ENSAYO

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

SHEYLI PAOLA TORRES ANGULO

SENA CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACION

DOCUMENTAL EN ELENTORNO LABORAL
 INTRODUCCIÓN

El ensayo se enfoca en la importancia de los archivos, terminología

archivística sobre la Importancia de los archivos teniendo como base
su origen, evolución, sus cualidades, clasificación, categorización y
aplicación en medio actual.
El archivo en la actualidad presenta un nivel importancia único en la historia de la
humanidad, se ha considerado como un bien que genera en determinado país que
se desarrolladle una forma correcta, analizando concienzudamente su actividad en
nuestro diario vivir, el archivo es utilizado en la mayoría de las organizaciones,
empresa e instituciones colombianas, en muchas oportunidades se hablaba que
les imponían castigo, por su mala conducta o simplemente era obligado a
desarrollar esta actividad sin tener en cuenta el grado de responsabilidad que se
debe tener para anejar un proceso tan complejo, los métodos que se empleaban
para administrar el archivo se aplicaban de acuerdo al criterio de cada persona, lo
que aumentaba los riesgo de fracasos en cada una de las actividades
desarrolladas, lo cual se traducía en un mal servicio al cliente en cuanto la
búsqueda de los archivos, lo que afectaba negativamente determinada empresa u
organización.

Se puede afirmar y según mis investigaciones realizadas que a partir del año 2010
el gobernó colombiano observó que el archivo era importante para el desarrollo de
nuestro país y le dio gran importancia al manejo del mismo. Según lo leído en el
material de estudio donde manifiesta que ‟la importancia del del archivo se puede
comprender a partir del valor que tiene para la administración, la investigación, la
comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico”. Pero
realmente son estos aspectos los que puedan clasificarla importancia del archivo,
donde el archivo nos brinda un apoyo para la toma de decisiones y no orienta a
tomar mejor. Además de tener todos los documentos de la empresa organizados
de forma tal no me permita realizar análisis estadísticos de otro meses o años con
el fin de mejorar el bienestar de la empresa.

En el archivo está implícita la tecnología, ya que las tics están inmersas con el fin
de agilizar los procesos archivísticos, de tal manera, que los documentos primarios
de valor temporal y permanente los describen, organiza, conserva y los pone de
uso del que hace el documento y al usuario externo.

Los procedimiento están ligados a los principios de la archivística lo cuales rigen

desde el siglo XIX, estos son: el de procedencia y de respeto al orden original, son
fundamentales para ejercer la práctica de archivística, pues a través de ellos es
posible ejercer el mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no es otra
cosa que el conjunto de la unidad del fondo de archivo, por personas jurídicas o
físicas, instituciones u organismos públicos o privados en el libre ejercicio de sus
funciones y competencias.

El archivo moderno y tradicional contribuye de forma efectiva a conservar la

memoria histórica de los pueblos perpetuando como testimonio el devenir de la
organizaciones y de los individuos, resta información está al servicio de los
investigadores, los ciudadanos y el estado. El uso de la nuevas tecnología permite
que la comunicación se realice de forma efectiva y rápida , donde las redes
permiten a los archiveros comunicarse con su proveedor y con su usuarios , el
correo electrónico permite intercambiar información de manera rápida y eficaz, ya
que por medio de este, es posible enviar todo tipo de documentos, es utilizado en
los archivos como medio de comunicación entre el archivero y los usuarios
internos para solicitud de documentación, comunicación de trasferencias.
Coordinación entre los archivos centrales y el archivo de gestión entre el archivero
y los proveedores, entre el archivero y los usuarios externos para petición de
información.

El uso de internet potencia el uso del archivo en la empresas, multiplica las

posibilidades de defunción y comunicación de los archivo. Las utilidades de
internet en un archivo son amplias y variadas. Es necesario conocerlas para
aprovechar todo el potencial que nos ofrece y maximizar la eficacia y la
rentabilidad de los servicios del archivo.

Según mi conceptos el archivo es fundamental para la actividades legales de una

empresa, no puede ejercer este tipo de actividades personas que no tengan la
suficiente información, recordemos que la información es el activo de mas de una
sociedad.

