IMPLEMENTANDO PROYECTOS INNOVADORES DE

REDUCCIÓN DE COSTOS

PROFESOR WINSTON ZAVALETA

Winston Zavaleta
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 EL EXPOSITOR: WINSTON ZAVALETA

• Profesor de Centrum Tiempo Parcial: dicta cursos de

Operaciones y Cadena de Suministros.

• Asesor de empresas de diversos sectores económicos, en

proyectos:
o Gestión de la Cadena de Suministros.
o Negociaciones con proveedores.
o Reducción de Costos.
o Digitalización de procesos.

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 CONTENIDO DE LA EXPOSICIÓN

. INTRODUCCIÓN AL CONTEXTO
1

2. INTRODUCCIÓN A PRÁCTICAS Y CONCEPTOS

RELACIONADOS A LA GESTIÓN DEL GASTO

3. LA METODOLOGÍA DE LA GESTIÓN INTEGRAL

DEL GASTO - GIG

4. REFLEXIONES Y PREGUNTAS

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PRIMERAS REFLEXIONES SOBRE LA CRISIS ACTUAL

EL PROBLEMA ES MUY, MUY GRANDE

NADIE SABE CÓMO Y CUÁNDO TERMINARÁ

GOLPEA A TODO EL MUNDO

NO EXISTEN RECETAS MÁGICAS

EN TODOS LOS PAÍSES SE VA A REQUERIR LA

AYUDA DE SUS GOBIERNOS
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 OPORTUNIDADES DE LA CRISIS

 El teletrabajo es una tendencia, y ya es una realidad.

 Digitalización de los procesos.

 Las Empresas se han dado cuenta que pueden trabajar con

menos recursos, es decir podrán ser más productivos.

 La necesidad de reforzar las áreas de Operaciones y de las

Cadenas de Suministros.

 Repensar el diseño de nuestras Cadena de Suministro.

 PERÚ TIENE SOLVENCIA ECONÓMICA. ENDEUDAMIENTO NETO

15% DEL PBI.
5
INTRODUCCIÓN A PRÁCTICAS Y CONCEPTOS
RELACIONADOS A LA GESTIÓN DEL
GASTO

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 ¿QUIÉN TIENE EL PODER NEGOCIADOR?

¿COMPRADOR? ¿PROVEEDOR?

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8
ESTRATEGIA DE COMPRA Y EL PODER
NEGOCIADOR

Comprador
Proveedor (Nuestra
Empresa)

Condicionantes principales del

poder negociador del
Comprador:
 Cantidad de proveedores
en el mercado(hay
concentración o no??)
 Volumen de
compras(economía de
escalas)
 Productos sustitutos
 Capacidades negociadoras
de la empresa
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 LIMITACIONES EN COMPRAS : MONOPOLIOS EN LAS COMPRAS
TIPOLOGÍA DE MONOPOLIOS

Una de las debilidades más frecuentes, se origina por la

presencia de monopolios, o cárteles de proveedores.

Podemos definir dos tipos de monopolios:

 Monopolio estructural(natural): es aquel que existe

naturalmente en el mercado, por ejemplo en caso de los
proveedores de servicios básicos como agua, gas natural,
electricidad, etc.

 Monopolio técnico: es aquel que es creado por la propia

empresa, por ejemplo cuando se direcciona la compra a una
determinada marca, o cuando no desarrollamos proveedores.

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 LOS GASTOS EN LAS EMPRESAS

LOS EGRESOS (COSTOS Y GASTOS) LOS PODEMOS

IDENTIFICAR EN DOS CATEGORÍAS:

PLANILLA

GASTOS A TERCEROS(PROVEEDORES)
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UBICANDO LAS PRINCIPALES SALIDAS DE DINERO,
POR DESTINO

Ingreso (ventas)

Pagos a
Bancos(interese Estado
Personal terceros(provee Accionistas
s).- (impuestos)
-dores).

PARTIDAS OBJETO DEL GIG

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11
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 CÓMO ES POSIBLE LOGRAR AHORROS

COSTO/GASTO=P * Q

LOS AHORROS SE LOGRAN:

REDUCIENDO EL P: Precio unitario de compra o contratación.

REDUCIENDO EL Q: Cantidad de compra o contratación.

