CODIGO GG-P-03

SISTEMA DE GESTION INTEGRAL - SGI

VERSION 01
FECHA 4/12/2019
PROCEDIMIENTO DE LA GESTION DEL CAMBIO
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CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Descripción Versión
23/08/2016 Emisión inicial 00
Se ajusta en el encabezado el código, la fecha y se cambia la
11/12/2019 01
versión

Control de distribución.
Copia No Entregado a Fecha
Líderes de los procesos, director de obra, residente,
01 26/08/2016
programador, administrador, coordinador QA/QC.

Elaboró Revisó Aprobó

Firma

Nombre Cristhian Prada Prada Leonardo Gómez Wilfer Prada Quitian.

Cargo Coordinador QA/QC Administrador Representante Legal
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1. OBJETIVO

Establecer los criterios de medir y hacerle seguimiento a la necesidad de cambios en el

sistema de gestión integral, proyectos y todas las actividades que la empresa realice, estos
cambios se llevaran a cabo de manera planificada, se considerará el propósito de los
cambios y sus consecuencias potenciales, la integridad del sistema de gestión, la
disponibilidad de recursos y la asignación y reasignación de responsabilidades y autoridades.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación obligatoria para todos los cambios que se puedan
presentar en WAMCOL y que están establecidos en este procedimiento, asegurando que los
peligros y riesgos sean identificados y valorados determinando los controles a implementar
antes de que se generen los cambios.
Este procedimiento se aplica a todas las áreas operativas y administrativas del Consejo
Profesional Nacional de Ingeniería, así como a todos sus contratistas y visitantes.

3. NORMATIVIDAD

TIPO NUMERO TITULO FECHA

NTC 9001 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD 2015
DECRET
O 1072 DECRETO UNICO REGLAMENTARIO DEL SECTOR TRABAJO 2015

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

 ANÁLISIS DEL CAMBIO: Proceso que permite reconocer la existencia y

características de los peligros para evaluar la magnitud de los riesgos asociados en
los cambios o nuevos proyectos y decidir si dichos riesgos son o no aceptables.
 ÁREA RESPONSABLE DEL CAMBIO: Área responsable de la implementación y
desarrollo del cambio o nuevo proyecto.
 ÁREA USUARIA DEL CAMBIO: Área que recibirá el cambio o nuevo proyecto para
su uso final. CAMBIO Modificación significativa de un proceso, instalación o equipo ya
existente.
 GESTIÓN DEL CAMBIO: Aplicación sistemática de procesos y procedimientos para
identificar, evaluar, controlar y monitorear los riesgos en los cambios y nuevos
proyectos.
 PROYECTO: Conjunto de actividades realizadas bajo un esquema establecido, que
tienen un inicio, un fin, y un objetivo: crear una instalación o proceso totalmente nuevo.
 REQUISITO NORMATIVO: Requisito de seguridad y salud en el trabajo impuesto por
una norma vigente y que aplica a las actividades de organización (Decreto 1072 de
2015).
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 RIESGO: Combinación de la probabilidad que ocurra una o más exposiciones o

eventos peligrosos y la severidad del daño que puede ser causada por estos. (Decreto
1072 de 2015).
 COPASST Comité Paritario de Seguridad y Salud en el trabajo. Organismo de
promoción y vigilancia de las normas y reglamentos de Salud Ocupacional dentro de
la empresa. (Resolución 2013 de 1986).
 SST Abreviación de Seguridad y salud en el trabajo
 SGI: Sistema de gestión integral

5. CONSIDERACIONES

Estos cambios se establecerán según las pautas descritas en el presente documento y la

consulta de estos cambios se realizará por medio de la autorización de las partes
interesadas.

El seguimiento se realizará según lo establecido en cada caso y de manera general

anualmente mediante la revisión por la dirección.

6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES.

a. Cambios al SGI.

La empresa WAMCOL SAS genera una gestión de cambios con el propósito de controlar las
consecuencias potenciales que estos pueden traer a la integridad del sistema de gestión.
Para ello formaliza las siguientes directrices:

6.1.1. Cualquier cambio que se conciba como mejora continua, acción correctiva, hallazgo
por auditoria, se registra y controla directamente en el formato “Reporte, análisis de
hallazgos y establecimiento de acciones”.

6.1.2. Los cambios que se produzcan por la administración de riesgos se registran y

controlan directamente en el formato “matriz para la administración de riesgos y
oportunidades”.

6.1.3. Los cambios que se produzcan por accidente y/o incidente ambiental se registran y
controlan directamente en la matriz de identificación de aspectos, evaluación de
impactos ambientales y controles”. Igualmente, los cambios que se produzcan por
accidente y/o incidente de trabajo se registran y controlan directamente en la Matriz
para la identificación de los peligros, evaluación y valoración de los riesgos en
seguridad industrial y salud en el trabajo.

