GUÍA PARA LA CARGA EN EL SISTEMA INTEGRADO DE RESERVAS

- SIR DEL INFORME DE RECURSOS Y RESERVAS - IRR

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1. Introducción

El Sistema Integrado de Reservas diseñado en la Agencia Nacional de Hidrocarburos permite

a las compañías que desarrollan sus negocios en Colombia, reportar la información de sus
Recursos y Reservas a través de un proceso automatizado que cumple con la estrategia de
Gobierno en línea, lo cual contribuye con la construcción de un Estado más eficiente, más
transparente y participativo, y que presta mejores servicios con la colaboración de toda la
sociedad, mediante el aprovechamiento de las TIC-Tecnologías de Información y
Comunicaciones.

Por lo anterior, con antelación a la fecha de inicio de la carga de información, la ANH realizará
la actualización de la información disponible en la interface para ello dispuesta, previa
comunicación con las empresas para conocer adiciones o cambios en la base de datos de
campos/prospectos a reportar del año anterior.

2. Flujo de Trabajo

El Flujo de Trabajo implementado para el Sistema Integrado de Reservas (SIR) de la Agencia

Nacional de Hidrocarburos (ANH) permite a las compañías que reportan anualmente su
Informe de Recursos y Reservas (IRR) enviar información vía web y hacer un menor uso de
papel. De igual forma, la información será validada y procesada.

Validación e Ingreso al Sistema

Cada compañía debe comunicarse con el Administrador del proceso en la Agencia Nacional
de Hidrocarburos al correo electrónico reservas.IRR01@anh.gov.co, para solicitar (1) Usuario
y (2) Password de acceso al Sistema Integrado de Reservas.

2.1 Reporte de Recursos y Reservas

Haga click en el ícono SIR (Sistema Integrado de Reservas) -que se encuentra en la página
WEB de la ANH www.anh.gov.co, ‘Operaciones y REGALIAS’, vínculo ‘Sistema Integrado de
Reservas’-, que se muestra a continuación

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Ingrese al sistema digitando su usuario y password:

Figura No. 1. Usuario y clave.

Una vez en la página http://sir.anh.gov.co/, debe hacer click en el enlace Reservas (Figura
No. 1):

Figura No. 2. Inicio carga de datos de Reservas.

Este reporte incluye todas las tablas y exceptúa la carga de información de prospectos que
corresponde a la Tabla G. Esta división en el Flujo de Trabajo, permite reportar la Tabla G por
Contrato mientras para el reporte de reservas, la información se procesará y cargará por
Campo.

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Una vez el usuario indique la opción ¨Reservas¨, el sistema le solicitará que indique el tipo de
Reporte:

 Reporte Individual: La compañía presenta su informe independiente de otros socios.

 Reporte Unificado: En el evento en que uno de los socios o integrantes de los contra-
tos vigentes esté de acuerdo con el Informe de Recursos y Reservas presentado por
el operador, éste deberá informar a la ANH dicho acuerdo (memo, acta, entre otros) y
registrarlo a través del servicio FTP, de igual forma regístralo en la ventana que apa-
rece en el SIR con la siguiente información:

‐ Numero de Radicado y Fecha

‐ Asunto
‐ Campo
‐ Contrato
‐ Compañías

De la lista desplegable, el usuario podrá escoger el tipo de reporte (Figura No. 2):

Figura No. 3. Selección del tipo de reporte.

De igual forma, el campo a reportar debe ser seleccionado de la lista que se despliega en el
sistema (Figura No. 3):

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 Figura No. 4. Selección del campo a cargar sus reservas.

La compañía sólo podrá reportar información para los campos en los cuales tiene
participación contractual. En la eventualidad de que un campo no se encuentre relacionado
en la lista desplegable, el usuario, debe remitir una solicitud a través del módulo
¨Contáctenos¨.

Una vez se cargue información por primera vez para el campo reportado, el usuario no podrá
realizar cargas adicionales, el sistema aceptará sólo una carga de información por campo,
razón por la cual se debe tener especial cuidado con los datos suministrados. El sistema
validará la información en cuanto a operaciones y correspondencia de información entre
tablas (Figura No. 4), siendo la calidad de la información es estricta responsabilidad de la
compañía que reporta.

Si la compañía requiere cargas adicionales, debe enviar una solicitud a través del Módulo
¨Contáctenos¨ y el Administrador del proceso decidirá si es factible o no habilitar el permiso
de carga para este campo.

Una vez seleccione el campo y haga click en el botón siguiente, observará la pantalla de
carga de las tablas en el formato Excel estándar (la plantilla puede descargarla del Sistema
Integrado de Reservas.

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 Figura No. 5. Módulo de contacto.

Para efectuar la operación, debe hacer click sobre el botón ¨Examinar¨, a continuación
selecciona el archivo Excel a cargar (el formato Excel debe cumplir con las especificaciones
anteriormente mencionadas), finalmente haga click en el botón ¨Subir¨ (Figura No. 5).

En esta etapa, el Sistema Integrado de Reservas, emitirá alertas en donde informará al

usuario en qué parte del reporte, la información no está siendo consistente. Recuerde que el
sistema no recibirá valores negativos, ni valores con decimales para datos de producción.
Solo recibirá un número limitado de decimales (esto es posible corroborarlo en el formato de
las tablas de excel) en la información de costos variables (Tabla E) y en el precio del crudo
(Tabla F).

Adicional a las consideraciones mencionadas anteriormente, debe tener en cuenta:

 Que el formato Excel debe tener el nombre del campo en todas las tablas y este debe
ser idéntico al nombre del campo de la lista desplegable en donde lo selecciona para
reportar.
 Que el formato Excel estándar tiene celdas en gris en donde no se debe diligenciar in-
formación. Tenga especial cuidado ya que estas celdas están bloqueadas.

