2-2 Excel 2 PDF

HOJA DE CALCULO - EXCEL 2
EXCEL 2 ®
Preparado por:
José Gaitán Torres
Año 2006.
1
CONTENIDO Pág.
Función SI 5
Ejercicio practico 1 6
Función Si anidados 8
Operadores lógicos 11
Operadores lógicos anidados 16
Funciones más utilizadas 19
Gráficos estadísticos 21
Formato condicional 23
Ordenar datos 24
Auto filtros 25
Subtotales 27
Validar entrada de datos 28
Formularios 32
Macros 34
Asignar macros a objetos 36
Funciones avanzadas 37
Pegado especial. 41
Proyecto final. 42
Bibliografía 46
2
INTRODUCCIÓN A EXCEL
Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones
con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples
sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios.
Conoceremos algunas funciones y la aplicaremos a ejemplos para conocer su

correspondiente uso.
Aprenderás a administrar listas de datos, ordenar por diferentes criterios y validar

entradas de datos en las celdas
JUSTIFICACIÓN
La hojas de calculo brindan la posibilidad de crear grandes soluciones

informáticas como una opción de automatización
Es muy importante que el estudiante de system center no quede en las

operaciones básica de Microsoft Excel. Por lo tanto ofrecemos opciones
avanzadas para conocer de forma profunda el desarrollo de hojas de calculo que
demanda dichos conocimientos.
3
OBJETIVOS GENERALES
Conocer la hoja de calculo Microsoft Excel de una manera avanzada utilizando

las funciones y opciones que son muy aplicadas a tareas de administración y
validación de datos.
De esta manera creamos estudiantes muchos mas capaces de enfrentar

competencias en la vida laboral.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
• Conocer el uso y la aplicación de condiciones en Excel

• Conocer el uso y la aplicación de operadores lógicos
• Representar series de datos en gráficos estadísticos
• Adquirir conocimientos en administración y validación de datos
• Uso de funciones avanzadas
• Desarrollo de un proyecto aplicando todos los conocimientos adquiridos
METODOLOGÍA.
• Orientación teórica y practica usando sala de computo

• Desarrollo de talleres aplicando a ejemplos
• Desarrollo de actividades dentro de la plataforma educativa
• Elaboración de trabajos propuesto como complemento de las actividades
presénciales
4
1. FUNCION SI
La función SI en la hoja de calculo EXCEL permite establecer una comparación

de una celda utilizando una prueba lógica.
Esta función realiza instrucciones en caso verdadero o falso la sintaxis de esta
función es la siguiente.
=SI(PRUEBA LÓGICA;INSTRUCCIÓN CASO VERDADERO; INSTRUCCIÓN CASO FALSO)

Donde:
Prueba lógica: Es la comparación lógica ha establecer
Instrucción caso verdadero: operaciones a realizar si la comparación es
verdadera
Instrucción caso falso: Operaciones a realizar si la comparación es falsa.
Ejemplo:
La siguiente hoja de calculo realizara operaciones de acuerdo a una prueba
lógica utilizando la función SI.
A B C Sumar A y B si a es mayor que 10 en caso

contrario restar A y B.
1 50 20 70
En la primera fila el resultado es 70 lo cual
2 10 5 5 indica que esta sumando a1+b1 porque la
prueba lógica es verdadera.
En la segunda fila el resultado es 5 lo cual

indica que esta restando a2-b2 porque la
prueba lógica es falsa.
Ingrese la siguiente formula en la celda C1:

=si(a1>10;a1+b1;a1-b1)
Ingrese la siguiente formula en la celda C2:
=si(a2>10;a2+b2;a2-b2)
5
Nota: para establecer comparación con tipos de datos numéricos puede utilizar
todos los operadores de comparación tales como.
(>,<,>=,<=,<>,=).
En caso de comparaciones de tipos de datos caracteres solo utilizara los

operadores de comparación igual (=) y diferente (<>)
2. EJERCICIO PRACTICO 1
La empresa Todo hogar líder en ventas de electrodomésticos quiere darle una

solución informática para calcular la nomina de los vendedores quienes ganan
una comisión por el total de las ventas realizadas.
20% si el total de ventas es mayor a 5.000.000
10% si el total de ventas es menor a 5.000.000
teniendo en cuenta la siguiente información adicional
Cedula del vendedor

