CAPITULO I

EL PROBLEMA

1.1 Planteamiento del Problema

PREAMBULO La descripción de funciones es una fuente de información
básica para toda la planeación de recursos humanos. Es necesaria para la
selección, el adiestramiento, la carga de trabajo, los incentivos y la
administración salarial de todos y cada uno de los miembros del personal de
cualquier organización independientemente de su carácter público o privado.
Es un proceso que consiste en enumerar las tareas o atribuciones que
conforman un cargo y que lo diferencian de los demás cargos que existen en
una empresa; es la enumeración detallada de las atribuciones o tareas del
cargo (qué hace el ocupante), la periodicidad de la ejecución (cuándo lo
hace), los métodos aplicados para la ejecución de las atribuciones o tareas
(cómo lo hace) y los objetivos del cargo (por qué lo hace).
Básicamente es hacer un inventario de los aspectos significativos del
cargo y de los deberes y las responsabilidades que comprende. Todas las
fases que se ejecutan en el trabajo constituyen el cargo total. Un cargo es la
reunión de todas aquellas actividades realizada por una sola persona, que
pueden unificarse en un solo concepto y ocupa un lugar formal en el
organigrama.
SINTOMAS Con estas ideas definidas se describe entonces la situación
presente en el Departamento Administrativo de la Farmacia “Las Américas
de Alfredo Calderón”, donde se ha visualizado la falta de coordinación en las
funciones administrativas, retrasos en la ejecución de las responsabilidades

1
inherentes a cada puesto de trabajo, acumulación en la ejecución de las
funciones inherentes en el departamento y en general una disminución del
rendimiento laboral.
CAUSAS La situación descrita tiene sus raíces en el hecho de que el
Departamento Administrativo no cuenta con una herramienta administrativa
formal que permita organizar las funciones administrativas de manera
coherente, así como el hecho de que dentro de dicha área no se emplea un
proceso de inducción para el personal asistente y encargado y en líneas
generales, la carencia de normas claras y precisas de las actividades que
deben realizar cada uno de los integrantes del departamento.
PRONOSTICO La perpetuidad de estas situaciones y debilidades
puede traer a futuro consecuencias como la presencia de mayores retrasos
en la ejecución de las funciones más importantes debido a la confusión en
las funciones administrativas, la propia deserción del personal a cargo y el
descontento de los empleados debidos a la sobrecarga de trabajo,
consecuencias que afectarán no solo al departamento como tal sino a toda la
empresa en general.
CONTROL DEL PRONOSTICO Así entonces, se propone el Diseño del
Manual de Funciones para el Departamento Administrativo de la Farmacia
“Las Américas de Enrique Calderón”, partiendo del estudio de las funciones
inherentes actuales con el objetivo de que exista una clara definición de
funciones a cada miembro del personal de dicha unidad.

1.2 Delimitación del Problema

DELIMITACION ESPACIAL La presente investigación se realizará en la
ciudad de Mérida, Municipio Libertador, concretamente en la Farmacia “Las
Américas de Enrique Calderón”, concretamente en su área administrativa,
unidad operativa que se tomará como centro de estudio de la presente
investigación.

2
DELIMITACION TEMPORAL En cuanto a la delimitación temporal de la
investigación se hace mención a que el estudio se presenta desde el tercer
trimestre del presente año (2014), donde se evidenció la necesidad de
diseñar un manual de funciones para el área indicada, debido a que la falta
de dicha herramienta ha generado la dificultad para la ejecución de las tareas
inherentes presentes en esta área de la organización.
DELIMITACION DEL UNIVERSO (MISMA POBLACION DEL 3.2)
Asimismo el universo de estudio de esta investigación se centró en la
totalidad de funciones inherentes al área de administración de la empresa
Farmacia “Las Américas de Enrique Calderón” siendo éstas:

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN:
1. Coordinar el trabajo de la Unidad Administrativa.
2. Realizar y actualizar la planificación estratégica.
3. Diseñar y pagar nómina y Bono de alimentación para el personal.
4. Realizar reclutamiento, selección e inducción inicial del personal de
nuevo ingreso.
5. Realizar evaluación del desempeño del personal.
6. Calcular Vacaciones, Liquidaciones del personal y adelanto de
prestaciones sociales.
7. Administrar cuentas por cobrar (excepto las inter farmacias).
8. Coordinar actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo INPSASEL).
9. Establecer conexión con BBVA Provincial para el manejo efectivo de
las cuentas de la farmacia con este banco y mantenimiento de
contrato de cuenta nómina y puntos de venta.
10. Establecer conexión con la Alcaldía de Libertador (Obligaciones
Municipales y Aseo Urbano) de las unidades de negocio.
11. Elaborar Constancias de Trabajo para el personal.
12. Atender las supervisiones administrativas de organismos
gubernamentales.

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 13. Controlar la entrada y salida de papel para máquinas fiscales.
14. Brindar asistencia administrativa y contable al resto de las unidades.

ÁREA DE CONTABLE
1. Elaborar los Libros de Ventas, Compras (incluye procesar facturas de
compras, incluir comprobantes de retenciones, procesar reportes Z y
registrar gastos).
2. Elaborar del archivo XML (declaraciones de retenciones de ISLR);
elaboración de archivo TXT (Declaraciones de retenciones de IVA)
éstas se realizan dos veces al mes.
3. Elaborar las Declaraciones mensuales del Impuesto al Valor
Agregado.
4. Procesar la información financiera en el sistema contable A2.
5. Realizar las Estimadas de ISLR.
6. Elaborar el Cálculo de LOCTI.
7. Elaborar las Declaraciones de ingresos brutos (SAMAT).
8. Actualizar de datos ante la administración tributaria.
9. Reajustar el trabajo en el proceso de adopción a las Normas
Internaciones de Información Financiera (NIIF).
10. Procesar los archivos de inventarios (control de entradas y salidas de
mercancías).
11. Revisar de cálculo de vacaciones y liquidaciones.
12. Realizar el debido Reparto de las utilidades a fin de año fiscal.
13. Realiza el Cierre del ejercicio económico (incluye reajuste por inflación
de activos no monetarios, cálculo de depreciaciones, determinación
del ISLR y la declaración ante el portal SENIAT).
14. Supervisar el archivo y publicación de documentos del área contable
de las farmacias.

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 15. Supervisar la recopilación de información por parte de la encargada
para ser enviada a la oficina lo que concierne a la contabilidad.

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA:
1. Brindar asistencia al Administrador en la elaboración de nóminas y
bono de alimentación.
2. Brindar asistencia al Administrador para el cálculo de Vacaciones,
Liquidaciones y Adelantos de Prestaciones, así como en otro beneficio
que se vaya a otorgar a los trabajadores.
3. Actualizar los cuadros de Garantías de Prestaciones Sociales.
4. Actualizar movimientos de personal ante IVSS (Tiuna) y FAOV (en
línea).
5. Calcular aportes trimestrales al INCES.
6. Actualizar expedientes de personal.
7. Brindar asistencia en las actividades de Seguridad y Salud Laboral
(INPSASEL).

ASISTENCIA CONTABLE
1. Procesar los reportes Z correspondientes a las maquinas fiscales en
uso.
2. Procesar libro de control de entradas y salidas de mercancías.
3. Elaborar de archivos TXT.
4. Imprimir libros fiscales y contables.
5. Brindar asistencia en el proceso de información financiera.
6. Procesar la información financiera en el sistema contable A2.

DELIMITACION TEMATICA Finalmente, en cuanto a la delimitación

temática de esta investigación se basará en el estudio de los Manuales,
Manuales de Funciones, Objetivos, Ventajas y Beneficios de los Manuales,
Clasificación, Descripción y Análisis de los Manuales, así como también, el

5
Control Interno. Esta temática será utilizada con el fin de obtener amplios
conocimientos para la elaboración del aporte del presente trabajo de
investigación.

1.3 Formulación de Objetivos

1.3.1 Objetivo General
¿QUÈ? Diseñar un Manual de Funciones para el Departamento
Administrativo de la Farmacia “Las Américas de Enrique Calderón”, ¿Cómo?
a partiendo del estudio de las funciones inherentes actuales, ¿PARA QUE?
encaminado al mejoramiento de las mismas.

1.3.2 Objetivos Específicos

1. ¿QUÈ? Analizar las funciones que se desempeñan actualmente

dentro del Departamento Administrativo, ¿PARA QUE? con la
finalidad de orientarlas al mejoramiento de su ejecución.
2. ¿QUÈ? Determinar los responsables de la ejecución de las funciones
del Departamento Administrativo, ¿PARA QUE? para el
establecimiento de su organización y equitativa distribución.
3. ¿QUÈ? Delimitar las funciones que ejecutará cada miembro del
personal del Departamento Administrativo, ¿PARA QUE? orientado al
establecimiento de los criterios para el diseño del manual.

1.4 Justificación
JUSTIFICACION PRÁCTICA Para poder conseguir los objetivos y
metas trazadas en una institución determinada, ésta deberá cumplir la gran

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tarea de establecer y describir claramente las distintas funciones que debe
ejecutar cada uno de los miembros del personal de la misma. Dentro de las
labores diarias del Departamento Administrativo de la Farmacia “Las
Américas de Enrique Calderón”, se realizan una serie de actividades por
cada miembro del personal que conforma dicha unidad, pero sin una
definición precisa de cómo se deben ejecutar las mismas y principalmente,
cual empleado debe ejecutar cada una de ellas, siendo esta la principal
causa que justifica esta investigación, ayudando finalmente a la mejora del
funcionamiento interno del departamento, la fluidez del trabajo y el
desempeño de su recurso humano adaptado a los parámetros que debe
seguir en el desarrollo de sus actividades diarias.
JUSTIFICACION TEORICA Desde el punto de vista teórico, esta
investigación se fundamentará en aspectos referentes al proceso
administrativo, administración, manuales de funciones, división del trabajo y
diseño de manuales, también en todo el basamento legal referente a la
materia en estudio. Conformando todos estos conocimientos teóricos, el
apoyo necesario para el diseño del manual de funciones del Departamento
Administrativo de la Farmacia “Las Américas de Enrique Calderón”, conforme
con las normas actuales necesarias para su función interna y la inclusión de
la descripción de las actividades diarias.
Son importantes las teorías de división del trabajo ya que dentro del
departamento es necesario que exista una división equitativa de las
actividades a ejecutar por cada empleado para evitar la presencia de
sobrecargas o la duplicidad de funciones; de la misma forma, tiene vital
importancia toda la teoría relativa al diseño de manuales pues es la
herramienta administrativa propuesta para solventar la problemática dentro
de dicha unidad, por lo que la misma debe realizarse siguiente patrones
extraídos de autores en la materia.
JUSTIFICACION METODOLOGICA Finalmente, de acuerdo a la
justificación metodológica de este estudio, se basará en el uso de tres tipos

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de investigación como lo son, de campo, descriptiva y documental, siendo
esto así, en primer lugar por desarrollarse la investigación en donde se
presenta la problemática, fundándose en describirla y detallarla, y por último
apoyándose en toda la base teórica y legal necesaria para la posterior
solución al problema y estructuración de la propuesta a presentarse.
Conjuntamente se emplearan las técnicas de observación, entrevista y
revisión documental representadas por los instrumentos; lista de cotejo, guía
de entrevista y tabla de contenido, que se utilizarán para la recolección y el
almacenamiento de información necesaria, con el objeto de indagar todo lo
referido con la ejecución de las funciones diarias dentro del área de estudio.

