Вы находитесь на странице: 1из 14

Gestion informatisée des stocks

Manuel d’utilisation
1. PRESENTATION GENERALE ........................................................ 2
2. LES TABLES DE GIS ................................................................. 2
LISTE DES TABLES :.............................................................................. 2
PROCEDURE A SUIVRE POUR CREER ET UTILISER UN ARTICLE DANS GIS ... 3
1. OPTIONS DE GIS ..................................................................... 4
GESTION DES PROFILS UTILISATEUR DE GIS........................................... 4
OPTIONS DES CODES BARRES ............................................................... 4
OPTION CALCUL DE LA VALORISATION DU STOCK .................................... 4
2. CREER UN ARTICLE .................................................................. 5
CREER UN ARTICLE .............................................................................. 5
MODIFIER UN ARTICLE .......................................................................... 5
RECHERCHER UNE PIECE ...................................................................... 5
EXPORTER DANS EXCEL ....................................................................... 5
QUANTITE DISPONIBLE DES ARTICLES .................................................... 5
3. GERER LES MAGASINS .............................................................. 6
GESTION DES MAGASINS....................................................................... 6
GERER LES ARTICLES DES MAGASINS .................................................... 7
GESTION DES DROITS D’ACCES AUX MAGASINS ....................................... 8
4. ENTREES DE STOCKS ............................................................... 9
SELECTION DES ARTICLES A ENTRER EN STOCKS .................................... 9
MODIFIER LE PRIX D’UNE REFERENCE .................................................... 9
5. SORTIES DE STOCKS .............................................................. 10
SELECTION DES ARTICLES A SORTIR DU STOCK ..................................... 10
6. FAIRE L’INVENTAIRE ............................................................... 11
7. GESTION DES ALERTES ........................................................... 11
8. AFFICHER L’HISTORIQUE ......................................................... 12
OPTIONS D’AFFICHAGE DE L’HISTORIQUE.............................................. 13
AFFICHAGE DES RESULTATS DE L’HISTORIQUE ...................................... 13
Afficher l’historique d’un article................................................14
Affichage de l’historique par personnes et service ..................14

1
1. PRESENTATION GENERALE
GIS est un logiciel de gestion de stocks qui permet de gérer les stocks de pièces détachées d’un ou
plusieurs magasins.
GIS permet d’éditer l’historique des consommations de pièces par magasin.

Les utilisateurs du logiciel G2IT pourront associer une liste de pièces sorties du stock à un numéro de
bon (créé ou pas dans G2IT).
Lors de la clôture du bon dans G2IT, la liste de pièces sorties du stock et associé au numéro de bon
sera automatiquement reportée dans G2IT et associée au bon.

Présentation des fonctions de GIS :

Créer un article Afficher l’historique

Gérer les magasins Gérer les alertes de stocks

Entrées de stocks Gestion des tables


Retourner vers G2IT
Sorties de stocks

Faire l’inventaire

2. LES TABLES DE GIS


Ce chapitre présente les tables nécessaires à renseigner afin d’utiliser GIS.

Les tables de la base de données de GIS sont partagées avec G2IT.

LISTE DES TABLES :


Service
Personne
Corps de métier
Agents
Famille d’articles
Articles
Magasin
MagasinArticle

Les tables de couleur bleu sont à renseigner directement dans la fonction gestion des tables. Ces
tables sont partagées avec G2IT.
Les tables de couleur verte peuvent être renseignées directement dans les interfaces prévues à cet
effet dans GIS.
Néanmoins, les fonctions d’import et d’export Excel disponibles dans la fonction gestion des tables
facilitent et accélèrent le remplissage des tables.

Pour plus d’informations sur la fonction gestion des tables, reportez vous à la documentation de
G2IT : Gestion des tables.

2
PROCEDURE A SUIVRE POUR CREER ET UTILISER UN ARTICLE DANS GIS

Information :
GIS permet de gérer plusieurs magasins. Ce qui veut dire qu’un article référencé peut être présent
dans plusieurs magasins.
Il vous faudra donc créer un article dans la fonction Article pour ensuite l’associer à un magasin.

ère
1 étape : création de l’article

- Soit créer un article à l’aide de la fonction article

- ou effectuer un import dans la table article

ème
2 étape : affectation de l’article dans un magasin

- créer le ou les magasins dans la fonction magasin


- depuis la fonction magasin, onglet stock, sélectionner l’article pour l’affecter dans le

magasin

Le prix et la quantité en stocks de l’article seront définis lors de la première entrée en stock de l’article.
Le prix et la quantité de l’article ne peuvent pas être saisies dans la fonction magasin.
De la même façon, si vous utilisez la fonction « import » dans « gestion des tables » pour importer la
liste de vos références dans un magasin, les quantités et prix des articles doivent être à 0.

