VENTAJAS

RUBIO y HERNANDEZ, (2013) determinan las siguientes ventajas de la auditoria

administrativa:
1. Aplicación de conocimientos profesionales con gente de experiencia en
determinadas áreas especificas.
2. Aplicación actualizada de conocimientos, pues el auditor esta obligado a conocer
los avances técnicos del área administrativa, asi como estar al tanto de la solución
de problemas que le permitan resolver con rapidez y eficiencia las situaciones que
detecten.
3. Atención especifica de problemas, en virtud de que el auditor debe dedicarse a un
trabajo concreto y especifico, concentrar su atención, esfuerzo y tiempo para lograr
los resultados deseados.
4. Imparcialidad. El auditor proporciona y juicios imparciales, pues conoce las
situaciones, libre de perjuicios o intereses personales, dentro de la empresa.
5. Economia en el costo: el auditor proporciona sevicios profesionales calificados sin
gravar permanenemente los costos, ya que, generalmente, se contrata para un
trabajo especifico.

Planeación
La planeación como primera etapa de la auditoria administrativa es donde se prepara y
decide el trabajo de auditoria que se va a realizar. Aquí se define el desarrollo
secuencial de la actividades encaminadas dentro de los programas asi como la
determinación del tiempo requerido para el desarrollo de cada una de sus etapas.
Su finalidad es prever, anticipadamente a la acción, y asi garantizar que la cobertura de
factores prioritario, las fuentes de estudio, la investigación preliminar, el proyecto de
auditoria y el diagnostico preliminar sean suficientes, pertinentes y relevantes. El
auditor debe considerar las siguientes puntos:
1. Características particulares de Dispol
2. Finalidad de los trabajos
3. Secuencias de su desarrollo
4. Estimación de tiempo, para la estimación de cada uno de los trabajos.
5. Determinación del personal que intervenga
6. Determinación de las técnicas que se utilizaran
7. Determinación de medios materiales
8. Determinación del apoyo que el organismo social proporcionara
El objetivo de la planeación de la empresa DISPOL es determinar si las acciones que se
deben realizar para instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada, tomando
en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para alcanzar en tiempo y lugar los
objetivos establecidos.
Debido a que el principal objetivo del comité es monitorear el proceso de auditoría, este
debe de adoptar su propio plan administrativo, consistente con aquél. Este plan es
diseñado de tal manera que los recursos internos y externos asignados a la función de
auditoría sean adecuados y se usen de manera efectiva (optimizando los recursos
existentes) En vista de la capacidad de inspección y consultoría del comité de auditoría,
el plan debe incluir revisión, evaluación del propósito general, de los objetivos y de los
recursos disponibles por el plan anual de auditorías de toda la corporación, además las
recomendaciones del comité sobre las metas y objetivos de auditoría para la aprobación
por parte de la empresa.
ETAPA DE PLANEACION
Toda actividad humana requiere de un inicio ordenado que permita la adecuada
canalización de recursos, esfuerzos y cumplimiento de las tareas de acuerdo a un marco
trazado, para obtener el objetivo y metas deseadas. Planeación significa trazar una
directriz, establecer programas o guías económicas y conceptuales, indicando objetivos,
etapas de financiamiento y la estructura orgánica adecuada para desarrollar y culminar
satisfactoriamente las actividades que se han apropiado en un momento dado
Considerando que en un concepto analítico o sintetizado el criterio de referencia es
universal, en el desempeño de la auditoría interna tiene relevancia suprema, ya que la
empresa DISPOL su campo de acción es muy amplio, e inclusive puede ser general o
especifico, siendo por ello verdaderamente saludable que el concepto que nos ocupa
siempre se contemple en la evaluación. Debe de precisarse que el tema de planeación es
visto en forma por demás amplia en numerosos casos, por lo cual cabe mencionar los
aspectos a considerar en la planeación de la auditoría interna.
Estudio Preliminar de la Empresa
Es natural que la actividad devaluatoria se inicie con un análisis y estudio preliminar de
la organización DISPOL o de un tema especifico, ya que esto permite relacionarse con
el medio, personal involucrado a su operación, permitiendo observar diferentes hechos,
documentos y prácticas que serán útiles al momento de formar la opinión profesional
del auditor.
El estudio preliminar se orienta básicamente a identificar la problemática que existe en
la organización DISPOL y el riesgo potencial inherente, así como las áreas que será
necesario auditar, y la frecuencia en que se realizaran durante el año
Determinación de las Áreas Auditables
