Proyecto:Reforma de la Biblioteca

universitaria de la UCSM
Departamentalización y Organigrama del proyecto

Por:
Llerena Paredes, Nataly Gabriela

2020
 INTRODUCCIÓN

Vivimos en un mundo globalizado, por tanto el acceso a información actualizada y válida es absolutamente
necesario para formar parte de un mundo tan complejo. Unos de los encargados de cumplir con este fin son
evidentemente las bibliotecas.
En la universidad Católica de Santa María contamos con una biblioteca universitaria y una biblioteca virtual
(que es más utilizada por alumnos de medicina). Lamentablemente la biblioteca actual tiene muchos
inconvenientes, no contamos con libros actualizados, el proceso para sacar un libro es largo, uno no puede
estar seguro si el libro le servirá hasta que no siga todo el procedimiento para obtener el libro, leerlo, y en
caso de que no sea el correcto hacer exactamente lo mismo con otro libro.
Además, al no ser libros actualizados muchos no pueden ser utilizarlos para investigación, una de las
principales funciones de nosotros como alumnos universitarios.
Es por esto que en esta ocasión tomamos este problema y buscamos una solución.

Puntos Importantes

Proyecto: - SOI 2
 EL PROBLEMA
Demora en el trámite para solicitar un libro, ambientes de lectura limitados,
bibliografía antigua y limitada, ausencia de bibliografía virtual.

VISIÓN
Que la Universidad Católica de Santa María cuente con una biblioteca totalmente
implementada, que cubra la demanda de información de los usuarios
universitarios, tanto con libros físicos como virtuales actualizados para todas las
carreras de la universidad. Que cuente con una base de datos actualizada on-
line, computadoras, escritorios y sillas ergonómicas e iluminación adecuada.
Ingreso con carnet electrónico y registro de libros por códigos QR.

Es fundamental tener muy clara la visión para poder realizar un organigrama

óptimo.

Proyecto: - SOI 3
 TIPO DE ORGANIZACIÓN
Organización Formal
Organización Orgánica.

¿Por qué?

Consideramos que se trata de un organización formal porque busca un objetivo fijo, no satisfacer intereses
personales. Los reportes deben ser formales. La integración de nuevas personas debe ser analizada y controlada
en costos. Es una organización "Orgánica" debido de a que la información puede pasar por varias áreas, es
descentralizada, no es rígida, las decisiones pueden tomarse rápidamente por el hecho de contar con información.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Funcional

¿Por qué?