Nombre
Salario básico
Total venta
Comisión
Total a pagar
Tenga en cuenta que debe establecer una condición sobre el total de las ventas
para hallar la comisión.
6
A B C D E F
1 Cedula Nombre Básico Total Ventas Comisión Total pagar
2 55.452.456 Angélica ramos 408,000,00 1,550,000,00
3 78.123.456 Gloria Arrieta 408,000,00 3,580,000,00
4 12.627.145 Berta López 408,000,00 4,560,000,00
5 13.458.478 José mesa 408,000,00 1,850,560,00
6 59.478.896 Luis Pérez 408,000,00 7,560,450,00
7 72.456.147 Harold López 408,000,00 7,890,456,00
8 89.562.231 Carlos Gutiérrez 408,000,00 6,523,456,00
9 78.456.120 Edwin Guzmán 408,000,00 11,789,456,00
10 896.147.123 José palacio 408,000,00 8,150,145,00
11 Totales
12 Promedios
FORMULAS A CREAR
CELDA E2: en la celda E2 ingresaremos la formula que halle la comisión

teniendo en cuenta una condición así.
=si(d2>5.000.000; d2*20%;d2*10%)
esta formula esta condicionando el valor de la celda d2 si es mayo que 5.000.000
si es verdadero halla el valor del 20% de la comisión d2*20% en caso falso halla
el 10 de la comisión d2*10% .
7
CELDA F2: en la celda F2 hallaremos el total a pagar que es tomar la celda que
contiene el salario básico mas la celda que contiene el valor de la comisión así.
=c2+e2.
Nota: continué con las siguientes formulas a crear además halle los totales y
promedios de las columnas básico, total venta, comisión, total pagar utilizando las
funciones vistas anteriormente.
3. FUNCION SI ANIDADOS.
una estructura de funciones si anidadas se utilizan para realizar varios

comparaciones de una celda. Ejemplo si deseamos saber cuando una celda toma
un valor igual a 10, 12, 13 .. etc.
La estructura de un si anidado es la siguiente.
=SI(PRUEBA LOGICA;INSTRUCCIÓN;SI(PRUEBA LÓGICA;INSTRUCCIÓN;SI( ....))
en los si anidados podemos realizar un comparación en la negación de la prueba

lógica hasta las cantidad de comparaciones necesarias, cada paréntesis abierto
indica una comparación que al final hay que cerrar
4. EJECICIO PRACTICO 2
La empresa Compusystem líder en ventas de partes y accesorios para

computador, posee todos los productos codificados para una mejor organización.
Desea realizar una hoja de calculo que halle un descuento sobre el valor del
producto teniendo en cuenta la siguiente tabla.
8
Código porcentaje descuento

10 2%
11 1%
12 4%
13 6%
14 no hay descuento
A B C D E F G
Total
1 Código Cant Producto Vlr Unidad Vlr Parcial Descuento
Pagar
2 10 1 Monitor 17” 250.00.00 250.000.00
3 11 2 Mouse PS/2 8.000.00 16.000.00
4 13 1 Parlantes 16.000.00 16.000.00
5 14 7 Teclado PS/2 15.000.00 105.000.00
6 12 1 Pad mouse 5.000.00 5.000.00
7 15 2 Unidad dvd 120.00.00 240.00.00
8 16 1 Impresora 180.000.00 180.000.00
9
10
11
12
9
FORMULAS A CREAR.
CELDA E2: En la celda E2 columna valor parcial ingresaremos la formula que
halle el valor parcial de los productos a vender así.
=b2*d2
CELDA F2: En la celda F2 ingresaremos la formula que halle el descuento del

producto teniendo en cuenta el código correspondiente, para esto creamos la
formula anidada con la función si teniendo en cuenta la tabla de los descuentos
así.
=si(a2=10;e2*2%;si(a2=11;e2*1%;si(a2=12;e2*4%;si(a2=13;e2*6%;0))))
En esta formula estamos averiguando que valor tiene la celda a2 si es igual a 10

entonces se halla el 2% de descuento, si es igual a 11 entonces se halla el 1% de
descuento, si es igual a 12 entonces se halla el 4% de descuento, si es igual a 13
entonces se halla el 6%, el valor cero ocurre cuando ninguna de las
comparaciones anteriores son verdaderas.
CELDA G2: En la celda G2 ingresaremos la formula para hallar el valor a pagar

que es tomar la celda del valor parcial menos el descuento así.
=e2-f2
Nota:
Para efecto de practica desarrolle las formulas para las filas siguientes.
10
5. PERADORES LÓGICOS
Los operadores lógicos son funciones que permiten comparar varias celdas
utilizando un conectivo lógico.
Y
O
NO
Para comprender el uso de los operadores lógicos interpretemos las tablas de las
verdades.
Y O
Operando 1 Operando 2 Resultado Operando 1 Operando 2 Resultado
V V V V V V
V F F V F V
F V F F V V
F F F F F F
NO
Operando Resultado
V F
F V
11
ESTRUCTURA FUNCIÓN Y
=SI(Y(PRUEBA LOGICA1;PRUEBA LOGICA 2 ...);CASO VERDADERO;CASO FALSO)
ejemplo: la siguiente hoja de calculo sumara los valores de A y B si el valor de A

es igual a 5 y el valor de B es igual a 20, en caso contrario que efectué una
multiplicación de A y B.
A B C
1 5 20 25
2 10 5 50
Ingrese la siguiente formula en la celda C1.