CAPITULO II
MARCO REFERENCIAL

2.1 Antecedentes históricos

Antecedentes históricos del Problema
HISTORIA DE LA EMPRESA La Farmacia Las Américas fue fundada el
01 de abril de 1998 por el señor Alfredo Enrique Calderón Guillén, la cual fue
constituida en Venezuela, Estado Mérida. Su objeto principal consiste en la
compra, venta, comercialización e importación de medicamentos,
misceláneos, cosméticos, equipos médicos y productos médico quirúrgicos, y
por supuesto prestar un servicio a la salud de la colectividad Merideña y en
general.
La empresa plasma como su misión fundamental el poder brindar el
servicio de distribución de medicamentos y productos populares de consumo
(higiene) para el uso humano, en Mérida y sus adyacencias más cercanas,

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utilizando personal calificado y alta tecnología que permita garantizar la
satisfacción total del cliente, cumpliendo con las normas legales y los
organismos de control, con un recurso humano competente y comprometido
con el mejoramiento continuo, generando valor para sus clientes,
trabajadores, proveedores y propietarios.
Todo esto, aunado a la excelente ubicación que tiene la planta física de la
Farmacia, en un punto de la ciudad donde convergen una de las principales
avenidas (Las Américas) con el viaducto Campo Elías, además de
encontrarse a solo minutos del centro de la ciudad, ha hecho que la farmacia
sea un referente para toda la comunidad merideña.
NO SE HAN HECHO MAS INVESTIGACIONES SIMILARES PREVIAMENTE
Cabe resaltar que dentro de la organización, para el momento de iniciar el
presente estudio, durante el 2do semestre del año 2014, no se encontraron
referencias no bibliográficas de investigaciones o trabajos especiales de
grado realizados previamente que tuviesen objetivos similares o afines a la
presente investigación.

Antecedentes históricos de la Investigación

Para comenzar esta investigación fue necesario consultar estudios
anteriores semejantes en su contenido y objetivo con la presente
investigación, de esta manera se toma como referencia tres tesis expuestas
en el Instituto Universitario de Tecnología “Dr. Cristóbal Mendoza” Extensión
Mérida.

TESIS En primer lugar, Vielma, L. (2011) presentó su tesis de grado

titulada “Manual de funciones para la caja de ahorro del Consejo Legislativo
Del Estado Mérida” donde se determinó como objetivo general el de diseñar
un manual de funciones para el personal de la Caja de Ahorro del Consejo
Legislativo del Estado Mérida; partiendo del análisis de las actividades

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desarrolladas por cada cargo; con miras al mejoramiento y cumplimiento de
las labores diarias de cada uno.
Para cumplir con el mismo se integraron al estudio fundamentos teóricos
relacionados con Manuales Administrativos, Manual de Funciones, Procesos
Administrativos y en sus cuatro fases: Organizar, Planear, Controlar y Dirigir
la administración, división del trabajo, sistemas y procedimiento. Los Cargos,
Inducción, Capacitación y Adiestramiento al Personal.
Seguidamente los tipos de investigación a usarse fueron del tipo
descriptiva, documental y de campo, constituyéndose también en un
proyecto factible, en vista de que el aporte generado permite ser aplicado en
la realidad sin mayores inconvenientes. Asimismo, las técnicas empleadas
fueron la observación directa, la entrevista y la revisión documental, con la
aplicación de los instrumentos matriz de observación, guía de entrevista y
análisis de contenido.
Finalmente los resultados demostraron claramente las diversas causas
que ocasionan el problema, así como también las múltiples consecuencias
que se producían, considerándose el Manual de Funciones para la Caja de
Ahorro del Consejo Legislativo del Estado Mérida como la solución más
adecuada al problema que se planteó.
VINCULACION Este trabajo contribuye con la presente investigación
debido a la aproximación que presenta, pues ambos buscan el diseño de un
Manual de Funciones para la determinación de las actividades a seguir
dentro de la institución en estudio, a su vez se sustenta en supuestos
temáticos acordes con la búsqueda de la solución más apropiada; y
finalmente plantean el mismo diseño metodológico que será adaptado a este
estudio, especialmente por el uso de técnicas e instrumentos semejantes.

TESIS Consecutivamente, Albornoz, M. (2012) realizó una investigación

que lleva por título “Manual de funciones operativas para el desempeño
laboral del personal administrativo. Caso estudio: Liceo Nocturno

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Andragógico Andrés Eloy Blanco” donde se determinó el siguiente objetivo
general proponer un manual de funciones operativas para el desempeño
laboral del personal administrativo del Liceo Nocturno Andragógico Andrés
Eloy Blanco, a través del estudio de las actividades que ejecuta el personal,
con miras al mejoramiento de la funcionalidad interna.
El marco teórico presentó diversas teorías tales como: Administración,
organización, la escuela como organización, Manual, Función del personal.
Apoyado en una investigación de campo del nivel descriptivo bajo la
modalidad de un proyecto factible. La población estuvo conformada por las
actividades actuales del departamento y de esta manera las técnicas
utilizada para recolectar la información fueron la observación, encuesta y
revisión documental, empleando los instrumentos de matriz de observación,
cuestionario y tabla de contenido.
Los datos suministrados en los instrumentos fueron analizados
cualitativamente y cuantitativamente, una vez culminada la investigación se
llegó a la conclusión que el diseño de un Manual de Funciones operativas fue
de gran aporte para el Departamento de Control de Estudio y Evaluación,
pues le sirvió de guía para cumplir las actividades de manera organizada con
las funciones de planificar, organizar, administrar el personal, dirigir y
controlar.
VINCULACION El objetivo buscado por ambas investigaciones es
mostrar la existencia de una duplicidad de funciones en un área de trabajo,
así como también se busca aportar una solución proponiendo herramientas
que faciliten una información clara y sencilla de las actividades que se
realizan dentro de una organización, tal y como ocurre en la problemática
planteada por este trabajo de investigación.
Del mismo modo se anexa la vinculación a nivel metodológico y temático,
donde se aplicará el mismo diseño de investigación y algunas técnicas e
instrumentos similares al que precede y se fundamentará en teorías similares
a las expuestas.

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TESIS Por último Hernández, M. (2012) quien desarrolló una propuesta
de investigación titulada “Manual de Funciones para la oficina de comisión de
contrataciones públicas de la Universidad de los Andes”, donde su objetivo
general fue Diseñar un Manual de Funciones, para el personal de la oficina
de la comisión de contrataciones públicas de la Universidad de los Andes,
partiendo del análisis de las actividades desarrolladas por los cargos,
orientado a la capacitación de nuevos empleados.
En sus fundamentos teóricos integró lo relacionado con manuales de
funciones, división de trabajo y los cargos. Con respecto a la metodología
utilizó la investigación descriptiva, investigación documental y de campo;
para el recaudó de información empleo las técnicas de observación, la
entrevista y la tabla de contenido, dando todo esto como resultado el aporte
que consta de un Manual de Funciones para la Oficina de la Comisión de
Contrataciones Públicas de la Universidad de los Andes.
VINCULACION En conclusión la vinculación de este trabajo con la
presente investigación se evidencia en cuanto a la puntualización de los
aspectos administrativos que forman parte de la estructura funcional de las
organizaciones y en tanto a la utilización de un Manual de Funciones como
herramienta ordenada y sistemática de información e instrucciones que se
consideran necesarias para la mejor ejecución del trabajo. Asimismo se
demuestran otras dos semejanzas, y estas son, con respecto a la temática
usada y al proceso metodológico seguido en estas investigaciones.

2.2 Fundamentación Teórica

Se realizó una revisión bibliográfica vinculada con el objeto de estudio de
la presente investigación, a continuación se especificarán algunas fuentes
con las cuales tiene relación.

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TEORÌA 2.2.1 Teoría de la administración
La administración es vital en cualquier contexto, para el establecimiento,
búsqueda y logro de los objetivos, no importa el sector de la economía, el
tamaño de la empresa o cualquier otro aspecto. El éxito de una organización
depende, directamente de una buena administración y sólo a través de ésta,
será posible hacer un uso adecuado de los recursos con los que cuenta,
promoviendo y orientando el desarrollo organizacional.
El norteamericano Frederick Taylor, fundó la llamada Escuela de
Administración Científica, cuya inquietud era aumentar la validez de la
industria por medio de la nacionalización del trabajo de los operarios. El
objetivo principal de la administración científica es el asegurar la prosperidad
para el patrón, aunado a la prosperidad de los empleados, debido a que las
mismas deberían constituir los objetivos comunes hacia donde se dirige la
administración.
Por lo tanto la base fundamental de la administración científica es el
convencimiento de que el verdadero interés tanto del patrón como del
empleado sea único e igual y que la prosperidad de ambos sea a la par. Es
así que para Taylor (1974), los elementos de aplicación de la administración
científica son:
 Estudios de tiempo y estándares de producción
 Supervisión funcional
 Estandarización de instrumentos y herramientas
 Principio de excepción
 Utilización de la regla de cálculo e instrumento destinado a
economizar tiempo.
 Diseño de la rutina. (p.79)

Una vez estudiados los elementos de la administración científica, se

procede entonces al análisis de las condiciones para que la administración
científica, de sus mejores frutos, y para esto se cita nuevamente a Taylor
(1974) donde expresa que:

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  Los procedimientos para poder realizar alguna tarea deberían
ser estandarizados
 Se adopten a las mejores condiciones de trabajo con buenas
herramientas y recursos
 Lograr una perfecta colaboración del personal en equipo
 Los trabajadores sean enseñados y orientados de forma previa
en cuanto a los métodos, tiempo, hasta lograr que realicen las
actividades con la eficiencia esperada
 Otorgar a los trabajadores incentivos económicos, que los
estimule y motive a cooperar en la realización de las
actividades. (p.81)

VINCULACION La administración ofrece una serie de elementos que

ayudan a iniciar y mantener en operación un organismo social, con la
administración siempre habrá una manera de hacer las cosas. De acuerdo a
lo expresado, se evidencia que la administración se da donde quiera que
exista un organismo social, y sólo a través de ésta, se hará buen uso de los
elementos materiales y humanos con que se cuenta.
Por tanto, para las empresas, la administración es indiscutible y
obviamente esencial, por cuanto, la supervivencia dependerá del
mejoramiento de la administración, o sea, obtener una mejor coordinación de
los recursos.

