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TEORÍA DE SISTEMAS

UNIDAD 3
BLOQUES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
Programa Ciencia de la Información y la Documentación,
Bibliotecología y Archivística
Unidad 3: Bloques de un Sistema de Información

UNIDAD 3

BLOQUES DE UN SISTEMAS DE INFORMACIÓN

1. El producto – Sistema de información

Las organizaciones, para cumplir con su misión, adquieren y hacen uso de diferentes
sistemas de información que soportan las funciones del negocio. A continuación, se
da a conocer la estructura de un Sistema de Información en la imagen 1:

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Unidad 3: Bloques de un Sistema de Información

Estructura general de un SI (Imagen 1)

2. Front & Back office SI

Los Front Office Systems y Back Office Systems proveen los datos para los sistemas
de gestión de la información que soportan las decisiones del negocio. Al mismo
tiempo que los SI interactúan con clientes y proveedores a través de tecnologías de
comercio electrónico y Gestión del Cliente – CRM, y Gestión de Proveedores – SCM.
Finalmente, la mayoría de las compañías utilizan el internet como medio de
comunicación.

En la unidad anterior, se describieron las diferentes clases de SI (Nivel Operacional,


Nivel de Conocimiento, Nivel Superior Administrativo, Nivel Estratégico), cada uno
tiene su propia razón de ser y atiende un proceso del negocio, y a usuarios diferentes.
En consecuencia, estos sistemas se solapan. Por tanto, deben comunicarse entre sí e
interoperar para alcanzar su objetivo, que es servir de apoyo al cumplimiento de la
misión de la organización.

En la siguiente imagen, se puede observar las diferentes aplicaciones y tecnologías


que están involucradas en una entidad. Note que existen múltiples tipos de
almacenamiento de datos, y sólo algunos de ellos trabajan juntos, e interoperan.
Preste atención a los siguientes numerales en la Imagen 2:

A) El primer sistema de transacción responde a un dato de entrada a la


transacción (por ejemplo, una orden de pago). Esto genera una información
que se debe verificar en el proceso de una transacción de entrada.
B) El segundo sistema de procesamiento de transacciones escasamente produce
una transacción de salida (por ejemplo, una factura). Tal sistema puede
responder a algo tan simple como es el paso del tiempo (por ejemplo, que al
fin de mes genere toda la facturación correspondiente.)

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Unidad 3: Bloques de un Sistema de Información

C) El primer sistema de gestión simplemente genera reportes o información (Por


ejemplo, reportes de análisis de ventas) usando datos almacenados dentro de
una base de datos transaccional (haciendo uso del sistema de procesamiento
de transacciones)

D) El segundo sistema de información utiliza los modelos de negocio (Por


ejemplo, MIS) para generar información de gestión de operaciones (Por
ejemplo, una programación de producción de la empresa).

E) Observe que un MIS puede ser utilizado desde una o más bases de datos
transaccionales.

F) Note que información actualizada que es capturada inmediatamente son


generadas pueden llegar a poblar un warehouse o bodega de datos. Los datos
almacenados en una bodega de datos serán organizados para asegurar un
fácil acceso y consulta por parte de los administradores.

G) Las aplicaciones de los sistemas de información Ejecutivos y de soporte a las


decisiones proveen generalmente acceso de sólo lectura a las bodegas de
datos para producir información de gestión Ejecutiva y de soporte a las
decisiones.

H) Un sistema experto requiere una base de datos especial que almacene la


experiencia a través de formularios construidos bajo reglas y heurísticas.

I) Un sistema experto puede aceptar como entradas, problemas o ideas de


problemas del entorno (¿Por ejemplo, los desechos generados por la empresa
están dentro de los límites legales establecidos?), y entonces responde al
problema dentro de una solución apropiada basada en la experiencia de los
sistemas.

J) Los sistemas de automatización del personal de una oficina giran alrededor de


los datos y de las necesidades de procesamiento del negocio del empleado.
Tales sistemas son típicamente desarrollados por los mismos usuarios (corren
en el computador personal).

K) Los sistemas de automatización de Grupos de trabajo se basan en mensajes


(Por ejemplo: a través del e-mail) y son soluciones a pequeña escala para las
necesidades de cada oficina. Como se observa en la figura, estos sistemas
pueden acceder o importar datos desde sistemas muy grandes, o sistemas de
procesamiento de transacciones.

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Unidad 3: Bloques de un Sistema de Información

Aplicaciones de un SI (Imagen 2) 1
3. Arquitectura de un Sistema de Información

Básicamente, la arquitectura de un Sistema de Información provee una fundamentación


estructural para organizar los diferentes bloques del SI que se desea desarrollar. Esta
arquitectura sirve como un marco de alto nivel para entender los diferentes puntos de
vista de los principales bloques existentes en un SI.

