1. ¿Cuál es el objetivo principal de la gestión documental en Quala S.A?

Consulte
las fuentes referenciadas en el siguiente cuadro o proponga unas fuentes que sean
de carácter académico y tome citas textuales.

La Gestión Documental en Quala S.A. busca controlar y supervisar constantemente el

gran volúmen de documentos que ingresan a la empresa, buscando una mayor eficiencia
en los procesos, ya que dentro de la empresa también se manejan diferentes labores que
requieren también la mayor atención y disponibilidad, para lograr esto se necesita
implementar tecnologías TIC para hacer que los procesos de gestión documental se
realicen de forma eficiente y permitir a la empresa reducir costos innecesarios.
(Heredero, 2011) - (TIC)

2. ¿Cuál es la problemática del sistema de gestión documental (SGD) en la empresa

del caso de estudio? 2. ¿Por qué razón se necesita realizar una estructuración del
SGD de Quala?

1. La problemática evidenciada en el caso es que actualmente en la empresa no se ha

implementado un sistema de gestión documental adecuado, debido a que se mantienen
sus documentos almacenados en ficheros físicos por esta razón, la probabilidad de que
un archivo termine perdido o deteriorado es alta.

2. Un SGD puede convertir los flujos de trabajo en procesos más eficientes y productivos.
Gracias a la automatización, el sistema proporcionará un mapa global de los procesos de
trabajo dentro de la compañía. Este control de procesos permitirá realizar seguimiento de
los procesos incompletos, también conocer procesos que ya han finalizado y automatizar
procesos repetitivos que terminarán ahorrando tiempo a la organización.
3. ¿Qué beneficios recibe una empresa como Quala por implementar un SGD?

Digitalización de documentos
Para poder comenzar a trabajar con un SGD, se debe primero llevar a cabo la
digitalización de documentos. Por medio de un escáner, los documentos físicos se
convertirán en versiones digitales que se almacenarán en una localización central
(servidor). Si cabe resaltar que este procedimiento puede ser tedioso y costoso, sin
embargo, se puede realizar una digitalización organizada y planificada y así poder lograr
un correcto aprovechamiento del sistema.

Localización central
La cantidad de formas en las cuales llega la información a las empresas es amplia. A raíz
de esto, grandes volúmenes de información quedan incompletos y repartidos entre las
distintas áreas de una compañía. Un sistema de gestión documental almacena y organiza
toda la información proveniente del trabajo diario de la empresa en una ubicación central.
Es importante que la empresa determine qué empleados pueden tener acceso a los
documentos alojados en dicha localización, para que dichos empleados sean los
responsables de la correcta recolección de la información. Al final esta centralización de
información lo que busca es seguir agilizando, el ritmo de trabajo.

Seguridad de la información
Los SGD solucionan este problema. Estableciendo copias digitales de documentos que
están en papel, el riesgo de pérdida disminuye de forma considerable. De esta forma, la
empresa trabaja con la tranquilidad de que toda su información está segura y ubicada en
un mismo sistema, adicional este sistema tiene la posibilidad de la recuperación de datos
en caso de desastre.
4. Explique ¿por qué es importante para cualquier organización tener una excelente
gestión documental? (una cuartilla con letra Arial tamaño 11)

IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

En una empresa todo tipo de proceso, ya sea comercial, con terceros o interna, requiere

de un respaldo documental. Desde las facturas y órdenes de compra hasta los

documentos de pago de nómina de los trabajadores, todos y cada uno de los documentos

en una empresa son necesarios y requieren de un sistema de almacenamiento para el

cuidado de la información.

La Gestión Documental se entiende como el conjunto de tecnologías y técnicas usadas

para gestionar de manera eficiente los documentos de una empresa. La misión de esta es

administrar el flujo de los documentos y lo que dure su ciclo de vida. Cabe resaltar que

ningún documento oficial puede ser eliminado ya que éstos son necesarios en muchas

ocasiones para auditorías y análisis de procesos de la empresa.

Un sistema eficiente de gestión documental tiene como objetivo llevar el almacenamiento

físico de documentos al plano digital, esto deriva en una mejoría sustancial en varios

aspectos de la administración de una empresa. El sistema también ayuda al proceso de

búsqueda y organización de los documentos.

Implementando un buen sistema de gestión documental, la empresa podrá hacer más

eficiente el uso de la información y reduciendo costos. Y de esta forma sin duda

aumentará la productividad de la organización.

Para que un sistema de gestión documental funcione de forma adecuada y brinde el

mayor provecho a la organización, éste debe cumplir con dos aspectos muy importantes.

El primer aspecto tiene relación con la integridad de los documentos, es necesario que se

conserven en buen estado y evitar la pérdida de estos, ya sea físicamente o en el

momento de la digitalización.

El segundo aspecto hace referencia al proceso de acceso restringido de la información, es

decir que sólo las personas autorizadas y designadas por la empresa puedan acceder a

los documentos, y así evitar el mal uso o pérdida de los mismos, y así ofrecer un sistema

confiable que facilite el acceso a la documentación.

5. Elaborar un cuadro comparativo en el cual se referencie mínimo tres (3) fuentes
con citas textuales en los que se aborde el concepto de Documentación.