=si(y(a1=5;b1=20);a1+b1;a1*b1)
observe que en la primera fila se efectúa una suma de A y B por lo tanto se esta
dando el caso de V y V = V en el caso de la segunda fila se efectúa una
multiplicación se esta dando el caso de V y F = F .
prueba logica si(y(a1=5;b1=20))
caso verdadero a1+b1
caso falso a1*b1
ESTRUCTURA FUNCIÓN O
=SI(O(PRUEBA LOGICA1;PRUEBA LOGICA 2 ...);CASO VERDADERO;CASO FALSO)
ejemplo: la siguiente hoja de calculo multiplicara los valores de A y B si el valor de

A es igual a 5 o el valor de B es igual a 20, en caso contrario que efectué una
suma de A y B.
12
A B C
1 5 2 10
2 10 3 13

=si(o(a1=5;b1=20);a1*b1;a1+b1)
observe que en la primera fila se efectúa una multiplicación de A y B por lo tanto
se esta dando el caso de V o F = V en el caso de la segunda fila se efectúa una
suma se esta dando el caso de F o F = F .
prueba logica si(o (a1=5;b1=20))

caso verdadero a1*b1
caso falso a1+b1
ESTRUCTURA FUNCIÓN NO :
=SI(NO(PRUEBA LOGICA1);CASO VERDADERO;CASO FALSO)
ejemplo: la siguiente hoja de calculo sumara valores de A y B si el valor de A no

es igual a 10 en caso contrario multiplique el valor de A y B.
A B C
1 20 2 22
2 10 3 7
13

=si(no(a1=10);a1+b1;a1-b1)
observe que en la primera fila se efectúa una suma de A y B por lo tanto se esta
dando el caso de NEGACION F = V en el caso de la segunda fila se efectúa una
resta se esta dando el caso de NEGACION V = F
prueba logica si(no (a1=10))

caso verdadero a1+b1
caso falso a1-b1
La empresa AAA desea realizar una hoja de calculo para hallar el costo de los
metros cúbicos consumidos para cada unos de los estratos teniendo en cuenta la
siguiente tabla.
Tomemos esta tabla como un ejemplo para realizar el ejercicio
Estrato valor metro cúbico Iva

1–2 500 5%
3–4 900 7%
Nota: debes analizar bien el enunciado para saber que función aplicar Y, O, NO
14
A B C D E F G
1 Cedula Nombre Estrato M3 Valor M3 Iva Total
2 55.452.456 Angélica ramos 1 10
3 78.123.456 Gloria Arrieta 2 12
4 12.627.145 Berta López 3 15
5 13.458.478 José mesa 4 30
6 59.478.896 Luis Pérez 2 25
7 72.456.147 Harold López 3 45
8 89.562.231 Carlos Gutiérrez 4 10
9 78.456.120 Edwin Guzmán 2 12
10 55.452.456 Angélica ramos 3 50
11 78.123.456 Gloria Arrieta 4 56
12
Ingrese la siguiente formula en la celda E2.

=si(y(a2=1;a1=2;a1=3;a1=4);b2*500;b2*900).
en este caso tenemos varias comparaciones en la prueba logica.
Ingrese la siguiente formula en la celda F2.

=si(y(a2=1;a1=2;a1=3;a1=4);c2*5%;c2*7%)
Halle la formula para el total.
15
7.OPERADORES LÓGICOS ANIDADOS:
Al igual que la función Si podemos anidar operadores lógicos de acuerdo a la

necesidad del ejercicio.
La estructura es la siguiente.
=si(y(prueba lógica);caso verdadero;si(y(prueba lógica);caso verdadero; caso
falso)).
8. EJERCICIO PRACTICO 4.
Un almacén desea hallar la comison de sus vendedores sobre el valor de las

ventas realizadas, teniendo en cuenta la siguiente tabla de valores.
Total ventas comisión

0 - 100.000 0%
101.000 – 200.000 2%
201.000 – 300.000 3%
301.000 - 500.000 4%
501.000 -1000000 10%
1.000.000 en adelante 15%
la hoja de calculo debe tener las siguientes columnas

Cedula
Nombre
Básico
Total ventas
Comisión
Total pagar
16
A B C D F G
Total
1 Cedula Nombre Básico Comisión Total Pagar
ventas
2 55.452.456 Angélica ramos 408.000.00 100.000.00
3 78.123.456 Gloria Arrieta 408.000.00 150.000.00
4 12.627.145 Berta López 408.000.00 250.000.00
5 13.458.478 José mesa 408.000.00 350.000.00
6 59.478.896 Luis Pérez 408.000.00 180.000.00
7 72.456.147 Harold López 408.000.00 160.000.00
8 89.562.231 Carlos Gutiérrez 408.000.00 150.000.00
9 78.456.120 Edwin Guzmán 408.000.00 560.000.00
10 55.452.456 Angélica ramos 408.000.00 650.000.00
11 78.123.456 Gloria Arrieta 408.000.00 850.000.00
12
Ingrese la siguiente formula en la celda F2.
=si(y(d2>=0;d2<=100000);d2*0%;si(y(d2>=101000;d2<=200000);
d2*2%;si(y(d2>=201000;d2<=300000);d2*3%;si(y(d2>=301000;d2<=500000);
d2*3%;si(y(d2>=501000;d2<=1000000);d2*10%;d2*15%)))))
desarrolle las formulas para las siguientes filas

