GESTIÓN DE CONTRATISTAS

INTRODUCCION

En la actualidad existen numerosos casos en los que grandes empresas contratantes se han visto
afectadas en términos legales y económicos por causa del incumplimiento de sus contratistas en
materia de seguridad y salud en el trabajo, lo que conlleva a la ocurrencia de enfermedades
laborales y accidentes de trabajo graves y mortales; aun cuando en su propia empresa se da
cumplimiento a este tipo de requerimientos.

Adicionalmente, según lo establecido en la normatividad legal vigente, todo contratante debe

asegurarse que sus contratistas cumplan con las normas del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo, debido a que cuando sus trabajadores ejecutan actividades en el marco de
un contrato, se exponen a los peligros y riesgos, bien sea del sitio de trabajo (en las instalaciones
de la organización contratante) o de los propios de la actividad contratada.

Por lo tanto, la empresa contratante debe asegurarse previamente de que sus contratistas
cuenten con un SG-SST ajustado a los términos legales y que den cumplimiento a éste. En caso
contrario, el contratante debe asumir el costo de demandas, indemnizaciones y multas, entre
otros, que pueda acarrear dicho incumplimiento, si llega a ocurrir un evento que afecte la salud e
integridad de un trabajador que ejecuta actividades en su empresa, aun cuando no sea un
trabajador directo.

Con el objetivo de blindarse frente a este tipo de situaciones y dar cumplimiento a la normatividad
legal vigente, la organización establece unos requisitos para el manejo de contratistas,
subcontratistas y proveedores de bienes y servicios, desde su contratación hasta el término de la
relación contractual.

DEFINICIONES

• Contratante: persona natural o jurídica que obtiene determinados servicios o productos

según las condiciones incorporadas en un contrato.

• Contratista: persona natural o jurídica que mediante un contrato se obliga a cumplir una
actividad, asesoría, interventoría, etc., bajo su entera responsabilidad, en forma directa e
indirecta.

• Subcontratista: persona natural o jurídica contratada por el contratista, que depende técnica
y legalmente de este.

• Trabajador independiente: persona natural que realiza su actividad económica o presta sus
servicios de manera personal, bajo su cuenta y riesgo y mediante contratos de carácter civil,
comercial o administrativo, distintos al laboral (Decreto 2800 de 2003).
• Personal contratista: persona que depende laboralmente del contratista o subcontratista.

• Requisitos legales: conjunto de normas que deben ser cumplidas en forma obligatoria.

• Requisitos contractuales: Conjunto de obligaciones derivadas de un contrato.

• Elusión: cotizar al sistema de seguridad social sobre un valor inferior al realmente devengado
por el trabajador o cotizar por la actividad o clase de riesgo que no corresponde en el caso de
riesgos laborales.

• Evasión: omisión de la obligación legal del empleador de afiliar a sus trabajadores al sistema
de seguridad social integral

• Responsabilidad legal: es una institución jurídica generada por los hechos o las omisiones
de las personas que causan un perjuicio o un daño a otra persona, bienes o medio ambiente
y que genera para quien la realiza o propicia el daño, la obligación de repararlo.

• Responsabilidad civil: es la obligación de asumir las consecuencias económicas del daño

que se ocasione a otras personas, como en el caso del contratante que no es diligente o
cuidadoso en la prevención de riesgos laborales y que por sus incumplimientos legales
desencadena en sus contratistas un riesgo laboral y daño, por lo cual debe indemnizarlos.

• Responsabilidad penal: es la consecuencia jurídica derivada de la comisión de un hecho

tipificado en una ley penal como contrario al orden jurídico. Generan responsabilidad penal
todas aquellas acciones humanas que lesionen y ocasionen un riesgo de lesión a un bien
protegido por el ordenamiento jurídico como la vida, la integridad física o el honor. Si se
conoce el riesgo y no se hace nada para evitar su materialización, la responsabilidad penal
se concreta en la imposición de una pena que puede ser de privativa de la libertad.

• Responsabilidad solidaria: según el artículo 34 del Código Sustantivo del trabajo si una
empresa contrata con un contratista independiente la ejecución de una o varias obras o la
prestación de servicios en beneficio de terceros, dicha empresa será solidariamente
responsable con el contratista por el valor de los salarios y de las prestaciones e
indemnizaciones a que tengan derecho sus trabajadores, siempre y cuando las labores que
éstos ejecuten pertenezcan a las actividades normales de la empresa.

