MAPA DE ALINEACIÓN DE

EQUIPOS

Diseño y redacción: Geovel Barrios R.

REALIZACIÓN: CORPORACIÓN INTERACTUAR 2020
 MAPA DE ALINEACIÓN DE EQUIPOS

Guía de implementación

El mapa de alineación de equipos ha sido construido con base en la herramienta con el

mismo nombre (The Team Alignment Map – TAM) de Stefano Mastrogiacomo, la cual es
una plantilla ágil utilizada para mejorar el trabajo colaborativo en los equipos.

El TAM es un esquema visual que permite a los participantes estructurar sus objetivos y
proyectos de manera organizada y fácil, de tal forma que favorece un rápido monitoreo
y seguimiento, logrando reuniones más productivas y resultados más eficaces. Para esto,
la herramienta propone 4 bloques clave que guían la ejecución del reto o proyecto
propuesto y entrelazan estratégicamente el trabajo por proyectos y el trabajo
colaborativo, trayendo ventajas como:

• Reuniones más productivas: conversaciones más efectivas, enfocadas en los

aspectos clave del proyecto.
• Más compromiso del equipo: decisiones colectivas con el aporte de los distintos
involucrados.
• Más proyectos exitosos: la herramienta permite una rápida detección y solución
de dificultades en tiempo real.

La alineación de equipos es el proceso de comunicación constante entre los miembros

del equipo para asegurar la correcta ejecución del proyecto. Para lograrlo, se deben
seguir 4 pasos fundamentales:

1. Conversaciones exitosas: los equipos alineados hablan sobre las cosas correctas;
enfocan el contenido de sus reuniones en la información que cada participante
necesita saber para contribuir con éxito.
2. Conocimiento común: cuando los participantes comparten la misma
información relevante, experimentan claridad mutua y una disminución de las
brechas de percepciones individuales antes de actuar juntos.
3. Ejecución impecable: el conocimiento común permite una alineación efectiva
del equipo porque los participantes hacen una planeación exitosa. Esto se
convierte en una ejecución armoniosa de actividades y la integración efectiva de
las partes individuales.
 4. Resultados exitosos: la claridad mutua aumenta la contribución de cada
participante y el trabajo colectivo a un mejor desempeño conjunto que conduce
a mejores resultados.

¿CÓMO USAR EL MAPA DE ALINEACIÓN DE EQUIPOS?

El mapa de alineación de equipos usualmente se utiliza para la definición y seguimiento

periódico de proyectos, apoyando actividades como:
• Definición de actividades.
• Toma de decisiones.
• Solución de dificultades.
• Organización de prioridades.
• Exploración de alternativas.

El mapa contiene la información esencial a gestionar en las reuniones de trabajo

(Ilustración 1). Cada uno de sus bloques debe ser discutido y validado con todo el equipo.

Ilustración 1. Mapa de Alineación de Equipos

Para su utilización, se propone seguir los siguientes pasos:

1. Ubicar el mapa en un lugar visible, preferiblemente pegado a una pared o tablero, en

un tamaño que permita la visualización de todos los integrantes del equipo.
2. Tener disponible post it, lapiceros o marcadores para que, entre todos, diligencien
los asuntos a tratar.
3. Compartir con el equipo el reto o proyecto en el que van a trabajar y proponer el uso
de la herramienta. Para esto, se debe generar un ambiente ameno y de confianza, en
el cual, cada uno de los participantes se sienta valorado y parte de la solución en la
que trabajarán.
4. Orientar al equipo a definir la información requerida en cada uno de los bloques (ver
descripción detallada a continuación).
5. Validar lo establecido con cada participante y en caso de diferencias, devolverse al
punto en cuestión.
6. Finalmente, el líder del proceso socializa el resultado del mapa con el equipo y realiza
seguimiento periódico de los avances de este hasta la finalización y cumplimiento de
los objetivos.

Diligenciando el mapa de alineación de equipos:

Para construir cada uno de los bloques del mapa es preciso comprender la lógica de
estos, estableciendo un orden para la definición de cada ítem. Se recomienda usar notas
adhesivas con el fin de poder efectuar los ajustes o mejoras que se requieran en el
camino.

A continuación se ilustra el proceso y se realiza la descripción de cómo trabajarlo con el

equipo:
 1 2 3

Hacia adelante

4 5 6 7

Hacia atrás

10 9 8

Ilustración 2. Pasos para la construcción del mapa de alineación de equipos

Nombre de la empresa:
1
Corresponde al nombre de la organización para la cual se planteará el proyecto
o reto.

Proyecto:
2
Es el tema central del mapa y orienta la ruta a seguir por el equipo. Para
definirlo, es preciso iniciar planteándose la pregunta ¿Por qué estamos aquí?
Así, los participantes establecen el foco, objetivo y alcance de la conversación
y las definiciones a realizar.

Período:
3
Es la duración del proyecto o reto. Este se puede definir libremente en
términos de horas, días, meses y/o años.

Los pasos del 4 al 7 conforman la línea de mirada hacia adelante, la cual describe la
colaboración en un orden lógico de izquierda a derecha. Consiste en completar las 4
columnas con el contenido apropiado: qué objetivos conjuntos, qué
responsabilidades o compromisos conjuntos, qué recursos comunes y riesgos
conjuntos existen para el equipo. Rápidamente surge un panorama general, tanto en
términos de expectativas como de problemas, sobre el cual los participantes pueden
reflexionar y mejorar la forma de abordar el trabajo de manera conjunta.