TEORÌA 2.2.2 La Administración dentro del campo

empresarial
La administración comprende una serie de conocimientos, principios y
herramientas que son indispensables para obtener la máxima eficiencia y
calidad en los resultados de cualquier tipo de organización.
La administración según Munch (1994) se define como: “un proceso a
través del cual se coordinan los recursos de un grupo social con el fin de
lograr la máxima eficiencia, calidad y productividad en el logro de sus
objetivos” (p.25). Esta disciplina posee ciertas características que la
diferencian de otras, tal y como lo expresa nuevamente Munch (1994):

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 Universalidad, debido a que existe en cualquier grupo social; valor
instrumental, dado que su finalidad es eminentemente práctica,
por lo cual, la administración resulta ser un medio para lograr un
fin, y no un fin en sí misma; unidad temporal, ya que es un
proceso dinámico en el que todas sus partes existen
simultáneamente; amplitud de ejercicio, pues aplica en todos los
niveles o subsistemas de la organización. (p.25)

Es por ello que bajo la premisa de administración como ciencia social, se

VINCULACION abre un nuevo espacio para la explicación de una de las
organizaciones más conocidas dentro de las formaciones humanas, es por
esto que según lo Munch Galindo (1994), se describe la empresa como:
La fuente de ingresos para trabajadores, proveedores, gobierno y
empresarios, que promueven el desarrollo económico de la
sociedad, contribuyen al sostenimiento de servicios públicos y
privados, representan un medio para la realización o satisfacción
personal, y fomentan la capacitación y el desarrollo de
habilidades, así como la inversión y la formación de capital. (p.31)

TEORÌA Áreas funcionales de la empresa

Independientemente de su tamaño, para lograr sus objetivos toda
empresa lleva a cabo cuatro funciones básicas: elaborar el producto,
venderlo, manejar el dinero para producirlo y las ganancias que obtiene y
coordinar al personal para que desempeñe sus labores.
Estas cuatro funciones son conocidas como áreas funcionales o
departamentos de la empresa, se les conoce comúnmente como producción,
finanzas, recursos humanos y sistemas. Siendo su magnitud, nombre y
número de integrantes, variable dependiente a las características y
complejidad de la organización. Estos elementos, Munch (1994) los define de
la siguiente manera:
Finanzas, obtención de recursos monetarios y utilizarlos
adecuadamente. La función financiera es indispensable ya que a
través de ella se maneja el dinero de la compañía, además de que
se realizan otras funciones de la organización, como: inversiones,
distribución, pago de obligaciones, disponibilidad de los recursos
necesarios.

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 Recursos humanos, a través de esta función se coordinan y
optimizan las habilidades, los conocimientos y las experiencias de
todas las personas que trabajan en la empresa, con el fin de lograr
su máxima eficiencia. Se establecen los mecanismos para tratar al
personal y lograr su óptimo desarrollo dentro de la organización.
Producción, la producción y la fabricación de un bien o servicio
conforman la administración de operaciones. La función de
operación comprende todo el proceso que se sigue desde que
llega la materia prima hasta que esta se en un convierte en un
producto terminado.
Mercadotecnia, si existe un punto clave dentro de las empresas,
esta es, pues abarca todo el ciclo de ventas y distribución desde la
planeación del producto hasta la investigación de mercados, el
almacenamiento, el contacto con distribuidores y la colocación del
producto en los centro de distribución.
Sistemas, área informática imprescindible para el manejo y control
de la información dentro de una organización. Esta área puede ser
staff o lineal e incluirse en algunas de las otras áreas funcionales,
dependiendo de la magnitud y volumen de la información, así
como de las características de la empresa. (p.31)

VINCULACION Las empresas son fuentes de riqueza y empleo, por lo

que resulta fundamental su creación y estudio, al igual como el constante
estudio de su problemática pronosticando así nuevas alternativas de
solución. Dentro de la teoría citada se enuncian las áreas funcionales de las
organizaciones, mostrándose para esta investigación como un paso
imprescindible para el establecimiento de parámetros y limites dentro del
funcionamiento interno del Departamento Administrativo de la empresa
Farmacia “Las Américas de Enrique Calderón”

TEORÌA 2.2.3 El proceso administrativo

La administración comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo
conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el método, los
principios y las técnicas de esta disciplina, correctamente. En su concepción
más sencilla según Stoner (1990) se puede definir el proceso administrativo
como la administración en acción, o también como:

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“El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la
administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral”.
(p.21).
Según lo planteado Chiavenato (2002) añade que “el proceso significa
secuencia sistemática de funciones para realizar las tareas; medio, método o
manera de ejecutar ciertas actividades” (p.55). Se toma la administración
como proceso para hacer énfasis en que los administradores, sin importar
sus niveles ni funciones, se comprometen continuamente en actividades
interrelacionadas, como planear, organizar, dirigir y controlar; para alcanzar
los objetivos deseados.
De ahí se deriva la denominación de proceso administrativo dada al
conjunto y la secuencia de las funciones administrativas, planteadas por
Chiavenato (2002) como el cumplimiento de las siguientes etapas:
 Planeación: Es el proceso de fijar objetivos y el curso de acción
adecuado para conseguirlos.
 Organización: Es el proceso de comprometer a las personas en
un trabajo conjunto estructurado para conseguir objetivos
comunes.
 Dirección: Es el proceso de influir y orientar las actividades
relacionadas con las tareas de los diversos miembros del
equipo o de la organización como un todo.
 Control: El control representa el acompañamiento, monitoreo y
evaluación del desempeño organizacional para verificar si las
tareas se ejecutan de acuerdo con lo planteado, organizado y
dirigido. (pp.16-18)

VINCULACION Para poder administrar efectivamente es necesario

contar durante la planeación, la organización, la dirección y el control; con
un conjunto de principios o lineamientos que sirvan como guía para la
coordinación de todo el proceso.
TEORÌA Durante este proceso se sabe que un factor determinante para
alcanzar la productividad es el personal que interviene en las operaciones,
por lo que se hace imprescindible la especificación y el manejo de recurso

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humano. Los principios generales de la administración propuestos por Taylor
(1973) son:
 División del Trabajo: Cuanto más se especialicen las personas,
con mayor eficiencia desempeñaran su oficio.
 Autoridad: Los gerentes tienen que dar órdenes para que se
hagan las cosas. Si bien la autoridad formal les da el derecho
de mandar, los gerentes no siempre obtendrán obediencia, a
menos que tengan también autoridad personal (Liderazgo).
 Disciplina: Los miembros de una organización tienen que
respetar las reglas y convenios que gobiernan la empresa.
 Unidad de Dirección: Las operaciones que tienen un mismo
objetivo deben ser dirigidas por un solo gerente que use un
solo plan.
 Unidad de Mando: Cada empleado debe recibir instrucciones
sobre una operación particular solamente de una persona.
 Subordinación de interés individual al bien común: En cualquier
empresa el interés de los empleados no debe tener prelación
sobre los intereses de la organización como un todo.
 Remuneración: La compensación por el trabajo debe ser
equitativa para los empleados como para los patronos.
 Centralización: Fayol creía que los gerentes deben conservar
la responsabilidad final pero también necesitan dar a sus
subalternos la autoridad suficiente para que puedan realizar
adecuadamente su oficio.
 Jerarquía: La línea de autoridad en una organización
representada hoy generalmente por cuadros y líneas de un
organigrama pasa en orden de rangos, desde la alta gerencia
hasta los niveles más bajos de la empresa.
 Orden: Los materiales y las personas deben estar en el lugar
adecuado en el momento adecuado.
 Equidad: Los administradores deben ser amistosos y
equitativos con sus subalternos.
 Estabilidad del Personal: Una alta tasa de rotación del personal
no es conveniente para el eficiente funcionamiento de una
organización.
 Iniciativa: Debe darse a los subalternos la libertad para
concebir y llevar a cabo sus planes, aun cuando a veces se
cometan errores.
 Espíritu de Grupo: Promover el espíritu de equipo dará a la
organización un sentido de unidad. (p.119)

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VINCULACION Es necesario en el desarrollo de esta investigación
tomar en cuenta esta teoría como fuente principal, ya que desde este primer
punto se despliegan todos los pasos necesarios para la obtención del
objetivo trazado en este estudio. Los principios administrativos estuvieron en
una completa concatenación con el diseño del Manual de Funciones para el
Departamento Administrativo de Farmacia “Las Américas de Enrique
Calderón” para que así pueda darse el cumplimiento de los objetivos
planteados, la coordinación y el control en cada una de sus funciones
inherentes.

TEORÌA 2.2.4 División de trabajo

Retomando este punto se cita nuevamente a Chiavenato, (2000) donde
expresa que la división de trabajo “consiste en descomponer un proceso
complejo en una serie de pequeñas tareas” (p.210). Este principio de división
de trabajo comenzó a aplicarse con mayor intensidad con la llegada de la
revolución industrial, lo cual provocó un cambio radical en el concepto de
producción, en especial por la producción en grandes cantidades gracias al
empleo de la máquina que sustituyo al artesano.
El principio de división de trabajo, comenzó a aplicarse en los obreros por
la administración científica, se amplió a las escalas jerárquicas más elevadas
de la organización cuando apareció la teoría clásica. Una vez claro el
propósito de este punto, se hace referencia a la vinculación que presenta al
momento de exponer la propuesta de esta investigación, pues se trata de
dividir las partes de un todo sin perder su esencia principal, es decir, desde
una perspectiva más específica se usó dentro de esta investigación para
clasificar y reordenar las funciones inherentes al Departamento
Administrativo de la empresa Farmacia “Las Américas de Enrique Calderón”
para así obtener el éxito en todas sus operaciones.
La fragmentación o descomposición de una actividad productiva en sus
tareas más elementales y su reparto entre diferentes personas, según su

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fuerza física, habilidad y conocimientos. El aumento de la producción que se
deriva de la puesta en práctica del principio de la división del trabajo se debe,
según Smith (1911), a tres causas principales:
1) Aumenta la habilidad y destreza de los trabajadores;
2) Ahorra la pérdida de tiempo de pasar de una tarea a otra;
3) Facilita la invención y el uso de grandes máquinas que abrevian
considerablemente el trabajo y le permiten a un hombre realizar la
labor de muchos. (p.189).
VINCULACION La división de trabajo se fundamenta en la
especialización de los trabajadores en determinadas actividades de modo
que aumente su eficiencia por la acumulación de experiencia y desarrollo de
su habilidad, es por ello que dentro del Manual de Funciones a diseñarse
dentro de esta investigación se toma como centro este principio
administrativo, calificado como uno de los más relevantes en la elaboración
de la propuesta.