6.1.4. Los cambios que se produzcan por la creación, adecuación y control de la

información documentada se realizará según las directrices establecidas en el
procedimiento de control de información documentada.
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6.1.5. Aquellos cambios que surjan por decisión de la junta directiva, administración, Líder
de procesos, profesional responsable del SGI, actualización de aspectos legales y
otros que surjan por cuestiones internas y externas se deberán gestionar de la
siguiente manera:

Una vez identificado el cambio al SGI que se debe gestionar, este se documenta en el
formato denominado “identificación, gestión y seguimiento a los cambios”.

a. Posterior, se reconocerá el impacto que este puede generar al SGI.

b. El cambio se gestionará por medio de un plan de acción que está inmerso en el

formato “identificación, gestión y seguimiento a los cambios”, el cual está
conformado por descripción, fecha de implementación, recursos y responsables.

c. El seguimiento a la gestión del cambio se realizará con los mismos parámetros del
literal c.

Con este proceso se asegura la descripción de los resultados de la revisión de los cambios,
las personas que autorizan el cambio, la disponibilidad de recursos y de cualquier acción
necesaria que surja de la revisión.

6.2. Cambios en los proyectos

Los proyectos que la empresa WAMCOL SAS desarrolle se planean y documentan en el plan
de calidad, por tal motivo los cambios que se ejecuten en los proyectos en relación al
aseguramiento y control de la calidad se realizará por medio de un adendo al plan de calidad.

Así mismo, se planean los ensayos, seguimiento y control mediante el plan de inspección y
ensayo, los cambios surgidos se documentan por medio de un adendo al plan de inspección
y ensayos.

Mediante el plan de calidad, en un espacio dirigido solo a la gestión del cambio se define la
manera como se llevará a cabo los cambios en el proyecto, permitiendo controlar estos
cambios mediante la descripción de la actividad, documentos de soporte, aspectos a
controlar, responsables, recursos mínimos y los registros.

En cuanto, a los cambios surgidos directamente con el proyecto en relación con el alcance,
tiempo, recursos asignados y presupuesto se lleva a cabo directamente en el PDT. Estos
cambios se deben ver reflejados mediante el informe denominado ajustes de cantidades.

De esta manera se controla los cambios planificados de los proyectos, cambio en los
requisitos para los productos y servicios y revisar las consecuencias de los cambios no
previstos, tomando acciones para mitigar cualquier efecto adverso, según sea necesario

6.3. Cambios en la asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades

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6.4. La asignación como representante por la dirección ante el SGI se debe realizar por
medio de un acta. Igualmente, la reasignación de este cargo.

6.4.1. Cuando es asignación o reasignación de funciones específicas, responsabilidades y

autoridad a los líderes de los procesos u otros cargos administrativos y operativos,
se evidencia estos cambios en el manual de perfiles, responsabilidades, autoridad y
rendición de cuentas. Este manual solo cambiara de versión al modificar su
estructura documental, la reasignación de una función, responsabilidad y autoridad
no exige el cambio de versión o control documental.

6.5. Diseño y desarrollo de los productos y servicios

Los cambios surgidos durante el diseño y desarrollo se llevarán a cabo según el criterio a
modificar.

Si el cambio surge al SGI se deberá seguir las directrices emitidas en el numeral 6.2, por
ejemplo, cambio al diseño estructural o contenido del mapa de procesos.

Si el cambio es al diseño de planos red line o as built se deberá seguir las directrices
emitidas por el cliente. En caso particular, si el plano es de propiedad directa de WAMCOL
SAS, por ejemplo, plano de evacuación o plano del proyecto, se deberá realizar los cambios
protocolizados en el numeral 6.1.4 del presente documento.

7. RESPONSABILIDADES

 Responsable de SST: Sera la persona encargada de revisar, aprobar la Gestión de

Cambio y de facilitar el proceso de Gestión de Cambio y orientar a los participantes de
acuerdo con la metodología.
 COPASST: Participar en la propuesta de cambio en la organización, actividades o
materiales, incluyendo nuevos proyectos, participando de la identificación de riesgos.
Revisar y hacer controles sobre en la gestión de cambios generados en los proyectos.
 Trabajadores en general: Conocer y ser conscientes de los peligros de sus
actividades, de los cambios temporales y controles establecidos para disminuir la
probabilidad o consecuencias de posibles incidentes, accidentes de trabajo o
enfermedades laborados.

8. RECURSOS.

8.1. PERSONAL.
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 Líderes de los procesos

 Coordinador QA/QC
 Representante por la dirección.

8.2. EQUIPOS, HERRAMIENTAS Y MATERIALES

 Equipos de cómputo
 AZ de los documentos
 Estante para el archivo
 Papelería en general.

9. REGISTROS.

GG-R-07 Identificación, gestión y seguimiento a los cambios