Objetivos de equipo:
4
Estos describen los resultados tangibles del trabajo colaborativo al final del
período. La claridad mutua sobre objetivos conjuntos crea un enfoque
conjunto y facilita el cumplimiento del proyecto.

¿Cómo describir los objetivos del equipo?

Un verbo (acción) + un adjetivo (descripción) + un sustantivo (resultado)

Ejemplos: abrir una nueva tienda en Medellín, desarrollar una nueva línea de
productos.

Responsabilidades conjuntas:
5
Aquí se asignan personas a los objetivos, es decir, se detalla la contribución de
cada participante para lograr los resultados deseados en el proyecto.

Pregunta clave para este ítem: ¿Quién hace qué para qué/quién?

La claridad mutua sobre los compromisos conjuntos crea responsabilidad y

confianza en el equipo.

Ejemplos: Juan (contratos), María (cotizaciones).

Recursos comunes:
6
Los recursos son el combustible que los participantes necesitan para
completar su trabajo. Cuando faltan recursos, no se puede hacer mucho.

Para definirlos, se usa la pregunta clave: ¿Qué recursos necesitamos?

Para describirlos, se recomienda comenzar con palabras referentes a
necesidad, falta, requerimiento, etc.

Los recursos pueden ser: financieros, físicos, humanos, intelectuales y

emocionales. Cuando el equipo tiene claridad sobre los recursos puede
comprender su capacidad actual para dar respuesta al reto.

Ejemplos: $1.000.000 de presupuesto, falta de motivación en el equipo,

requiere acceso a bases de datos de clientes potenciales.
 Riesgos conjuntos:
7
Los riesgos son eventos que pueden afectar negativamente el trabajo y evitar
que el equipo alcance sus objetivos conjuntos.

Pregunta clave para este ítem: ¿Qué puede evitar que tengamos éxito?

Para responder, se enuncian desventajas, obstáculos, miedos, objeciones,

efectos secundarios, etc. en las categorías relevantes.

Las principales fuentes de riesgos en los proyectos son:

1. Riesgos relacionados con el equipo (personal, logística, roles,
comunicación, etc.)
2. Riesgos relacionados con la organización (apoyo, política, financiación, etc.)
3. Riesgos de producto (calidad, problemas técnicos, etc.)
4. Riesgos externos (clientes, proveedores, regulaciones, mercado, etc.)

Ejemplos: sobrepasar el presupuesto, retraso de las reuniones, clientes

insatisfechos, cambio en las regulaciones.

Transformar recursos y riesgos conjuntos:

8
Los pasos 8 y 9 conforman la línea de mirada hacia atrás. Esta aborda los
problemas identificados en los últimos dos bloques (recursos y riesgos),
9
eliminando la mayor cantidad posible de limitantes o potenciales problemas al
agregar, adaptar o retirar contenido en el resto del mapa.

Para esto, se deben emprender acciones concretas que permitan a cada

participante del equipo tener acceso a los recursos que requiere y minimizar
el impacto de los eventos nocivos.

En este momento, la pregunta clave es: ¿Cómo podemos utilizar los recursos
que tenemos / obtener los recursos que nos faltan y reducir nuestra exposición
al riesgo?

Para lograr transformar las dificultades en cuanto a recursos y riesgos, se debe:

1. Discutir en equipo: ¿podemos eliminar este elemento creando nuevos
objetivos y responsabilidades conjuntas, o renegociando cualquier otro
contenido en el mapa?
 2. Transformar: si la respuesta es "sí", adapte el mapa y elimine el elemento
que acaba de discutir, el problema se ha solucionado.
3. Aplazar: si la respuesta es "no por el momento", deje la nota problemática
en su lugar y valide que el trabajo deberá realizarse con esa limitación de
recurso y/o ese riesgo abierto por el momento.

10
Definición de fechas y validación del mapa de alineación de equipos:
En esta fase, se busca refinar todo el proceso y validar los planes y acuerdos
establecidos.

Para la definición de fechas, la pregunta clave es: ¿Cuándo exactamente?

Se debe establecer una fecha concreta para cada objetivo y colocarla en frente
de cada uno, en la columna de Objetivos Conjuntos. No importa cuán grande
sea el rango, siempre es mejor que dejarlo en blanco y esto contribuye a
proyectarse y fortalecer la responsabilidad de cada integrante del equipo.

Al final de cada reunión de definición o seguimiento del mapa, es importante

buscar el acuerdo verbal de cada participante para fortalecer los compromisos
conjuntos. Esto se denomina validación.

En este momento, se utiliza el termómetro ubicado en cada bloque, evaluando

la claridad y coherencia de cada uno de los aspectos acordados.
- Si no todos validan: se recomienda un ciclo de refinamiento, algunos
elementos deben ser renegociados para acercarse a la realidad de todos.
- Si todos validan: el equipo está alineado y la reunión puede ser terminada.
El termómetro también puede utilizarse durante el proceso, a medida que se
hacen las definiciones de cada bloque.

Ahora, el equipo está listo para la acción.

 Ejemplo

Tierra verde Desarrollo de estrategia comercial producto X 2 meses

10/02/2020 Identificar el perfil Juan / María

del cliente y
mercado objetivo
Desinterés de
clientes en el
producto
25/02/2020 Establecer Carlos y
presupuesto aprobación en la
comercial junta

15/03/2020 Diseñar estrategia Ana

de comunicación

20/03/2020 Establecer el Juan / Ana

protocolo de
servicio al cliente

08/04/2020 Prueba piloto Pablo / Sonia / Luis Falta de estabilidad

del Internet en el
municipio