Es así como, los propietarios y los usuarios del SI tienden a enfocarse en tres objetivos
del negocio. Estos objetivos son generalmente establecidos dando respuesta a cómo:

• Mejorar el conocimiento del negocio. El conocimiento es el producto de la


información y de los datos.
• Mejorar los procesos del negocio y sus servicios.
• Mejorar la comunicación del negocio y la colaboración de las personas.

El rol del diseñador y del desarrollador de un SI se fundamenta en los aspectos más


técnicos. En cuanto a que se enfocan en las tecnologías que son utilizadas por estos
sistemas para alcanzar los objetivos del negocio. Las perspectivas de los diseñadores y
desarrolladores de un SI se enfocan en:

• Tecnologías de las bases de datos que soportan la información del negocio y el


conocimiento del negocio.
• Tecnologías del software que automatizan, y soportan los procesos y servicios
del negocio.
• Tecnologías de interfaz que suportan las comunicaciones y colaboración del
negocio.

Como se muestra en la imagen 3, la intersección de estas perspectivas (filas y


columnas) define los bloques que construyen un SI. Estos bloques no trabajan aislados,
ellos tienen que estar cuidadosamente sincronizados para evitar inconsistencias e
incompatibilidades dentro del sistema. Por ejemplo, un diseñador de bases de datos y un
programador tienen su propia vista arquitectónica del sistema; sin embargo, estas vistas
tienen que ser compatibles y consistentes si se quiere que el sistema trabaje
adecuadamente.
Unidad 3: Bloques de un Sistema de Información

1 Perspectivas Y Enfoques Sistemas De


Información (Imagen 3)

Perspectivas Y Enfoques Sistemas De Información (Imagen 3)

Generalidades de la construcción de los bloques del SI

Mejorar el conocimiento del negocio es el objetivo fundamental de un SI. El conocimiento


del negocio se deriva de los datos y la información. A través del procesamiento, los datos
son refinados para generar información que resulta en conocimiento. El conocimiento es
el que habilita a una compañía para alcanzar su misión y visión. La columna del
CONOCIMIENTO se ilustra en la imagen 4. Observe que en la parte inferior de la
columna del conocimiento está la tecnología de bases de datos que soporta los objetivos 2
Unidad 3: Bloques de un Sistema de Información

de capturar y almacenar los datos del negocio. Las tecnologías de bases de datos (Por
ejemplo: Access, SQL Server, DB2 u Oracle) serán utilizadas para organizar y almacenar
datos para todos los sistemas de información.

También, se observa en la parte inferior una columna de conocimiento, donde cada uno
de los usuarios/clientes tiene diferentes perspectivas del SI.

A) BLOQUE DEL CONOCIMIENTO

A continuación, se describirá cada uno de estos puntos de vista del BLOQUE del
CONOCIMIENTO:

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Bloque de Conocimiento (Imagen 4)
Unidad 3: Bloques de un Sistema de Información

BLOQUE de CONOCIMIENTO desde el punto de vista del Propietario del


Sistema.

Generalmente, los propietarios de un SI no se interesan en los datos básicos. Estas


personas se interesan en la información que agregue conocimiento al negocio, pues
tienen claro que este conocimiento más la información ayudan a los gerentes a tomar
decisiones inteligentes que soporten la misión, objetivos, metas, y la ventaja competitiva
de la organización.
Es también muy útil entender las asociaciones simples del negocio y las reglas que
describen cómo interactúan las entidades del negocio. Por ejemplo, una regla de
negocio podría ser:

Un CLIENTE puede solicitar ÓRDENES – una ORDEN tiene que ser creada por un
cliente.

Una ORDEN DE VENTA vende PRODUCTOS – Un PRODUCTO puede ser vendido en


una ORDEN DE COMPRA.

Intuitivamente, una base de datos de un sistema necesitaría estas entidades del negocio
y reglas para generar información útil. (Por ejemplo, El CLIENTE 1225 ha solicitado la
ORDEN 5456).

Los propietarios del sistema piensan en la generalidad del sistema, ellos no se interesan
en esos detalles técnicos de los datos. El rol primario de un propietario de un SI es
definir la visión y el alcance del sistema para el proyecto. Para el bloque del
CONOCIMIENTO, el alcance puede ser definido en términos simples tal como se
mencionó anteriormente con las entidades del negocio y las reglas. Los propietarios del
sistema definen la visión del proyecto y las expectativas en términos de sus propios
problemas, oportunidades y restricciones que son explicadas en las reglas y entidades
del negocio.

