SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

PROGRAMA DE FORMACIÓN
ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

N° FICHA 1965986

FASE DEL PROYECTO FORMATIVO: IDENTIFICACIÓN

DETERMINAR LASESPECIFICACIONES FUNCIONALES DEL SISTEMA DE
INFORMACIÓN
.

TUTOR:

WILSON ARTURO FERNANDEZ GUZMAN

APRENDICES:

CAMILO ANDRÉS ESCOBAR MAZO: Relator

LAURA CAROLINA QUINTANA: Creador de entrevistas
JENIFER DANIELA VARON ARIAS: Aplicador de Entrevistas

FECHA 15 DE OCTUBRE DE 2019

ARMENIA - QUINDÍO
 INTRODUCCIÓN

Se identifica como participantes de equipo a Laura Carolina Quintana, Camilo

Andrés Escobar Mazo y Jenifer Daniela Varón Arias en los roles delegados de
creador de entrevistas, relator y aplicador de entrevistas, mediante reunión virtual
en la plataforma Whatsapp.
Como proceso de realización de esta actividad en primer lugar los integrantes
escribiendo en la plataforma Whatsapp designan en una primera parte los roles de
buscadores de “práctica empresarial” a todos los integrantes, debido a que se
necesitaba conseguir con prontitud esta misma. Posteriormente Camilo y Daniela
consiguen oportunidades las cuales finalmente se terminan dando en las
búsquedas de Daniela, debido a las dificultades mismas que hubo de poca
cooperación en las empresas con las cuales te tuvo contacto, próximamente se
designa a Laura como la creadora de las entrevistas y a Daniela como el
intermediario que realizaría las mismas en orden de poder continuar con la
actividad designando posteriormente a Camilo como el creador de la recopilación
del documento.
Debemos destacar la dificultad misma de conseguir una empresa para realizar
esta pequeña “práctica empresarial”, aunque satisfactoriamente pudimos alcanzar
una en una fecha óptima en relación a la entrega de los trabajos.
Reconocemos las dificultades de la empresa, pero como posteriormente
expresamos aun cuando el proyecto sea ambicioso podemos realizarlo en un
tiempo de entrega óptimo; sin ser más aquí va el análisis del trabajo.
1. Identificación del ámbito empresarial: La empresa a tratar es Karux
Service S.A.S, la cual se dedica a la investigación de mercados, esto es en
otras palabras el desarrollo de estrategias a nivel comercial dedicado a
empresas aportándoles en su crecimiento comercial y competitivo.
2. Diseño del instrumento: Se re realiza el primer diseño del instrumento, el
cual se envía al instructor y con los aportes que él nos brinda, realizamos el
diseño final.
3. Aplicación de entrevista: Se realiza la entrevista avalada por el profesor a
tres personas diferentes de la empresa Karux Service S.a.s y Se adjunta un
audio y dos documentos en los cuales se evidencia la aplicación del
instrumento previamente anexado en el punto 2.
4. Identificación y descripción del problema o problemas encontrados:
Habiendo analizado las problemáticas de la empresa Karux Service S.A.S,
logramos identificar dos problemáticas que podríamos explotar en pro del
conocimiento que podríamos adquirir mediante esta práctica. En la empresa
se presentan dos dificultades las cuales son: el manejo de la información
adquirida mediante entrevistas y por otro lado la confiabilidad de la
estimación de gastos previamente pactados para una gestión, es decir si se
necesita realizar cierta recolección de datos, en cierto sector, para cierta
empresa; ¿Cuánto se terminaría gastando en dicha recolección? y ¿Cuál
sería el margen de ganancia?, entre otros muchos resultados aplicables.
Para este punto la empresa con la que logramos pactar este proyecto nos
especificó que ellos en su primera problemática necesitarían el uso de un
sistema virtual que disminuya tiempo y procesos al momento de la
recolección y análisis de la información de sus entrevistas, que sea
confiable y disminuya el margen de error actual pudiendo así obtener la
grabación de las respuestas de los entrevistados y a la vez obtener dichas
respuestas en una base de datos inmediata y controlar por medio de GPS
la ubicación exacta de los encuestadores. Esto es en otras palabras, una
aplicación la cual ellos mismos podrían usar en tiempo real con ciertos
datos precargados ya sean encuestas o entrevistas cuantitativas, que estos
mismos al momento de diligenciarse se transmitan a la base de datos y que
mediante el mismo programa sea posible obtener resultados que la base de
datos arroje. Mediante el diálogo vimos que esta propuesta en cierta
medida estaba incompleta, ya que la misma limitaba su uso a solo un
aplicativo, por lo tanto propusimos que en paralelo a ello, ya que
contábamos con ciertos conocimientos de desarrollo web, crearles un
sistema mucho más estructurado en el cual tuviéramos en cuenta una base
de datos en un servidor central, una aplicación móvil y una página web de
manera en que la página web recolectara los datos al igual que la
aplicación y ambas la entregaran a la base de datos, de igual manera se
podría crear una estructura de login en la cual se lograra pedir a la base de
datos un pequeño resumen de los datos generados, esto es en otras
palabras que creen tablas y gráficos previamente diseñados claramente
esta, que nos digan cosas que previamente calibraríamos, como por
ejemplo un promedio de satisfacción, una desviación estándar entre otras
cosas. El aplicativo preferiblemente debe ser compatible con la play store,
pero puede que no sea un impedimento el hacerlo compatible con
plataformas IOS; esto último es opcional debido a la filosofía de
exclusividad de la compañía a la cual pertenece este mismo.
Para el segundo punto lo que básicamente necesita la empresa es un
sistema que en resumidas cuentas haga un cálculo lo más preciso posible
de costos y beneficios en proyectos establecidos, esto se podría explicar
más a fondo de la siguiente manera supongamos que una empresa x
necesita cierto estudio de mercado en esta ciudad, claramente la empresa
solicitante tiene la capacidad de proveer un estudio nacional de cierta
temática previamente planteada y definida, pero el problema aquí radica en
la confiabilidad de la estimación del dinero, es decir en otras palabras, si
