Política de Gestión Documental de la Caja, la cual está orientada a la gestión de la

información física y electrónica, la implementación de estándares para la información y la

documentación en cualquier soporte; al uso de metodologías para la creación, uso,
mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información; la implementación del
Programa de Gestión Documental y la cooperación, articulación y coordinación permanente
entre las áreas, otros programas y sistemas a fines, y los productores de la información

Toda la documentación producida, deberá estar debidamente registrada en la tabla de

retención documental TRD.
Todas las comunicaciones tales como internas, memorandos, cartas, actas, circulares,
acuerdos, resoluciones, entre otros, se elaboraran de acuerdo con las plantillas
estipuladas y normalizadas por el proceso de Gestión Documental y calidad.
La Dirección Administrativa establecerá los cargos de los funcionarios autorizados para
firmar la documentación con destino interno y externo que genere la Caja.
Para evitar las no conformidades sobre la integridad del archivo, todo trabajador será
responsable de organizar los documentos dentro de la unidad documental (Iegajo, carpeta
o folder), siguiendo los principios de procedencia y orden original.
Para asegurar el control en la transferencia de las unidades documentales, todo
funcionario deberá identificar individualmente cada unidad documental hacienda uso
del Formato Único de Inventario Documental definido por el Archivo General de la
Nación, AGN.
Para garantizar la integridad de los archivos Central e Histórico, no se permitirá la
salida de los documentos físicos, exceptuando aquellas series documentales cuyo
comportamiento requiere el acceso a documentos consignados en el archivo central con
regular periodicidad, debidamente informados por el líder de la dependencia, y los casos
excepcionales que deberá autorizar expresamente el encargado del Archivo
En el Archivo (Gestión, Central e Histórico) solo se almacenarán aquellos documentos
que tengan su respectiva especificación en las Tablas de Retención o Valoración
Documental (TRD o TVD) Y durante el tiempo estipulado en estas.
Con el objeto de promover la organización de los documentos, la concordancia
de los procesos y la optimización del almacenamiento, solo se archivara información
debidamente organizada y que sea de interés para la Caja.
En el Archivo Central reposara solo un ejemplar de cada documento y será aquel que
contenga mayor cantidad de datos útiles, se encuentre en mejor estado de conservación
y se considere de mayor importancia.
Los ejemplares que reposen en el Archivo Central deben ser originales o copias
impresas del documento que no se genere una no conformidad en el sistema, procurando
siempre que no sean fotocopias o documentos duplicados .
Los borradores de trabajo o documentos personales estarán bajo la custodia de cada
funcionario y no se conservarán en el archivo central.
Tanto las Sedes como las áreas de la C a j a , deberán disponer las condiciones
mínimas de almacenamiento según los parámetros dictados por la Dirección
administrativa y el Archivo General de la Nación, que se garantice la protección de los
documentos y el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo.
El proceso de Gestión Documental es la encargada de la implantación, desarrollo y
sostenimiento de la Conservación documental de la Caja atreves del Comité de Archivo.