Lo anterior quiere decir que en esos casos los trabajadores del contratista pueden reclamar
el pago de sus salarios y prestaciones sociales no sólo a éste, es decir al contratista que es
su verdadero empleador, sino que también pueden dirigir su reclamo a la empresa o al dueño
de la obra o negocio que contrató con el contratista.

• Responsabilidad laboral en riesgos laborales: es la que nace de la relación laboral o

contrato de trabajo y mediante la cual los trabajadores están protegidos de las contingencias
que se ocasionen con causa o con ocasión del trabajo, reconociendo principalmente
 promoción, prevención, prestaciones económicas y asistenciales por accidentes de trabajo y
enfermedades laborales.

• Accidente de trabajo: suceso repentino que sobreviene por causa o con ocasión del trabajo
y que produce en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica,
una invalidez o la muerte.

GESTIÓN DE CONTRATISTAS

En adelante se denominará contratistas a todos los contratistas y subcontratistas, y proveedores

a los que provean bienes y servicios a la empresa.

Identificación de la necesidad de adquirir de bienes o servicios

El área que requiere el bien o servicio es la encargada de:

• Establecer en forma detallada los requerimientos específicos del producto o servicio que
deban ser exigidos en la etapa precontractual.

• Hacer seguimiento y control de los contratistas durante y al finalizar el contrato, contando con
el apoyo del área de Seguridad y Salud en el Trabajo.

• Conocer y hacer cumplir las medidas de prevención y control de riesgos laborales asociadas
con el servicio a contratar mediante las verificaciones documentales y de campo definidas.

• Comunicar al contratista, por escrito y de manera oportuna, los hallazgos que requieran
solución, determinando el plazo que este tiene para resolverlos.

• Garantizar la conservación de los documentos relacionados con seguridad y salud en el

trabajo de conformidad con los parámetros corporativos establecidos para tales efectos.

Búsqueda del proveedor o contratista

Una vez se reciben los requisitos y especificaciones por parte del área que requiere el bien o
servicio, el área encargada de gestionar la compra debe:

• Consultar el listado de los proveedores y contratistas con los que cuenta la organización. En
caso de no contar con un proveedor o contratista en dicho listado que cumpla con los
requerimientos solicitados, se debe iniciar la búsqueda de uno nuevo que supla la necesidad.

• Clasificar a los posibles nuevos proveedores o contratistas según el impacto que genere en
el funcionamiento de la organización, la prestación de sus servicios o el suministro de sus
productos.
• Solicitar al posible proveedor o contratista los documentos requeridos por el Sistema de
Gestión Integrado de la organización.

• Evaluar la capacidad de cumplimiento de los posibles proveedores o contratistas, de acuerdo

con los requerimientos contractuales y teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

- El nivel en seguridad y salud en el trabajo y ambiente.

- La capacidad técnica a través de la experiencia acreditada en proyectos anteriores, así
como personal técnico, equipo y maquinaria ofrecidos.
- La capacidad financiera mediante la evaluación de los indicadores de liquidez y
endeudamiento.

Selección del proveedor y/o contratista

El área encargada de gestionar la compra debe:

• Elaborar los pliegos de contratación de servicios o suministro de productos, incluyendo los

requerimientos legales mínimos de Seguridad y Salud en el Trabajo, incluyendo además los
requisitos internos del cliente.

• Solicitar cotizaciones escritas.

• Suministrar la información necesaria (pliegos de condiciones, requisitos de calidad y de SSTA,

especificaciones, y cualquier otra información aplicable).

Una vez recibidas las propuestas de los posibles contratistas, se debe reunir con la Gerencia
para estudiarlas y así:

− Determinar los servicios a contratar o los productos a adquirir, teniendo en cuenta el

registro y evaluación de proveedores y/o contratistas.
− Seleccionar los posibles proponentes.