halle la formula para el total pagar.
17
Una empresa desea realizar la hoja de calculo para hallar la utilidad que un
empleado recibe por el reparto anual de utilidades si este se asigna como un
porcentaje de su salario mensual que depende de sus antigüedad en la empresa
según la siguiente tabla.
Tiempo Utilidad
0 – 1 año 5% del salario
2 – 3 años 7% del salario
4 – 5 años 10% del salario
6 – 10 años 15 % del salario
11 años o mas 20 % del salario
la hoja de calculo debe tener las siguientes columnas

cedula
nombre
salario básico
antigüedad
Utilidad
Total pagar
18
10. FUNCIONES MAS UTILIZADAS
La hoja de calculo EXCEL posee gran cantidad de funciones aplicadas a

diferentes áreas, estadística, contabilidad, finanzas.
Mencionaremos a continuación las funciones mas utilizadas.
FUNCION DESCRIPCIÓN EJEMPLO
Potencia Halla la potencia de un numero =Potencia(a2;2)
Raiz Halla la raíz cuadrada de un numero =Raiz(a1)
Cos Halla el coseno de un ángulo =Cos(a2)
Sen Halla el seno de un ángulo =Sen(a2)
Tan Halla la tangente de un angulo =Tan(a2)
Ln Devuelve el logaritmo natural de un numero =Ln(a2)
Devuelve el valor de pi con expresión de 15

Pi() =Pi()
dígitos
Devuelve el producto de una referencia de
Producto =Producto(a2:a10)
numero
Redondea un numero al numero de decimales
Redondear =Redondear(a2;2)
especificados
Devuelve el logaritmo de un numero en base
Log =Log(a3;2)
especificada
Devuelve el logaritmo en base 10 de un
Log10 =Log10(a2)
numero
Devuelve el factorial de un numero
Fact =Fact(a2)
1*2*3*…numero
Residuo Halle el residuo de la división de un numero =Residuo(a2;2)
Suprime las cantidad de decimales indicadas
Truncar =Truncar(a2;2)
de una cifra
Cuenta las cantidades de celdas no vacías de =Contar(a2:a10)
Contar
un grupo de celdas numéricas
19
Cuenta la cantidad de celdas vacías en una

Contar.blanco =Contar.blanco(a2:a10)
referencia
Devuelve el valor n mas alto de una referencia
Kesimo.mayor =Kesimo.mayor(a2:a10;2)
numérica
Devuelve el valor n mas bajo de una referencia
k.esimo.menor =Kesimo.menor(a2:a10;2)
numérica
Devuelve el valor máximo de una referencia
Max =Max(a2:a10)
numérica
Devuelve el valor mínimo de una referencia
Min =Min(a2:a10)
numérica
Halla el valor mas frecuente en una referencia
Moda =Moda(a2:a10)
numérica
Promedio Halla el promedio de una referencia numérica =Promedio(a2:a10)
Concatenar Une el contenido de dos o mas celdas =Concatenar(a2;a3)
Extrae n cantidad de caracteres hacia la
Derecha =Derecha(a2;2)
derecha de una cadena
Extrae n cantidad de caracteres hacia la
Izquierda =Izquierda(a2;2)
izquierda de una cadena
Extra caracteres de una cadena indicando la
Extraer =Extrae(a2;2;3)
posición inicial y le numero de caracteres
Mayusc Convierte una cadena de texto a mayúscula =Mayusc(a2)
Minusc Convierte una cadena de texto a minúscula =Minusc(a2)
Ahora() Devuelve la fecha y hora actual =ahora()
Calcula el numero de días pasados en dos
Dias360 fechas, basándose en años de 360 días y =Dias360(a1;a2)
meses de 30 días
20
11.GRAFICO ESTADÍSTICOS
Los gráficos son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios las visualización
de comparaciones, tramas y tendencias de los datos. Por ejemplo, en lugar de
analizar varias columnas de números de la hoja de
cálculo, puede ver enseguida si las ventas están
disminuyendo o aumentando en trimestres
sucesivos, o cómo se están comportando las 1
ventas con respecto a las previsiones.
Puede crear un gráfico en su propia hoja o como
objeto incrustado en una hoja de cálculo.
Para crear un gráfico, debe especificar primero sus
datos en la hoja de cálculo. A continuación, seleccione los datos y utilice el
Asistente para gráficos que le guiará en el proceso de elegir el tipo de gráfico y
sus distintas opciones
Utilice la opción grafico del menú insertar para activar el asistente para gráficos
estadísticos o el icono de la barra de herramienta estándar
En el asistente para grafico seguimos cuatro pasos