ème
3 étape : saisi du prix et de la quantité de l’article

Il vous faudra utiliser la fonction “Entrée de stocks” pour initialiser le prix et la quantité de l’article.

Pour cela
- Cliquer sur la fonction entrée de stocks
- Sélectionner le magasin concerné
- Sélectionner l’article à entrer en stocks
- Saisissez le prix et la quantité entrée en stock de l’article.

Le prix des articles ne peut être modifié qu’à l’ occasion d’une nouvelle entrée en stocks de cet article.

3
1. OPTIONS DE GIS
Seul le profil administrateur peut avoir accès aux options.
Les options présentées ci-dessous vous permettent de
personnaliser l’utilisation de GIS.
Les options sont accessibles depuis le menu
Option/Paramétrage.

GESTION DES PROFILS UTILISATEUR DE GIS


Onglet Préférences

Comme pour G2IT, le profil utilisateur permet de limiter l’utilisation des


fonctions.

G2IT propose 4 profils de base, si vous souhaitez augmenter le nombre de


profil, veuillez contacter le service commercial d’ASP GMAO.

Chaque profil est personnalisable.


L’administrateur du logiciel peut donc gérer 4 familles d’utilisateurs.

Pour modifier les droits d’un profil, sélectionner le dans la liste déroulante
puis cocher ou décocher les cases pour activer ou désactiver les droits.

Chaque droit correspond à une fonction du logiciel.

OPTIONS DES CODES BARRES


Onglet préférence
Si vous disposez d’un lecteur code barre paramétré avec un préfixe
et un suffixe, indiquer les valeurs correspondantes dans leur cellule
respective afin que GIS n’en tienne pas compte lorsqu’il reporte le
code barre dans la cellule.

OPTION CALCUL DE LA VALORISATION DU STOCK


Onglet GIS

Le calcul de la valorisation des sorties d’article après stockage se fait suivant différentes méthodes
d’évaluation :

Moyenne : Les sorties sont évaluées à un coût unitaire moyen


pondéré des entrées marchandises + stock initial.

Premier entré, premier sorti : Le lot entré en premier sera


consommé le premier.

Dernier entré, premier sorti : calcule la valeur des consommations


en supposant que les lots entrés les derniers seront sortis les
premiers.

Manuelle : les prix des articles entrés et sortis du stock sont saisis manuellement ainsi que la valeur
des pièces en stocks.

4
2. CREER UN ARTICLE
Cette interface permet de créer l’ensemble
des articles présents dans un ou plusieurs
magasins.
Chaque article est renseigné :
- d’une référence unique,
- d’une famille,
- d’un nom / une dénomination,
- un code barre,
- une unité,
- un commentaire vous permettant de
décrire, par exemple, les
caractéristiques du produit.

CREER UN ARTICLE
Pour créer un nouvel article, cliquez sur le
bouton , puis saisissez les
informations dans les cellules
correspondantes.

Cliquez sur pour enregistrer


l’article.

MODIFIER UN ARTICLE
Pour modifier un article, cliquez sur l’article en question dans la liste, effectuez les modifications puis
cliquez sur pour enregistrer les modifications.

RECHERCHER UNE PIECE


Utilisez le champ de saisie pour rechercher un article
en cliquant sur le bouton utiliser les options de
recherche.
Pour utiliser l’option « chercher dans la colonne
sélectionnée » cliquez sur une cellule de la colonne en
question puis saisissez le texte recherché.

EXPORTER DANS EXCEL


Cliquez sur le bouton pour exporter la liste d’articles dans Excel.

QUANTITE DISPONIBLE DES ARTICLES


La zone Magasins concernés permet d’afficher les
quantités disponibles de l’article sélectionné dans les
magasins où il se trouve.

5
3. GERER LES MAGASINS
Cette fonction vous permet de gérer les différents magasins de pièces détachées dont vous disposez
et les articles qu’ils contiennent.

L’onglet Propriétés permet de gérer les magasins.


L’onglet Stock permet de gérer les articles de chaque magasin.
L’onglet Droits d’accès permet de gérer les personnes qui ont accès aux magasins.

GESTION DES MAGASINS


Onglet propriété

Saisie d’un nouveau magasin


Cliquer sur le bouton puis saisissez les informations liées au magasin.
Cliquer sur pour enregistrer les caractéristiques du magasin
Le magasin créé s’affiche dans la liste.

Modifier les caractéristiques d’un magasin


Sélectionnez le magasin à modifier dans la liste, puis modifier les caractéristiques du magasin, puis
cliquer sur pour enregistrer les caractéristiques du magasin.