TEORÌA 2.2.5 La organización

El significado de este concepto viene del uso que en nuestra lengua se da
a la palabra "organismo". Este implica necesariamente, según Stoner (1990):
a) Partes y funciones diversas: ningún organismo tiene partes
idénticas, ni de igual funcionamiento.
b) Unidad funcional: esas diversas, con todo tienen un fin común o
idéntico.
c) Coordinación: precisamente para lograr ese fin, cada una pone
una acción distinta, pero complementaria de las demás: obran en
vista del fin común y ayudan a las demás a construirse y
ordenarse conforme a una teología específica. (p.89).

VINCULACION La organización, se presenta con importancia en el

desarrollo de este trabajo especial de grado por constituir el punto de enlace
entre los aspectos teóricos del proceso administrativo y los aspectos
prácticos que se conocen bajo la denominación de dinámica: entre "lo que

20
debe ser", y "lo que es". Es por ello que una vez organizado el conglomerado
de funciones del Departamento Administrativo se podrán redistribuir las
cargas laborales de cada uno de los cargos adscritos de la Farmacia “Las
Américas de Enrique Calderón”
TEORÌA En este orden de ideas Chiavenato, (1993) explica que
organizar una función administrativa es:
Agrupar las actividades necesarias para alcanzar los objetivos de
la empresa. Agrupar las actividades involucra la reunión de
personas y recursos empresariales bajo la administración de un
jefe. Así, la organización necesita lidiar con personas, organismos
y relaciones de autoridad y responsabilidad. Para que los objetivos
sean alcanzados. Los planes ejecutados y las personas puedan
trabajar eficientemente, es necesario agrupar adecuadamente las
actividades y distribuir convenientemente la autoridad. (p.23)

VINCULACION Esta investigación asume esta expresión como

elemento fundamental para el buen funcionamiento de cualquier compañía,
como el caso del Departamento Administrativo de Farmacia “Las Américas
de Enrique Calderón” En el contexto empresarial, es importante tener una
idea clara de lo que significa esta palabra según lo expone el autor citado,
pues una organización es un grupo social formado por personas, tareas y
administración, que interactúan en el marco de una estructura sistemática
para cumplir sus objetivos.
Indicando esto una de las principales acciones antes de recurrir al diseño
del Manual de Funciones, pues el investigador se encargó de desfragmentar
toda la información inherente al funcionamiento de este Departamento, para
luego proponer ésta herramienta como la solución más idónea.

TEORÌA 2.2.6 El control

El control ha sido definido bajo dos grandes perspectivas, una
perspectiva limitada y una perspectiva amplia. Desde la perspectiva limitada,
el control se concibe según García (2005) como “la verificación a posteriori

21
de los resultados conseguidos en el seguimiento de los objetivos planteados
y el control de gastos invertido en el proceso realizado por los niveles
directivos” (p.32) donde la estandarización en términos cuantitativos, forma
parte central de la acción de control.
Bajo la perspectiva amplia, el control se define también según García
(2005) como “una actividad no sólo a nivel directivo, sino de todos los niveles
y miembros de la entidad, orientando a la organización” (p.32) hacia el
cumplimiento de los objetivos propuestos bajo mecanismos de medición
cualitativos y cuantitativos.
Este último enfoque hace énfasis en los factores sociales y culturales
presentes en el contexto institucional ya que parte del principio que es el
propio comportamiento individual quien define en última instancia la eficacia
de los métodos de control elegidos en la dinámica de gestión.
VINCULACION Todo esto lleva a pensar que el control es un
mecanismo que permite corregir desviaciones a través de indicadores
cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr
el cumplimiento de los objetivos claves para el éxito organizacional, es decir,
el control se entiende no como un proceso netamente técnico de
seguimiento, sino también como un proceso informal donde se evalúan
factores culturales, organizativos, humanos y grupales. TEORÌA En este
mismo orden de ideas se cita a Eilon (1980) quien afirma que:
El Control inicia y supervisa las operaciones por medio de un
mecanismo de control, capaz de hacer retroactiva la información
acerca del progreso del trabajo. Este mecanismo también se
ocupa de los subsiguientes reajustes, modificaciones y
redefiniciones de planes y objetivos, para asegurar que se
alcanzara la finalidad del principal. (p.10)

VINCULACION Según todo lo expresado, el control es uno de los

elementos administrativos de mayor importancia en el logro de los objetivos
perseguidos en esta investigación, al ser ésta operación la encargada de
comparar realmente si los resultados logrados fueron realmente los previstos

22
a fin de poner en marcha acciones administrativas que se ejecutan en pro del
logro de los objetivos organizacionales.

TEORÌA 2.2.7 Control Interno

Tras considerar el alcance del control de la empresa, su indispensable
presencia como eslabón final en toda organización; se procede ahora a
estudiar la esencia del buen funcionamiento empresarial. El control interno,
expuesto por Poch (1988) como:
El concepto de control interno gira en torno a dos objetivos
básicos: eficacia y seguridad. Para conseguir tales metas se pone
en práctica todo un sistema cuyos pilares son el control y la
organización ejercidos por el elemento humano, actuando
conforme a la propia organización establecida, con el apoyo de
técnicas y elementos materiales puestos a su alcance.
El ámbito del control interno desborda las funciones estrictamente
en toda la organización administrativa de la empresa, asegurando
el seguimiento de las instrucciones dadas por la dirección. (p.25)

VINCULACION El control es una función inherente a todos aquellos

miembros de una organización que tienen a su cargo la ejecución de planes.
De ahí que sea una función que no solo es responsabilidad de los niveles
gerenciales superiores sino de los niveles gerenciales bajos.
El control podría definirse como un esfuerzo sistemático para fijar niveles
de desempeño con objetivos de planeación, para diseñar los sistemas de
retroalimentación de la información. Poch (1988) aclara que el control Interno
es el plan de organización y conjunto de métodos para:
 Salvaguardar recursos.
 Verificar exactitud de la información financiera.
 Promover eficiencia.
 Lograr metas y objetivos
 Apego a políticas y leyes. (p.38)

Asimismo, también plantea la importancia del control

 Permite verificar el cumplimiento de planes y objetivos.

23
  Permite corregir desviaciones en el proceso y en los
resultados.
 Permite comparar planes y objetivos con los resultados.
 Permite prever e impedir desviaciones.
 Permite sancionar las desviaciones.
 Permite reconocer los resultados. (p. 38)

VINCULACION Bajo este enfoque se postula el control interno como

una de las teorías básicas de este trabajo, en primer lugar porque es uno de
los principales objetivos que se persigue con la aplicación de los manuales
de procedimientos, al asegurar estos el seguimiento de las instrucciones o
normas jerárquicas, o puramente funcionales dadas por la dirección, y en
segundo lugar, por el interés legal que se tiene sobre este, al estar estipulado
dentro de los principios legales que rigen las funciones del área en estudio.

TEORÌA 2.2.8 Manuales administrativos

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios
de comunicación y coordinación para registrar y trasmitir ordenada y
sistemáticamente tanto la información de una organización (antecedentes,
legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos,
elementos de calidad etc.) como las instrucciones y lineamientos para que
desempeñe mejor su tarea. Según Gómez (1994) un manual es:
Un conjunto de documentos que partieron de los objetivos fijados
y las políticas implantadas para lograrlo, señala la secuencia
lógica y cronológica de una serie de actividades, traducidas a un
procedimiento determinado, indicando quien los realizara, que
actividades han de desempeñarse y la justificación de todas y
cada una de ellas, en forma tal, que constituyen una guía para el
personal que ha de realizarlas. (p.78)

VINCULACION El manual administrativo a crearse representó una guía

práctica que se utilizó como herramienta de soporte para la organización y
comunicación en el Departamento Administrativo de Farmacia “Las Américas
de Enrique Calderón”, conteniendo información ordenada y sistemática, en la

24
cual se establecieron claramente los objetivos, normas, funciones y
requerimientos de esta área operativa.
Seguidamente añade Franklin, (2001) que los manuales “es un
documento que contiene la descripción de las actividades que deben
seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de
dos o más de ellas”. (p. 147).
Los manuales constituyen unas de las herramientas con que cuentan las
organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones y actividades
ejecutadas en un departamento específico de una compañía. Ellos cumplen
los siguientes objetivos y beneficios dentro de una compañía.

TEORÌA Objetivos y beneficios de los Manuales

De acuerdo a Gómez y Franklin (1997) Los objetivos de los manuales
son: “Presentar una visión integral de cómo opera la organización, precisar
las actividades lógicas de cada departamento y precisar la responsabilidad
operativa del personal en cada unidad administrativa”. (p.68)
El manual a diseñarse se propondría a uniformar los criterios y
conocimiento dentro del área en estudio de la organización, en concordancia
con su misión, visión y objetivos de su dirección, fijando de esta manera el fin
a seguir por el Departamento y asegurando al personal toda la información
necesaria para su cumplimiento.
Asimismo según Gómez y Franklin (1997) los beneficios de los manuales
son: “flujo de información administrativa, guía de trabajo a ejecutar,
coordinación de actividades, uniformidad en la interpretación y aplicación de
normas, simplifica el trabajo como análisis de tiempo”. (p.69).
VINCULACION Una vez claros estos puntos, se menciona entonces que
los manuales en general son el soporte ideal para la toma de decisiones y el
ordenamiento natural de la organización en sus diferentes niveles
jerárquicos, es por ello que dentro del tema central de esta investigación se
aborda a esta propuesta como la alternativa de solución más adecuada para

25
solucionar la situación actual del Departamento Administrativo de Farmacia
“Las Américas de Enrique Calderón”

TEORÌA Clasificación de los Manuales

Comúnmente en las organizaciones empresariales se elaboran seis tipos
de manuales de aplicación, entre ellos tenemos según el criterio de Franklin
(2001), que los manuales se clasifican:
Por su contenido
 De organización: estos manuales contienen información
detallada referente a los antecedentes, legislación, atribuciones,
estructura, organigrama, misión, funciones organizacionales.
Cuando corresponden a un área específica incluyen la
descripción de puestos; de manera opcional, puede presentar el
directorio de la organización.
 De procedimientos: constituyen un instrumento técnico que
incorpora información sobre la sucesión cronológica y secuencial
de operaciones enlazadas entre sí para realizar una función,
actividad o tarea específica en una organización.
 De políticas: también denominados de normas. Estos manuales
incluyen guías básicas que sirven como marco de actuación para
realizar acciones, diseñar sistemas e implantar estrategias en
una organización.
 De contenido múltiple: estos manuales concentran información
relativa a diferentes tópicos o aspectos de una organización.
 De puestos: conocido también como manual individual o
instructivo de trabajo, precisa la identificación y las relaciones,
funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de una
organización.
 De personal: identificados también como manuales de relaciones
industriales, de reglas del empleado o de empleo.
 De operación: estos manuales se utilizan para orientar el uso de
los equipos y apoyar funciones altamente especializadas o cuyo
desarrollo demanda un conocimiento muy específico.
 De sistemas: instrumento de apoyo que permite el
funcionamiento óptimo de sistemas de información,
administrativos, etc., de una organización… (p.174).

