Custodia y almacenamiento de archivos en papel

Custodia y almacenamiento
de archivos en papel
Versión 2 – 1 de octubre de 2010
INTRODUCCIÓN 00

Custodia y almacenamiento de archivos en papel

Introducción
La información es un recurso de alto valor para una organización y por consiguiente debe
ser debidamente protegida.

La custodia de la información protege a toda organización de una amplia gama de amenazas,

por lo que a fin de garantizar la continuidad de la empresa o institución; la conservación
de la documentación impresa o escrita en papel contenida en archivos, tiene como objeto
que éstos se conserven íntegros y disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito
a la información contenida en los mismos.

Una custodia adecuada de la información impresa y escrita en papel se logra implementando

un conjunto de controles, que abarca políticas, procedimientos y prácticas, que integra una
organización para atender y dar solución a todo lo relacionado en materia de conservación
y almacenamiento de archivos en papel.

Por lo anterior, este documento ha sido elaborado con el objeto de promover la confianza
ante los clientes y hacia aquellas organizaciones que desarrollan la actividad de custodia
y almacenamiento de información impresa o escrita en papel de conformidad con los
lineamientos generales que en este documento se establecen.
OBJETIVO, CAMPO DE APLICACIÓN, CERTIFICACIÓN 01
Y VIGENCIA

Custodia y almacenamiento de archivos en papel

Objetivo y campo de aplicación
Esta especificación técnica tiene como objetivo establecer los lineamientos mínimos a que
deberán apegarse las empresas dedicadas a la custodia y almacenamiento de información
impresa o escrita en papel para la prestación de sus servicios.

La conformidad con las especificaciones contenidas en este documento podrá ser certificada
por organismos verificadores previamente aprobados por la Asociación Mexicana de Gestión
de Archivos. A.C.. La certificación así obtenida será válida para la empresa y la ubicación
específica en que se realice la custodia y almacenamiento.

La vigencia, tanto de la aprobación de los organismos verificadores como de la certificación

emitida por los mismos será de dos años siempre que no cambien sustancialmente las
condiciones de las instalaciones certificadas.
TÉRMINOS Y DEFINICIONES 02

Custodia y almacenamiento de archivos en papel

Términos y definiciones
Para propósitos de este documento se establecen las siguientes definiciones:

2.1 Almacén
Espacio físico destinado para el almacenaje de archivos en papel. Los almacenes son
usados por cualquier institución o empresa que necesite almacenar, conservar y preservar
su información impresa.

2.2 Administración de documentos

Conjunto de métodos y prácticas destinadas a planear, dirigir y controlar la producción,
circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos
de archivo.

2.3 Archivo
Conjunto de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el
ejercicio de sus atribuciones por las empresas, organizaciones, instituciones, dependencias
y entidades.

2.4 Bases de datos

Conjunto de registros estructurados que permiten identificar los contenidos de un
archivo.

2.5 Confidencialidad
Garantía de que el acceso a la información, será sólo para aquellas personas autorizadas
para hacerlo.

2.6 Contenedor o Recopilador

Cualquier recipiente que contiene documentos.

2.7 Documento
Información y su medio de soporte.

2.8 Disponibilidad
Condición en la que los usuarios autorizados tienen acceso a la documentación o información
y a los recursos relacionados con la misma, toda vez que lo requieran.

2.9 Estantería (racks)

Estructura destinada a alojar contenedores de documentos.

2.10 Peligro
Fuente o situación con potencial de daño en términos de lesión o daño a la salud, a la
propiedad, al medio ambiente de trabajo o a la combinación de éstos.

2.11 Registro
Documento que presenta resultados obtenidos y proporciona evidencia de las actividades
desempeñadas.
LINEAMIENTOS GENERALES 03

Custodia y almacenamiento de archivos en papel

Lineamientos generales
La organización debe establecer, documentar e implementar los siguientes aspectos, para
la prestación de los servicios de custodia y almacenamiento de archivos:

3.1 Requisitos administrativos

3.1.1 La organización debe ser legalmente identificable.

3.1.2 La organización debe contar con documentación que describa sus servicios y el
alcance de la actividad a desarrollar para la que es competente.

3.1.3 La organización debe contar con un seguro adecuado a sus responsabilidades

contractuales, a menos que la responsabilidad sea cubierta por la organización a la cual
pertenezca la información.

3.1.4 La organización debe cumplir con todas las leyes y reglamentos aplicables a su
actividad, incluyendo la LFT, Ley del IMSS, Código Fiscal, leyes y reglamentos locales y
otras.

3.1.5 La organización debe contar con un Manual de Procedimientos que describa las
condiciones bajo las cuales opera.

3.2 Confidencialidad

La organización debe tener disposiciones adecuadas, consistentes con las disposiciones

del Código Civil relativas a confidencialidad para salvaguardar la información obtenida en
el transcurso de sus actividades, en todos los niveles de su organización.

