1) ACCOUNTING: ALL ADVANCE RENT PAYMENTS, BALANCES AND SECURITY DEPOSITS ARE DEPOSITED IN ELAN VACATIONS INTEREST BEARING TRUST 

ACCOUNTAT FIRST BANK; WITH ALL INTEREST ACCRUED PAYABLE TO ELAN VACATIONS.  ADVANCE RENT PAYMENTS, UP TO 50% OF TOTAL RENT, ARE 
DISBURSED TO PROPERTY OWNERS ON A MONTHLY BASIS IN ADVANCE OF OCCUPANCY.  GUEST ACKNOWLEDGES THIS AND RELEASES ANY RIGHT FOR 
CIVIL SUIT AGAINST ELAN VACATIONS FOR ANY LOSS.  ELAN VACATIONS MAY RECEIVE A FEE FROM OUTSIDE VENDORS FOR PROCURING OR PROVIDING 
ADDITIONAL GOODS AND SERVICES TO GUESTS INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO TRIP INTERUPTION INSURANCE.  
 
2) All Payments:  Return the signed lease with Advance Payment (one half of the base rent) and a $100 administration fee (and tax on admin fee) in US 
funds only within (7) days of reservation date.  If not returned by due date, reservation is automatically cancelled without further notice.  Travel insurance 
is automatically included in the first payment amount due (see Paragraph 17).  To decline travel insurance coverage: Guest must deduct the amount from 
the Advance Payment due, strike through and initial the line item.  No other contractual changes accepted.  A receipt of payment will be sent to 
Leaseholder/Guest when payment and executed lease are received by Elan Vacations.  This agreement shall be binding when Agent has received the signed 
lease, one half of the rental rate as advance rent, $100 Administration Fee and all checks have cleared the bank.  Balance including NC sales and lodging tax 
(totaling 13.75% for Currituck County and 12.75% for Dare County and subject to change), and any other charges are due 30 days prior to arrival.  
Acceptable forms of payment include personal checks, cashiers or certified check or money order.  Credit cards may also be used for payments.  Credit 
cards are accepted/processed through a third party provider at a cost of $49.95.  A completed authorization form must be submitted with each credit card 
payment and can be obtained by contacting our office. All payments must be paid in U.S. Funds. 
 
3)  Accommodations: Individually and privately owned, each rental home reflects the tastes of its owner (s).  Each is equipped with basic housekeeping 
items and Élan’s Standard Items List (see Paragraph 15); laundry, cleaning or paper products are not furnished.  Linens and towels are furnished in all 
homes.  Every effort is made to assure accurate descriptions with no misrepresentation intended.  Substitutions and refunds will not be made upon arrival 
for any reason.  Elan will not be held responsible for errors in printing, changes made by Owners or matters out of our control (i.e. noise, construction, 
weather, etc).  Distances to the beach are approximate.  Complaints regarding accommodations must be submitted in writing to Elan prior to check out for 
submission to Landlord.  Mobile/RV campers are not permitted hookup to utilities or as sleeping accommodations at any Elan rental home.  Some 
neighborhood covenants may prohibit them entirely. 
 
4)  Amenities:  Neighborhoods with outdoor swimming pools can generally be expected to be available for use from Memorial Day thru the end of 
September, weather permitting.  Homes with Private Pools afford pool use, weather permitting, from approximately mid‐ May through mid‐ October.  
Private pool and/or Hot Tub at each home is exclusive to that property and its Guests only.  Trespassers will be prosecuted.  Homes with wood burning 
(firewood not included) and/or gas fireplaces are available October 1 – May 1 only.  Amenities cannot be guaranteed and Elan Vacations will not be held 
responsible for any amenities which are closed for reasons out of our control. 
 
5)  Cancellations:  Cancellation of a confirmed reservation is required in writing via mail or Fax prior to Check‐In.  Every effort is made to rebook the home.  
When the home is re‐booked and confirmed with payment, all monies less paid travel insurance and administrative fee will be returned to the Leaseholder.  
If not re‐booked, all monies are forfeited, excluding security deposit and taxes.  A confirmed reservation that transfers to a different home is considered a 
cancelled reservation with applicable cancellation policy.  
  
