PLABID CÓDIGO

FECHA DE Septiembre
SISTEMA DE GESTION Y CALIDAD
EMISION 2019
Procedimiento de
PROCEDIMIE revisión de FECHA DE
Septiembre
NTO solicitudes ofertas y REVISION
2021
control

1.0 OBJETIVO.
- El objetivo de PLABID en este procedimiento es describir los sistemas
establecidos, para la preparación de ofertas y la revisión de pedidos, con el
fin de asegurar mediante la revisión de datos que:
- Se definen y registran informáticamente los requisitos que se hayan
acordado con el cliente.
- Se resuelve cualquier diferencia que haya entre la oferta y el pedido.
- Se dispone de la capacidad técnica y organizativa necesaria para
cumplir los requisitos solicitados por el cliente.
- Se cumplen con los requisitos legales y reglamentarios para
desarrollar los servicios contratados.

2.0 ALCANCE.
- Este procedimiento realizara un continuo análisis de la información de los
documentos del personal que labora en Laboratorio PLABID. Así como la
capacitación continua de todo nuestro personal para que crezca en
Laboratorios PLABID.

3.0 DEFINICIONES.

3.1 Oferta: Servicio (s) de análisis de laboratorio ofertados por el

laboratorio.

3.2 Contrato: Acuerdo de voluntades, verbal o escrito, manifestado en

común entre dos o mas personas con capacidad, que se obligan en
virtud del mismo, regulando sus relaciones relativas a una
determinada finalidad o cosa.

3.3 Cliente externo: Persona física o jurídica, externa al laboratorio,

que solicite los servicios de análisis de muestras brindadas por el
mismo.

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4.0 DOCUMENTOS RELACIONADOS

Cuadro I. Documentos relacionados o de referencia
CODIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO
P-PRM-01 Proceso de recepción de muestras
P-MPRM-01 Modificación al proceso de recepción de muestras
P-C-01 Formato de cotización

5.0DESARROLLO.

5.1 Pedidos, ofertas y contratos del laboratorio PLABID

5.1.1 Generalidades

- El cliente se informará de los servicios que ofrece el laboratorio mediante la

consulta en el área de recepción de muestras donde se dan a conocer al
cliente si lo requiere.
- Las solicitudes o pedidos de los clientes pueden llegar al laboratorio vía
telefónica, de forma escrita o de manera personal.
- La oferta de servicios que brinda el laboratorio depende de la capacidad
instalada que tenga el mismo en un momento determinado, es decir, la
cantidad de muestra que se reciben, cantidad de analitos a determinar y los
tiempos de respuestas pueden varias sin previo aviso.

5.1.2 Solicitud de servicios de análisis.

- Cliente externo
Por medio del formulario, Solicitud de servicios de análisis, el cliente
solicita al laboratorio una oferta de servicios.
La secretaría debe verificar el registro lista de clientes externos y si el
cliente no se encuentra en la base de datos procede a completar la
información correspondiente.

5.1.3 Cotización de servicios

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- A partir de la información suministrada por el cliente en el formulario,

Solicitud de servicios de análisis, el encargado de recepción de muestras,
procede a realizar una cotización completando el formulario Cotización de
servicios PLABID. Una vez realizada la cotización la envía al jefe del
departamento, para que este la revise y apruebe o rechace según
corresponda.
- El jefe del departamento (o en su defecto su sustituto) procede a revisar la
cotización (debe tomar en cuenta por ejemplo si el laboratorio cuenta con
la capacidad instalada requerida, si posee personal, materiales, tiempo,
entre otros), para esto completa el documento, Revisión de cotización
de
- análisis PLABID. Una vez que la cotización es revisada la devuelve a la
secretaría para que esta proceda a enviarla al cliente.
- Si el cliente acepta la cotización, se coordina con este, la fecha en que el
laboratorio recibirá las muestras.
5.1.4 Recepción y establecimiento del contrato.
- El cliente debe presentar en la recepción de PLABID, la (s) muestra (s)
junto con los siguientes documentos:
- Cliente externo: Comprobante de pago del análisis requerido.
- La información que aporten estos documentos debe ser la requerida y
legible. Los mismos deben estar firmados y son entregados al personal del
área de recepción de muestras, quien verifica estén debidamente
completos.
- Si ambas partes están de acuerdo y la información es la requerida, se
establece el contrato, mismo que se hace efectivo cuando se lleva a cabo el
registro de ingreso y codificación de la muestra y se genera el documento
Solicitud de análisis, el cuál es firmado por el encargado de la recepción de
muestras, la persona que entrega las muestras y por el jefe de laboratorio o
su sustituto.
5.1.5Custodia

- El encargado de recepción de muestras es el responsable de la custodia de

los registros que se generan en esta actividad y de las muestras, hasta que

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son retiradas por el personal del departamento respectivo para la

realización del ensayo correspondiente.
5.1.6 Comunicación con el cliente

- Si por alguna razón se presenta una desviación con respecto al contrato o

solicitud de análisis, el jefe del laboratorio debe notificarlo al cliente vía
correo electrónico o mediante oficio.
- Si un contrato o solicitud de análisis necesita ser modificado después de
haber comenzado el trabajo, ya sea por solicitud del cliente o del
laboratorio, se debe registrar dicha modificación.
- Una vez que el nuevo contrato se firma, pasa a ser oficial y el contrato
anterior pasa a ser nulo.
- La secretaria entrega el contrato que ahora es oficial a cliente y guarda otro
documento debidamente firmado para respaldo del laboratorio. A la versión
nula del contrato la secretaria le realiza una raya de manera transversal,
escribe la palabra NULO, coloca la fecha y lo firma. Este documento se
debe archivar junto con el registro.
5. Anexos
- No aplica
-

Elaboro Reviso Autorizo

cargo cargo cargo
fecha   fecha   fecha  

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