%.
A ésta le sigue NISSAN con un porcentaje del 20%, y MAZDA con el 10%.
El número total de vehículos que fueron atentidos en ACACIA, son 10 vehiculos en
donde se incluyen trabajos auxilio.
De acuerdo a este indicador, se pueden tomar acciones de mejora en cuanto a la
disponibilidad de repuestos de las marcas de mayor indice de entrada. En este caso tener
un inventario de repuestos para los vehículos de marca TOYOTA,NISSAN y MAZDA
sería necesario para disminuir los tiempos de compra y por lo tanto tiempos de entrega
del vehículo.
LISTA DE VEHÍCULOS
N° TIPO MARCA MODELO COLOR AÑO PLACA
CAMIONET 3468-
1 TOYOTA HILUX ROJO 2014
A ANG
CAMIONET 3468-
2 TOYOTA HILUX ROJO 2014
A AKA
CAMIONET 2533-
3 TOYOTA HILUX CAFE 2010
A PCH
CAMIONET 2533-
4 TOYOTA HILUX CAFE 2010
A PDL
LAND CRUISER 2438-
5 VAGONETA TOYOTA PLOMO 2010
PRADO YDL
LAND CRUISER 2438-
6 VAGONETA TOYOTA PLOMO 2010
PRADO YER
CAMIONET 3468-
7 TOYOTA HILUX ROJO 2014
A AHR
CAMIONET 3468-
8 NISSAN FRONTIER ROJO 2014
A AIU
CAMIONET 4522-
9 NISSAN FRONTIER PLOMO 2016
A CEI
10 camioneta Mazda BT-50 plomo 2011 1634-
17
TYH
18
7.1. TIEMPOS DE ENTREGA
HORAS DE
N#
PLACA ENTREGA
1 3468-ANG 60
2 3468-AKA 24
3 2533-PCH 84
4 2533-PDL 24
5 2438-YDL 48
6 2438-YER 12
7 3468-AHR 48
8 3468-AIU 84
9 4522-CEI 24
10 1634-TYH 72
TOTAL 480
La lista de vehículos de la contratación del MINISTERIO DE CULTURAS los datos fueron tomados en el mismo taller en tiempo
real, muchos de estos vehículos no cuentan con historial mecánico así que como cualquier taller al adquirir una licitación se
llega a abrir un historial para el propio taller donde los anterior datos mostrados son los primero .
FUENTE: PROPIA
Como se aprecia en la tabla llegamos a hallar la media de cada vehículo en las siguientes placas respectivamente:
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MARCA MODELO COLOR AÑO
TOYOTA HILUX ROJO 2014
TOYOTA HILUX ROJO 2014
TOYOTA HILUX CAFE 2010
TOYOTA HILUX CAFE 2010
TOYOTA LAND CRUISER PRADO PLOMO 2010
TOYOTA LAND CRUISER PRADO PLOMO 2010
TOYOTA HILUX ROJO 2014
NISSAN FRONTIER ROJO 2014
NISSAN FRONTIER PLOMO 2016
Mazda BT-50 plomo 2011
20
Fuente :propia
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LIMITES DE MEDIA
70
60
50
40
30
20
10
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Como se esperaba el procesos no es apto demostrado en el grafico vemos muchas falencias en los siguientes vehículos: 2,3,4,6,8,9,10
Según con lo ya demostrado el taller tienes muchas falencias con el tiempo de entrega ya q son los vehículos con mas tiempo en el taller el
único que se encuentra estable
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7.4. FORMATO: TIEMPO DE ENTREGA DE COTIZACIONES
El proceso interno para realizar una cotización es la siguiente: el técnico encargado realiza la
requisición respectiva, el técnico supervisor autoriza el pedido, el técnico lleva requisición a
compras, y compras cotiza con sus diferentes proveedores los repuestos o servicios solicitados.
Una vez compras tenga dichos valores, y éste realiza la cotización con las modificaciones
correspondientes y la envía al cliente.
Teniendo claro el proceso interno para la realización de cotizaciones, es evidente la falta de
control de tiempo de entrega de valores del área de compras por lo cual se creó el siguiente
formato y así llevar un indicador que nos ayude a evaluar dicho proceso y a tomar las acciones
de mejora respectivas.
El responsable del diligenciamiento del presente formato es el técnico supervisor , así mismo,
del desarrollo y análisis de los indicadores resultantes.
Por otro lado, se está realizando una base de datos de los clientes y/o
representante de los vehículos que ingresan al taller,en donde se almacena
teléfono, celular y/o correo electrónico. Con dicha base, se ha mejorado el
seguimiento a cada uno de
los clientes y ha facilitado el contacto con ellos.
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7.5. Directorio clientes
DIRECTORIO DE CLIENTES
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8. ANÁLISIS DE RESULTADOS
Los resultados que se han obtenido hasta el momento han sido muy positivos, se ha el
mejorado todo el proceso de información tanto en los procesos internos como externos
del taller.
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De igual forma, cabe destacar el resultado de la capacitación a cada uno de los técnicos en
cuanto al adecuado diligenciamiento de las „Tarjeta diaria de trabajo‟, pues ha llevado a
cumplir los requisitos de las contrataciones y además ha sido de gran importancia para
medir y analizar el funcionamiento del taller en su totalidad.
9. CONCLUSIONES
Una de las lecciones aprendidas fue que al invertir tiempo en capacitar al personal se
obtienen
grandes resultados y mejoras en los procesos. La falta de capacitación estanca el progreso
del taller.
Por otro lado, al tener control sobre los procesos a través del desarrollo de indicadores de
gestión se pueden detectar fallas a tiempo y proponer soluciones que ayuden a la mejora
continua.
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10. RECOMENDACIONES
Con base a lo analizado y vivido durante estos meses en el taller ACACIA, se recomiendan
algunos planes de mejora como los siguientes:
„Técnico estrella/técnico estrellado‟, consiste en una evaluación trimestral de cada uno de los
técnicos, en donde al más sobresaliente se le dará una bonificación o un estímulo y al menos se le
hará un llamado de atención. Esto busca realzar el espíritu de competitividad y lograr que aumente
la eficiencia y productividad de cada uno de ellos, y por ende el progreso de la empresa.
Fidelización de clientes: Este plan de mejora consiste en mantener tanto a los clientes antiguos
como a los nuevos, por medio de programas de descuentos, de bonificaciones, y demás
estímulos que los motiven a seguir utilizando los servicios del taller. De igual forma, se busca
acercarse más al cliente a través de charlas y visitas en las instalaciones, con el fin de que ellos
conozcan el proceso interno del servicio, el personal, la infraestructura, el método de trabajo y
otros detalles.
Comité de compras: Este plan consiste en realizar un comité de compras con una
periodicidad de tiempo mínima mensual, con el fin de analizar los resultados de
indicadores, proponer un plan de mejora para el mismo y hacerle el respectivo seguimiento
hasta verificar su eficacia
11. BIBLIOGRAFIA
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Cadena de valor y competitividad. [En línea].
http://www.fing.edu.uy/iimpi/academica/grado/adminop/Teorico/AO_8porter2.pd f [Citado el 13
de Enero de 2011]
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