VINCULACION En resumen de lo antes expuesto, se expresa que para

cualquier organización es necesario definir con exactitud las funciones

26
inherentes a cada departamento o área según sea su constitución. Es por
ello que se hace referencia a una clasificación general de manuales, donde
se tipifica y se menciona el que aquí se elaboró con posterioridad, es decir,
un Manual de Funciones para el Departamento de Administración de la
empresa Farmacia “Las Américas de Enrique Calderón”

TEORÌA 2.2.9 Manuales de funciones

Gómez (1994) lo define como: “un manual de funciones conocido también
como manual individual o instructivo de trabajo, precisa la identificación,
relaciones, funciones a los puestos de una organización anual de puestos; un
documento que se divide en los siguientes aspectos:
 Descripción Básica del Cargo: el formato se encabeza
describiendo el nombre del cargo, dependencia a la que
pertenece y el cargo de su jefe inmediato.
 Objetivo estratégico del Cargo: ese ítem se refiere a la
actividad que define el grupo de funciones, actividades y
responsabilidades por lo cual se hace necesario la existencia
de dicho cargo en la estructura de la empresa. En este punto
se debe recalcar que la definición del objetivo debe ser
concreta y que globalice en pocas palabras el grupo de
funciones y responsabilidades del cargo.
 Funciones Básicas: en este numeral se deben incluir
brevemente cada una de las funciones y responsabilidades
básicas que describa adecuadamente los límites y la esencia
del cargo. (p.85)

VINCULACION Los manuales de funciones son unas herramientas de

gran importancia, ya que permiten conocer el funcionamiento interno de la
compañía, todas las actividades que se ejecutan dentro de la misma, por lo
que respecta a la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los
puestos responsables de su ejecución.
Como también, auxilian en la inducción al puesto y en el adiestramiento y
formación del personal. Es necesario precisar que la necesidad del estudio
de funciones se basa en el poder con que se pretende lograr objetivos

27
determinados, en este caso serán los que proyectados dentro del
Departamento Administrativo.

TEORÌA Estructura de un Manual de funciones estructura que se usara

en el aporte
Según Gómez (1997), su estructura comprende tres partes primordiales
que son:
Encabezamiento: este debe tener la siguiente información:
 Nombre de la empresa
 Departamento, sección o dependencia en las cuales se
llevan a cabo las funciones descritas
 Índice o tabla de contenido de un criterio de relación de los
elementos que contiene el manual.
Cuerpo: Este debe contener la siguiente información:
 Descripción de cada uno de los términos o actividades que
conforman el trabajo, con indicaciones de cómo y cuándo
desarrollar las actividades.
Glosario de Términos: Al final del manual se debe incluir los
siguientes datos:
 Anexos o apéndices como complementos explicativos de
aquellos aspectos del manual que lo ameriten.
 Fecha de emisión del procedimiento para determinar su
vigencia.
 Nombre de la entidad responsable de la elaboración del
manual y su contenido. (p.78)

VINCULACION Finalmente, como ultima teoría propuesta para el

desarrollo referencial de esta investigación, se encuentran los Manuales de
Funciones y su estructura a seguir para poder elaborar y cumplir con el
objetivo principal de este estudio, conjuntamente con sus fines derivados de
este trabajo especial de grado.

2.3 Marco Legal

Ley CONSTITUCION DE LA REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

28
Gaceta Oficial No. 5.098. Extraordinario del 19 de febrero de 2009 con la
Enmienda No. 1 de fecha 15 de febrero de 2009.
Capítulo V
De los Derechos Sociales y de las Familias

Artículo 87. Toda persona tiene derecho al trabajo y el deber de trabajar. El

Estado garantizara la adopción de las medidas necesarias a los fines que
toda persona pueda obtener ocupación productiva que le proporcione una
existencia digna y decorosa y le garantice el pleno ejercicio de este derecho.
Es fin del Estado fomentar el empleo. La Ley adoptara medidas tendentes a
garantizar el ejercicio de los derechos laborales de los trabajadores y
trabajadoras no dependientes. La libertad de trabajo no será sometida a
otras restricciones que las que la ley establezca.
Todo patrono o patrona garantizara a sus trabajadores y trabajadoras
condiciones de seguridad, higiene y ambiente de trabajo adecuados. El
Estado adoptara medidas y creara instituciones que permitan el control y la
promoción de estas condiciones.

Artículo 88. El Estado garantizara la igualdad y la equidad de hombres y

mujeres en el ejercicio del derecho al trabajo.

Artículo 89. El trabajo es un hecho social y gozara de la protección del

Estado. La Ley dispondrá lo necesario para mejorar las condiciones
materiales, morales o intelectuales de los trabajadores y trabajadoras. Para
el cumplimiento de esta obligación del Estado se establecen los siguientes
principios:
1. Ninguna ley podrá establecer disposiciones que alteren la
intangibilidad y progresividad de los derechos y beneficios laborales.
En las relaciones laborales prevalece la realidad sobre las formas o
apariencias.
2. Los derechos laborales son irrenunciables. Es nula toda acción,
acuerdo o convenio que implique renuncia o menoscabo de estos
derechos. Solo es posible la transacción y convencimiento al término
de la relación laboral, de conformidad con los requisitos que
establezca la ley.
3. Cuando hubiere dudas acerca de la aplicación o concurrencia de
varias normas, o en la interpretación de una determinada norma, se
aplicara la más favorable al trabajador o trabajadora. La norma
adoptada se aplicara en su integridad.
4. Toda medida o acto de patrono o patrona contraria a esta constitución
es nulo y no genera efecto alguno;
5. Se prohíbe todo tipo de discriminación por razones de política, edad,
raza, sexo, credo o por cualquier otra condición;

29
 6. Y se prohíbe el trabajo de adolescentes que pueden afectar su
desarrollo integral. El Estado los o las protegerá contra cualquier
explotación económica y social.

Artículo 90. La jordana de trabajo diurna no excederá de ocho (8) horas

diarias y cuarenta y cuatro (44) horas semanales.
En los casos en que las ley lo permita, la jornada de trabajo nocturna no
excederá de siete (7) horas diarias, ni de treinta y cinco (35) semanales.
Ningún patrono o patrona podrá obligar a los trabajadores y trabajadoras a
laborar horas extraordinarias. Se propenderá a la progresiva disminución de
la jornada de trabajo dentro del interés social y del ámbito que se determine y
se dispondrá lo conveniente para la mejor utilización del tiempo libre en
beneficio del desarrollo físico, espiritual y cultural de los trabajadores y
trabajadoras.
Los trabajadores y trabajadoras tienen el derecho al descanso semanal y
vacaciones remuneradas en las mismas condiciones que las jornadas
efectivamente laboradas.

Artículo 91. Todo trabajador o trabajadora tiene derecho a un salario

suficiente que le permita vivir con dignidad y cubrir para sí y su familia las
necesidades básicas, materiales, sociales e intelectuales. Se garantizara el
pago de igual salario por igual trabajo y se fijara la participación que debe
corresponder a los trabajadores y trabajadoras en el beneficio de la empresa.
El salario es inembargable y se pagara periódica y oportunamente en
moneda de curso legal, salvo a la excepción de la obligación alimentaria, de
conformidad con la ley.
El Estado garantizara a los trabajadores y trabajadoras del sector público y
del sector privado un salario mínimo vital que será ajustado a cada año,
tomando como una de las referencias el costo de la canasta básica. La Ley
establecerá la forma y procedimiento.

Artículo 92. Todos los trabajadores y trabajadoras tienen derecho a

prestaciones sociales que le recompensen la antigüedad en el servicio y los
amparen en caso de cesantía. El salario y prestaciones sociales son créditos
laborales de exigibilidad inmediata. Toda mora en su pago genera intereses,
los cuales constituyen deudas de valor o gozaran de los mismos privilegios y
garantías de la deuda principal.

De acuerdo a los artículos antes citados se establece que toda persona

tiene derecho al trabajo, aunado a la descripción de las horas tanto

30
semanales como diarias de cada jornada de trabajo, bien sea diurna o
nocturna según lo estipulado por la Carta Magna.
VINCULACION Siendo éstas las primeras disposiciones legales afines
con la investigación establecen las obligaciones generales a cumplir por los
patronos y por sus trabajadores, se proyectan como argumentos legales
relevantes para el diseño del Manual de Funciones para el Departamento
Administrativo de la empresa Farmacia “Las Américas de Enrique Calderón”.

Ley LEY ORGÁNICA DEL TRABAJO, LAS TRABAJADORAS Y LOS

TRABAJADORES
Publicada según Gaceta Oficial N° 39.908 del 24 de Abril de 2.012 y
6.076 EXT .del 7 de Mayo de 2.012.
Capítulo III
Del Derecho al Trabajo y del Deber de Trabajar

Artículo 26. Toda persona tiene derecho al trabajo y el deber de trabajar de

acuerdo a sus capacidades y aptitudes, y obtener una ocupación productiva,
debidamente remunerada, que le proporciones una existencia digna y
decorosa.
Las personas con discapacidad tienen igual derecho y deber, de conformidad
con lo establecido en la ley que rige la materia.
El Estado fomentara el trabajo liberador, digno, productivo, seguro y creador.

Capítulo V
Condiciones Dignas de Trabajo
Artículo 156. El trabajo se llevara a cabo en condiciones dignas y seguras,
que permitirán a los trabajadores y trabajadoras el desarrollo de sus
potencialidades, capacidad creativa y pleno respeto a sus derechos
humanos, garantizando:
a) El desarrollo físico, intelectual y moral.
b) La formación e intercambio de saberes en el proceso social de trabajo.
c) El tiempo para descanso y recreación.
d) El ambiente saludable de trabajo.

31
 e) La protección a la vida, la salud y la seguridad laboral.
f) La prevención y las condiciones necesarias para evitar toda forma de
hostigamiento o acoso sexual y laboral.

VINCULACION Respecto a los artículos antes descritos se relacionan

con la presente investigación puesto que toda compañía deberá regirse por
esta ley, debido a que toda persona tiene el deber y derecho al trabajo, y a
su vez éste trabajo deberá contar con condiciones dignas para que el
trabajador pueda cumplir satisfactoriamente cada una de sus funciones
inherentes a su cargo asignado dentro del Departamento Administrativo de la
empresa Farmacia “Las Américas de Enrique Calderón”.