Tipos de grafico
Origen de datos
Titulo del grafico
Ubicación del grafico.
21
Paso 1: Antes de activar el asistente para gráficos seleccione el conjunto de

datos con los que creara el grafico.
Paso 2: Seleccione la serie de datos en filas o columnas
Paso 3: Digite el titulo del grafico para el eje de las X y el eje de las Y según
sea el tipo de grafico.
Paso 4: Seleccione la ubicación del grafico como un objeto o en una nueva
hoja.
1
2
22
12. FORMATO CONDICIONAL
el formato condicional es una de las opciones de

EXCEL que permite aplicar un formato a las celdas que
cumplan con cierta condición. Ejemplo colocar en
negrilla y color verde cuando el valor de una celda sea
mayor que tres.
1
Para aplicar el formato condicional seleccione la celda
o grupos de celdas que quiera aplicar el formato y presione clic en el menú
formato opción formato condicional.
Seleccione el Seleccione la
valor de la prueba logia Digite el valor de la
celda prueba logia
1 3
2
4
Activa el cuadro de
dialogo formato
5 6 7
8
Agregar mas
condiciones
Eliminar condiciones
23
13. ORDENAR DATOS
Al ordenar una lista, Microsoft Excel organiza

la filas en función del contenido de la columna
que elija: la columna Ordenar por. Presione 1
clic en el menú datos opción ordenar.
Para organizar una lista alfabéticamente en

función de los datos de una columna, puede
especificar un orden ascendente A a Z o
descendente Z a A.
El ejemplo siguiente, al clasificar la lista en

orden ascendente en función de la columna
"Nombre", los nombres de los empleados aparecen en orden alfabético.
Primer criterio
de orden
Lista de empleados ordenada alfabéticamente
Segundo criterio A B C
de orden
1 Código Nombre Básico
2
Tercer criterio 55.452.456 Angélica ramos 408.000.00
de orden 3
12.627.145 Berta López 650.000.00
4
89.562.231 Carlos Gutiérrez 450.000.00
5
78.456.120 Edwin Guzmán 100,000,00
6
78.123.456 Gloria Arrieta 408.000.00
7
72.456.147 Harold López 320.000.00
8
13.458.478 José mesa 480.000.00
9
59.478.896 Luis Pérez 560.000.00
24
14. AUTOFILTROS
Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar y trabajar con un subconjunto
de datos de una lista. Una lista filtrada muestra sólo las filas que
cumplen el criterio que se especifique para una

1 2
columna. Microsoft Excel proporciona dos
comandos para aplicar filtros a las listas:
• Auto filtro: Que incluye filtrar por

selección, para criterios simples
• Filtro personalizado: Para criterios lógicos
A diferencia de ordenar, el filtrado no reorganiza las listas. El filtrado oculta

temporalmente las filas que no desee mostrar. Cuando Excel filtra filas, puede
modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto de la
lista sin necesidad de reorganizarlo u ordenarlo. Para aplicar un auto filtro
presione clic en el menú datos seleccione la opción filtro y luego auto filtro.
Control para
Crear un filtro filtrar la lista
personalizado por prueba
25
Lista filtrada a un criterio
Lista filtrada personalizada
Seleccione en la lista opción personalizada e indique el criterio de la prueba

lógica.
Columnas a
Conectivo lógico filtrar
Seleccione el
criterio lógico
26
15. SUB TOTALES
Microsoft Excel puede resumir datos automáticamente calculando valores de

subtotales y de totales en una lista. Para usar los subtotales automáticos, la lista
debe contener columnas rotuladas y debe estar ordenada por las columnas para
las que desee calcular los subtotales.
Presione clic el menú datos seleccione la opción subtotales
Expandir o contraer los

subtotales
Columnas
de cambio
Función para
el subtotal
Hoja de calculo con

subtotales
27
16. VALIDAR ENTRADA DE DATOS
En algunos casos en necesario validar la entrada de un datos en la celdas de la

hoja de calculo que estamos realizando esto permite darle algo de seguridad al
ingreso de datos y tomamos el control de los valores que el usuario ingresa a
nuestra hoja de calculo.
Podemos crear una lista de elementos validos

a ingresar a una celda. Ejemplo en el caso de
una factura si deseamos crear una lista de
1
todos los productos que ofrece el almacén,
usuario no tendrá la necesidad de digitar el
nombre del producto, solo tiene que
seleccionar el producto de la lista.
Para crear una lista siga los siguientes pasos.
• En la misma hoja de cálculo, escriba la lista de entradas válidas en una

