Александр СТАНИШЕВСКИЙ 

юрист 
 

Памятка по ежегодным отпускам

1 На предприятиях ежегодные отпуска планируются в декабре и фиксируются в графике отпусков.

Чтобы не забыть, кому и когда нужно идти в отпуск, удобно занести данные из графика отпусков в
план отпусков – так называемый планировщик, который поможет ежемесячно планировать
кадровую работу по отпускам. Его можно разместить на видном месте.

 
Бывает, что планы сотрудников относительно даты отпуска меняются. Возникает вопрос, можно ли
перенести отпуск на иную дату, чем указано в графике, ведь по ТК он обязателен и для работника,
и для работодателя (ч. (5) ст. 116 ТК)? Да, можно, если согласен работодатель. Для этого не нужно
вносить коррективы в график отпусков – достаточно будет обычного документального оформления
согласно пунктам 3 и 4 настоящей памятки.
2 Планировщик напомнит, кто из работников идет в отпуск – об этом надо успеть письменно
известить их за 2 недели до его начала. На практике не на всех предприятиях оформляют такое
уведомление, хотя это является обязательством (ч. (5) ст. 116 ТК). Уведомление можно составить
таким образом:
 
Могут ли быть последствия, если подобные уведомления не оформлялись? Маловероятно. Даже
если при проверке Трудовая инспекция сочтет это нарушением трудового законодательства и
укажет его в акте проверки, следует дать ответ в письменной форме, что впредь предприятие
будет оформлять данные уведомления. Это значит, что правонарушение прекращено и нет
оснований составлять протокол по ст. 55 Кодекса о правонарушениях.
3 Работники, уходящие в отпуск, должны подать заявление на отпуск. Для этого удобно
заготовить бланки с частично напечатанным текстом, подлежащие заполнению работниками:
 

 
Такое же заявление могут оформить и уходящие в отпуск по материнству сотрудницы, если они
хотят присоединить ежегодный отпуск к материнскому (либо до, либо после него). Единственное
отличие – такой ежегодный отпуск дается вне графика отпусков, на основании листка о
медицинском отпуске и заявления.
4 На ежегодный отпуск нужно составить приказ:
 
 
В приказе, кроме периода, на который работник идет в отпуск, удобно указать и период, на
который этот отпуск ему предоставляется, а также дату выхода на работу.
5 Как минимум, за 3 дня до ухода работника в отпуск следует рассчитать отпускное пособие.
Такой расчет нужно документировать. Но бывает, что он рассчитывается посредством
бухгалтерской программы и детали расчета не известны. Для расчета отпускного пособия можно
составлять такой документ:
Этот образец используется при 3-месячном расчетном периоде отпускного пособия.
6 Отпускное пособие выплачивается работнику не позже чем за 3 дня до его ухода в отпуск. Для
этого применяются способы выплаты, практикуемые на предприятии, – наличными или
посредством перевода на карточный банковский счет. Документируется выплата расходным
кассовым ордером или банковским платежным поручением.
 

 
У карточного счета есть определенные преимущества – при выезде за рубеж расходы можно
оплачивать картой (Visa и Mastercard). И хотя при снятии денег с карты за рубежом нередко
происходит двойная конвертация, обычно это все равно выгоднее обмена денег в валютных
кассах.
7 Нахождение работника в отпуске фиксируется в табеле учета рабочего времени:
 
Табель не является типовым документом, и обязательных правил по его заполнению нет.
Выбирается наиболее удобный способ. Можно, например, слово «отпуск» писать целиком, с
указанием его типа и периода.
8 Отпуск работника следует отметить и в личной кадровой карточке (форма MR-2). На оборотной
стороне формуляра выделено место для регистрации всех отпусков работника. По сути, это
журнал учета отпусков:
 

 
При увольнении или отставке работника данные этого раздела помогут рассчитать период, за
который ему положена компенсация за неиспользованный отпуск.
9 В некоторых случаях работодатель может отозвать работника из отпуска (только с его
согласия). Отзыв оформляется приказом. В этом же приказе можно предусмотреть письменное
согласие работника:
 
Работник использует оставшиеся дни отпуска по окончании возникшей ситуации или в другое
время по согласованию с работодателем. Для использования этих дней следует снова издать
приказ, подобный указанному в п. 4 настоящей памятки.
10 Во время ежегодного отпуска работник может заболеть и находиться на больничном. В таком
случае отпуск следует либо продлить, либо предоставить его в другое время того же года на
основании заявления работника:
 
 
Предоставление неиспользованного отпуска в другое время должно быть согласовано обеими
сторонами. Поэтому для упрощения документирования согласие работодателя может быть
указано в самом заявлении.
11 Работник должен использовать ежегодно предоставляемый ему отпуск. По закону это не
распространяется только на ситуации, когда отсутствие работника может отрицательно отразиться
на деятельности предприятия. Но если это случится, обязательно должно быть оформлено
письменное согласие работника:
 
Представителями работников являются профсоюзные органы либо работники, избранные на
общем собрании работников согласно статьям 20–21 ТК.