6)  Dogs: Dogs and/or any other types of pets are not permitted in any Elan rental home, with the exception of homes designated as “Pets Permitted” 
limited to 2 domestic, housebroken, non‐destructive adult dogs (no puppies) with a 50 pound weight limit each.  Additional rules/restrictions may apply 
with some homes.  The $75.00 non‐refundable fee is applied to each reservation.  Declare dogs at the time of making reservation.  Dog (s) in or on the 
premises of non‐pet homes is a non‐negotiable breach of lease with grounds for immediate eviction without refund and without exception.  Your visitors 
may not bring pets to the premises.  Each township enforces a pet ordinance, which is subject to change, and most require dogs to be leashed at all times.  
If allergic, be aware that some landlords bring pets of their own, some other than dogs.  Please inquire prior to reserving. 
 
7)  Guest Obligations:  (a) Reasonable and orderly conduct by all tenants in the leased residence with respect given to the terms of this lease, the property, 
the law and the neighbors; (b) Guest is responsible for damages as outlined under Security Deposits (see Paragraph 15); (c) Guest agrees to indemnify and 
save Agency and its employees free and harmless from any liabilities for any loss or damage whatsoever arising from, related to, or in connection with 
rental of the premises, including, but not limited to, any claim or liability for personal injury or damage or loss of property which is made, incurred or 
sustained by Guest (leaseholder) or Guests of Guests except only such personal injury caused by the negligence or intentional acts of the Owner or his 
Agent; (d) Guest agrees to evacuate the premises if State or local authorities, acting pursuant to Article 36A of Chapter 14 or Article 1 of chapter 166A of 
the North Carolina General Statutes, order a mandatory evacuation of an area that includes the leased premises, in which case Guest must take all 
possessions as re‐entry cannot be guaranteed.  Should any of the terms of the agreement be breached by Tenant, resulting in legal action on the part of 
the Agent or Owner against Guest(s) and Agent or Owner prevails in court or a settlement is reached, Agent and/or Owner shall be entitled to collect from 
Tenant all costs of said legal action including, but not limited to, reasonable attorney’s fees.  
  
8)  Lost & Found: Check thoroughly for your belongings upon departure.  Elan Vacations is not responsible for your personal items.  Recovered items will be 
held for 2 weeks only.  We will return claimed items to you via UPS or Priority Mail and a credit card number is required.  Items left unclaimed after 30 days 
will be donated to a local charity.  FIREARMS/WEAPONS ARE PROHIBITED IN ALL HOMES AND IF FOUND, WILL BE TURNED OVER TO LOCAL LAW 
ENFORCEMENT. 
 
9) Non‐Availability:  Should the home confirmed by Guest become unavailable for any reason whatsoever, Agent will inform Guest when non‐availability is 
absolutely certain, and prior to check in whenever possible.  Every attempt to relocate Guest to a comparable home will be made, unless Guest requests a 
full refund in which case, all monies will be immediately refunded except in the event of bankruptcy or foreclosure.  Guest specifically agrees that neither 
Agent nor its employees shall be liable in any way for refund of any monies paid as a rental deposit or rent or loss or damages due to the unavailability of 
the home caused by the bankruptcy of the Owner or foreclosures action pursued against Owner or the home.  Guest is responsible to pay any rental 
amount on a substitute rental home that exceeds the original reservation amount. 
 