Bloque del CONOCIMIENTO desde el punto de vista del usuario del


sistema.
Los usuarios de los SI son expertos en los datos que describen el negocio. Como
trabajadores de la información, ellos capturan, almacenan, procesan, editan y utilizan los
datos de frecuentemente. Ven los datos en términos de cómo éstos se almacenan
actualmente o cómo debieran ser almacenados.

Para estos usuarios, los datos son almacenados en formatos, o en archivos, guardados
en libros, carpetas, en un computador o en bases de datos. El reto en el desarrollo de un
SI es identificar correctamente y verificar los requerimientos de datos del negocio de los
usuarios.

Los Requerimientos de los datos son una extensión de las entidades y reglas del
negocio que fueron inicialmente identificadas por los propietarios del sistema. Los
usuarios del sistema pueden identificar entidades adicionales y reglas gracias a la
familiaridad que tienen con el manejo de los datos. Lo más importante es que los
usuarios del sistema tienen que especificar los atributos exactos de los datos para ser
almacenados y las reglas del negocio precisas para mantener esos datos.
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Unidad 3: Bloques de un Sistema de Información

Piense en lo siguiente:

Un propietario del sistema puede identificar la necesidad de almacenar los datos sobre
una entidad del negocio llamada CLIENTE. Los usuarios del sistema pueden decir que
existen CLIENTES POTENCIALES, CLIENTES ACTIVOS, y CLIENTES INACTIVOS,
porque ellos
conocen que hay diferencias sutiles en esta descripción detallada de CLIENTE. Los
usuarios del sistema pueden decir más precisamente qué datos tienen que ser
almacenados para cada CLIENTE. Por ejemplo, un CLIENTE ACTIVO requiere atributos
de los datos como CLIENTE, NÚMERO, NOMBRE, DIRECCIÓN, FACTURACIÓN, y
BALANCE ACTUAL.

Observe que estos requerimientos de los datos del usuario pueden ser identificados
independientemente de la tecnología de base de datos en la cual serán almacenados.
Los usuarios del sistema se enfocan en los asuntos del negocio puesto que afectan a los
datos. Es importante que los usuarios del sistema provean los requerimientos de los
datos consistentes y complementarios con el alcance de la información y la visión
provista por los propietarios del sistema.

Bloque del CONOCIMIENTO desde el punto de vista de los diseñadores


del sistema.

Perspectiva del CONOCIMIENTO desde el punto de vista de los diseñadores del sistema
difiere significativamente de las perspectivas de los usuarios y de los propietarios del
sistema. El diseñador del sistema se enfoca en la TECNOLOGÍA DE LAS BASES DE
DATOS que serán utilizadas por el SI que soporta el conocimiento del negocio.

El diseñador del sistema traduce los requerimientos de los datos de los usuarios del
sistema en el diseño de las bases de datos que serán subsecuentemente usadas por los
desarrolladores del sistema para desarrollar las bases de datos computacionales que
serán disponibles a través del SI. La perspectiva de los datos de los diseñadores del
sistema está restringida por las limitaciones de los Sistemas de Gestión de Bases de
Datos que haya sido seleccionada, o que posea la empresa. El CONOCIMIENTO visto
desde la perspectiva del diseñador del sistema consiste en las estructuras de los datos,
los esquemas de la base de datos, campos, índices y otros componentes dependientes
de las tecnologías.

Bloque del CONOCIMIENTO desde el punto de vista de los


desarrolladores del sistema.

En la columna del conocimiento, los desarrolladores del sistema están muy cercanos a
la tecnología de sistemas de gestión de las bases de datos. El lenguaje de bases de
datos más común es el SQL (Structured Query Language).

B) Bloque del PROCESO

Mejorar los procesos del negocio y de servicios es otro objetivo fundamental de un SI. Es
decir, los procesos definen la funcionalidad del SI, en razón a que los procesos
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Unidad 3: Bloques de un Sistema de Información

representan el trabajo del sistema. Las personas pueden ejecutar algunos procesos,
mientras que los computadores ejecutan otros.

La construcción del bloque PROCESO SI se ilustran en la imagen 5. Observe que en la


parte inferior de la columna del PROCESO existen aplicaciones tecnológicas
seleccionadas que son utilizadas para automatizar los procesos. Como se puede
observar en la parte inferior de la columna PROCESO, cada uno de los diferentes
usuarios/clientes, tienen diferentes perspectivas del SI.