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PRINCIPALES PARTIDAS DE COSTOS Y GASTOS EN
LAS EMPRESAS

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 EL GASTO GESTIONABLE Y LA CENTRALIZACIÓN
DEL GASTO

GASTO GESTIONABLE, LO DEFINIMOS CÓMO EL GASTO

QUE DEBERÍA ESTAR GESTIONADO POR EL ÁREA DE
CADENA DE SUMINISTRO
OTROS

IMPUESTOS

GASTOS
FINANCIEROS

PLANILLA
GASTO TOTAL
DE LA EMPRE-
SA

GASTO CENTRALIZACIÓN DEL GASTO=

GESTIONABLE GASTO GESTIONADO POR COMPRAS/GASTO
GESTIONABLE

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 AMPLIANDO EL GASTO GESTIONABLE

GASTO
DESCENTRA-
LIZADO
GASTO
DESCENTRA-
LIZADO

GASTO
GESTIONADO.
GASTO SITUACIÓN
GESTIONADO. FUTURA
SITUACIÓN
ACTUAL

LA CENTRALIZACIÓN DEL GASTO ES UNA TENDENCIA A

NIVEL MUNDIAL
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 EJEMPLOS DE GASTOS QUE USUALMENTE ESTÁN
DESCENTRALIZADOS

• Gastos de viajes. • Servicios de

• Servicios de taxis. mantenimiento.
• Consumo de • Servicio de alquiler de
combustible. equipos y maquinaria.
• Capacitación. • Servicios de TICs.
• Servicios de • Servicios de impresión.
mantenimiento. • Servicios de Courier.
• Servicio de Limpieza. • Merchadising.
• Servicio de Seguridad. • Publicidad.
• Servicios de
Mantenimiento de
oficinas (FM).
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 LOS ACTORES DEL GASTO

RELEXIÓN
EN LAS EMPRESAS,
USUALMENTE SE OBSERVA QUE EL
COMPRA-
NO SE TIENEN BIEN DEFINIDOS USUARIO DOR
EL QUE
LOS ROLES Y PIDE

RESPONSABILIDADES DE LOS
GESTORES DEL GASTO (O LOS GESTOR
DEL GASTO
(GESTOR
GESTORES DE LOS CONTRATOS). DEL
CONTRATO)

Efecto: se puede negociar

buenas tarifas (P), pero no se
controlan las desviaciones de las
cantidades (Q). LÍDER
MONITOREO, CONTROL, Y
AJUSTE DE DESVIACIONES

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 EL CICLO DEL GASTO

1.
Presupuesto

2.
6.
Gestión del
KPIs, Requerimien
monitoreo y to
Control

GESTIÓN
DEL
GASTO
3.
5.
Negociación
Contabilidad y
y Contratación
Facturación 4.
Gestión del
Suministro

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 GESTIÓN DEL CONSUMO O DEMANDA

GESTIÓN DEL CONSUMO O DEMANDA, ES EL

CUESTIONAMIENTO A LA CALIDAD SOLICITADA Y LA
CANTIDAD SOLICITADA, Y BÚSQUEDA DEL REQUERIMIENTO
ÓPTIMO PARA LA EMPRESA

PREMISAS BÁSICAS

¿QUÉ CALIDAD PEDIMOS Y QUÉ CALIDAD NECESITAMOS?

¿QUÉ CANTIDAD PEDIMOS Y QUÉ CANTIDAD NECESITAMOS?

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 FILOSOFÍA DE PRESUPUESTO BASE CERO

Es una filosofía de “Gestión del Gasto”, que consiste en el

cuestionamiento y justificación permanente del gasto, antes de su
ejecución.
Busca la eficiencia en el uso de los recursos, y busca evitar los
gastos innecesarios. 20
Winston Zavaleta Fuente: Deloitte
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FACTORES QUE INFLUYEN EN LOS PRECIOS DE
COMPRA

Calidad del
producto o
servicio

Tiempo límite Cantidad de

de entrega proveedores
que compiten

Negociaciones de
los precios
de compra

Condiciones Volúmenes de
de pago compra

Lugar de
entrega

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 EL CONCEPTO DE ANÁLISIS DE VALOR

ANÁLISIS DE VALOR: TÉCNICA QUE ANALIZA LA CALIDAD DE UN

PRODUCTO, SU COSTO, Y LA FUNCIÓN (VALOR AGREGADO).

PRINCIPIO: LA CALIDAD CALIDAD

DEBE SER ADECUADA
PARA EL USO

LA CALIDAD, SE DEFINE PRODUCTO

EN LAS ESPECIFICIONES O
DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIO
SERVICIOS
FUNCIÓN
Y COSTO
USO

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SEGMENTACIÓN DE LAS COMPRAS

EL PARETO NOS INDICA EL

IMPACTO MONETARIO POR
PRODUCTO O CATEGORÍA.

LA MATRIZ DE KRALJIC:
o NOS INDICA EL GRADO DE
COMPETENCIA EN EL MERCADO.
o NOS AYUDA A DESARROLLAR LA
ESTRATEGIA DE NEGOCIACIÓN
Y RELACIONAMIENTO CON
PROVEEDORES.

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IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA DE
GESTIÓN INTEGRAL DEL GASTO - GIG

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LA GESTIÓN INTEGRAL DEL GASTO - GIG

La GIG es una metodología que consiste

en:
 Revisar integralmente los
Costos/Gastos.

