La venta interna del proyecto

Superar las expectativas del proyecto, mantener informados a los interesados, y mejorar la imagen que los
clientes tienen de nuestras compañías puede no ser suficiente en el largo plazo para el desarrollo de una
Project Office (PO).
Publicitar puertas adentro todo el valor que una gestión profesional de Project Management (PM) aporta a
nuestras compañías, permitirá luego ‘’venderla internamente’’ y generar el espacio necesario para su
desarrollo.
Los sectores de ventas y marketing, por sus áreas específicas de conocimiento, pueden ser excelentes
aliados para conseguir este objetivo.

Una historia real

Luego de años trabajando como Project Manager (PM) en los principales proyectos que la Compañía había
vendido, me di cuenta que quienes realmente apreciaban todo el valor de una gestión profesional de PM
eran los clientes y no la alta gerencia de la compañía Si bien esto no es intrínsecamente malo, el problema
que enfrentábamos era no poder generar internamente en la Compañía esta misma percepción de valor, y
así poder crear el espacio necesario para la creación de una PO eficiente.
Puntualmente, como en los principales proyectos había una gestión de PM profesional, se había vuelto casi
natural el cumplimiento de sus objetivos, y por implementarse los mismos en casa de los clientes, los logros
del equipo de proyecto tenían muy baja visibilidad dentro de una compañía netamente comercial.

Desde nuestra área, analizábamos varios caminos para solucionar esto, entrenamiento en PM para los
sectores técnicos, realizar una consultoría sobre nuestra gestión, implantar el módulo de PM que nuestro
ERP tenía, distribuir por e-mail los indicadores de gestión de los proyectos más exitosos, etc. Pero ninguna
de estas acciones atacaba el problema de la percepción de valor por parte de la alta gerencia de forma
efectiva. Vía muerta.

La solución estaba en un problema

En verdad si había proyectos de alta visibilidad, proyectos cuyo nombre estaba en boca de casi todos y que
rondaban por meses la oficina. Eran aquellos pequeños proyectos que no tenían asignado un PM, y que de
no cumplir con sus objetivos generaban el acalorado reclamo de los clientes.
En estos casos, como en cualquier proyecto, el cliente hacía su reclamo a quien más cerca estaba de él, y
al no haber PM asignado, la persona más cercana al cliente era el vendedor.
El vendedor entonces debía tomar las riendas, retornar el proyecto a sus causes normales, y tratar de dejar
al cliente no tan enojado.
Esta gestión, además de generar un desgaste en la relación comercial, en general era inefectiva.
En resumen, había proyectos famosos, y eran los vendedores quienes generaban esta visibilidad. Nace
una idea.

Un caso de éxito

Luego de un proyecto fracasado, nuestra vendedora estrella exigió tener asignado un PM a su nueva venta.
El proyecto se había vendido a una cuenta que ella atendía hacía tiempo, pero era su primera compra
grande y existía la posibilidad de seguir vendiéndole.

Me asignaron el proyecto, y desde el primer momento fue claro que uno de los principales interesados
(stakeholder) era nuestra vendedora. Si bien no era común que habiendo un PM los vendedores se
involucraran activamente en los proyectos, tampoco era la primera vez que ocurría. Ganarme su confianza
fue el primer desafío del proyecto, y nuestro primer acierto fue integrar a nuestra ejecutiva de cuentas al
equipo de proyecto desde la planificación. Ella nos brindó valiosa información, nos dio soporte en las
negociaciones, y nos permitió crear más rápidamente un clima de confianza y colaboración en el cliente.

Como en todo proyecto hubo problemas, cambios y desvíos, y si bien el se concluyó levemente fuera de
cronograma, logramos la total satisfacción del cliente, estuvimos bajo el presupuesto, y obtuvimos una
orden de compra por una ampliación.
Con el cierre del proyecto se inician dos acciones de marketing directo, un mailing de reconocimiento al
team del proyecto enviado por el CEO, y una campaña boca a boca iniciada por iniciativa de la vendedora
que resultó de gran impac to.
Este fue nuestro primer proyecto exitoso y famoso, y marcó un camino en el desarrollo de la visibilidad de
la PO.
Nuestra próxima acción: trabajar junto al departamento de marketing para la publicación de nuestro caso en
los medios.

Beneficios obtenidos

Una gestión visible y reconocida de los proyectos implica:

1. Facilitar la adquisición de recursos en futuros proyectos.

2. Aumentar el reconocimiento y la sensación de logro del equipo de proyecto.
3. Aumentar la influencia del PM en la organización
4. Facilitar el liderazgo del gerente de proyecto.
5. Orientar a toda la compañía hacia una gestión por proyectos profesional.
6. Facilitar el trabajo de recursos de la compañía que si bien no son parte del equipo de proyecto, prestan
servicios al mismo (administración, finanzas, depósito, HHRR)
7. Realizar ventas mas responsables, ya que los vendedores luego viven las consecuencias de sus ofertas
8. Cambiar la percepción del sector comercial, del PM como un valor y no como un costo.
9. Mayor integración del proyecto con la organización al integrar a ventas.
10. Vender externamente la gestión de proyectos como elemento diferencial

Algunos consejos (Tips)

· Detectar a los posibles comunicadores y generadores de opinión dentro de la compañía

· Involucrarlos a estas personas en el proceso de PM.
· Difundir por todos los medios posibles dentro de la compañía el éxito del proyecto.
· Dentro de un marco profesional y objetivo, utilizar algunos reportes de gestión como herramientas de
marketing.
· Trabajar con RRHH para incluir en las carteleras las noticias y logros de los proyectos
· Trabajar con SSA para generar y publicar casos de éxito creando una sinergia entre estos sectores

Conclusiones

Para lograr una efectiva venta interna, nada mejor que involucrar a los vendedores en los proyectos, y
lograr que ellos sean quienes primero compren la gestión profesional de proyecto.

Marketing es quien mejor uso de los medios tiene. Brindarle a marketing contenido para publicar es una
estrategia ganadora.

Recursos Humanos y Seguridad e Higiene, también pueden ser aliados a la hora de publicar en carteleras
internas y revistas corporativas nuestros casos de éxito