SOFIA PLUS- SENA

Actividad de aprendizaje 5. evidencia 6:

“Plan maestro y estrategias de distribución logística”

Ficha 1966017

Tutor Asignatura:
✔ Aníbal Obando
✔ Integrante:
● Mauro José Bolaño Rangel
● Luis Carlos Duarte Moreno
● Rosalba Suárez Cuervo
● Ángela Yexenia Murcia

✔ Asignatura: Gestión Logística

✔ Mediación: Campus Virtual “CV”
✔ Programa: Gestión Logística

Abril 2020
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 Introducción

En el presente documento se elabora un acercamiento al desarrollo del plan

maestro, diseñando las estrategias de distribución nacionales e internacionales
para los productos y los servicios de la empresa escogida para el diseño del plan
maestro, considerando las variables inherentes a los procesos como son los
financieros, técnicos, humanos y los procesos legales.

Desarrollo de la actividad
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1. Inicialmente debe seleccionar una empresa y un posible producto o servicio
a comercializar, así como un posible cliente de otro país con el cual estaría
interesado en establecer relaciones comerciales.

La empresa seleccionada es la empresa del trabajo anterior envía Colvanes

S.A.S. es una Compañía dedicada a satisfacer las necesidades y expectativas de
nuestros Clientes, en el manejo y transporte de Documentos y Mercancías a nivel
nacional e internacional, contribuyendo al desarrollo de Colombia.

Fundada en el año 1996, nuestra marca es reconocida en todo el territorio

nacional por su cumplimiento y excelente servicio. Cuenta con 15 Regionales a
nivel nacional, más de 5.000 Colaboradores y una moderna flota vehicular. Desde
el año 2009, sus procesos se encuentran certificados por el Icontec en Calidad
ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.

Actualmente, brindamos los siguientes servicios: envía promociones, envía

documentos, envía mercancías, envía empresarial y envía internacional, los
cuales cuentan con un total respaldo tecnológico a la vanguardia de las nuevas
tecnologías para brindar un mejor Servicio a los más de 12.000 mil Clientes con
los que cuenta la Compañía.

envía Colvanes S.A.S. es una empresa colombiana que cree en su gente, que
aporta el crecimiento del país y de la región con pasión por lo que hacemos.

El servicio a comercializar serían los servicios de envío de documentos y

mercancía Internacional.

 Envío de paquetes a más de 200 países alrededor del mundo usando los
servicios de UPS, su socio para los envíos al extranjero.
 Los envíos están sujetos a las normas internacionales de mercancías
aprobadas.
 Las tarifas cambian de acuerdo al peso y al volumen del paquete.

 Servicio Internacional Estándar

Servicio destinado al envío de documentos de todo tipo desde Colombia hacia el

exterior y viceversa.

 Peso máximo: Documentos hasta 2 kilos, paquetes hasta 5 kg y mercancía

desde 6 a 300 kg.
 Tiempo de entrega: De 2 a 4 días.
 Requisitos para el envío: Se necesita la factura comercial del servicio y
los documentos de aduana del país destino del paquete.
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  Importante: No pueden enviarse alimentos perecederos, vegetales o
sustancias prohibidas.
 Precio: Las tarifas varían dependiendo del destino de envío y volumen de
la encomienda.

 Servicio Express Internacional

Servicio de envío de mensajería y paquetes desde Colombia a nivel internacional

de paquetes con carácter urgente.

 Peso máximo: entre 0.5 y 70 kilogramos.

 Tiempo de entrega: 24 a 48 horas.
 Requisitos para el envío: Factura del servicio, declaración del contenido
del paquete y el pago que corresponda por concepto de gastos de aduana.
 Precio: Dependen del destino y peso de la encomienda.

2. Diseñe la estructura organizacional para el departamento de logística, con

sus respectivas funciones y el equipo multidisciplinario que lo compone

GERENTE CD Gestionar los servicios

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JEFE DE DISTRIBUCIÓN Coordinar los servicios a realizar
 
SUPERVISORES Controlar y verificar los servicios
   
AUXILIARES DE Realizar actividades operacionales
BODEGA
   
TRANSPORTADORES Transportar y entregar la mercancía

Mapa General de procesos

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3. Proponga las estrategias de forma argumentada, teniendo en cuenta: la
misión, la visión, principios, valores organizacionales, objetivos y las
políticas para el departamento logístico de la empresa seleccionada.

 Principios organizacionales: Actuamos con RECTITUD Y

RESPETO, Respondemos con ACTITUD DE SERVICIO a nuestros
clientes, Desarrollamos alternativas CREATIVAS E INNOVADORAS que
generan valor a los clientes, Asumimos la RESPONSABILIDAD de nuestras
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 acciones, CUMPLIMOS con nuestros compromisos a tiempo, TRABAJAMOS
EN EQUIPO para lograr metas extraordinarias

 Nuestra cultura: Cultura de servicio, Gestión del conocimiento, Garantizar la

satisfacción, realización y bienestar de nuestros colaboradores, Cultura de
innovación.