3.3 Organización y administración

Para el desarrollo de sus actividades, la organización debe:

3.3.1 Tener personal permanente suficiente con la capacitación y experiencia adecuadas

para llevar a cabo sus funciones normales de acuerdo con un análisis formal de la propia
empresa y la oferta de servicios de ésta.

3.3.2 Contar con la infraestructura necesaria para ofrecer servicio durante las 24 horas
los 7 días de la semana.

3.3.3 Definir y documentar la estructura organizacional (organigrama).

3.3.4 Contar con la descripción de cada uno de los puestos de trabajo que afecte la calidad
de los servicios que ofrece. Esta descripción de puestos debe incluir las responsabilidades,
los requisitos referentes a educación, capacitación y experiencia.
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Lineamientos generales
3.3.5 Contar con políticas y criterios formales para la selección y contratación del
personal.

3.3.6 Definir y documentar su política y objetivos de calidad y seguridad, y debe asegurarse

que estas políticas son entendidas, implantadas y mantenidas en todos los niveles de la
organización.

3.3.7 La organización debe mantener un sistema de control de toda la documentación

relacionada a sus actividades. Debe asegurarse que:

a) La documentación apropiada se encuentre vigente y disponible para todo el

personal.

b) Todo cambio o enmienda a los documentos sean cubiertos por la debida autorización
y sean procesados de tal manera que se asegure su oportuna disponibilidad en el
lugar apropiado de acuerdo con los procedimientos establecidos por la empresa.

3.3.8 La organización debe tener procedimientos, instructivos, formatos documentados y

claramente identificados para la realización de sus actividades, los cuales deben incluir:

a) Descripción de los ámbitos de actividad y competencia de la organización.

b) La forma en que se asegura de la protección de la información en caso de

contingencias.
c) La organización debe contar con planes de contingencia en caso de siniestros o
situaciones de fuerza mayor en respuesta a los fenómenos tales como:
• Infestación de roedores, insectos o plagas.
• Sismos.
• Incendios, condiciones climatológicas severas, inundaciones y fugas de agua.
• Huelgas, sabotajes y alborotos populares.
• Fallas en los sistemas informáticos o de telecomunicaciones.
• Colapso de Estantería.
• Contingencias sanitarias.

3.3.9 Establecer códigos de identificación únicos, que le permitan la debida rastreabilidad

de la información (archivos, cajas, etc.)

3.3.10 La organización debe contar con sistemas de bases de datos debidamente

estructurados, los cuales permitan la administración de la información y el control de:
• El contenido de los archivos.
• La ubicación de los archivos.
• El registro de la entrada y salida (préstamo y devolución de archivos).
• El registro de movimientos internos.
• Tiempo de conservación de los archivos.
• Vinculación entre inventarios, movimientos de archivos y facturación.
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Lineamientos generales
3.3.11 Asegurarse que los sistemas de cómputo cuenten con:
• Licencias de software legales y vigentes.
• Antivirus y controles de acceso (firewall) actualizados.
• Procedimientos en operación de control de acceso de usuarios a los equipos de
cómputo con contraseñas y cambio periódico de las mismas.
• Un programa de mantenimiento preventivo que asegure su óptimo
funcionamiento.
• Respaldos de la información en los medios idóneos, al menos con periodicidad
mensual. Los respaldos deberán ser resguardados en una localidad distinta a aquella
en que se conserva la información fuente y estar bajo la responsabilidad de la persona
que designe la organización.
• Equipos de suministro de energía eléctrica ininterrumpida, necesarios para evitar la
pérdida de información en caso de interrupciones al suministro eléctrico o variaciones
de voltaje.
• Sistema alternativo para garantizar la continuidad de la operación en los casos de
falta de suministro de energía eléctrica por periodos prolongados.

3.4 Personal
En cuanto al personal, la organización debe:

3.4.1 Requerir a su personal, la firma de un contrato u otro documento por el cual se

comprometa a cumplir con las reglas definidas por la organización, incluyendo aquellas
relativas a confidencialidad.

3.4.2 Prever directrices para el buen comportamiento de su personal. (Código de Conducta

o Reglamento Interior de Trabajo)

3.4.3 Mantener registros de la capacitación y experiencia de todo su personal, dicha

capacitación debe incluir cursos sobre seguridad en el trabajo.

3.4.4 Proporcionar al personal que se involucre en el manejo y transporte de los archivos

para su conservación y custodia, el equipo de protección personal necesario.

