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DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS TECNISEG LTDA

INTEGRANTES

YULI YORAINA GALEANO RINCON

JARIHT YELMIN HERNANDEZ ARTEAGA
SANDRI VIVIANA VERA JIMENEZ
LUISA FERNANDA ALVAREZ QUINTERO

INSTRUCTOR

WILMAR MARTINEZ BECERRA

GESTION DOCUMENTAL
BARRANCABERMEJA-SANTANDER
SENA
2018
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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN………………………………………………………………....3
2. ENTREVISTA………………………………………………………………….….4
3. DIAGNOSTICO…………………………………………………………………...6
4. MISIÓN Y VISIÓN….……………….…………………………………………….7
5. OBJETIVOS……………………………………………………………………….8
6. RESULTADOS ESPERADOS…………………………………………………..9
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INTRODUCCIÓN

El presente instrumento de evaluación refleja las conclusiones generales del

diagnóstico aplicado en la entidad, esta nos ayudó a determinar la situación actual
de los archivos de la empresa a fin de puntualizar los aspectos esenciales del
funcionamiento operativo en los archivos de TECNISEG LTDA. Con el fin de
determinar las fortalezas y debilidades del sistema institucional de archivo.

La información hallada en las oficinas productoras se encuentra organizada

parcialmente bajo criterios individuales de los funcionarios, quienes aplican
clasificaciones temáticas y por procedencia. De la misma manera los métodos de
ordenación empleados se aplican al criterio de cada funcionario encontrándose
principalmente métodos alfabéticos. Es importante resaltar que no se han aplicado
las Tablas de retención Documental existentes puesto que los expedientes que
existen no reflejan la totalidad de las tipologías documentales que deberían tener.
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ENTREVISTA

1. Cuenta la empresa con un programa de gestión documental?

No cuenta con ningún programa

2. ¿Existe en la estructura orgánica de la entidad la sección de archivo?

Si existe

3. Existe en el organigrama de la entidad el cargo de jefe de archivo?

No existe

4. Las funciones del responsable del archivo están determinadas por el

manual de funciones?

No

5. ¿Existe un manual de gestión documental?

No

6. ¿Existen tablas de retención documental?

No

7. ¿existen tablas de valoración documental?

No

8. ¿Existe comité de archivo?

No

9. ¿Cuenta la empresa con los estantes adecuados para las cajas de

archivo?

No. Cuenta con los suficientes

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10. ¿Cuenta la empresa con un software?

No cuenta con ningún software

11. ¿La empresa maneja de instrumentos de control para los

instrumentos?

Si, cuenta con minutas, son libros de registro

12. ¿Número de depósitos ocupados con archivos?

4 pero adecuados ninguno

13. ¿Los funcionarios que ingresan al archivo cuentan con los EPP?

No cuentan con todos los EPP, cuentan con guantes y gorros.

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DIAGNOSTICO

SITUACIÓN ACTUAL DEL ARCHIVO:

Se realizó una entrevista a los funcionarios de la entidad con el objetivo de

determinar los mecanismos que utilizan en la organización de los documentos en
su archivo de gestión y las acciones que se llevan a cabo sobre los documentos y
la relación que los funcionarios establecen frente a su organización y gestión. Lo
visto en esta entidad y sus problemáticas son: No cuentan con un plan
archivístico, mala higiene de los documentos, no tienen ningún software, y no
digitalizan electrónicamente la documentación, sus archivos y carpetas no tienen
ningún orden específico ni se basan en ningún criterio archivístico.

RECOMENDACIONES:

Se analizó los resultados de la encuesta aplicada a esta entidad y se le

recomienda que aplique la norma 594 del 2000, este plan archivístico le ayudara a
mejorar la organización de archivo y llevar un control y manejo de sus archivos,
frente a sus documentos que se encuentran sin caja y en el suelo se le sugiere
comprar estantes y ubicar los documentos en sus carpetas y cajas
correspondientes, esto le ayudara a salvaguarda de los documentos, deben Tener
un espacio adecuado para llevar a cabo lo dicho anteriormente. Además la
entidad debe contar en sus depósitos de archivo con la iluminación adecuada para
la conversación de los documentos.

Los documentos físicos y electrónicos deben ser almacenados en carpetas por

nombre de oficina productora y por subcarpetas de acuerdo a las TRD
almacenadas y debe existir un proceso frecuente de copia de seguridad de esta
información. Se debe realizar actualización de las TRD de ventanilla única y
realizar la respectiva capacitación a cada uno de sus funcionarios. Teniendo en
cuenta que se debe poseer una red en fibra óptica que pueda manejar un software
de ventanilla única centralizada con diferentes puntos de recepción y diferentes
radicados.
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MISIÓN

Satisfacer las necesidades que tiene la empresa desarrollando una cultura

organizacional y de servicio eficiente utilizando la ley general de archivos, con el
fin de mejorar la unidad de archivo para prevenir y controlar los riesgos que
existen en los documentos que se encuentran dentro de la organización.