Partiendo de la base que el campo de actuación de la auditoría interna es en la misma
empresa DISPOL, y que sus límites pueden llegar más allá, hacia las terceras personas,
físicas, morales y entidades federativas que tengan relación con la misma, se concluye
que todas las áreas de la empresa DISPOL y las operaciones que realicen, están sujetas
a ser consideradas dentro del plan anual de auditoría para su posterior revisión. Las
principales áreas dentro de la organización DISPOL deben ser consideradas por los
auditores internos dentro del plan anual de auditoria que elaboran ellos mismos. Su
prioridad dependerá del grado de riesgo que se determine de cada una de las áreas que
son marcadas como relevantes. A continuación se presentan las áreas que por regular
son las de más importancia dentro de las empresas y que el auditor comúnmente pone
mayor atención.
Preparación de la auditoria
• Plan de la auditoría
• El plan debe ser flexible para efectuar cambios según lo requiera la información
recolectada o para permitir el uso efectivo de los recursos, debiendo incluir:
• Objetivos y alcance.
 Identificación de las personas involucradas dentro de la organización las de
auditoria. Información de referencia.
 Fecha, lugar, duración esperada y áreas involucradas.
 Programas de reuniones. Confidencialidad.
 Distribución del reporte y fecha esperada de emisión.
• Si se representan objeciones al plan, estas deben ser resueltas antes de iniciar la
auditoria.
• Los detalles del plan solo deben ser comunicados al auditado si no se compromete la
recolección de evidencia objetiva.
Documentos de trabajo
• Lista de revisión.
• Formato para observaciones.
• Formatos evidencia de soporte.
• Los documentos de trabajo no deben restringir actividades o investigaciones
adicionales.
• los documentos de trabajo que impliquen información confidencial deben ser
resguardados.
Ejecución de la auditoria
 Reunión de apertura
 Presentación de participantes.
 Revisión de alcances y objetivos.
 Explicación de métodos y procedimientos a usar, t Establecer canales de
comunicación.
 Confirmar disponibilidades de recursos.
 Confirmar calendario de reuniones.
  Clarificar dudas.
Reconocimiento
• Recolección de evidencia.
 La evidencia puede ser capturada en entrevistas, revisión de documentos u
observación directa.
 Las señales de no conformidad deben anotarse e investigarse.
 La información debe corroborarse a través de otra fuente independiente.
• Observaciones de la auditoría
 Documentar todas las observaciones.
 Al terminar el proceso, revisar todas las observaciones y determinar cuáles serán
reportadas como no conformidades.
 Todas las no conformidades deben estar soportadas por evidencia.
Las no conformidades deben identificarse en términos del requerimiento específico a
que corresponda.
• Reunión de cierre
• Antes de elaborar el reporte de la auditoria, realizar reunión con el auditado para
presentarle las observaciones y asegurar que las entienden.
• Presentar las observaciones tomando en cuenta el significado percibido.
• Presentar las conclusiones relacionadas con la efectividad del sistema para asegurar el
cumplimiento de los objetivos.
Seguimiento:
Se lleno el reporte de Convocatoria de Auditorias (ABAS/CA-AUD) Marcando:
1. Alcance y Objetivos.
2. Fecha y Lugar
3. Se marcaron la fecha de Inicio y Termino de la Auditoria Interna
4 Identificación de los elementos responsables
Se presentaron los documentos a auditar y se realizaron un aserie de cuestionamientos
en base a lo presentado para validar que se siguen en forma todos los procedimientos y
flujos presentados. Llegando a llenar el reporte de Auditoria (ABAS/RCAUD).
El alcance de dicha auditoria fue considerando los documentos como también los
procedimientos que ya se utilizaban y que están relacionados con los requisitos y
medidas para proteger la información de Abastecimientos.
Entrevista a empleados directos, indirectos, contratistas (un 7% del total).
• Registros, formas (ABAS/RC-AUD) y procedimientos relacionados con el Sistema de
Administración de Calidad.
• Areas de revisión , principalmente aquellas que se relacionen con el abastecimiento de
Materia Prima.
• No-Conformidades encontradas en auditorias previas.
El criterio acordado para la evaluación de las no-conformidades será:
 Acción Correctiva: Es una acción tomada para eliminar la causa(s) de una no
conformidad existente, defecto u otra situación indeseable a fin de evitar su
recurrencia.
 Total ausencia de documentos y/o implantación del Sistema de Administración de
Calidad S El incumplimiento del estándar.
 Procedimental una tarea y no llevarla a cabo.
 Cualquier incumplimiento de un procedimiento aun y cuando el estándar no lo pida.
 La discrepancia entre documentos o instrucciones de trabajo.
 La no referenciarían de documentación.