 Nuestro servicio: Asegurar la excelencia operacional, Cumplimiento de la

promesa del servicio, Asegurar la efectividad del SGI, Optimizar los recursos
operacionales, Asegurar la excelencia en la gestión al cliente.

 Nuestros clientes: Incrementar la satisfacción de nuestros clientes,

Aumentar el posicionamiento de nuestra marca, Aumentar nuestra
participación en el mercado de manera rentable.

 Misión: Satisfacemos las necesidades y expectativas de nuestros clientes,

con soluciones logísticas, contribuyendo a la transformación del país.
 Visión: Como líderes en servicio, en el 2021 seremos la mejor empresa del
país en soluciones logísticas, de forma innovadora.

 Política del sistema de gestión integral: Garantizamos la satisfacción de

nuestros clientes con soluciones logísticas innovadoras, un equipo humano
competente y motivado, orientado al servicio, al mejoramiento continuo, a la
prevención de lesiones, enfermedades y contaminación ambiental, en un
ambiente de trabajo seguro, cumpliendo con los requisitos legales y
contribuyendo a la transformación del país.

Se consideran aspectos como

 La producción

La empresa envía cuenta con los siguientes Procesos:

1. Procesos de conducción y dirección:

 Planeación estratégica.
 Planificación del SGI (Medio ambiente, SST, Calidad).

2. Procesos de realización del servicio:

 Comercial.
 Recolección.
 Despacho.
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 Reparto.
 Facturación
 Servicio al cliente.

3.Procesos de soporte:

 Gestión humana.
 Mantenimiento de vehículos.
 Compras.
 Jurídica.
 Seguridad.
 Tecnología.
 Mercadeo.
 Procedimientos Recolección, Despacho y Reparto.
 Elaboración, planillas de recolección.
 Recepción, registro y asignación de órdenes de servicio.
 Recolección.
 Monitoreo de recolección.
 Cierre de planillas de recolección y reparto.
 Generación y digitación de relaciones de viaje.
 Cargue de vehículo ruta nacional contra guía y unidades.
 Descargue de vehículo ruta nacional.
 Cargue de vehículos rutas urbanas y domésticas.
 Inspección a vehículos propios y de terceros.
 Registro de novedad y solución.
 Proceso operativo aéreo.
 Control operativo tránsitos.
 Recepción recolección de envíos internacionales.
 Despacho internacional.
 Radicación factura.
 Cadena de frio.
 Recolección sobres.
 Despacho sobres.
 Control tránsitos MVT.
 Manejo de mercancías retenidas.
 Solicitud de vehículos a Coltanques.
 Reparto ME.
 Archivo de documentos.

 Comercialización internacional.
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Forma de liquidación

para la liquidación de los envíos internacionales, el cliente se puede dirigir la

pagina web, puntos de servicios o teléfono (1)239900 ext 1920 e informar lo
siguiente:

 País destino Lugar: A donde será despachado el envío.

 Dirección completa: (incluido código postal)
 Peso del envío: Peso físico en kilogramos.
 Peso volumétrico: Se calcula con un factor de conversión multiplicado por
200 o dividido entre 5000.
 Valor declarado: Valor comercial de la mercancía.

Notas:

Envió internacionales de prohibido transporte:

 Celulares decreto (2025 del 2015)

 Baterías de litio, imanes, dinero, joyas, Obras de arte artículos y materiales

peligrosos como gases comprimidos, combustibles y corrosivos.

 Alcoholes, perfumes, bebidas alcohólicas, tabaco, armas de fuego, líquidos

inflamables, o tóxicos, restos humanos, muestras biológicas, empaques
bajo presión (sprays), Artículos perecederos (carnes, alimentos, frutas etc.)

 Plantas, animales vivos, medicamentos inyectables o de uso psiquiátrico y

material pornográfico.

 Envíos PO Box a penitenciarias.

Restricciones aduaneras:
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Tener en cuenta que los envíos de paquetes y mercancías pasan por procesos de
inspección ante las aduanas de los países de destino y durante dichas revisiones
las empresas transportadoras no tienen injerencia alguna. Además, este tipo de
mercancía se encuentra sujeta a pago de impuestos aduaneros en destino los
cuales serán cobrados al destinatario.

 Medicamento con formula medica

 Lienzos con la autorización del ministerio de cultura

 Café después de 1 Kg con autorización de la federación nacional de

cafeteros

 Se aceptan cheques menores a 10.000 USD. Mayores a este valor requiere

formulario 534 de la DIAN.

 Alimentos

 Distribución física internacional o sistemas de información que permitan

hacer un seguimiento en todas las etapas de la cadena de abastecimiento.