 
 
10) Occupancy:  The lease period at check in on arrival date and ends at 9:00 AM on departure date with a rental rate based on (7) nights occupancy.  
Check in time is 3:00 PM; however, that time may be delayed due to unforeseen circumstances.  Every effort will be made to ensure a timely check in.  
Keys may be released prior to the 3:00 check in time prior to the home being ready for occupancy.  Restricted solely to the specific number of occupants as 
described/advertised for each home (only babies sleeping in cribs are not included in occupancy count).  All rentals are to family groups only.  Responsible 
adults (age 25 or above) must have prior agent approval.  Elan Vacations will not rent to anyone under age 25 (legal photo ID required upon request of 
Agent) and Leaseholder must be in occupancy of said unit during the entire lease period.  Agent reserves the right to deny occupancy, evict and refuse 
refund to anyone at any time that appears to be detrimental to the property.  Grounds for an Expedited Eviction Hearing (no sooner than 12 hours after 
service upon tenant and no later than 48 hours after such service) pursuant to Section 42A‐24 of the North Carolina General Statutes shall include (a) 
holding over possession after tenancy has expired; (b) commission of a material breach of the terms of this agreement resulting in termination of tenancy; 
(c) failure to pay rent as required by this agreement; or (d) obtaining possession of the property by fraud or misrepresentation.   
 
11)  Outdoor Grilling and Beach Fires:  Local fire ordinances prohibit grilling on decks or near structures due to fire hazards.  Only built in grills with gas line 
burners are permitted on decks.  No beach fires or fireworks are permitted.   
 
12)  Pool & Spa Rules:  An Elan home equipped with a private pool and/or spa requires that Guest(s) agree to follow these pool and spa rules: (a) Use 
amenities at your own risk and dial 911 for emergencies; (b) No diving, running or reckless play allowed; (c) Keep all gates and closures closed at all times; 
(d)Report all problems to Elan Vacations immediately; (e) Shower before using the amenity; (f) No swimming alone; supervise children at all times and do 
not leave them unattended; (g) Use all pool equipment for its intended purposes only; (h) No glass or glass containers around the amenities; (i) Do not add 
any chemicals or other agents to the pool or spa; (j) Replace spa and/or pool cover (where provided) when not in use; (k) Test the water temperature and 
depth before entering; (l)Anyone with health problems or a condition (such as high blood pressure or pregnancy) prohibiting usage should beware and 
consult a physician prior to use; (m) Avoid alcohol use with amenities; (n) Use of the amenities is limited to the actual leased occupants of the home; (o) 
Unsanitary condition(s) resulting from Guest’s use requiring drastic measures such as water replacement, shock treatment, etc. is at Guest’s expense and 
indulgence for time to render amenity usable; (p) Call Elan for service and do not attempt to operate any pool equipment including pump, vacuum, etc. 
 
13) Repairs/Right of Entry/Refunds:  Report all inoperative and/or missing equipment to Elan Vacations immediately.  Service must be scheduled and may 
require parts to be ordered.  Problems will be corrected as soon as humanly possible.  Priority is given to air conditioners/heat, refrigeration, 
plumbing/septic, water or electrical problems.  Agent or authorized employees or repairmen, and landlord will have right of entry at any time.  No refunds 
issued for delay of check in or early check out (for any reason), damage to Guest’s belongings due to malfunctioning equipment/appliances, discoloration 
of clothing due to chemical content of water, mechanical failures of appliances/electronics, interruption/loss of utilities (including cable or internet), or 
inclement weather including hurricanes or other acts of God.  Landlord to provide fit and habitable premises per statute #42A‐31. 
 
14) Security Deposit/Security Deposit Waiver: You have the option of paying a non‐refundable security deposit waiver fee OR you may decline the waiver 
fee in favor of a traditional security deposit by initialing the front of this agreement.  Traditional security deposit cannot be charged to a credit card.  The 
waiver fee covers accidental damage to your rental, with a limit of $1500.  You will be responsible for any damage above that amount.  The waiver does not 
cover intentional damage, damages resulting from non‐compliance with the terms of this Agreement, or damages resulting from negligence of guest.  You 
must complete a Report of Accidental Damages form, which must be obtained from the rental office within 24 hours of incident, or your waiver is void and 
you will be held responsible for any damages. See Details of the Security Deposit Waiver Plan included with this agreement.  If you choose to decline the 
security deposit waiver, a refundable security deposit in the amount stated on the front of this agreement will be included in the charges on your 
reservation confirmation.  Refundable security deposits are held in accordance with the Tenant Security Deposit Act and the Vacation Rental Act and are 
either returned in full within 45 days of departure or accounted for if there are any charges to the security deposit. 
 