Se elige Organización Funcional ya que se requiere de supervisión constante, desde temas económicos hasta en
infraestructura entonces la organización funcional nos permite tener un control descentralizado. Una Estructura
funcional sin duda permitirá que exista un grado muy alto de especialización. Además, al tratarse de un proyecto
específico, es decir, "Biblioteca de la Universidad Católica de Santa María", no podríamos separarlo por producto,
ni por zona geográfica, ni por cliente. La funcional es la más óptima.
 Lista de Actividades
  Función Responsable
Estudiar si el sistema informático logra conservar la
1 Auditoría Informática
integridad de los datos y el uso eficiente de los recursos.
2 Análisis de rendimiento, economía, eficacia. Auditoría Operacional
3 Control de costes y su correcta imputación. Contabilidad
Contabilización de documentos, Archivo de documentos,
4 Contabilidad
verificación de los documentos contabilizados
Informar mediante estados financieros, las operaciones
5 Contabilidad
realizadas.
Comparación de resultados económicos (presupuestado vs.
6 Contabilidad
Real)
7 Análisis de Presupuestos Contabilidad
Planeación de recursos económicos para su aplicación
8 Finanzas
óptima.
9 Preveer, organizar e integrar recursos económicos. Finanzas
10 Vigilar la posición financiera del proyecto. Finanzas
11 Evaluar la necesidad de incrementar el presupuesto. Finanzas
12 Composición adecuada del financiamiento. Finanzas
13 Definir los objetivos del proyecto. Gerencia de proyecto
14 Alinear el proyecto con la estrategia de la universidad. Gerencia de proyecto
Manejar recursos físicos, financieros, humanos y su
15 Gerencia de proyecto
asignación
16 Administrar costos y presupuestos. Gerencia de proyecto
Administrar calidad del proyecto según estándares de
17 Gerencia de proyecto
desempeño definidos.
Vigilar que las tres restricciones (calidad, costo y tiempo) se
18 Gerencia de proyecto
gestionen adecuadamente.
19 Gestionar plazos para lograr terminar el proyecto a tiempo. Gerencia de proyecto
Participar en la integración del equipo. Definir competencias
20 Gerencia de proyecto
requeridas.
Garantizar que el personal del proyecto reciba toda la
21 Gerencia de proyecto
formación necesaria.
22 Analizar y manejar los riesgos. Gerencia de proyecto
23 Administrar el recurso humano. Gerencia de proyecto
24 Manejar comunicaciones. Gerencia de proyecto
25 Orientar al equipo con supervisión necesaria. Gerencia de proyecto
Negociar con proveedores externos para asegurarse de que
26 Gerencia de proyecto
todos los materiales estén en el momento indicado.
Manejar herramientas, métodos , métricas y los cronogramas
27 Gerencia de proyecto
maestros del proyecto.
28 Hacer seguimiento y control oportuno. Gerencia de proyecto
29 Administrar problemas y cambios que el proyecto exiga. Gerencia de proyecto
30 Diseño del Hardware (sistema físico) Hardware
31 Garantizar seguridad informática del proyecto. Informática
 Diseñar infraestructura del nuevo sistema bibliotecario de la
32 universidad mediante bases de datos actualizadas y Informática
automatizadas.
33 Evaluación periodo de implantación en paralelo. Informática
34 Realizar pruebas aisladas del nuevo sistema. Informática
35 Coordinacion de Actividades y tiempos Infraestructura
36 Solicitudes de desembolso para construcción Infraestructura
37 Diseño y distribución de planta (biblioteca nueva) Infraestructura
Supervisar y realizar labores de mantenimiento preventivo y
38 correctivo, a las infraestructuras, equipos varios y mobiliarios Infraestructura
en general, pertenecientes a la biblioteca.
39 Presentar los requerimientos de materiales. Infraestructura
40 Levantamiento de Información Investigación
41 Recopilación de información. Investigación
42 Análisis de información. Investigación

43 Determinación de requerimientos en bibliografía. Investigación

44 Gestión de recursos Logística

45 Determinar la finalidad y responsable de los recursos. Logística
El flujo correcto de los bienes para que se pueda realizar la
46 Logística
relación costo/beneficio.

47 Análisis de Tasa de servicio Logística

Redacción y envío de reportes y solicitudes bajo autorización

48 Secretaría.
de superior.
49 Seguridad e Higiene Seguridad
Informar a Informática cualquier falla durante el proceso de
50 Servicios Bibliotecarios
implantación del nuevo sistema (en paralelo).
51 Atención a los alumnos, brindar información. Servicios Bibliotecarios
52 Diseño del Software (Sistema virtual) Software

53 Establecer las previsiones precisas para atender los pagos Tesorería.

Relaciones con las entidades bancarias. Seguimiento y

54 Tesorería.
conciliación de las cuentas bancarias.

Solicitud a superior (infraestructura) de todos los materiales

55 requeridos para el plan de mantenimiento preventivo y Mantenimiento
correctivo.
Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo según los
56 Mantenimiento
periodos tomados por el superior.

Proyecto: - SOI 6
 Organigrama del Proyecto
Organigrama Horizontal

¿Por qué?  No requiere de muchas subdivisiones en cada área. Se distinguen más las actividades especializadas de cada
área y se refleja la separación de sus actividades, pero al ser una estructura funcional la información ya actividades se verán
relacionadas para el cumplimiento del objetivo principal.
 Conclusiones
 Se ve que el proyecto necesita un planeamiento especial y una supervisión
constante.
 Se ve, también, que la información debe estar disponible para que todas las
áreas funcionen correctamente.
 El gerente de proyecto será el responsable de la realización del proyecto, es por
esto que cada área tiene tareas especificas para así poder controlar de mejor
manera el proyecto.
 Por ninguna razón se debe perder de vista la misión y visión del proyecto, así
como los objetivos principales, ya que es esa la base de cualquier actividad
dentro de la realización del proyecto.