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 Diseñe la planeación estratégica para comercializar y distribuir el producto o
servicio, teniendo en cuenta los canales disponibles de comercialización y
entrega hasta el consumidor final.

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  Elabore el POAM correspondiente al proceso de distribución en el país
donde se va a comercializar el producto y servicio.

El Perfil de Oportunidades y Amenazas en el Medio (POAM)

OPORTUNIDAD AMENAZA IMPACTO

FACTORES
ALT ALT
MEDIO BAJO ALTO MEDIO BAJO MEDIO BAJO
O O

ECONÓMICOS                  
1-La globalización X       X   X    
2-Politica fiscal   X     X     X  
3-Politica Laboral X       X     X  
4-Programas de Financiamiento
pequeña y mediana     X   X   X    

5-Integración económica entre

países X     X     X    
6-Incentivos otorgados a las Pymes
  X       X X    
7.Politica Monetaria X     X     X    
                   
SOCIALES                  

1-Incremento del índice de

desempleo
X       X   X    

2-Incremento migración a las

ciudades principales
X     X     X    

3-Tendencias culturales y étnicas     X   X     X  

4-Tendencias de consumo
cambiantes   X     X     X  

                   
COMPETITIVOS
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1-Principales productos con
competencia multinacionales x       x   x    

2- Nuevos competidores x     x     x    
3-Alianzas estratégicas con
proveedores x     x       x  
6-Diversificación de productos
x     x     x    

                   
TECNOLOGICOS
                 
1-Tecnologia de punta x     x     x    
2- Altos costos de la tecnología
x     x     x    
                   
POLITICOS
                 
1- Situación del País x     x     x    

4. Ahora, con cada uno de los puntos desarrollados anteriormente construya la

propuesta del plan maestro, detallando además las características del
entorno donde se piensa realizar la distribución del producto o servicio
escogido (análisis del sector y el ambiente macro y micro de la empresa).

Análisis del entorno/sector

Aunque es la segunda transportadora a nivel nacional después de Servientrega,

ENVIA COLVANES, se caracteriza por tener un excelente sistema de distribución
de paquetes a nivel nacional, y también internacional, gracias a su completa
infraestructura, la cual ha demostrado ser competitiva en términos de calidad,
tiempos de respuesta, seguridad en los envíos y confianza.

Análisis del macro-ambiente de la organización

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Sus servicios son realizados teniendo en cuenta las necesidades de sus clientes y
manteniéndose a la vanguardia sobre todo en temas relacionados con las Tics,
permitiendo envíos internacionales, manteniendo su calidad y eficiencia en las
entregas.

En cuanto a la competencia, sus esfuerzos han servido para posicionar su marca

como una de las más importantes del país, no solo en la calidad de sus servicios,
también el precio ha sido un importante diferenciador.

Análisis del micro-ambiente de la organización

Un sistema perfecto en el departamento logístico, recibiendo los paquetes,

coordinando la entrega de los mismos, la adquisición de talento humano
comprometido con la misión y visión de la empresa, todos juntos laborando para
cumplir con los objetivos propuestos por la compañía.

La organización cuenta con un sistema de transporte completo y eficiente

diseñado para cada servicio.

MATRIZ DOFA

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Estrategias D.O.F.A.

Oportunidades

O1- Disminuir la rotación del personal en los cargos críticos.

O2- Mapeo de relaciones entre áreas y procesos.

O3- Diseño de un proceso de entrenamiento para el SGI.

Amenazas

A1- Mala comprensión del nuevo proceso por parte de los colaboradores.

A2- Determinación del tiempo efectivo del entrenamiento.

A3- Medición del conocimiento.

Fortalezas

F1- Innovación en desarrollo sostenible.

F2- Optimizar un proceso de Gestión Humana.

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F3- Reducción de costos relacionados al proceso de entrenamiento.

Debilidades

D1- Capacitación del nuevo proceso a un volumen de personal elevado.

D2- Demora en la entrega de resultados por parte de las Regionales.

D3- Seguimiento a nivel nacional.

Referencias Bibliográficas

Avendaño, M. (2011). Prospectiva organizacional y estratégica. Bogotá: UNAD.

González, L. (2011). Organizaciones ciudadanas y responsabilidad social

proyectadas a lo global. Bogotá: UNAD.

Granada Empresas. (s.f.). Preselección de países. Consultado el 05 de agosto de

2016, en http://www.granadaempresas.es

Mariño, J. (1999). La supranacionalidad en los procesos de integración regional.

Madrid, España: Mave.

Montoya, J. (2011). Modelos y diseños organizacionales. Palmira: UNAD.

Pixabay. (2015). Negocio, la tierra. Consultado el 03 de agosto de 2016, en

http://pixabay.com

Pixabay. (2015). Continentes, banderas, siluetas y población. Consultado el 03 de

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Rodríguez, D. (1996). Gestión organizacional: elementos para su estudio.
Universidad Iberoamericana