 Que debe evitar cambiar el nombre de las hojas en este formato Excel estándar de
carga.

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 Figura No. 6. Validación de la información y carga de la misma.

Cuando el sistema finalice la validación de la información, le permitirá al usuario ver en

pantalla la información contenida en el libro Excel, como se aprecia a continuación (Figura No.
6).

Figura No. 7. Visualización de la información cargada.

Una vez el sistema ha hecho la respectiva visualización y el usuario ha revisado en el mismo

la información contenida en el libro Excel, se procederá a cargar la información haciendo click
en el botón ¨Guardar¨. De manera inmediata, el sistema mostrará una banda que dice
¨Guardando¨; una vez finalice el proceso, esta banda desaparecerá (Figura No.7).

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 Figura No. 8. Guardado de la información.

Cuando la carga finalice el sistema le informa al usuario que su carga fue exitosa y también le
preguntará si desea ¨Salir¨ o ¨Continuar¨, estas dos opciones están representadas en un
botón de la pantalla de carga exitosa. Si desea cargar información de otros campos, haga
click en ¨Continuar¨, si por el contrario, ha finalizado su carga, haga click en el botón ¨Salir¨
(Figura No.8).

Figura No. 9. Terminación del proceso de guardado.

Para finalizar el proceso, es necesario diligenciar la información general que se muestra una
vez haya una carga exitosa (Figura No. 9).

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 Figura No. 10. Ingreso de información general.

La información contenida en ella es la siguiente (Tabla No.1):

Tabla No. 1. Datos de información general.

No. Ítem Carga de Información

1 Auditor Lista Desplegable
2 Campo Automática
3 Compañía que Reporta Automática
4 Cuenca Automática
5 Nombre Contrato Manual
6 Departamento (1,2,3,4) Lista Desplegable
7 Municipio (1,2,3,4) Lista Desplegable
8 Estado del Campo Lista Desplegable
Click en el botón azul para seleccionar
9 Fecha de Comercialidad
fecha.
Click en el botón azul para seleccionar
10 Fecha de Descubrimiento
fecha.
Click en el botón azul para seleccionar
11 Fecha Inicio de Explotación
fecha.
12 Gravedad API Manual (para decimales use coma “,”)
Resolución Inicio de
13 Manual
Explotación
14 Tipo de Yacimiento Lista Desplegable
15 Operador Lista Desplegable
16 Socio (1,2,3 y 4) Lista Desplegable
17 Participación Socio (1,2,3 y 4 Manual

Una vez ingrese la información, el sistema volverá a generar el mensaje de carga exitosa.
Para pasar a la lista de reporte, nuevamente haga click en el botón continuar.

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2.2 Reporte de Recursos Prospectivos (Tabla G)

De manera similar al que se reportan recursos y reservas, se hará el reporte de recursos

prospectivos que corresponden a la Tabla G.

Continuando con el flujo de trabajo establecido, ahora se iniciará la carga de recursos

prospectivos, para ello se ha generado un formato en Microsoft Excel versión 2010 el cual
debe respetarse en su forma de la misma forma como se ha establecido el formato de reporte
de recursos y reservas en el numeral 2.1 del presente instructivo.

Para empezar el reporte, se debe hacer click en el botón ¨Prospectos¨ (Figura No. 10).

Figura No. 11. Inicio carga de datos de Prospectos.

La pantalla que inicia el reporte se muestra en donde la información debe ser reportada por
contrato (estrictamente). El usuario podrá seleccionar el contrato de la lista desplegable
(Figura No. 11), si no se encuentra el contrato en las opciones dadas en esta lista, debe
comunicarse con el administrador del proceso en la ANH a través del Módulo ¨Contáctenos¨.

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 Figura No. 12. Selección del prospecto a cargar sus recursos.

Con el contrato seleccionado y haciendo click en el botón siguiente se habilitará la pantalla

denominada ¨Carga de Prospectos¨. En esta pantalla se debe seleccionar el archivo Excel a
cargar (versión 2010 únicamente). Una vez se seleccione, el usuario debe hacer click en el
botón ¨Subir¨ (Figura No. 12).

Figura No. 13. Carga de información de recursos.

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De manera similar al proceso de carga de la información de recursos y reservas, la
información podrá validarse antes de cargarse. Cuando el usuario decida cargar
definitivamente, debe hacer click en el botón ¨Guardar¨. La banda con el letrero ¨Guardando¨
desaparecerá cuando finalice la carga y esta sea exitosa, direccionando a la pantalla de
¨Carga Exitosa¨. Si el usuario desea continuar con la carga de otro contrato, hará click en el
botón ¨Continuar¨, de lo contrario, podrá ¨Salir¨ haciendo click sobre este botón.

2.3 Historial de reporte

El usuario podrá hacer seguimiento de su información reportada, ingresando al Historial, esta

opción se encuentra en el menú ubicado en la parte superior izquierda (Figura No. 13).

Figura No. 14. Historial de información cargada.

2.4 Módulo Contáctenos

Este módulo permite al usuario hacer contacto directo con el Administrador del proceso en la
Agencia Nacional de Hidrocarburos (Figura No. 14). El contacto podrá hacerse cuando:

 Exista alguna inquietud sobre el proceso, en ningún momento se aceptarán solicitudes

que modifiquen lo establecido en la resolución.

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 Se requieran permisos de carga adicional.

 Se tenga duda sobre el diligenciamiento de la información en cada paso del proceso.

Figura No. 15. Módulo de contacto.

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