 Separar los “Gastos Gestionables” que

son el foco de atención de la GIG.

 Ejecutar Proyectos de Reducción de

Costos(Gastos) empleando métodos
avanzados de gestión de compras.

 Desarrollar la estructura
organizacional, para la gestión,
monitoreo y control del gasto, para
evitar desviaciones. 25
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LA GESTIÓN INTEGRAL DEL GASTO – GIG
MÉTODOS AVANZADOS DE GESTIÓN

 Los principales métodos avanzados de

gestión de compras son:

o Gestión Estratégica de categorías.

o Análisis del ciclo del Gasto.

o Matriz de Kraljic: matriz de

competencia de proveedores.

o Presupuesto base cero.

o Análisis de Valor.

o Subastas electrónicas.

o Renegociaciones con proveedores.

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APLICACIÓN METODOLOGÍA GIG

ANÁLISIS DEL EP&G

LISTADO DE COMPRAS (GASTO)

POR PARTIDA O CATEGORÍA DE
GASTOS GESTIONABLES

ELABORACIÓN DEL PARETO POR

CATEGORÍA DE COMPRA.

ANÁLISIS CUALITATIVO DE LAS

CATEGORÍAS: DESCARTE INICIAL
DE PARTIDAS MUY COMPLEJAS

SELECCIÓN DE LOS PROYECTOS

DE REDUCCIÓN DE COSTOS

EJECUCIÓN DE LOS PROYECTOS

DE REDUCCIÓN DE COSTOS.
APLICAR: CICLO DEL GASTO,
GESTIÓN ESTRATÉGICA DE
CATEGORÍAS, KRALJIC,
SUBASTAS, RENEGOCIACIONES
Winston Zavaleta CON PROVEEDORES, ETC. 27
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IDENTIFICACIÓN DE LAS PALANCAS DE AHORRO

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 PLANTILA DE TRABAJO: ANÁLISIS DE LA
VOLUMETRÍA DEL GASTO

RESPONSABLES PALANCAS DE AHORRO MONTO AHORRO PROYECTADO CONTRATO RENEGOCIABLE COMPLEJIDAD IMPACTO
PARTIDA SUB PARTIDA NOMBRE VCTO PLAN DE ACCIÓN
RESPONSABLE1 RESPONSABLE2 P Q S/ AÑO % SOLES SI NO SI NO BAJA MEDIA ALTA BAJO MEDIO ALTO

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 LA GESTIÓN ESTRATÉGICA DE CATEGORÍAS

DEFINICIÓN DEL MODELO ÓPTIMO DE COMPRA

CALIDAD, SERVICIO Y PRECIO

ANÁLISIS DE LA OFERTA/DEMANDA

ANÁLISIS ESTRUCTURAS PRECIOS Y COSTOS EN EL MERCADO

Optimización de la
cantidad a comprar ANÁLISIS DE ESPECIFICACIONES PRODUCTO
(demanda)
SERVICIO (CALIDAD)
Amplitud de la oferta
Precios actuales
Posibilidad de ingreso ANÁLISIS DEL PROCESO ACTUAL DE
de nuevos Tendencias de los COMPRA
proveedores. precios.
Analizar la Calidad
Existencia de Análisis de los solicitada y la Calidad Se negocia solo con RESTRICCIONES
productos sustitutos Costos. requerida. proveedores
Aplica el método del homologados. PARA LA COMPRA
Analizar las
Costo Total de especificaciones del
Propiedad. Periodo de Legales.
servicio. contratación.
Analizar las Políticas.
Hay consolidación de
especificaciones que compras por volumen, Reglamento.
limitan la oferta.
Formas de Compra obligatoria a
Negociación proveedores
preferidos.

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LA GESTIÓN DE CATEGORÍAS EN EL CICLO DEL
GASTO

GESTIÓN
ESTRATÉGICA
DE CATEGORÍAS

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 LA GESTIÓN, MONITOREO Y CONTROL DEL GASTO

EN LAS ETAPAS 4, 5 Y 6, SE
REQUIERE DE UN DISEÑO
ORGANIZACIONAL PARA LA 1.
Presupuesto
GESTIÓN DEL GASTO Y CONTROLAR Q
LAS DESVIACIONES.
2.
6.
Gestión del
KPIs, Requerimien
monitoreo y to
Control
PYQ

SE TIENEN QUE DEFINIR GESTIÓN

LOS ROLES SIGUIENTES: DEL
o EL USUARIO. GASTO
o EL GESTOR DEL GASTO. 5.
3.
Negociación
o EL COMPRADOR. Contabilidad y
y Contratación
Facturación 4.
P
Gestión del
Suministro
Q