Criterios de selección de seguridad, salud en el trabajo y ambiente para proveedores y

contratistas

• Contratistas

Además de los documentos requeridos por el sistema de gestión de calidad de la

organización, el proveedor o contratista que se encuentre interesado en suministrar bienes o
prestar servicios a la organización, debe presentar:

− Certificado de implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

de la ARL.
 − Certificado de accidentalidad vigente de la ARL, en donde se demuestre que no han tenido
accidentes graves o mortales.

− Constancia de clasificación del nivel del riesgo de la empresa de acuerdo con la labor a
ejecutar (certificación de la ARL o novedad de afiliación donde conste esta información).

− Certificado de pago de aportes a seguridad social (empresa) o certificados de afiliación a

EPS, ARP y ARL (persona).

− Hoja de vida del responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
y – si aplica – del responsable para el proyecto o contrato.

− Resultados de la autoevaluación de estándares mínimos, como cumplimiento de la

normatividad legal vigente.

− Plan de mejoramiento conforme a los resultados de la autoevaluación de estándares

mínimos.

• Proveedores

− Para la adquisición de sustancias químicas se debe solicitar la hoja de seguridad cada

uno de los productos.

− Para la compra de elementos de protección personal, el proveedor debe entregar la ficha

técnica de cada uno de estos.

− Para la prestación del servicio de recolección de residuos peligrosos, el proveedor debe

contar con las licencias y permisos ambientales para manejo y disposición de residuos
peligrosos, así mismo debe anexar el certificado de disposición de los residuos entregados
por la organización.

− Para la realización de exámenes médicos se debe solicitar la Resolución de la Licencia

en Salud Ocupacional de la IPS y de los profesionales de la salud. Así mismo debe contar
con la habilitación emitida por la Secretaria de Salud para la prestación de los servicios
de salud, en conformidad con la normatividad legal vigente.

− Para la realización de mediciones higiénicas, el proveedor debe hacer entrega de su hoja

de vida y Licencia en Salud Ocupacional emitida por la Secretaría de Salud, así como el
certificado de calibración de los equipos con los que realiza las mediciones.

− Recarga de extintores, en este caso el proveedor debe suministrar el concepto de

prevención y seguridad emitido por el Cuerpo de Bomberos municipal o de quien
corresponda.
 − Para empresas proveedoras de servicios de transporte de personas o de carga, el
proveedor debe hacer entrega de:

a. Habilitación de la empresa transportadora.

b. Si cumple con el requisito de número de vehículos y/o personas, entregar la resolución
con el aval del Plan Estratégico de Seguridad Vial o la constancia de radicación de
este para su evaluación.
c. Si se trata de un contrato, matriz con el inventario de los vehículos y copia de su
documentación (licencia de tránsito, SOAT, certificado técnico mecánico y de gases).
d. Si se trata de un contrato, matriz con la relación de conductores y copia de las licencias
de conducción y los certificados de aptitud para conducir, según los exámenes y
pruebas que exige la norma (psicotécnica, exámenes ocupacionales,
psicosensométrico, teórica y práctica).
e. Si se trata de un contrato, plan o cronograma de capacitación vial.

Nota: Los requisitos mencionados en este instructivo por ningún motivo representan el total de
las normas de trabajo seguro; por lo cual, las empresas contratadas están obligadas a cumplir
con las disposiciones legales que el gobierno nacional haya emitido.

DOCUMENTOS REQUERIDOS DURANTE EL PROCESO DE CONTRATACIÓN

El desarrollo de la contratación va desde la iniciación hasta la liquidación del contrato, esto es,
el perfeccionamiento del contrato, legalización, ejecución y supervisión de los contratos.

Inicio del contrato

Para dar inicio al contrato, la organización verifica previamente la siguiente documentación por
parte de la empresa contratada:

• Listado de trabajadores que participarán en la ejecución del trabajo, que incluya documento
de identificación, cargo y asignación salarial (esto último, con el fin de verificar aleatoriamente
si existe evasión o elusión al Sistema de Seguridad Social).

• Certificados de afiliación de los trabajadores al Sistema de Seguridad Social Integral o

novedades de ingreso debidamente radicadas.

• Conceptos médicos ocupacionales de cada trabajador para el desarrollo de las funciones, de

acuerdo con el cargo a desempeñar, especificando el concepto de aptitud médica para
aquellos trabajadores que desarrollarán labores de alto riesgo.

