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Para la comprensión del expediente se hará una breve reseña de los documentos
de la gestión administrativa en el ámbito de la gestión pública:
COMDOC III
Dentro del sistema informático existe una clasificación de los papeles que se
diligencian en:
Carpetas: por ejemplo: el expediente y el trámite interno. Son contenedores de otros
documentos y de otras carpetas. Las Carpetas Contenedoras para Areas son carpetas
que pueden iniciar cada área para su mejor ordenamiento interno. Si bien, presentan
el mismo procedimiento que los expedientes y los TRI, tienen otro valor
administrativo ya que sólo pueden contener memos y notas, y no necesitan ser
originadas por la Dirección de Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría
Administrativa.
Documentos: pueden ser de papel o electrónicos, por ejemplo: una nota o memo.
No son contenedores de carpetas ni de documentos.
EL EXPEDIENTE
Iniciación
Recepción Compaginación Foliatura Tramitación
de
Documentación
Agregados y Reconstrucción
Desgloses
Formalidades Frecuentes
Formalidades Especiales
Iniciación
Diligenciamiento de la documentación
Las solicitudes y los pases de las actuaciones que se realicen ante la Secretaría
administrativa del H.S.N. se realizarán mediante “memorándum” (se adjunta
modelo).
El titular de cada área podrá efectuar sus consideraciones, disposiciones y pases por
medio de una “nota” (se adjunta modelo).
Los escritos se redactarán en forma legible, en idioma nacional, salvándose toda
testadura, enmienda o palabras interlineadas.
En el “Asunto” de los “memos” se debe expresar brevemente el motivo, petitorio o
identificación del expediente, según corresponda. Las “notas” lo llevarán en la parte
superior derecha, debajo de la fecha.
Todo escrito que se presente ante la Secretaría Administrativa para iniciar una gestión
debe contener los siguientes datos:
a) Área remitente, con firma y sello del superior jerárquico, autoridad o legislador.
b) La petición debe ser concreta, clara y precisa.
c) Los agentes o particulares deben anotar nombres y apellido, documento de
identidad y domicilio real y constituido.
Toda presentación ante la Dirección de Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría
Administrativa se hará en original y copia. Sobre la copia se colocará el sello de
recepción con la identificación correspondiente, dando inicio a un trámite o
expediente. No obstante quien haya entregado un documento o escrito con la
expresión “es copia fiel del original” puede solicitarle al responsable
administrativo una copia certificada de los mismos.
La tramitación de toda la documentación con soporte papel se realiza registrando
electrónicamente la transferencia en el COMDOC III, con la emisión del respectivo
Remito que será recepcionado por el área de destino.
Los plazos pueden ampliarse cuando la complejidad de los asuntos que se tratan así
lo requieran. Dicha prórroga debe ser expresamente solicitada y justificada al superior
jerárquico del área responsable primaria (área donde se originó el trámite).
Compaginación
Los cuerpos continuarán con la foliatura correlativa y cada uno tendrá su número
de orden, por ejemplo 2.° Cuerpo, 3.° Cuerpo, etc.
Foliatura
Cuando las fojas desglosadas pasan a integrar otro expediente, se debe dejar una
nota como constancia en el expediente en el que se desglosaron y, se registrará en el
Comdoc.