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 OPTIMIZAMDO EL P Y EL Q

P
OPTIMIZANDO LA INCREMENTANDO NEGOCIACIONES
CALIDAD A COMPRAR PODER NEGOCIADOR COMPETITIVAS
DE LA EMPRESA

•ANÁLISIS DE VALOR: •DESARROLLO DE •NEGOCIACIONES

CALIDAD ADECUADA PROVEEDORES. ONLINE.
PARA EL USO •COMPRAS •OTRO TIPO DE
CONSOLIDADAS COMPRAS
COMPETITIVAS

Q
OPTIMIZANDO OPTIMIZANDO LA GESTIONANDO LOS
CANTIDAD A CANTIDAD EN CONTRATOS DE
COMPRAR SERVICIOS SUMINISTROS

•CUESTIONAMIENTO: •REDUCIENDO •CONTROLANDO LOS

QUÉ CANTIDAD ACTIVIDADES O DESPERDICIOS
PEDIMOS Y QUÉ PUESTOS QUE NO DURANTE LA
CANTIDAD AGREGAN VALOR ENTREGA DE LOS
NECESITAMOS BIENES O SERVICIOS

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PREMISAS BÁSICAS DEL GIG

GASTOS NEGOCIABLES CON

COMPETENCIA SE PUEDEN
GESTIONAR EL “P” Y EL “Q”

GASTOS NEGOCIABLES SIN

COMPETENCIA SE PUEDEN
GESTIONAR SOLO EL “Q”

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 PLANIFICACIÓN ESTÁNDAR DEL PROYECTO

Semana 1 Semanas 2-4 Semanas 5-6 Semanas 6 - 8

Análisis Planificación
Arranque de detallado de la estratégica de
Preparación
los proyectos información los proyectos Implementación
relevante de ahorro

• Establecimiento • Kick off con el • Entrevistas con Obtención de

• • La duración estimada de esta fase
del Comité de Comité de personal de información será de 6 a 8 semanas.
Dirección Dirección. campo. adicional necesaria • Equipo: Director del Proyecto, Gestor
• Nombramiento del • Definición de roles • Acopio de para valoración del del Proyecto, Gestor Junior de Apoyo.
Project Manager y funciones. información. impacto económico. • Participación puntual y parcial de los
• Presentación de • Entrevistas • Análisis de datos. •Valoración de los Gestores del gastos. Se requiere
solicitud de iniciales. • Análisis técnico de impactos de las soporte e involucramiento de la
información. cuentas y mejoras. Dirección Financiera.
• Presentación de transacciones. Listado de proyectos
• • Los proyectos deben ejecutarse en
agenda • Análisis de ahorro, con equipo.
operacional de los escenarios de • Reuniones de seguimiento cada dos
procesos. resultados a semanas con el Comité.
• Identificación de obtener. • Se concretarán los proyectos
proyectos de Elaboración de
• conforme se vayan culminando las
ahorro. matriz de mejoras.
• Revisión de priorización de • .
resultados proyectos (impacto
preliminares. versus
complejidad).
• Presentación de
Plan de
implementación al
Comité de Dirección. 35
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• Aprobación del Plan.
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 MATRIZ DE PRIORIZACIÓN DE PROYECTOS DE
AHORROS

Altos

Mantenimiento
Limpieza Seguridad
La primera ola,
Ahorros potenciales

Hardware
representa los
1era
Mensajería
ola
proyectos de fácil
Servicios IT
Alquileres implementación y
Impresos
altos ahorros
potenciales, son los
3era Papel térmico
Accesorios IT
2da proyectos “Quick
ola ola
Fotocopiado
Wins” o “Quick
Mudanzas
Alquiler vehículos Hits”
Bajos

Transporte
Gastos de movilidad
Comunicaciones

Baja Alta
Facilidad de implementación
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36

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 REFLEXIONES

 ¿Su empresa aplica actualmente metodología estructurada para

reducir costos?

 ¿ Son aplicables las metodologías vistas en clase de reducción

de costos en su empresa?

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REFLEXIONES Y PREGUNTAS COMO EMPEZAR

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 CONCLUSIONES

LA METODOLOGÍA ESTÁ PROBADA Y APROBADA

PRIORICE PROYECTOS. IMPLEMENTARLOS POR OLAS

REQUIERE LIDERAZGO DEL PROJECT MANAGER

REQUIERE CAPACIDADES INNOVADORAS

REQUIERE GESTIÓN TRANSVERSAL DEL GASTO

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MUCHOS ÉXITOS EN SUS FUTUROS PROYECTOS
DE AHORRO.

UNIDOS SALDREMOS DE ESTA CRISIS

WINSTON ZAVALETA
wzavaleta@pucp.edu.pe
wzavaleta@itbid.com

Cel: 998156509
40
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