única columna o en una única fila. No incluya celdas en blanco en la lista.
• Seleccione las celdas que desee restringir.
• En el menú Datos, haga clic en Validación y elija la ficha Configuración.
• En el cuadro Permitir, haga clic en Lista.
• En el cuadro Origen, introduzca una referencia a lista de datos válidos.
28
Ejemplo: desarrollemos una factura para crear una lista con los productos a
vender.
Creando una lista de entrada validas
Celda a restringir
Permitir lista
Lista de entradas
validas
Referencia absoluta de las
lista de entrada validas
Resultado de lista de entrada validas
29
Especificar Entradas Validas
Para especificar entradas validas debemos ingresar que valor es el permitido por
medio de una prueba lógica.
Utilizando mensaje entrante el usuario tendrá una ayuda para saber el valor a
ingresar.
Utilizando mensaje de error el usuario tendrá un mensaje cuando el valor

ingresado no sea el permitido.
Ejemplo.
En una factura las cantidades máximas a vender por item son de 100 unidades.
Debemos validar la celda donde ingresemos las cantidades para que no se
permitan valores máximos a 100 unidades.
Celda a
validar
Valor permitido
Prueba lógica
Valor máximo
permitido
30
Mensaje de entrada: Este mensaje ocurre cuando el cursor este ubicado en la

celda validada
Titulo para el mensaje
Mensaje de entrada
Mensaje de error: Este mensaje ocurre cuando el valor ingresado no es el

permitido.
Titulo para el mensaje
Estilo de mensaje Mensaje de error
31
17. FORMULARIO
En algunos casos es conveniente ingresar la información de una hoja de calculo

utilizando los controles naturales de Windows.
Esto ayuda al usuario además de realizar búsqueda de datos por diferentes

criterios.
Para crear un formulario de entrada de datos
Digite los encabezados de la información de la hoja 1

de calculo a crear.
Ubique el cursor en la primera celda de la hoja de

calculo.
presione clic en el menú datos luego escoja la opción formulario.
Información de la
hoja de caculo
Controles del
formulario
32
18. EJERCICIO PRACTICO 6.
El instituto System Center necesita una hoja de calculo para hallar la nota
definitiva de los estudiantes teniendo en cuenta la siguiente información.
• Código del estudiante

• Nombre
• Primera nota
• Segunda nota
• Tercera nota
• Definitiva
Para las celdas de la nota valide las respectiva celdas en donde le valor
máximo permitido sea 5.0
Para la celda definitiva aplique un formato condicional en donde muestre de

color Rojo las notas definitivas menores a 3.2 y las notas mayores a 3.2 de
color Azul.
Celdas a validar Celdas con formato condicional
33
19. MACROS
Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, puede automatizarla

mediante una macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones
que se almacenan en un módulo de Visual Basic y que puede ejecutarse siempre
que sea necesario realizar la tarea. Al grabar una macro, Excel almacena
información sobre cada paso dado cuando se ejecuta una serie de comandos. A
continuación, se ejecuta la macro para que repita los comandos.
Pasos para crear una macro. 1

2
Seleccione Macro en el menú
Herramientas y, a continuación,
haga clic en Grabar.
En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro.
Nombre de la macro
Método abreviado
para la macro
Descripción de la macro
El primer carácter del nombre de la macro debe ser una letra. Los demás
caracteres pueden ser letras, números o caracteres de subrayado. No se
permiten espacios en un nombre de macro; puede utilizarse un carácter de
subrayado como separador de palabras.
34
Una vez presione aceptar proceda a realizar las operaciones que desea
automatizar en la tarea correspondiente.
Detener
grabación
En el cuadro Guardar macro en, haga clic en la ubicación en que desea
almacenar la macro.
Para ejecutar la macro presione clic en el menú herramientas seleccione la

opción macro luego presione clic en la opción macro o presione la combinación
de teclas asignadas a la macro.
Ejecutar la macro
Lista de macros
35
20. ASIGNAR MACRO A UN OBJETO
Para la ejecución de una macro de Excel se

puede realizar de varia formas sea utilizando
la combinación de teclas que le fuero 1
asignadas o por medio del menú
herramientas para este caso vamos hacer
uso de la barra de la herramientas formulario
tomando el botón de comando.
2
• Para activar la barra de herramienta
formulario presionamos clic en el menú
ver opción barra de herramientas luego
opción formulario.
Botón de comando
• Dibuje el botón de comando en la posición deseada de la hoja de calculo,

digite el nombre para el control y
presione clic derecho sobre el.
36
• Seleccione el nombre de la macro

a asignar al objeto y presione aceptar.
21. FUNCIONES AVANZADAS
SUMAR.SI
Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.
Sintaxis
SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)
Rango: Es el rango de celdas que desea evaluar.
Criterio: Es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina qué
celdas se van a sumar. Por ejemplo, el argumento criterio puede expresarse
como 32; "32"; ">32"; "manzanas".
Rango_suma: Son las celdas que se van a sumar. Las celdas contenidas en
rango_suma: Se suman sólo si las celdas correspondientes del rango coinciden
con el criterio. Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el
argumento rango.
Ejemplo: =Sumar.Si(a1:a10;”Manzanas”;c2:c10)
37
CONTAR.SI
Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con
el criterio especificado.
Sintaxis
CONTAR.SI(rango;criterio)
Rango: Es el rango dentro del cual desea contar el número de celdas que no
están en blanco.
Criterio: Es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las
celdas que se van a contar. Por ejemplo, el argumento criterio puede expresarse
como 32; "32"; ">32" o "manzanas".
Ejemplo: CONTAR.SI(A3:A6;"Manzanas").
BUSCARV
Busca un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y
devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla.
Sintaxis
BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparación;indicador_columnas;ordenado)
Valor _ buscado: Es el valor que se busca en la primera columna de la matriz.
Valor _ buscado: Puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_de_comparación: Es el conjunto de información donde se buscan los
datos.
Indicador_columnas: Es el número de columna de matriz_de_comparación
desde la cual debe devolverse el valor coincidente.
Ordenado: Es un valor lógico que indica si desea que la función BUSCARV