15)  Standard Items List: Each rental home is equipped with the following items unless otherwise stated: beach chairs (5 minimum), barbeque grill 
(charcoal), blender, central air/heat, coffee maker, color cable television, deck furniture, dishwasher, dish towels, enclosed outside shower, fully equipped 
kitchen (accommodates the total occupancy number), icemaker or ice trays, microwave, pillows & blankets, linen & towels, stereo, toaster, vacuum, 
washer/dryer, pack‐n‐play and/or crib, and high chair.  
 
16) Telephone:   Local calls from the leased premises are free; however there may be an irremovable long distance block that will require a credit card to 
place long distance calls.  Unauthorized long distance charges via phone, fax, or computer will entail a cost of charges plus a $20.00 fee. 
 
17)  Travel Insurance:  Travel Protection (see enclosed brochure) is collected in advance and is automatically added to the first Advance Rent Payment Due 
amount and paid to the insurance agency on a monthly basis.  Travel insurance is calculated on a percentage of the total trip cost less security deposit and 
coverage becomes effective 24 hours following receipt of payment by Elan Vacations.  Insurance is strongly recommended in that failure to obtain 
coverage may result in failure to recover your vacation financial investment due to elements, accident, hurricane evacuations, and other acts of God. (See 
Paragraph 14).  Travel Insurance is available to guests residing in North America for at least six (6) months out of the year.  To decline coverage, (a) strike 
through the line item (not applicable for e‐signatures); (b) initial in the space provided; and (c) deduct that line item amount when making your advance 
payment for rent. 
 
This document contains the entire agreement between the parties and may not be amended except by document executed with the same formality as this 
document.  This is a Vacation Rental Agreement under the NC Vacation Rental Act.  The Rights and Obligations of the parties to this agreement are defined 
by law and include unique provisions permitting disbursements of rent prior to tenancy and expedited eviction of tenants.  Your signature on this 
agreement, or payment, or taking possession of the property after receipt of the agreement is evidence of your acceptance of the agreement and your 
intent to use the property for a vacation rental. 
 
_________________________            __________ _________________________        ______________ 
Guest/Leaseholder Signature   Date                             Élan Vacations Representative       Date 
(must be 24 years of age or older to be a leaseholder) 
 
Thank you for choosing Elan Vacations to assist with your vacation needs and for your kind regard to all terms of this agreement. 
Élan Vacations ‐ PO Box 1989, Kitty Hawk, NC  27949 – Toll Free 866‐760‐3526 – FAX 252‐491‐6947 
                                                                                                                                                                                                                                       Revised date: September 2009 
  Élan Vacations, Inc. 
P.O. Box 1989 
Kitty Hawk, NC 27949 
Important 
Tel., 252.491.8787  
866.760.ELAN(3526)  Lease 
Fax, 252.491.6947 
www.elanvacations.com  Options
Security Deposit Options  –  Please  select your  security  deposit  option  (select one) 
 
Guests must pay a fully‐refundable security deposit or a non‐refundable security deposit waiver fee in order 
to reserve a home with Élan Vacations. The security  deposit  waiver  fee  has  been  automatically  applied  to 
your  reservation.  Select option 1 if you choose to pay the refundable security deposit.  Once  we receive 
the lease, we will remove the original charge and add the security deposit. 
 
Option 1: Security Deposit (Please see first page of your Lease Agreement for deposit amount) 
This fully refundable deposit is returned to the guest within 45 days of departure, provided there is no 
damage to the rental home. Upon departure, every rental home is inspected. If damage is found, the 
security deposit will be  held  and  the guest  contacted.  See your Lease Agreement for additional information. 
 