Ley LEY ORGÁNICA DE PREVENCIÓN, CONDICIONES Y MEDIO

AMBIENTE DE TRABAJO
Publicada según Gaceta Oficial N° 38.236 extraordinario 26 de Julio de
2.005
Capítulo V
De los Servicios de Seguridad y Salud en el Trabajo
Artículo 39. Los empleadores y empleadoras, así como las cooperativas y
las otras formas asociativas comunitarias de carácter productivo de servicio,
deben organizar un servicio propio o mancomunado de Seguridad y Salud en
el Trabajo, conformado de manera multidisciplinaria, de carácter
esencialmente preventivo, de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de
esta Ley.
La exigencia de organización de estos Servicios se regirá por criterios
fundados en el número de trabajadores y trabajadoras ocupados y en una
evaluación técnica de las condiciones y riesgos específicos de cada
empresa, entre otros.
Los requisitos para la constitución, funcionamiento, acreditación y control de
los Servicios de Seguridad y Salud en el Trabajo serán establecidos
mediante el Reglamento de esta Ley.

Artículo 40. Los Servicios de Seguridad y Salud en el Trabajo tendrán entre

otras funciones, las siguientes:
1. Asegurar la protección de los trabajadores y trabajadoras contra toda
condición que perjudique su salud producto de la actividad laboral y de las
condiciones en que ésta se efectúa.

32
2. Promover y mantener el nivel más elevado posible de bienestar físico,
mental y social de los trabajadores y trabajadoras.
3. Identificar, evaluar y proponer los correctivos que permitan controlarlas
condiciones y medio ambiente de trabajo que puedan afectar tanto la salud
física como mental de los trabajadores y trabajadoras en el lugar de trabajo o
que pueden incidir en el ambiente externo del centro de trabajo o sobre la
salud de su familia.
4. Asesorar tanto a los empleadores o empleadoras, como a los trabajadores
y trabajadoras en materia de seguridad y salud en el trabajo.
5. Vigilar la salud de los trabajadores y trabajadoras en relación con el
trabajo.
6. Suministrar oportunamente a los trabajadores y las trabajadoras los
informes, exámenes, análisis clínicos y para clínicos, que sean practicados
por ellos.
7. Asegurar el cumplimiento de las vacaciones por parte de los trabajadores
y trabajadoras y el descanso de la faena diaria.
8. Desarrollar y mantener un Sistema de Vigilancia Epidemiológica de
accidentes y enfermedades ocupacionales, de conformidad con lo
establecido en el Reglamento de la presente Ley.
9. Desarrollar y mantener un Sistema de Vigilancia de la utilización del
tiempo libre, de conformidad con lo establecido en el Reglamento de la
presente Ley.
10. Reportar los accidentes de trabajo y las enfermedades ocupacionales al
Instituto Nacional de Prevención, Salud y Seguridad l aborales, de
conformidad con el Reglamento de la presente Ley.
11. Desarrollar programas de promoción de la seguridad y salud en el
trabajo, de prevención de accidentes y enfermedades ocupacionales, de
recreación, utilización del tiempo libre, descanso y turismo social.
12. Promover planes para la construcción, dotación, mantenimiento y
protección de infraestructura destinadas a los programas de recreación,
utilización del tiempo libre, descanso y turismo social.
13. Organizar los sistemas de atención de primeros auxilios, transporte de
lesionados, atención médica de emergencia y respuestas y planes de
contingencia.
14. Investigar los accidentes de trabajo y las enfermedades ocupacionales a
los solos fines de explicar lo sucedido y adoptar los correctivos necesarios,
sin que esta actuación interfiera con las competencias de las autoridades
públicas.
15 Evaluar y conocer las condiciones de las nuevas instalaciones antes de
dar inicio a su funcionamiento.
16. Elaborar la propuesta de Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo, y
someterlo a la consideración del Comité de Seguridad y Salud Laboral, a los
fines de ser presentado al Instituto Nacional de Prevención, Salud y
Seguridad Laborales para su aprobación y registro.

33
17. Aprobar los proyectos de nuevos medios y puestos de trabajo o la
remodelación de los mismos en relación a su componente de seguridad y
salud en el trabajo.
18. Participar en la elaboración de los planes y actividades de formación de
los trabajadores y trabajadoras.
19. Las demás que señalen el Reglamento de la presente Ley.

VINCULACION Dentro de esta legislación se instituyen los parámetros

principales para la manutención de un ambiente y puesto de trabajo seguro,
aquí se fundan los deberes y derechos tanto del empleado como del
empleador, al igual que los comités internos que deberán crearse dentro de
la organización para vigilar diariamente las acciones operativas con respecto
al cumplimiento de las normas de higiene y seguridad laboral en cada puesto
operativo del Departamento Administrativo de la Farmacia “Las Américas de
Enrique Calderón”

2.4 Marco Conceptual

Función: Chiavenato (1993), enuncia que “Es un conjunto de tareas (cargos
por horas) o atribuciones (cargos por meses) que el ocupante del cargo
ejerce de manera sistemática y reiterada o un individuo que, sin ocupar un
cargo, desempeña una función de manera transitoria o definitiva” (p.21).

Atribución: Chiavenato (1993) indica “Es el conjunto de actividades

individuales que ejecuta la persona que ocupa el cargo. Se refiere a cargos
que incluyen actividades más diferenciadas, como las que desempeñan los
funcionarios” (p.25).
Responsabilidades: Chiavenato (1993) expresa “Obligación o conjunto de
obligaciones específicas que deben realizarse en una situación dada”. (p.21).

Tarea: Chiavenato (1993) lo indica como un “Conjunto de actividades que se

realizan en un cargo”. (p.20).

34
Objetivo: Diccionario administrativo, economía y finanzas (2001) expresa:
“Propósito o fin que se pretende alcanzar, ya sea con la realización de una
sola operación, de una actividad concreta, de un procedimiento, de una
función completa o de todo el funcionamiento de una organización”. (p.280).

Actividad: Gómez y Franklin (1997) manifiesta que es un “Conjunto de actos

o labores específicas (operativas) a realizar por un individuo, departamento,
unidad. También puede definirse como uno o más operaciones afines y
sucesivas que forman parte de un procedimiento ejecutado por una misma
persona”. (p.32).

Área: Diccionario administrativo, economía y finanzas (2001) “Se refiere a un

espacio de tierra que se encuentra comprendido entre ciertos límites”. (p.22).

Establecimientos Farmacéuticos: Ley Orgánica de Salud (1998) “Son

aquellos Farmacias, Droguerías, Laboratorios Farmacopólicos y Casas de
Representación de Productos autorizados que cumplan con todos los
requisitos”. (p.5)

Distribución farmacéutica: Ley Orgánica de Salud (1998)

Toda actividad que consista en obtener, conservar o exportar
medicamentos, excluido el despacho de medicamentos al público;
estas actividades serán realizadas con fabricantes o sus
depositarios, importadores, otros distribuidores al por mayor o con
los farmacéuticos o personas autorizadas o facultadas por el
Estado miembro de que se trate, para dispensar medicamentos al
público. (p.5)

Adaptación a los cambios: Chiavenato (1997) “Capacidad para integrarse a

nuevas situaciones o formas de hacer, facilitar y promover los cambios que
resulten necesarios tanto para sí mismo como para la compañía”.

35
2.5 Operacionalización de los objetivos
Cuadro N°1 Técnico Metódico
Categorías de
Objetivo General Indicadores Técnicas Instrumentos Fuentes
Análisis

Diseñar un Manual de Estudio de las Nº de funciones. Observación directa. Lista de Cotejo Funciones actuales.
Funciones para el funciones Tipo de funciones.
Departamento inherentes (el Nº de responsables Entrevista Guía de Entrevista Jefe del área.
Administrativo de la COMO del obj Tiempo de ejecución
Farmacia “Las Américas gen)
de Enrique Calderón”, Manual de

partiendo del estudio de Funciones N° de cargos Revisión Tabla de Referencias

las funciones inherentes para el Depto. N° de funciones documental. contenido. Bibliográficas

actuales, encaminado al Administrativo N° de responsables Referencias no

mejoramiento de las Farmacia “Las N° Atribuciones bibliográficas

mismas. Américas de N° Responsabilidades Referencias Legales

Enrique N° de términos
Calderón” (el N° de anexos
QUE del obj
gen)
Fuente: Autor (2014)

36
Justificación de los Indicadores
Indicadores de primera categoría: Situación actual del Departamento
Administrativo. Basados en la situación actual
1. Número de Funciones: Se presenta como la cantidad de funciones
que se realizan actualmente en el Departamento Administrativo.
2. Tipos de Funciones: Determina la naturaleza de las funciones que se
ejecutan actualmente en el Departamento Administrativo.
3. Número de Responsables: Representa el número de personas a
cargo de las funciones que llevan a cabo en el Departamento
Administrativo.
4. Tiempo de ejecución: Indica el periodo de tiempo necesario para
cumplir con la totalidad de las funciones pertinentes del
Departamento.

Indicadores de segunda categoría: Situación futura. Manual de Funciones

para el Departamento Administrativo. Basados en la situación futura
1. N° de cargos: Cantidad de cargos subordinados al adscrito al
Departamento Administrativo.
2. N° de funciones: Cantidad de funciones inherentes a cada cargo
adscrito al Departamento Administrativo de la Farmacia “Las Américas
de Enrique Calderón”
3. N° de responsables: Indica el número de funcionarios responsables
de ejecutar cada una de las funciones descritas.
4. N° Atribuciones: Numero de facultades inherentes a cada cargo
adscrito al Departamento Administrativo.
5. N° Responsabilidades: Cantidad total de ocupaciones inherentes a
cada cargo adscrito al Departamento Administrativo.
6. N° de términos: Cantidad de términos técnicos descritos en el Manual
de Funciones para el Departamento Administrativo de la Farmacia
“Las Américas de Enrique Calderón”

37
7. N° de anexos: Expresa la cantidad de anexos o complementos
requeridos para la ejecución de las funciones de cada cargo del
Departamento Administrativo de la Farmacia “Las Américas de
Enrique Calderón”

38
 CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO

3.1 Tipo de Investigación

En el contexto operativo de la investigación se requiere de una
metodología para poder alcanzar los objetivos que se desean, es por eso,
que para el desarrollo del trabajo se tomaron en cuenta el estudio de las
siguientes investigaciones:

DEFINICION Investigación de campo

De acuerdo a lo señalado por Arias (1999), la investigación de campo
“consiste en la recolección de datos directamente de la realidad donde
ocurren los hechos, sin manipular o controlar variable alguna” (p.49).
VINCULACION Este estudio se encontrará dentro de este tipo de
investigación debido a que la información necesaria para su desarrollo se
obtendrá directamente del sitio en donde se presentan los hechos. Esto es,
que será tomado en consideración la delimitación espacial asignada para la
recopilación de los datos pertinentes.