busque un valor igual o aproximado al valor especificado. Si el argumento
38
ordenado es VERDADERO o se omite, la función devuelve un valor aproximado,

es decir, si no encuentra un valor exacto, devolverá el valor inmediatamente
menor que valor_buscado. Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el valor
buscado. Si no encuentra ningún valor, devuelve el valor de error #N/A.
Ejemplo: tenemos una lista de registros en una hoja de calculo, y deseamos

realizar una búsqueda de tal forma que al digitar el código del registro muestre en
las columnas siguiente la cedula, apellido, nombre, fecha nacimiento y sexo.
=BUSCARV(A2;HOJA1!$A$1:$F$15;2;VERDADERO)
Hoja de calculo con

la lista de registro
ordenada en la
Aplicando la formula
con la función
buscarv en la celda b2
de la hoja de calculo
Celda del criterio de
búsqueda en la hoja
de calculo hoja1
39
BUSCARH
Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a
continuación, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en
la tabla o en la matriz. Use BUSCARH cuando los valores de comparación se
encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee
encontrar información que se encuentre dentro de un número especificado de
filas. Use BUSCARV cuando los valores de comparación se encuentren en una
columna a la izquierda o de los datos que desee encontrar.
Sintaxis
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)
Valor_buscado: Es el valor que se busca en la primera fila de
matriz_buscar_en: Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una
cadena de texto.
Indicador_filas: Es el número de fila en matriz_buscar_en desde el cual se
deberá devolver el valor coincidente.
Ordenado: Es un valor lógico que especifica si desea que el elemento buscado

por la función BUSCARH coincida exacta o aproximadamente. Si ordenado es
VERDADERO o se omite, la función devuelve un valor aproximado, es decir, si
no se encuentra un valor exacto, se devuelve el mayor valor que sea menor que
el argumento valor_buscado. Si ordenado es FALSO, la función BUSCARH
encontrará el valor exacto. Si no se encuentra dicho valor, devuelve el valor de
error #N/A.
40
22. PEGADO ESPECIAL.
Excel presenta una opción llamada pegado especial la cual permite reproducir
información anteriormente copiada, esta información puede ser contenido de
celdas, formulas, validaciones, todo etc.
Para utilizar la opción pegado especial presione clic en el menú edición opción
pegado especial.
Por medio del pegado especial se puede decidir que se desea pegar de la
selección, ya sea Todo, sólo los Valores, los Formatos, etc. En la opción
Operación, se pueden combinar los valores de dos celdas en una sola,
realizando alguna de las operaciones indicadas, esta operación tomará la celda
copiada y la unirá con la celda donde se peguen los valores, en ambas celdas
debe haber datos numéricos.
41
23. PROYECTO FINAL
El proyecto consiste en tres hojas de calculo que interactúan entre si la primera

contiene el formato de la factura con las formulas definidas.
La segunda hoja de calculo contiene una base de datos de los productos a

facturar.
La tercera hoja de calculo almacenara el valor total de las facturas a cancelar.
El objetivo es crear una solución informática para un proceso de facturación en

donde el usuario digitara la referencia de un producto y esta mostrara
automáticamente el nombre del producto y su valor unitario que se encuentra en
la hoja 2.
De igual forma queremos automatizar la opciones de impresión, almacenar y

borrar utilizando macros.
Tendremos en cuenta una condición para hacer un descuento del 10% si el total
de la factura supera el valor de 3.500.000 en caso contrario no se hara
descuento.
A continuación presentaremos la información del proyecto.
42
HOJA FACTURA.
Observe que en la hoja factura se encuentra la información básica de una factura,

teniendo en cuenta que hemos utilizado algunas herramientas para hacer mas
atractiva su presentación tales como wordarts, cliparts, botones de comando,
formato de negrillas, formato de relleno.
Realice las formulas en la columna descripción y precio unitario que al digitar la
referencia busque la información correspondiente en la hoja 2.
Realice las formulas de la columna total, subtotal, iva y total para el descuento
utilice una condición.
43
HOJA PRODUCTOS.
En la hoja2 llamada productos realice esta lista utilizando tres columnas con la referencia,
nombre del producto y el precio unitario.
Con la función BUSCARV buscara la referencia que digitara en la hoja factura para devolver
las columnas nombre del producto y precio unitario.
44
HOJA ALMACENAMIENTO:
En esta hoja de calculo almacenara la fecha, nombre del cliente y el total de la

factura. Realice una macro que copie la fecha el nombre del cliente y el total de la
factura celda correspondiente de la hoja almacenamiento, luego asígnela al botón
almacenar.
Para realizar esta macro utilice la opción copiar y luego pegado especial
utilizando la opción valores de l cuadro de dialogo pegado especial.
45
24. BIBLIOGRAFÍA
• Ayuda Microsoft Excel 2000.