Option 2: Security Deposit Waiver Fee (Cost: $55.00 +tax) 
This  non‐refundable,  optional  fee covers up  to $1,500  in unintentional  damages.  The  guest  would  
be  covered  if he/she  had  selected  the  Security  Deposit  Waiver  Fee  and  reported  the  damages 
within 24 hours of the incident (damages  not reported  may  result  in  additional  charges  to  guest).  
The waiver does not cover intentional damage, damages resulting from non‐compliance with the terms 
of this Agreement, or damages resulting from negligence of guest.  See Details of the Security Deposit 
Waiver Plan included with this agreement. 
 
 

Travel Insurance  –  Please  indicate  if   you  would  like  to   DECLINE  travel  protection 

 
 
        IMPORTANT: If you elect to decline Travel Insurance, please deduct that amount from your first payment. 
 
_____  Initial to Decline Travel Insurance (Please see first page of the Lease Agreement for insurance fee)    
Travel insurance covers a variety of situations  as outlined  in this package.  No refunds  will be given for 
hurricane mandatory evacuations without the purchase of Travel Insurance.  You can elect to purchase 
coverage up to the date the final rental payment is made or 30 days prior to arrival, whichever comes  
 
  first.
 
Pet Friendly Homes – Please indicate if you are bringing your dog(s) on your vacation (if applicable) 
 

 If your rental home allows pets, you are limited to 2 adult dogs.  A $75.00 non‐refundable fee is applied to  
each reservation.  

_____  Declare the number of dogs here 
Élan Vacations, Inc. 
P.O. Box 1989 
Kitty Hawk, NC 27949 
Payment   
   
Tel., 252.491.8787   
 
866.760.ELAN (3526)  Options
Fax, 252.491.6947 
www.elanvacations.com   
Credit cards are accepted and processed through a 3rd party provider at a cost of $49.95. 
 
For your convenience, we offer multiple payment options.  If you prefer, you may mail a personal check, certified check, or 
money order to the address above.  Please note your reservation number on your check.  Please note personal checks 
are  not  accepted  within  30  days  of  arrival.    A  $30  returned  check  fee  will  be  assessed  for  any  check  returned  by  the 
issuing bank for insufficient funds.  You may also pay by credit card using the Authorization Form below.    
 
Credit Card Payment Option – Please complete this section to authorize a credit card transaction
 

Card Holder Information 
   Name __________________________________ (as printed  on credit card)   Reservation Number ________________ 
 
   Billing Address    
 
   City     State     Zip Code     Country    
 
   Email Address _____________________ (Information will not be used for marketing purposes, only for payment issues) 
    

Credit Card Information 
Card Type     Visa     MasterCard  Credit Card Number    
   Expiration Date  Month     Year       Amount to Charge in US $     
 
Cancellation Policy 
 
Cancellation of a confirmed reservation is required in writing via mail or fax prior to check‐in.  Every effort is made to 
rebook the home.  When the home is rebooked and confirmed with payment, all monies less paid travel insurance and 
administrative fee will be returned to the leaseholder.  If not rebooked, all monies are forfeited excluding security 
deposit and taxes. 
 
Security Deposit Payments 
 
If you elect the $55.00 Security Deposit Insurance, this may be charged to the credit card.  If you do not elect 
Security Deposit Insurance and want to pay the Security Deposit, this must be paid by check and can’t be 
charged to the credit card. 
 
I have read, understand and agree to the above terms and policies.  I agree to pay the above charges 
according to my credit card agreement.   
 Travel Guard’s

You’ve saved. You’ve planned. You’ve looked forward

to your vacation for months. But sometimes things
don’t go according to plan. What if...
...you or a loved one gets sick before you leave for your trip?
...you need medical treatment while traveling?
...a hurricane or blizzard prevents you from starting your
vacation or forces you to leave early?
...you've lost your job or have been laid off?