tengo que hacer cierto proyecto, en cierta ciudad bajo ciertos estándares,
¿Cuánto en realidad necesito para ello? Esto según lo manifestaron las
personas entrevistadas es bastante importante ya que un mal cálculo de
estos costos claramente dará un negativo resultado en ganancias.
Considerando que podría traer pérdidas a la empresa ya que no se sabría
que cobrar o no se tendría un estimado exacto de inversión vs margen de
ganancia, por lo tanto, aquí podríamos ofrecer una base de datos con un
aplicativo al cual se le pueda ingresar datos y referencias para calcular
 costos y ganancias, es decir:¨La empresa Kaurx Service necesita hacer
cierto estudio en cierta ciudad, claramente se especificaría costos de
transporte, pago individual a los participantes, viáticos, imprevistos, entre
otras cosas, en particular consideramos que este punto es bastante extenso
debido a toda la recolección de datos que deberíamos hacer, lo que nos
lleva al siguiente punto.
5. Elección y Planteamiento una solución desde el punto de vista de
sistemas de información: Habiendo analizado las problemáticas de la
empresa karux service S.A.S nosotros hemos decidido optimizar su proceso
de recolección de información en las encuestas contratadas por empresas
externas y optimizar la confiabilidad misma que estas generan tanto al
contratador como al contratante, para ello decidimos seguir una hibridación
de las metodologías:
-sistema de información de control de procesos de negocio.
-sistema de información de gestión.
La razón de escoger estos es el requerimiento que tiene nuestro cliente de
adquirir una seguridad en sus procesos, ya que como él lo había planteado
previamente necesitaba de un sistema el cual el pudiera monitorear y saber
que en verdad se estaba efectuando de la manera adecuada, este sistema
de información deberá de ser capaz de almacenar los datos en una base de
datos para su recolección, análisis y un posterior uso.
Para este sistema de información designamos así el uso de tres
herramientas mientras principales para su realización, las cuales serán una
base de datos en formatos quizás Mongo DB, SQLite o Oracle, esto con el
fin de crear una facilidad en la manipulación de información; en cuestiones
de recolección de datos, optimizaremos su recolección creando una mejor
interfaz la cual no solo le permita al encuestador dar una óptima recolección
y almacenamiento de la información, sino que en tiempo real el empleador
podrá ver, analizar y retroalimentar esa misma, con el fin previamente
mencionado de mejorar procesos de seguridad. Agregado a esto se creará
una página web la cual servirá como método de recolección externo. Con
esto mismo se crearía una optimización en la recolección y análisis de la
información ya que en ambos casos no solo se recolectaría la información
encuesta, sino que también se verían datos como ubicación y referencia del
encuestado. Y un aplicativo móvil en su fase final. Habiendo optimizado
todo el proceso este aplicativo seria la fase final del proyecto, ya que sería
la herramienta final que conectaría con ambos aplicativos antes
mencionados, este aplicativo deberá de tener las especificaciones dadas
sometiéndose a la metodología de sistema de información, brindando en
conjunto con los otros dos un sistema que organice, clasifique y agilice
procesos.
Este conjunto de metodologías y sistemas complementarios damos un
tiempo de espera de no menos de un año por cuestiones de aprendizajes
de temarios y optimización de los procesos mismos de la empresa.
Entrando en ejemplos prácticos del mismo, supongamos un ejemplo claro
en el cual el sistema de información este implementado.
 Supongamos que a la empresa Karux Service S.A.S le encargan realizar
una encuesta en una población de cierta ciudad, bajo ciertos estándares
con modelos pedagógicos que la misma empresa contratante expresara en
un inicio del contrato. La empresa Karux Service S.A.S no debe de solo
verificar bajo el estándar que las cosas si se estan haciendo bien, esto
interviene directamente las dos fases del sistema de información, la gestión
de la información y el control del proceso, optimizando estos procesos el
gerente o supervisor podrá nada más y nada menos que por un servicio
propio de streaming o sala virtual de chat en la cual cada entrevistador
deberá de estar conectado para una trasparencia mayor el como lo estan
haciendo, si estan llevando bien el servicio, tambien si estan conectados
desde el sitio que debería ser.
En síntesis, el optimizar y sistematizar el problema la empresa ganaría
agilidad y confiabilidad, debemos de tener en cuenta que estos dos factores
son cruciales para la optimización en este caso dado; aparte de ello
debemos de tener en cuenta la organización de la información, dándoles
estas alternativas a la empresa optimizaríamos la manera totalmente
efectiva. Debemos de tener en cuenta que sistematizando no solo se abre
la oportunidad a la agilidad misma del sistema planteado, sino que tambien
se pueden agregar posteriormente alternativas mucho mas eficientes y
complejas como lo sería el machine learning, pero esto es tema aparte ya
que si quisiéramos implementar un sistema así deberíamos de esperar al
menos mas de dos años, cosa que no nos compete momentáneamente,
este proceso esta abierto a cambios designados por el contratador ya que
como es sabido en la implementación de los sistemas de información, el
esquema inicial de proyecto es algo variable y dinámico que en el proceso
se debe de refinar y terminar. Ya sin mas consideramos que esta es la
solución que necesita la empresa Karux Service S.A.S debido a las
especificaciones que tiene.
6. Validación la solución o idea: Después de haber planteado nuestros
puntos de vista con respecto a la problemática que la empresa tiene, llegó
el momento de encarar la solución planteada. La empresa acepto nuestra
alternativa de desarrollo y el tiempo planteado aproximado que nos
propusimos, en otras palabras, nos dio vía libre a empezar nuestro
proyecto.