3.5 Instalaciones y equipo

3.5.1 La organización debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura

necesaria para lograr la conservación y preservación de los archivos. La infraestructura
incluye, cuando sea aplicable:

a) Instalaciones (edificios y espacios de trabajo).

b) Equipo diverso.
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Lineamientos generales
c) Equipo de Transporte

3.5.2 En lo que se refiere a los puntos A) Instalaciones y B) Equipos, la organización

debe:

a) Contar con instalaciones y equipo suficiente y adecuado para permitir las

actividades asociadas con los servicios de custodia y almacenamiento de archivos.
Dichas instalaciones deben:

• Estar localizadas en Regiones de la República Mexicana clasificadas como zonas

sísmicas A o B (véase Anexo C), lo anterior de acuerdo con el Manual de Diseño de
Construcción de Obras Civiles de la Comisión Federal de Electricidad vigente.
Si las instalaciones se localizan en zonas clasificadas como C o D, la organización
debe contar con planos estructurales, avalados por un perito calificado en la materia
que asegure la estabilidad estructural de las mismas o un peritaje que lo supla.

• Estar ubicadas en zonas de bajo riesgo de inundación, huracán o vientos fuertes.

En su caso, contar con un estudio de identificación de riesgos y un peritaje que los
califique.

• No deben colindar en el entorno del inmueble estaciones de servicio (gasolineras

y gaseras), torres con líneas de alta tensión, subestaciones eléctricas o industrias
que manejen sustancias químicas peligrosas, pistas de aterrizaje, gasoductos.

• Contar con medidas mitigantes o calificación de riesgo en caso de tener colindancia

con anuncios espectaculares, árboles que sobrepasen la altura de la bodega, antenas,
barrancas, taludes, instalaciones sanitarias.

b) Asegurarse de la adecuación continua de las instalaciones y mantenimiento del

equipo utilizado.

c) Mantener un programa permanente de control de plagas con base en el anexo B.

Tener áreas destinadas exclusivamente al almacenamiento de archivos, las cuales
deben cumplir con lo siguiente:

• Tener el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural

incremento.

• Utilizar estantería metálica, armable, estructuralmente resistente, estable y con la

capacidad adecuada de carga que se colocará en estas para evitar posibles colapsos
(véase Anexo A).

• Utilizar tarimas con una altura mínima de 10 cm para el descanso de archivos a

nivel de piso durante su almacenamiento.

• Contar con sistemas de ventilación en correcto estado y en funcionamiento, para

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Custodia y almacenamiento de archivos en papel

Lineamientos generales
mantener dentro de las cajas de archivo las condiciones de temperatura y humedad
dentro de los siguientes parámetros:

i. La temperatura mínima no deberá ser menor de 0°C y la máxima no mayor de

40°C por periodos mayores de 30 días.

ii. La humedad relativa no deberá ser menor de 20% ni mayor de 70% por
periodos mayores de 3 meses.

• Contar con instalaciones eléctricas confinadas en material adecuado para evitar

riesgos de incendio provocados por corto circuito, así como estar colocadas en
pasillos, separadas del área destinada al almacenamiento de archivos.

• Contar con sistemas de protección para evitar exponer al contacto directo de los
rayos del sol los documentos a archivar.

• No almacenar artículos perecederos, inflamables o deletéreos, en las mismas

instalaciones en que se conservan archivos.

d) Contar con planos de todas las instalaciones (eléctrica, hidráulica, gas, sanitaria,
etc.).

e) Contar con planos de distribución de las áreas de la organización, en el cual se

indiquen las áreas de seguridad, extintores, hidrantes, alarmas, detectores de humo,
aspersores, botiquines, los accesos y salidas de emergencia.

f) Contar con reglas claras para el acceso y uso de las instalaciones y equipo
especifico.

g) Contar con sistemas de seguridad para:

• Tener el control y registro de acceso a las áreas de la organización.

• Mantener la vigilancia del inmueble las 24 h, mediante sistema de intrusión con

detectores de contacto y/o de movimiento, con respaldo de energía, con monitoreo
a distancia.

• Detección de incendio. El sistema debe contar con aparatos que funcionen de

forma autónoma y contengan un dispositivo de alarma audible y visible que se
active al percibir la presencia de combustión, como son calor extremo, humo, flama
o una combinación de estas, anunciando una situación de emergencia.

h) Debe tener sistemas contra incendio (extintores, hidrantes o rociadores) a elección

de la empresa y en función del tamaño de la misma.

i) Contar con sistema de circuito cerrado de Televisión (CCTV) con grabación mínima
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Lineamientos generales
de 7 días.

j) Señalización de seguridad en base a requerimientos de protección civil.

3.5.3 En lo que se refiere al punto C) Equipo de transporte, la organización

debe:

a) Contar con vehículos propios o subcontratados que cuenten como mínimo con:

• Documentación en regla.

• Contar con sistema de radiocomunicación conectadas en directo con los centros

de operaciones.

• Ser operado o al menos supervisado por personal propio.

• Contar con póliza de seguros de cobertura amplia.

• Contar con botiquín de primeros auxilios y extintor.