• Hoja de vida del responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y –
si aplica – del responsable para el proyecto o contrato (En caso de que sea diferente a la
enviada en la fase precontractual).
• Plan de trabajo anual correspondiente al Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el
Trabajo.

• Matriz de identificación de peligros, valoración y control de riesgos.

• Plan de emergencias, protocolos de rescate en caso de ser necesario, para tareas de alto
riesgo.

Durante el vínculo contractual

Una vez inicia la relación contractual, el contratista debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Presentar evidencia documental de que sus empleados se encuentran afiliados y activos al

Sistema de Seguridad Social Integral (salud, pensión, riesgos laborales y caja de
compensación).

• Recibir una inducción por parte de la organización en la cual se le dan a conocer los
requerimientos del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente.

• Para ingresar a las instalaciones de la organización o al sitio de ejecución de labores en

campo, el contratista debe presentar su identificación, registrarse y de ser necesario permitir
una revisión por parte del guardia de seguridad.

• Antes de dar inicio a las labores propias de la actividad contratada, se debe realizar una
inducción al cargo y en Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente a todos los trabajadores,
que contenga como mínimo lo siguiente:

- El sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

- Las políticas del SG-SST.
- Los riesgos asociados al trabajo que van a ejecutar y sus respectivos controles.
- Mecanismos de comunicación y participación.
- Procedimiento para reportar e investigar incidentes, accidentes y enfermedades
laborales.
- El plan de emergencia del contrato a ejecutar.
- Socializar con sus trabajadores a qué ARL, EPS y caja de compensación están afiliados.

• El contratista es responsable de los peligros y los riesgos a los que se expone su personal y
equipos, al igual que del control estricto del cumplimiento de las normas de la organización.
Previo al inicio de las actividades, la organización debe dar a conocer los requisitos que estos
deberán cumplir para el ingreso y ejecución de sus labores.

• Si dentro de los trabajos contratados es necesaria la ejecución de actividades de alto riesgo

como trabajos en altura, excavaciones, espacios confinados, trabajos en caliente o trabajos
eléctricos, el contratista debe solicitar obligatoriamente la revisión de seguridad por parte de
 profesionales del área de Seguridad y Salud en el Trabajo y el responsable del área a
intervenir, con el fin de recibir las recomendaciones de seguridad necesarias para ejecutar el
trabajo.

• Cumplir con la normatividad, políticas y lineamientos establecidos por la organización en

materia de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente.

• El contratista es responsable de los actos de sus colaboradores, así como también por
cualquier consecuencia penal que se derive del incumplimiento de cualquier ley, norma y
reglamento de seguridad y salud en el trabajo vigente.

• Debe asegurar que el personal asignado para ejecutar las labores propias del contrato sea
idóneo y competente en cuando a su educación, formación, habilidades y experiencia para
las funciones o tareas que va a desempeñar.

• Se debe garantizar el suministro de dotación y elementos de protección personal adecuados,

según las actividades a ejecutar y los peligros y riesgos a los que se va a exponer su personal
durante la vigencia de la relación contractual.

Así mismo, el contratista debe asegurar la capacitación del personal en el uso correcto de
estos elementos de protección y garantizar el uso permanente y adecuado durante la
exposición a los peligros y riesgos.

• Todo accidente de trabajo debe ser reportado a su respectiva ARL dentro del tiempo
establecido.

• Ante la ocurrencia de un accidente de trabajo se debe activar el plan de emergencias.

• El contratista debe garantizar la conformación y entrenamiento de una brigada de

emergencias; así como la disponibilidad de elementos para la atención de emergencias.

• En caso de presentarse una emergencia se debe permitir que la brigada realice su trabajo y
colaborar con las recomendaciones dadas y definidas en el plan de emergencias de las
instalaciones o área en donde se desarrolla la labor.

• Todos sus trabajadores deben participar en los simulacros, capacitaciones y demás

actividades que se organicen en la empresa, así como apoyar la evacuación de su área de
trabajo.

• Realizar la investigación del incidente o accidente dentro del plazo establecido en el

procedimiento.

• En el sitio de trabajo debe disponer de formatos para el reporte de incidentes y accidentes

de trabajo, un listado de clínicas adscritas a la ARL correspondiente con las direcciones a
 donde se puede enviar al lesionado y una lista donde se relacionen los contactos a los cuales
se puede llamar en caso de una emergencia.