Supprimer un magasin
Utiliser le bouton pour supprimer un magasin.

6
GERER LES ARTICLES DES MAGASINS
Onglet Stocks

Cette interface vous permet d’indiquer les articles qui font partie d’un magasin et les caractéristiques
de gestion qui lui sont associées par rapport à ce magasin.

A la première alimentation de la base de données, il est préférable d’utiliser l’import Excel de la


fonction gestion des tables.

Sélectionnez le magasin dans lequel vous souhaitez ajouter un article.

Cliquez pour ajoutez un article dans le magasin, la liste des articles s’affiche, puis sélectionnez la
ou les références à associer au magasin.

7
La référence s’affiche dans la liste des articles du magasin sélectionné.

Renseignez ensuite les champs :


Unité
Stock min
Seuil d’alerte
Seuil d’alerte
Stock max
Emplacement
Nom fournisseur

Les champs Prix unitaire et Qtt en stock sont par défaut à 0 et ne peuvent être modifiés dans
cette fonction.
Ils seront définis lors de la première entrée en stock de l’article.

Si un article atteint le stock mini, le seuil d’alerte ou le stock maxi, l’information en défaut s’affiche en
rouge.
Une alerte se déclenchera automatiquement dans la fonction Alerte, l’article en défaut s’affichera dans
cette liste seulement si le seuil d’alerte est atteint.

Lorsqu’elle est saisie dans cette interface, la valeur stock min sera < à la valeur Seuil d’alerte qui elle-
même sera < à la valeur Stock max.

GESTION DES DROITS D’ACCES AUX MAGASINS


Onglet Droits d’accès

Seul l’administrateur à accès a cette fonction

Cette fonction vous permet d’indiquer quelles sont les personnes qui ont un droit d’accès aux
magasins.
Sélectionnez le magasin dans lequel vous souhaitez associer des agents.

Cliquez sur le bouton , la liste des agents s’ouvre, sélectionnez un agent puis cliquez sur
sélectionner. Recommencez l’opération pour un nouvel agent.

Cliquez sur le bouton pour supprimer un agent

8
4. ENTREES DE STOCKS

Cette fonction permet de saisir des articles lors de leur entrée dans le stock.

Sélectionnez le magasin dans lequel vous souhaitez entrer les articles.

Sélectionnez un motif dans la liste déroulante


Puis, si nécessaire, complétez par une information complémentaire.
Touts les articles de la liste seront associés au motif et complément motif saisis.

SELECTION DES ARTICLES A ENTRER EN STOCKS


Si vous utilisez un lecteur de code barre, positionnez vous sur la première cellule de la colonne code
barre puis bipez le code barre de l’article à entrer en stock. Vous pouvez biper plusieurs articles avant
de passer à l’étape suivante.

Pour sélectionner un article sans lecteur code barre soit :

- Cliquez sur le bouton , la liste des articles du magasin s’ouvre,


- Cliquez dans la cellule de la colonne code article, la liste des articles du magasin s’ouvre.

Le prix unitaire des articles entrés en stocks s’affiche automatiquement, si ce prix a changé, modifiez
le manuellement.
Pour chaque article, indiquez la quantité et le prix unitaire des articles à entrer en stock.

Cliquer sur le bouton pour supprimer un article.

Lorsque vous avez terminé, validez en cliquant sur le bouton .

MODIFIER LE PRIX D’UNE REFERENCE


Le prix d’une référence ne peut être et ne doit être modifié qu’avec la fonction entrée de stocks.
ATTENTION : les prix unitaires des articles ne doivent pas être modifiés dans la fonction
gestion des tables.

Dans les options de GIS, si vous avez choisi la méthode de calcul moyenne, le logiciel calculera
automatiquement le prix unitaire de la référence en fonction du prix unitaire entré en stock.
Par exemple : si une référence est en quantité 10 en stock au prix unitaire de 1 €, et que l’utilisateur
ajoute 10 unités de plus à 2 €, le prix de la pièce sera de 1,5 € en quantité 20.

9
5. SORTIES DE STOCKS

Cette fonction permet de saisir des articles lors de leur sortie du stock.

Sélectionnez le magasin dans lequel vous souhaitez sortir les articles du stock.

Sélectionnez un motif dans la liste déroulante


Puis, si nécessaire, complétez par une information complémentaire.
Tous les articles de la liste seront associés au motif et complément motif saisis.

Si vous sélectionnez le motif Intervention, le champ Bon apparaît, vous pourrez saisir le numéro
du bon de G2IT auquel est associée cette sortie de stock.
Cette liste se reportera automatiquement dans G2IT lors de la clôture du bon en question.