• Tener una antigüedad no mayor a 8 años.

• Contar con caja seca (cerrada).

b) Debe contar con un programa de mantenimiento preventivo.

3.6 Servicios externos o subcontratados.

3.6.1 La Organización deberá tomar la responsabilidad integral sobre los mismos.

3.6.2 Los proveedores de servicios externos deberán cumplir con todas las especificaciones
contenidas en esta norma, aplicables al servicio que van a proporcionar.
BIBLIOGRAFÍA 04

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Bibliografía
• ISO IEC 17799 2002 Tecnología de la información Código de práctica para la
administración de la seguridad de la información.

• Información proporcionada por las organizaciones participantes.

ANEXO A. Estantería 05

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Anexo A
La estantería, debe ser diseñada, construida e instalada de acuerdo con las normas RMI
Rack Manufacturing Institute o equivalentes, a saber: IBC Industrial Building Code o
FEM Federation Europeene de la Manutention y debe cumplir con las disposiciones del
reglamento de construcción de la localidad en que se encuentre instalada así como con las
especificaciones contenidas en el Manual de Diseño de Obras Civiles (Estructuras) de la
Comisión Federal de Electricidad, lo anterior de acuerdo con una carta garantía emitida por
el fabricante o un perito autorizado en la materia con registro de la autoridad local.
ANEXO B. Programa de control de plagas 06

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Anexo B
La organización debe contar con un Programa de medidas de control de plagas que incluya
como mínimo:

• Inspección de los archivos y fumigación de éstos con gas, en caso de encontrar presencia
de plagas antes de introducirlos al almacén.

• Medidas de control de roedores:

Colocación y fijación de cebaderos (cebos anticoagulantes) para roedores en los perímetros
interior y exterior del área en donde se almacenan los archivos. La distancia máxima entre
cebaderos es de 10 metros, cubriendo los puntos posibles de entrada o salida de los
roedores y la totalidad del perímetro. La colocación periódica de los cebaderos se deberá
anotar en una bitácora, en la que además se deberá registrar sí se encontró actividad, de
qué tipo y solución dada a la plaga.

• Medidas de control de insectos rastreros:

Aplicación periódica de banda sanitaria (aspersión en juntas de muro y piso) con insecticidas
autorizados por CICOPLAFEST (Comisión Intersecretarial para el Control del Proceso y Uso
de Plaguicidas, Fertilizantes y Sustancias Tóxicas) para área urbana (con etiqueta verde o
azul) y tratamiento de grietas y ranuras.

• Medidas de control de insectos voladores e insectos que atacan el papel:

Aplicación periódica de micro-nebulización en frío utilizando insecticidas en base de
agua.

• Medidas de control de plagas ocasionales o regionales específicas:

Tratamiento específico.

• Frecuencia: Mínimo cada 30 días o 15 días si se detecta infestación fuera de control.

• Requisitos del contratista:

− Contar con licencia federal de la Secretaria de Salud.
− Contar con técnicos certificados por empresas certificadoras autorizadas por el
Consejo Nacional de Normalización y Certificación de Competencias Laborales
(CONOCER).

Lo anterior se verificará a través de carta garantía del proveedor anexando copia de su

licencia.
ANEXO C. Regiones Sísmicas en México 07

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Anexo C
La República Mexicana se encuentra dividida en cuatro zonas sísmicas. Esto se realizó con
fines de diseño antisísmico. Para realizar esta división (Figura 1) se utilizaron los catálogos
de sismos de la República Mexicana desde inicios de siglo, grandes sismos que aparecen
en los registros históricos y los registros de aceleración del suelo de algunos de los grandes
temblores ocurridos en este siglo. Estas zonas son un reflejo de que tan frecuentes son
los sismos en las diversas regiones y la máxima aceleración del suelo a esperar durante
un siglo.

La zona A es una zona donde no se tienen registros históricos de sismos, no se han

reportado sismos en los últimos 80 años y no se esperan aceleraciones del suelo mayores
a un 10% de la aceleración de la gravedad a causa de temblores. La zona D es una zona
donde se han reportado grandes sismos históricos, donde la ocurrencia de sismos es muy
frecuente y las aceleraciones del suelo pueden sobrepasar el 70% de la aceleración de la
gravedad. Las otras dos zonas (B y C) son zonas intermedias, donde se registran sismos no
tan frecuentemente o son zonas afectadas por altas aceleraciones pero que no sobrepasan
el 70% de la aceleración del suelo. Aunque la Ciudad de México se encuentra ubicada en la
zona B, debido a las condiciones del subsuelo del valle de México, pueden esperarse altas
aceleraciones. El mapa que aparece en la Figura 1 se tomó del Manual de diseño de Obras
Civiles (Diseño por Sismo) de la Comisión Federal de Electricidad.

Figura 1. Regiones Sísmicas en México