• Una vez se realice la investigación del incidente o accidente de trabajo, debe presentar el
correspondiente informe y plan de acción a la empresa.

• Todo equipo y/o maquinaria debe contar con la ficha técnica y procedimiento o instructivo de
operación.

• Asegurar la realización de mantenimientos preventivos y correctivos a la maquinaria y

equipos y archivar los correspondientes registros.

• Se debe asegurar el cumplimiento de las inspecciones preoperacionales a la maquinaria y

equipo con el fin de verificar el estado y funcionamiento de esta, conservando los respectivos
soportes.

EVALUACIÓN

El área encargada de hacer el seguimiento a la gestión de contratistas debe verificar o evaluar el

cumplimiento de los requisitos de contratación aplicables en Seguridad, Salud en el Trabajo y
Ambiente, según su actividad económica o labor ejecutada.

Las evaluaciones de seguimiento al cumplimiento de los contratistas se realizan de acuerdo con

el tipo de producto y/o servicio, la incidencia de este sobre la calidad de la obra, los riesgos en
seguridad y salud en el trabajo e impactos ambientales de sus actividades y las exigencias del
cliente, respetando siempre el objetivo de mantener buenas relaciones con los contratistas,
mediante acuerdos claros y efectivos canales de comunicación.

Estas evaluaciones de seguimiento se realizan directamente en el sitio de ejecución de las obras,

durante las etapas críticas de desarrollo.

Aquellos contratistas que impactan el Sistema de Gestión de Calidad, Seguridad, Salud en el

Trabajo y Ambiental de la empresa deben presentar periódicamente informes y cronogramas de
sus actividades

Calificación del desempeño en calidad, seguridad, salud en el trabajo y ambiental de los

contratistas

Semestralmente o al finalizar el contrato se realiza la evaluación de desempeño del contratista.

CALIFICACIÓN CRITERIO DE EVALUACIÓN

Inaceptable /
- No demuestra compromiso con la implementación del SG-SST.
Negligente
 - El personal desconoce los riesgos a los cuales está expuesto, los
impactos ambientales de sus actividades y los controles que deben
aplicar.
- Ha presentado incidentes (laborales, ambientales, daños a la propiedad
y/o procesos) en la ejecución de sus actividades y no se evidencia
análisis de causas, ni toma de acciones correctivas.
- El SG-SST se encuentra en la etapa de diagnóstico inicial.
- Se han identificado los riesgos laborales e impactos ambientales de sus
actividades, pero el personal no aplica los controles.
Insatisfactorio - Ha presentado incidentes (laborales, ambientales, daños a la propiedad
y/o procesos), se han adoptado acciones correctivas puntuales, pero no
han sido efectivas, porque se sigue reincidiendo en los mismos errores.
- Cumple parcialmente con normas y procedimientos.
- El SG-SST se encuentra en proceso de implementación.
- El personal implementa las medidas de control de riesgos y medidas de
prevención frente a impactos ambientales adversos.
Satisfactorio - Ha presentado incidentes (laborales, ambientales, daños a la propiedad
y/o procesos) y ha adoptado acciones correctivas eficaces
- Mantiene registros estadísticos de accidentalidad y enfermedad laboral.
- Cumple con requisitos legales y procedimientos.
- El SG-SST se encuentra implementado y mejora continuamente su
ejecución.
- Implementa, hace seguimiento y medición periódica de las medidas de
control de riesgos e impactos ambientales negativos significativos.
- Informa el origen o la procedencia de los componentes de sus
productos o servicios; especialmente los que podrían tener impacto
Superior
ambiental, social o en la seguridad y salud de los trabajadores.
- Cumple con requisitos legales en SSTA.
- Verifica el cumplimiento de las funciones y responsabilidades del
personal a cargo.
- Implementa Planes de Gestión de Residuos y de Recursos.
- Mantiene registros estadísticos de accidentalidad y enfermedad laboral
y realiza el análisis tendencial.

Una vez se cuenta con el informe, se dan a conocer los resultados de dicha evaluación con el fin
de que se implementen las correspondientes acciones preventivas, correctivas y/o de mejora por
parte del contratista.