DEFINICION Investigación descriptiva

Como lo plantea Arias (2006) se define como “la caracterización de un
hecho, fenómeno, individuo o grupo, con el fin de establecer su estructura o
comportamiento”. (p. 24). VINCULACION Esta investigación se adecuará
dentro del tipo de estudio descriptivo, pues se pretenderá describir la
situación que se presenta en el área de administración de la empresa

39
Farmacia “Las Américas de Enrique Calderón” correspondiente a la
definición de las funciones que allí se realizan.

DEFINICION Investigación documental

Arias (2006), define la investigación documental como:
Un proceso basado en la búsqueda, recuperación, análisis, crítica
e interpretación de datos secundarios, es decir los obtenido y
registrados por otros investigadores en fuentes documentales:
impresas, audiovisuales o electrónicas. Como en toda
investigación, el propósito de este diseño es el aporte de nuevos
conocimientos. (p. 27)

VINCULACION Este tipo de investigación se caracteriza

fundamentalmente por realizarse el análisis de fuentes secundarias y
primarias durante el proceso de investigación de este estudio recopilaciones
a través de textos, documentos y páginas Web, de donde se seleccionarán
temas afines con la problemática en estudio, para finalmente proceder a
organizar y vaciar la información en los instrumentos escogidos.

3.2 Población y Muestra

DEFINICION Población
Según Arias, (2006) la población “es un conjunto finito o infinito de
elementos con características comunes para los cuales serán extensivas las
conclusiones de la investigación. Esta queda delimitada por el problema y
por los objetivos del estudio.” (p. 81).
VINCULACION La población que servirá para como base para
determinar y diseñar este proyecto de investigación, serán las cuarenta y dos
(42) funciones inherentes a las cuatro áreas de trabajo pertenecientes al
departamento administrativo de Farmacia “Las Américas de Enrique
Calderón”:

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN:

40
 1. Coordinar el trabajo de la Unidad Administrativa.
2. Realizar y actualizar la planificación estratégica.
3. Diseñar y pagar nómina y Bono de alimentación para el personal.
4. Realizar reclutamiento, selección e inducción inicial del personal de
nuevo ingreso.
5. Realizar evaluación del desempeño del personal.
6. Calcular Vacaciones, Liquidaciones del personal y adelanto de
prestaciones sociales.
7. Administrar cuentas por cobrar (excepto las inter farmacias).
8. Coordinar actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo INPSASEL).
9. Establecer conexión con BBVA Provincial para el manejo efectivo de
las cuentas de la farmacia con este banco y mantenimiento de
contrato de cuenta nómina y puntos de venta.
10. Establecer conexión con la Alcaldía de Libertador (Obligaciones
Municipales y Aseo Urbano) de las unidades de negocio.
11. Elaborar Constancias de Trabajo para el personal.
12. Atender las supervisiones administrativas de organismos
gubernamentales.
13. Controlar la entrada y salida de papel para máquinas fiscales.
14. Brindar asistencia administrativa y contable al resto de las unidades.

ÁREA DE CONTABLE
1. Elaborar los Libros de Ventas, Compras (incluye procesar facturas de
compras, incluir comprobantes de retenciones, procesar reportes Z y
registrar gastos).
2. Elaborar del archivo XML (declaraciones de retenciones de ISLR);
elaboración de archivo TXT (Declaraciones de retenciones de IVA)
éstas se realizan dos veces al mes.
3. Elaborar las Declaraciones mensuales del Impuesto al Valor
Agregado.

41
 4. Procesar la información financiera en el sistema contable A2.
5. Realizar las Estimadas de ISLR.
6. Elaborar el Cálculo de LOCTI.
7. Elaborar las Declaraciones de ingresos brutos (SAMAT).
8. Actualizar de datos ante la administración tributaria.
9. Reajustar el trabajo en el proceso de adopción a las Normas
Internaciones de Información Financiera (NIIF).
10. Procesar los archivos de inventarios (control de entradas y salidas de
mercancías).
11. Revisar de cálculo de vacaciones y liquidaciones.
12. Realizar el debido Reparto de las utilidades a fin de año fiscal.
13. Realiza el Cierre del ejercicio económico (incluye reajuste por inflación
de activos no monetarios, cálculo de depreciaciones, determinación
del ISLR y la declaración ante el portal SENIAT).
14. Supervisar el archivo y publicación de documentos del área contable
de las farmacias.
15. Supervisar la recopilación de información por parte de la encargada
para ser enviada a la oficina lo que concierne a la contabilidad.

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA:
1. Brindar asistencia al Administrador en la elaboración de nóminas y
bono de alimentación.
2. Brindar asistencia al Administrador para el cálculo de Vacaciones,
Liquidaciones y Adelantos de Prestaciones, así como en otro beneficio
que se vaya a otorgar a los trabajadores.
3. Actualizar los cuadros de Garantías de Prestaciones Sociales.
4. Actualizar movimientos de personal ante IVSS (Tiuna) y FAOV (en
línea).
5. Calcular aportes trimestrales al INCES.
6. Actualizar expedientes de personal.

42
 7. Brindar asistencia en las actividades de Seguridad y Salud Laboral
(INPSASEL).
ASISTENCIA CONTABLE
1. Procesar los reportes Z correspondientes a las maquinas fiscales en
uso.
2. Procesar libro de control de entradas y salidas de mercancías.
3. Elaborar de archivos TXT.
4. Imprimir libros fiscales y contables.
5. Brindar asistencia en el proceso de información financiera.
6. Procesar la información financiera en el sistema contable A2.

DEFINICION Muestra:
Seguidamente se hace imprescindible la demarcación de la muestra, es
por ello que se cita a: Bernal (2006) quien se refiere a la muestra como: “La
parte de la población que se selecciona, de la cual realmente se obtiene la
información para el desarrollo del estudio y sobre la cual se efectuarán la
medición y observación de las variables objeto de estudio” (p. 165).
VINCULACION De manera pues, que según lo expresado por este
autor, se considera el estudio de la población en su totalidad, debido al
interés del investigador en analizar las funciones en conjunto y generalidad,
para de esta manera perfilar el manual de funciones. En tal sentido se
utilizará un censo para el estudio de la población.

DEFINICION Censo:
En este orden de ideas se cita a Arias (2006) donde expresa que: “El
censo es el método a través del cual se recolecta la información de la
totalidad de la población o universo en estudio” (p.80). VINCULACION
Entonces, así se verifica que esta investigación fue de carácter censal,
debido al estudio de la totalidad del universo o población a considerarse
dentro de la investigación.

43
3.3 Técnicas e Instrumentos de Recolección de
Información
Técnicas de Recolección de Información
Las técnicas de recolección de datos permiten la obtención sistemática de
la información permitiendo exactitud en la recopilación. Para Brito (1992)
“Técnicas son las que permiten obtener información de fuentes primarias y
secundarias. Entre las más utilizadas por los investigadores se encuentran:
encuestas, entrevistas, observación, análisis de contenido y análisis de
documentos” (p.50). Por lo que estas técnicas ayudarán al investigador a
obtener información oportuna.

DEFINICION Observación Directa

De acuerdo a Arias (2006), “Es una técnica que consiste en visualizar o
captar mediante la vista, en forma sistemática, cualquier hecho, fenómeno o
situación que se produzca en la naturaleza o en la sociedad, en función de
sus objetivos de investigación preestablecida” (p.67). VINCULACION A
través de esta técnica se persigue la determinación de las actividades que
ejecutan cada uno de los empleados en el Departamento de Administración
de la Farmacia “Las Américas de Enrique Calderón”, ya que esta se realiza
de forma directa sin ninguna interferencia.

DEFINICION Entrevista
Sabino (2000) “Es la interacción verbal que existen entre dos (2) o más
personas, en la cual una es el entrevistador que obtiene información de la
otra persona (el entrevistado) acerca de una investigación” (p. 347).
VINCULACION En el presente estudio, se realizará una entrevista al
Administrador de la Farmacia “Las Américas de Enrique Calderón”, quien es
el principal conocedor de las actividades que se ejecutan en el Departamento

44
de Administración, para conocer su opinión sobre la problemática que se
está presentado y además sobre las características que deberá cumplir el
manual propuesto para su futura implementación.

DEFINICION Revisión Documental

Según Hurtado y Toro (2000) “Es un proceso mediante el cual un
investigador recopila, revisa, analiza selecciona y extrae información de
diversas fuentes acerca de un tema en particular, con el propósito de llegar al
conocimiento y compresión más profunda del mismo”. (p.90). VINCULACION
Esta técnica se empleará para la recopilación de información a través de una
búsqueda exhaustiva por los diferentes medios impresos, con la finalidad de
conocer los nuevos enfoques teóricos existentes en la ciencia administrativa
y que den pie al correcto diseño del manual de funciones propuesto,
siguiendo para el mismo los parámetros presentados por los autores
consultados.

Instrumentos Para la Recolección de Información

Sabino (2000) afirma que “un instrumento de recolección de datos es, en
principio, cualquier recurso del que se vale el investigador para acercarse a
los fenómenos y extraer de ellos información” (p.143).

DEFINICION Lista de Cotejo

Arias (2006), dice que “es un instrumento en el que se indica la presencia
o la ausencia de un aspecto o conducta a ser observada” (p.77).
VINCULACION Por lo que este instrumento ayudará a reflejar, medir y
analizar los aspectos obtenidos en la observación de las actividades que se
desarrollan actualmente dentro del Departamento Administrativo de la
Farmacia “Las Américas de Enrique Calderón”.

DEFINICION Guía de Entrevista

45
 Según Muñoz (1998), esta se refiere a “La recopilación de información en
forma directa, cara a cara, es decir el investigador obtiene del entrevistado,
siguiendo una serie de preguntas pre concebidas y adaptándose a las
circunstancias que las respuestas del entrevistador le presente”. (p.210).
VINCULACION En la presente investigación, se realizará una entrevista al
Administrador, basada en una serie de preguntas de carácter “abierto” con la
finalidad de que éste brinde su opinión precisa sobre la ejecución de las
diferentes actividades que se llevan a cabo dentro del Departamento
administrativo.

DEFINICION Tabla de Contenido

Según Tamayo (2007), “es un listado que presenta cada una de las
divisiones y subdivisiones de un tema o contenido de una obra. Suele
indicarse frente a ellas la página o lugar donde ellas se encuentran” (p.117).
VINCULACION La tabla de contenido permite registrar los aspectos
conceptuales más relevantes y que están relacionados con la investigación,
específicamente, con el diseño de manuales de funciones, así como la
división del trabajo dentro de una organización.