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Bloque del Proceso (Imagen 5)
Unidad 3: Bloques de un Sistema de Información

Bloque PROCESO desde el punto de vista de los propietarios del sistema

Los propietarios del sistema están interesados en una imagen general de la


organización. Ellos se enfocan en las funciones a alto nivel del negocio. Las
organizaciones a menudo se organizan alrededor de las funciones del negocio con un
vicepresidente supervisando cada función. Históricamente, la mayoría de los SI se han
centrado en las funciones. Lo que quiere decir que soportan una función del negocio.
Un ejemplo podría ser, un SI dedicado a gestionar las ventas de la empresa, otro sería
un SI que procese las órdenes de pago, etc. De esta forma todos los procesos del
negocio requeridos para asegurar una completa y satisfactoria respuesta a la orden del
cliente, sin importar los departamentos que estén involucrados.

Los propietarios del sistema ven el PROCESO del negocio del sistema con respecto al
alcance de la funcionalidad soportada por el sistema y por la visión y expectativas de
mejora. Estas funciones de negocio del sistema son frecuentemente documentadas por
analistas de sistemas en términos de listados simples de los eventos del negocio y
respuestas a estos eventos. Por ejemplo:

• EVENTO – Radicación de una orden de un cliente.

RESPUESTA – Cliente recibe los productos ordenados.

• EVENTO – El Empleado envía la solicitud de compra de los suministros.

RESPUESTA – El empleado recibe los suministros requeridos.

• EVENTO - Fin del mes.

RESPUESTA - Facturación de cuentas por pagar de clientes.

Con respecto a cada evento y respuesta identificada, los propietarios del sistema
deberían identificar los problemas percibidos, oportunidades, metas, objetivos,
restricciones. Deben ser planteados los costos y beneficios del desarrollo del SI para
soportar las funciones del negocio. Este nivel de detalle es identificado y documentado
como parte de la visión de los procesos desde la perspectiva de los usuarios del
sistema.

Los propietarios del sistema generalmente quieren mejorar el servicio y reducir los
errores.

Bloque PROCESO desde el punto de vista del usuario del sistema.

En la imagen 5, se observa que los usuarios se interesan en los procesos del negocio o
“trabajo”, que tienen que ejecutar para proveer una respuesta apropiada a los eventos
del negocio. Los usuarios del sistema especifican los procesos del negocio en términos
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Unidad 3: Bloques de un Sistema de Información

de requerimientos de los procesos para un nuevo sistema. Los requerimientos de los


procesos son documentados en términos de actividades, flujos de datos o flujos de
procesos.

Estos requerimientos de los procesos tienen que ser especificados en detalle,


especialmente se van a ser automatizados o soportados por software. Los
requerimientos de los procesos del negocio se definen en términos de políticas y
procedimientos. Las políticas son reglas explícitas que tienen que unirse para completar
un proceso de negocio. Los procedimientos son los pasos precisos que deben seguirse
para completar el proceso del negocio.
Los requerimientos de los procesos se especifican frecuentemente en Diagramas de
flujo. El reto de un desarrollo de un sistema es identificar, expresar y analizar los
requerimientos de los procesos del negocio exclusivamente en términos del negocio que
puede ser entendido por los usuarios del sistema.

Bloque PROCESO desde el punto de vista de los diseñadores del sistema.

Así como en la construcción del bloque del CONOCIMIENTO, los diseñadores del
sistema ven los procesos del negocio con las restricciones dadas por las limitaciones de
las aplicaciones de las tecnologías de desarrollo existentes, tales como, java, visual
basic, entre otras. Algunas veces el analista tiene la capacidad de escoger la tecnología
que se usará. Sin embargo, a menudo las opciones se limitan por los estándares de la
arquitectura de software específica cual tecnología de software y hardware tiene que ser
utilizada.

Lo primero que el diseñador tiene que determinar son cuáles procesos serán
automatizados y cómo será la mejor forma de automatizarlos. Los modelos se dibujan
para documentar y comunicar cómo estos procesos son y cómo serán implementados
una vez se utilice el software y hardware.

Hoy en día, existe software comercial que puede ser adquirido, en caso de que cumpla
con los procesos del negocio que han sido definidos. De ser así, las especificaciones del
diseño del proceso del negocio tienen que documentar cómo este software será
integrado dentro de la organización. La intención del diseñador es preparar las
especificaciones del software que (1) Cumpla con los requisitos de los procesos del
negocio de los usuarios del sistema, y (2) provea suficiente detalle y consistencia para
comunicar el diseño del software y los desarrolladores del sistema.

Bloque PROCESO desde el punto de vista de los desarrolladores del


sistema.