Travel Guard’s All Seasons Travel Plan can

2 4 - H O U R A S S I S TA N C E
cover you and your vacation investment
if and when the unexpected happens. j 24-Hour Emergency Hotline: Immediate help with any travel or
medical emergency when you need it, wherever you need it; includes
INSURANCE COVERAGES cash advances, telephone interpretation, passport or ticket replacement,
physician referrals and appointments, prescription replacement, lost or delayed

$ Trip Cost: Trip Cancellation & Interruption: Covers your trip

investment if you must cancel or interrupt your trip for covered
reasons such as sickness, injury or death to you, your traveling companion,
a family member, service animal and business partner; inclement weather;
military duty; employer terminations, layoffs or job transfers; involved in or
delayed by a traffic accident en route to your destination; named hurricane
causing the Insured's Destination to be inaccessible or uninhabitable;
mechanical breakdown of common carrier; primary/secondary school
extending its existing session past your departure date.
baggage tracing and delivery assistance, and roadside assistance.
Concierge Services: Whatever you need, whenever you need it.
j Expert Personal Assistance Coordinators are always available for tee
time reservations, restaurant referrals and reservations, wireless device
assistance, sporting or theater tickets, and more.
$ Identity Theft Assistance:** If personal information is stolen,
emergency travel counselors will assist in contacting credit card
companies, monitoring credit reports and working with local authorities to help
with identity restoration.

$ $600 Trip Delay: Reimbursement (up to $200 a day) for reasonable

additional expenses incurred when you are delayed (i.e., hotel).
Pet Return Service: Coordinate the return home of your pets if
sickness or injury causes travel to be interrupted.
Roadside Assistance: Towing Assistance, Flat Tire Assistance, Oil, Fluid,
5 $1,000 Baggage, Sportsman Equipment and Personal 3 Water Delivery Service, Fuel Delivery Service, Lock Out Assistance,
Effects: Reimburses you if your baggage is lost, stolen, or damaged Battery Assistance, and Collision Assistance.
while on your trip.
Vehicle Return Assistance: Provides transportation for your
3 automobile back to your primary residence should you become ill/injured
5 $1,000 Baggage Delay: Reimbursement (up to $200 a day) for and unable to drive.
purchasing essential items (i.e., toiletries) when bags are delayed
more than 12 hours. P R E - E X WA I V E R
Pre-Existing Medical Condition Exclusion Waiver: If insurance is
$25,000 Medical Expense: Covers emergency medical expenses
Y incurred while traveling; includes emergency dental treatment.
purchased within 21 days of initial trip deposit, the Pre-Existing Medical
Condition Exclusion will be waived.* You must be medically able to travel when
you pay your plan cost.

. $500,000 Emergency Evacuation & Repatriation of Remains: Important Note: Guests who initially decline insurance coverage can elect to purchase coverage up
Covers evacuation and transportation to the nearest adequate to the date the final rental payment is made OR 30 days prior to arrival at the rental property,
medical facility when required by an attending physician; also includes cost whichever comes first. If someone is making a new reservation and is scheduled to arrive in less than
for a medical escort. 30 days, they may purchase insurance as long as they do it at the time of booking.
*This is applicable to all coverages which would impose a pre-existing condition exclusion under the
Policy. Applies to the first $25,000 per person/ $50,000 per booking.
s $100,000 Accidental Death & Dismemberment: Covers for loss of
life or limb within 180 days of an accident on your trip.
** Not available to residents of New York State.

To learn more about Travel Guard’s

3 $25,000 Car Rental Collision Coverage: Covers damage due to All Seasons Travel Plan, call 1.877.249.5376.
collision, vandalism, theft, windstorm, fire, hail or flood. Refer to Product Number 008573 P1.

This is only a brief description of the coverage(s) available. The Policy will contain reductions, limitations, exclusions and termination provisions. Insurance underwritten by National Union
Fire Insurance Company of Pittsburgh, Pa., a Pennsylvania insurance company, with its principal place of business at 175 Water Street, New York, NY 10038. Is currently authorized to transact
business in all states and the District of Columbia. NAIC No. 19445. Coverage may not be available in all states. 0810.038 TGS0140