3.4 Tratamiento de la Información

Una vez recopilada la información y conseguidos los resultados producto
de la aplicación de los instrumentos de recolección de información, se
procederá a:
Analizar la información observada con respecto al cumplimiento de las
actividades dentro del Departamento administrativo de Farmacia “Las
Américas de Enrique Calderón”. Los resultados se presentarán en la lista de
cotejo, de acuerdo a los indicadores observados según la revisión,
comparación y estudio de los aspectos estudiados, y que luego facilitarán el
análisis correspondiente a la aplicación de ese instrumento.

46
 En cuanto a la entrevista, se aplicará al Administrador de Farmacia “Las
Américas de Enrique Calderón”, a fin de analizar la situación planteada al
inicio del presente estudio; los datos suministrados por el entrevistado se
presentarán en una guía de entrevista, cuyos resultados se analizarán e
interpretarán en atención a la realidad laboral estudiada.
Para la tabla de contenido se realizará un resumen de los aspectos
teóricos y se analizarán y relacionarán con el trabajo y el aporte de la
investigación, destacando lo referente a la administración de personal y el
diseño de manuales organizativos, así como la división del trabajo.
Por último, la información debidamente procesada y analizada, se
organizará lo más ajustada a la realidad encontrada lo que facilitará el diseño
del manual de funciones para el Departamento Administrativo en la Farmacia
“Las Américas de Enrique Calderón”.

47
3.5 Modelos de instrumentos
Cuadro N° 2
Lista de cotejo

Nº Actividades a observarmismo universo y población (1.2 y 3.2) Si No

Si No
Administrador
1
Coordinar el trabajo de la Unidad Administrativa
2
Realizar y actualizar la planificación estratégica
3 Diseñar y pagar nómina y Bono de alimentación para el
personal
4 Realizar reclutamiento, selección e inducción inicial del
personal de nuevo ingreso
5
Realizar evaluación del desempeño del personal
6 Calcular Vacaciones, Liquidaciones del personal y
adelanto de prestaciones sociales
7 Administrar cuentas por cobrar (excepto las inter
farmacias)
8 Coordinar actividades de Seguridad y Salud en el
Trabajo INPSASEL)
Establecer conexión con BBVA Provincial para el manejo
9 efectivo de las cuentas de la farmacia con este banco y
mantenimiento de contrato de cuenta nómina y puntos de
venta
Establecer conexión con la Alcaldía de Libertador
10
(Obligaciones Municipales y Aseo Urbano) de las
unidades de negocio
11
Elaborar Constancias de Trabajo para el personal
12 Atender las supervisiones administrativas de organismos
gubernamentales
13 Controlar la entrada y salida de papel para máquinas
fiscales
14 Brindar asistencia administrativa y contable al resto de
las unidades

48
Nº Actividades a observarmismo universo y población (1.2 y 3.2) Si No

Si No
Contador
Elaborar los Libros de Ventas, Compras (incluye
1
procesar facturas de compras, incluir comprobantes de
retenciones, procesar reportes Z y registrar gastos)
Elaborar del archivo XML (declaraciones de retenciones
2
de ISLR); elaboración de archivo TXT (Declaraciones de
retenciones de IVA) éstas se realizan dos veces al mes
3 Elaborar las Declaraciones mensuales del Impuesto al
Valor Agregado
4 Procesar la información financiera en el sistema contable
A2
5
Realizar las Estimadas de ISLR
6
Elaborar el Cálculo de LOCTI
7
Elaborar las Declaraciones de ingresos brutos (SAMAT)
8
Actualizar de datos ante la administración tributaria
9 Reajustar el trabajo en el proceso de adopción a las
Normas Internaciones de Información Financiera (NIIF)
10 Procesar los archivos de inventarios (control de entradas
y salidas de mercancías).
11
Revisar de cálculo de vacaciones y liquidaciones
12 Realizar el debido Reparto de las utilidades a fin de año
fiscal
Realiza el Cierre del ejercicio económico (incluye
13 reajuste por inflación de activos no monetarios, cálculo
de depreciaciones, determinación del ISLR y la
declaración ante el portal SENIAT)
14 Supervisar el archivo y publicación de documentos del
área contable de las farmacias
Supervisar la recopilación de información por parte de la
15
encargada para ser enviada a la oficina lo que concierne
a la contabilidad
Si No
Asistente Administrativo

1 Brindar asistencia al Administrador en la elaboración de

nóminas y bono de alimentación
Brindar asistencia al Administrador para el cálculo de
2 Vacaciones, Liquidaciones y Adelantos de Prestaciones,
así como en otro beneficio que se vaya a otorgar a los
trabajadores

49
Nº Actividades a observarmismo universo y población (1.2 y 3.2) Si No

3 Actualizar los cuadros de Garantías de Prestaciones

Sociales
4 Actualizar movimientos de personal ante IVSS (Tiuna) y
FAOV (en línea)
5
Calcular aportes trimestrales al INCES
6
Actualizar expedientes de personal
7 Brindar asistencia en las actividades de Seguridad y
Salud Laboral (INPSASEL)
Si No
Asistente Contable

1 Procesar los reportes Z correspondientes a las maquinas

fiscales en uso
2 Procesar libro de control de entradas y salidas de
mercancías
3
Elaborar de archivos TXT
4
Imprimir libros fiscales y contables
5 Brindar asistencia en el proceso de información
financiera
6 Procesar la información financiera en el sistema contable
A2
Fuente: Funciones del personal del Departamento Administrativo (2014)

50
Cuadro N° 3
Guía de entrevista

El presente estudio propone el diseño de un manual de funciones para el

Departamento de Administración de Farmacia “Las Américas de Enrique
Calderón” como solución a la problemática observada en la misma, por lo
que se desea conocer su opinión sobre los siguientes elementos:
Preguntas Respuestas
1. ¿Considera que existen algunas
dificultades en el desarrollo de las
actividades del Departamento?
¿Cuáles?
2. ¿Qué factores considera que han
sido de gran influencia para que hoy
día se presente dicha problemática?
3. ¿Cree usted que deben aplicarse
un manual que organice y delimite
las funciones a ejecutar por cada
empleado del departamento?
4. ¿De implementarse dicho manual,
cuáles cree Ud. que serían sus
beneficios a corto, mediano y largo
plazo?
5. ¿Es necesaria la implementación
de manuales similares en otros
departamentos de la Farmacia?
¿Cuáles?
Fuente: Administrador de Farmacia Las Américas (2014)
Tabla N° 1

51
Tabla de Contenido

Teoría Autor Definición

División del Chiavenato

trabajo (2002)

Manual Gómez (1994)

Manual de
Gómez (1994)
funciones

Fuente: Revisión documental (2014)

52
 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Arias, F. (1999) El proyecto de Investigación, Introducción a la metodología

científica. 2ta Edición. Caracas: Episteme.
Arias, F. (2006) El proyecto de Investigación, Introducción a la metodología
científica. 5ta Edición. Caracas: Episteme.
Bernal, C. (2006) Metodología de la Investigación para administración,
economía y ciencias sociales. 2da Edición. Colombia: Pearson.
Brito, F (1992). Metodología de la Investigación II. México: Pearson
Chiavenato, I. (1993). Iniciación a la Organización y el Control. (5ta Edición).
Santa Fe de Bogotá: Editorial Nomos S.A.
Chiavenato, I. (2000). Administración: Proceso Administrativo. (3era Edición).
Bogotá: Editorial McGraw-Hill.
Chiavenato, I. (2002). Gestión de Talento Humano. Bogotá. Editorial Prentice
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Diccionario administrativo, economía y finanzas (2001). México: Editorial:
Limusa.
Eilon, S. (1980) La Producción, Planificación, Organización y Control.
Editorial Labor.
Franklin, E. (2001). Organización de empresas. Análisis, diseño y estructura.
D.F. México: Mc Graw Hill.
García, J. (2005) Administración y Dirección. España: McGraw - Hill
Interamericana de España, S.A.
Gómez, C. (1994) Organización de Empresas. Edición 3ra. Caracas-
Venezuela.
Gómez Ceja, G. y Franklin, B. (1997) Sistemas Administrativos, Análisis y
Diseño. 1era Edición. México: Mc Graw Hill.

53
Hurtado, I. y Toro, J. (2000). Paradigmas y Métodos de investigación en
tiempos de cambios. (3era Ed.) Venezuela: Episteme.
Munch, L. (1994) Fundamentos de Administración. (2da Edición) México,
Editorial Trillas
Muñoz, C. (1998). Como Elaborar Y Asesorar Una Investigación de Tesis.
Madrid: Pearson Education.
Poch, R. (1988) Manual de Control Interno. 1era Edición España: Eada
Gestión.
Sabino, C. (2000). El Proceso de Investigación. Una Introducción Teórica-
Práctica. (1era. Ed.). Caracas: Panapo.
Smith, A. (1911) Enciclopedia Británica. México: Pearson
Stoner, J. (1980) Administración. (6ta edición). México: Editorial Prentice
Hall Hispanoamericana.
Tamayo y Tamayo, M. (1997) El proceso de la investigación Científica,
Fundamento de la Investigación. 2da Edición. México: LIMUSA
Taylor, F. (1973) Principios de la Administración Científica. 5ta Edición.
Bogotá: El Ateneo.

54
 REFERENCIAS NO
BIBLIOGRAFICASantecedentes históricos de la
investigacion

Albornoz, M. (2012) “Manual de funciones operativas para el desempeño

laboral del personal administrativo. Caso estudio: Liceo Nocturno
Andragógico Andrés Eloy Blanco”. Trabajo de grado no publicado.
Instituto Universitario de Tecnología “Dr. Cristóbal Mendoza”, Mérida.

Hernández, M. (2012) “Manual de Funciones para la oficina de comisión de

contrataciones públicas de la Universidad de los Andes”. Trabajo de
grado no publicado. Instituto Universitario de Tecnología “Dr. Cristóbal
Mendoza”, Mérida.

Vielma, L. (2011) “Manual de funciones para la caja de ahorro del Consejo

Legislativo Del Estado Mérida”. Trabajo de grado no publicado.
Instituto Universitario de Tecnología “Dr. Cristóbal Mendoza”, Mérida.

55
 REFERENCIAS LEGALES

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Gaceta Oficial No.

5.098. (Extraordinario del 19 de febrero de 2009).

Ley orgánica de Salud. Gaceta Oficial Nº 36.579 de fecha 11 de noviembre

de 1998.

Ley orgánica del trabajo, las trabajadoras y los trabajadores. Gaceta Oficial
N° 39.908. (24 de Abril de 2.012 y 6.076 EXT .del 7 de Mayo de
2.012).

Ley orgánica de prevención, condiciones y medio ambiente de trabajo.

Gaceta Oficial N° 38.236 (Extraordinario 26 de Julio de 2.005).

56