Formato de Entrevista:

INSTRUMEMTO DE EVALUACION

Fecha: 12 de Octubre de 2019

ESTUDIO Identificación de Necesidad

Cuestionari Inicial Cuestionario # :001
o

Hora de Inicio: Hora de terminación: Empresa:

Buen día somos estudiantes del Sena, participamos en el programa de formación ANALISIS Y
DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION, actualmente nos encontramos dando
inicio a un proyecto de creación de software que pueda dar solución a alguna de las necesidades
de su empresa, esto con el fin de optimizar los procesos de la misma brindando solución a sus
problemáticas y requerimientos; recuerde que su participación es voluntaria y la información que
usted nos suministre es totalmente confidencial y será utilizada para fines específicos de este
estudio.

Esta entrevista será grabada y monitoreada con fines de control de calidad, garantizamos manejar
la confidencialidad de sus datos personales de acuerdo a los lineamientos del código de ética de
ESOMAR y la Ley de protección de datos por los cuales nos regimos.
Nuestros números de contacto son: 3104473708-3024607473-3204634965.

1. ¿Desea participar en esta entrevista?

SI NO
2. ¿Trabaja usted en la empresa Karux Service S.A.S?
SI NO

3 ¿Cuál es su profesión? :

DEMOGRÁFICOS
Nombres y apellidos: Edad:
Dirección: Barrio:
Estrato: Teléfono:
Correo Electrónico: Cargo :

Debido a la metodología de este estudio la entrevista deberá ser grabada solo para fines específicos, autoriza realizar
grabación de la misma SI___ NO __

¿Podría Autorizar a nuestro programa para que sus datos sean utilizados en procesos internos y si es necesario poder
contactar posteriormente para fines del estudio en mención?