También los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información

de un país, por cuanto en su documentación se expresa, en forma original, el
desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia se
podrá comprender a partir del valor que tiene para: la administración, la
investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y
tecnológico, el fomento de la cultura y la consolidación de la identidad nacional.
Por razones de orden práctico se explicará cada componente, no sin antes advertir
que no es posible determinar los límites entre uno y otro, toda vez que en conjunto
son interdependientes.

Dentro de una empresa podemos decir que archivar es resguardar de forma

ordenada documentación e información útil (Dicha información puede estar
contenida en documentos, sobres, papel o cualquier otro soporte sea medios
legibles por equipos mecánicos o electrónicos, cintas o discos de computadora,
microformas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pintura, dibujos,
mapas, etc.), la cual se va a ordenar de un modo lógico y eficaz, con el fin de que
nos permita posteriormente la fácil localización de cualquier documento de la
forma más rápida, cuando así se requiera. Ahora los archivos, son creados por
personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, con
esto concluimos que todo gobierno, entidad pública, privada o empresa debe

LOS ARCHIVOS SE CLASIFICAN SEGÚN SU USO Y

ORGANIZACIÓN
Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la relevancia de
la información fecha, creación u modificación. Son considerados importantes.

 Archivo semiactivo

Contiene información que puede ser de relevancia, pero cuya consulta no se

realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que contienen información
importante pero que los mismos no resultan de observancia cotidiana.

 Archivo histórico o permanente

Contiene la información vital y va conformando su historia. se denomina archivo

inactivo, porque su consulta es baja. Además, contiene información que puede ser
útil para la ciencia, la historia o la cultura de un país.

 Por su organización

Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la organización

que la empresa elija y el manejo de la información que, de ser centralizada, o
descentralizada o descentralizada con control central.

 Centralizada

Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin mediar
el departamento que haya emitido la documentación, todos estos archivos son
resguardados en un solo organizador con la finalidad de que los mismos puedan
ser ubicados con facilidad en un solo espacio.

 Descentralizada

Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio

archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá
organizar, crear y mantener en resguárdalos documentos que cree y modifique
siendo responsable de la seguridad y comunicación de estos.

 Descentralizado con control central

Es la combinación de dos sistemas anteriores. El trámite de la documentación está

centralizado. Allí reposa la rotación de la información; la diferencia radica que cada
correspondencia conserva únicamente las copias de correspondencia
despachada, las cuales podrían destruir anualmente, en su mayoría, por
encontrarse en el archivo central.

SEGÚN SU CICLO VITAL

El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le asigne a cada una de
sus etapas, las cuales se explicarán a continuación:

 Archivo de gestión
Es toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a
consulta administrativa por toda la organización.
 Archivo central
Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes
archivos de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan
frecuente, pero siguen en vigencia.

ARCHIVO HISTÓRICO
Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de
conservaciónpermanente

CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Se clasifican en:

A. Archivo general de la nación.

B. Archivo general del departamento.
C. Archivo general de los municipios.
D. Archivo general del distrito

La información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas, en la

actualidad son muy útiles para todo tipo de necesidades en la búsqueda de los
archivos, igual han tenido que adaptarse

A modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, valoración y

selección, preservación, y acceso y su uso. Sin dejar atrás el más importante de
los documentos de archivo son los que están plasmados como evidencia histórica
y son tratados con suma delicadeza para conservar su preservación.

CONCLUSIONES
  El archivo es fundamental en la evolución cultural, social, política y
científica de la humanidad.
 El archivo es la historia de una entidad pública, privada o un país en la
conservación de los documentos.
 El archivo parte consulta de la información.
 El archivo genera información eficaz y contundente El archivo es
funcional de fácil manejo y consulta.
 El archivo conserva información verídica.

BIBLIOGRAFIA

https://www.archivogeneral.gov.co/buscar/importancia%20de%20los
%20archivos?page=1

http://organizaciondocumentos.blogspot.com/2011/01/importancia-de-los-
archivos.html

http://patriciaorjuelhotmailcom.webmium.com/definicion-de-archivo-
historico-o-permanente