VISIÓN

 Aspirar a la elaboración de un archivo electrónico con el fin de mejorar el

acceso a los documentos en la empresa.
 Persigue asegurar la conservación permanente de los documentos, ya que
son el patrimonio documental de la organización, garantizando la
integridad, autenticidad y legibilidad.
 Pretende contribuir a la calidad en los procesos que se le realizan al
archivo para el desarrollo del mecanismo de organización.

OBJETIVOS
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1. OBJETIVO

 Crear un comité de archivo

META

 Para el año 2019 tener un comité sólido, el cual guie sus empleados en los
diferentes procesos administrativos.

ESTRATEGIAS

 Contar con personal calificado en cada proceso administrativo( contratación

con filtro)
 Proponer la adopción de políticas y normas que ayuden al manejo eficiente
de los documentos que produce la entidad y asesorar la redacción del Manual
de Procedimientos.
 Hacer capacitaciones al personal acerca de los procesos administrativos
cada 6 meses

2. OBJETIVO

 Crear manuales

META

 En el año 2020 se crearan manuales de funciones con el fin de guiar a

nuestro personal y así ayudar a que entiendan el funcionamiento de nuestro
archivo.

ESTRATEGIAS
 Crear una aplicaciones tecnológicas en la cual estén cada uno delos
procesos y funciones de cada dependencia
 Dar información a nuestros empleados de las normas que rigen por ley y
las cuales no pueden ser omitidas
 Evaluar el conocimiento de los empleados acerca del manual instructivo de
manejo de archivo
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3. OBJETIVO

 Diseñar un programa de gestión documental

META
 en el año 2020 diseñaremos el PGD, en el que se prioricen los principios
Transparencia, Divulgación proactiva de la información.

ESTRATEGIAS

 Solicitar ayuda al archivo general de la nación así mismo instruir a nuestro

personal a que cumpla cada una de sus funciones.
 Elaborar un plan de socialización y capacitación cada seis meses , con
monitoreo hacia el personal
 Transformar el 60 % de la información de papel a formato electrónico

4. OBJETIVO

 Implementar la aplicación de los cuadros de clasificación TRD Y TVD

META

 Para la elaboración de esta propuesta inicialmente se realizara el

diagnóstico integral el cual permite definir los instrumentos archivísticos
propuestos para el mejoramiento de los archivos en el 2020 tendremos
herramientas claras.

ESTRATEGIAS

 Elaborar fichas de valoración documental por cada agrupación documental.

 adicionalmente Realizar la actualización, publicación, difusión y seguimiento
los instrumentos archivísticos: CCD, TRD, PGD, banco terminológico y
tablas de control de acceso.
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 El Grupo de Archivo realizar auditorías internas y visitas de seguimiento a

las dependencias, que determinaran acciones de mejora para el
cumplimiento del plan de trabajo del PGD

5. OBJETIVO
 Crear un sistema de tecnologías en la administración de los documentos

META

 En el año 2020 contar con un sistema tecnológico el cual ayude a la

accesibilidad de los documentos de los archivos.

ESTRATEGIAS

 Actualizar periódicamente el contenido de la página web institucional para

que el ciudadano tenga el acceso a su información.
 Crear un archivo electrónico, que le permita al personal de la empresa tener
acceso directo con el archivo central.
 Crear un código de acceso en el que se registre y controle el ingreso del
personal autorizado al archivo

 promulgación de la Ley de Transparencia y del Derecho del Acceso a la

Información Pública, se ratificaron la necesidad que tienen los sujetos
obligados, de contar con información confiable, oportuna y organizada para
dar cumplimiento tanto a la estructuración de los instrumentos de gestión de
información mencionados anteriormente, como a la implementación del
Programa en sí mismo.
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RESULTADOS ESPERADOS

 CREAR UN COMITÉ DE ARCHIVO

Tenemos un equipo de trabajo solido al 100% en todas sus áreas

administrativas

 CREAR MANUALES

Actualmente implementamos los manuales de guía del archivo de la

entidad los cuales ayudan con efectividad a nuestro personal.

 DISEÑAR UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Contamos con el PGD el cual nos da las pautas necesarias para el

orden y funcionamiento de los documentos, como prioridad contamos
con los principios de Transparencia, Divulgación y pro actividad de la
información.

 IMPLEMENTAR LA APLICACIÓN DE LOS CUADROS DE

CLASIFICACIÓN TRD Y TVD.

Con nuestro diagnostico archivístico contamos con un 50% de

herramientas implementadas en el mejoramiento de las TRD y TVD

 CREAR UN SISTEMA DE TECNOLOGÍAS EN LA ADMINISTRACIÓN

DE LOS DOCUMENTOS.

Contamos con un sistema tecnológico avanzado para la salvaguarda

de todos los documentos digitales y con una eficiencia en cuanto al
tiempo de búsqueda.