SI NO
 ENTREVISTA

P1. ¿Cuáles son las funciones que desarrolla en su empresa?

P2. ¿Cuáles son los servicios que brinda su 1 3

empresa?
2 4

P3. ¿Cuál es la misión de su empresa?

¿Considera que hasta el momento se ha llevado a cabo la misma?:

¿Qué cree que se deba realizar para contribuir en el desarrollo de esta?

P4. ¿Cuál es la visión de su empresa?

P5. ¿Qué cree usted que destaca a su empresa sobre otras de la competencia?:

P6. ¿Qué campos mejoraría de su compañía?

1 8
2 9
3 1
0
4 1
1
5 1
2
6 1
3
7 1
4

P7. ¿Cómo hace uso y administración de la información su empresa?

P8. ¿Que Métodos pueden ayudar a mejorar el uso y la administración de la información de su
empresa?
1 5
2 6
3 7
4 8

P9. ¿Qué sistemas de información utiliza su compañía?:

P10. ¿Qué beneficios le brinda ese sistema a su empresa?

P11. ¿Que mejoraría de ese sistema?

P12. ¿ Qué sistema le gustaría que se pudiera desarrollar para su empresa:

P14. ¿Piensa usted que la información estaría segura con este sistema o que se podría mejorar?

P15. ¿Cree usted que el sistema de información que utiliza su compañía le permite el acceso a
todo lo que se necesita?

P16. ¿Cómo considera que es el 1 Bueno 3 Regular

conocimiento de informática que tienen
los empleados de su empresa? 2 Malo ¿Por
qué
?

P17. ¿Cómo considera que es el 1 Bueno 3 Regular

conocimiento en manejo de herramientas
ofimáticas (Word, Excel, Power Point) 2 Malo ¿Por
que tienen los empleados de su empresa? qué
?

P18. ¿Cómo considera que es el 1 Bueno 3 Regular

conocimiento en manejo de internet que
tienen los empleados de su empresa? 2 Malo ¿Por
qué?

P19. ¿Cada empleado cuenta con una 1 Si los que necesitan 2

 computadora? realizar funciones
especificas
¿Estas Computadoras se encuentran
conectadas en? 1 Red NO 2 ¿Red Local? NO

P20. ¿Estaría interesado(a) en sistematizar 1 2

algún proceso de los más importantes para
la empresa? Cual ¿Por
qué
?

P21. Describa a grandes rasgos los procesos que se llevan a cabo en la empresa
1 5
2 6
3 7
4 8

P22. ¿De qué forma se llevan a cabo estos procesos y como interviene la informática en ellos?
1 5
2 6
3 7
4 8

P23. ¿De estos procesos cual es el de mayor inconveniente actualmente

para la empresa?

Muchas gracias por su colaboración.

Formato de Cuestionario: Aval de la empresa Karux Service s.a.s

Cuestionario
Nombre
Lugar donde se realiza la encuesta:
Ciudad:
Objetivos
Dar a conocer a la empresa KARUX SERVICES SAS de acuerdo a la
investigación de sus sistemas de información lo observado por nuestros analistas
en proceso así mismo dando a conocer y planteando soluciones que
consideramos óptimas para su desarrollo, evaluando si estas se ajustan a lo que
ustedes como empresa requieren.

Preguntas Si No Un poco
Cree usted que la
solución a una
base de datos
inteligente que
cumpla con sus
requerimientos
adelanta el
desarrollo de su
compañía?
Cree usted que
optimiza los
procesos el uso de
una app que le
permita realizar las
entrevistas de
forma digital
Considera usted
que funciona el
hecho de que la
recolección de la
información sea
grabadas y cree
que tenga mayor
control y acceso a
la información
Genera esto
algún tipo de
rapidez en los
procesos
Considera usted
que funciona el
hecho de que la
app le brinde a la
administración
ubicación en
tiempo real para
mejorar los
tiempos de la
realización en las
entrevistas
Lo que le
ofrecemos
soluciona las
problemáticas de
la empresa
Considera que sus
empleados
cuentan con la
herramienta
necesaria para
hacer uso de esta
solución

¿Qué sugerencias daría para mejorar en la propuesta para su empresa?

¿Es usted consiente de que por ser un proyecto educativo, el tiempo

estimado del aplicativo, puede tardar un tiempo promedio de un año?

¿Está usted de acuerdo con el tiempo estimado?

NOTA: Junto con este documento, se adjuntan respuestas de Entrevistas y

Ciostionarios.