• www.aulaclic.es
• www.microsotf.com
• Camino fácil a Microsoft Excel editorial compuclub
46

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HOJA DE CALCULO - EXCEL 2

Conoceremos algunas funciones y la aplicaremos a ejemplos para conocer su

Aprenderás a administrar listas de datos, ordenar por diferentes criterios y validar

La hojas de calculo brindan la posibilidad de crear grandes soluciones

Es muy importante que el estudiante de system center no quede en las

Conocer la hoja de calculo Microsoft Excel de una manera avanzada utilizando

De esta manera creamos estudiantes muchos mas capaces de enfrentar

• Conocer el uso y la aplicación de condiciones en Excel

• Orientación teórica y practica usando sala de computo

La función SI en la hoja de calculo EXCEL permite establecer una comparación

=SI(PRUEBA LÓGICA;INSTRUCCIÓN CASO VERDADERO; INSTRUCCIÓN CASO FALSO)

A B C Sumar A y B si a es mayor que 10 en caso

En la segunda fila el resultado es 5 lo cual

Ingrese la siguiente formula en la celda C1:

En caso de comparaciones de tipos de datos caracteres solo utilizara los

La empresa Todo hogar líder en ventas de electrodomésticos quiere darle una

Cedula del vendedor

2 55.452.456 Angélica ramos 408,000,00 1,550,000,00

3 78.123.456 Gloria Arrieta 408,000,00 3,580,000,00

4 12.627.145 Berta López 408,000,00 4,560,000,00

5 13.458.478 José mesa 408,000,00 1,850,560,00

6 59.478.896 Luis Pérez 408,000,00 7,560,450,00

7 72.456.147 Harold López 408,000,00 7,890,456,00

8 89.562.231 Carlos Gutiérrez 408,000,00 6,523,456,00

9 78.456.120 Edwin Guzmán 408,000,00 11,789,456,00

10 896.147.123 José palacio 408,000,00 8,150,145,00

CELDA E2: en la celda E2 ingresaremos la formula que halle la comisión

una estructura de funciones si anidadas se utilizan para realizar varios

=SI(PRUEBA LOGICA;INSTRUCCIÓN;SI(PRUEBA LÓGICA;INSTRUCCIÓN;SI( ....))

en los si anidados podemos realizar un comparación en la negación de la prueba

La empresa Compusystem líder en ventas de partes y accesorios para

Código porcentaje descuento

3 11 2 Mouse PS/2 8.000.00 16.000.00

4 13 1 Parlantes 16.000.00 16.000.00

5 14 7 Teclado PS/2 15.000.00 105.000.00

6 12 1 Pad mouse 5.000.00 5.000.00

7 15 2 Unidad dvd 120.00.00 240.00.00

8 16 1 Impresora 180.000.00 180.000.00

CELDA F2: En la celda F2 ingresaremos la formula que halle el descuento del

En esta formula estamos averiguando que valor tiene la celda a2 si es igual a 10

CELDA G2: En la celda G2 ingresaremos la formula para hallar el valor a pagar

=SI(Y(PRUEBA LOGICA1;PRUEBA LOGICA 2 ...);CASO VERDADERO;CASO FALSO)

ejemplo: la siguiente hoja de calculo sumara los valores de A y B si el valor de A

Ingrese la siguiente formula en la celda C1.

=SI(O(PRUEBA LOGICA1;PRUEBA LOGICA 2 ...);CASO VERDADERO;CASO FALSO)

ejemplo: la siguiente hoja de calculo multiplicara los valores de A y B si el valor de

Ingrese la siguiente formula en la celda C1.

prueba logica si(o (a1=5;b1=20))

=SI(NO(PRUEBA LOGICA1);CASO VERDADERO;CASO FALSO)

ejemplo: la siguiente hoja de calculo sumara valores de A y B si el valor de A no

Ingrese la siguiente formula en la celda C1.

prueba logica si(no (a1=10))

Estrato valor metro cúbico Iva

2 55.452.456 Angélica ramos 1 10

3 78.123.456 Gloria Arrieta 2 12

4 12.627.145 Berta López 3 15

5 13.458.478 José mesa 4 30

6 59.478.896 Luis Pérez 2 25

7 72.456.147 Harold López 3 45

8 89.562.231 Carlos Gutiérrez 4 10

9 78.456.120 Edwin Guzmán 2 12

10 55.452.456 Angélica ramos 3 50

11 78.123.456 Gloria Arrieta 4 56