Los desarrolladores del sistema representan el PROCESO utilizando lenguajes de


programación de computador o ambientes de desarrollo de aplicaciones que describen
las entradas, salidas, la lógica del negocio y los controles. Adicionalmente, algunas
aplicaciones y sistemas de gestión de Bases de datos proveen sus propios lenguajes
internos para su programación. Todos estos lenguajes son utilizados para desarrollar
programas de aplicación que automaticen los procesos del negocio.
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Unidad 3: Bloques de un Sistema de Información

C) Bloque de COMUNICACIONES

El último bloque es el de COMUNICACIONES. Un objetivo común de la mayoría de las


organizaciones es mejorar las comunicaciones del negocio y la colaboración entre los
empleados y otros integrantes de la misma. La mejora en la comunicación dentro de los
SI está generalmente direccionados a dos aspectos críticos de un SI:

A) Todo SI tiene que proveer interfaces de comunicación efectiva y eficiente para los
usuarios del sistema. Estas interfaces deben promover el trabajo en equipo y la
coordinación de las actividades.
B) Los sistemas de información tienen interfaces efectivas y eficientes con otros SI –
También deben, incrementalmente, poder comunicarse con SI de otros negocios.

El bloque de COMUNICACIÓN de un SI tal como se ilustra en la imagen 6. Se observa


al final de la columna de comunicaciones que utiliza unas tecnologías de interfaz para
implementar la comunicación de las interfaces. Y de nuevo, se observa en la columna de
comunicaciones cada uno de los interesados que tienen diferente visión del sistema.

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Unidad 3: Bloques de un Sistema de Información

Bloque de Comunicaciones (Imagen 6)

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Unidad 3: Bloques de un Sistema de Información

Bloque de COMUNICACIÓN desde el punto de vista del propietario del


sistema.

El propietario del sistema debe especificar:

• Con cuáles unidades de negocio, empleados, proveedores, clientes, ¿y negocios


externos tienen que establecer interfaces de comunicación?
• ¿Dónde están ubicadas las unidades de negocio, empleados, proveedores,
clientes, y negocios externos?
• ¿El Sistema tendrá una interfaz con otra información computador o sistemas
automatizados?

Responder estas preguntas ayuda a definir el alcance de las comunicaciones de un


proyecto de SI. Una visión general debe expresarse como una lista de sistemas del
negocio con los cuales el SI debe interoperar. De nuevo, los problemas más relevantes,
las oportunidades o restricciones deben ser identificados y analizados.

Bloque de COMUNICACIÓN desde el punto de vista del Diseñador del


sistema

Este bloque desde el punto de vista de los usuarios del sistema se da en términos de las
entradas y salidas del sistema de información. Los requerimientos de interfaz del
negocio son más importantes que los formatos técnicos. Las entradas y salidas
representan cómo los sistemas propuestos deberían interactuar con los usuarios, los
empleadores, las unidades de negocio, los clientes y otros negocios.

La descripción de estas salidas y entradas es muy importante. Los usuarios del sistema
deben especificar el detalle en forma de una lista (con sus valores) de las entradas y las
salidas. También, se pueden utilizar prototipos para diagramar las entradas y salidas.

Bloque de COMUNICACIÓN desde el punto de vista de Diseñador del


Sistema

Los diseñadores del sistema tienen que enfocarse en el diseño técnico de las interfaces
del usuario y del sistema. Este diseño se llama especificaciones de interface.

Los usuarios del sistema se interesan en los requerimientos y los formatos, mientras que
los diseñadores del sistema tienen en cuenta la consistencia, compatibilidad, completitud
y diálogo del usuario. El diálogo del usuario (también llamado interfaz de navegación)
especifica cómo los usuarios navegan a través de una aplicación para realizar su trabajo.
Hoy en día, el usuario espera mucho más de una aplicación software, y se requiere que
sea fácil y sencilla de manejar, por esta razón se puede pensar, en contar con un
especialista en diseño gráfico e interfaces de Humano Computador para asegurar el
éxito de la interfaz.

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Unidad 3: Bloques de un Sistema de Información

La misión del diseñador del sistema es encontrar o construir interfaces entre los
sistemas que (1) no genere costos adicionales de mantenimiento del sistema, (2) no
comprometa tecnologías muy sofisticadas y diseño de nuevos sistemas, y (3) que el
sistema sea transparente para los usuarios.

Bloque de COMUNICACIÓN desde el punto de vista del desarrollador

Los desarrolladores del sistema deben implementarlo, instalarlo, hacer pruebas, con los
usuarios y con los otros sistemas. Para lograr este desarrollo es necesario hacer uso de
TECNOLOGÍAS DE INTERFAZ, tal como se observa en la imagen 6. Existen interfaces
para los usuarios, y para la interoperabilidad entre diferentes sistemas.

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