 Acción Preventiva: Es una acción que se llevará a cabo para modificar

procedimientos, incluso al Sistema de Administración de Calidad, para evitar
una posible no conformidad.

 Aquella que no lleva al riesgo a la calidad del producto pero su ausencia puede
ocasionar un daño futuro.
 Aquella que pueda implicar una probable desviación futura.

El procedimiento de este reporte es el siguiente:

1 - Será enviado (por correo electrónico) al Gerente de Abastecimientos ( con copia

a la Analista de Abastecimientos y al Coordinador)
2.- El Gerente de Abastecimientos junto con el responsable de la no-conformidad
deberá investigar la causa raíz, la acción correctiva o preventiva, la acción
correctiva para prevenir recurrencia, en el caso de una acción correctiva, así como la
fecha promesa en la que deberá ser resuelta.
Nota.- Si la fecha promesa es después de la de revisión, se revisara el Porcentaje de
avance para dicha acción correctiva.
3 - Este reporte deberá ser regresado al auditor (por correo electrónico)
4.- La revisión se llevara a cabo y se evaluará cada una de las desviaciones, si
alguna de ellas no ha sido corregida se enviará un reporte especial a la gerencia del
área.

PLANEACIÓN
 Hallazgos

• Estrategias
Las estrategias no están por escrito.
• Políticas
No se conocen en su totalidad.
•Procedimientos
Conocimiento parcial de los procedimientos.

CAUSAS

 Estrategias
- La tradición de cómo se han hecho las actividades, eventos, entre otras, ha
permitido que no estén por escrito, es decir, se hacen porque así se han venido
realizando.
- Los imprevistos que se presentan o la toma de decisiones inmediatas requiere de
soluciones que no están estipuladas.
 Políticas
- la generalidad de éstas ha contribuido a que no se den a conocer de manera
formal a las coordinaciones y departamentos.

 Procedimientos
- El número de actividades son diversas y variadas, por lo que el establecimiento
de procedimientos para cada una de ellas no se ha realizado, además que la
experiencia de saber como se hacen las cosas tampoco ha permitido que se
establezcan por escrito
RECOMENDACIONES
 Estrategias
- Se recomienda que para la elaboración de estrategias, en juntas por sección o
por departamentos se formulen para que sean evaluadas por el consejo directivo
de la institución, y una vez aprobadas sean del conocimiento de todos los
empleados, en la junta general de inicio de curso.

 Políticas
- Para hacer del conocimiento de las políticas a los empleados, se propone que se
elabore un folleto o tríptico en el cual estén explícitas.

 Procedimientos
- Por medio de la formación de comisiones entre el personal de DISPOL, se
formulen, actualicen y se den a conocer los diversos procedimientos, sobre todo
de aquellos se realizan periódicamente