SELECTION DES ARTICLES A SORTIR DU STOCK


Si vous utilisez un lecteur de code barre, positionnez vous sur la première cellule de la colonne code
barre puis biper le code barre de l’article a entrer en stock. Vous pouvez biper plusieurs articles avant
de passer à l’étape suivante.

Pour sélectionner un article sans lecteur code barre soit :

- Cliquez sur le bouton , la liste des articles du magasin s’ouvre,


- Cliquez dans la cellule de la colonne code article, la liste des articles du magasin s’ouvre.

Pour chaque article, indiquez la quantité des articles à sortir du stock. Le prix unitaire de l’article se
calcule automatiquement par rapport aux options sélectionnées.
Le prix total des articles sortis s’affiche automatiquement.

Cliquer sur le bouton pour supprimer un article.

Lorsque vous avez terminé, valider en cliquant sur le bouton .

10
6. FAIRE L’INVENTAIRE

Cette interface permet d’effectuer l’inventaire des articles d’un magasin.

Sélectionnez le magasin concerné par l’inventaire.

La liste des articles du magasin s’affiche.

Dans le champ recherche, tapez la référence ou le code barre de l’article à inventorier.


Indiquez la quantité comptée dans le champ compté.
La différence s’affiche automatiquement ainsi que le coût total de la démarque.

7. GESTION DES ALERTES


Cette fonction permet de gérer les articles qui atteignent le seuil d’alerte.
Elle s’active automatiquement et clignote pour informer l’utilisateur des articles nécessitant un
réapprovisionnement.

Cliquez sur le bouton , le tableau ci-dessous s’ouvre avec la liste les articles en défaut.
La colonne Delta indique la différence entre le seuil d’alerte et le stock informatique actuel de l’article.

11
En effectuant un clic droit de souris sur un article, vous pourrez accéder aux fonctions suivantes :
- Modifier un article, l’interface articles s’ouvre pour
vous permettre de modifier l’article,
- Entrée de stocks, l’interface entrée de stocks
s’ouvre pour ajouter des articles en stocks
- Sortie de stocks, l’interface sortie de stocks s’ouvre
pour sortir des articles du stock.
- Commande : l’interface commande s’ouvre pour
effectuer une commande des articles en défaut.

En fin de tableau une colonne pris en compte vous permet d’indiquer par une coche que l’article a
bien été pris en compte. Ceci afin d’éviter de commander deux fois le même article par exemple.

La liste des alertes est mise à jour automatiquement, les alertes disparaissent lorsque le stock de
l’article est supérieur au niveau d’alerte.
Pour cela, effectuez une entrée de stocks des références pour qu’elles disparaissent de la liste.

8. AFFICHER L’HISTORIQUE
Cette fonction permet de consulter l’historique des mouvements de stocks.
Vous pourrez exporter dans Excel la liste de ces mouvements afin d’éditer des rapports ou de reporter
les coûts des mouvements aux services demandeurs.

12
OPTIONS D’AFFICHAGE DE L’HISTORIQUE
L’affichage des données se fait par magasin.
Avant de commencer votre consultation, sélectionnez le magasin concerné.

L’intervalle vous permet de définir la période sur laquelle vous souhaitez effectuer votre consultation.

La fréquence vous permet d’analyser les résultats :


- par jour,
- par semaine,
- par mois,
- par trimestre,
- par année,
- ou de façon globale sur la période sélectionnée.

Les Mouvements permettent de consulter soit :


- les mouvements des entrées et sorties de stocks,
- uniquement les mouvements des entrées de stocks,
- uniquement les mouvements des sorties de stocks.

AFFICHAGE DES RESULTATS DE L’HISTORIQUE


C’est dans l’onglet Calendrier que vous visualisez les résultats.
Vous retrouvez dans le tableau les articles du magasin sélectionné, puis les résultats affichés en
fonction de la fréquence sélectionnée.

Utilisez la fonction Afficher/masquer les colonnes pour personnaliser l’affichage du tableau.

Les résultats de l’historique peuvent être affichés :


- par article tel que présenté ci-dessus,
- par personne,
- par service.

13
Vous pourrez aussi choisir d’afficher les résultats :
- par valeur ou quantité des mouvements,
- par valeur ou quantité du stock.

Afficher l’historique d’un article


En vous positionnant sur une valeur du tableau, la partie droite de l’écran affiche l’historique des
mouvements de la cellule sélectionnée.

Affichage de l’historique par personnes et service


L’onglet liste permet d’afficher ces mêmes résultats mais sous forme de listes de mouvements par
personnes.
L’intérêt étant de classer ces mouvements par personne, service, ou encore de retrouver les
mouvements d’articles par numéro de bon.

Chaque tableau de GIS est exportable sous Excel en utilisant le bouton .

14